Formulación de Proyectos

Miércoles 18 de julio de 2012

Proyectos

Los proyectos son los medios para concretar una idea, son el trayecto que recorremos desde que queremos llevar a la práctica una idea hasta que la vemos realizada.

Cuatro Fases:

Ciclo de un Proyecto

1) Identificación

2) Formulación

3) Ejecución y Seguimiento

4) Evaluación

Etapa de Identificación

Se debe determinar cuál es el problema que se quiere resolver, a quiénes afecta y cuál es la nueva situación que queremos alcanzar con nuestro

accionar.

Algunas preguntas que caracterizan esta etapa son:

¿Cómo afecta?

¿A quiénes afecta

¿Por qué sucede?

¿Qué sucede?

¿Cómo se puede

solucionar?

La propuesta o documento del proyecto que es lo que se elabora en esta etapa, debe contener una exposición detallada de los objetivos, los actores y los medios que van a utilizarse y, como consecuencia, una descripción de los recursos y su organización, de la gestión y administración y de los plazos de tiempo necesarios para la ejecución del proyecto.

Etapa de Formulación

Se va a actuar

Se va a hacer

Se dirige la acción

Se va a hacerSe va a hacer Se va a realizar la acción

Se va a contar

Se va a hacer

Se va a actuar

Por Qué

Para Qué

Qué

A Quién

Dónde PorquéCuándo

C0n Quién

Cómo

La etapa de ejecución supone el momento de llevar a la práctica lo planificado en las etapas anteriores para transformar una determinada

realidad.

Es importante resaltar que es necesario tener cierta flexibilidad en la ejecución, evitando la rigidez en la aplicación del proyecto diseñado.

Es conveniente contar con un sistema de seguimiento, que busque la atención y análisis permanente de la ejecución. Así, este sistema

permitirá conocer la evolución del proyecto, y en caso de requerirse, introducir a tiempo los cambios necesarios

Etapa de Ejecución y Seguimiento

La evaluación es la fase en la que se consideran los resultados de las actividades e intervenciones realizadas.

La fase de evaluación es la última fase del ciclo del proyecto

durante la que se examina el proyecto en función de sus objetivos y se utilizan las enseñanzas para influenciar las acciones futuras.

A partir del proceso de evaluación se puede tomar la decisión de continuar, de rectificar o de acabar con el proyecto.

A partir de esta etapa se formulan recomendaciones y conclusiones que se incluyen en el informe final del proyecto y

que pueden ser consideradas para futuras acciones.

Etapa de Evaluación

Secciones de un documento de presentación de proyectos:

Presentación de Proyectos

Resumen ejecutivoJustificaciónObjetivo general y específicosBeneficiarios/ParticipantesPlan de trabajoResultados esperadosCronogramaMonitoreo y EvaluaciónPlan de comunicaciónPresupuestoEquipo de trabajo

Cabe aclarar que estas partes en las que puede dividirse un proyecto no deben aparecer necesariamente en su totalidad. Cada organización decide las secciones que incorpora en la presentación de un documento de su propuesta en caso de que no haya un formato pre establecido. Sin embargo ciertas cuestiones como objetivos, resultados, actividades, beneficiarios entre otras deben incorporarse siempre en la presentación de una propuesta.Por otra parte generalmente los financiadores diseñan sus propios formularios de presentación de proyectos que los interesados deben completar.

El Resumen Ejecutivo o descripción del proyecto

El resumen ejecutivo es una síntesis (dos párrafos, media carilla) que señala los datos más importantes del proyecto para dar una idea general de la propuesta.

EJEMPLO: “Fortaleciendo los Valores de la Democracia (FVD) es un programa cívico cuya misión es despertar en los estudiantes la conciencia de su condición de ciudadanos y el desarrollo de métodos eficaces para la participación democrática. FVD, en su quinto año de implementación, apunta a la promoción del ejercicio de una ciudadanía participativa, responsable, y solidaria, que fortalezca la incidencia en políticas públicas. Su forma de implementación es a través de la capacitación docente en competencias participativas dirigidas al proceso de formulación de políticas públicas. Las mismas están concentradas en que sus alumnos pueden reconocer problemas de su comunidad, desarrollar proyectos concretos que respondan a dichas problemáticas, y configurar un plan de acción destinado a solucionarlas”.

La Justificación

La justificación es el primer paso en la formulación de todo proyecto y consiste en identificar y presentar el problema que queremos modificar y establecer porqué nuestra intervención particular contribuirá a solucionar la problemática detectada.

Los problemas se pueden representar cómo un árbol.Estos tienen raíces, ramas, troncos y frutos.

La Justificación

El árbol del Problema

DeserciónEscolar

Dificultad de encontrar

trabajo.

Los jóvenes no tienen nada que

hacer

Escuela poco adecuada

Escuela físicamente inaccesible

La familia necesita la mano de obra de

los niños

Material Pedagógico

Obsoleto

Los chicos cuidan a los hermanitos

Los papás no

trabajan

Cuando llueve los colectivos no

pasan

Los chicos no

aprenden

La Justificación

RetenciónEscolar

Encuentran trabajo.

Tienen el tiempo

ocupado

Escuela más

adecuada

Escuela físicamente

más accesibleLa familia no necesita la

mano de obra

Material Pedagógico Actualizado

No cuidan a los

hermanitos

Los papas trabajan

Los colectivos pasan aún

cuando llueve

Los chicos aprenden

¿Cómo transformar el árbol de problemas en el árbol de los objetivos?

Los objetivos son el elemento fundamental de un proyecto porque nos indican su destino, lo que queremos conseguir con él.

Los objetivos se expresan mediante verbos que indican procesos (no acciones), tales como: conocer, fomentar, comprender, potenciar, valorar, impulsar, generar…

Normalmente se distinguen dos tipos de objetivos:

Objetivo general (contribuir, favorecer, etc.): suele ser uno sólo y representa lo que queremos conseguir, el propósito central del proyecto y la solución del problema que

se ha identificado. El inconveniente es que un objetivo de este tipo es, como su nombre lo indica, demasiado general y en muchos casos es muy difícil de alcanzarlo si

no se especifican metas parciales.

Objetivos específicos: se derivan del objetivo general y representan los pasos intermedios para lograrlo. A través de estos objetivos podrán establecerse las metas

que definirán cuantitativamente los pasos intermedios (qué, cuánto y en qué tiempo).

Objetivos

Beneficiarios/ Participantes

Los beneficiarios son las personas que serán favorecidos por los efectos producidos por la intervención del proyecto.

Beneficiarios directos: son aquellas personas, grupos u organizaciones a quienes está destinada la propuesta. Son el grupo de personas, o la comunidad, el barrio o localidad, el sector social, la ONG, etc. que padecen el problema y que serán involucrados y afectados sin mediaciones, por la aplicación del proyecto.

Beneficiarios indirectos: son aquellas personas, sectores de la población, grupos u organizaciones, en los que repercute la mejoría de la población que directamente se benefició de las acciones del proyecto.

Plan de trabajo

Una vez establecidos los objetivos, deberemos elaborar un plan de actividades para el cumplimiento de los mismos. Dicho plan, detallará todas y cada una de las acciones que deberán llevarse a cabo. Las mismas contemplarán una secuencia lógica y cronológica y tendrán coherencia directa con el objetivo central y los específicos.

Este plan de actividades responderá a las preguntas:

¿Cuándo…?

¿Cómo…?

¿En cuánto tiempo…?

lograremos los objetivos planteados

Plan de trabajo

Resultados Esperados

De cada una de las actividades, que se desprenden de los objetivos específicos, se esperan determinados resultados y es muy importante definirlos de antemano para poder evaluar su cumplimiento posterior.

Las Actividades

Es probable que para lograr cada uno de los objetivos específicos del proyecto, sea necesario desarrollar varias actividades que deberán ser identificadas y descriptas en el proyecto.

Implican recursos y tiempo

Son el producto de las actividades realizadas.

Plan de trabajo

Cronograma

Tenemos definido los objetivos de manera clara y precisa, sabemos que actividades necesitamos realizar para cumplir esos objetivos, y apoyos

necesarios para llevarlos a cabo. Esto no nos sirve de nada si no contamos con una planificación de la duración de cada una de las fases del proyecto.

Actividades Junio Julio AgostoSeptiembre

Octubre Noviembre

Actividad IActividad II Actividad IIIActividad IVActividad V Informe Final

Monitoreo y Evaluación

El monitoreo es un examen continuo o periódico que efectúa el equipo de trabajo, de la manera en que se está ejecutando una actividad. Es una evaluación constante de las actividades realizadas.

Además pueden existir instancias de evaluación durante el transcurso de un proyecto. Generalmente se realiza cuando concluye el proyecto. Esto se llama evaluación ex post y se concentra en los resultados obtenidos para evaluar en qué medida se alcanzaron los objetivos previstos, cuáles han sido los efectos, buscados y no buscados de la situación inicial que se pretendía modificar.

¿Cómo monitoreamos y evaluamos?Se utilizan los indicadores. Los indicadores representan características, propiedades o situaciones que se pueden observar y medir durante el desarrollo de un programa o proyecto. Dan cuenta de las transformaciones que pueden haberse producido intencionadamente a partir del proyecto para avanzar hacia sus objetivos, de esta manera, permiten conocer y medir los cambios atribuibles a la intervención realizada.

Los indicadores son: la variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona elementos de prueba para medir el adelanto hacia el logro de los objetivos del proyecto.

Monitoreo y Evaluación

Finalmente una vez que pensamos qué vamos a evaluar, qué indicadores utilizaremos, cada cuanto lo mediremos, tenemos que pensar de qué forma recogeremos la información.

En este sentido, se podrán utilizar planillas de registro, encuestas de satisfacción a los beneficiarios, observaciones, reuniones grupales, entre otros.

Fuente de Verificación

Junto con los indicadores se suele indicar las fuentes de datos de dónde puede la entidad ejecutora o el evaluador obtener información sobre la situación, el desempeño o comportamiento de cada indicador durante la ejecución del proyecto.

Presupuesto

Materiales: son las cosas palpables y concretas que serán utilizadas en la ejecución. Comprenden bienes, equipos, instrumentos e insumos, que es necesario recolectar, adquirir o construir.

Humanos: se refieren al número y características de las personas necesarias para la ejecución de las distintas actividades. En ocasiones se cuenta con las personas dispuestas a participar en las distintas tareas, pero éstas no tienen manejo sobre técnicas específicas que se deben aplicar. En este caso deben considerarse recursos para capacitarlas, en otras ocasiones será necesario contratar servicios especializados que no están presentes o no pueden ejecutarlos adecuadamente en el equipo que ejecuta el proyecto.

El presupuesto incluye todos los recursos requeridos para llevar a cabo cada una de las actividades del proyecto. Es frecuente que los proyectos movilicen recursos que existen en las diversas instituciones y organizaciones que actúan en la comunidad.Los recursos necesarios para el proyecto podrán ser:

Cada uno de estos recursos deberá ser valorizado o cuantificado y organizado en un presupuesto, que no es más que el costo anticipado del proyecto.

Presupuesto

Detallar al máximo los recursos para cada actividad, aunque para la presentación del presupuesto se clasifiquen en grupos más generales (ejemplo: insumos, equipos, recursos humanos).

Considerar los gastos que representarán las actividades y servicios de apoyo necesarios para la realización del proyecto.

Incluir en el presupuesto un ítem de imprevistos, que contribuirá al financiamiento de aquellas necesidades que se detecten durante la marcha del proyecto, a la vez que permitirán financiar fluctuaciones de precios. El ítem de imprevistos no deberá superar el 7% del presupuesto total.El presupuesto deberá incluir los recursos que ya se poseen y que se van a utilizar (contraparte) y los recursos que no se poseen pero que se van a solicitar a alguna entidad financiadora; empresa, organización social, municipalidad, etc. Estas dos categorías deben estar separadas.

Algunos consejos para armar el presupuesto son:

Ítems que suelen aparecer en los formularios

Perspectiva de género.

Participación de beneficiarios.

Articulación con otros actores.

Sustentabilidad/Sostenibilidad.

Impacto.

Muchas Gracias!!!

Lic. Mariana Uranga urangamariana@hotmail.com

muranga@conciencia.org