MINISTERIO DE DEFENSA Fuerza Area del PerCOMANDANCIA GENERAL________

ORDENANZA FAP 10- Lima,24 de marzo del 2014RESERVADO"CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACION"FORMULACION DE LA HOJA DE COORDINACIONPrrafo

OBJETO .........................................................1

AUTORIDAD ....................................................2

GENERALIDADES ...........................................3

FINALIDAD ......................................................4

ALCANCE .........................................................5

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS .........................6

RESPONSABILIDADES ....................................7

1.- OBJETOEstablecer las normas y procedimientos que se deben seguir para la formulacin de la Hoja de Coordinacin en las Unidades y Dependencias de la FAP.2.- AUTORIDADLa Resolucin de la Comandancia General de la Fuerza Area N, que aprueba la presente Ordenanza.3.- GENERALIDADES

Es un documento de comunicacin escrita de carcter interno, utilizado por todos los niveles y hacia cualquiera de ellos para distribuir trabajo, asignar cargos, responsabilidades, comunicar acuerdos, asuntos personales, etc., en las diversas UU/DD FAP.- 1 -Ord. FAP 10-4.- FINALIDADFijar y estandarizar la estructura de la Hoja de Coordinacin, as como los criterios para su formulacin.5.- ALCANCEA todas la Unidades y Dependencias de la FAP.6.- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS a.- Normas:1) La estructura de la Hoja de Coordinacin ser la siguiente:

a) Encabezamiento: Estar conformado por :

Denominacin del ao y/o lema institucional.

Membrete.

Ttulo del documento.

Lugar y fecha.

Clasificacin de seguridad.

Indicativo.

b) Prembulo:

Estar compuesto por las siguientes palabras, en letras maysculas y resaltado, seguidas de dos puntos(:):

AL:REF.: (si lo hubiera)c) Texto:

Es el contenido principal de la Hoja de Coordinacin el cual describe y sustenta el asunto tratado en ella.

d) Firma y distribucin:

Estar compuesta por los datos de la autoridad que aprueba la Hoja Informativa, as como por la distribucin.

e) Anexos (si los hubiera).

- 2 -Ord. FAP 10-2) La Hoja de Coordinacin se editar en papel bond tamao A-4 o A-5, de 0.60 gramos tanto el original como sus copias.

3) Los mrgenes para la formulacin de la Hoja de Coordinacin sern los siguientes:

a) Izquierdo : 3.00 cm. del borde izquierdo de la hoja.

b) Derecho : 2.50 cm. del borde derecho de la hoja.

c) Superior : 3.00 cm. del borde superior de la hoja.

d) Inferior : 3.00 cm. del borde inferior de la hoja.b.- Procedimientos:Para la formulacin de la Hoja de Coordinacin se seguirn los procedimientos siguientes:

1) Encabezamiento :

a) Denominacin del ao y/o lema institucional:

Se pondr el nombre asignado al ao segn disponga el Gobierno Central para toda documentacin y/o el

lema institucional que ordene el Comandante General. Se colocar entre comillas, con letras maysculas, resaltado y debidamente centrado en la parte superior de la primera pgina.Ejemplo:AO DE ......................................b) Membrete:

Corresponder al diseo oficial que se emplea en la Fuerza Area del Per . Se colocar en el margen superior izquierdo.

Ejemplo:

MINISTERIO DE DEFENSA Fuerza Area del Per 3 -

Ord. FAP 10-c) Ttulo del documento:

A dos espacios debajo de la denominacin del ao y/o lema institucional se colocar en forma centrada, con letras maysculas, resaltado y subrayado el ttulo del documento.

Ejemplo:

HOJA DE COORDINACIONd) Lugar y fecha:

A dos espacios verticales del ttulo del documento y comenzando en la parte cntrica se colocar el lugar con letras minsculas, seguido de la fecha que ser estampada mediante sello por las oficinas a cargo del trmite documentario (Secretara/Mesa de Partes), despus que haya sido firmada la Hoja Informativa.

Ejemplo:

Lima, 24 MAR 2014e) Clasificacin de seguridad:

A dos espacios del lugar y fecha en el margen izquierdo, con letras maysculas, resaltado y subrayado se colocar la clasificacin de seguridad que corresponda, de acuerdo con lo establecido en la Ordenanza FAP 10-1 vigente.

Ejemplo:CONFIDENCIALf) Indicativo:

(1) Se colocar en la primera pgina a dos espacios debajo de la clasificacin de seguridad, conservando el margen izquierdo y constar de cinco elementos:

(a) 1er. Elemento.- Clasificacin de seguridad de la Hoja de Coordinacin, segn lo establecido en la Ordenanza FAP 10-1 vigente.

(b) 2do. Elemento.- "Asunto General" de que trata la Hoja de Coordinacin, de acuerdo con lo especificado en la Ordenanza FAP 5-2 vigente.

4 -

Ord. FAP 10-(c) 3er. Elemento.- "Asunto Particular" dentro del Asunto General" de que trata la Hoja de Coordinacin, de acuerdo con lo sealado en la Ordenanza FAP 10-4 vigente.

(d) 4to. Elemento.- Grupo de cuatro letras, o letras y nmeros para identificar al promotor, de conformidad con lo establecido en la Ordenanza FAP 100-1 vigente.

(e) 5to. Elemento.- Grupo de cuatro dgitos para indicar la numeracin de la Hoja de Coordinacin a partir del 0001, la misma que se iniciar el 1 de Enero y terminar el 31 de Diciembre de cada ao y ser colocada por las oficinas a cargo del trmite documentario (Secretara/Mesa de Partes), despus que haya sido firmada la Hoja de Coordinacin.

2) Prembulo:

Consta de uno o dos palabras que se colocarn comenzando del margen izquierdo del documento a tres espacios debajo del indicativo, con una separacin vertical de dos espacios entre ellas; culminada cada palabra se colocarn dos puntos (:) en una misma lnea vertical. El texto de cada palabra del prembulo se iniciar a un centmetro de los dos puntos, debiendo tenerse en cuenta las siguientes definiciones: a) AL :

Se colocar la nominacin del cargo que desempea la autoridad a quien va dirigida la Hoja de Coordinacin, teniendo en cuenta lo especificado en el prrafo 6.- c.-de la Ordenanza FAP 10-2 vigente.

b) REF. :

Se colocar la referencia si hubiera un documento anteriormente relacionado a la Hoja de Coordinacin.

3) Texto:

a) Se iniciar a cuatro espacios verticales del prembulo, comenzando del margen izquierdo del documento.- 5 -Ord. FAP 10-b) El texto se desarrollar siguiendo la secuencia prevista en el presente inciso.

c) El texto estar dividido en prrafos, subprrafos, incisos, subincisos, acpites, subacpites y guiones, los que estarn identificados de la siguiente manera:

1.- .............................................Prrafo

a.- ...............................Subprrafo

1) ..............................Inciso

a) .....................Subinciso

(1) ............. Acpite (a).. Subacpite - ... Guind) Cada prrafo de la Hoja de Coordinacin tendr el nmero y ttulo que le corresponde escritos con letras maysculas y resaltado. El nmero se colocar a partir del margen izquierdo dado al documento y seguidamente se escribir su ttulo inicindose la redaccin del texto a dos espacios verticales y a la misma altura del ttulo, a rengln seguido hasta terminar el prrafo.

Terminado el prrafo, se escribir a dos espacios verticales de ste el ttulo del siguiente prrafo.

e) Los prrafos se podrn dividir en subprrafos, incisos y as sucesivamente, segn lo sealado en el subinciso

c) anterior, teniendo la identificacin que le corresponde y cuyo desarrollo ser similar al fijado para los prrafos.

f) El primer prrafo del texto se denominar ANTECEDENTES y contendr los datos de la documentacin que se estime fundamental para el asunto, as como las coordinaciones efectuadas con las Unidades interesadas sobre dicho asunto.

g) El segundo prrafo se titular ANALISIS y contendr el estudio y evaluacin de todos y cada uno de los antecedentes obtenidos acerca del asunto que se est tratando, con el fin de llegar a una adecuada y racional determinacin al respecto.

- 6 -

Ord. FAP 10-h) El tercer prrafo se titular CONCLUSIONES y contendr, de manera breve y concisa, las inferencias a las que se ha llegado sobre el asunto tratado; las conclusiones sern derivadas del anlisis y debern expresarse con claridad y precisin.

4) Firma y Distribucin:

a) Terminado el texto, a tres espacios verticales de ste y comenzando del centro de la pgina, se colocar la antefirma compuesta por:

(1) Denominacin del cargo (en maysculas).

(2) Grado militar.

(3) Nombre y apellidos de la persona (en maysculas y resaltado).

(4) Nmero de serie aeronutico.

Ejemplo:El Jefe del Dpto. de Personal

Teniente FAP ................................................. 0-9999999-0b) A tres espacios verticales de la antefirma y comenzando del margen izquierdo del documento, se colocar en maysculas y subrayado la palabra DISTRIBUCION seguido de dos puntos (:) e inmediatamente debajo y al mismo margen se anotar la palabra Copia seguida de dos puntos (:) y, a dos espacios laterales a rengln seguido, se escribirn las siglas o indicativos del Dpto./Oficina que se remitir copia de la Hoja de Coordinacin, la fecha en que fue redactada en forma abreviada y las iniciales en maysculas del personal que confecciona dicho documento.

Ejemplo:

DISTRIBUCION: Copia : DAPE

24-03-14

RLA.

c) Cuando la distribucin no pueda ser incluida totalmente en la parte final de la ltima pgina, se colocar en la parte posterior de sta a cuatro espacios del margen superior conservando el margen izquierdo.

-7 -

Ord. FAP 10-d) Un modelo de la Hoja Informativa se muestra como Anexo A en la presente Ordenanza.

5) Anexos:

a) Se adjuntarn anexos a la Hoja de Coordinacin en el caso que su contenido necesite ampliaciones o ayudas para su comprensin.

b) Los anexos sern identificados por letras del alfabeto de acuerdo a su orden secuencial.

7.- RESPONSABILIDADESa.- Del Secretario General:1) Supervisar el estricto cumplimiento de la presente Ordenanza.

b.- De los Comandantes/Directores/Jefes de las UU/DD FAP:1) Disponer la formulacin de la Hoja de Coordinacin de acuerdo con lo establecido en la presente Ordenanza.

2) Visar y tramitar por conducto regular las Hojas de Coordinacin del rea de su competencia.

c.- Del Personal FAP encargado de la formulacin de la Hoja de Coordinacin:Formular la Hoja de Coordinacin conforme a lo establecido en la presente Ordenanza y realizar el trmite correspondiente de acuerdo con la normatividad vigente. JAIME FIGUEROA OLIVOSGeneral del AireCOMANDANTE GENERAL DE LA FAPDISTRIBUCION:ADOCUMENTO OFICIAL AUTENTICOJAVIER RAMIREZ GUILLENMayor General FAPSECRETARIO GENERALOrd. FAP 10- Anexo A....(Denominacin del Ao y/o Lema Institucional).... MINISTERIO DE DEFENSA Fuerza Area del Per

HOJA DE COORDINACION

Lima,RESERVADOR-50-3-DIRA-N_____AL : .......................................................................................

REF.:............................................................................................

1.- ANTECEDENTESa.- ...................................................................................................b.- ...................................................................................................c.- ...................................................................................................3.- CONCLUSIONESa.- ...................................................................................................b.- ...................................................................................................c.- ...................................................................................................El Jefe del Dpto. de PersonalTeniente FAP ..........................................

0-9999999-0DISTRIBUCION:Copia : DIRA 24-03-14 RLA.AO DE LA PROMOCION DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMATICO

DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERU