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“DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CONTROL INTERNO EN LA FUNDACIÓN MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ”
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“DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CONTROL INTERNO EN LA FUNDACIÓN MUNDIAL DEJAME VIVIR
EN PAZ”
Contenido
CAPITULO I ANTECEDENTES..........................................................................4
1.1 LAS FUNDACIONES EN COSTA RICA.......................................................4
1.1.1 FORMAS MODERNAS: FUNDACIONES CORPORATIVAS Y
ASOCIATIVAS....................................................................................................6
1.1.2 FUNDACIONES EN COSTA RICA...........................................................9
1.2 REQUISITOS LEGALES PARA SU FORMACION.....................................10
1.2.1 INSCRIPCION DE FUNDACIONES EN EL REGISTRO NACIONAL......10
1.2.3. NORMATIVA...........................................................................................11
1.3 JUNTA DIRECTIVA, COMPOSICION LEGAL Y SUS FUNCIONES..........15
1.3.1. LEY DE FUNDACIONES No. 5338...................................................15
1.3.2 REGLAMENTO AL ARTÍCULO 11 DE LA LEY DE FUNDACIONES.......18
1.4 SU ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (IDEAL)............................................20
1.4.1 MACHOTE PARA LA CONFECCION DEL ACTA CONSTITUTIVA Y
ESTATUTOS DE UNA FUNDACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL......................21
1.5 LIMITACIONES LEGALES DE UNA FUNDACIÓN.......¡Error! Marcador no
definido.
1.6 RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS.....................................................27
1.7 RESPONSABILIDADES SOCIALES...........................................................28
1.8 LAS FUNDACIONES Y SUS FINES...........................................................28
CAPITULO II MARCO CONCEPTUAL DE LA FUNDACION...........................30
2.1 FUNDACION MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ......................................30
2.2 ORGANIGRAMA.........................................................................................36
2.3 ADMINISTRACION DE LA FUNDACION....................................................37
2
2.3.1 JUNTA ADMINISTRATIVA.......................................................................37
2.3.1.1 Funciones de la Junta Administrativa....................................................37
2.3.1.2 Responsabilidades de los miembros de la Junta Administrativa...........40
2.3.1.3 Principales funciones del Presidente de la Junta Administrativa...........40
2.3.1.4 Principales funciones del Vicepresidente de la Junta Administrativa....42
2.3.1.5 Principales funciones del Tesorero de la Junta Administrativa.............42
2.3.1.6 Principales funciones del Secretario de la Junta Administrativa..........43
2.3.1.7 Principales funciones del Vocal de la Junta Administrativa...................44
2.3.1.8 El Delegado Ejecutivo y sus principales funciones...............................44
2.3.1.10 Asamblea de Fundadores...................................................................45
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CAPITULO I ANTECEDENTES
1.1 LAS FUNDACIONES EN COSTA RICA
Las fundaciones son personas jurídicas de carácter privado, que se crean para
desarrollar actividades educativas, artísticas, literarias, culturales o científicas
que signifiquen bienestar social y utilidad general. La fundación se inicia
cuando se destinan bienes al cumplimiento de un interés público, ligado a un fin
lícito permanente y estable, con una organización de personas que administran
un patrimonio para destinarlo sin afán de lucro, a un objetivo de interés social.
El acto de dotación del patrimonio puede constituir, en el nacimiento de la
fundación, en un mínimo símbolo, que podrá ser acrecentado, por los
fundadores o nuevos patrocinadores en el transcurso de su vida.
Las fundaciones se constituyen por escritura pública o por testamento; cada
fundación debe inscribirse en el caso de Costa Rica en la Sección Personas del
Registro Público, este pacto en su escritura constitutiva debe establecer su
nombre, objetivo, patrimonio, plazo y administración.
La fundación, al ser un ente privado se regirá por el principio de que puede
hacer todo aquello que no le está expresamente prohibido, por lo tanto puede
realizar todo tipo de relaciones jurídicas, puede administrar y poseer bienes de
toda clase, contraer obligaciones y ejercitar acciones civiles conforme a sus
reglas de constitución y la ley. A pesar de lo señalado, las fundaciones tienen
un límite en su actuar, que es no poder realizar aquellos actos que se salgan
de los fines u objetivos para los que son constituidas.
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Uno de los elementos claves de la fundación es el fin; debe ser lícito y
dinámico, de interés público, ello no impide que la fundación tenga varios fines
simultáneos. Las personas que comparten en el momento de la constitución de
la fundación, se denominan fundadores o fundador que tienen la voluntad de
crear dicha institución y aquellos que una vez creada la persona jurídica la
administran, es esta organización de personas que la dirige y administra, lo que
le da vida e importancia a su quehacer. Esta institución actuará por medio de
sus administradores, por medio de los cuales se plasma su voluntad.
La administración y dirección de las fundaciones esta a cargo de una Junta
Administrativa, el Presidente de la misma tendrá la representación legal, con
facultades de apoderado general; la Junta podrá designar un Delegado
Ejecutivo como su representante en la gestión de los asuntos de la fundación.
La importancia de la acción del Estado en materia de fundaciones no se limita
al aspecto constitutivo, por la naturaleza de esta institución, el control y
actividad del Estado se da durante toda su vida jurídica. Dentro de la
concepción tradicional de la fundación, aquella en que el fundador la crea,
nombra unos administradores y se separa completamente de su operación, es
en la que se justificaba más ampliamente ese control. En las fundaciones
actuales el Estado debe velar además porque el patrimonio sea utilizado para
la obtención del objetivo propuesto, en Costa Rica sujetos al control que pueda
ejercer la Contraloría General de la República.
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1.1.1 FORMAS MODERNAS: FUNDACIONES CORPORATIVAS Y
ASOCIATIVAS
Tradicionalmente se ha considerado a las fundaciones basados en la
necesidad de una prominente dotación de bienes al momento de constituirse,
que son destinados a un determinado objetivo, por un sujeto distinto a la
institución. Este fundador, en el acto constitutivo, dispone la administración de
la fundación, nombrando a la junta directiva como sujetos atados a lo dispuesto
en el estatuto. El fundador usualmente, una vez que ha creado la persona
jurídica se separa totalmente de su accionar.
Las fundaciones modernas no necesariamente se han organizado en la forma
tradicional, sino por el contrario muchas de ellas han optado por estructuras
similares a las organizaciones asociativas y corporativas.
Las fundaciones con estructura corporativa son aquellas constituidas por un
grupo de fundadores, que aportan un determinado patrimonio. Estos
fundadores no se separan del desarrollo de la fundación, sino ellos mismos
integran la junta directiva, y disponen en el estatuto la configuración de una
asamblea de fundadores con determinadas atribuciones, entre ellas,
normalmente la elección de la junta directiva, su organización es de estructura
corporativa, como la de una asociación. Es una fundación porque así se le
denominó en el acto constitutivo, se aplica la Ley de Fundaciones, pero no
tiene todas las posibilidades de cambio y reforma de una asociación, porque
tiene un patrimonio destinado a un fin de interés público.
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La fundación asociativa se refiere a aquella fundación que se crea por uno o
más fundadores que únicamente aportan un patrimonio simbólico, pero
disponen en su estatuto o pacto constitutivo, la posibilidad de recibir nuevos
patrimonios en el transcurso de su vida jurídica, es una fundación abierta y es
una estructura muy utilizada en la actualidad, para poder captar grandes
patrimonios de organismos internacionales o entidades extranjeras con fines no
lucrativos.
Las fundaciones asociativas y corporativas dada su especial forma de actuar
han logrado que en ellas participen constantemente patrocinadores, nacionales
o extranjeros, públicos, privados que aporta bienes o valores económicos a la
fundación para contribuir en la consecución de sus fines.
Existe un régimen diferente respecto a la autoridad de sus integrantes, ya que
no se puede negar que en la asociación sus miembros tienen un poder decisivo
y dispositivo mayor que el que poseen los administradores en la fundación, ya
que se parte de que en la primeras figura ellos son los creadores y por lo tanto
pueden decidir sobre ella sin límite, en cambio en la segunda figura los
administradores son meros colaboradores, que están sujetos a lo que el
fundador reguló en el estatuto y como este no se introduce en el
funcionamiento interno, se carece de una voluntad dispositiva amplia,
específicamente a la posibilidad de reformar el Pacto Constitutivo y sus Fines.
De tal manera que en la fundación moderna, la junta directiva y la asamblea de
fundadores serán siempre órganos instrumentales, limitados por la consecución
de determinado objetivo que no pueden variar.
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Si las fundaciones modernas desean ser eficientes, actuar y satisfacer sus
finalidades en la sociedad actual, no puede hacerlo con un patrimonio estático,
necesitan tener una administración patrimonial dinámica y ágil, para poder ser
competitiva en el ámbito económico como cualquier otro sujeto de derecho.
Esta actividad empresarial de las fundaciones, no debe prestarse para poner
en duda los fines generosos que necesariamente debe buscar la fundación,
puesto que puede generar lucro, pero este solo puede ser utilizado para el
desarrollo de los fines para lo que fue concebida.
De conformidad con lo expuesto, el hecho de que la fundación sea una persona
jurídica de fines no lucrativos no la inhibe de poder ser autosuficiente y
competitiva en lo económico, sino significa que toda la ganancia emanada de
su actividad debe de destinarse únicamente a la consecución y satisfacción de
los objetivos de interés social propuestos, nunca puede ser distribuida en forma
equitativa entre sus miembros.
El aspecto fiscalizador del Estado sobre las fundaciones en primera instancia
es en el interés público que se postula en sus fines y en segundo lugar se basa
en la usual falta de recurso humano capacitado en su organización. De este
modo encontramos legislaciones que crean oficinas estatales especializadas,
las cuales se dedican exclusivamente a controlar a las fundaciones, no sólo en
los aspectos financieros, sino para regular su administración, y autorizar la
compra de bienes inmuebles, permitir transferencias y donaciones de fondos
públicos y privados. De ahí la importancia de que en las fundaciones modernas
en sus estructuras organizativas establezcan contralorías y auditorias internas
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que coadyuven con sus administradores en el control interno de su
organización.
La ley de fundaciones de nuestro país, a diferencia de otras leyes extranjeras,
tiene poco desarrollo respecto de la participación del estado en el
funcionamiento de la fundación, limitándola prácticamente al informe financiero
anual a la Contraloría General de la República, y a la posibilidad de modificar el
pacto constitutivo; salvo en los últimos años en que con la modificaciones al
articulo 18 de la Ley de Fundaciones y más recientemente con la nueva Ley de
Control Interno se regula toda la materia de transferencias y administración de
fondos públicos aún por entes privados.
1.1.2 FUNDACIONES EN COSTA RICA
Fundación Debra Costa Rica.
Fundación Demuda.
Fundación Omar Dengo.
Fundación Arias para la Paz y el Progreso Humano.
Fundación de Ciencia y Tecnología de Costa Rica. CIENTEC.
The Bosque LLuvioso Foundation.
Fundación Acceso.
Fundación Neotrópica Costa Rica.
Fundación Ríos Tropicales.
Fundación Paniamor.
Fundación Promotora de Vivienda FUPROVI.
Fundación DURIKA.
Fundación Déjame Vivir en Paz.
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1.2 REQUISITOS LEGALES PARA SU FORMACION
1.2.1 INSCRIPCION DE FUNDACIONES EN EL REGISTRO NACIONAL
1. Inscripción de Sociedades Mercantiles, Civiles y Fundaciones.
El Reglamento del Registro Público, en sus artículos 21, 22, 23, 24 establece
los actos que les corresponde inscribir al Registro de Personas Jurídicas. Para
el caso de constitución de sociedades civiles, mercantiles y fundaciones, los
usuarios deberán cumplir con el siguiente trámite:
a. Acto de constitución en escritura pública.
b. Aportar testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del
notario autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro
Público.
c. Publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta. En caso de las
fundaciones el usuario deberá: Indicarse por razón notarial la fecha de la
publicación.
d. Cancelar los timbres y derechos por entero bancario.
e. Cancelar los derechos correspondientes a la emisión de la cédula jurídica
(opcional).
2. Reforma de estatutos y nombramientos:
a. Protocolización del acta con vista del libro original.
b. Testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del notario
autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro Público.
c. Publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta (sólo aplica en caso
de reforma a estatutos).
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d. Cancelar derechos y timbres de ley.
3. Poderes otorgados en el extranjero.
a. Debe otorgarse en escritura pública, ante notario costarricense o notario
extranjero o cónsul, siempre y cuando las formalidades que contenga el
acto, se ajustan a nuestra legislación.
b. Bajo el segundo presupuesto, es decir notario extranjero o cónsul, debe el
interesado verificar que las firmas sean autenticadas por parte del
Ministerio de Relaciones Exteriores.
c. El poder debe ser aceptado en ese mismo acto o mediante escritura
adicional.
d. Cancelación de derechos y timbres de ley.
e. Cancelación de derechos por la emisión de la cédula jurídica (opcional).
4. Poder de persona a persona
a. Debe otorgarse en escritura pública.
b. Testimonio en papel de seguridad, con boleta de seguridad del notario
autorizante y presentarlo ante la Oficina del Diario del Registro Público.
c. Cancelación de timbres y derechos por medio de entero bancario.
1.2.3. NORMATIVA
Las fundaciones en Costa Rica están bajo el amparo de la Ley de Fundaciones
No. 5338, la cual fue decretada por la Asamblea Legislativa el 28 de Agosto de
1973 y en sus artículos dice:
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Artículo 1º.- Reconócese personalidad jurídica propia a las fundaciones, como
entes privados de utilidad pública, que se establezcan sin fines de lucro y con
el objeto de realizar o ayudar a realizar, mediante el destino de un patrimonio,
actividades educativas, benéficas, artísticas o literarias, científicas, y en general
todas aquellas que signifiquen bienestar social.
Artículo 2º.- El fundador puede ser una persona física o jurídica, nacional o
extranjera.
Artículo 3º.- Las fundaciones se constituirán por escritura pública o por
testamento. El fundador no podrá cambiar ninguna disposición constitutiva de
la fundación, una vez que ésta haya nacido a la vida jurídica.
Artículo 4º.- En el documento de constitución se consignará el nombre,
domicilio, patrimonio, objeto y plazo de la fundación y la forma en que será
administrada. El plazo de las fundaciones podrá ser perpetuo.
Artículo 5º.- Las fundaciones adquieren personalidad jurídica a partir de su
inscripción en la Sección de Personas del Registro Público.
Artículo 6º.- Como trámite previo para su inscripción en el Registro, se
publicará en el Diario Oficial un edicto con un extracto de los términos bajo los
cuales se constituye la fundación. Igualmente se publicarán la disolución, fusión
y cualesquiera otros actos que cambien su estructura. La publicación se hará
por el notario público o por el Juez Civil, según sea el caso.
Artículo 7º.- Las fundaciones no tienen finalidades comerciales.
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Sin embargo podrán realizar operaciones de esa índole para aumentar su
patrimonio, pero los ingresos que obtengan deberán destinarlos
exclusivamente a la realización de sus propios objetivos.
Artículo 8º.- Los bienes donados para crear una fundación serán patrimonio
propio de ésta, y sólo podrán ser destinados al cumplimiento de los fines para
los que fue constituido. Tales bienes estarán exentos del pago de toda clase de
impuestos y derechos de inscripción.
Artículo 9º.- Los bienes donados a una fundación ya existente tendrán las
mismas exenciones establecidas en el artículo anterior.
Artículo 10.- Las fundaciones estarán exentas del pago de derechos de
inscripción y de impuestos nacionales y municipales, salvo los arancelarios,
que sólo los podrá exonerar en cada caso el Ministerio de Hacienda, según la
clase de bienes que se trate y su destino.
Artículo 17.- Sólo el Juez Civil respectivo, a instancia de la Junta
Administrativa, o de la Contraloría General de la República, podrá disponer la
disolución de una fundación, cuando haya cumplido los propósitos para los que
fue creada o por motivo de imposibilidad absoluta en la ejecución de sus
finalidades.
En caso de acordarse la disolución, el Juez ordenará que los bienes pasen a
otra fundación, o en su defecto a una institución pública similar, si el
constituyente de la fundación no les hubiere dado otro destino en ese caso, y
firmará los documentos necesarios para hacer los traspasos de bienes.
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Artículo 18.- Para que las fundaciones puedan recibir de las instituciones
públicas donaciones, subvenciones, transferencias de bienes muebles o
inmuebles o cualquier aporte económico que les permita complementar la
realización de sus objetivos, deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Tener como mínimo un año de constituidas.
b) Haber estado activas desde su constitución, calidad que adquieren con la
ejecución de por lo menos, un proyecto al año.
c) Tener al día el registro de su personalidad y personería jurídicas.
d) Contar, cuando corresponda, con el visto bueno escrito de la Contraloría
General de la República, donde se muestre que las donaciones y
transferencias recibidas fueron ejecutadas y liquidadas según los fines
previstos y de conformidad con los principios de la sana administración.
Las fundaciones beneficiadas según lo dispuesto en este artículo, deberán
rendir ante la Contraloría General de la República un informe anual sobre el
uso y destino de los fondos recibidos. De no presentar los informes
correspondientes dentro del mes siguiente al surgimiento de la obligación, el
ente contralor lo informará de oficio a la respectiva administración activa, a la
vez que las fundaciones quedarán imposibilitadas para percibir fondos de las
instituciones públicas, mientras no cumplan satisfactoriamente esta obligación.
Para contar con absoluta transparencia en la consecución, fuente y manejo de
esos fondos públicos por parte de las fundaciones, estas deberán llevar en una
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cuenta separada las donaciones que reciban y la procedencia de estas, y
deberán especificar en qué se invierten.
Lo anterior deberá ser fiscalizado por la auditoria interna que toda fundación
está obligada a tener, la cual ejercerá sus funciones de conformidad con la
normativa vigente en la materia que fiscalice, y según lo establecido en los
manuales de normas técnicas de auditoria y control interno emitidos por la
Contraloría General de la República.
El informe de la auditoria deberá remitirse al ente contralor, junto con el informe
de la Junta Administrativa, de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de esta
Ley.
1.3 JUNTA DIRECTIVA, COMPOSICION LEGAL Y SUS
FUNCIONES
1.3.1. LEY DE FUNDACIONES No. 5338
Artículo 11.- La administración y dirección de las fundaciones estará a cargo
de una Junta Administrativa.
El fundador designará uno o tres personas como directores y también deberá,
en el propio documento de constitución, establecer la forma en que serán
sustituidos estos miembros.
Si el fundador designa sólo un director, la Junta Administrativa quedará
integrada por tres personas; si designa a tres, el número de directores será de
cinco. En ambos casos los dos miembros que completarán la Junta
Administrativa serán designados uno por el Poder Ejecutivo y el otro por la
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municipalidad del cantón en donde tenga su domicilio la fundación. El cargo de
miembro de la Junta Administrativa será gratuito.
Artículo 12.- El fundador podrá dictar las disposiciones reglamentarias para
regir la actividad de la fundación. Si no lo hiciere, deberá efectuarlo la Junta
administrativa dentro de los sesenta días siguientes a su instalación.
Artículo 13.- El miembro director nombrado por el fundador, o el primero en
caso de que sean tres, quedará obligado a convocar a los restantes para que
se instalen, dentro del plazo de quince días a partir del momento en que la
fundación deba iniciar sus actividades. En este caso no habrá necesidad de
publicar ni inscribir la reelección, y para terceros se tendrá por hecha si no
consta en el Registro, cambio al respecto.
En la sesión de instalación los directores designarán entre ellos a un presidente
de la Junta Administrativa, que durará en sus funciones en año y podrá ser
reelecto.
El Presidente tendrá la representación legal de la fundación, con facultades de
apoderado general, y estará sujeto a esta ley, a los preceptos constitutivos y
reglamentarios de la fundación y a las disposiciones de la Junta Administrativa.
El Presidente podrá sustituir su representación en el delegado ejecutivo,
cuando exista, o en otra persona, pero siempre tal sustitución deberá ser
aprobada por la Junta Administrativa.
Artículo 14.- La Junta Administrativa podrá designar un delegado ejecutivo
como su representante en la gestión de los asuntos de la fundación.
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El delegado ejecutivo y cualquiera otro empleado necesario, tendrán las
atribuciones y remuneraciones que acuerde la junta.
Artículo 15.- La Junta Administrativa rendirá, el primero de enero de cada año,
a la Contraloría General de la República, un informe contable de las actividades
de la fundación.
La Contraloría fiscalizará el funcionamiento de las fundaciones, por todos los
medios que desee y cuando lo juzgue pertinente. Si en el curso de algún
estudio apareciera una irregularidad, deberá informarlo a la Procuraduría
General de la República, para que plantee la acción que corresponda ante los
tribunales de justicia, si hubiere mérito para ello.
Artículo 16.- Si la junta Administrativa considera que la fundación no puede ser
administrada de acuerdo con sus preceptos constitutivos o reglamentarios,
solicitará al Juez Civil de su jurisdicción que disponga la forma en que deberá
ser administrada o que ordene subsanar las deficiencias que en ella ocurran,
siempre con el propósito de que se mantengan los fines para los que fue
creada. A la solicitud se acompañará un informe de la Contraloría General de
la República. Esas diligencias se seguirán por los trámites de jurisdicción
voluntaria, con intervención de la Procuraduría General de la República. Igual
procedimiento se seguirá para remover los administradores cuando no cumplan
debidamente sus obligaciones. Acordada la remoción, el juez comunicará lo
conducente a fin de que se reponga el cargo de acuerdo con el artículo 11.
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1.3.2 REGLAMENTO AL ARTÍCULO 11 DE LA LEY DE FUNDACIONES
Artículo 1.- El presente reglamento regulará el nombramiento y desempeño de
las funciones del representante del Poder Ejecutivo en las fundaciones,
designación establecida en el artículo 11 de la Ley de Fundaciones.
Artículo 2.- La Junta Administrativa de la Fundación solicitará por escrito al
Ministerio de Justicia la designación del Representante del Poder Ejecutivo en
la Junta Administrativa de la Fundación. A tal efecto se deberán adjuntar los
siguientes requisitos:
a) Copia de la escritura constitutiva de la fundación.
b) Certificación del Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional donde
se indique el número de la cédula jurídica, así como el Tomo, Folio y asiento de
la constitución de la Fundación.
c) Indicación del número de teléfono, fax, correo electrónico, apartado postal
y/o dirección exacta del domicilio de la Fundación.
Artículo 3.- El Poder Ejecutivo elaborará el Acuerdo Ejecutivo de
nombramiento el cual deberá ser publicado en el Diario Oficial La Gaceta.
Artículo 4.- El Ministerio de justicia llevará un Registro de los Representantes
del Poder Ejecutivo, en el cual hará constar los nombramientos efectuados, los
datos personales de cada representante, entre ellos, nombre completo,
fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados, dirección exacta,
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teléfonos, fax, correo electrónico o cualquier otro que se considere pertinente
para efectos de control y supervisión de la labor que desempeñan.
Artículo 5.- El representante del Poder Ejecutivo de la fundación deberá
juramentarse ante el Ministro de Justicia o funcionario que éste designe, el día,
hora y lugar que se le señale.
Artículo 6.- Son obligaciones del Representante del Poder Ejecutivo las
siguientes:
a. Cumplir con responsabilidad, honestidad y corrección el cargo asignado.
b. Velar porque la actuación de la Fundación se adecue a su carta constitutiva
y reglamentos que la rigen, especialmente porque los fines de la misma se
cumplan fielmente.
c. Asistir y participar en las reuniones de la Junta Administrativa.
d. Remitir al Poder Ejecutivo copia del informe anual que de conformidad al
artículo 15 de la Ley de Fundaciones, debe presentar la Junta Administrativa a
la Contraloría General de la República, en el mes de enero de cada año.
e. Informar al Poder Ejecutivo de cualquier acto que perjudique los intereses
del Estado y sus instituciones, así como el manejo que se dé, de la
administración de los bienes y ayudas estatales, particulares o internacionales
que la Fundación reciba.
f. Deberá cumplir con la Constitución Política, Leyes y Reglamentos de la
República y con el juramento prestado.
g. Cualquiera otra obligación que expresamente se encomiende el Presidente
de la República y/o el Ministro de Justicia y Gracia.
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Artículo 7.- El representante del Poder Ejecutivo debe coadyuvar a lograr los
fines y objetivos de la Fundación, asistiendo y participando diligentemente en
las reuniones de la Junta Administrativa y en las principales actividades que
realice la fundación donde ha sido nombrado. La ausencia injustificada a más
de cinco sesiones facultará al resto de la Junta Administrativa a solicitar al
Poder Ejecutivo la remoción del designado. El Poder Ejecutivo hará la
sustitución en caso de considerarlo oportuno.
Artículo 8.- En caso de renuncia, el representante deberá comunicarlo por
escrito, al Ministerio de Justicia con al menos quince días de anticipación. La
Junta Administrativa de la Fundación solicitará el nombramiento del nuevo
representante.
1.4 SU ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (IDEAL)
La estructura organizacional de la fundación la establece el aportante de dichos
fondos, quien es el creador de ella. Así podrá el estimar que sus intereses (que
sus dineros sean usados para el objetivo que impuso) sean custodiados por
una persona, un conjunto de ellas (directorio) o por otra entidad.
Lo habitual es la existencia de un directorio, que es la instancia de toma de
decisiones y dirección de la Fundación, sus miembros son designados por el
creador de la Fundación o por terceros a quien el ha dado esa facultad. Por
ejemplo, se instituye una Comisión honorífica que busque personas con cierto
perfil.
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El creador de la fundación puede ser también un grupo de personas, una
empresa, una organización, un municipio; y en general cualquier persona,
natural o jurídica, que pueda tener libertad para disponer de sus bienes.
1.4.1 MACHOTE PARA LA CONFECCION DEL ACTA CONSTITUTIVA Y
ESTATUTOS DE UNA FUNDACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL
Número ___________ante mí ___________________ Notario Público de esta
ciudad comparece: _____________________ mayor, Estado civil, profesión u
oficio, cédula_________vecino de
___________________________________Y DICE: Que constituye una
fundación con fines de bienestar social que se regirá por las disposiciones de
Ley de Fundaciones vigente y por las siguientes cláusulas. PRIMERA: La
Fundación se denominará ________________________ SEGUNDA: La
Fundación tendrá, su domicilio en Costa Rica, Provincia______
Cantón______distrito _____________ otras señas _____________________,
pero podrá establecer filiales o agencias en cualquier lugar del territorio
nacional o fuera de él. TERCERA: El plazo de la Fundación será perpetuo.
CUARTA: DEL OBJETO Y DE LOS CAMPOS DE APLICACIÓN. DEL
OBJETO: La Fundación tendrá como objeto ___________________________
Para el cumplimiento de sus fines la fundación podrá comprar, vender,
hipotecar, pignorar, arrendar, contratar y en cualquier otra forma poseer y
disponer de toda clase de bienes muebles e inmuebles, derechos reales y
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personales. Además podrá contratar y gestionar cooperación económica y
técnica entre personas naturales o jurídicas, gobiernos nacionales y
extranjeros, organismos no gubernamentales ONG ‘S y demás organismos
internacionales, podrá contratar préstamos con organismos nacionales o
internacionales, tanto públicas como privados sí como divulgar con fines
promociónales sus principios, fines, actividades y campos de acción por
medio de publicaciones, conferencias, exposiciones y otros medios de
difusión. Podrá asimismo en el desarrollo de sus actividades otorgar y suscribir
todos los contratos, convenios e instrumentos con personas físicas y
jurídicas nacionales y extranjeras de conformidad con los objetivos y con las
leyes y reglamentos vigentes en cada país. QUINTA: El patrimonio de la
Fundación lo constituye la suma de _________________ que el otorgante o
fundador aporta en dinero efectivo de los cual el suscrito Notario da fe y que
ha quedado depositado en los tres directores nombrados en la cláusula décima
segunda. Así como las subvenciones; rentas, legados, herencias y demás
aportes económicos que perciba, la Junta Administrativa tendrá las facultades
de aceptar o rechazar donaciones, sin justificar las razones de esta
decisión. SEXTA: DE LA ADMINISTRACIÓN: La administración y la dirección
de la Fundación estará a cargo de una Junta Administrativa integrada por
cinco directores. Los tres primeros los designará el otorgante o fundador, el
cuarto el Poder Ejecutivo y el quinto la Municipalidad de _________Los tres
primeros durarán en sus cargos por todo el plazo social, los representantes del
Poder Ejecutivo y la Municipalidad de _______ ejercerán sus funciones por el
plazo de su designación. El cargo de director es ad honorem.
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La sustitución de los directores se hará de la siguiente manera: A) De los
designados por los fundadores: En el caso de los tres miembros designados
por el fundador una vez vencido el término para el cuál fueron nombrados o
en el caso de renuncia, impedimento o fallecimiento del miembro será
sustituido por designación que hará el fundador constituido en Asamblea. Los
directores nombrarán entre ellos un Presidente que durará en sus funciones un
año y podrá ser reelecto indefinidamente, en cuyo caso no habrá necesidad de
inscribir, ni publicar la reelección, para efectos de terceros se tendrá por hecha
si no consta en el Registro el cambio respectivo. El Presidente será el
representante legal de la Fundación con las facultades de apoderado General
de acuerdo con las disposiciones del artículo mil doscientos cincuenta y
cinco del Código Civil, pudiendo sustituir en todo o en parte este poder,
revocar sustituciones y hacer otras de nuevo mediante la aprobación de la
Junta Administrativa. Todo lo relativo a las funciones del Presidente se regirá
por lo dispuesto por el artículo trece de la Ley de Fundaciones. Asimismo la
Junta Administrativa y el Presidente podrán emitir los reglamentos internos
necesarios para regular el funcionamiento de este órgano. B) DE LOS
DESIGNADOS DOR EL PODER EJECUTIVO Y POR LA MUNICIPALIDAD
RESPECTIVA. Los Directores nombrados por el Poder Ejecutivo y la
Municipalidad de _______ serán sustituidos por dichos entes para lo cual el
Presidente de la Junta Administrativa dentro de los quince días hábiles
anteriores a la finalización del período para el cual fueron nombrados,
solicitará al Poder Ejecutivo y a la Municipalidad respectiva su reelección o el
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nombramiento respectivo del sustituto. En el caso de renuncia, impedimento o
fallecimiento del Presidente de la Junta Administrativa, dentro de los quince
días posteriores al hecho, solicitará al Poder Ejecutivo o a la Municipalidad
respectiva la designación del sustituto”. Si en la finalización del período,
renuncia, impedimento o fallecimiento recayera en el Presidente de la Junta
Administrativa corresponderá al funcionario fundador de la Junta
Administrativa nombrar el miembro faltante. DE LOS PATROCINADORES. La
Fundación podrá aceptar miembros patrocinadores de la Fundación entre las
personas físicas y jurídicas que hayan hecho donaciones de conformidad
con lo que dispone el Estatuto o Reglamento y que hayan prestado servicio
de gran valor para la fundación. Se establece una categoría de especial de
patrocinadores que se denominará “Asociados a la Fundación”, que serán
aquellas personas que mensualmente brinden aportes económicos en el monto
que fije la Junta Administrativa. Manifiesta e1 fundador que por todo el plazo
social de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula sexta, nombra en este acto
como directores a ______________________, mayor, estado civil, profesión o
oficio, cédula __________________, vecino (a) de
_________________________________.Cualquier otro punto relativo a la ley
de fundaciones que se mencionó se regulará por la vía de reglamento. Los
nombrados estando presentes aceptan sus cargos y lo acuerdos se declaran
firmes. SETIMA: Sobre el USO DE BIENES ADQUIRIDOS MEDIANTE
DONACIONES DEL ESTADO la Fundación se obliga a: Llevar un registro de
su existencia en forma independiente a los activos que forman parte de su
patrimonio o se encuentran bajo su custodia. B) No donar, gravar, ceder,
24
permutar, o en forma alguna traspasar su posesión o propiedad de hecho o
derecho, a otras personas físicas o jurídicas, por el término de la vida útil del
bien sin previa consulta y autorización del ente público que haya otorgado los
fondos. C) Entregar los bienes al IMAS en el caso de que se extinga de hecho
o por resolución administrativa o judicial. D) Permitir a los funcionarios del
IMAS la inspección del uso y estado de los bienes adquiridos con estos
recursos. E) Plaquear con recursos propios los bienes adquiridos mediante la
aplicación de las donaciones estatales. F) Dar a los bienes el cuido,
mantenimiento y destino idóneos, custodiándolos en lugar adecuado, de
conformidad con las obligaciones que al respecto le son aplicables al
depositario en el Código Civil.”. OCTAVA: ADDENDUM A LOS ESTATUTOS
DE LA FUNDACIÓN. Cuando la Fundación realice un addendum este deberá
ser avalada previamente por el Departamento de Administración de
Instituciones y Servicios de Bienestar Social del IMAS. NOVENA: DE LA
DISOLUCIÓN DE LA FUNDACIÓN: Al extinguirse la Fundación, los bienes se
distribuirán entre otras Organizaciones de Bienestar Social, que el
Departamento les haya otorgado el estatus de bienestar social y que se
encuentre al día con los requisitos del Departamento de Administración de
Instituciones de Bienestar Social. DE TODO LO ACTUADO EN AMBOS
CASOS, o sea tanto en lo concerniente a un addendum como de disolución de
la Fundación, se informará con anticipación al Departamento de
Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del IMAS, para
lo de su incumbencia. DECIMA: DISPOSICIONES FINALES: A) Acatar en
25
forma vinculante los pronunciamientos, lineamientos y directrices del
Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar
Social del Instituto Mixto de Ayuda Social. B) Acatar en forma vinculante los
pronunciamientos, lineamientos y directrices provenientes de los entes rectores
y del Ministerio de Salud. C) Facilitar la supervisión del desarrollo del Programa
y la fiscalización económica que el IMAS considere necesaria y conveniente
para constatar el uso idóneo de los recursos girados. Para tal efecto, el IMAS
podrá solicitar la presentación de los libros mayor, diario, registro de
asociados, inventarios y balances, actas de Asamblea General y actas de Junta
Directiva y cualquier otra documentación que se considere necesaria. D)
Permitir a los funcionarios del IMAS el ingreso a las instalaciones de la
ORGANIZACION y los locales en donde se está desarrollando el PROGRAMA,
para el cumplimiento de sus funciones de fiscalización económica, dirección
técnica y supervisión.
Es todo. Expido un primer testimonio. Leído lo escrito a los comparecientes
manifiestan que lo aprueban y firmamos en San José a las _______ del
________ de ____________del año dos mil _______.
26
1.6 RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS
Las fundaciones creadas en Costa Rica están amparadas bajo la Ley 5338 y
en su Artículo Nº 10 dice:
”Las fundaciones estarán exentas del pago de derechos de inscripción y de
impuestos nacionales y municipales, salvo los arancelarios, que sólo los podrá
exonerar en cada caso el Ministerio de Hacienda, según la clase de bienes que
se trate y su destino.”
En una nota al artículo 2º, inciso d) y e), de la Ley Reguladora de las
Exoneraciones, No. 7293, del 31 de marzo de 1992, concede privilegio sólo a
las fundaciones sin actividades lucrativas que se dediquen a la atención de
menores en abandono, deambulación o en riesgo social, y que estén
debidamente inscritas en el Registro Público así como a las dedicadas a la
recolección de tratamientos de basura, la conservación de los recursos
naturales y el ambiente y a cualquier otra actividad básica en el control de la
higiene ambiental y de la salud pública.
Así mismo, las fundaciones que organicen en Costa Rica la presentación de
espectáculos públicos o diversiones de carácter nacional o internacional, aún
cuando sean eventuales, resultan contribuyentes del impuesto sobre los
espectáculos públicos, sin que puedan aducir en su favor el régimen
exonerativo creado por la Ley de Fundaciones, salvo que se trate de aquéllas
que se dediquen a lo indicado en el artículo 2 de la Ley 7293 y que el producto
de, espectáculos y diversiones presentados sean para el cumplimiento de tales
fines.
27
1.7 RESPONSABILIDADES SOCIALES
Las fundaciones deberán perseguir fines de interés general, como pueden ser,
entre otros, defensa de los derechos humanos, de las víctimas del terrorismo y
actos violentos, asistencia social e inclusión social, cívicos, educativos,
culturales, científicos, deportivos, sanitarios, laborales, de fortalecimiento
institucional, de cooperación para el desarrollo, de defensa del medio ambiente,
de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones
físicas, sociales o culturales.
Independientemente de la responsabilidad social que persigan las fundaciones,
estas deben buscar la excelencia al servicio de los demás y principalmente de
la población menos favorecida, de acuerdo a los recursos disponibles.
1.8 LAS FUNDACIONES Y SUS FINES
La finalidad de las fundaciones debe ser sin ánimo de lucro, pero ello no impide
que la persona jurídica se dedique al comercio y a actividades lucrativas que
enriquezcan su patrimonio para un mejor cumplimiento del fin último, que es el
bienestar social.
La finalidad de una fundación depende en gran medida del objetivo de su
creación, todas las fundaciones buscan el interés general. Algunas de ellas
tienen fines profesionales, sociales, culturales, ambientales etc.
28
La finalidad fundacional debe beneficiar a colectividades genéricas de
personas.
En Costa Rica existen fundaciones que buscan el bienestar social como:
La Fundación Neotrópica es una organización no gubernamental,
privada sin fines de lucro que desde 1985 trabaja para la
conservación y el desarrollo sustentable de los recursos naturales.
La Fundación Omar Dengo de Costa Rica, es una institución privada,
que gesta y ejecuta proyectos nacionales y regionales en el campo
del desarrollo humano, la innovación educativa y las nuevas
tecnologías.
La Fundación Promotora de Vivienda (FRUPOVI), es una
organización de desarrollo privada sin fines de lucro, que apoya con
sus programas a familias de escasos recursos económicos, para que
mejoren sus condiciones de vida.
Fundación Debra Costa Rica, brinda asistencia médica y moral a los
pacientes que padecen enfermedades genéticas de la piel, de forma
tal que se mejore su calidad de vida y se fortalezca su supervivencia.
En ningún caso las fundaciones podrán constituirse con la finalidad principal
de destinar sus prestaciones al fundador o a los patronos, a sus cónyuges o
personas ligadas con análoga relación de afectividad, o a sus parientes
29
hasta el cuarto grado de consanguinidad, así como a personas jurídicas que
no persigan fines de interés general.
CAPITULO II MARCO CONCEPTUAL DE LA FUNDACION
2.1 FUNDACION MUNDIAL DEJAME VIVIR EN PAZ
La fundación es una organización sin fines de lucro tiene su domicilio en Santo
Domingo de Heredia, ciento cincuenta metros al este de la Farmacia Santo
Domingo de Heredia.
Es una Fundación muy reciente, fue en el mes de septiembre del año 2009 que
se realiza la primera reunión de la Junta Directiva de la misma.
La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz nace para defender, tanto a nivel
nacional como internacional, a los pueblos históricamente excluidos o también
llamados minorías sociales, luego de una lucha que se emprendió para que las
personas ciegas votaran secretamente en Costa Rica posteriormente en Nueva
Zelanda, China, España, Nicaragua y por último en Honduras.
Se entiende como minorías sociales a los siguientes grupos:
a. Adulto Mayor.
b. Personas con Discapacidad.
c. Afro descendientes.
d. Personas homosexuales, lesbianas, bisexuales, transexuales, intersex,
trabajadores y trabajadoras del sexo.
e. Pacientes con enfermedades terminales y sus familias.
30
f. Campesinos.
g. Niñez y adolescencia.
h. Mujer.
i. Juventud.
j. Indigentes.
k. Espirituales.
l. Étnicos.
m. Trabajadores.
n. Aborígenes.
o. Emigrantes.
p. Discriminación Social.
q. Hombres.
r. Alcohólicos,
s. Privados de libertad.
Misión
Defender los derechos humanos de los grupos sociales generalmente
marginados o excluidos por la mayoría de la sociedad.
Visión
Lograr un acercamiento entre los diferentes grupos sociales por medio de
canales de comunicación adecuados donde la fundación sea un medio para
poder canalizar el correcto dialogo entre diferentes grupos.
31
Valores
Los valores de la Fundación son:
Honestidad
Perseverancia
Ágape
Igualdad
Solidaridad
Objetivos Institucionales
Contribuir por todos los medios lícitos y con todos los recursos
disponibles al progreso en general de las minorías sociales tanto a nivel
nacional como internacional.
Ofrecer a las minorías sociales los servicios de apoyo necesarios para
su efectiva equiparación en los diversos campos del quehacer humano.
Ejercer la autonomía de las minorías sociales y participar en la toma de
decisiones que afecten directa o indirectamente a este colectivo.
Visualizar, documentar e implementar políticas mundiales que combatan
la discriminación negativa hacia las minorías sociales.
32
Promover planes de igualdad y oportunidades en el trato para los grupos
habitualmente discriminados que incluyan acciones afirmativas en
ámbitos laborales, educativos, sanitarios y políticos.
Promover la integración física, social de grupos vulnerables en sus
derechos respetando los espacios públicos de las ciudades, sus
ordenamientos y del tránsito a la medida de todos sus habitantes.
Realizar proyectos para combatir la discriminación negativa hacia las
minorías sociales a través de la educación formal y mediante acciones
educativas no formales e informales.
Promover el diálogo intercultural, inter generacional e inter religioso
prestando especial atención al respeto de las culturas de los pueblos
originarios de todos los grupos étnicos y poblaciones emigrantes que
habitan en nuestro territorio.
Obligaciones
La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz deberá:
Hacer lo necesario para el logro de los objetivos de su creación.
Financiar programas, proyectos, actividades y demás, para la
consecución de sus fines, de conformidad con los términos, limitaciones
y condiciones que establezcan los convenios para la obtención de los
fondos de ese financiamiento.
Asegurar que las operaciones y resultados de las entidades que
ejecuten programas financiados por la Fundación Mundial Déjame Vivir 33
en Paz, sean supervisados mediante auditorías independientes en los
casos en que se amerite, ya sea por el monto, o por la clase de
actividad, y valorar prudentemente, tanto por los resultados obtenidos
como por los fondos destinados, si éstos se justifican, de acuerdo con
las actividades, a juicio la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Investigar oportunidades de inversión e invertir continuamente los
recursos disponibles que no estén siendo utilizados.
Segregar, registrar y contabilizar sus activos, de conformidad con
Normas Internacionales de Contabilidad (NICs), o con Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, según defina su Junta
Administrativa.
Ejercer la custodia, administración o la actuación relacionados con
cualquier instrumento a que esté autorizada de conformidad con la Ley
de Fundaciones y sus estatutos, a fin de preservar o aumentar el valor
del patrimonio de la Fundación en el largo plazo.
Contabilizar todos los movimientos financieros y conservar
comprobantes de todas las operaciones.
Establecer sistemas y procedimientos confiables para el control y
seguimiento de las inversiones, activos, donaciones, legados y cualquier
otro ingreso que perciba la Fundación.
34
Mantener seguros sobre activos, incluyendo dinero y valores en tránsito,
en las cantidades y tipos que a su juicio sean suficientes para proteger
los activos.
Ejercer todos los derechos y acciones administrativas o judiciales que
sean apropiadas, para exigir el cumplimiento cabal de los contratos y
acuerdos que celebre, así como su rescisión, resolución o el
sometimiento a conciliación o arbitraje.
Ejercer todos los derechos y acciones administrativas o judiciales que
sean necesarias o procedentes para defender, preservar y aumentar los
activos.
Contratar personal, ya sea directamente o por medio de otras entidades,
para colaborar en su administración y en la ejecución de las actividades
que emprenda de conformidad con el Reglamento General.
Elaborar presupuestos de gastos de administración y de las actividades
que emprenda, así como estados y balances.
Presentar ante la Contraloría General de la República, dentro del
término de ley, los informes financieros, así como el informe de
liquidación, en caso de haber recibido fondos públicos. Asimismo,
presentar informes y aclaraciones sobre su administración y las
actividades que emprenda, cuando le sea requerido por los órganos
internos de la Fundación.
35
Colaborar con las fiscalizaciones y evaluaciones que se practiquen
sobre su administración y las actividades que emprenda, así como
aquellas a que se hubiere obligado.
Todas aquellas otras que a su entera discreción considere necesarias
para el cumplimiento de sus fines
2.2 ORGANIGRAMA
36
Asamblea de
Fundadores
Junta Directiva
Voluntarios Miembros Honorarios
Fiscal
2.3 ADMINISTRACION DE LA FUNDACION
2.3.1 JUNTA ADMINISTRATIVA
La Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz será dirigida y administrada por una
Junta Administrativa compuesta por cinco miembros. Los tres primeros serán
nombrados por la Asamblea de Fundadores. El cuarto y quinto director, serán
nombrados por el Poder Ejecutivo y la Municipalidad de Santo Domingo de
Heredia, respectivamente. Para efectos de orden interno, los directores se
desempeñarán como Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal.
La Junta Administrativa se reunirá en forma ordinaria una vez cada mes y en
forma extraordinaria, las veces que sea convocada para esos efectos. El
quórum lo formará la asistencia de por lo menos tres de sus Directores y las
votaciones se decidirán por simple mayoría de la totalidad de sus miembros,
pudiendo ejercer doble voto quien presida en caso de empate, a no ser que
otros instrumentos legales exijan asistencia y votaciones calificadas, caso en el
que los requerimientos de esos instrumentos deberán acatarse, para las
ocasiones en ellos contemplados.
37
2.3.1.1 Funciones de la Junta Administrativa
La Junta Administrativa tendrá, además de las funciones otorgadas por la Ley
de Fundaciones y los Estatutos, las siguientes funciones:
a) Fijar las políticas para la dirección y administración de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz.
b) Emitir y dictar los reglamentos y disposiciones de carácter general o
específicos, para el adecuado funcionamiento de la Fundación, previo
acuerdo de la Asamblea de Fundadores, así como las regulaciones
requeridas para la ejecución de los lineamientos y políticas que al efecto
le sugieran, recomienden o dispongan los organismos donantes o
aportadores de recursos.
c) Nombrar y fijar las atribuciones, remuneraciones y plazo de
nombramiento del Delegado Ejecutivo y el Presidente de la Junta
Administrativa.
d) Nombrar a los asesores y fiscales y al personal de rango ejecutivo,
estableciendo el plazo, las atribuciones, las condiciones y la
remuneración del servicio.
e) Crear comisiones de trabajo, cuando lo juzgue necesario, para el mejor
cumplimiento de sus obligaciones.
f) Elaborar y rendir los informes requeridos en la Ley de Fundaciones, en
los Estatutos o en aquellos otros acuerdos que la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz llegue a tomar.
38
g) Dentro del marco establecido por la Asamblea de Fundadores,
seleccionar los programas, proyectos y actividades, así como las
entidades con las que colaborará, asignándoles los recursos necesarios.
h) Dentro del marco establecido por la Asamblea de Fundadores,
determinar las condiciones y términos bajo los cuales Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz prestará colaboración o ayuda, en cada caso,
incluyendo las condiciones y términos de desembolso de recursos
asignados a programas, proyectos o actividades.
i) Establecer los lineamientos a la Administración para la elaboración y
modificación de los presupuestos, y presentarlos a la Asamblea de
Fundadores para su aprobación final o ratificación, de conformidad con
las disposiciones contenidas en este Reglamento.
j) Velar por el sano y adecuado manejo de las inversiones y recursos de la
Fundación.
k) Aprobar la contratación o el encargo de consultorías, estudios o
conferencias para promover y realizar sus objetivos y fines.
l) Aprobar la contratación la adquisición de obligaciones, para cumplir con
sus fines y objetivos.
m) Acordar la convocatoria a asambleas, cuando proceda.
39
n) Ejecutar el presupuesto aprobado por la Asamblea de Fundadores.
o) Periódicamente realizar un ejercicio de evaluación de su actuar y
documentarlo e implementar los cambios requeridos.
p) Solicitar al Poder Ejecutivo y a la Municipalidad de Santo Domingo de
Heredia, cuando corresponda, el nombramiento o la remoción de sus
representantes.
2.3.1.2 Responsabilidades de los miembros de la Junta Administrativa
Los miembros de la Junta Administrativa serán responsables personalmente
por el cuidado, manejo y disposiciones de los bienes la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz, de conformidad con la prudencia de un buen padre de
familia. No serán responsables de las pérdidas, daños o perjuicios que por
fuerza mayor o caso fortuito sufrieren los bienes de la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz.
La responsabilidad de los Directores se limitará al resarcimiento de los daños y
perjuicios realmente causados, sin perjuicio de las acciones penales que fueren
procedentes.
2.3.1.3 Principales funciones del Presidente de la Junta Administrativa
El Presidente de la Junta Administrativa cumplirá las siguientes funciones:
a) Cuando al mismo tiempo sea fundador o miembro de la asamblea,
presidir las sesiones de la Asamblea.
40
b) Presidir las Asambleas de la Junta Administrativa y cualquier otro evento
o reunión que requiera de su presencia.
c) De conformidad con la Ley de Fundaciones y con las facultades de
apoderado general, representar judicial y extrajudicialmente a la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
d) Firmar, en nombre de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, todos
los documentos para los cuales no haya otra persona expresamente
facultada al efecto, y, junto con el Secretario, firmar las actas de la Junta
Administrativa.
e) Convocar, previo acuerdo de la Junta Administrativa, a la Asamblea de
Fundadores, así como convocar a sesión a la Junta Administrativa, de
conformidad con lo establecido por los estatutos de la Fundación.
f) Convocar a la Asamblea General Ordinaria de Fundadores. En esta
Asamblea se conocerán los aspectos indicados en los Estatutos y en
este Reglamento. Asimismo, convocar a Asamblea General
Extraordinaria para la aprobación del presupuesto de la Fundación y
conocer las proyecciones financieras, la cual deberá realizarse en la
última semana completa del mes de septiembre de cada año, y dentro
de lo posible y razonable.
g) Someter a consideración de la Asamblea y de la Junta Administrativa,
todos los asuntos que considere convenientes.
41
Anualmente, durante la Asamblea Ordinaria de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz, someter al conocimiento de ella, un informe detallado sobre las
actividades y la marcha de la Fundación.
Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los
Estatutos, este Reglamento, la Asamblea o la Junta Administrativa.
2.3.1.4 Principales funciones del Vicepresidente de la Junta
Administrativa
El Vicepresidente tendrá las facultades y funciones que la Junta
Administrativa le asigne. Asimismo, reemplazará al Presidente en sus
ausencias temporales, únicamente para la gestión, dirección y administración
interna de la Fundación, salvo autorización de la Junta Administrativa; pero no
podrá contratar ni ejercer actos en nombre de la Fundación, ni ejercer la
representación judicial o extrajudicial de ella.
2.3.1.5 Principales funciones del Tesorero de la Junta Administrativa
El Tesorero de la Junta Administrativa tendrá las siguientes funciones:
a) Velar por el buen manejo y la custodia de todos los bienes, dineros y
valores de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, así como de
fondos que provengan de acuerdos, convenios donaciones u otros.
b) Velar por que la contabilidad de la Fundación Mundial Déjame Vivir en
Paz se lleve dentro de los procedimientos y principios internacionales de
42
contabilidad o los principios vigentes en Costa Rica, según lo defina la
Junta Administrativa.
c) Velar por la elaboración de todos los informes financieros que solicite la
Asamblea o la Junta Administrativa.
d) Someter a la consideración de la Junta Administrativa todos los asuntos
de carácter financiero que considere convenientes.
e) Presentar a conocimiento de la Asamblea y de la Junta Administrativa
el informe contable de las actividades de la Fundación que la Junta debe
enviar a la Contraloría General de la República.
f) Representa a la Junta Administrativa en el Comité de Inversiones, el
cual presidirá.
Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los
Estatutos, el Reglamento General, la Asamblea de Fundadores y la Junta
Administrativa.
2.3.1.6 Principales funciones del Secretario de la Junta Administrativa
El Secretario de la Junta Administrativa cumplirá con las siguientes funciones:
a) Velar por que la custodia, conservación y manejo de los libros,
documentos y archivos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz se
realice en la forma adecuada por parte de la administración. Siempre y
cuando no los necesite el Presidente ó el Delegado Ejecutivo de la
Fundación.
43
b) Firmar junto con el Presidente, las actas de la Junta Administrativa y
cualquier otro documento que corresponda.
c) Velar por el correcto levantamiento de las actas o minutas de las
sesiones de la Junta Administrativa.
d) Someter a la consideración de la Junta Administrativa todos los asuntos
que considere convenientes.
Las demás atribuciones y obligaciones que le sean fijadas por la Ley, los
Estatutos, este Reglamento, la Asamblea o la Junta Administrativa.
2.3.1.7 Principales funciones del Vocal de la Junta Administrativa
En ausencia del Presidente y Vicepresidente, presidir las reuniones de la Junta
Administrativa y desarrollar las funciones particulares que le fije ésta.
2.3.1.8 El Delegado Ejecutivo y sus principales funciones
La Junta Administrativa podrá nombrar un Delegado Ejecutivo para que la
represente en la gestión de los asuntos de la Fundación Mundial Déjame Vivir
en Paz. Este será el encargado de los asuntos protocolarios como
acompañante del Presidente en viajes o recepciones oficiales. Deberá en la
medida de sus posibilidades de asistir a reuniones, ceremonias, actos oficiales
y sociales, viajes nacionales e internacionales, ya sea con o en lugar del
presidente donde tenga presencia la fundación. Inaugurar proyectos de la
Fundación de carácter humanitarias y de caridad.
Al Delegado Ejecutivo en conjunto con el Presidente le corresponde nombrar al
personal de asesoría, administrativo y técnico que se requiera, y establecer el
44
plazo, las condiciones y remuneraciones del servicio. El Delegado Ejecutivo
tendrá funciones por acuerdo de la Fundación que así se le designe como
anfitrión de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, y también de
encargarse de todos los acontecimientos sociales y ceremoniales que su cargo
presente. Asimismo de decorar la sede de la Fundación Mundial Déjame Vivir
en Paz cuando cuente con edificio propio.
2.3.1.9 Aceptación de contribuciones, donaciones y legados
La Junta Administrativa ó el Presidente de la Junta Administrativa serán el
órgano autorizado para decidir, en última instancia, si una contribución,
donación o legado ofrecido a Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz se
acepta con o sin condiciones o si no se acepta.
2.3.1.10 Asamblea de Fundadores
La Asamblea de Fundadores es el órgano superior jerárquico de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz y es integrado por los fundadores y los primeros
miembros de la primera asamblea de la Fundación. Es el órgano encargado de
establecer los principios, valores y objetivos que deben regir el desempeño de
la Fundación, así como las políticas y los lineamientos generales dentro de los
cuales debe actuar la Junta Administrativa.
Asimismo, es el encargado de aprobar el presupuesto y los límites y
parámetros generales de su distribución y uso, los cuales deben ser ejecutados
por la Junta Administrativa, la cual designará los proyectos específicos a los
cuales se destinarán esos fondos, siempre dentro de los límites establecidos.
45
Sesión Ordinaria: Se celebrará una vez al año, la segunda o tercera semana
completa del mes de marzo, para:
a) Elegir, cuando proceda, a los miembros de la Junta Administrativa que le
corresponde nombrar, así como al Fiscal.
b) Conocer el informe anual de labores, el informe financiero y otros.
c) Aprobar políticas y directrices, proponer ideas en el desarrollo de la
Fundación y el uso e inversión de los fondos patrimoniales, a fin de
mejorar su desempeño y cumplir los objetivos de la Fundación.
Sesiones extraordinarias: Se reunirán cuando sean convocadas por el
Presidente, por quien lo sustituya, por cinco de sus fundadores, miembros de la
asamblea o por la Junta Administrativa, para:
a) Aprobar el presupuesto anual de la Fundación.
b) Verificar el cumplimiento en el uso y destino del presupuesto anual
aprobado, así como modificar las directrices de su uso. En estos casos,
la Asamblea tomará en consideración la posición de la Junta
Administrativa sobre las eventuales modificaciones.
c) Conocer, recomendar modificaciones, si las hubiese, y aprobar el
Reglamento General de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
d) Conocer, recomendar modificaciones, si las hubiese, y aprobar las
disposiciones de ética que rigen el comportamiento de los funcionarios y
directores de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
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e) Cada tres años revisar y actualizar el Plan Estratégico de la Fundación e
implementar los cambios que se aprueben.
f) Llenar las vacantes ocurridas por ausencia definitiva de los miembros
que le corresponda nombrar en la Junta Administrativa o en la Fiscalía
Interna.
g) Sugerir a la Junta Administrativa reformas a los Estatutos, para ser
tramitados de conformidad con el artículo dieciséis de la Ley y el
Reglamento General.
h) Si fuere el caso, proponer a la Junta Administrativa la disolución de la
Fundación.
i) Conocer de aquellos temas que la Ley, los estatutos o este Reglamento
dispongan.
Convocatoria a asambleas: Las asambleas ordinarias y extraordinarias,
podrán celebrarse en cualquier cantón de Costa Rica y en cualquier lugar
donde lo considere oportuno.
Las convocatorias realizadas por medio de la Junta Administrativa, el
Delegado Ejecutivo o cinco de los fundadores y miembros de la Asamblea,
deberán ser dirigidas al Presidente, quien será el encargado de realizar la
convocatoria.
La Asamblea General Extraordinaria en la cual se conoce y aprueba el
presupuesto de la Fundación, deberá realizarse la segunda o tercera semana
47
completa del mes de septiembre, de conformidad con el artículo 4.6.6. del
reglamento de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Quórum en asambleas: El quórum de cualquier clase de Asamblea, será:
a) En primera convocatoria, por lo menos la mitad más uno de las personas
que la integran.
b) En segunda convocatoria, por lo menos cinco de sus miembros que se
encuentran presentes. Esta convocatoria deberá tener por lo menos
media hora de diferencia con la primera.
Las resoluciones serán válidas cuando se tomen por más de la mitad de los
votos presentes y en caso de empate, el Presidente o quien presida la
sesión, decidirá con doble voto. Para los efectos indicados, quien presida la
Asamblea tendrá voto de calidad.
Participación en asambleas: Podrá invitarse en forma expresa a otras
personas a las sesiones de Asamblea, pero éstas sólo participarán en calidad
de observadores, salvo que la mesa de dirección de la Asamblea crea oportuno
concederles el uso de la palabra para que informen sobre algún punto de
interés para la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz; en todo caso, estos
invitados nunca tendrán derecho a voto. Los miembros de la Junta
Administrativa de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz asistirán a las
Asambleas con derecho a voz pero sin voto.
48
Dirección de las asambleas: Las asambleas estarán presididas por el
Presidente de la Junta Administrativa cuando este sea fundador o miembro de
la Asamblea.
En caso contrario o en caso de ausencia, la Asamblea decidirá quién de los
miembros presentes ejercerá esa función. Asimismo, se elegirá un Secretario.
En todas las sesiones de Asamblea se incluirá un espacio en la agenda para
tratar asuntos varios, de modo que los asistentes puedan plantear
preocupaciones o sugerencias para la mejor organización y marcha de la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
De los fundadores y miembros de la asamblea.
Los fundadores son las personas firmantes del Acta Constitutiva de la
Fundación. Quienes los sustituyan, mediante nombramiento de la Asamblea,
serán miembros de la asamblea. De igual manera, los Directores de la primer
Junta Directiva de de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Deberes de los fundadores y miembros de la Asamblea.
Los Fundadores y los miembros de la asamblea tendrán los siguientes
deberes:
Participar con voz y voto en las Asambleas de Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz.
Promover formas de cumplir con los fines y objetivos de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz y participar en actividades que organice la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
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Denunciar ante el Fiscal cualquier irregularidad que notare en el
desempeño de las funciones de la Junta Administrativa y otros miembros
directivos, ejecutivos o funcionarios de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz.
Nombrar a otro fundador o miembro de la asamblea como apoderado
especial, cuando no puedan asistir a sesiones de la Asamblea. Dicho
poder podrá ser enviado por cualquier medio de fácil comprobación.
Cumplir con la Ley de Fundaciones, los Estatutos y Reglamentos de la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, así como con los acuerdos que
emanen de sus órganos.
Asistir a las Asambleas y demás reuniones a las que fuere convocado.
Cooperar con la conservación de los activos de la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz, en la búsqueda de medios para incrementarlos y
asistir en el desarrollo de las actividades de la Fundación Mundial
Déjame Vivir en Paz.
Aquellos otros que se acuerden en las Asambleas de Fundadores
Voluntarios
Concepto de Voluntario Social y de Voluntariado Social
Se considera voluntario social toda persona física mayor de edad, o menor con
autorización de padres o tutores, y que por decisión propia, sin mediar
obligación o deber, por motivos inspirados en principios de solidaridad,
50
participación o cooperación, se vincula a las actividades incluidas en los
diferentes Programas de Voluntariado Social de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz, implicándose directamente en el desarrollo de alguna de sus
actividades de acción social, siempre que de tal integración no derive relación
laboral, mercantil o funcionarial ni medie remuneración de ningún tipo
(económica o en especie).
También deberá entenderse por voluntarios las siguientes personas:
- Estudiantes en prácticas, becarios, etc.
Por otro lado, se entiende por Voluntariado Social el conjunto de actividades de
carácter voluntario y desinteresado desarrolladas por un Voluntario Social.
No se considerarán actividades de Voluntariado Social las desarrolladas por:
- Quienes estén sometidos a una relación laboral, mercantil o funcionarial.
- Quienes reciban a cambio una remuneración económica.
Principios Básicos de la actuación del voluntario
La actuación del Voluntario Social estará vinculada a los proyectos y
programas que formen parte de los Programas de Voluntariado Social de
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz. Tales actuaciones deberán, en
cualquier caso, estar en consonancia con los siguientes principios:
1. Solidaridad: con las personas o colectivos, formales o informales,
necesitadas de la colaboración de la figura del Voluntario Social.
2. Participación: desde el inicio del proceso en aquellas actividades diseñadas
para los Programas de Voluntariado Social de la Fundación Mundial Déjame
Vivir en Paz, en la medida de las posibilidades individuales.
51
3. Coordinación: con los equipos de trabajo que dirijan cada Programa de
Voluntariado Social.
4. Complementariedad con respecto a los servicios prestados desde cualquier
área de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
5. Gratuidad: en ningún caso el Voluntario Social buscará en el servicio que se
presta ningún beneficio de tipo económico.
6. Aceptación de las normas y criterios de actuación definidos por los equipos
de trabajo que dirijan los Programas de Voluntariado Social de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz y con aquellas normas y criterios que se recogen
en el Acuerdo de Incorporación.
Derechos del Voluntario Social:
- Será informado de los proyectos y actividades recogidas en cada Programa
de Voluntariado
Social. Del mismo modo, será orientado hacia las actividades para las que
reúna las mejores aptitudes, respetándose las preferencias del aspirante a
Voluntario en todos los casos.
- Recibirá las indicaciones y la información necesaria para la labor que vaya a
desempeñar.
- Será asesorado a lo largo de la fase de desempeño de la acción por el equipo
de trabajo encargado de cada Programa de Voluntariado Social.
- Participará en el diseño, en el desarrollo y evaluación de la actividad que haya
elegido. Igualmente, el Voluntario Social tiene derecho a ser consultado en las
52
decisiones que afecten a su acción y a disponer de los recursos necesarios
para el ejercicio de las funciones que ha elegido. Programa de Voluntariado
- Será acreditado como Voluntario Social mediante un carné personal expedido
por el equipo de trabajo encargado de cada Social en caso de que sea
necesario.
- Recibirá acreditaciones de su participación en los proyectos y actividades.
- Obtendrá el respeto y reconocimiento a su contribución por todas las partes
implicadas en los Programas de Voluntariado Social.
- Obtendrá el cambio de Programa cuando existan causas que lo justifiquen,
dentro de las posibilidades existentes.
- Cesará cuando estime oportuno en su condición de Voluntario Social.
Deberes del Voluntario Social:
- Cumplir con los compromisos adquiridos con el equipo de trabajo encargado
de cada Programa de Voluntariado Social.
- Realizar la acción voluntaria conforme a los principios recogidos en el
presente Reglamento.
- Acatar las instrucciones que reciba para el desarrollo de su labor.
- Respetar las decisiones o modificaciones respecto de la tarea acordada o el
cese de la misma, si el equipo responsable de cada Programa lo considera
necesario.
- Participar en aquellas actividades de formación o de otro tipo que organice el
equipo de trabajo del Programa al objeto de capacitarle para un mejor
desempeño de su tarea.
- Rechazar cualquier tipo de contraprestación económica.
53
- Comprometerse a una dedicación mínima, según lo recogido en cada
Programa, para el desempeño de la acción voluntaria.
- Tratar con el respeto adecuado tanto a sus compañeros cuanto a las
personas a las que dirija su acción.
- Comunicar con antelación la no asistencia a la actividad en la que se
encuentra involucrado.
Fiscal
Además de la fiscalización que por ley ejerce la Contraloría General de la
República, según lo dispuesto por el artículo décimo quinto de la Ley de
Fundaciones, la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz contará con la
vigilancia de un Fiscal, nombrado por los fundadores o miembros de la
asamblea y que podrá ser sustituido por ellos. No podrán ejercer esa función
quienes desempeñen cargos en la Junta Administrativa de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz, ni sus parientes consanguíneos o afines hasta el
segundo grado. El Fiscal tendrá las siguientes obligaciones y facultades:
Velar por el cumplimiento de las resoluciones tomadas en las Asambleas.
Revisar el balance anual y examinar las cuentas y estados de liquidación de
operaciones al cierre de cada período fiscal.
Convocar a Asambleas en caso de omisión de la Junta Administrativa o del
Presidente.
Someter a la Junta Administrativa, a los fundadores y miembros de la
asamblea, sus observaciones y recomendaciones en relación con los
resultados obtenidos en el cumplimiento de sus atribuciones, por lo menos una
vez al año.
Asistir a las sesiones de la Junta Administrativa, con voz, pero sin voto.
54
Asistir a las Asambleas, para informar verbalmente o por escrito de sus
gestiones y actividades.
En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo, las operaciones de la
Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz, para lo cual tendrá libre acceso a
libros y documentos de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Recibir e investigar las quejas formuladas e informar a la Junta Administrativa,
con copia a los fundadores y miembros de asamblea, sobre sus gestiones.
Coordinar las actividades del Comité de Auditoría.
Recursos
El Patrimonio inicial de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz lo constituye
la suma de diez mil colones, será administrado y manejado por la Junta
Directiva de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Asimismo, formarán parte del patrimonio los derechos, bienes muebles e
inmuebles que adquiera por cualquier título, sus rentas, ganancias, dividendos,
frutos o rendimientos, títulos valores y demás bienes que se generen mediante
la operación normal de su patrimonio.
Los fondos serán administrados y manejados según disponga la Junta Directiva
de la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz.
Independiente de los bienes que forman del patrimonio de la Fundación
Mundial Déjame Vivir en Paz, para realizar las operaciones comerciales que
contempla el artículo siete de la Ley de Fundaciones y, de conformidad podrá
contar con recursos que provengan de las siguientes fuentes: contribuciones,
donaciones, legados, fideicomisos, custodias o encargos de confianza, de
55
gestión o de administración, ganancias de operaciones comerciales,
transferencias, traspasos, préstamos o aportes, testamentos. Todos ellos
podrán ser de origen contractual u originado en convenios o acuerdos que por
diversos conceptos adquiera, maneje, dirija o administre la Fundación.
Asimismo, podrán ser en dinero en efectivo, títulos valores y bienes muebles o
inmuebles. Los recursos provenientes de las fuentes citadas comprenden
Todos los ingresos que obtenga la Fundación Mundial Déjame Vivir en Paz
serán destinados exclusivamente al cumplimiento de los fines para los cuales
fue constituida la Fundación.
56
CAPITULO II CONTROL INTERNO DE UNA FUNDACIÓN
2.1 Importancia del Control Interno
El control interno es el proceso diseñado y efectuado por los encargados del
Gobierno Corporativo, la administración y otro personal con el fin de
proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad
respecto de la confiabilidad de la información financiera, efectividad y eficiencia
de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables.
Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado,
cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la
empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección
hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así
como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su
estructura para asegurar el crecimiento futuro.
El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de
la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo
cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman
parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles “incorporados” se
fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes. Se evitan gastos
innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias
cambiantes.
57
Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de
valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados
financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
El control interno es un proceso, efectuado por el personal de una entidad,
diseñado para conseguir unos objetivos específicos.
Ninguna organización puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a
los que está expuesta en cualquier momento determinado y desarrollar
controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia las
personas que componen la organización deben tener conciencia de la
necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y deben estar en
condiciones de responder adecuadamente a ello.
Los controles internos no deben ser hechos o mecanismos aislados, o decretos
de la dirección, sino una serie de acciones, cambios o funciones que, en
conjunto, conducen a cierto fin o resultado.
La forma en que se diseña e implementa el control interno varía con el tamaño
y complejidad de una entidad. Específicamente, las entidades pequeñas
pueden usar medios menos formales y procesos y procedimientos más
sencillos para lograr sus objetivos.
Hay una relación directa entre los objetivos de una entidad y los controles que
implementa para proporcionar seguridad razonable sobre su logro. Los
58
objetivos de la entidad, y por lo tanto sus controles, se relacionan con
información financiera operaciones y cumplimiento.
La experiencia previa del auditor con la entidad y la información obtenida para
entender la entidad y su entorno a lo largo de la auditoría, ayudan al auditor a
identificar los controles relevantes para la auditoría. Más aún, aunque el control
interno se aplique a toda la entidad o a cualquiera de sus unidades de
operación o procesos de negocios, puede no ser relevante para la auditoría un
entendimiento del control interno relativo a cada una de las unidades de
operación y procesos de negocios de la entidad.
Los controles relativos a objetivos de operaciones y cumplimiento pueden, sin
embargo, ser relevantes para una auditoría si son pertinentes a datos que el
auditor evalúa o utiliza al aplicar procedimientos de auditoría. Por ejemplo
pueden ser relevantes para una auditoría. Los controles pertinentes a datos no
financieros que el auditor usa en procedimientos analíticos, como estadísticas
de producción, o controles para detectar incumplimiento de leyes y
reglamentaciones que puedan tener un efecto directo y de importancia relativa
en los estados financieros como controles sobre el cumplimiento de leyes y
reglamentos de impuestos usados para determinar las provisiones.
Los cinco componentes del control interno.
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno
que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa.
Los mismos son:
59
Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos.
Actividades de Control.
Información y Comunicación.
Supervisión o Monitoreo.
Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las
funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las
siguientes categorías”:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones
- Fiabilidad de la información financiera
- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
La división del control interno en los cinco componentes proporciona un marco
de referencia muy útil para que los auditores consideren cómo pueden afectar
la auditoría los diferentes aspectos del control interno de una entidad.
Estos componentes interrelacionados sirven como criterios para determinar si
el sistema es eficaz”, ayudando así a que la empresa dirija de mejor forma sus
objetivos y ayuden a integrar a todo el personal en el proceso.
Se ilustra de forma gráfica los cinco elementos que deben actuar en forma
conjunta para que se pueda generar un efectivo control interno en las
empresas.
60
Aunque los cinco criterios deben cumplirse, esto no significa que cada
componente haya de funcionar de forma idéntica, ni siquiera al mismo nivel, en
distintas entidades. Puede existir una cierta compensación entre los distintos
componentes, debido a que los controles pueden tener múltiples propósitos, los
controles de un componente pueden cumplir el objetivo de controles que
normalmente están presentes en otros componentes. Por otra parte, es posible
que existan diferencias en cuanto al grado en que los distintos controles
abarquen un riesgo específico, de modo que los controles complementarios,
cada uno con un efecto limitado, pueden ser satisfactorios en su conjunto.
Existe una interrelación directa entre las tres categorías de objetivos, que son
los que una entidad se esfuerza para conseguir, y los componentes, que
representan lo que se necesitan para lograr dichos objetivos. Todos los
componentes son relevantes para cada categoría de objetivo. Al examinar
cualquier categoría por ejemplo, la eficacia y eficiencia de las operaciones, los
cinco componentes han de estar presente y funcionando de forma apropiada
para poder concluir que el control interno sobre las operaciones es eficaz.
61
Si se examina la categoría relacionada con los controles sobre la información
financiera, por ejemplo, se deben cumplir los cinco criterios para poder concluir
que el control interno de la información financiera es eficaz.
A continuación se detallan los componentes del control interno:
El ambiente de control: El entorno de control marca la pauta del
funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus
empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del
control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de
control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los
empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la
manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza
y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que
proporciona al consejo de administración.
“El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo
la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja,
los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los
que descansa todo”.
El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los
objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.
El proceso de evaluación del riesgo por la entidad: Las organizaciones,
cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e
internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del
62
riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados
entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la
identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los
riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y
operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de
mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.
“La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta,
estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos
correspondientes en las distintas áreas”.
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe
identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que
ocurran así como las posibles consecuencias.
La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre.
Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la
evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora
continua de los procesos.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro,
permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas
oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de
los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo
y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.
63
El sistema de información, incluyendo los procesos del negocio
relacionados, relevantes a la información financiera y la comunicación: Se
debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo
que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los
sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa,
financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar el negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también
información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones
relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación
de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un
sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los
ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.
El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las
responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen
que comprender cual es el papel en el sistema de control interno y como las
actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de los demás. Por
otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a
los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con
terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas.
En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de
información. La tecnología de información se ha convertido en algo tan
corriente que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores
64
se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar
demasiados datos para extraer la información pertinente.
En tales casos puede haber comunicación pero la información está presentada
de manera que el individuo no la puede utilizar o no la utiliza real y
efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI debe estar integrada en
las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de
reactivas.
Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones
operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección,
de que las obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo
debe conocer su propio papel en el sistema de control interno, así como la
forma en que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los
demás.
Si no se conoce el sistema de control, los cometidos específicos y las
obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas. Los empleados
también deben conocer cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de
los demás.
Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la organización.
El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La
comunicación en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil,
especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la
importancia que tiene.
65
Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas
funciones operativas e interactúan directamente con el público y las
autoridades, son a menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los
problemas a medida que surgen.
El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y
efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos.
Depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta
dirección.
Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los
problemas, y que no se limitarán a apoyar la idea y después adoptarán
medidas contra los empleados que saquen a luz cosas negativas. En empresas
o departamentos mal gestionados se busca la correspondiente información
pero no se adoptan medidas y la persona que proporciona la información
puede sufrir las consecuencias.
Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con
entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes.
Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre
dentro de la organización y se mantengan bien informadas. Por otra parte, la
información comunicada por entidades externas a menudo contiene datos
importantes sobre el sistema de control interno.
Actividades de control: Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones
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de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas
necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los
objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a
todos los niveles y en todas las funciones.
“Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a
conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecución de los objetivos de la unidad”.
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en
toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen
cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de
funciones.
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles
preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales
o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles
de la dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las
actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de
control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente
de control global.
Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto
67
que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que
disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de
aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un
proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios
componentes que realmente verifiquen lo que están aprobando antes de
estampar su firma. Un gran número de actividades de control o de personas
que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de
control.
Monitoreo de controles: Los sistemas de control interno requieren
supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado
funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el
transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de
dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal
en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las
evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los
riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las
deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles
superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración
deberán ser informados de los aspectos significativos observados.
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“Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones
pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede
reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias”.
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de
que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a
medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez
resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los
riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el
proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse
mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y
mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de
auditoría interna o de personas independientes. Las actividades de supervisión
continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen
las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones,
conciliaciones, y otras acciones de rutina.
2.2 El responsable del control interno y su aplicabilidad en las operaciones diarias.
Funciones y responsabilidades
El sistema de control interno es realizado por diferentes personas (Dirección,
Auditores Internos, Consejo de Administración, Comité de Auditoría y el resto
del personal), donde cada una de ellas posee responsabilidades importantes.
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También participan en cierta medida personas externas a la organización como
lo son, entre otros, los auditores externos y organismos de contraloría.
Cuando se analiza el sistema de control interno debemos tener en cuenta que
existen personas que son parte del sistema de control y otras que sin saberlo
afectan al mismo a través de su accionar.
Responsables
Todos los miembros de la organización desempeñan alguna función dentro del
sistema de control interno, aunque cada uno de ellos lo hacen con distinto
grado de responsabilidad.
A continuación se exponen algunos ejemplos:
1. La dirección
La dirección es el responsable directo de todas las actividades de una entidad,
incluyendo lógicamente el sistema de control interno.
La responsabilidad de los directivos de una organización varía en función a su
jerarquía.
Sobre lo mencionado precedentemente, podemos decir que el presidente o
director general de la organización es el máximo responsable del sistema de
control interno, cuya responsabilidad es la de asegurar la existencia de un
entorno de control interno positivo.
Por ejemplo, si tenemos un presidente que posee altos valores éticos,
éste influiría para que los miembros del consejo de administración mantengan
70
los mismos valores, en cambio si no tuviese valores muy éticos, no querría
tener miembros del consejo que si los tengan.
El presidente de una organización debe averiguar sobre el funcionamiento de
todos los componentes del control interno, en general cumple con dicha
responsabilidad de la siguiente forma:
Dirigiendo y orientando las actividades de los altos cargos,
estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base
del sistema de control interno de la organización.
Reuniéndose periódicamente con los responsables de las distintas áreas
con el fin de revisar sus responsabilidades y como controlan sus
actividades.
Los directivos de cada área poseen la responsabilidad sobre el control
interno relacionado con los objetivos de cada una de ellas, es decir que
implantan las políticas y procedimientos de control que permitan
conseguir los resultados de sus áreas y obviamente alcanzar los de toda
la organización en su conjunto.
Si bien cada directivo posee responsabilidades y funciones distintas en cuanto
al control interno, sus actuaciones deben integrarse al sistema de control
interno de la organización.
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1. Responsables de las funciones financieras
Los directivos financieros y sus equipos poseen una importancia vital, dado que
sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades
operativas y funcionales de la organización, por ejemplo el desarrollo de
presupuestos y planificación financiera.
Uno de los papeles principales e importantes del contralor o director financiero
es el de prevenir y detectar información financiera fraudulenta.
2. Consejo de administración
La dirección es responsable ante el consejo de administración, cuya función es
gobernar, orientar y controlar las actividades de la organización. A través de su
supervisión el consejo se involucra en todos los aspectos referentes al control
interno.
El consejo puede poner un énfasis específico en determinados elementos del
control interno como por ejemplo en la información financiera.
3. Comité de auditoría
Un comité de auditoría eficaz tiene un papel importante en la organización.
Tiene la autoridad para interrogar a los directivos sobre como están cumpliendo
con sus responsabilidades, e investigar junto con auditoría interna la existencia
de altos directivos que intentan eludir los controles internos.
72
4. Auditores internos
Los auditores internos examinan en forma directa los controles internos,
recomendado, en caso de ameritar, mejoras sobre los controles aplicados.
Las principales responsabilidades y funciones de los auditores internos
deberían ser:
Revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y
los procedimientos aplicados para identificar, medir, clasificar y difundir
dicha información.
Revisar los sistemas establecidos con el fin de asegurar el cumplimento
de las políticas, planes, procedimientos, leyes, etc. Que afecten las
operaciones de la organización.
Analizar las operaciones, determinando si los resultados son coherentes
con los objetivos y metas previamente establecidas.
Examinar los medios utilizados para la salvaguarda de los activos,
verificando además su existencia física.
Resulta necesario resaltar que los auditores internos deben ser independientes
de las actividades que auditan, esta independencia debe surgir de la posición y
autoridad que éstos poseen dentro de la organización.
73
También y para asegurar la independencia y objetividad de los auditores
internos, éstos no deberían auditar sobre actividades en las cuales hayan
tenido alguna responsabilidad operativa reciente.
Los auditores internos tienen un rol significativo en la evaluación de la
eficiencia de los sistemas de control, desempeñando un papel importante en el
control interno eficaz.
5. Otro personal de la entidad
El control interno en mayor o menor medida es responsabilidad de todo el
personal de una organización, dado que casi todos los empleados desempeñan
algún papel a la hora de efectuar el control, por un lado, la de generar
información utilizada en el sistema de control, o si toman algunas medidas para
asegurar el control.
Y por otro lado todo el personal debería poner en conocimiento a los niveles
superiores de cualquier problema operativo, incumplimiento del código de ética
establecido, la realización de actividades ilícitas, etc.
El control interno es asunto de todos y las funciones y las responsabilidades de
todo el personal deben quedar bien definidas y ser comunicadas de forma
eficaz.
6. Terceros ajenos a la organización
Personas ajenas a la entidad pueden contribuir a la realización de los objetivos
de la organización, y pueden proporcionar información útil para las actividades
de control interno.
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a. Auditores externos
Podemos decir que de las persona ajenas a la entidad, los auditores externos
tienen un importante papel en la consecución de los objetivos de información
financiera de la organización.
Aportan un punto de vista independiente y objetivo.
El auditor externo realiza un juicio sobre la fiabilidad de los estados financieros,
pero también hay que tener en cuenta que no opina sobre el sistema de control
interno, por ello normalmente no estará en situación de identificar todas las
deficiencias de control interno que pudieran existir.
Al realizar una auditoría los auditores proporcionan información útil a la
dirección, relacionada con el control interno:
- Comunicando las conclusiones de la auditoría, los resultados de la revisión
analítica y sus recomendaciones.
- Comunicando las deficiencias de control interno detectadas durante el
desarrollo de la auditoría.
b. Organismos de contraloría
El mejor ejemplo actual es la aplicación de la norma SOX para aquellas
entidades que cotizan en la bolsa de Nueva York, exigiendo esta legislación la
certificación de los controles necesarios que garanticen la confiabilidad de la
información financiera de una empresa, dado que ésta resultará útil para el
inversor a la hora de tomar la decisión de invertir en dicha empresa.
75
c. Terceros relacionados con la entidad
Los clientes, proveedores y otros relacionados con la organización pueden
brindar información útil para las actividades de control, por ejemplo:
- La información brindada por un cliente sobre las demoras en las entregas, o
reclamos originados en la calidad de los productos.
- Un proveedor podría informar la propuesta de soborno recibida por un
comprador de la organización.
Resulta importante entonces que la empresa ponga a disposición de los
terceros los medios y mecanismos necesarios para que puedan hacer llegar
dicha información.
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CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
Los cuestionarios de control interno han sido preparados para asistir
al personal de auditoría interna en la determinación de la eficiencia
del sistema de control interno establecido por la fundación.
El cuestionario de control interno de efectivo debe cumplir con los
siguientes objetivos:
1. Determinación de la existencia del efectivo y de equivalentes de efectivo en
poder de la fundación, y de instituciones de crédito.
2. Determinación de su adecuada presentación y revelación en los estados
financieros.
3. Determinación de la corrección de la conversión de las monedas extranjeras
en función a su equivalencia.
4. Verificación de que las cuentas bancarias estén precisamente a nombre de
la fundación.
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Cuestionario Evaluación del Control Interno de Efectivo
Si No N/A ObservaciónCAJA
1. ¿La dependencia de caja es un área restringida?
2. ¿Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?
3. ¿Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en bancos?
4. ¿Se dispone con pólizas de manejo el tesorero y el cajero?
5. ¿Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables?
6. ¿Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos?
7. ¿Son adecuados los custodios para salvaguardar físicamente el dinero en operación?
8. ¿Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja?
9. ¿Se expiden los respectivos recibos de caja?
RECIBOS DE CAJA CHICA10. ¿Están debidamente registrados los recaudos en libro
auxiliar?
11. ¿Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo?
12. ¿Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos?
13. ¿Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de valores?
14. ¿Existe numeración consecutiva y prenumerada?
15. ¿Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva?
16. ¿Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte?
CAJA CHICA
17. ¿Existe un fondo fijo para caja chica?
18. ¿Están separadas las funciones de custodio y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables?
19. ¿Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin?
20. ¿Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja chica?
21. ¿Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor?
22. ¿Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable u
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efectuó el gasto?
23. ¿Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para este trámite?
24. ¿Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja chica?
25. ¿El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico para evitar el exceso de fondos o la alta de efectivo?
26. ¿Está prohibido que los fondos de caja chica sirvan para cambiar cheques a empleados?
27. ¿Se expiden cheques de rembolso a favor de la persona encargada de la caja chica?
28. ¿Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja chica?
29. ¿Si se presentan anticipos para gastos que se cubra con los fondos de caja chica, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolución del dinero o buen la comprobación del gasto?
ARQUEOS
30. ¿Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados?
31. ¿Existen formatos apropiados para realizar los arqueos?
32. ¿Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias?
BANCOS
33. ¿Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes?
34. ¿Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella?
35. ¿Son analizados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente?
36. ¿Las firmas giradas están debidamente autorizadas?
37. ¿Es verificado el número de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco?
38. ¿Son guardadas en cajas de seguridad las chequeras en blanco?
39. ¿Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados?
40. ¿Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos?
41. ¿Se mantienen en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques?
42. ¿Se mantienen permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la fundación el registro y
79
autorización para expedir cheques?
43. ¿Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados?
GIRO DE CHEQUES
44. ¿Están prenumerados todos los cheques?
45. ¿Se giran en orden secuencial?
46. ¿Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos?
47. ¿Existe verificación de soporte antes del giro?
48. ¿Se realiza verificación de cifras y número antes de su firma?
49. ¿Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario?
50. ¿Existe más de una firma en el giro de pagos por cheques?
51 ¿Se expiden cheques con firmas mancomunadas?
52. ¿Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista?
53. ¿Son entregados los cheques previa presentación de la respectiva autorización del beneficiario?
54. ¿Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques?
55. ¿Se utiliza sello protector de cheques?
Conciliaciones56. Se realizan conciliaciones de manera periódica.
¿Quién las efectúa?¿Con qué frecuencia?
57. ¿Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones?
58. ¿El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes?
59. ¿Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones?
80
La aplicación del cuestionario para las cuentas por cobrar debe cumplir con los
siguientes objetivos:
1. Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el balance general.
2. Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de
acuerdo con su grado de realización y naturaleza.
3. Determinación de su correcta valuación y de la probabilidad de cobro de los
derechos presentados.
4. Verificación de las cuentas por cobrar como parte integrante del régimen de
propiedad del negocio, incluyendo la verificación de su libre disposición.
Cuestionario Evaluación del Control Interno de cuentas por cobrar
Sí No N/A Observació
n
1. ¿Las facturas en blanco, notas de débito o crédito están debidamente custodiadas? Explique:
2. ¿La persona que custodia las facturas es la misma quien las confecciona?a) ¿Quién custodia las facturas?b) ¿Quién confecciona las facturas?
3. ¿Se mantiene un archivo con las facturas emitidas, notas de crédito, que facilite la revisión de estos documentos por el número consecutivo?
4. ¿La persona que confecciona las facturas también realiza el registro contable?
5. ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobros?a) ¿Quién es el responsable?
6. ¿Se cuentan con registros auxiliares y se concilian periódicamente con los saldos del mayor general?
81
a) ¿Quién revisa las conciliaciones?b) ¿De existir diferencias, quien autoriza los ajustes?
7. ¿Se revisan los montos del auxiliar de cuentas por cobrar con los comprobantes originales?
8. ¿Se cuenta con un sistema de cómputo adecuado para el control colectivo de las cuentas?
9. ¿Se preparan reportes por antigüedad de saldos y estos son revisados periódicamente?
10. ¿Se tienen expedientes físicos por cliente con información general como dirección, teléfonos, contactos y cualquier otro dato relevante?
11. ¿Se cotejan los saldos de cuentas de clientes con cuentas de control? El registro lo realiza alguien que no se ocupe de los registros de cuentas por cobrar?
12. ¿Es adecuada la custodia física de los documentos por cobrar, teniéndolos a su cuidado personal distinto del tesorero o al contador?
13. ¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos de las facturas pendientes de cobro y de los recibos de dinero?
14. ¿La persona que maneja la cobranza no es la misma que contabiliza, factura o maneja algún fondo de caja chica?
15. ¿Se elaboran recibos de dinero prenumerados por cada vez que se efectúa un cobro, se entrega el original al cliente y se conserva la copia con la firma de conformidad?
16. ¿Las notas de debito y crédito son autorizadas por funcionario competente?
La aplicación de un cuestionario de control interno para las cuentas por pagar,
nos permitirá evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia
administrativa.
Con la aplicación del cuestionario se deben cumplir los siguientes objetivos:
1) Verificación de la autenticidad de las cuentas y documento por pagar, su
adecuado registro y control.
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2) Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a
obligaciones contraídas por la entidad y son razonables respecto a los importes
que se piensen.
3) comprobar que las obligaciones relacionadas con operaciones normales de
la entidad representan transacciones válidas, están determinadas
adecuadamente y están reconocidas, descritas y clasificadas adecuadamente.
Cuestionario Evaluación del Control Interno de cuentas por pagar
Sí No N/A Observació
n
1. ¿Se cuenta con un archivo apropiado para custodia de las facturas por pagar?
2. ¿Se elaboran expedientes de pago por proveedores que incluyan consecutivos de facturas, informes de recepción y documentos de pago?
3. ¿Antes de proceder con el registro contable, se comparan la factura, orden de compra e informe de recepción?
4. ¿Quién realiza el registro contable de las facturas por pagar y quien autoriza los pagos a proveedores?
5. ¿Se cancelan los documentos con el sello “pagado” de tal manera, que se prevenga su uso para un pago duplicado?
6. ¿Se aprovechan todos los descuentos por pronto pago concedidos por los proveedores?
7. ¿Se emiten notas de débito a los proveedores, por discrepancias en precios, cantidades o errores de facturas?
8. ¿Se cuenta con la segregación adecuada de las funciones de autorización de compra, recepción, verificación de documentos, registro y pago?
9. ¿Hay un uso y control efectivo de órdenes de compra y notas de recepción prenumeradas para toda compra?
10. ¿Se cuentan con registros auxiliares y se comparan mensualmente con los saldos del mayor general?
11. ¿Se revisan los montos del auxiliar de cuentas por pagar con los comprobantes originales?
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Cuestionario Evaluación del Control Interno de ingresos
Sí No N/A Observació
n
1. ¿Existen políticas y procedimientos escritos para las ventas?
2. ¿Está disponible una lista de precios?
3. ¿Aprueban los ejecutivos responsables cualquier cambio en los precios establecidos?
4. ¿Aprueba el encargado de las ventas a crédito y aprueba todos los pedidos?
5. ¿Se efectúan todos los envíos por medio de comprobantes de envíos prenumerados secuencialmente?
6. ¿Están todos los envíos contabilizados a través de las facturas de ventas, cargos de proveedores, pedidos de compra, de reparaciones y de otros documentos?
7. ¿Están las facturas de ventas numeradas secuencialmente y se contabilizan todos los números?
8. ¿Se verifican periódicamente los precios, condiciones, operaciones aritméticas y registro de las facturas?
9. ¿Existe un procedimiento escrito para devoluciones?
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DESARROLLO DEL CONTROL INTERNO
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo
práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de
implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas
realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la entidad que aplique controles internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso,
la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los
controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior, se desprende, que todos
los departamentos que conforman una organización son importantes, pero,
existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la
finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
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Control interno de cuenta de efectivo
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito
de monitorear todas las actividades de la institución, que puedan afectar el
manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los
activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de la organización.
El efectivo es el dinero que mantiene toda organización en su cuenta de caja o
en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o
su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los
errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones por ventas propias de la organización
Ingresos ejecutados por cobradores
Ingresos por transferencias o depósitos
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Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la institución emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
Los controles internos de caja chica deben hacerse, tomando en cuenta
lo siguiente:
1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.
2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.
3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidará con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrán permanecer más de tres días en caja.
4) Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.
5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentación justificativa por los pagos efectuados.
6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del desembolso.
7) Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo.
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8) El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del custodio.
9) Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen.
10)Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.
11)Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.
12)El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institución, y el custodio no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro depósito.
13)Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.
14)No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.
15)Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicación del encargado de mayor jerarquía.
16)Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma.
17)Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.
18)El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad, relacionado con el manejo del efectivo.
19)El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.
20) La cuenta de caja chica sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la institución.
Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito 88
de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca
acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
CONTROLES INTERNOS PARA EL ÁREA DE CAJA (RECEPCIÓN)
1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por
personas independientes de las que realizan las funciones de revisión,
registro y control del mismo.
2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de
ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.
3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos
en secuencia numérica.
4) La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingresos debe ser
controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.
5) Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el
siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al
recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del
depósito.
6) Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del
efectivo recibido y el total del depósito de cada día. Además que el volante
de depósito tenga estampado el sello fechador del banco.
7) Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona
independiente de las labores de manejo del efectivo ingresado.
8) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepción del efectivo
donde conste el número del recibo, fecha y monto recibido.
89
9) Es responsabilidad de la junta directiva velar por el cumplimiento de estos
controles.
El Arqueo de Caja: consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se
están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el cajero. Las personas asignados
para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se
contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”.
Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
“Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
CONTROLES INTERNOS ÁREA DE BANCO (DESEMBOLSOS)
1) Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en los bancos estatales o privados debidamente autorizadas por la presidencia de la institución.
2) Los cheques deben ser firmados de forma mancomunada por algún miembro de la junta directiva y otro funcionario autorizado de manera oficial.
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3) Los cheques deben tener la firma de “hecho por”, “revisado por” y “aprobado por”.
4) Todos los pagos realizados en la institución de montos mayores al 10% del
total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques.
5) Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia numérica.
6) Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y ésta solicitud
debe ser aprobada por el presidente u otro miembro de la junta directiva.
7) Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista
provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.
8) Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.
9) Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la
documentación justificativa del pago y las personas que los firman deben
asegurarse de que la misma es correcta y completa.
10)Las personas que firman los cheques deberán asegurarse de que los
mismos estén correctamente confeccionados en lo que se refiere a número,
cantidad, valor, beneficiario y concepto.
11)Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el
registro contable deberá anexársela la documentación correspondiente.
12)La documentación justificativa de los pagos deberá ser cancelada con un
sello con la inscripción “pagado”, en el cual se indique el número y a la
fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos o utilización irregular
de dicha documentación.
91
13) La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser
supervisada por la oficina de Tesorería y en su defecto por el cajero
pagador, quién mantendrá registro de dichos cheques.
14)Los cheques expedidos deberán ser registrados oportunamente en los
libros de contabilidad de la institución por personal independiente a su
confección, aprobación, custodia, etc.
15)No deben expedirse cheques al portador.
16)Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a
nombre de la propia institución deben tener en el detalle la información
específica del concepto y la naturaleza del pago.
17)Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 días (mes comercial),
para controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el
balance real al final de cada período. Las conciliaciones deben ser
preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo.
Estas personas deberán obtener explicaciones satisfactorias en todos los
períodos anormales de tránsito, tanto de cheques como de depósitos y
cualquier diferencia detectada en la realización de la referida operación,
deberán hacerse los registros en los libros contables (ajustes).
18)Los cheques anulados deben ser mutilados en el área de las firmas para
prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es
utilizada para el registro contable.
19)La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar
autorizada por el presidente y otro funcionario competente.
20)Todo pago efectuado por la institución debe ser realizado observando todas
las reglas de contabilidad.
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La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los bancos,
de nuestros libros con los movimientos registrados en los bancos, mostrados
en los estados de cuenta mensuales que emiten dichas instituciones, para
proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la
institución. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados
de cuenta de los bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera
de las siguientes razones:
1) Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
2) Depósitos de última hora que la institución realizó y que el banco no registró
por haber cerrado.
3) Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los estados de fin de mes.
4) Errores numéricos u omisiones en los libros de la institución.
5) Cheques ajenos que el banco carga por equivocación.
6) Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
7) Cargos que el banco efectúa causados por intereses o comisiones.
8) Abonos hechos a la institución por el banco, por concepto de intereses,
cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.
9) Errores u omisiones por parte de los bancos.
b. Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a
través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las
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operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no
provenientes de ventas de bienes o servicios.
Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los
movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su
activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para
convertirse en dinero.
Definición de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa
que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio
efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
Provenientes de ventas de bienes o servicios y no provenientes de venta de
bienes o servicios.
Dada la importancia de las cuentas por cobrar para una institución es preciso el
establecer controles internos administrativos como los siguientes:
1) Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la
documentación de las cuentas por cobrar.
2) Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y
tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
3) Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas.
4) Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
94
5) Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
6) Suscribir pólizas de fidelidad para las personas encargadas de manejar
dineros.
7) Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores
de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo.
De manera que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no
intervengan en las labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados
con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y
autorización de notas de crédito y documentación soporte, aprobación de
rebajas y devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros
en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor.
En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de cobranza,
pueden mencionarse:
1) El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las
condiciones de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.
2) El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y
del registro en las cuentas de los clientes.
3) Se procurará que las facturas estén prenumeradas.
4) Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las
condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en
cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros.
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De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos
administrativos dirigidos a las cuentas por cobrar están dirigidos a regular y
controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas desde el
momento en que se establecen las políticas de crédito, se genera la venta del
bien o prestación del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores de
cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado cumplimiento y
apego a los lineamientos prescritos.
Las labores del encargado de cuentas por cobrar deben ser independiente de:
1) Todas las funciones de efectivo.
2) Verificación de facturas y notas de crédito.
3) Pases a cuentas de control.
4) Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
Los inventarios
Objetivos de su examen.
1. Determinación de la existencia de los inventarios que se presentan en el
Balance General.
2. Determinación de la propiedad de su presentación en el mismo de acuerdo
con su grado de realización y naturaleza.
3. Determinación de la correcta valuación y probabilidad de realización de los
inventarios presentados.
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4. Verificación de que los inventarios son propiedad de la Compañía.
5. Verificación de su libre disposición.
6. Determinación de la valuación del costo de adquisición o de producción de
los artículos vendidos, en función de los activos y pasivos que se modifican.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas
para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al
costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los
cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la tarjeta
de control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece
que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas
mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
1) Hacer conteos físicos periódicamente.
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2) Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
3) Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera
que se eviten los robos.
4) Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
5) Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
6) Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Control Interno de las Inversiones
Objetivos de su examen
1. Determinación de la existencia de los valores adquiridos que se presentan
en el balance general.
2. Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de
acuerdo con su grado de realización y naturaleza.
3. Determinación de la correcta valuación y probabilidad de realización de los
valores presentados.
4. Verificación de que los valores estén a nombre de la Compañía (Propiedad).
5. Verificación de la libre disposición de los valores.
6. Verificación de la inclusión en los estados financieros de la totalidad de los
resultados obtenidos en las inversiones efectuadas.
Se define como inversión a la colocación de dinero sobre la cual una entidad
espera obtener algún rendimiento a futuro, ya sea, por la realización de un
98
interés, dividendo o mediante la venta a un mayor valor a su costo de
adquisición.
INVERSIONES TEMPORALES
Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto
plazo (certificados de depósito, bonos tesorería y documentos negociables),
valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de compañías) y valores
negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con
efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas
inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo, y
se pueden convertir rápidamente en efectivo cuando las necesidades
financieras del momento hagan deseable esa conversión.
INVERSIONES A LARGO PLAZO
Son colocaciones de dinero en las cuales una entidad, decide mantenerlas por
un período mayor a un año o al ciclo de operaciones, contando a partir de la
fecha de presentación del balance general.
Dada la importancia de las inversiones para una institución es preciso el
establecer controles internos administrativos como los siguientes:
1) Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona
independiente o el banco.
2) El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de
acciones.
3) Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto.
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4) Las transacciones de valores deben ser autorizadas por el Consejo
Administrativo.
5) Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de
cuando menos dos funcionarios.
6) Al cierre contable de cada mes se debe elaborar un registro auxiliar de
inversiones donde se incluya como mínimo:
a) Tipo de inversión
b) Número de documento u operación
c) Fecha de compra
d) Fecha de vencimiento
e) Monto facial
f) Monto transado
g) Tipo de moneda
h) Periodicidad de pago de cupones
i) Tasa de interés
j) Plazo
k) Intereses o rendimientos por cobrar
l) Amortización de primas o descuentos
7) Realizar conciliaciones mensuales entre el auxiliar y el saldo contable y
estados de cuenta de las inversiones.
8) Realizar arqueos periódicamente.
9) Llevar la documentación soporte que respalda los movimientos de las
inversiones, con las firmas de autorización correspondientes.
c. Control Interno de Documentos por Cobrar
Objetivo su de examen
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1. Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el balance general.
2. Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de
acuerdo con su grado de realización y naturaleza.
3. Determinación de su correcta valuación y de la probabilidad de cobro de los
derechos presentados.
4. Verificación de la inclusión en los estados financieros de la totalidad de los
intereses devengados sobre los documentos por cobrar.
Son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros
documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales.
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de
aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:
1) Control de los pedidos de los clientes
2) La aprobación del crédito
3) La entrega de mercadería
4) La función del despacho
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5) La función de facturación
6) La verificación de la factura
7) El manejo de cuentas de control
8) El manejo de los libros mayores de los clientes
9) La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
10) La autorización de castigos en cuentas incobrables
Control Interno Propiedad Planta y Equipos
Son todos los inmuebles, muebles, equipos y maquinarias, adquiridos,
construidos o recibidos en donación para el uso de la institución, y que se
estima una vida útil superior a un año y no se agotan en el primer uso.
Objetivos de su examen.
1. Determinación de la existencia de los inventarios que se presentan en el
Balance General.
2. Determinación de la propiedad de su presentación en el mismo de acuerdo
con su grado de realización y naturaleza.
3. Determinación de la correcta valuación y probabilidad de realización de los
inventarios presentados.
4. Verificación de que los inventarios son propiedad de la Compañía.
5. Verificación de su libre disposición.
6. Determinación de la valuación del costo de adquisición o de producción de
los artículos vendidos, en función de los activos y pasivos que se modifican.
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CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS
1) Debe existir una política que contemple lo siguiente:
a) Clasificación del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, etc.)
b) Procedimiento de autorización para adiciones, custodia, disposición y
transferencia de activo fijo.
c) Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposición y
transferencia de activo fijo.
2) Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.
3) Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se
pueden extraviar con facilidad como herramientas y envases, utensilios y
útiles de oficina, entre otros.
4) Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o
registrados a través de una base de datos en el computador.
5) Los activos fijos deben estar respaldados por una póliza de seguro y la
cobertura de ésta debe ser revisada periódicamente.
6) Debe crearse un código para identificar cada unidad del activo fijo.
7) Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben
capitalizarse.
8) Se llevará un registro detallado de los activos totalmente depreciados que
todavía se encuentren en uso.
103
OTROS ACTIVOS
Cuenta del grupo de los activos, cuyo balance representa todos los depósitos
realizados por la institución, tales como depósitos por contrato telefónico,
contrato por uso de energía eléctrica, contrato por alquiler, seguros pagados
por anticipado y otros.
CONTROLES INTERNOS OTROS ACTIVOS
1) Deben mantenerse estos controles en bóveda.
2) Los balances de esas cuentas deben permanecer inalterados período tras
período, excepto cuando se cancele su validez, si son amortizables, como
el caso de los seguros pagados por anticipados se prorratearía su valor
entre el tiempo de vigencia de la póliza y se cargará a gasto el valor
mensual que resulte de dicho prorrateo.
CONTROL INTERNO DE PASIVOS
CUENTAS POR PAGAR
Objetivos de su examen
1. Determinación de su autenticidad (es decir, que se presenten todos los
adeudos a cargo de la empresa) de las obligaciones 104ontraídas, que se
muestran en el Balance General.
2. Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de
acuerdo con su origen (créditos derivados de compras de mercancías o
materias primas) y sus fechas de vencimiento.
104
3. Verificación de que los pasivos representan situaciones de hecho (y no
suposiciones).
Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en
la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones,
etc.
CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR
1) Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan
origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el presidente de
la junta directiva.
2) Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar
prenumeradas de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.
3) Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de
las cuentas por pagar.
4) La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar
si hay faltantes, y se informará al encargado de compra de tal situación.
5) Las facturas se enviarán directamente al contador y se registrarán de
inmediato las cuentas por pagar.
6) Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el
mismo momento en que se efectúa el pago de la deuda.
7) Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y
conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.
105
8) Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto
claro que explique los desembolsos.
9) Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.
10)Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.
11)Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus
respectivos comprobantes y conciliarla con la cuenta control.
12)Es responsabilidad del presidente de la junta directiva y del encargado del
área financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos
controles.
CONTROL INTERNO DE EGRESOS
Objetivos de su examen
1. Determinación de la autenticidad de los servicios recibidos que se presentan
en el Estado de Resultados.
2. Determinación de su adecuada presentación en los estados financieros.
3. Verificación de la valuación de los gastos efectuados o servicios recibidos en
función de los activos o pasivos que modificaron.
4. Verificación de que los gastos incurridos corresponden a los ingresos
obtenidos.
5. Verificación de la inclusión en el Estado de Resultados de la totalidad de los
gastos incurridos en el Período Contable correspondiente.
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1) La Junta Directiva debe velar porque todos los egresos expresen con
claridad los objetivos, las metas y los productos que se pretenden alcanzar en
la Fundación.
2) La Junta Directiva debe velar porque los precios sean justos y razonables.
Para este proceso se debe cotizar en el mercado con al menos tres
proveedores para determinar el proveedor que brinde la opción más favorable.
3) Todo egreso debe contar con la debida autorización de la Junta Directiva.
Este proceso se debe realizar con anterioridad a la realización del mismo. Este
inciso incluye egresos realizados mediante pago de cheque, transferencias o
caja chica.
4) La Junta Directiva debe velar por no incurrir en egresos para los cuales no
existan saldos presupuestarios disponibles. Tampoco podrán destinarse saldos
presupuestarios a una finalidad distinta de la revista en el presupuesto.
5) Todo egreso debe estar soportado por una factura, la cual debe cumplir con
la legislación vigente, autorizada mediante la Dirección General de Tributación
Directa.
6) La documentación debe ser original y sin alteraciones de ningún tipo, para
evitar la incertidumbre de su autenticidad.
NÓMINA
Se define como nómina a la relación con los datos completos de los empleados
a quienes deben cubrirse sueldos durante cierto período de tiempo, con la
indicación de sus percepciones y las deducciones aplicables a fin de
determinar el importe del salario neto a pagar.
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La aplicación de controles internos en el área de nominas debe
permitir cumplir con los siguientes objetivos:
1. Determinar la influencia del elemento “personal” en la organización del
negocio y en la preparación de la información financiera.
2. Determinar y verificar el costo del elemento personal
CONTROLES INTERNOS DE LA NÓMINA
1) Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean debidamente
autorizadas por el presidente de la junta directiva y el tesorero y se reporten
oportunamente los aumentos, las deducciones y cambios se salarios en el
personal.
2) Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado adecuadamente
y estén debidamente autorizadas las variaciones de diferencias de sueldos
por cambio de actividad, vacaciones, ausencias, días festivos, etc.
3) Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la nómina en
contabilidad sean correctas.
4) Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas
adecuadamente.
5) Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en cumplimiento de
todas las disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los pagos
por concepto de sueldos.
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6) Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas en
forma oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la
nómina.
7) Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.
8) Se debe rotar periódicamente el personal encargado de efectuar el pago de
la nómina.
9) Está prohibido el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica u otro
fondo.
10)Todas las nóminas deben estar firmadas por el presidente o tesorero, el
encargado de nóminas y el contador.
11)Los empleados deben firmar la nómina o la copia del cheque que
permanece en el cronológico de cheques expedidos, como constancia de
haber recibido el sueldo.
12)Debe habilitarse una cuenta bancaria especial para el pago de la nómina.
13)Deben establecerse políticas y reglamentos de personal.
14)Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo
normal.
15)Deben investigarse los cheques no cobrados en un tiempo prudente.
16)Debe haber una clara asignación de funciones y responsabilidades.
17) Las funciones de registro y pago de la nómina, deben estar estrictamente
segregadas.
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18) Mantener un expediente de cada funcionario que contenga las acciones de
personal firmadas y actualizadas, evaluaciones de desempeño, boletas de
vacaciones, amonestaciones, copia de títulos, entre otros.
19)Suscribir pólizas de riesgos del trabajo con el Instituto Nacional de Seguros
(I.N.S), para los empleados.
20) Es responsabilidad del presidente de la junta directiva y del encargado del
área financiera y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos
controles.
INGRESOS
Los ingresos son cantidad de dinero que entra o se recibe o que puede generar
el ente contable, refleja la dinámica y el desarrollo de las actividades del
negocio de manera favorable y donde la cantidad debe superar las
proporciones del gasto, y en su defecto por lo menos estar en términos iguales
para mantener el equilibrio financiero del ente contable.
El objeto social de cada ente contable determina no solo su que hacer principal
sino que en consonancia con las normas mercantiles y fiscales determinan
cuales serán los ingresos que se derivan de su operación normal, que serán
producto o resultado del desarrollo misional; a este tipo de ingresos por lo tanto
se les denominan operacionales; a los ingresos provenientes de fuentes
diferentes a las del giro habitual del ente contable se le considera no
operacionales.
110
CONTROL INTERNO DE INGRESOS
1) El encargado de la recepción de los ingresos debe firmar un documento,
que ampara el monto autorizado que mantiene en custodia.
2) El encargado de la recepción de los ingresos puede recibir los ingresos en
diferentes modalidades, tales como: efectivo, cheques, depósitos bancarios y
comprobantes de transferencia.
3) El encargado de la recepción de los ingresos debe mantener el importe en
efectivo y los comprobantes en la caja metálica asignada por la Fundación,
evitando por seguridad llevarlos consigo.
4) En lo que concierne a los documentos involucrados con la recepción de
ingresos, el más importante es el recibo de dinero. Dicho documento se debe
emitir en el momento en que se reciba el ingreso.
5) El recibo de dinero debe emitirse en original y dos copias, el original se le
debe entregar a la persona que entrego el dinero, una copia se debe archivar
en orden consecutivo en un archivo especifico y la otra copia será respaldo del
depósito.
6) El recibo de dinero debe contener la siguiente información:
a) Fecha de recepción del dinero.
b) Concepto por el que se recibió el dinero.
c) Modalidad de pago, tales como: efectivo, cheques, depósitos bancarios y
comprobantes de transferencias.
111
d) Número del depósito o comprobante de transferencia, así mismo, como
la cuenta bancaria la cual ha sido acreditada.
e) Firma y el nombre legible de la persona que recibió el dinero.
7) Se debe procurar que la Fundación se encuentre siempre con la menor
cantidad de efectivo posible. Por esta razón las entradas se deben remitir
diariamente al banco. Esta regla aplica para cualquier monto. Es decir en caso
de que algún dinero no se pueda depositar el mismo día de su recepción, se
debe guardar en la caja fuerte de la Fundación y debe ser depositado a mas
tardar el día hábil siguiente a su recepción.
8) El dinero recaudado por ingresos nunca debe utilizarse para préstamos
personales, adelantos de sueldos, cambio de cheques, o para cubrir gastos de
caja chica. Este dinero se debe mantener de manera íntegra hasta el momento
de su depósito.
9) Es responsabilidad de la Junta Directiva establecer y programar revisiones
tipo arqueo para verificar el cumplimiento del presente manual.
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GLOSARIO
Activos: En contabilidad, un activo es un bien tangible o intangible que posee
una empresa. Por extensión, se denomina también activo al conjunto de los
activos de una empresa.
Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de
generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios
económicos que el bien otorgue. Eso no significa que sea necesaria la
propiedad ni la tenencia. Los activos son un recurso o bien económico
propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios. Los activos de un
negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa.
Arqueos: consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un
lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.
Sirve también para saber si los controles internos se están llevando
adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los
auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el Cajero.
Caja: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la
Empresa.
Caja Chica: Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se
asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos
menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de
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los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es
conveniente pagarlos con cheques.
Cuentas por cobrar: Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan
derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a
crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto
análogo.
Cuentas por pagar: se puede decir que los documentos y cuentas por pagar
representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de
transacciones pasadas tales como la adquisición de mercancías o servicios o
por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que
constituyen el activo.
Cheques: Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna
a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores,
que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos
que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente
pagarlos con cheques.
Descuentos por pronto pago: El que se concede u obtiene por pagos de las
deudas contraídas, hechos con anterioridad al vencimiento o que se efectúen
dentro de periodos cortos, así convenidos de antemano.
Efectivo: Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una
Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.
Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan
a continuación:
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Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de
obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de
acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de
Bancos y Otras Instituciones Financieras.
Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de
Ahorros, a favor de la Empresa.
Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios,
cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y
otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos,
que legalmente posea la Empresa.
Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.
Egresos: Erogación o salida de recursos financieros, motivada por el
compromiso de liquidación de algún bien o servicio recibido o por algún otro
concepto. Desembolsos o salidas de dinero, aún cuando no constituyan gastos
que afecten las pérdidas o ganancias.
Informe de recepción: Documento primario y soporte contable donde se
detallan las recepciones en un área de almacenamiento. Debe mostrar el
código, la descripción, cantidad y valor de las mercancías recibidas así como la
fecha de recepción y la firma de quien recibió.
Ingresos : La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y bienes
al exterior. A cambio de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su
favor, que hará efectivos en las fechas estipuladas.
115
Inventarios: El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la
institución para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la
fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico
determinados.
Inversiones: Representan colocaciones de dinero sobre las cuales una
empresa espera obtener algún rendimiento a futuro, ya sea, por la realización
de un interés, dividendo o mediante la venta a un mayor valor a su costo de
adquisición.
Nómina: Una nómina es un documento que, a modo de recibo de salario
individual en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades
que forman el salario.
Notas de crédito: La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o
usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad.
Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a
la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por
pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la
anulación de operaciones.
Notas de débito: Es un documento emitido las empresas para indicarle el
titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de
intereses, fletes, moras, devoluciones.
Orden de compra: La orden de compra (llamada nota de pedido) es el
comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega.
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Pasivos: El que se concede u obtiene por pagos de las deudas contraídas,
hechos con anterioridad al vencimiento o que se efectúen dentro de periodos
cortos, así convenidos de antemano.
Propiedad, planta y equipo: La propiedad, planta y equipo simboliza todos
los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construccion, con
la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o
suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para utilizarlos en la
administración, que no están destinados para la venta y cuya vida útil
sobrepasa el año de utilización.
Proveedores: Es la persona que surte a otras empresas con existencias
necesarias para el desarrollo de la actividad
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras
empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para
venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o
negocio principal de la empresa que compra esos elementos.
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