1

FUNDAMENTOS DE

GESTIN DE PROYECTOS

Jos Angel Maldonado

2

PRESENTACIN Nos referimos como proyecto a todas las acciones que se deben realizar para cumplir con una necesidad definida dentro de plazos definidos. Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos. El proyecto busca crear un producto original que cumpla con una necesidad especfica que debe estar claramente expresada. Esta expresin de las necesidades es incluso ms difcil ya que generalmente el proyecto no tiene precedentes dentro de la compaa, dado que es una novedad. En forma opuesta, generalmente es difcil resumir soluciones existentes y concentrarse solamente en las necesidades en trminos funcionales. Seleccionamos algunos proyectos y rechazamos otros. Se toman decisiones sobre la base de la cantidad de recursos de que disponemos, de las diferentes necesidades que hay que satisfacer, del coste que supone satisfacerlas y de la importancia relativa que tiene satisfacer algunas necesidades e ignorar otras. La seleccin del proyecto es sumamente importante, porque nos lleva a comprometernos para el futuro. Las decisiones que tomamos en este terreno empiezan por paralizar ciertos recursos, a veces por pocos das, a veces por aos. Y esas decisiones tienen lo que los economistas llaman costos de oportunidad; al seleccionar el proyecto A y no el B, estamos renunciando a los beneficios que el proyecto B nos podra haber brindado. El proceso de seleccin del proyecto podra ser desencadenado por diversos factores. El estmulo para cometer ese proyecto podra surgir, por ejemplo, del medio exterior, en forma de un pedido de propuesta o de una invitacin para licitar. En ese caso, los clientes potenciales solicitan ofertas para construir algo o para ofrecer cierto servicio. En otras ocasiones el estmulo es interno: surge de la organizacin misma a travs de sus directivos o de un equipo de trabajo encargado de reencauzar ciertos procesos de la empresa. En tal caso tendremos que decidir si tenemos los recursos, la voluntad y la capacidad para acometer determinado proyecto.

3

Ya que el proyecto es una accin temporaria que tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y materiales) durante su ejecucin, y que tiene un costo, deber tener recursos presupuestados y una hoja de balance independiente a la de la compaa. Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales (por ejemplo, una modificacin al hogar, o la construccin de un mueble), profesionales (la creacin de una empresa, o la construccin de una estructura) o investigativos (un proyecto cientfico), posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente en la meta u objetivo establecido. La primera es la fase de Planificacin. Esta etapa se caracteriza por ser un perodo en el que establecen los objetivos a seguir y el modo en cmo se llevarn a cabo las acciones para lograr cumplirlos. En caso de que en el proyecto participen varias personas, es en esta etapa en donde debern establecerse los roles de cada uno, as como tambin todo lo relacionado con los recursos con los que se dispone y la manera en que stos sern utilizados. Los recursos se comportan como parte esencial en un proyecto y no slo se incluyen en ellos los recursos materiales, sino que tambin es necesario considerar los recursos humanos con los que se cuenta, los costes y el tiempo, entre otras, de este modo, la organizacin adecuada de todos los recursos favorece en gran medida al xito o fracaso de un determinado proyecto. La segunda es la fase de Ejecucin, es aquella en que se realizan las acciones y tareas planeadas, y que representan la ejecucin misma del proyecto. Se refiere a la ejecucin de todo aquello que se organiz durante la fase previa de planificacin. Por ltimo, la fase de entrega o puesta en marcha, la que deber cumplirse en el tiempo que se estipul en la fase de planificacin. De este modo, en ciertos casos se concretar con la entrega de la obra a un determinado cliente o la puesta en marcha de algn sistema que se ha desarrollado, respondiendo a las condiciones previamente acordadas. Adems de todas las fases mencionadas, a fin de llevar por el camino del xito a un proyecto, quien se encuentre a cargo podra implementar algn sistema de control, es decir, algn mtodo con el que a lo largo de todas las etapas pueda ir monitorizando los avances del proyecto segn lo planeado, y as, poder realizar a tiempo las modificaciones que sean necesarias para lograr los mejores resultados y el logro de los objetivos. Siempre se ha dicho que los proyectos son la unidad operativa que permite generar el desarrollo de una regin, pas, etc., sin embargo la palabra proyecto es aplicada a un contexto muy amplio y sus acepciones igual son variadas. Es un trmino que genera mucha confusin y generalmente distintos interlocutores lo interpretan de manera dismil, aunque estn supuestamente hablando del mismo tema. Es por ello que al tocar el tema de la formulacin y evaluacin de

4

proyectos, muchos asocien dicha tcnica con proyectos de investigacin, con gestin de proyectos, y hasta mtodos de enseanza aprendizaje. La dificultad de la gestin de un proyecto radica en gran medida en la cantidad de personas involucradas. De hecho, en contrapartida con los proyectos personales o internos en pequea escala para los cuales la necesidad y la respuesta para dicha necesidad puede ser provista por la misma persona o por un grupo limitado de personas, en un proyecto en el sentido profesional, la expresin de una necesidad y la satisfaccin de esta necesidad generalmente es responsabilidad de diferentes personas. Por lo tanto, es necesario asegurarse que el producto que se est creando cumpla claramente con las expectativas del cliente". En contraposicin con el modelo tradicional comercial ("vendedor"/"comprador") en el que un cliente compra un producto ya fabricado, exponindose a que si el producto no cumple todas las expectativas del cliente, ste se sentir desilusionado, lo que le puede generar desconfianza hacia la empresa. Este material busca establecer un marco y una visin de conjunto, lo ms amplia posible de todo lo que supone la puesta en marcha de un proyecto, desde una ptica eminentemente prctica y operativa. Este material est orientado a proporcionar los fundamentos bsicos para la formulacin y evaluacin de proyectos de inversin y para establecer la rentabilidad de la idea del negocio planteado. Gracias.

Jos ngel Maldonado

Palabras clave: Proyecto El tringulo del proyecto - ciclo vital del proyecto - Preinversin Inversin Operacin Idea identificacin de la idea de un proyecto - Perfil Pre- factibilidad Factibilidad Ejecucin - Ingeniera y Conocimiento - Indicadores de gestin Seguimiento.

5

Tabla de contenido

PRESENTACIN ....................................................................................................................... 2

......................................................................................................... 8

.................................................................................................. 8 A manera de introduccin

Qu es un proyecto? ....................................................................................................... 10

Elementos de un proyecto ............................................................................................... 13

La polisemia del trmino proyecto ................................................................................ 14

Cmo se define, en forma general, un proyecto ........................................................ 16

Clasificacin de los Proyectos ....................................................................................... 17

Factores de xito de un proyecto .................................................................................. 21

El proyecto de inversin .................................................................................................. 22

El Tringulo del Proyecto ................................................................................................. 25

............................................................................................................................... 29

Elaboracin, diseo y formulacin del proyecto ...................................................... 30

La Planificacin .................................................................................................................. 35

El contexto de la planeacin ........................................................................................... 37

.............................................. 48

Dinmica del ciclo vital del proyecto ............................................................................ 48

Etapas para la elaboracin de todo proyecto ............................................................. 54

Los proyectos en el enfoque del marco lgico .......................................................... 60

.................................................................................... 63

Generacin de la idea ....................................................................................................... 68

Evaluacin de la idea ........................................................................................................ 70

Algunos errores a evitar ................................................................................................... 72

Seleccin de las ideas ...................................................................................................... 75

Desarrollo y prueba de concepto ................................................................................... 76

Cmo vender una idea internamente en la empresa? ........................................... 77

............................................................................................. 79 El Proceso de Preinversin

........................................................................................... 84

6

Identificacin de oportunidades .................................................................................... 85

Estudio de mercado ........................................................................................................... 88

Definicin del producto o servicio ................................................................................ 94

................................................................................................ 98

Elementos principales del perfil de proyecto ........................................................... 101

Aspectos a tomar en cuenta en la preparacin de un perfil de proyecto ......... 103

Anlisis de la demanda ................................................................................................... 103

Proyectos dirigidos a la generacin de ingresos .................................................... 104

Proyectos no dirigidos a la generacin de ingresos .............................................. 105

La oferta como factor de influencia ............................................................................ 106

Cmo describir las operaciones de un proyecto..................................................... 106

Cmo completar e interpretar el perfil de proyecto ................................................ 108

Sostenibilidad ambiental ................................................................................................ 123

Caractersticas clave de un perfil de proyecto ......................................................... 124

Etapas principales en la preparacin y uso de perfiles de proyecto ................. 126

Funcin y aplicacin de perfiles de proyectos de inversin ................................ 128

............................................................................... 129

1) El Diagnstico de la situacin actual .............................................................. 131

2) La identificacin de la situacin Sin proyecto ......................................... 132

3) El anlisis tcnico de la ingeniera del proyecto ......................................... 133

4) Tamao del proyecto ........................................................................................... 134

Estudio de mercado ..................................................................................................... 135

5) La localizacin ...................................................................................................... 136

6) El anlisis de la legislacin vigente aplicable al proyecto ........................ 139

7) Evaluacin del impacto ambiental ................................................................... 139

8) La evaluacin socioeconmica del proyecto ............................................... 140

9) La evaluacin financiera del proyecto ............................................................ 141

10) El anlisis de sensibilidad y/o riesgo ......................................................... 143

11) Las conclusiones del estudio ....................................................................... 149

....................................................................................... 149

Objetivos de un estudio de factibilidad ...................................................................... 150

7

Pasos a seguir en el Estudio de Factibilidad ............................................................ 152

El anlisis de costo-beneficio ................................................................................... 159

Documento Definitivo del Proyecto ............................................................................ 161

........................................................................................... 165

Preparacin para la fase de ejecucin ....................................................................... 165

Las dimensiones de la Ingeniera y del Conocimiento .......................................... 168

Modelo gerencial para la ejecucin exitosa de proyectos .................................... 171

Caractersticas de los buenos equipos de trabajo para los proyectos ............. 174

La Gestin o Direccin de Proyectos ......................................................................... 175

Importancia de la Gestin de Proyectos .................................................................... 179

El Administrador o Gestor de Proyectos ................................................................... 181

Ciclo de vida de la gestin de proyectos ................................................................... 182

Indicadores de gestin de un proyecto ...................................................................... 193

Seguimiento ....................................................................................................................... 195

Consideraciones metodolgicas para el Seguimiento .......................................... 196

Herramientas para la gestin de proyectos online ................................................. 201

8

No slo con "entusiasmo" se opera un negocio. Es necesario saber planificar el rumbo del mismo, adems de aprender de los errores de los dems. Gabriela Balczar.

A manera de introduccin Esta es una historia peruana que, para fines didcticos, transcribimos a manera de introduccin del tema: "Haba una vez", una emprendedora llamada Elena que pas malos momentos al tener que cerrar el restaurante que inici con sus socias; no duraron ni seis meses. Sin embargo aquella historia nos dej a todos una buena leccin emprendedora, que queremos compartirla. Elena decidi mudarse a la playa Coln1, al norte de nuestro Per (hermoso lugar en Piura). Dej la ciudad, pues la empresa en la que trabajaba all en Piura despidi a una parte de sus trabajadores, incluyndola a ella, es as que con el dinero de su liquidacin, decide formar un pequeo capital para hacer realidad ese tan anhelado sueo: "tener una mejor calidad de vida, en un lugar maravilloso y, claro, con un negocio propio que fuera su fuente de ingresos". Y qu negocio poner? Dos amigas suyas pensaron en un restaurante de carnes y empanadas, tipo chileno, en donde tambin podran incluir la delicada repostera que prepara una de ellas. Es as que se asocian las tres para iniciar su aventura empresarial. Adems, en Coln no haban visto un lugar en donde comer una buena carne, la intuicin les dijo que ese era el camino. Punto en contra! Casualmente, un amigo suyo estaba alquilando un local del que, decan, "es un muy buen punto", y por la amistad y la recomendacin decidieron no buscar ms. Punto en contra! Pisadas en falso Una vez listo el local, era hora de surtir el restaurante para hacer la comida, preparar todo e inaugurar la empresa. Todo pareca perfecto! Pero aqu comienzan los errores: "Empezamos con las refrigeradoras llenas de carne", nos cuenta Elena y contina, "para que un

1 Coln es uno de los siete distritos que conforman la Provincia de Paita, ubicada en el Departamento de Piura, perteneciente a la Regin Piura, en el Per.

9

restaurante sea de primera, el principio bsico es que sus insumos sean frescos, del da si es posible", esa afirmacin es muy cierta, pero, acaso la carne no es un producto muy delicado como para tener los refrigeradores llenos? Le preguntamos a Elena. Surtirse de buena carne en Coln era complicado pues haba que comprarla en la ciudad de Piura, as que las emprendedoras decidieron hacer un pedido grande y congelarla, punto en contra! Ya que al principio ellas desconocan cunta gente visitara el negocio, "hay que estar preparados para tener todo lo que ofrecemos en la carta" - pensaba ella, pero las compras dependen de la demanda, es decir de la cantidad de platos que la gente est dispuesta a comprar, pues de lo contrario se corre el riesgo de tener grandes prdidas por la comida echada a perder. Pues bien, esto fue lo que le sucedi a Elena y sus socias, que nunca recuperaron esa fuerte inversin inicial en insumos, al no tener la clientela suficiente. Y aunque la zona era muy buena, muy cerca de la playa, la ubicacin dejaba qu desear, otro error: estaba escondida y aislada de la zona comercial. Punto en contra! Y para colmo de males, el alquiler result ser muy alto. Para rematar, otra falla estratgica, por aquello de "lo que mal empieza mal acaba", sucedi el da de la inauguracin. Sabes qu da abrieron el restaurante? ... un da despus de terminadas las vacaciones de semana santa, o sea, cuando ya no haba turismo en el puerto... y con los lugareos no era suficiente. Punto en contra! A pesar de tanto sol, los das que siguieron fueron grises, pues aunque llegaba uno que otro cliente, el negocio se alejaba cada vez ms de aquella excelente idea de negocio que las impuls a atreverse, llevndose consigo los sueos y el dinero de Elena. Finalmente, tuvieron que consumir la carne que ya se estaba perdiendo, as como los pasteles que terminaron comindose ellas o regalndolos. Resultado: la quiebra del negocio y lo que es peor, el desmoronamiento de sus ilusiones. Y es que quiz no era tan mala idea lo del negocio de carne, pese a que en la playa uno busca comer mariscos y pescado, pero se agrav debido a fallas mayores, como:

La falta de planeacin en general. Se precipitaron en la toma de decisiones.

Emprender en un sector en el que no se tiene experiencia

No tener un conocimiento del mercado al que se iban a dirigir. No hubo nunca un estudio de mercado, aunque de manera sencilla.

Comprar insumos sin control.

La eleccin de una muy mala ubicacin y con alquiler muy alto.

10

Y, por supuesto, haber inaugurado el negocio cuando ya no haba clientes; al fin y al cabo, Tela es un lugar en donde los negocios deben pensarse dependiendo de la poca del ao (es un lugar turstico, especialmente para temporadas).

Hoy, mirando hacia atrs parece una pelcula cmica, pero no es ms que la constatacin de que emprender sin un plan de negocios puede ser un salto al abismo. Cuando trates de invertir, por favor, no slo sigas su intuicin!, ni pongas todos los huevos en la misma canasta. Por favor, no lo haga! En esta historia se plantean una serie de conceptos y trminos que son cotidianos en el mundo de los negocios, pero que muchas veces no son entendidos de manera adecuada o simplemente son pasados por alto por ser considerados poco importantes para iniciar la empresa o el negocio. No importa el tamao, un negocio por ms pequeo que sea, debe contar con un plan de negocios, ser nuestra brjula en la aventura empresarial. En el presente texto encontrar respuestas a cmo iniciar un proyecto o negocio de manera correcta, pero recuerde, el proyecto de negocios slo le dir si el negocio va bien o va mal y le permitir modificar, ampliar o echar para atrs las estrategias que plantee, pero es usted quien decide la estrategia, es usted quien toma las decisiones y quien decide el futuro de su negocio...

Qu es un proyecto?

El trmino Proyecto segn el Diccionario Pequeo Larousse Ilustrado; significa: "Pensamiento de hacer algo". Puede realizarse en apuntes, bosquejos, croquis, esbozo, esquema, maqueta, etc. Un Proyecto es una tcnica que busca recopilar, crear y analizar en forma sistemtica un conjunto de antecedentes econmicos que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una determinada iniciativa. Para algunos autores un Proyecto es un instrumento de decisin que se vale de un conjunto de herramientas que pretende conseguir la asignacin de recursos con criterios de racionalidad, de previsin de hechos, de fijacin de metas coherentes y coordinadas. Para otros un Proyecto es un mtodo racional que permite cuantificar las ventajas y desventajas que implica asignar recursos a una determinada iniciativa.

11

As tambin un Proyecto es considerado como un Plan de Desarrollo; es un medio para alcanzar los objetivos trazados. Un Proyecto es considerado como un proceso donde intervienen 4 etapas: Idea, pre inversin, inversin y operacin. Hay quienes prefieren catalogar a un Proyecto como un Plan de Trabajo; es decir un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer necesidades. Algunos profesionales del campo definen un proyecto como una secuencia de actividades nicas, complejas y relacionadas, que deben ser completadas en un tiempo especfico dentro de un presupuesto. Un proyecto, Descrito en forma general, es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana. En esta forma, puede haber diferentes ideas, inversiones de diverso monto, tecnologa y metodologas con diverso enfoque, pero todas ellas destinadas a resolver las necesidades del ser humano en todas sus facetas, como pueden ser: educacin, alimentacin, salud, ambiente, cultura, etc. El proyecto de inversin se puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto de capital y se proporcionan insumos de varios tipos, podr producir un bien o un servicio, til al ser humano o a la sociedad en general. El Project Management Institute (PMI)2 define proyecto como un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio. As el resultado final buscado puede diferir con la misin de la organizacin que la emprende, ya que el proyecto tiene determinado especficamente un plazo y el esfuerzo es temporal. El tratadista colombiano Marcial Crdoba Padilla define proyecto como un conjunto de ideas, datos, clculos y documentos explicativos integrados en forma metodolgica, que marca las pautas a seguir, tanto en realizacin como en costos y beneficios, que de determinada obra o tarea habrn de obtenerse y son analizados, para as fundamentar la toma de decisiones acerca de su aceptacin o rechazo. Segn la Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK), Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo y un trmino definitivos. nico quiere decir que el producto o servicio es distintivamente diferente de todos los dems productos o servicios.

2 (PMI) es una organizacin internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestin de Proyectos.

12

En resumen, muchos son los tratadistas y entidades que han definido el trmino Proyecto. Algunas particulares, otras ms generales, sin embargo una de las definiciones que mejor precisa su significado es la de los autores Nassir Sapag Chain y Reinaldo Sapag Chain3: la cual dice que un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema, que tiende a resolver, entre tantas, una necesidad humana. Esta definicin abarca cualquier tipo de iniciativa que se planee llevar a cabo. Cualquier trabajo que se realice implica necesariamente llevar a cabo operaciones o proyectos, aunque los dos pueden superponerse. Las operaciones y los proyectos tienen muchas caractersticas en comn: por ejemplo, son:

Ejecutados por personas.

Restringidos por recursos limitados.

Planificados, ejecutados y controlados. A menudo, se implementan proyectos como una forma de lograr el plan estratgico de una organizacin, cumplir con los objetivos de un contenido programtico en una institucin educativa, crear un nuevo negocio, realizar una investigacin, etc. La principal diferencia entre las operaciones y los proyectos, radica en el hecho de que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y nicos. Generalizando, los proyectos son una forma de responder a aquellas solicitudes que no se pueden abordar dentro de los lmites operacionales normales de una organizacin o un individuo. En consecuencia del juicio, que tienen diferentes autores de lo que es un Proyecto y para que los lectores tengan una idea ms clara y concisa, llegamos a la conclusin de que un Proyecto es: una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemtica un conjunto de datos y antecedentes, para la obtencin de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo. Un Proyecto est relacionado de acuerdo al mbito de desarrollo y la perspectiva que adopte el proyectista en un determinado trabajo. En primera instancia, debe saber qu tipo de estudio est por realizar, si es un Proyecto de Investigacin, un Proyecto de Inversin Privada, un Proyecto de Inversin Social, un Proyecto Tecnolgico, un Proyecto de Vida. Por tanto, un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente de forma sistemtica al planteamiento de un problema, sea este un Proyecto de Investigacin, Proyecto de Inversin Privada, Proyecto de Inversin Social, Proyecto Tecnolgico o un Proyecto de Vida. 3 Segn su libro Preparacin y Evaluacin de Proyectos.

13

Un proyecto se concibe como la unidad mnima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un perodo determinado y con una ubicacin definida. Digamos ante todo que, en el uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propsito de hacer algo. "Para muchos, la preparacin y evaluacin de un proyecto es un instrumento de decisin que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero que si no resulta rentable debe abandonarse. La opcin es que la tcnica no debe ser tomada como decisional, sino slo como una posibilidad de proporcionar ms informacin a quien debe decidir". Los proyectos son sistemas Por otro lado, los proyectos actan como sistemas de intervencin sobre una realidad determinada, integrando los subsistemas: de objetivos, operaciones, medios y recursos evaluacin y control y, retroalimentacin. Ello implica que el desempeo es resultado de una estructura coherente del sistema y una funcin

ptima. Es decir los objetivos deben ser coherentes en el tiempo y el espacio con las operaciones y recursos para llevarlos a cabo y con las operaciones de evaluacin y control de ejecucin y con el sistema de informacin sobre los resultados en el tiempo y espacio. Los proyectos son un compromiso tico Cuando un empresario, o un microempresario, requieren del estudio de un proyecto, muchas veces est entregando todos sus ahorros para iniciar o continuar una empresa. Un estudio mal hecho, mal calculado, adems de ser un engao para el empresario, puede significar su ruina. Tambin puede significar la ruina de los empresarios, entregar dinero a un cliente por mritos distintos a la calidad del proyecto (poltica, compadrazgo, trfico de influencias, etc.) que a la larga, transforman a los empresarios en dependientes de la persona o institucin que les presta el dinero. Esto ltimo ocurre corrientemente en el desarrollo rural. En nuestra economa de mercado an predomina "el todo vale para triunfar" aunque esto signifique, engaar mediante letras chicas, avisos que nadie lee, proyectos "conversados" y, tambin a nivel institucional faltan normas legales que regulen severamente las enfermedades del mercado.

Elementos de un proyecto Un proyecto hace referencia a un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre s, que se realizan con el fin de producir

14

determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas. Actividad es el medio de intervencin sobre la realidad, mediante la realizacin secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar metas y objetivos especficos de un proyecto. Tarea es la accin que tiene el mximo grado de concrecin y especificidad. Un conjunto de tareas configura una actividad, entre otras muchas de las que hay que realizar para concretar un proyecto o la prestacin de un servicio. Los elementos que debe contener un proyecto son:

Denominacin del proyecto

Naturaleza del proyecto: o Descripcin del proyecto o Justificacin o fundamentacin o Marco institucional o Finalidad del proyecto o Objetivos y metas o Beneficiarios o Productos o resultados esperados o Localizacin fsica y cobertura espacial

Especificacin operacional de las actividades y tareas a realizar

Mtodos y tcnica a utilizar

Determinacin de los plazos o calendario de actividades

Determinacin de los recursos necesarios (humanos, materiales y financieros)

Clculo de costos de ejecucin y elaboracin del presupuesto

Indicadores de evaluacin Tanto los programas como los proyectos se concretan a travs de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre s, para alcanzar determinadas metas y objetivos especficos. La diferencia entre un programa y un proyecto radica en la magnitud, diversidad y especificidad, habida cuenta que un programa est constituido por una constelacin o conjunto de proyectos.

La polisemia4 del trmino proyecto Cuando Julio Cesar cruzo el ro Rubicn, lmite entre Italia y la Galia Cisalpina, la cual era la provincia que el Senado romano le haba asignado, segn

4 La polisemia (de "poli"-, muchos, y el griego , significado), en lingstica se presenta cuando una misma palabra o signo lingstico tiene varias acepciones o significados, son dos palabras que suenan y se escriben iguales. Por ejemplo: Cresta: 1. (femenino) Parte del cuerpo de algunos animales que crece generalmente sobre la cabeza. 2. (femenino) Cumbre de una ola. Gato: 1. Animal de la familia de los felinos. 2. Herramienta para levantar objetos pesados. 3. Danza nativa de Uruguay y Argentina. 4. Tipo de juego.

15

Suetonio (Historiador y bigrafo romano 70 dc a 126 dc), este se rebel contra la autoridad del Senado y dio comienzo a la larga guerra civil contra Pompeyo y los Optimates. Al cruzar dicho rio pronuncio su famosa frase Alea iacta est; o sea la suerte est echada. Pero Qu pasa antes de que la accin se ejecute? Pues est en proyecto, o sea en planes o intenciones, es decir proiectus, del latn Pro (adelante) e iacere (tirar, lanzar). De ah las palabras proyectar, proyectil, proyector; etc. Durante aos de experiencia profesional, tanto en la prctica empresarial como en la docencia universitaria, una constante con la que uno debe lidiar, es la confusin que genera el trmino proyecto (El autor de este texto fue Jefe de la Oficina de Proyectos de la Empresa Hondurea de Telecomunicaciones-HONDUTEL-). Son tan variadas las interpretaciones, que al escucharlo cada quien lo contextualiza segn su apreciacin. Ya sea en una sala de conferencias, en el aula de clase, en una charla informal etc., al mencionar el termino proyecto la respuesta de cualquier otro interlocutor tiende a enmarcarse en un contexto diferente al mencionado por el interlocutor inicial. La intencin de este escrito no es la de realizar un riguroso anlisis etimolgico de la palabra proyecto, sino realizar una diferenciacin de las diferentes acepciones que tiene el termino al ser empleado en el argot administrativo-econmico, ms especficamente cuando se habla de la tcnica de formulacin y evaluacin de proyectos de inversin. Por lo tanto, el trmino proyecto es polismico, y por sus muchas acepciones tiende a ser ambiguo y aunque bien utilizado posiblemente, muchas veces es situado e interpretado en un contexto diferente al que se pretende presentar. Como se haba mencionado proyecto (del lat. proiectus) es un trmino con diferentes significados. Siguiendo a la Real Academia Espaola:

Adj. (Geometra). Representado en perspectiva.

m. Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un tratado, o para la ejecucin de algo de importancia.

m. Designio o pensamiento de ejecutar algo.

m. Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniera.

m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva.

16

Cmo se define, en forma general, un proyecto Para empezar cualquier proyecto, debemos conocer qu es un proyecto, cul es el concepto de proyecto y/o definicin. Para realizar un trabajo de calidad, el proyectista es quien define qu orientacin cursar su trabajo, depender del punto de vista que adopte, ya sea al elaborar un proyecto de vida, un proyecto tecnolgico, un proyecto de inversin privada, un proyecto de inversin social, un proyecto arquitectnico etc. Un proyecto es una propuesta ordenada de acciones que pretende encontrar solucin o reduccin de la magnitud de un problema que afecta a un individuo o grupo de individuos y en la cual se plantea la magnitud, caractersticas, tipos y periodos de los recursos requeridos para completar la solucin propuesta dentro de las limitaciones tcnicas, sociales, econmicas y polticas en las cuales el proyecto se desenvolver. La elaboracin de un proyecto consiste esencialmente en organizar un conjunto de acciones y actividades a realizar, que implican el uso y aplicacin de recursos humanos, ambientales, financieros y tcnicos en una determinada rea o sector, con el fin de lograr ciertas metas u objetivos. En el proceso de formulacin, quien lo hace organiza las ideas de manera lgica y precisa, los objetivos que puede alcanzar con su accin, concreta las actividades especficas que necesita realizar por que formular un proyecto es ante todo un proceso creativo. Los proyectos se aplican en todos los mbitos de la existencia humana, pues proyectar es mirar hacia el futuro. Una persona sin proyectos, no aspira un progreso personal, y eso es contrario a la naturaleza humana, que tiende a darle un sentido a sus actos. Por lo tanto, podemos concluir que:

Un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema, tendiente a resolver una necesidad humana.

Un proyecto surge como respuesta a la concepcin de una "idea" que busca la solucin de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio.

Un proyecto es la compilacin de antecedentes y elementos de diagnstico que permiten planear, concluir y recomendar las acciones que se deben llevar a cabo para materializar una idea.

Un proyecto es un instrumento o herramienta que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemtica un conjunto de datos y antecedentes que permitan estimar la viabilidad de realizar una determinada accin.

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un cierto objetivo especfico

17

debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto.

Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento especfico en una determinada rea o situacin en particular, a travs de la recoleccin y el anlisis de datos.

Un proyecto es un plan de trabajo, con acciones sistemticas, es decir, coordinadas entre s, valindose de los medios necesarios y posibles, en busca de objetivos especficos a alcanzar en un tiempo previsto.

Un proyecto es un modelo de emprendimiento a ser realizado con las precisiones de recursos, de tiempo de ejecucin y de resultados esperados.

Generalmente el trmino proyecto est relacionado con la idea, una intencin o deseo de hacer algo, es un proceso de ordenamiento mental que dirige metdicamente el qu hacer ya sea de un diseo, un esquema o un bosquejo. Existen muchas interpretaciones del trmino proyecto y existen muchas reas en las que se halla aplicabilidad, depende mucho del mbito de desarrollo y la perspectiva que adopte el proyectista en un determinado trabajo. Realizamos un proyecto con el objeto de estimar la viabilidad de realizar una determinada accin, corriendo el menor riesgo posible de fracaso, permitiendo el mejor uso de los recursos disponibles. Por lo que tener claro el concepto de proyecto ser fundamental para la aplicacin de conocimientos al elaborar un determinado Proyecto. En economa, cuando se habla de un proyecto se refiere a una operacin relacionada con un compromiso de recursos para obtener beneficios, en tiempo futuro, durante un perodo de tiempo. En otros trminos estamos refirindonos a una inversin que deseamos optimizar en un tiempo determinado. Un proyecto corresponde a un conjunto de informaciones internas y externas a la empresa que permite estimar las ventajas y desventajas econmicas futuras que se generan al destinar recursos para producir un producto o un servicio. Por lo tanto el producto econmico obtenido debe superar el valor de los insumos consumidos Esta comparacin, de los costos con los beneficios, es lo que se llama evaluacin del proyecto. Los proyectos se inscriben en los procesos de decisin desde la idea a la ejecucin

Clasificacin de los Proyectos Existen diversas maneras de clasificar los proyectos, o de generar una tipologa mediante la cual se logre dar orden o agrupar los proyectos de manera lgica y congruente.

18

Una manera de clasificar los proyectos, es de forma general en:

Proyectos Agropecuarios. Estos proyectos abarcan todo el rea de la produccin animal y vegetal, as se tienen proyectos agrcolas ya sea para cultivos de larga vida como el caf, y proyectos de ciclo corto como el algodn. Mientras que los proyectos de origen animal se refieren a la produccin de leche, granjas avcolas, etc.

Proyectos industriales. Estos proyectos estn constituidos por la manufactura, una combinacin entre hombre y mquina, y se caracterizan porque compran o adquieren la materia prima en el mercado nacional o internacional, haciendo uso de mquinas y equipo para lograr la transformacin.

Proyectos Agro-Industriales. Se entiende por agroindustria y ms propiamente industria agropecuaria a aquella actividad productiva que aade los primeros procesos industriales a productos de origen agropecuario.

Proyecto de Infraestructura Econmica. Estn constituidos por aquellos que dan a la actividad econmica ciertos bienes o servicios como: Energa elctrica, Transporte y comunicaciones, construccin, ferrocarriles, puertos y navegacin, centrales elctricas, sistema de telecomunicaciones y de informacin.

Proyectos de infraestructura Social. El objetivo es atender las necesidades bsicas de la poblacin como: salud, educacin, abastecimiento de agua, viviendas y lquidos residuales, sistemas de recoleccin y disposicin de residuos slidos (relleno sanitario e incineracin) y ordenamiento espacial urbano y rural.

Proyectos de Servicio. Son aquellos que prestan servicios de carcter personal, material o tcnico, tanto a nivel profesional o a travs de instituciones. Incluye consultoras, investigaciones tcnicas, comercializacin de productos y servicios sociales que no estn incluidos en la infraestructura social.

Segn su categora los proyectos se clasifican en proyectos de produccin de bienes, prestacin de servicios y de infraestructura.

Produccin de bienes. Comprenden los proyectos de la industria manufacturera, la industria extractiva y el procesamiento de los productos extractivos de la pesca, de la agricultura y de la actividad pecuaria.

De servicios. Se caracterizan porque no producen bienes materiales. Prestan servicios de carcter personal, material o tcnico, ya sea mediante el ejercicio profesional individual o a travs de instituciones. Dentro de esta categora se incluyen los proyectos de investigacin tecnolgica o cientfica, de comercializacin de los productos de otras

19

actividades y de servicios sociales, no incluidos en los proyectos de infraestructura social.

De infraestructura. Se puede encontrar proyectos de infraestructura social o econmica. Los de infraestructura social estn dirigidos a atender necesidades bsicas en la poblacin, tales como: Salud, Educacin, Recreacin, Turismo, Seguridad Social, Acueductos, Alcantarillados, Vivienda y Ordenamiento espacial urbano y rural. Los de infraestructura econmica. Se caracterizan por ser proyectos que proporcionan a la actividad econmica ciertos insumos, bienes o servicios, de utilidad general, tales como: Energa elctrica, Transporte y Comunicaciones. Incluyen los proyectos de construccin, ampliacin y mantenimiento de carreteras, Ferrocarriles, Aeropuertos, Puertos y Navegacin; Centrales elctricas y sus lneas y redes de transmisin y distribucin; Sistemas de telecomunicaciones y sistemas de informacin.

Segn el sector de la economa al cual estn dirigidos, los proyectos pueden ser:

Agropecuarios. Dirigidos al campo de la produccin animal y vegetal; las actividades pesqueras y forestales; y los proyectos de riego, colonizacin, reforma agraria, extensin y crdito agrcola y ganadero, mecanizacin de faenas y abono sistemtico.

Manufactureros. Empresas dedicadas a la transformacin, fabricacin o elaboracin de productos. Empresas dedicadas a construir, o procesar bienes.

De infraestructura. Igual clasificacin que la anterior.

De servicios. O sector terciario es el sector econmico que engloba todas aquellas actividades econmicas que no producen bienes materiales de forma directa, sino servicios que se ofrecen para satisfacer las necesidades de la poblacin. Incluye subsectores como transportes, comunicaciones, finanzas, turismo, hostelera, ocio, cultura, espectculos, la administracin pblica y los denominados servicios pblicos, ya los preste el Estado o la iniciativa privada (sanidad, educacin, atencin a la dependencia), etc.

Comercial: proyectos dedicados a la creacin de empresas dedicadas a la compra y venta de productos.

Otra forma de clasificar los proyectos, es segn la finalidad del estudio y objeto que se persigue con la inversin.

Segn la finalidad del estudio. Existen tres opciones bsicas que permiten medir la rentabilidad de los distintos flujos que arrojar el proyecto.

o El primero es aquel que pretende medir la rentabilidad del

proyecto, en otras palabras se busca medir la rentabilidad de

20

todos los recursos invertidos en el proyecto, sin especificar o definir de donde provengan los fondos.

o El segundo caso busca medir la rentabilidad del inversionista o dicho en otros trminos, de los recursos propios que son invertidos en el proyecto.

o El tercer y ltimo caso se refiere a aquellas iniciativas que se emprenden con la intencin de medir la capacidad de pago del proyecto, o sea si el proyecto se encuentra en condiciones de cumplir con las obligaciones contradas en un posible endeudamiento para su realizacin o implementacin.

Segn la finalidad u objeto que se persigue con la inversin, un proyecto se lleva a cabo para evaluar

o La creacin de un nuevo negocio o o Un proyecto de modernizacin, el cual puede incluir:

Externalizacin (de procesos), Internalizacin (de servicios o productos provedos por

empresas externas), Remplazo (de activos), Ampliacin (de los niveles de operacin), Abandono (de lneas de productos)

Carcter Econmicos

Sociales

Categora

Industriales

Servicios

Infraestructura

Actividad econmica

Manufactureros

Agropecuarios

Servicios

Comerciales

Infraestructura

Finalidad del estudio

Rentabilidad del proyecto

Rentabilidad del inversionista

Capacidad de pago del proyecto

Objeto de la inversin

Creacin de un nuevo negocio

Proyecto de modernizacin

Internacionalizacin

Externalizacin

Remplazo

Ampliacin

Abandono

Clasificacin de los proyectos

21

Factores de xito de un proyecto El xito de un proyecto est asociado con los factores de calidad del mismo, como los siguientes: 1. Pertinencia Es el grado en el que los problemas de los beneficiarios del proyecto sern atendidos por la intervencin propuesta. Esta pertinencia debe analizarse frente a lo siguiente:

Beneficiarios claramente identificados.

Descripcin precisa de los problemas de los beneficiarios.

Anlisis de los problemas, tanto de los alumnos, docentes y administrativos como otras dificultades relevantes.

Los objetivos explican los beneficios a largo, mediano y corto plazo que pueden esperarse del proyecto.

Los resultados plantean respuestas a los servicios o productos requeridos por los beneficiarios.

Consideracin de la equidad de gnero, propiciando la igualdad entre mujeres y hombres.

2. Eficacia Es el grado en que se alcanzan los objetivos y resultados propuestos, en el tiempo previsto y con la calidad deseada. Responde a las siguientes preguntas: El proyecto logra el efecto que se propone? Cambia la situacin de la poblacin objetivo? 3. Eficiencia Es la comparacin entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados. Es decir, la eficiencia muestra el grado en que se cumplen los objetivos de una iniciativa al menor costo posible. 4. Viabilidad Se refiere a si los objetivos del proyecto pueden conseguirse en el periodo de duracin del proyecto. Se requiere una evaluacin de la coherencia del diseo del proyecto y de la capacidad de movilizar recursos/expertos necesarios para acometer las actividades en el tiempo requerido La viabilidad define si puede llevarse a cabo el proyecto. Respondiendo a las siguientes preguntas:

22

Consistencia lgica del proyecto: Tiene sentido la propuesta del proyecto? Los riesgos identificados son aceptables?

Capacidades institucionales y de gestin: Existe capacidad de implementar el proyecto? Es necesario verificar la capacidad de las entidades involucradas y las eventuales dificultades en la ejecucin.

Interrelacin entre los niveles de logro del proyecto: el objetivo especfico se logra si se alcanzan los resultados; las actividades propuestas son suficientes para alcanzar los resultados.

5. Sostenibilidad La sostenibilidad se refiere a si los beneficios del proyecto tendrn continuidad despus de que el perodo de financiacin externa haya concluido. Se entiende por sostenibilidad las posibilidades de que los beneficios del proyecto se mantengan o se incrementen ms all de la finalizacin del proyecto. La sostenibilidad real no puede evaluarse a priori, pero si pueden evaluarse las perspectivas de sostenibilidad si se han incorporado al diseo del Proyecto los aspectos que la experiencia demuestra que son factores de influencia.

El proyecto de inversin Hasta aqu, hemos establecido que todo proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema, que tiende a resolver, entre tantas, una necesidad humana. Sin embargo, tambin se debe cumplir con la condicin de que este sea temporal y nico. Dentro de dicha definicin caben entonces todo tipo de proyectos, ya sean proyectos de investigacin, proyectos de vida, proyectos de inversin, proyectos educativos, etc. Muchas personas no tienen claro qu es en realidad un proyecto de inversin, y esto se hace evidente cuando se pasa de la etapa de identificacin y priorizacin de necesidades a la identificacin y evaluacin de perfiles de proyecto. A consecuencia de esta confusin, con frecuencia se presentan ideas que no son en realidad proyectos y se puede desperdiciar tiempo valioso intentando preparar perfiles sobre la base de estas ideas. Debido a esto, es importante que el tcnico de campo se asegure, al inicio de la etapa de definicin de perfiles, que el grupo comprende con claridad lo que es y no es una inversin. Pero qu es un proyecto de inversin? Gabriel Bacca Urbina5, presenta una clara definicin: Es un plan, que si se le asigna determinado monto de capital y

5 Evaluacin De Proyectos (Gabriel Baca Urbina). McGraw-Hill.

23

se le proporcionan insumos de varios tipos, producir un bien o un servicio, til al ser humano o a la sociedad. Esta definicin est mucho ms ligada al mbito econmico-administrativo, teniendo en cuenta que se involucran variables como capital, insumos, produccin de bienes o servicios. As, los proyectos de inversin abarcaran proyectos sociales, econmicos, agropecuarios, industriales, servicios, comerciales, de infraestructura, etc. La mayor parte de proyectos de inversin generan un flujo de beneficios; es decir, una inversin nica que realizada en la actualidad, tendr como resultado la generacin de beneficios cada ao durante varios aos a futuro. Tambin es importante recordar que los beneficios futuros no necesariamente tienen que ser obtenidos directamente en efectivo, tambin se pueden obtener de una forma que no resulte fcil de definir. No todos los resultados de una inversin son positivos. La construccin de una va de acceso puede tener como consecuencia el incremento de la tasa de deforestacin en las reas cercanas a la comunidad y un incremento de la erosin de las laderas que cruza el camino. Por esta razn, el diseo de un proyecto puede necesitar incluir medidas que reduzcan estos efectos negativos. Siguiendo a la definicin anterior, los gastos en educacin y capacitacin se pueden clasificar como un proyecto de inversin, pues implican destinar recursos ahora (para capacitar a una persona) y producen beneficios a futuro (cuando la persona aplique los conocimientos adquiridos). A pesar de que en teora esto es correcto, muchas entidades financieras se muestran renuentes a financiar proyectos de inversin local que se basan por completo en la educacin y en la capacitacin. En parte, esto se debe a que es difcil, sino imposible, asegurar que la persona se mantenga en la actividad para la cual recibi la capacitacin. Si esta persona deja el puesto, los beneficios de su capacitacin sern aprovechados por su nuevo empleador o en la nueva actividad que desempee en algn otro lugar, posiblemente en algn otro pas. En segundo lugar, es ms fcil monitorear y controlar una actividad de inversin cuando estn de por medio objetos tangibles. Si el proyecto se refiere a la construccin de invernaderos para la produccin de flores, por ejemplo, es relativamente sencillo determinar que el invernadero en verdad se construy. Esto, claro est, no quiere decir que la capacitacin no pueda constituir una parte del proyecto de inversin - de hecho, es con frecuencia un elemento importante en muchos proyectos. No obstante, en tales casos los costos de capacitacin son solamente uno de los elementos comprendidos en una inversin ms amplia.

24

En resumen, los proyectos de inversin, se realizan persiguiendo dos objetivos bsicos: El primero es la creacin de un nuevo negocio y el segundo es la realizacin de un proyecto de modernizacin, el cual se lleva a cabo en empresas u organizaciones en funcionamiento o en marcha. Un proyecto de modernizacin puede pretender la externalizacin de procesos (Outsourcing), la internalizacin de servicios o productos provedos por empresas externas, el reemplazo de activos, la ampliacin de los niveles de operacin y por ultimo proyectos de abandono de lneas de productos. Marco Elas Contreras6, clasifica los proyectos segn su carcter, la categora y el punto de vista econmico. Segn su carcter un proyecto puede ser econmico o social.

Segn esta clasificacin un proyecto tiene carcter econmico cuando sus posibilidades de implementacin y operacin dependen de una demanda real en el mercado del bien o servicio a producir, a los niveles del precio previsto. En otros trminos, cuando el proyecto solo obtiene una decisin favorable a su realizacin si puede demostrar que la necesidad que genera el proyecto est respaldada por un poder de compra de la comunidad interesada, que permita una rentabilidad mnima al capital comprometido por los inversionistas en el mismo. Existiendo de esta manera nimo de lucro.

Un proyecto tiene carcter social, cuando la decisin de realizarlo no depende de que los consumidores o usuarios potenciales del producto, puedan pagar ntegramente o individualmente los precios de los bienes o servicios ofrecidos, que cubrir total o parcialmente la comunidad en su conjunto, a travs del presupuesto pblico de sistemas diferenciales de tarifas o de sus subsidios directos.

En fin, el trmino proyecto es empleado en muchos contextos y su interpretacin depende en gran medida del significado que le da cada interlocutor. Esto radica en la ambigedad que el termino refleja al no estar acompaado de un adjetivo que con certeza clarifique a qu tipo de proyecto se est refiriendo. En el argot econmico-administrativo la ambigedad del trmino proyecto tambin se presenta con frecuencia. Es fcil que al pronunciarlo, muchos piensen inmediatamente en un proyecto de investigacin, un proyecto de grado, proyecto de vida, etc. Aun, si es interpretado como un proyecto de inversin, no se tiene claridad de las diferentes etapas que se desarrollan para

6 Contreras Buitrago Marco Elas, Formulacin y Evaluacin de proyectos.

25

llevarlo a cabo, confundiendo la tcnica de la formulacin y evaluacin de proyectos, con la de gestin de proyectos de inversin. Los proyectos de inversin cumplen un ciclo de vida determinado por distintas etapas. Todo proyecto de inversin inicia con la concepcin de una idea cuya intencin es la de llevar a cabo algn emprendimiento de negocio, ya sea para crear una nueva empresa o modernizar alguna ya existente. Posteriormente se desarrolla la etapa de pre-inversin, en la que se realizan los estudios de perfil, pre-factibilidad y factibilidad, siendo uno ms complejo que el otro segn se avanza en los mismos. Para la realizacin de dichos estudios se emplea la tcnica de carcter econmico-financiera denominada formulacin, preparacin y evaluacin de proyectos.

El Tringulo del Proyecto El tringulo del proyecto es un modelo que considera al proyecto en los siguientes 3 trminos:

Tiempo: periodo para completarlo, reflejado en la calendarizacin de tareas

Costo: presupuesto, basado en el costo de los recursos y materiales necesarios en cada una de las tareas

Alcance (mbito): conjunto de los objetivos y tareas del proyecto, y el trabajo necesario para realizarlo

Costo Alcance

Tiempo Este tringulo, as formado, nos evidencia la relacin de dependencia que existe entre los tres factores, es decir, si un lado cambia y queremos mantener la superficie de la figura, los otros dos tambin se modificarn. Por ejemplo: si se reduce el presupuesto del proyecto (costo), es probable que necesitemos hacer algn ajuste en el producto que vamos a entregar o en los trabajos implicados en su produccin (alcance) y esto redundar en alguna modificacin de la programacin (tiempo).

26

Si se ajusta uno de los lados del tringulo, los otros 2 lados se vern afectados

Adelantar la fecha de finalizacin (tiempo): incrementa los costos y reduce el mbito

Ajustar presupuesto (dinero): Alargar la calendarizacin y reducir el alcance.

Ampliar el alcance: podra durar y costar ms En la mayora de proyectos, al menos uno de los lados del tringulo es fijo, no se puede modificar,: no se puede disponer de ms dinero, no se pueden cambiar las fechas o no habr modificaciones en las entregas. La Calidad se encuentra en el centro del tringulo del proyecto afectada por todos los lados, es el resultado de lo que se hacen con el tiempo, dinero y alcance. Estos son algunos ejemplos de su funcionamiento:

Para introducir la fecha de finalizacin (fecha de finalizacin: fecha en la que est programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duracin, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las restricciones de la tarea.) (tiempo), podra gastar ms en recursos (dinero) para finalizar el trabajo con mayor rapidez o recortar caractersticas (alcance) para que haya menos trabajo que hacer antes del nuevo plazo.

Para finalizar el proyecto bajo presupuesto (costo), podra deshacerse de tiempo extra y finalizar el proyecto posteriormente (tiempo) o recortar caractersticas (alcance).

Para agregar caractersticas a un producto (alcance), podra ampliar el plazo para crear tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar personas para realizarlo ms rpidamente (coste). Tambin podra hacer ambos.

Calidad es la cuarta parte del tringulo de proyecto. Se encuentra en el centro, donde cualquier cambio en cualquier lado le afecta.

Costo Alcance

Tiempo

Calidad

27

Por ejemplo, si va por delante de lo programado, podra ser capaz de reemplazar caractersticas de recorte o de permitir ms tiempo para tareas existentes. Con este tiempo y alcance adicionales, el resultado final podra ser un producto mejor. Un punto clave: no hay ningn estndar universal para la calidad. Para cualquier proyecto determinado, la calidad se define dentro del propio proyecto. Para algunas compaas, mantener un proyecto en el presupuesto es la medida de calidad ms importante. Para otros, llevarlo al mercado a tiempo resulta ms importante. Un administrador de proyectos tiene que saber cmo se define la calidad para la organizacin y el proyecto especfico. En el ejemplo anterior, podra simplemente terminar el producto pronto con menos caractersticas, llevndolo al mercado por delante de sus competidores. Esa podra ser la definicin de calidad para ese proyecto en su compaa. Saber qu es lo que no puede cambiar En la mayora de los proyectos, al menos un lado del tringulo est fijo en la posicin. No puede cambiarlo. Puede que el presupuesto no sea negociable. O puede que el producto definitivamente tenga que salir a la venta antes de una fecha determinada. O bien, puede que ambas opciones sean verdaderas. A menudo, los elementos fijos de un proyecto se dictan desde por encima del administrador de proyectos pero no siempre. A veces, recae sobre usted la responsabilidad de decidir qu elemento es ms importante para el xito del proyecto. Y realmente tiene que ser claro sobre esto para cuando aparecen los problemas (y siempre aparecen). Cuando el problema se produce en un lado fijo, el curso de la accin es a menudo claro. Por ejemplo, si descubre que una caracterstica de software llevar ms tiempo de lo pronosticado y ha firmado un contrato diciendo que entregar dicha caracterstica (alcance), tendr que mudar la fecha de finalizacin o agregar recursos para terminarlo a tiempo. Si el lado fijo y el lado del problema son diferentes, no se rinda. Esa es la belleza del tringulo del proyecto; siempre hay espacio para realizar cambios. Por ejemplo, si su proyecto tiene que terminar a tiempo y ha crecido en el alcance, todava podr ajustar el coste agregando recursos. Si los tres lados del tringulo estn pegados, no se asuste. El proyecto puede tener problemas pero al menos usted sabe que los tiene y cuenta con un buen punto de partida para volver a pensar en los objetivos del proyecto o los estndares de calidad.

28

Optimizar la programacin Ms tarde o ms temprano, se enfrentar a un proyecto que est establecido para sobrepasar un plazo inflexible. Una manera segura de reducir la programacin es acortar la ruta crtica (ruta crtica: serie de tareas que deben completarse segn la programacin para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crtica es una tarea crtica.), una serie de tareas cuya ltima tarea finaliza en la fecha final del proyecto. El cambio de otras tareas podra no acortar la programacin pero el cambio de las tareas crticas s lo hara. Para reducir la ruta crtica puede hacer lo siguiente:

Acortar la duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de las tareas (reduzca el alcance o agregue recursos).

Realizar un seguimiento rpido de la programacin: superponga tareas de manera que las personas puedan trabajar en ellas de manera simultnea (agregar recursos). Esta tctica se usa mejor ms cerca del comienzo de un proyecto.

"Bloquee" la programacin: agregue recursos para finalizar tareas con mayor rapidez (dinero).

Quitar tareas (reducir alcance). Por supuesto, fijar la programacin de esta manera puede tener efectos drsticos en el presupuesto, alcance y calidad del proyecto. Optimizar el presupuesto En la mayora de los proyectos, el fragmento mayor del presupuesto consta de costes de recursos: los costes fijos (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.) y los basados en tarifas de personas, equipo y materiales. Permanecer dentro del presupuesto puede requerir opciones muy difciles:

Recortar el alcance del proyecto de manera que haya menos tareas, ms breves, que necesiten recursos.

Quitar recursos.

Asegurarse de que las tarifas, tasas y tiempo extra son correctos.

Comprobar que los recursos son los adecuados para el trabajo.

Reemplazar un recurso caro por otro de menor precio.

Mantener los costes bajo control puede forzar el plazo o requerir recortes en el alcance del proyecto. Por ejemplo, si no permite el tiempo extra en

29

las tareas, puede descubrir que la fecha de finalizacin es un mes ms tarde. O bien, si reduce el alcance, la fecha de finalizacin podra moverse realmente.

Optimizar el alcance Pensara en ahorrar dinero construyendo un puente que sea unos metros ms bajo que el ro que cruza? Por supuesto que no. A veces el alcance del proyecto no se puede cambiar por lo que tiene que llevar a cabo otras acciones:

Agregar recursos para asegurarse de que todas las tareas estn completadas (coste).

Recortar tareas que no se encuentran en la ruta crtica, si hay algunas (costo).

Agregar tareas o agregar duracin a tareas (costo).

Ampliar el plazo para permitir tiempo para todas las tareas con el nivel actual de recursos (hora).

Los proyectos estn integrados al proceso de planificacin que consiste en la toma de decisiones anticipadas de lo que debe ser hecho para alcanzar lo que se desea en el futuro. Un proyecto no sea crea por generacin espontnea, no debe partir de cero, ni disearse sin bases slidas, es necesario que el equipo de trabajo analice la situacin de su dependencia, a partir de la autoevaluacin y de la revisin de informacin que le permita caracterizar necesidades de la comunidad universitaria, detectar las reas de oportunidad y visualizar las potencialidades y posibilidades de desarrollo para el mejoramiento de la calidad y desempeo. Es recomendable hacer un estudio de la situacin actual para detectar problemticas y oportunidades para mejorar la calidad del servicio que se ofrece a los estudiantes lo cual servir para justificar de la mejor manera la utilizacin de los recursos solicitados en el proyecto. Los Proyectos son instrumentos de la planificacin. Hay proyectos de vida, sociales, polticos, histricos y expresan escenarios futuros y tienen distintos mtodos de evaluacin. Para el caso de nuestro texto, los proyectos se refieren a operaciones de inversin, que consumen recursos y generan

30

beneficios durante un perodo de tiempo. Se constituyen en los instrumentos de la planificacin econmica ms cercanos a la realidad Cada vez que alguien toma la decisin de satisfacer una necesidad humana, en la que sea necesario involucrar capital, insumos, produccin de bienes o servicios, ser necesario invertir. Y para determinar si la idea que pretende satisfacer esa necesidad humana es viable desde el punto de vista econmico financiero, teniendo en cuenta variables comerciales, tcnicas, legales, operativas, y ambientales, es imprescindible utilizar la tcnica de formulacin y evaluacin de proyectos.

Elaboracin, diseo y formulacin del proyecto Desde el punto de vista ms general, la disciplina de "la formulacin de proyectos" es una actividad intelectual encuadrada en las conocidas como "ciencias cognitivas" o "ciencia del conocimiento". Esta disciplina est teniendo cada vez mayor difusin gracias al agotamiento del mtodo de las "recetas", especialmente en el campo de la metodologa, por lo que est gua no se debe entender como "la gua para hacer un buen proyecto", sino que intentar inducir a las reas de planeacin de los Institutos, Escuelas Superiores y Dependencias Universitarias, a reflexionar sobre el proceso mental y cognitivo, racional y lgico, evolutivo y contextual, que implica la realizacin de un proyecto. El intento de exponer cmo encarar la confeccin de un "proyecto" aparentemente desemboca en cuestiones de pura "metodologa", es decir: explicar cmo es la lgica del proceso mismo de formulacin de un proyecto (en cuanto a sus pautas, pasos, etapas, etc.). Pero este planteamiento elemental, choca con el problema de cmo organizar y distribuir espacial y temporalmente las diversas tareas y luego reagruparlas para dar consistencia al proyecto. En consecuencia, toda exposicin acerca de una metodologa para elaborar proyectos debe resolver, por lo menos, dos problemas: 1) definir criterios para caracterizar y separar las diversas etapas o componentes del proyecto, y 2) brindar lineamientos para establecer una secuencia lgica y/o cronolgica entre sus diversas etapas. En este punto nos enfrentamos con un problema terminolgico que debemos aclarar antes de seguir avanzando, debemos diferenciar entre tres conceptos:

1. El proceso de elaboracin de un proyecto 2. El diseo del proyecto 3. La formulacin del proyecto

31

La nocin de proceso de elaboracin del proyecto abarca la totalidad de las acciones, estrategias y planes desarrollados por los responsables del proyecto y de las reas de quienes se apoyan para realizar el mismo. El concepto "proceso de elaboracin de un proyecto" engloba, como veremos inmediatamente, a los otros dos, el diseo y la formulacin. La preparacin del proyecto es aquella fase o etapa, en la cual se determinan los desembolsos y beneficios de la opcin que fue definida o configurada en la etapa de formulacin. Los desembolsos del proyecto corresponden a aquellas erogaciones necesarias para crear la empresa proyectada o elegir entre diferentes proyectos de modernizacin se clasifican en capitalizables, inventariables y aquellos que pueden gastarse. Los desembolsos capitalizables son los que se conocen tradicionalmente como inversiones y que para un proyecto de inversin corresponden a las inversiones tangibles, inversiones intangibles y al capital de trabajo. Los desembolsos que pueden inventariarse corresponden a los conocidos como costos de produccin o costos variables y hacen partes de estos los costos de materiales, mano de obra y otros costos. Con el trmino diseo del proyecto se hace referencia a la adopcin de estrategias metodolgicas y sistemticas para resolver el problema o encarar la cuestin elegida para el proyecto, un buen diseo debe identificar a los beneficiarios y actores claves; establecer un diagnstico de la situacin problema; definir estrategias posibles para enfrentarla y la justificacin de la estrategia asumida; objetivos del proyecto (generales y especficos); resultados o productos esperados y actividades y recursos mnimos necesarios. La formulacin de un proyecto corresponde al proceso donde se configura o define el proyecto. En esta etapa del proceso comprende la recoleccin de informacin referente al mercado, condiciones tcnicas, econmicas, legales, financieras, ambientales, etc., que permitan acumular antecedentes econmicos financieros, para que luego en una etapa denominada preparacin de proyectos, toda esa informacin se organice y se realicen los flujos de caja, segn la finalidad del estudio (flujo de caja del proyecto, del inversionista, capacidad de pago). En esta etapa se plantea cul es el problema o necesidad que se piensa satisfacer y se identifica, analiza y selecciona entre las diferentes alternativas posibles para dar solucin al problema, cual es la que ofrece las condiciones ms aceptables segn los objetivos propuestos por los gestores del proyecto. En esta etapa se determina cual es el tamao ptimo, la localizacin que genere mayores beneficios, o sea ms sugestiva, la eleccin entre diferentes procesos productivos y tecnologa, as como su reemplazo, la decisin entre

32

arrendar, construir o comprar, la materia prima ms apropiada, la mano de obra necesaria, etc. Al pensar en la formulacin de un proyecto surgen varios interrogantes que de alguna manera ayudan a construir el marco referencial de dicho proyecto:

QU Se quiere hacer Naturaleza del proyecto

POR QU Se quiere hacer Origen y fundamentacin

PARA QU Se quiere hacer Objetivos y propsitos

CUNTO Se quiere hacer Metas

DNDE Se quiere hacer Localizacin fsica

CMO Se va a hacer Actividades y tareas. Metodologa

CUNDO Se va a hacer Cronograma

A QUINES Va dirigido Beneficiarlos

QUINES Lo van a hacer Recursos humanos

CON QU Se va a hacer Recursos materiales

Se va a costear Recursos financieros

Un proyecto puede surgir aisladamente, como resultado de la exploracin de una simple idea sobre la oportunidad de intervenir en una actuacin determinada. Pero lo ms habitual es que se presente como instrumento de algo ms amplio y complejo. En ese caso hay que considerarlo como el eslabn final de una cadena de decisiones, dnde los planes y los programas son sus antecedentes. Ambos preceden a los proyectos en el orden jerrquico, aunque no necesariamente en el orden cronolgico. Un proyecto situado en esta cadena de acciones siempre va a depender de un programa y un plan, pero su formulacin puede no ser posterior a estos. La representacin grfica de la relacin entre las distintas acciones presenta, como puede verse en el cuadro adjunto, una forma piramidal, que en sentido descendente va de lo ms abstracto a lo ms concreto, y en general, cuando se presenta en orden cronolgico, de lo anterior a lo posterior en el tiempo. Este orden de las decisiones obedece a la necesidad de una planificacin general de la accin social que tiene un colectivo determinado. Si la empresa determin en la formulacin del proyecto emplear un sistema de produccin por lotes o por pedido, estos costos se clasificaran por el sistema de costeo por rdenes de trabajo de produccin (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin), si la empresa decidi emplear un sistema de produccin en serie o continua, clasificara los costos segn el sistema de costeo por procesos (materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin o carga fabril). Y los desembolsos que pueden gastarse corresponden a los conocidos como gastos de administracin y gastos de ventas.

33

Una vez hecha la formulacin y preparacin de los antecedentes econmico-financieros se realiza la evaluacin del proyecto, en la que se calcula la rentabilidad, el riesgo y la sensibilidad del proyecto evaluado, con el fin de establecer si es viable o no asignar unos recursos a determinada iniciativa o emprendimiento de negocio (ver figura). La formulacin, preparacin y evaluacin de proyectos se emplea en las fases de perfil, pre-factibilidad y factibilidad. En otras palabras esta tcnica solo es aplicable a la etapa de pre-inversin de un proyecto, ya que la tcnica como tal, cumple su fin al momento de ofrecerle al inversionista la informacin necesaria para que basado en su buen juicio y experiencia, este tome la decisin de invertir o no en un eventual emprendimiento, teniendo en cuenta a su vez, que si el resultado de formular, preparar y evaluar el proyecto fue que este, le generaba valor al inversionista, considerando que los flujos de caja descontados demostraban un rendimiento superior a la tasa de oportunidad empleada para medir las bondades del proyecto, este debera ser aceptado.

Viabilidad ambiental

Viabilidad econmica

Viabilidad financiera

Viabilidad legal

Viabilidad tnica

Viabilidad comercial

Formulacin, preparacin y

evaluacin

Estudios de la formulacin, preparacin y evaluacin de proyectos

Cabe anotar que la formulacin, preparacin y evaluacin de proyectos presenta diferencias cuando es aplicada al sector privado (proyectos econmicos con nimo de lucro), a cuando es aplicada a proyectos sociales (sin nimo de lucro y generalmente financiados por el estado, ONGS, empresas de economa mixta y en algunos casos el sector privado). Mientras que los proyectos econmicos son evaluados teniendo en cuenta primordialmente variables econmico financieras, esperando una mayor rentabilidad sobre lo invertido, o generando mayor valor agregado para el inversionista, para los proyectos sociales es mucho ms importante el beneficio que la sociedad recibir al llevar a cabo el proyecto. Beneficio que en la gran mayora de los casos no corresponde a variables econmico - financieras. Para ello los proyectos sociales usan lo que se denomina precios sombra o precios econmicos.

34

Un aspecto a tener en cuenta y que se refiere al termino factibilidad, es que muchas veces es mal interpretado en la formulacin y evaluacin de proyectos, y se toma como sinnimo de viabilidad, conveniencia o rentabilidad. La factibilidad en un proyecto se refiere al estudio ms completo o de mayor profundidad de la etapa de pre inversin. No tiene nada que ver con la viabilidad del proyecto, ya que en un estudio de viabilidad, se puede llegar a la conclusin de que el proyecto analizado era inviable para el inversionista que lo quera llevar a cabo (ver figura).

IDEA

PERFIL

PREFACTIBILIDAD

FACTIBILIDAD

TIEMPO

COSTOS

A mayor profundidad del estudio, mayores costos y ms tiempo

Es claro hasta el momento que la formulacin, preparacin y evaluacin de proyectos y la gestin o direccin de proyectos, son herramientas empleadas para poder reunir informacin econmico-financiera que permita determinar la viabilidad de llevar a cabo una iniciativa de negocio y como instrumento de administracin para la correcta ejecucin y materializacin de la idea proyectada. No se debe confundir el proceso para estudiar un proyecto de inversin con su ciclo de vida. Al referirse al proceso del proyecto, se hace alusin a las etapas de formulacin, preparacin y evaluacin, mientras que el ciclo de vida de un proyecto se compone de las etapas de idea, preinversin, inversin y operacin. Es ms, las etapas del proceso se encuentran inmersas dentro de la etapa de preinversin del proyecto. En cuanto a los beneficios del proyecto, se pueden mencionar los ingresos (por la venta de productos o servicios, subproductos, y venta de activos), el valor de desecho y la recuperacin del capital de trabajo. Sin embargo algunos autores como Nassir Sapag manifiestan que la recuperacin del capital de trabajo debe incluirse dentro del clculo del valor de desecho, empero su introduccin al realizar dicho clculo puede generar confusiones si se utiliza el mtodo econmico para su definicin (lo que no ocurre con el mtodo contable y el comercial).

35

La propuesta es que la recuperacin del capital de trabajo se vincule al flujo de caja como un tem ms, separado del valor de desecho de los activos tangibles, lo que no modifica el resultado final, ya que si se calcula el valor de desecho por el mtodo contable o comercial, igual se incluye la recuperacin del capital de trabajo en el flujo de caja. La salvedad que debe hacerse es que cuando se calcula el valor de desecho o valor remanente del proyecto por el mtodo econmico, no se debe tener en cuenta la recuperacin del capital de trabajo, ya que este mtodo considera que el proyecto tendr un valor de desecho equivalente al valor actual de los flujos futuros que son capaces de generar los activos de la empresa, por lo tanto si se recupera el capital de trabajo se estara atentando contra la sustentabilidad del proyecto ya que la empresa no podra generar flujo alguno a futuro. El resultado de la preparacin del proyecto debe ser el flujo de caja con la proyeccin en el tiempo de los desembolsos y beneficios que se generaran con su implementacin. La evaluacin de un proyecto busca mediante el uso de metodologas bien definidas, determinar la rentabilidad de la inversin en el proyecto. Como lo manifiesta Sapag, la evaluacin puede expresarse de muchas formas distintas: en unidades monetarias (VPN), como una relacin o ndice (relacin beneficio- costo), como un porcentaje (TIR), o como el tiempo que demora la recuperacin de la inversin (PRI).

La Planificacin Una planificacin adecuada permite una mejor orientacin de todas las instancias implicadas y un mayor aprovechamiento de los recursos disponibles, para as, optimizar los beneficios derivados de las distintas acciones emprendidas. Un plan es el resultado del proceso de preparacin de las decisiones y de los instrumentos necesarios para llevarlas a cabo. Es una decisin de carcter poltico a la vez que una tcnica de ejercicio del control. En l se recogen los principios generales, los fines y objetivos ltimos, as como los medios para alcanzarlos, y los lmites, tanto temporales como espaciales y materiales a que deben atenerse el resto de las acciones bajo su influencia. El plan es un mapa de ruta que nos indica cmo ir de un punto a otro. La planificacin se desarrolla especialmente para el proyecto. Al comienzo, es comn tener un pre-plan informal, es decir, una idea general de lo que el proyecto demandara, si resolviramos emprenderlo. Estos pre-planes pueden

36

asumir formas diversas. Por ejemplo, una propuesta es, en cierto modo, un pre-plan, ya que traza un mapa de ruta para el proyecto. De la misma manera, los estudios de viabilidad, el estudio de casos y los anlisis competitivos son, de alguna forma, pre-planes. Todas estas herramientas de trabajo desempean algn papel en la seleccin de proyectos, porque les sirven a quienes toman las decisiones para hacerse una idea de lo que implicar el proyecto y de cules sern los beneficios que reportar. Por ende, la seleccin del proyecto se basa, en gran parte, sobro estos pre-planes. Una vez que hemos decidido apoyar un proyecto, empieza una detallada planificacin formal. Se identifican los hitos del proyecto, y se fijan las tareas y su interdependencia. Hay muchsimas herramientas para ayudar al jefe de proyecto a disear el plan formal: estructuras de iniciacin de los trabajos, diagramas de Gantt, diagramas de red, diagramas de asignacin de recurso, diagramas de cantidad de recursos, diagramas de responsabilidad, distribuciones de costes acumulativos, etctera. A medida que el proyecto avanza, el plan puede sufrir continuas modificaciones, que reflejarn las circunstancias imprevistas que se presenten y las respuestas que se les d. Rara vez los planes de proyecto son formulaciones estticas de cmo deben ser las cosas; son, por el contrario, instrumentos dinmicos que le permiten al equipo del proyecto manejar el cambio ordenadamente. De hecho, es preciso sealar que todos los planes son, en alguna medida, suposiciones. Los buenos planes son buenas suposiciones; los malos planes son malas suposiciones. Lo importante es darse cuenta de que, aun con buenos planes, cada vez que se tropiece con el mundo real habr que modificar el plan. La falta de planificacin, al contrario, puede hacer intiles los esfuerzos realizados, que se solapen o dupliquen los presupuestos destinados a un mismo problema, que se desaprovechen o despilfarren recursos humanos y materiales y en definitiva que nos quedemos en los buenos propsitos, sin resultados prcticos. Existen dos niveles en la Planificacin: a. Una planificacin estratgica a largo plazo, que sirve como marco terico

para las acciones a realizar. b. Una planificacin operativa a medio y corto plazo que delimita las acciones

ms concretas que vamos a desarrollar.

37

El contexto de la planeacin Siempre se debe partir de la base de que un proyecto conlleva implcita la palabra planeacin, al tiempo de poder decir que no existe proyecto sin planeacin y viceversa, no existe planeacin sin proyecto. En el contexto normal de la planeacin de proyectos, la misma ha sido simplificada al punto de creer en forma errnea que planeacin es simplemente establecer una relacin de actividades con responsabilidades, tiempos y recursos (es decir, un cronograma). La planeacin de proyectos, en una primera aproximacin, se debe entender como la herramienta que asegura los siguientes factores:

Objetivos: su logro debe ser la razn de la planeacin.

Recursos: son los medios para el logro de los objetivos y deben reflejar su costo y disposicin.

Presupuesto: herramienta administrativa que permite analizar el balance entre beneficios, costos y gastos de un proyecto.

Satisfaccin: representa la medicin de los objetivos en trminos de aceptacin del logro de los mismos.

Plan de trabajo: herramienta de gestin para un manejo eficiente de los recursos dentro de un presupuesto y con la mira en el logro de los objetivos.

La planeacin de proyectos, en una segunda aproximacin, debe contemplar las siguientes fases:

Definicin del proyecto

Estructura del proyecto

Requerimientos del proyecto

Red del proyecto

Evaluacin del proyecto

38

Definicin del

proyecto

Estructura del

proyecto

Requerimientos

del proyecto

Red del

proyecto

Evaluacin del

proyecto

Fases de la planeacin de proyectos

1) Definicin del proyecto

La definicin de un proyecto debe estar dada a travs de los siguientes factores:

Objetivos

Alcances

Entregables

Gestin de Riesgos

1.1. Objetivos

El primer factor a desarrollar en un proceso de planeacin son los objetivos a los que le apunta el proceso. Si se cumplen los objetivos se puede afirmar que el proyecto ha terminado. Los objetivos deben estar enmarcados dentro de indicadores que por si solos determinen la priorizacin de los proyectos como se muestra en la siguiente grfica: Los objetivos se clasifican en objetivos generales y objetivos especficos. El primero representa el fin ltimo del proyecto u objeto del contrato (desde el punto de vista de contratacin). Los objetivos especficos son el camino que conduce al objetivo general.

39

Todo objetivo debe tener las siguientes propiedades: Cuantificable, en el sentido de que tiene asociado una mtrica que es la variable que permite el seguimiento, verificacin y control de su logro. Lograble en cuanto a los recursos que se requieren y dentro de los lmites del tiempo; debe por ltimo asegurarse su logro teniendo presentes unos lmites normales de esfuerzo. En la definicin de objetivos se debe tener presente que el objetivo general debe representar necesidades o expectativas desde el punto de vista organizacional. En este orden de ideas la tecnologa involucrada en un proyecto es una herramienta facilitadora de los objetivos estratgicos organizacionales. No tiene sentido un objetivo expresado en trminos de tecnologa o pensado bajo la ptica del logro tecnolgico. Quizs este propsito tenga validez dentro de los contextos de investigacin o de tecnologas emergentes. Desde la ptica sistmica, los objetivos deben apuntar a resultados ptimos (eficiencia) y no simplemente resultados que satisfacen las necesidades. Es la manera de ver integralmente un proyecto y no desde un punto de vista reduccionista.

1.2. Alcances

Con los objetivos definidos, el siguiente paso es la definicin o delimitacin de alcances. Se acostumbra a modelar los alcances basados en la premisa de delimitar los objetivos o en otras palabras asegurar el contexto de los mismos. El alcance debe permitir en principio dos cosas: Primero, tener una visin clara y amplia del proyecto en donde en forma indiferente se pueda ver la globalizacin del mismo. Ahora bien, el ejercicio interesante es definir enseguida que est dentro y que afuera del alcance. Si se mira un proyecto desde la ptica anterior se tiene la verdadera dimensin del mismo y casi en una u otra forma se podra hablar de fases del proyecto o mejor, dejar en claro que para cumplir con lo que est afuera del alcance se amerita que en determinado momento se dispare una serie de proyectos nuevos o complementarios. Algunos de los factores a considerar en los alcances son:

Marco organizacional (Cobertura, procesos, recursos )

Marco tecnolgico (capacidades, herramientas, versiones, migraciones)

Ciclo de vida (fases, entregables, capacitacin)

40

Recursos humanos (compromisos, perfiles)

Recursos fsicos (equipos, licencias, oficinas) 1.3. Entregables (productos del trabajo)

Es la concepcin de enmarcar toda la planeacin en busca del logro de los entregables. De un proyecto en un principio no importan las actividades; la atencin se debe centrar en los entregables que se constituyen en primera instancia en sus objetivos especficos. Es en otro sentido, expresar los objetivos especficos mediante entregables. Ahora bien, cuando se establece un plan operativo, este s conlleva tareas y actividades pero que apuntan directamente a los entregables. Si se analiza desde el punto de vista de gestin se tiene entonces que la gerencia de proyectos debe en principio gestionar el proyecto a travs de los entregables, y la gestin operativa del proyecto se mira en las tareas y actividades desarrolladas a su alrededor. Se deben tener medidas claras para poder cuantificar los entregables ms cuando muchas veces son intangibles.

1.4. Gestin de riesgos

Hay que diferenciar entre riesgo, incertidumbre y mala planeacin. El riesgo representa aquellas variables que en un determinado momento o fase del ciclo del proyecto pueden afectar al mismo en sus variables como: objetivos, alcance, recursos, tiempo y presupuesto. El respectivo anlisis busca establecer un manejo proactivo ya sea para evitar, aminorar su impacto o