Gerencia de Diseño Organizacional (GDO)

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Guía de Usuario para Trámite de Facturas

Gerencia de Diseño Organizacional (GDO)

Contenido:

Página

Propósito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. Acceso al trámite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2. Crear el trámite para gestionar el servicio por medio del GED / SIG . . . . . . . . 4

3. Enviando el documento a través del GED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

4. Otras funcionalidades útiles en este trámite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

a. Acción “Confidencial” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

b. Acción “Comunicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

c. Acción “Cambiar de Usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

d. Acción “Control de Ausencias” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

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Gestión Electrónica de Documentos (GED)

GUÍA DE USUARIO PARA TRÁMITE DE FACTURAS

Propósito:

Ofrecer a los usuarios las instrucciones necesarias para realizar el “Trámite de

Facturas” (antes conocido como “Autorización de pago”) de forma automatizada

en la plataforma GED.

La automatización del trámite eleva la eficiencia desde el inicio de la solicitud hasta

su finalización, asegura su trazabilidad y elimina el uso de papel.

A continuación, se muestra el procedimiento para realizar dicho trámite en el SIG.

1) Acceso al trámite:

a) Ingrese al SIG a través de la dirección sig.iica.int, con su nombre de usuario y contraseña.

b) Una vez que ingresa al SIG, se desplegará la página principal con la “Bandeja

de entrada”, como sección inicial.

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c) En el menú superior, se elige la opción “Documentos del GED”, la cual

desplegará un menú de opciones de modelos de documentos a utilizar.

d) Para realizar Trámites de Facturas, se elige la opción “Trámite de Facturas”

2) Crear el trámite para gestionar el servicio por medio del GED / SIG:

a) Creación de datos del documento.

i. Al hacer doble clic, aparecerá la plantilla que se muestra a continuación.

En ella, hay una serie de campos para ingresar los datos requeridos por el

sistema, con el fin de crear un número de “protocolo”. Esta será la plantilla

del formulario que acompañará el trámite del servicio solicitado.

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Significado de los campos y cómo completarlos:

Modelo: El sistema asigna automáticamente el nombre del modelo seleccionado;

en este caso, “TRAMITE DE FACTURAS”.

Número Oficio/AD: El sistema asigna automáticamente un número consecutivo

general.

Registro: El sistema asigna de forma automática la fecha y la hora en tiempo real,

para mayor precisión del trámite al documento.

Fecha Documento: En este campo se ingresa la fecha del documento que se está

tramitando; puede que coincida o no con la fecha de inicio del trámite. En cualquier

caso, el sistema lleva el registro real de la fecha en que se inicia el trámite. Para

facilitar el llenado de este campo, se despliega un calendario al pulsar sobre este

campo.

Es obligatorio completar los campos que el sistema requiere. En caso de no

hacerlo, al momento de “Guardar y salvar”, el sistema emitirá una alerta de

error, identificando en color rojo los espacios pendientes de completar.

Existen otros campos en los que se puede ingresar la información solicitada

pero no son obligatorios para continuar el trámite.

El número de la “Orden de compra” es necesario incluirla, para facilitar la

identificación en el paso siguiente del trámite.

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Remitente: Es la unidad a la que pertenece el usuario que está creando el trámite

(se filtra y se selecciona del menú desplegable).

Destinatario: Es la unidad a la que se envía el trámite para su gestión.

Asunto/Favorecido: Automáticamente carga “Solicitud de Trámite de Facturas”.

Sin embargo, para agilizar el trámite se debe incluir el número de Orden de

Compra:

Clasificación: Automáticamente se carga “DIRECCIÓN DE SERVICIOS

CORPORATIVOS”.

Flujo: Automáticamente se carga “TRÁMITE DE FACTURAS”.

Proyecto: Se selecciona del desplegable. Es un campo opcional (no obligatorio),

diseñado preferentemente para un Proyecto del cual formaría parte este paso.

Valor: Valor de lo que se tramita. Es un campo opcional (no obligatorio), diseñado

preferentemente para un Proyecto del cual formaría parte este paso.

Moneda: La moneda específica en que se pagará. Es un campo opcional (no

obligatorio), diseñado preferentemente para un Proyecto del cual formaría parte

este paso.

Palabra Clave: Automáticamente se carga “Trámite de Facturas”.

Observación del Título del Producto: Es un campo opcional (no obligatorio). Se

puede incluir un detalle adicional, si lo amerita, para reforzar la información. Por

ejemplo, la cuenta o fondo asignado para cubrir el pago, así como el OGM.

Unidad Solicitante: El nombre de la entidad operativa que solicita y genera el

trámite.

Factura: Para agilizar el trámite, se recomienda incluir el número de la factura, que

facilitará la identificación por parte de quienes atienden el trámite.

Pago autorizado a: Se indica el nombre de la persona física o jurídica a la que se

debe hacerse el pago.

Porcentaje de pago: En el caso de pagos que sean parciales, se debe indicar el

porcentaje que corresponde cancelar. En ese caso, se debe anexar el documento

que fundamenta ese pago parcial.

Monto: Se debe indicar en números, sin separadores de miles y en caso de llevar

decimales colocar una coma.

Moneda: Es el nombre en letras de la moneda con la que se realizará el pago.

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Detalle de la compra o servicio: Si es necesario incluir alguna descripción de la

compra o servicio, se puede incluir en este campo.

Supervisor o responsable: El nombre de la persona que supervisa este trámite.

Aprobado por: En caso de que el trámite requiera la aprobación de un responsable

superior al supervisor directo.

Correo electrónico, Fax y Persona de contacto: Esta información sirve para

complementar los datos del emisor de la factura.

b) Una vez completados los campos necesarios, se selecciona “Guardar y continuar”.

Automáticamente baja y sube una persiana verde con el mensaje: “¡La operación

fue hecha con éxito!”, y luego una solicitud para generar el archivo. Si todo está

correcto, se hace clic en “Sí”.

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En la parte izquierda del recuadro “Informaciones del documento” están reflejados

todos los datos incorporados en la sección anterior, así como el número de

“Protocolo”. Este último es un consecutivo de todos los trámites que han ingresado

los usuarios y que ayudará para localizar o dar seguimiento al trámite, si se

requiriera. Más adelante se verá incorporado en la sección de “Bandeja de

Entrada”.

En la parte derecha del recuadro, se observa que el sistema automáticamente

generó y cargó el archivo en formato Word del formulario del servicio solicitado.

Para asegurarse que el formulario contiene la información completa y correcta, se

puede revisar la columna izquierda del recuadro “Informaciones del documento”

antes de descargar la plantilla para una nueva revisión o para enviarlo. Es

importante recordar que si realiza alguna modificación en esta sección se debe

utilizar el ícono “Guardar” para que el sistema acepte el ajuste. Para descargar la

plantilla se procede tal como se muestra a continuación:

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i) Se posiciona sobre el archivo y se da doble clic (el campo se torna de color

azul),

ii) Se da clic sobre la función “Mostrar” (descargar),

iii) El formulario se abre y se puede revisar:

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En el caso de que se requiera hacer ajustes al formulario, se realizan y el

documento se guarda con el mismo nombre original del archivo, sin cambios o

extensiones.

Seguidamente, se adjunta la factura que fundamenta el trámite:

De la misma manera, se adjuntan otros documentos requeridos para el trámite,

tales como la autorización del supervisor.

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3) Enviando el documento a través del GED:

Para continuar con el trámite, se pulsa el ícono:

Al hacerlo, el sistema conduce al usuario a la siguiente pantalla:

Se selecciona una de las opciones, según corresponda a la decisión o el estado del

trámite, y a la acción que se requiere o espera del o la colaboradora que ejecuta el

servicio:

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La “Observación” seleccionada, aparecerá en el campo establecido. El o la funcionaria

que está realizando el envío del trámite puede adicionar un texto “Consideración”, con el

objetivo de explicar la acción que se espera. Igualmente, puede solicitar que se le informe

cuando el trámite ha sido finalizado.

Se puede cambiar la “Observación” por otra, sin que se afecte el texto de la

“Consideración” antes escrito.

Así mismo, el sistema contempla la posibilidad de “Comunicar” a quien deba estar

informado. Por ejemplo, en el caso particular, el o la Coordinador de Operaciones

debe comunicar al o la Coordinadora de Tesorería en la Sede Central.

Esta opción se explica ampliamente en el literal b) del punto 4 de esta Guía (“Otras

funcionalidades útiles en este trámite”) de esta Guía, pues puede ser necesario para

otros usuarios que deban o deseen comunicar el trámite a su supervisor.

NOTA IMPORTANTE: Si el trámite requiere que algún nivel de decisión o

supervisión esté informado del trámite, entonces primero se comunica a este, y

después se envía al siguiente eslabón o paso del proceso.

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El propósito y la ruta del trámite están definidos en este flujo; de modo que

automáticamente se despliega la lista de los funcionarios responsables a quienes se les

puede enviar para que atiendan el trámite, tal y como se muestra a continuación:

Dato importante: Al momento de hacer el envío, tiene que estar marcada la opción

“Mostrar los usuarios en el flujo” sin excepción.

Se elije el destinatario que aparece en la lista. El selector torna de color azul el nombre

de la persona destinataria, lo que indica que ya está seleccionada. Para continuar, se

elige el ícono:

Para mostrar que el proceso se realizó correctamente, el sistema genera el siguiente

mensaje:

El mensaje indica que el trámite se trasladó a la atención del o la colaboradora

seleccionada, a quien le aparecerá ahora en su “Bandeja de Entrada” y en su correo

electrónico.

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Si todos los requerimientos del trámite han sido completados, finaliza la tarea específica

del funcionario que lo generó. Si faltara algún requerimiento, documentación de respaldo

o información, el trámite será regresado para su corrección.

Se debe tener presente que toda acción queda registrada en el Sistema SIG-GED

Video tutorial: https://vimeo.com/486455725/0b0ea6ac48

4) Otras funcionalidades útiles en este trámite:

a) Acción “confidencial” Su ícono es:

Con esta función se define que el trámite será confidencial y solo los usuarios elegidos

de la lista podrán acceder a él y darle seguimiento.

Es importante aclarar que, si se quiere incluir en el registro de confidencialidad al usuario

que está gestionando el trámite en ese momento, se lo debe de seleccionar de la lista de

usuarios, o bien utilizar la función de “Incluir a los que participan en el documento”, como

se mostrará a continuación:

Se marca la opción en la casilla “Confidencial” y seguidamente emerge el siguiente

recuadro:

En la lista del lado derecho del recuadro aparecerán los nombres de todos los usuarios.

https://vimeo.com/486455725/0b0ea6ac48

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Se puede seleccionar a los usuarios de la lista de dos formas:

1. En la lista desplegada al lado derecho del recuadro, se da un doble clic sobre el

nombre del usuario elegido y automáticamente se carga ese nombre en el espacio

en blanco del lado izquierdo del recuadro.

2. Se da un clic sobre el nombre del usuario elegido y con el botón derecho del

mouse, se arrastra el nombre hasta el espacio en blanco del lado izquierdo del

recuadro. Una vez ubicado allí, se suelta el botón derecho.

Para ambos procedimientos, los usuarios agregados a esa lista serán los asignados en

la función confidencial.

Si se quiere que tengan acceso solo quienes participan del trámite, se pulsa en la casilla:

Automáticamente se cargarán los nombres, incluyendo al usuario que actualmente

gestiona el trámite.

Si se quiere eliminar a alguno de la lista, se hace clic sobre el nombre del usuario (el cuál

se tornará de color azul) y se pulsa la tecla “suprimir” o “delete”.

Si se decide quitar a todos, se pulsa en la casilla:

Automáticamente se borrarán todos los nombres.

También se puede hacer búsquedas por medio del “Filtro” ubicado en la parte superior

de ambas listas.

Se recomienda utilizar el ícono de “refrescar” en ambas listas, antes y después de utilizar

la funcionalidad, para mantener la información actualizada.

Para salir del recuadro se pulsa la “x” ubicada en el extremo superior derecho del mismo,

y se prosigue el trámite.

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b) Acción “Comunicar” Su ícono es:

Y se ubica en el siguiente recuadro:

Mediante esta función se pueden emitir comunicados dentro del GED. Para que funcione

apropiadamente, la acción comunicar debe ejecutarse antes de enviar el trámite al

siguiente eslabón o paso.

Se puede usar tanto para mantener informados al supervisor o a los usuarios solicitantes

del servicio, como para dar seguimiento y rastreo del trámite. Durante el mismo, el o la

colaboradora responsable por el servicio puede mantener informado al cliente sobre la

marcha de este.

Su uso se muestra de la siguiente manera:

El o la responsable de la tarea:

i. Abre el trámite desde su “Bandeja de Entrada”

ii. Despliega el recuadro de “informaciones del documento”

iii. Se posiciona y da clic sobre la función “Enviar”

iv. Despliega el recuadro de “Enviando un documento”

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v. Una vez que se selecciona la “Observación” se agrega la información que

se desea transmitir al solicitante por medio del comunicado.

vi. Se da clic sobre la función “Comunicar”

vii. Se despliega y agrega el siguiente recuadro:

viii. Se busca en la lista al usuario o, para mayor facilidad, se utiliza la opción

de “Filtrar”, tal y como se muestra:

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ix. Se marca a quien o quienes se desea comunicar, haciendo un clic en la

casilla respectiva.

x. Se da clic sobre “Enviar a los seleccionados”.

xi. El sistema genera el siguiente mensaje de comprobación:

xii. Se da clic sobre “Regresar” para salir del recuadro y volver a la “Bandeja

de entrada”, desde donde se vuelve a abrir el trámite para enviarlo al

siguiente paso.

El comunicado aparecerá tanto en una notificación de correo electrónico como en la

bandeja de entrada del funcionario al que se debe (o se desea) informar.

Es importante tomar nota de lo siguiente:

Se mantiene la misma numeración de protocolo y número del trámite original, pues los

comunicados pertenecen al mismo trámite. Para efectos de ilustración, se muestra el

siguiente recuadro:

En la casilla de “Recibido como” se especifica que es un “Comunicado”.

En la casilla de “Acción a tomar” se describe lo que se está comunicando.

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Se pueden enviar tantos comunicados como se requiera, tal y como se muestra a

continuación (el siguiente recuadro es para propósitos ilustrativos y es similar al que

aparecerá en la Bandeja de Entrada del SIG-GED):

Se puede archivar cada uno de los comunicados, una vez que hayan sido revisados, con

el fin de que no se acumulen en la “Bandeja de Entrada” y para evitar confusiones

innecesarias en la gestión de los diferentes trámites.

En todo momento se puede utilizar la función de “Movimientos del documento”, para

visualizar el historial del trámite. Aunque se archiven los comunicados, todo queda

registrado en esta sección:

La función de “Datos del flujo del documento” (cuyo ícono se muestra abajo), es

meramente de informativa y no supone ninguna alteración o cambio, aun cuando se

interactúe con ella. Al accederla, se proyectan las fases parametrizadas dentro del flujo

y los usuarios que participan en ellas, tal y como se muestra:

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c) Acción “Cambiar usuario” Su ícono es:

Este ícono no se desplegará para todos los usuarios. Por motivos de seguridad, su uso quedará habilitado solo para roles de Administrador o de algunos encargados, con el fin de evitar traslados no autorizados de funciones y responsabilidades a otras personas sin una justificación fundamentada. No obstante, es importante que se conozca de su existencia y funcionalidad, para utilizarla sólo cuando sea un caso realmente necesario y se requiera realizar la solicitud. Como por ejemplo: por alguna situación que le suceda a un funcionario y que le impida atender un trámite, ya sea que deba ausentarse por una eventualidad, por un permiso, una incapacidad, o que por la naturaleza de su puesto se encuentre fuera del instituto y urge que se realice el paso de ese usuario dentro de un flujo determinado para avanzar con algo importante. La solicitud se canaliza a través de los colegas de la Gerencia de Tecnologías de la Información, Comunicación y Agricultura Digital (GTIC-AD) quienes son los que están autorizados con el rol que se requiere para efectuar el cambio de usuario y se gestiona mediante el Help Desk de la Intranet (lo que se conoce como “ticket”), OTRS Soporte SIG, estipulando aquí el motivo y el nombre del usuario a quien se le asignará el trámite para que le dé continuidad en ese momento. Al ingresar el requerimiento por este medio, los colegas de la GTIC-AD atenderán la solicitud y comunicarán apropiadamente cuando se haya realizado el cambio.

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Acción “Control de ausencias”

Esta acción no se encuentra disponible para todos los usuarios. Por motivos de seguridad, su uso quedará habilitado solo para roles de Administrador o de algunos encargados, con el fin de evitar traslados no autorizados de funciones y responsabilidades a otras personas sin una justificación fundamentada. No obstante, es importante que se conozca de su existencia y funcionalidad, para utilizarla cuando sea necesario y proceder con antelación a realizar la solicitud, esto en el caso particular de que un funcionario tenga programado tomar vacaciones, por ejemplo, o que deba suspender su actividad laboral por un determinado período de tiempo. La solicitud se canaliza a través de los colegas de la Gerencia de Tecnologías de la Información, Comunicación y Agricultura Digital (GTIC-AD) quienes son los que están autorizados con el rol que se requiere para efectuar el cambio de usuario y se gestiona mediante el Help Desk de la Intranet (lo que se conoce como “ticket”), OTRS Soporte SIG, estipulando aquí el motivo, el nombre del usuario que quedará a cargo y el período de tiempo en que permanecerá ese cambio. Al ingresar el requerimiento por este medio, los colegas de la GTIC-AD atenderán la solicitud y comunicarán apropiadamente cuando se haya realizado el cambio. Una vez transcurrido el tiempo programado de ese cambio, el sistema automáticamente retorna la actividad, función o participación al usuario anterior en el o los flujos de los trámites.

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