INSTITUTO UNIVERSITARIO DE POLITECNICO.

“SANTIAGO MARIÑO”.

EXTENSIÓN PUERTO ORDAZ.

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.

ESTABLECIMIENTO DE UNIDAD PRODUCTIVA “PANADERIA DIVINA PASTORA C.A”.

PUERTO ORDAZ, ENERO 2015.

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE POLITECNICO.

“SANTIAGO MARIÑO”.

EXTENSIÓN PUERTO ORDAZ.

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.

ESTABLECIMIENTO DE UNIDAD PRODUCTIVA

“PANADERIA DIVINA PASTORA C.A”.

Autores: Isabel Amaro Rosalia Castillo Marmila Muñoz.

Profesor: Ing. Alcides Cadiz.

PUERTO ORDAZ, ENERO 2015.

INTRODUCCION.

Al realizar una estructura organizativa para una empresa bien sea de

producción o servicio, se amerita cumplir con una serie de pasos que se

hacen indispensables para el buen funcionamiento de estas. En esta

oportunidad se presenta el establecimiento de una unidad de producción

llamada Divina Pastora C.A. Esta se encarga de la elaboración y

comercialización de panes al público en general.

Para lograr una implementación y el éxito de la organización que crea, es

relevante establecer las figuras organizativas que van a ser las responsables

del funcionamiento de las áreas a su perfección y que el trabajo en equipo de

estas pueda generar resultados positivos. Es por ello que se estructura las

áreas por las que estará conformada la Panaderia Divina Pastora C.A.

indicando las actividades a realizar tanto por cada departamento como por el

personal que allí laborará.

Posteriormente se establece los diagramas de procesos que se deben

ejecutar de manera tal que sean de fácil comprensión e interpretación para

su implementación. Las políticas de control son las que darán lineamientos

necesarios para el buen funcionamiento de cada departamento y por último

las propuestas de mejora que se consideren necesarias y de esta manera

garantizar el mejoramiento continuo permanente en la organización.

CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS DEPARTAMENTOS.

Panaderia Divina Pastora C.A. es una empresa dedicada a la elaboración

de pan francés, canilla, dulce y pasteles para la venta al público en general,

así como también venta golosinas, jugos, refrescos, periódicos de circulación

regional y otros. Está ubicada en Upata edo. Bolívar, específicamente en la

Vía Guasipati Km 1.

Es una empresa de capital privado, la cual está conformada por los

siguientes departamentos:

Departamento de Producción: Está encargado de que la elaboración

de los productos sean de calidad, al mismo tiempo garantiza las

condiciones higiénicas para la elaboración de los alimentos, se

encarga de la entrega oportuna a los mostradores para la venta al

público así como también la atención del mismo.

Departamento de Administración: El Departamento de

administración se encarga de las finanzas de la Panaderia, mantiene

la gestión de compra, ventas, cuentas por cobrar por pagar, solicitud

de insumos a proveedores, atención de organismos gubernamentales

de inspección y otros. Al mismo tiempo es el responsable de

establecer lineamientos que sean necesarios para garantizar la

rentabilidad.

Estos departamentos estarán orientados por una Gerencia de

Operaciones la cual se encargará de verificar y auditar los procesos que se

realizan, al mismo tiempo trabajará de la mano con los servicios externos de

seguridad y Salud en el Trabajo y Reclutamiento y Selección.

El organigrama de la empresa es el siguiente:

CAPITULO II

DIAGRAMA DE PROCESOS DE LOS DEPARTAMENTOS.

Gerencia de Operaciones.

Nota: Debido a que la Gerencia de operaciones será la responsable

directa de velar por el buen funcionamiento de la Panaderia Divina Pastora

C.A. no conforma un diagrama que desencadene un proceso continuo, esto

debido a que va enfocado a planificar, hacer, verificar y actuar, y establecer

parámetros que garanticen el buen funcionamiento y la rentabilidad de la

misma.

Departamento de Producción.

En este se muestra de forma gráfica la representación y/o el paso a paso

para la elaboración del pan que será comercializado a los clientes.

Es importante resaltar que el personal de venta forma parte del

departamento de producción, ya que son los encargados de la atención y

despacho a los clientes.

Por ser el proceso productivo el que consta de un paso a paso secuencial

para la elaboración del pan se realiza el diagrama de proceso de esta

manera, para mostrar con las simbologías utilizadas para la explicación de

los procesos.

Departamento de Administración.

Administrador

Cajera

Manejo interno y control de la

panadería

Reducir costos

Controlar y entrenar personal

nuevo

Monitorear la calidad de los

productos

Controlar el inventario

Manejar el presupuesto de la

panaderia

Recibir pagos de clientes

Preparar Caja diariamente

Procesar pagos con tarjetas

Contador

Facturación

Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar

Analista

Revisar analizar y procesar toda

la información financiera

Declaración de impuesto

CAPITULO III

Políticas de Control de Panaderia Divina Pastora C.A. y de sus

departamentos.

Los ejes principales para las políticas de control de Panaderia Divina

Pastora C.A. estarán enmarcadas por el autocontrol, la efectividad y la

eficacia, los cuales se definen de la siguiente manera:

Autocontrol: Los trabajadores deben ejecutar en forma efectiva y eficiente

las actividades y procesos que cada uno administra en su gestión diaria.

Efectividad: Grado de realización de las actividades planificadas y de

obtención de los resultados.

Eficiencia: Uso racional y óptimo de los recursos.

Con estos tres parámetros se garantizara la buena gestión de la empresa

en general y del personal que conforma cada departamento, sin embargo, se

establecen políticas individuales:

Para el departamento de producción las políticas de control serán las

siguientes:

Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en función

del tiempo.

Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y corregir

los planes si fuere necesario.

Establecer volúmenes económicos de partidas de los artículos que se

han de comprar o fabricar.

Determinar las necesidades de producción y los niveles de existencias

en determinados puntos de la dimensión del tiempo.

Comprobar los niveles de existencias, comparándolas con los que se

han previsto y revisar los planes de producción si fuere necesario.

Para el departamento de administración las políticas de control serán las

siguientes:

Mantener un sistema enfocado hacia la mejora continua de todos los

procesos internos garantizando la eficiencia y eficacia.

Desarrollar Un sistema orientado para mantener la cartera de

proveedores actualizadas, mediante el contacto telefónico, así como

encuestas de satisfacción, que permitan establecer medidas

oportunas que persigan aumentar el grado de satisfacción delos

mismos.

Un liderazgo en materia administrativa que incluye la continua

adaptación del personal a las funciones que desarrolla.

Un compromiso de adopción de toda aquella tecnología administrativa

y tributaria existente.

Para la Gerencia de Operaciones las políticas de Control serán las

siguientes:

Garantizar el cumplimiento de los ejes centrales para las políticas de

control.

Realizar auditorías con frecuencia de los procesos ejecutados.

Garantizar la mejora continua en la organización.

Promover, motivar y fomentar la preparación continua de los

trabajadores y trabajadoras.

Garantizar el cumplimiento de las normativas legales aplicables.

Verificar la gestión mensual llevada a cabo por los servicios externos

de Seguridad en el Trabajo, así como del departamento de Recursos

Humanos.

Promover la excelencia en la atención al cliente interno y externo.

Establecer metodologías de mejora continua como PDCA basada en

las propuestas de mejora que puedan existir.

CAPITULO IV

Modelos de auditorías empleado en cada departamento.

Para el departamento de Producción se establece realizar únicamente

auditorías internas, las cuales serán elaboradas por el jefe de producción con

una frecuencia mensual, de manera tal que pueda generar resultados

generales que permitan presentar informe mensual de reporte a la Gerencia

de Operaciones.

Estas auditorías estarán enfocadas en la verificación de condiciones de

orden y limpieza, cumplimiento de normas BPF, cumplimiento de

procedimientos seguros de trabajo, mantenimiento de equipos herramientas,

optimización de insumos y materia prima, cumplimiento de metas propuestas,

verificación de parámetros de calidad, trabajo en equipo y otras que se

consideren relevantes Considerando los indicadores que se establezcan.

Estas serán realizadas por el jefe del departamento de manera visual y en

base a lo auditado realizara un informe final el cual será presentado a la

gerencia de operaciones.

Para el área administrativa se llevarán a cabo auditorías internas de

forma virtual, donde se evidenciara a nivel de sistema que se hayan

realizado las gestiones administrativas correspondientes y al final de la

jornada corroborar que los libros de compra y venta hayan sido transcritos en

su totalidad. Al final de cada mes se presentara de forma gráfica la

rentabilidad obtenida indicando ingresos y egresos, la misma será enviada a

la gerencia de operaciones. Para ello no se establecerá formato especifico

debido a que la mayor parte de la gestión es a través del sistema operativo

utilizado el cual emite resumen si así se desea.

Las auditorías externas que se puedan presentar seria de parte de

organismos de regulación gubernamental, los cuales inspeccionan y

solicitaran los requisitos que consideren relevantes.

La Gerencia de Operaciones es la responsable del funcionamiento general

de la Panaderia y de que sus procesos sean ejecutados en forma eficiente,

diariamente el Gerente de operaciones verifica que las actividades se

cumplan a cabalidad, se mantiene una cultura de autocontrol donde la

función principal seria auditar para mejorar, mas no, recordar a cada instante

el trabajo a realizar.

Estas auditorías se realizan a través de inspección visual en las áreas de

trabajo y a través de la recepción de reportes enviados por los jefes de cada

departamento así como también de los servicios externos, al mismo tiempo

se verifica con frecuencia a nivel de sistema los estados financieros, stock de

inventarios, pedidos realizados y gestión contable que se debe mantener por

motivos tributarios.

CAPITULO V

Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la

empresa seleccionada.

Las propuestas a realizar en líneas generales recolectadas de acuerdo a

las necesidades de cada área de trabajo son las siguientes:

Mantener actualizado de acuerdo a las normativas legales tributarias

existentes el sistema SAP utilizado en la organización.

Establecer planes de mantenimiento preventivo para las máquinas y

hornos utilizados durante el proceso productivo.

Realizar de forma obligatoria jornadas de orden y limpieza semanal.

Garantizar la capacitación continua de los trabajadores y trabajadoras

en cuanto a Buenas Practicas de Fabricación, cuidados a tener para la

preparación de alimentos, y prevención de accidentes y enfermedades

ocupacionales.

Realizar con frecuencia talleres de atención al cliente a fin de

garantizar la buena receptividad y atención en la Panaderia Divina

Pastora C.A.

Practicar talleres motivacionales para el personal que allí labora.

Ser innovadores en los productos a ofrecer.

Realizar revisiones periódicas a los manuales existentes de

elaboración y/o procedimientos seguros de trabajo.

Garantizar la mejora continua.

CONCLUSIONES.

Establecido los lineamientos para la creación de la unidad de producción

Divina Pastora C.A. se puede evidenciar que los controles iniciales

establecidos son satisfactorios para el buen funcionamiento de la misma, así

como los controles de mantenimiento y mejoras que se deben cumplir.

El rol de la gerencia de operaciones juega un papel importante en las

organizaciones actuales, ya que son cargos muy integrales para el buen

desenvolvimiento laboral. El control de gestión se hace indispensable para

mantener un equilibrio que genere una buena rentabilidad a los accionistas y

a que a su vez pueda brindar buenas condiciones de trabajo y salarios a las

personas que allí laboran.

Al culminar la estructuración de los procesos, políticas y descripciones de

actividades se hace necesario mantener propuestas de mejora que pueden o

deben ser implementadas. La planificación es la base del éxito y trabajando

de esa manera se pueden obtener mejores resultados.