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Gestión de los Interesados en el
Proyecto
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• Los proyectos DEPENDEN de las decisiones, posiciones, intereses y expectativas de losstakeholders.
• El proceso de relacionamiento con los stakeholders es requerido y estratégico y exigeun modelo estructurado de gestión a lo largo del ciclo de vida de los proyectos.
• Cada vez mas los stakeholders externos (del entorno) obtienen mayor capacidad paraimponer sus intereses.
• Muchos proyectos hoy son impactados de forma negativa, suspendidos o canceladospor un relacionamiento equivocado, ignorado o carente de metodologías einstrumentos de monitoreo.
Aspectos Iniciales
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Interesados
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Toda organización, grupo o personaque puede afectar o verse afectado poruna organización o sus actividades
Personas, Grupos y Organizaciones quepueden ser impactados o impactar losproyectos
Toda organización, grupo o personaque puede ayudar a definir laspropuestas de valor de unaorganización (o contribuir a destruirlas)
Stakeholders
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Aspectos Básicos
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Proyecto
Comunidades de Interés
ONG’s
Proveedores
Medios
FinancistasAccionistasEmpleadosClientes
Entidades Regulatorias
Gremios
Sindicatos
CooperantesÁreas de Influencia
Instituciones o Gobierno
1. Que resultados esperan?
2. Hay una estrategia de manejo de los intereses particulares?
3. Se ha tenido en cuenta otros requerimientos no asociados al proyecto/producto?
4. Esta claro a quienes no voy a satisfacer?
5. Que esperan saber durante la ejecución?
6. Donde ocurre el dialogo, la participación y la rendición de cuentas?
7. Que riesgos existen asociados a cada actor relevante?
8. Quienes son Stoppers?
9. Que ocurre si hay problemas?
10. Cual es su posición?
11. Donde esta la información?
12. Quienes tienen poder/influencia?
13. Esta estimado en el proyecto el esfuerzo en su manejo?
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La madurez en el relacionamiento de los Stakeholders
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Primera
Segunda
Tercera
Convocatoria bajo presión para mitigar el impacto a través de beneficios localizados
Relación sistemática para gestión de riesgo y mayor comprensión de los stakeholders
Relación integral y estratégica para lograr la competitividad sostenible
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Proceso de Mapeado de Stakeholders
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1. Identificarlos
Quienes son?Donde están?Como se Agrupan
2. Caracterizarlos
RolesExpectativasPerfiles
3. Calificarlos
PoderInterésCooperaciónImpactoUrgenciaOtros
4. Evaluarlos
Capacidad para impactar el proyectoForma en que el proyecto los impactaRiesgos y Oportunidades
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Clasificación: Influyentes + Dependientes
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Tipo Detalle
Grupos de Alto Impacto tienen poder para....
• Revocar, otorgar o influenciar el otorgamiento de licencias• Restringir el acceso a recursos, plantas operativas o capital intelectual• Dañar o mejorar la reputación corporativa• Contribuir/obstaculizar la capacidad de las compañías para aprender e innovar• Restringir o proveer el acceso a fondos de inversión• Alertar de forma anticipada sobre la existencia de temas emergentes y riesgos o
generar distracciones para desviar la atención y el tiempo de la gerencia de las actividades principales
Grupos de Alta Dependencia se
encuentran en posición de...
• Dependencia financiera directa (salarios, compras subsidios)• Dependencia financiera indirecta (sustento depende de la contribución a la economía
regional o en caso de clientes de bajos recursos de los precios bajos de los productos que provea la compañía)
• Dependencia no financiera (servicios por ejemplo)• Deterioro o riesgo no financiero por sus operaciones (contaminación, ruido, riesgos en
salud de los consumidores de los productos)• Con poco poder o sin elección (empleados que quedarían sin trabajo, vecinos de una
planta de producción, afectados finales que tienen que aceptar el proyecto o sus impactos)
Grupos según su disposición y capacidad
para el desarrollo de procesos de relación
• Antagonista/hostil• Desconocido• Desinteresado/Interesado• Cooperativo/Competitivo• Legal/No legal
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Posibles Combinaciones de Matriz de Interesados
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Poder/Interés • Engloba a los stakeholders en base a su grado de autoridad (“poder”) y sugrado de preocupación (“interés”) de acuerdo a los resultados del proyecto
Poder/Influencia • Engloba a los stakeholders en base a su grado de autoridad (“poder”) y suparticipación de forma activa (‘influencia”) en el proyecto.
Influencia/Impacto • Engloba a los stakeholders en base a su participación de forma activa(‘influencia”) en el proyecto y su capacidad de hacer cambios o laplanificación o realización del proyecto (“impacto”)
Prominencia/Urgencia • Detalla a los tipos de stakeholders en base a su poder (capacidad deimponer su voluntad), urgencia (necesidad de acción inmediata)
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Dirección de la Influencia
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Ascendente• La alta dirección de la organización, patrocinador, comité de
dirección
Descendente• El equipo de los especialistas que aportan conocimientos o
habilidades
Hacia afuera• Grupos de interesados y sus representantes fuera del equipo del
proyecto tales como proveedores, departamentos gubernamentales,publico, usuarios, etc.
Lateral• Los pares del director de proyecto, tales como otros directores de
proyectos, mandos intermedios que compiten por los recursos
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Baja Prioridad Apoyador
Problemático Antagonista
Bajo Alto
A favor
En Contra
Posición deLos Interesados
Importancia y Fuerza de los Interesados
Reducir Probabilidad
(Aislar)
Negociar Inmediatamente
ObservarInformarNegociar
Aislar
Problemático Antagonista
Alta
Baja
Estrategias en el Manejo de Interesados
Probabilidad de que el Asunto sea atacado
Análisis de los Interesados
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Otra manera de Identificación y Clasificación
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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Proceso Descripción
Identificar a los Interesados
Es el proceso de identificar periódicamente a los interesados del proyecto asicomo de analizar y documentar información relevante relativa a los intereses,participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito delproyecto.
Identificar a los Interesados
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Con que contamos para hacerlo?
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• Acta de Constitución• Documentos de Negocio
• Caso de Negocio• Plan de Gestión de los Beneficios
• Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de las
Comunicaciones• Plan de Involucramiento de los
Interesados• Documentos del Proyecto
• Registro de Cambios• Registro de Incidentes• Documentos de Requisitos
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Como los vamos identificando?
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Patrocinador
Equipo de Trabajo
Gerentes Funcionales
Gerente de Operaciones
Otros Colaboradores
Comunidades Clientes Medios Contratistas
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Preguntas para ir identificando a los stakeholders
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• Quienes están involucrados directamente?
• Quienes están involucrados indirectamente?
• Quien puede ser afectado por el proyecto?
• Quien puede ser afectado por los entregables del proyecto?
• Quien gana con el éxito del proyecto?
• Quien pierde con el éxito del proyecto?
• Quienes son los contratistas y proveedores?
• Quien va a hacer uso del producto (entregable) del proyecto?
• Quienes son los competidores?
• Esta relacionada alguna comunidad con el entregable del proyecto?
• Quien tiene la autoridad para que el proyecto sea exitoso?
• Quien puede hacer que el proyecto fracase?
• El proyecto es mediático?
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Preguntas para ir Clasificando a los Stakeholders
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• Cual es el poder de ese stakeholder?
• Cuanta influencia tiene en el proyecto?
• Cual es el nivel de interés en el proyecto?
• Que tan involucrado estará en el proyecto?
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Tipos de Clasificacion
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Tipo Descripción
PoderSon los interesados que pueden tomar decisiones y que esas decisiones afectan nuestro proyecto. Ejemplo: Gerentes de la Empresa, Lideres Sindicales, etc.
Influencia
Son interesados que como tal no tienen poder, pero que pueden influenciar en los que si tienen poder. Ejemplo: Esposa del Dueño, Asistente del Gerente, alguien de mucha antigüedad y confianza en la organización
InterésLos stakeholders, que su interés es alto en el proyecto, no necesariamente tienen poder o influencia. Ejemplo: Vecinos de un proyecto
ImpactoSon stakeholders que pueden impactar en el proyecto. Se diferencian de los que tienen interés. Ejemplo: ONG’s, gobierno, etc.
UrgenciaEs la clasificación a través de la cual, podemos ver que tan rápido se necesita que se atiendan sus demandas. Ejemplo: Activistas.
LegitimidadPuede ser una clasificación a través de la cual podemos ver la representatividad de un colectivo. Ejemplo: Lider sindical, etc.
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• Poder-Interés
• Poder-Influencia
• Influencia-Impacto
• Poder, urgencia y legitimidad (Modelo por Prominencia)
Clasificaciones mas usadas
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-
Poder
-
+
+ Interés
-
Poder
-
+
+ Influencia
-
Influencia
-
+
+ Impacto
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Poder, urgencia y legitimidad (Modelo por Prominencia)
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Poder Legitimidad
Urgencia
Latente Discrecional
Exigente
Peligroso Dependiente
Dominante
Principal
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Poder, urgencia y legitimidad (Modelo por Prominencia)
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Poder Legitimidad
Urgencia
Inactivo Discrecional
Exigente
Peligroso Dependiente
Dominante
Principal
Tipo DescripciónNo. De
Atributos
PrincipalEstos stakeholders tienen los tres atributos (Poder, legitimidad, Urgencia) y hay que estar cerca de ellos. Ejemplo: Losaltos directivos
3
PeligrosoTienen alto poder y alta urgencia pero poca legitimidad. Pueden ser violentos y causar problemas al proyecto. Ejemplo:Grupos terroristas
2
DependienteEstos tienen poco poder, no necesariamente tenemos que estar cerca de ellos pero si estar pendiente de ellos. Ejemplo:Vecinos del proyecto
2
Dominante Estos tienen alto poder y alta legitimidad, tenemos que estar cerca de ellos. Ejemplo: Autoridades locales 2
Inactivo Tienen mucho poder, y generalmente no están pendientes del proyecto, pero pueden afectarlo. Ejemplo: Altos Directivos 1
Discrecional Tienen legitimidad mas no poder ni tampoco urgencia. Es de estar comunicado con ellos. Ejemplo: ONG’s o Fundaciones 1
ExigenteUsualmente son bastante ruidosos, y pueden influenciar a otros stakeholders. Hay que manejarlos con cuidado. Ejemplo:Algún líder de alguna agrupación,
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El principal resultado del proceso debe ser el registro de los interesados. Estedocumento contiene todos los detalles relacionados con los interesadosidentificados, entre ellos:
La información de identificación: Nombre, puesto, ubicación, rol en elproyecto, información de contacto.
La información de evaluación: Principales requisitos, principalesexpectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vidadonde el interés es mayor.
La clasificación de los interesados: interno / externo, partidario / neutral /opositor
Registro de los Interesados
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• Desconocedor: Inconsciente del proyecto y de sus potenciales impactos.
• En contra/reticente: Consiente del proyecto y de sus potenciales impactosy resistente al cambio.
• Neutral: Consiente del proyecto pero no esta ni a favor ni en contra
• De Apoyo: Consiente del proyecto y esta a favor del mismo
• Líder: Consiente del proyecto y completamente integrado en verificar queel proyecto sea un éxito.
Nivel de los Interesados
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C=Actual, D=Deseado
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Registro de Interesados
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No. Nombre Puesto Organizacion Telefono Directo Email Skype Celular
Posicion
Actual
Posicion
Deseada
Poder
(1-10)
Influencia
(1-10) Comentarios
1 Juan Perez
Auxiliar
Contable Acme +502 2331 4552 [email protected] jperez +502 5545 4578 En contra Neutral 1 3
Considera que es mucho el trabajo a realizar en la
implementacion
2 Pedro Lopez
Gerente
Financiero Acme +502 2331 4550 [email protected] plopez +502 5512 2578 A favor Lider 8 9
Ve que habran mas controles en todas las
transacciones financieras
3 Joel Bonilla
Encargado
de Compras Acme +502 2331 4560 [email protected] jbonilla +502 5512 2574 Neutral A favor 4 5
No hemos sabido identificarlo, pero es un empleado
de mucho tiempo
4
Rafael
Salguero
Gerente de
Compras Acme +502 2331 4590 [email protected] rafaelsa +502 5512 2577 A favor Lider 7 8
Ve que habran mas controles sobre las compras y
sobre los contatistas, quiere que coticen en linea
5
Jorge
Romero
Auxiliar
Tecnologico Acme +502 2331 4578 [email protected] jromero +502 5512 2573 A favor A favor 3 4
Le gusta el cambio, considera que lo ayudara en sus
conocimientos
6
Saul
Gonzalez
Gerente de
Tecnologia Acme +502 2331 4512 [email protected] saulgonz +502 5512 2579 Lider Lider 9 9
Considera un reto el realizar la implementacion, el
Gerente General le confia bastante
7
Ramiro
Alvarez
Analista de
Mercadeo Acme +502 2331 4555 [email protected] ramiroal +502 5512 2572 A favor A favor 2 2
Ve que el nuevo sistema le brindara mas reportes y le
ayudara en el trabjao
8 Silvia Perez
Gerente de
Mercadeo Acme +502 2331 4588 [email protected] silviape +502 5512 2577 Lider Lider 7 7
Ve el nuevo sistema como un aliado para obtener
mayores datos e informacion
9
Andrea
Ramirez Vendedor Acme +502 2331 4545 [email protected] andreara +502 5512 2571 En contra Neutral 1 6
No cree en los controles ni en informar los datos de
los clientes
10
Jorge
Zaldaña
Gerente de
Ventas Acme +502 2331 4599 jorge.zaldañ[email protected] jorgezal +502 5512 2576 A favor Lider 6 7
Espera tener mas informacion de los clientes y verla
en cualquier momento y en cualquier lugar
11
Pedro
Ramirez
Gerente de
Ventas Grupo Mega +502 2887 5450
pedro.ramirez@grupo
mega.com pedroram +502 5512 2575 En Contra Neutral 5 7
El quiere que se mantenga el sistema actual, son los
proveedores del mismo
Registro de Interesados al 20/Mar/2017
1
2
5
4
3
Pod
er
Influencia
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 6
7
8
9
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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Proceso Descripción
Planificar el Involucramiento de los
Interesados
Es el proceso de desarrollar enfoques para involucrar a los interesados delproyecto, con base a sus necesidades, expectativas, intereses y el posible impactoen el proyecto.
Planificar El Involucramiento de los Interesados
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Con que contamos para hacerlo?
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• Acta de Constitución
• Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Recursos• Plan de Gestión de las
Comunicaciones• Plan de Gestión de los Riesgos
• Documentos del Proyecto• Registro de Supuestos• Registro de Cambios• Registro de Incidentes• Cronograma del Proyecto• Registro de Riesgos• Registro de Interesados
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Estado Actual – Estado Deseado = Acciones de Cierre de Brechas
Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados
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Establecer el periodo para el cual se estará deseando el cambio de estado
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• Nivel Actual y Deseado de los Interesados• Alcance e Impacto del cambio de los interesados• Comunicación deseada• Información a ser distribuida• Razones para distribuir la información• Frecuencia de la distribución
Elaborar el Plan de Involucramiento de los Interesados
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Ejemplo de Plan de Involucramiento de los Interesados
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Clasificacion
Proceso
Acciones necesarias
Plan de Involucramiento de los Interesados
Se clasificaran en Desconocedor, Reticente, Neutral, Partidiario, Lider
Se contratara a una empresa externa de comunicacion, la cual nos ayudara a mapear a los stakeholders, y
se les realizaran a todos encuestas en la computadora, luego ellos nos ayudaran a implementar el plan de
manejo de los interesados con las acciones necesarias
Las acciones se tomaran en cuenta en base a donde esten posicionados los interesados, se manejara una
matriz de poder-influencia. Se considerara exitoso cuando todos los interesados no sean ni
desconocedores ni reticentes.
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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Proceso Descripción
Gestionar el Involucramiento de los
Interesados
Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer susnecesidades y expectativas, abordar los incidentes y fomentar la participaciónadecuada de los interesados.
Gestionar El Involucramiento de los Interesados
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Con que contamos para hacerlo?
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• Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de las
Comunicaciones• Plan de Gestión de los Riesgos• Plan de del Involucramiento de
los Interesados
• Documentos del Proyecto• Registro de Cambios• Registro de Incidentes• Registro de Lecciones
Aprendidas
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Habilidades Interpersonales
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Tipo Descripción
Gestión de Conflictos
El director de proyecto debe garantizar que los conflictos seresuelvan de manera oportuna
Conciencia Cultural
Se utiliza para ayudar al director y al equipo de proyecto acomunicarse de manera eficaz teniendo en cuenta las diferenciasculturales y los requisitos de los interesados
NegociaciónSe utiliza para conseguir apoyo o un acuerdo que respalde el trabajodel proyecto o sus resultados y para resolver conflictos dentro delequipo o con otros interesados
ObservaciónConversación
Se utiliza para mantenerse en contacto con el trabajo y las actitudesde los miembros del equipo del proyecto y otros interesados
Conciencia Política
Se logra a través de la comprensión de las relaciones de poder dentroy en torno al proyecto.
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Reglas Básicas
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Las reglas básicas definidas en el Plan de Gestión del Proyecto, establecen elcomportamiento esperado de los miembros del equipo del proyecto, así como de otrosinteresados, con respecto al involucramiento de los interesados.
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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Proceso Descripción
Monitorear el Involucramiento de los
Interesados
Es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados del proyecto yadaptar las estrategias para involucrar a los interesados a través de lamodificación de las estrategias y los planes de involucramiento.
Monitorear El Involucramiento de los Interesados
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Con que contamos para hacerlo?
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• Plan para la Dirección del Proyecto• Plan de Gestión de los Recursos• Plan de Gestión de las
Comunicaciones• Plan de Involucramiento de los
Interesados• Plan de del Involucramiento de los
Interesados
• Documentos del Proyecto• Registro de Incidentes• Registro de Lecciones Aprendidas• Comunicaciones del Proyecto• Registro de Riesgos• Registro de Interesados
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Como lo hacemos?
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Volvemos a realizar revisión de los interesados, donde estaban,donde están y donde esperábamos que estuvieran en base a lasacciones tomadas
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Estado Actual – Estado Deseado = Acciones de Cierre de Brechas
Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados
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Establecer el periodo para el cual se estará deseando el cambio de estado
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Como lo hacemos?
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Plan Acciones
Hemos alcanzado
lo esperado?
Encuestas
No
Si
Refinamiento del Plan
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Trabajo en Clase
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1. Realizar la Identificación de Interesados incluyéndolos en matriz poder-influencia2. Realizar el Plan de Gestión de los Interesados indicando:
a) Posición Actualb) Posición Deseadac) Acciones para llevarlos de la posición actual a la posición deseadad) Indicar la frecuencia de la evaluación de los interesadose) Indicar como realizaremos la evaluación de los interesados
