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Gestión de las Adquisiciones en el

Proyecto

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Los objetivos de la Gestión de Adquisiciones del Proyectoincluye la compra o adquisición de los productos, servicios oresultados que es necesario obtener fuera del equipo delproyecto.

Si no es su giro principal de negocio o no es estratégico, cómprelo ya hecho.

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Introducción

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Diferencias entre Compras de Recursos y Adquisiciones

Cuando realizamos una compra de materiales ysuministros o una compra de herramientas yequipos, generalmente es un proceso yaestablecido dentro de la organización con unproveedor o contratista ya existente, de algo quees común comprar dentro de la organización.

En cambio en las adquisiciones, generalmente escuando dentro del proyecto se realiza unacompra de algún producto o servicio que esúnico para el proyecto. Involucra todo elproceso de analizar un proveedor, decidir si secompra o se hace y decidir con que contratista loharemos.

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Costo:Precio de la Propuesta (directo) +Horas de coordinar, controlar, administración de contratos, etc. (indirectos).

Capacidad de Recursos y Materiales:Tenemos la experiencia para llevar a cabo el trabajo?Podemos utilizar nuestros recursos para algo de mayor valor?Tenemos las herramientas y materiales para llevar a cabo el trabajo?Los recursos internos se encuentran al 100% de su capacidad?

Propiedad Intelectual:Es un producto o servicio que nos diferenciará de la competencia?El contratista le venderá el mismo producto o servicio a la competencia?

Análisis de Comprar o Hacer

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Flujo de Análisis de Comprar o Hacer

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1. Tenemos la experiencia para llevar a cabo el trabajo?2. Podemos utilizar nuestros recursos para algo de mayor valor?3. Tenemos las herramientas y materiales para llevar a cabo el trabajo?4. Los recursos internos se encuentran al 100% de su capacidad?5. Es un producto o servicio que nos diferenciará de la competencia?6. El contratista le venderá el mismo producto o servicio a la competencia?

Hacer o Comprar?

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Comprar

Si

No

Hacer

Si

No

No

Si

Si

No

Si

No

No

Si

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Ejemplo de Análisis de Comprar o Hacer

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1. Tenemos la experiencia para llevar a cabo eltrabajo?

Si, los programadores conocen la empresa y los procesos

2. Podemos utilizar nuestros recursos para algode mayor valor?

Si, ellos no lo desarrollan deberíamos de prescindir de sus servicios lo que implica pago de prestaciones

3. Tenemos las herramientas y materiales parallevar a cabo el trabajo?

Si, solo faltaría capacitarlos en la nueva herramienta de desarrollo

4. Los recursos internos se encuentran al 100%de su capacidad

No, podríamos utilizarlos para este trabajo

5. Es un producto o servicio que nosdiferenciará de la competencia?

Si, se hace un correcto análisis nadie en el mercado tendría la solución nuestra, esto nos diferenciaría

6. El contratista le venderá el mismo productoo servicio a la competencia?

Si, ellos lo desarrollarán si se lo venderán a la competencia

Proyecto

Producto

Descripcion Comprar Hacer

Valor de Compra (Anualizado en base a SaaS en base a 3 años) 36,000.00$

Costo de Supervision Proyecto Compra (duracion del Proyecto) 8,000.00$

Costo Programadores Traslado de Datos Compra (durante el Proyecto) 2,000.00$

Costo de Desarrollo Programadores (ya existentes) 24,000.00$

Costo de Capacitacion Programadores 1,000.00$

Totales 46,000.00$ 25,000.00$

Analisis Comprar-Hacer

Proyecto cambio de software administrativo de cliente-servidor a web

ERP en la Nube

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Pasos Típicos para solicitar una cotización

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1. Preparar los enunciados del trabajo (SOW) relativo a las adquisiciones

2. Preparar una estimación de costos de alto nivel para determinar el presupuesto

3. Anunciar la Oportunidad

4. Identificar una breve lista de proveedores calificados

5. Preparar y emitir los documentos de la licitación

6. Preparar y recibir propuestas por parte del vendedor

7. Realizar una evaluación técnica de las propuestas que incluya la calidad

8. Revisar una evaluación de costos de las propuestas

9. Preparar la evaluación final combinada de calidad y de costo para la opción ganadora

10. Indicarle al contratista que ellos son la opción ganadora

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Ejemplo de una evaluación cualitativa de distintos proveedores

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Proyecto

Nombre del Posible Proveedor:

Caracteristicas

_____

_____

3) Indique con SI o NO si tienen soporte en español _____

4) Indique con SI o NO si pueden brindar factura contable en Guatemala _____

5) Indique la cantidad de dias que nos pueden brindar credito (valor numerico) _____

6) Indique la cantidad de clientes aproximados que tienen (valor numerico) _____

7) Indique maneras de pago (1=Tarjeta de Credito, 2=Cheque/Traslado, 3=Ambas) _____

8) Indique la cantidad de caidas de los servidores de enero a la fecha (Numero) _____

9) Indique la cantidad de ataques no exitosos de hackers (Numero) _____

10) Indique la cantidad de ataques exitosos de hackers (Numero) _____

1) El servicio se brinda con redundancia en cuantos sitios (valor numerico):

2) Indique el horario de soporte (1=7x24, 2=8-5, 3=9-4)

Se necesita un proveedor que brinde servicio de servidores en la nube

RFP

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Preguntas

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Otros puntos a considerar

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Lista de Vendedores Preaprobados: Las listas de vendedores que han sidodebidamente evaluados y aprobados pueden aprovecharse para reducir tiempos o paraseguir procesos de la organización.

Políticas, procedimientos y pautas formales de Adquisición: La mayoría de lasorganizaciones cuentan con políticas formales de adquisición. En caso de no disponerde un departamento que realice las compras, el equipo del proyecto deberá derealizarlas.

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Llave en Mano

Ventajas (+) Desventajas (-)

Pocos contratos y menor carga administrativa

Menor control ejercido porel cliente

Responsabilidad total sobre el proveedor

Posible mayor costo

Administración de Materiales

Ventajas (+) Desventajas (-)

Mayor control ejercido por el cliente

Muchos contratos y mayorcarga administrativa

Posible menor costo Responsabilidad totalsobre el cliente

Precio Fijo

Ventajas (+) Desventajas (-)

Menor riesgo financiero para el cliente

Mayor riesgo financieropara el proveedor

Requiere de informacióncompleta al contratar

Precio Variable

Ventajas (+) Desventajas (-)

Menor riesgo financiero para el proveedor

Mayor riesgo financieropara el cliente

Posible menor costo No requiere deinformación completa alcontratar

Pago contra Entrega Final

Ventajas (+) Desventajas (-)

Mayor compromiso del proveedor

Mayor riesgo para elproveedor

Menor riesgo para el cliente

Pago Anticipado

Ventajas (+) Desventajas (-)

Menor riesgo para el proveedor

Menor compromiso delproveedor

Mayor riesgo para elcliente

Tipos de Contratos

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Tipos de Contratos: De precio Fijo

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Tipo Descripción

Precio Fijo Cerrado (FFP) El precio se fija al comienzo y no esta sujeto a cambios

Precio Fijo + Honorarios con Incentivos (FPIF)

El precio es fijo pero se fijan ciertos incentivos ligados alcumplimiento. Generalmente hay precios tope.

Precio Fijo + ajustes económicos de precio

(FPEPA)

Este tipo se utiliza cuando el contrato involucra un periodoconsiderable de años. Se ajustan los precios debido acondiciones como inflación, etc.

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Tipos de Contratos: De costos reembolsables

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Tipo Descripción

Costo + honorarios fijos (CPFF)

Se le reembolsa los costos autorizados y recibe sus honorariosfijos como un porcentaje de los costos estimados al inicio

Costo + honorarios con incentivos (CPIF)

Se le reembolsan los costos autorizados y recibe honorarios conincentivos predeterminados. Si los costos varían el comprador yvendedor comparten las desviaciones.

Costos + honorarios por cumplimiento de

objetivos (CPAF)

Al vendedor se le reembolsan todos los costos legítimos pero lamayor parte de los honorarios se obtienen en base a lasatisfacción de ciertos criterios que se definen e incorporan alcontrato.

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Selección de Proveedores

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Tipo Descripción

Menor costo Es bueno cuando se realiza adquisiciones de carácter estándar

Solo por calificaciones

Valor de las adquisiciones es bajo, se selecciona al de mejorcredibilidad, etc.

Puntuación propuesta técnica

superior/basada en calidad

Se pide a la empresa seleccionada que presente una propuestacon detalles técnicos y de costos y luego se le invita a negociar elcontrato, si la propuesta técnica resulta aceptable

Basados en Costo y Calidad

Incluye el costo como un factor de proceso de selección devendedores.

Proveedor ÚnicoEl comprador le pide a un vendedor determinado que preparepropuestas técnicas y financieras que luego son negociadas

Presupuesto Fijo

El método del presupuesto fijo requiere dar a conocer elpresupuestos disponible a los proveedores invitados en la RFP yseleccionar la propuesta técnica mejor calificada dentro del limitedel presupuesto.

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Criterios de Selección:• Comprensión de la Necesidad• Costo Total o del Ciclo de Vida• Capacidad Técnica• Riesgo• Enfoque de Gestión• Enfoque Técnico• Garantía• Capacidad Financiera• Capacidad de Producción• Tamaño y Tipo de Negocio• Desempeño pasado• Referencias• Derechos de Propiedad Intelectual• Derechos de Propiedad Exclusiva

Conceptos de Adquisiciones

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Estrategias de las Adquisiciones

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Tipo Descripción

Métodos de Entrega

Comprador/Vendedor sin subcontratacionesComprador/Vendedor con subcontrataciones permitidasUnión temporal (join/venture)Comprador/Vendedor que actúa como representante

Formas de Pago de Contratos

Contratos de Precio Fijo: Cuando el trabajo es predecible y losrequisitos están bien definidos

Contratos de Costo + Margen: Cuando el trabajo estaevolucionando, es propenso a cambiar o no esta bien definido

Incentivos + Bonos por Cumplimiento: Para alinear los objetivosdel comprador y del vendedor

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Documentos de las Adquisiciones

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Tipo Descripción

RFI(Request for Information)

Se utiliza cuando se necesita mas información de los vendedores acerca de losbienes y servicios a adquirir. Por lo general va seguida de una RFQ o RFP

RFQ(Request for Quote)

Se utiliza comúnmente cuando se necesita mayor información sobre como losproveedores pueden satisfacer los requisitos y cuanto costara. Usadogeneralmente es para equipos, materiales y maquinaria

RFP(Request for Proposal)

Se utiliza cuando existe un problema en el proyecto y la solución no es fácil dedeterminar. Este es el mas formal y tiene estrictas reglas de adquisiciones encuanto al contenido, la línea del tiempo y las respuestas de los vendedores. Esutilizado generalmente para servicios.

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RFI, RFQ y RFP

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Descripción RFI RFQ RFP

Disponibilidad de Requerimientos A Veces Desconocido Conocido

Capacidad del Vendedor A Veces Desconocido Conocido

Nivel de Involucramiento de los Interesados del Comprador

Recomendable Requerido Completo

Nivel de Apoyo del Vendedor Recomendable Requerido Completo

Nivel de Detalle de los Precios A veces NO Si

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Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Criterio Ponderación Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje

1. Costo 20% 4/10 8/20 5/10 10/20 7/10 14/20

2. Tiempo de Entrega 15% 8/10 12/15 7/10 10.5/15 4/10 6/15

3. Funcionalidad 25% 4/10 10/25 5/10 12.5/25 9/10 22.5/25

4. Mantenimiento 10% 6/10 6/10 6/10 6/10 4/10 4/10

5. Compatibilidad 10% 8/10 8/10 6/10 6/10 4/10 4/10

6. Garantía 20% 5/10 12/20 6/10 12/20 6/10 12/20

TOTAL 100% 56/100 57/100 62.5/100

Ejemplo de Matriz de Criterio de Selección de Proveedores

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Documentos relacionados con las Adquisiciones

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Paquete de Trabajo, será realizado por nosotros?

Proyecto

Fase Fase Fase

Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable

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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

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Proceso Descripción

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Es el proceso de documentar las decisiones de como se realizaran lasadquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedorespotenciales

Planificar La Gestión de las Adquisiciones

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Este puede incluir directrices y documentos para:

• Los tipos de contrato que serán utilizados• Determinar si se utilizaran estimaciones independientes como criterios de

evaluación y aceptación• Los documentos de la adquisición estandarizados si fueran necesarios• El manejo de los plazos requeridos para comprar elementos a los vendedores• Requisitos para obtener garantías de cumplimiento o contratos de seguro a fin

de mitigar algunas formas de riesgo en el proyecto.• La identificación de vendedores precalificados, si los hubiera.• Criterios de Selección de Proveedores

Elaborar el Plan de Gestión de las Adquisiciones

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Ejemplo de Plan de la Gestión de las Adquisiciones

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Proyecto

Negociacion

Tipo de Contrato a Utilizar

Como se procedera a dar por

aceptado

Criterios de Seleccion de

Proveedores

Servicio en la nube de servidores

Plan de Adquisiciones

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1) El contrato que se utilizara sera PFP (Precio Fijo Cerrado)

1) Usualmente son contratos en linea, por lo que al pagar se da por aceptado

Se estara procediendo de la siguiente manera:

1) Se realizara un analisis del proveedor el cual valdra un 40% del valor de la calificacion

2) El precio sera el otro 60% de la calificacion

3) El proveedor con la calificacion mas alta sera el elegido

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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

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Efectuar las Adquisiciones

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Proceso Descripción

Efectuar las Adquisiciones

Es el proceso de obtener las respuestas de los vendedores,seleccionarlos y adjudicarles un contrato.

El beneficio clave de este proceso es que permite alinear lasexpectativas de los interesados internos y externos a través deacuerdos establecidos

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A cada vendedor seleccionado se la adjudica un contrato de adquisición. Losprincipales componentes de un contrato varían, pero en general incluyen:

• El enunciado del trabajo y los entregables• La línea base del cronograma• Los informes de desempeño• El periodo de ejecución• Los roles y responsabilidades• El lugar del desempeño del proveedor• Los precios• Las condiciones de pago• El lugar de entrega• Los criterios de inspección y aceptación• Las garantías• El soporte del producto• Los limites de responsabilidad• Los honorarios y retenciones

• Las sanciones• Los incentivos• El seguro y las fianzas• La aprobación de los subcontratistas• El tratamiento de solicitudes de

cambio

Contrato de Adquisiciones

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1. Los términos tienen que estar claros2. Tienen que haber entregables específicos3. Tienen que haber clausulas de salida para ambas partes4. Tiene que ser un contrato gana-gana5. Tiene que haber un tercero que interceda entre dos

partes

Negociación de Adquisiciones

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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

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Controlar las Adquisiciones

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Proceso Descripción

Controlar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones deadquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuarcambios y correcciones según sea necesario.

Este proceso garantiza que el desempeño del vendedor satisfaga losrequisitos de adquisición y que el comprador actúa en conformidadcon los términos del contrato legal.

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Se debe de manejar de manera ordenada y comprobable lo siguiente:

1. Correspondencia entre el proveedor y el cliente2. Cronogramas y solicitudes de pago3. Evaluación del desempeño del vendedor4. Solicitudes de Cambio

Como las manejamos?

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Cada subcontratación es un proyecto dentro de nuestro proyecto

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Proyecto

Subcontratación 1Subcontratación 2

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Muy similar al manejo de nuestro proyecto, es el manejo de adquisiciones:

• Esta el Inicio con un SOW, Business Case u Orden de Compra• Tiene que haber un plan generado por el contratista• Tenemos que darle seguimiento regularmente, eso lo establecemos en el

plan• Si hay algún problema tienen que presentar un nuevo plan incluyendo un

nuevo cronograma y presupuestos• Al finalizar tiene que haber un cierre del contrato

Como le damos seguimiento?

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Hacer El plan de Adquisiciones que involucre• Decision de Compra/hacer• Como calificaremos a los contratistas (cualitativo/Cuantitativo)• Formato de análisis cualitativo• Si realizaremos RFI, RFQ, RFP• Como adjudicaremos los contratos• Como supervisaremos los contratos• Como realizaremos el cierre de los contratos

Trabajo Practico

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Preguntas o Dudas

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