Gestión de Compras en Proyectos

Gerencia de Proyectos de Ingeniería

Objetivos de aprendizajeComprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos

Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos involucrados en el análisis de compra o realización directa

Discutir sobre lo que está involucrado en la planificación de contratación, incluida la creación de varios documentos de compra y criterios de evaluación para los vendedores

Objetivos de aprendizajeComprender el proceso de solicitar respuestas del vendedor y la diferencia entre las propuestas y las ofertas.

Describir el proceso de selección del vendedor y reconocer los diferentes enfoques para la evaluación de las propuestas o la selección de proveedores.

Discutir la importancia de una buena administración del contrato.

Describir el proceso de cierre del contrato

CONTENIDO

NOTAS

CASOS, TALLERES Y EXPOSICIONES 50%EXAMENES 50%

PARCIAL FINAL

1.2 ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos.

INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS CLAVES

Adquisición de Productos

La Gerencia de las Adquisiciones del

Proyecto comprende los procesos

requeridos para adquirir bienes y

servicios a organizaciones externas,

con el fin de alcanzar los objetivos del

proyecto.

La Perspectiva del Comprador

Este capítulo es discutido desde la

perspectiva del COMPRADOR en una

relación comprador-vendedor.

El vendedor (depende del área de

aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR,

ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.

Respecto al Vendedor

Típicamente manejará su trabajo como un

proyecto. El comprador es su cliente y

por tanto stakeholder clave para el

vendedor. El contrato es el input clave

para muchos de sus procesos de gestión.

Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los Enunciados del Trabajo de los Contratos.

1. Planificar las Compras y Adquisiciones

Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden ser mejor cubiertas comprando productos o servicios al exterior.

Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.

Planificar las Compras y Adquisiciones

El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las disciplinas de contratación y procura e involucrarlos tempranamente como parte del equipo.

Planificar las Compras y Adquisiciones

Este proceso de planeamiento también debería considerar a los vendedores potenciales, particularmente si el comprador desea ejercer algún grado de influencia o control sobre las decisiones contractuales.

Planificar las Compras y Adquisiciones

CASA DE CAMPO

1.Estudio 3.Construcción2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión

2.1Maqueta

2.2Planos

5.1Planear

5.2Control

3.3E/I Áreasdescanso

3.4E/I Áreas

recreación

3.2Afirmado

3.5HabilitaciónOtras áreas

DormpadresDorm.hijosDorm.hijas

CanchaFrontónCanchaTennisPiscina

3.1Cercado

Planificar las Compras y Adquisiciones

PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento WBS

Tipo de contrato

Procedimiento de

contratación

Forma de contacto

Cercado terreno.

Suma alzada por metro lineal de

cerco.

Se solicitará tres cotizaciones.

Web, guía telefónica.

Afirmado terreno.

Suma alzada con incentivo por

cumplimiento de plazo.

Experiencia previa.Estimación de

experto independiente.

Invitación a especialistas.

Instalación jacuzzis.

Suma alzada. Se solicitará tres propuestas.

Contacto a través de

fabricante de jacuzzi.

Planificar las Compras y Adquisiciones

Planificar las Compras y Adquisiciones

Plan de Gestión de las Adquisiciones

Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura.Tipos de contratos a usar.Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación.Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto.Definición de uso de documentos estandarizados.Cómo se manejará a los múltiples proveedores.Entre otros.

Planificar las Compras y Adquisiciones

Procurement Management Planning Checklist

Project Name:

Prepared by:

Date:Identify types of contracts being used

Independent estimates required? Yes No

If Yes, who will prepare?

By when?

Actions that Project Management Team can take independent of ProcurementDepartment

Source of standardized procurement documents, if needed

How will multiple providers be managed?

How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?

Scheduling

Performance Reporting

Human Resources

Other

Enunciado del Trabajo del Contrato

Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos :

SOW (statement of work) para productos o servicios claramente especificados.

SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto.

Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir servicios colaterales como soporte operacional post-proyecto.

Planificar las Compras y Adquisiciones

Statement of Work Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Vendor Name:Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accuratelydefine the proposed work):

Required Timeline and Milestone Dates:

Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operationalsupport, etc.):

Cost Parameters:

Si el SOW fuera lo suficientemente preciso y completo, normalmente luego puede adjuntarse al contrato a firmarse.

El trabajo no mencionado o no contenido en la Declaración de Trabajo sólo se hará si es de mutuo acuerdo, o se introduce en el proyecto a través de una solicitud de cambio.

El SOW debe ser utilizado como herramienta de comunicación para explicar el trabajo delproyecto a los interesados.

A C E

Description of Cost Item

Total Costs to MAKE

Total Costs to BUY

Notes & Recommendations

Direct Indirect Direct Indirect

Costs Costs Costs Costs

1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

Final Differential

$0.00

CostItem #

B

Costs to MAKEProduct or Service

D

Costs to BUYProduct or Service

TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00

Date:

Project Name:Prepared by:

Análisis hacer-o-comprar

Gerencia de la Procura – Planeamiento de la Procura

2. Planificar la Contratación

Genera como resultados los Documentos

de la Adquisición y los Criterios de

Evaluación.

Es la preparación de la documentación necesaria para el proceso de convocatoria.

Planificar la Contratación

PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento WBS

Filtro de evaluación

Criterio de evaluación Documentos

Cercado terreno.

Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ

Afirmado terreno.

Experiencia previa.Referencia de anteriores clientesFinanciamiento.

TECNICA: 70%(experiencia, equipamiento)ECONOMICA: 30%

RFP

Instalación jacuzzis.

Distribuidor autorizado del fabricante.Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ

Planificar la Contratación

Planificar la Contratación

Documentos de la Adquisición

Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales.Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el precio. El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico son relevantes. Nombre comunes:

• IFB Invitation for Bid.• RFQ Request for Quotation.• RFP Request for Proposal.• IFN Invitation for Negotiation.

Planificar la Contratación

Request for Proposal Template

Project Name:

Prepared by:

Date: I. Introductory and Background Information:

II. Statement of Work and Description of Project:

III. Project Objectives:

IV. Schedule of Events:

For example:

Event Date1. RFP sent to Bidders

2. Bidders' Conference

3. Evaluation of Responses

4. Award of Contract

5. Commencement of Project

6. Project Completion

7. Final Review

8. Client Acceptance andClosure9.

10.

V. Description of Required Response Format:

VI. Required Contractual Provisions:

VII. Evaluation Criteria:

Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,

A. Purchase price

B. Understanding of client need

C. Overall or life-cycle cost

D. Technical capability

E. Management capability

F. Financial resources

Genera como resultados las propuestas de los postores.

3. Solicitar Respuesta de Vendedores

La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y propuestas) de vendedores prospectos sobre cómo pueden satisfacer las necesidades del proyecto.La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor prospecto, normalmente a ningún costo para el proyecto.

Solicitar Respuesta de Vendedores

Genera como resultados la suscripción del contrato.

4. Selección de Vendedores

Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación para elegir al proveedor.A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado.Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores.El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.

Selección de Vendedores

PROYECTOITEM CONTRATADO

CASA DE CAMPOAFIRMADO DE TERRENO

I. ANTECEDENTESII. OBJETOIII. MONTOIV. FORMA DE PAGOV. PLAZOVI. RESPONSABILIDAD

ES DEL CONTRATISTA

VII. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE

VIII. GARANTÍAS

IX. GARANTÍASX. DOCUMENTOS

CONTRACTUALESXI. PENALIDADESXII. CAUSALES DE

RESOLUCIONXIII. NATURALEZA DEL

CONTRATOXIV. BASE LEGALXV. CONTROVERSIAS

Firma contratista Firma contratante

Selección de Vendedores

Project Name:

Prepared by:

Date:

Evaluation Criteria andWeight Assigned

Vendor #1Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #1Item Score

Vendor #2Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #2Item Score

Purchase price20%

Understanding of client need25%

Overall or life-cycle cost15%

Technical capability20%

Management capability15%

Financial resources5%

Overall Score of possible 5(weights x ratings, totaled)

3.35 4

0.3

0.5 5 1.252

3 0.6

0.25

4 0.6 4 0.6

4 0.2 5

4 0.8

0.8

3 0.45 2

5 1 4

Sistema de puntajes

Genera como resultados la correspondencia, los cambios contractuales y los pagos.

5. Administración del Contrato

Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales.

La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato.

Además de la gestión de la relación contractual se debe integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto.

Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.

Administración del Contrato

Administración del Contrato

Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

(Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 291)

Procurement Change Request Template

Project Name:

Prepared by:

Date:Person(s) Requesting Change:

Change Number:

Type of Change Requested:

Terms of contract Termination of ContractDescription of Product orService

Other (specify) Other (specify)

Detailed Description of Change:

Detailed Reason for Change Requested:

Effect on Project Cost:

? Projected Cost Overrun of approximately %

? Estimated Cost Reduction of approximately %

Effect on Schedule:

? Planned Project Completion Date:

? New Project Completion Date:Additional Remarks:

Approval Project Manager Date

Approval (Other) Date

Contract Change Control System Checklist and Worksheet

Project Name:

Prepared by:

Date:Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Besure to provide for appropriate review of all changes.

Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:

Define steps by which contracts may be changed, including:

Paperwork

Tracking systems

Dispute resolution procedures

Approval levels required

Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated changecontrol system:

Additional Remarks:

Submitted Name/Title: Date:

Approval Name/Title: Date:

Contract Performance Report Template

Project Name:

Prepared by:

Date:Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:

Scope (On Scope? If not, how serious)

Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)

Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)

Quality

Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):

Forecasting (Estimate of future project status and progress):

Other Issues or Comments:

Submitted Name/Title: Date:

Approved Name/Title: Date:

¿Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?

6. Cierre del Contrato

Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el sentido que involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato. El término adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusión del Contrato.

Cierre del Contrato

No siempre es Precio!!!

Cont..

http://www.uv-mdap.com/desarrollo/249/Modulo-14.-Contenido-del-Examen-PMP-PMI

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Cuarta edición, Project Management Institute,

Inc., 2008.

Muchas Gracias!!