12-Guía Del PMBOK-Gestión de Las Adquisiciones

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Gestión de las Adquisiciones
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.
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Adquisición de Productos del Exterior
La Gerencia de las Adquisiciones del
Proyecto comprende los procesos
servicios a organizaciones externas,
proyecto.
La Perspectiva del Comprador
perspectiva del COMPRADOR en una
relación comprador-vendedor.
aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR,
ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.
Respecto al Vendedor
proyecto. El comprador es su cliente y
por tanto stakeholder clave para el
vendedor. El contrato es el input clave
para muchos de sus procesos de gestión.
Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los Enunciados del Trabajo de los Contratos.
1. Planificar las Compras y Adquisiciones
Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden ser mejor cubiertas comprando productos o servicios al exterior.
Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.
Planificar las Compras y Adquisiciones
El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las disciplinas de contratación y procura e involucrarlos tempranamente como parte del equipo.
Este proceso de planeamiento también debería considerar a los vendedores potenciales, particularmente si el comprador desea ejercer algún grado de influencia o control sobre las decisiones contractuales.
CASA DE CAMPO
PROYECTO CASA DE CAMPO
Se solicitará tres cotizaciones.
Experiencia previa. Estimación de experto independiente.
Invitación a especialistas.
Plan de Gestión de las Adquisiciones
Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura.
Tipos de contratos a usar.
Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación.
Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto.
Definición de uso de documentos estandarizados.
Cómo se manejará a los múltiples proveedores.
Entre otros.
Enunciado del Trabajo del Contrato
Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos :
SOW (statement of work) para productos o servicios claramente especificados.
SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto.
Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir servicios colaterales como soporte operacional post-proyecto.
Análisis hacer-o-comprar
Gerencia de la Procura – Planeamiento de la Procura
2. Planificar la Contratación
Genera como resultados los Documentos de la Adquisición y los Criterios de Evaluación.
Es la preparación de la documentación necesaria para el proceso de convocatoria.
Planificar la Contratación
TECNICA: 70% (experiencia, equipamiento) ECONOMICA: 30%
RFP
Menor precio.
Documentos de la Adquisición
Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales.
Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el precio.
El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico son relevantes.
Nombre comunes:
Genera como resultados las propuestas de los postores.
3. Solicitar Respuesta de Vendedores
La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y propuestas) de vendedores prospectos sobre cómo pueden satisfacer las necesidades del proyecto.
La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor prospecto, normalmente a ningún costo para el proyecto.
Solicitar Respuesta de Vendedores
Solicitar Respuesta de Vendedores
Genera como resultados la suscripción del contrato.
4. Selección de Vendedores
Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación para elegir al proveedor.
A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado.
Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores.
El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.
Selección de Vendedores
PROYECTO ITEM CONTRATADO
ANTECEDENTES OBJETO MONTO FORMA DE PAGO PLAZO RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE GARANTÍAS
GARANTÍAS DOCUMENTOS CONTRACTUALES PENALIDADES CAUSALES DE RESOLUCION NATURALEZA DEL CONTRATO BASE LEGAL CONTROVERSIAS
Firma contratista
Firma contratante
Sistema de puntajes
Genera como resultados la correspondencia, los cambios contractuales y los pagos.
5. Administración del Contrato
Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales.
La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato.
Además de la gestión de la relación contractual se debe integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto.
Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.
Administración del Contrato
Administración del Contrato
Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
(Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 291)
¿Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?
6. Cierre del Contrato
Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el sentido que involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato. El término adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusión del Contrato.
Cierre del Contrato
Cierre del Contrato
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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Estándares para la Gestión de Proyectos.
Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
Taller de Preparación para la Certificación PMP®
Gestión de Programas (PPgM).
Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.
Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTAS
MS Project Server 2007.
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Independent estimates required?
By when?
Actions that Project Management Team can take independent of Procurement
Department
How will multiple providers be managed?
How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?
Scheduling
(in as much detail as needed to accurately
define the proposed work)
support, etc.)
III.
2. Bidders' Conference
VI.
Evaluation Criteria:
Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,
A. Purchase price
D. Technical capability
E. Management capability
F. Financial resources
(weights x ratings, totaled)
Effect on Project Cost:
Project Name:
Prepared by:
Be
sure to provide for appropriate review of all changes.
Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:
Define steps by which contracts may be changed, including:
Paperwork
Dispute resolution procedures
Approval levels required
Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated change
control system:
Additional Remarks:
Scope (On Scope? If not, how serious)
Schedule
Cost
Quality
Progress Report
(What is completed, what is in process, key changes made, etc.):
Forecasting
Other Issues or Comments:

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