GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Experiencia en ELCOGAS

Dirección de Medios

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOExperiencia en ELCOGAS

23 Septiembre 2005

1

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN ELCOGAS, S.A.

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

MARCO

CONCEPTUALMARCO

CONCEPTUAL

ELABORACIÓN

DEL

MODELO PILOTO

EN UN ÁREA

ELABORACIÓN

DEL

MODELO PILOTO

EN UN ÁREA

EXTENSIÓN

DEL

MODELO

EXTENSIÓN

DEL

MODELO

EXPLOTACIÓN

DEL

SISTEMA

EXPLOTACIÓN

DEL

SISTEMA

EVALUACIÓN Y

REVISIÓN DEL

SISTEMA

EVALUACIÓN Y

REVISIÓN DEL

SISTEMA

FASE 0 FASE I FASE II FASE III FASE IV

♦Cultura y estrategia

♦Implicación Dirección

♦Formar Equipo Gestor

♦Objetivos Generales

♦Alcance

♦Objetivos área♦Definir el conocimiento necesario♦Identificar el conocimiento existente• procesos• puestos• ESCI♦Elaboración Mapa de conocimientos♦Aplicaciones/acciones♦Gestión resistencias

♦Aplicación

del modelo de

Gestión del

Conocimiento

al resto de las

áreas

♦Organización

♦Plan de

acciones

♦Equipo

técnico

(herramientas)

♦Alineación de

políticas de

refuerzo

♦Aportaciones

♦Errores

♦Modificaciones

♦Decisiones

hacia el futuro

EL PROYECTO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SE ESTRUCTURA EN 5 FASES

2

Marco Conceptual (1)

Con el proyecto actual se trata, en definitiva, de acompañar a las diferentes

Direcciones en el proceso de identificar y determinar cuáles son aquellos

procesos claves que, dentro de su ámbito respectivo, merecen poner en

marcha una verdadera gestión del conocimiento y, luego, hacer todo lo

necesario para que sea una realidad esa puesta en marcha

La implantación de un sistema de Gestión del Conocimiento en ELCOGAS,

S.A., debe entenderse como un proceso de largo alcance, que permitirá

adoptar un modelo de funcionamiento que aporte soluciones a problemas

concretos de la Empresa

3


El cambio de Consejero Delegado, supuso un cambio en la Organización

de Elcogas. De este cambio, destacamos la creación de la Dirección de

Medios, encargada, entre otras funciones, de procurar un cambio en la

gestión de RRHH, para pasar de una mera administración de personal, a

una Gestión Integrada de Personas. Dentro de este marco y para dar

respuesta a este reto, se crearon en la Dirección de Medios, las Áreas de

Organización y Sistema de Gestión del Conocimiento y de RRHH y Sistema

de Gestión de Competencias, encargadas de liderar el asunto.

En el año 2003, se produjo en Elcogas el relevo en la cabeza de la

organización motivado por la jubilación del Consejero Delegado (Manuel

Treviño) y el nombramiento de Ignacio Méndez de Vigo y Vega de Seoane

como nuevo Consejero Delegado.

4

Ganar ventajas estratégicas para la Empresa, aumentando su proactividad (innovación)

Identificar los conocimientos, necesarios, existentes y estratégicos y definir el mejor modo de gestionarlos.

Desarrollar los capitales, humano (personas), estructural (tecnología), relacional (clientes) y organizacional (procesos de trabajo y funciones de los puestos), de ELCOGAS

Favorecer la puesta en valor (capitalizar) y la puesta en común (compartir) de los conocimientos de la Empresa.

Mejorar la gestión de las personas, complementando la gestión de sus competencias y aportando bases concretas para las acciones de formación y desarrollo.

5




MARCO

CONCEPTUA LMARCO

CONCEPTUA L

ELABORACIÓN

DEL

MODELO PILOTO

EN UN ÁREA

ELABORACIÓN

DEL

MODELO PILOTO

EN UN ÁREA

EXTENSIÓN

DEL

MODELO

EXTENSIÓN

DEL

MODELO

EXPLOTACIÓN

DEL

SISTEMA

EXPLOTACIÓN

DEL

SISTEMA

EVALUACIÓN Y

REVISIÓN DEL

SISTEMA

EVALUACIÓN Y

REVISIÓN DEL

SISTEMA



♦Implicación

Dirección

♦Formar

Equipo Gestor

♦Objetivos

Generales

♦Alcance

♦Objetivos área♦Definir el conocimiento necesario

♦Identificar el conocimiento existente

• procesos

• puestos• ESCI

♦Elaboración Mapa de conocimientos

♦Aplicaciones/

acciones♦Gestión resistencias

♦Aplicación

del modelo de

Gestión del

Conocimiento

al resto de las

áreas

♦Organización

♦Plan de

acciones

♦Equipo

técnico

(herramientas)

♦Alineación de

políticas de

refuerzo

♦Aportaciones

♦Errores

♦Modificaciones

♦Decisiones

hacia el futuro


6

ÁREA DE COMPRAS

DIRECCIÓNECONÓMICO COMERCIAL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS (1)

SECCIÓN DE ACTIVACIÓN, SEGUIMIENTO Y REPOSICIÓN (1)

TÉCNICO DE COMPRAS ESPECIALES (1)

TÉCNICO DECOMPRAS (1)

SECCIÓN DE FACTURACIÓN (1)

AUXILIAR DECOMPRAS (1)

AUXILIAR DE FACTURACIÓN (1)

7

MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EL ÁREA

• Cómo gestionar y desarrollar los conocimientos necesarios para que el Área

contribuya eficazmente a los objetivos de la Empresa

• Cómo enriquecer el capital intangible de la Empresa en este Área

• Cómo incrementar la memoria activa de la Empresa

• Cómo capitalizar y compartir el conocimiento dentro del Área

• Cómo contribuir a que el Área cumpla con la misión y la visión que deben orientar y

dirigir su acción

• Cómo responder a problemas reales y habituales de la empresa para actuar con

sentido y aportando valor


8

METODOLOGÍA

GCÁREA DE COMPRAS

ANÁLISIS DEPROCESOS

ANÁLISISDE

PUESTOS

PRODUCTOSSERVICIOS

USUARIOS ESCI

CONCLUSIONES

PROPUESTAS

APROBACIÓNDIRECCIÓN

MAPA DE CONOCIMIENTOS


COMPETENCIAS

9

La metodología empleada en el proyecto ha seguido los siguientes pasos:

1.- Análisis y descripción de los procesos de trabajo del Área de Compras

El análisis de los Procesos se ha llevado a cabo contemplando los siguientes elementos:

1. Área en la que se desarrolla el Proceso

2. Proceso Principal (Denominación del Proceso)

3. Subproceso (Denominación del Subproceso)

4. Input (Información, demanda, datos...)

5. Proveedor (Suministrador del Input)

6. Actividad (Descripción de la actividad desarrollada a partir del Input)

7. Responsable (Persona que lleva a cabo la actividad)

8. Output (Información, producto o servicio resultante)

9. Cliente interno (Destinatario de la información, producto o servicio resultante)

10


Procesos: Área Compras (1)

Procesos Subprocesos Responsable

01 Propuesta de Contratación 1 Verificación PCX’s Jef. Compras

2 Asignación Técnico de Compras Jef. Compras

3 Preparación Comisión Contratación Tco. Compras Especs.

02 Petición de Ofertas 1 Petición de Ofertas Tcos. Compras

03 Pedidos 1 Elaboración del Pedido Tcos. Compras

4 Aprobación Comité Explotación / Consejo Administración

Tco. Compras Especs.

2 Aclaraciones al Suministrador Tcos. Compras

3 Evaluación de Ofertas Tcos. Compras

4 Petición de Ofertas (Niveles I y II) Tco. Compras Especs.

2 Aprobación Pedido Jef. Compras

3 Envío Pedido Aux. Compras

4 Activación y Seguimiento Jef. Activ., Seg. y Rep.

5 Notificación Desperfectos Jef. Activ., Seg. y Rep.

6 Pedidos Abiertos Jef. Activ., Seg. y Rep.11


04 Análisis de Stocks 1 Adecuación de cantidades Jef. Activ., Seg. y Rep.

05 Declaración INTRASTAT 1 Declaración Jef. Activ., Seg. y Rep.

06 Control y Segto. de Avales 1 Solicitud de Avales Tco. Compras Especs.

3 Seguimiento y cierre Tco. Compras Especs.

2 Conformación de Facturas Jef. de Facturación

2 Recepción de anticipos Tco. Compras Especs.

07 Segto. Seguros Contratistas 1 Seguimiento Tco. Compras Especs.

08 Control TC’s E. Contratistas 1 Control TC’s Contratistas Jef. Compras

09 Conf. de Facturas y Abonos 1 Registro de Facturas Aux. Facturación

3 Aprobación de Facturas Aux. Facturación

4 Envío para pago Facturas Aux. Facturación

10 Evaluación de Proveedores 1 Alta de Proveedores Jef. de Facturación

11 Superv. estado de Facturas 1 Supervisión Jef. Compras

12 Lanzamiento de Contratos 1 Negoc., Lanzamiento y Seguimiento Jef. Compras


12


13 Comisiones de Contratación 1 Vocal y Secretario Jef. Compras

14 Preparación de Informes del Área

1 Informes Jef. Compras

15 Elaboración de Documentos Normativos

1 Normas, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Condiciones de Contratación

Jef. Compras

16 Papel Estratégico1 Planificación y Evolución de las

ComprasJef. Compras


13

Salvo excepciones, y siempre que ha resultado posible, el análisis de los procesos se ha llevado a cabo en entrevistas personales con todos los Empleados de la Dirección, siguiendo un orden de nivel, de abajo a arriba. Esto ha permitido que los responsables fueran validando los datos e informaciones suministrados por sus colaboradores, y que pudieran ampliar, corregir o matizar aquellos datos e informaciones que consideraban necesario

Identificar también las relaciones Proveedores - Clientes Internos, así como el contenido y el

tipo de servicios que, cada Empleado, o cada Área, presta al resto de la Organización. Esta

información servirá de base para la realización de la Encuesta de Satisfacción del Cliente

Interno

Estudiar los flujos de información y los flujos de servicios, los conocimientos utilizados, los necesarios y los estratégicos, para sustentar esos flujos y en qué medida se va añadiendo valor en las sucesivas fases del proceso

Estudiar los contenidos de trabajo, de las distintas Áreas y de los Puestos de Trabajo, las relaciones existentes entre ellos y sus relaciones con el resto de la Organización

14


El análisis de los procesos, además de su mejora, en su caso, ha permitido :

2.- Análisis y descripción de los Puestos de Trabajo del Área de Compras

Se ha diseñado una Ficha de Puesto de Trabajo que incluye los siguientes campos:

Denominación del puestoMisión del puestoClasificación profesional y nivel retributivoUbicación del puesto (Organigrama)Responsabilidades del puestoFunciones/tareas del puestoHerramientas y medios de trabajoCondiciones del puesto de trabajoFormaciónIdiomasInformáticaExperienciaRelaciones internas/externas del puestoPerfil competencial (core, transversales, específicas)Conocimientos necesarios (actuales y previsibles)Importancia y disponibilidad de los conocimientos necesarios en la actualidad


15

Se ha iniciado el desarrollo del Diccionario de Competencias de ELCOGAS, S.A., definiendo

las Competencias y sus Evidencias Conductuales de cada uno de los Puestos de Trabajo del

Área de Compras y se ha realizado una valoración de ambas

La información necesaria para cubrir el resto de los campos contemplados en la Ficha de

Puesto de Trabajo, fue aportada por el titular del Puesto en entrevista personal

La información obtenida fue posteriormente revisada, corregida o validada, según los casos,

por el respectivo responsable, del mismo modo como se ha hecho con los procesos

El análisis de los procesos ha aportado información para cubrir el campo relativo a las

funciones de cada Puesto de Trabajo


16

Se ha establecido, en consecuencia, el gap desde la citada disponibilidad actual (valor

numérico entre 1 y 5), hasta el Nivel 5 (óptimo) correspondiente a la Creación de Valor “Los

conocimientos están organizados para ser compartidos, están actualizados y su utilización

añade valor al cliente final, interno o externo”. La página siguiente detalla estos aspectos

Se ha desarrollado la Escala de Evaluación de la Disponibilidad Actual de Conocimientos en

cada Proceso y se ha realizado la evaluación de la disponibilidad actual

3.- La Gestión del Conocimiento en el Área de Compras

Se ha elaborado el Mapa de Conocimientos de todos los Puestos de Trabajo del Área de

Compras recogiendo, los conocimientos necesarios para desarrollar cada proceso, su

ubicación, fuentes de adquisición y medios de desarrollo


17

Nivel 5: CREADOR DE VALOR

ESCALA DE EVALUACIÓN: DISPONIBILIDAD ACTUAL

¿Cuál es el nivel general de dificultad para disponer de los conocimientos que necesitamos?

Nivel 1: DESORGANIZADO

No disponer de un conocimiento útil genera dificultades y pérdidas de tiempo. Cada vez que esto sucede se buscan soluciones con urgencia y cada vez inventamos la rueda.

Nivel 2: PERSONALIZADO

Cada uno tiene sus propios medios y se las arregla para encontrar la información que necesita. Habitualmente estos medios no se comparten con los demás.

Nivel 3: ORGANIZADO/ UTILIZACIÓN DÉBIL

Existen en la empresa herramientas o redes que permiten encontrar las fuentes de conocimientos, personas o bases de información. La complejidad o falta de actualización hacen que la utilización sea débil.

Nivel 4: ESTRUCTURADO/UTILIZACIÓN FUERTE

Cada uno dispone en su puesto de trabajo de los medios necesarios para acceder a las personas o a la información que necesita, y estos medios son utilizados habitualmente

Los conocimientos están organizados para ser compartidos, están actualizados y su utilización añade valor al cliente final (interno o externo)


18

MAPA DE CONOCIMIENTOS ÁREA DE COMPRASMAPA DE CONOCIMIENTOS ÁREA DE COMPRAS

CONOCIMIENTOS NECESARIOSDisponi-bilidadactual

Ubicación Fuentes de adquisición Medios de desarrollo

Quién es (Identificación/Fabricante o comercial/ Ubicación/Certificaciones oficiales/Capacidad de suministro/ Situación financiera...)

Qué tiene: catálogo de productos y servicios/preciosHomologación : nuestra valoración de relaciones

previasQué capacidad: en volumen/en tiempo de respuestaCon quién hablar: Interlocutores clave para ofertas, para

pedidos, para reactivación de pedidos

• Experiencia y conocimientos del equipo• Experiencia y conocimientos de peticionarios• Red interna • Internet• Revistas y publicaciones• Prensa• Cuestionarios a proveedores• Ferias y congresos• Visitas a proveedores• Selección externa de expertos

• Determinar el conocimiento estratégico• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Favorecer los intercambios de experiencias• Favorecer la transferencia mediante formación• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de proveedores• Responsabilidad compartida

• Base de datos de proveedores (no actualizada y con errores)• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios

2-3PROVEEDORES

PRODUCTOS Y SERVICIOS• Repuestos• Servicios• Otros

Qué sonQuién los tienePrecios y condiciones de venta

• Base de datos de productos y servicios• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios

• Catálogos• Publicaciones• Manuales de uso• Proveedores• Internet y Red interna• Experiencia y conocimientos del equipo y de peticionarios• Ferias, congresos, visitas• Presentaciones de proveedores

• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo • Favorecer la transferencia mediante formación • Evaluaciones de los usuarios• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de productos/servicios

2-3

PROCEDIMIENTOS INTERNOS

Procedimientos de comprasNormas de contratación

4-5 • Procedimientos de Compras y Contratación• Condiciones G. de contratación

• Normativa y procedimientos internos• Red interna

• Evaluación y revisión periódica por parte de usuarios para optimizar adecuación y resultados• Benchmarking

19


Evaluación de los Conocimientos

Conocimiento necesario Importancia Disponibilidad

Proveedores

Contexto y entorno

5 2-3

1-24

20


Comentarios:

Se observa que el actual procedimiento que soporta los procesos analizados se caracteriza por una importante carga administrativa (excesivos visados y tránsitos en MP5, excesiva utilización de papel duplicando la función informática…).

Se constata que las deficiencias en los inputs efectuados por lo peticionarios internos en sus demandas de compras ocasionan cargas de trabajo adicionales a los Técnicos de Compras, mermándoles disponibilidad para otras tareas propias de su función que podrían aportar más valor a la organización.

Propuestas:

Sería oportuno reconsiderar el procedimiento establecido, a fin de acomodarlo a las circunstancias actuales de la Planta, ganando en eficacia mediante la simplificación de algunos aspectos de los procedimientos actuales:

21


Comentarios y Propuestas sobre los Procesos (1)

-La simplificación del proceso para la adquisición de determinados bienes y servicios (p.e. material informático, papelería, mensajería, office, etc.)

-La adquisición de repuestos de consumo habitual para mantener un stock preestablecido.

-La sensibilización de los peticionarios para conseguir que éstos incluyan especificaciones completas y correctas desde un principio, de forma que se eviten las ineficiencias que provocan los errores de definición.

-La reducción de tránsitos de las PCX en MP5, previo establecimiento de requisitos aplicables a un material en el momento de definir éste con lo que los tránsitos por calidad, seguridad y medio ambiente serían innecesarios.

22



-Análogamente, respecto a las facturas, podría reducirse el tránsito de muchas de ellas en función de que una adecuada recepción de materiales y servicios, sin sobrepasar el importe del pedido, lleva implícito que la factura es correcta por lo que el tránsito de aprobación de la misma por el Jefe de Área Básica o por el Director ( o por ambos) sería innecesario, teniendo en cuenta que, actualmente, la aprobación de la factura es además

físicamente firmada por el Director correspondiente.

- La eliminación de tránsitos de visados consecutivos por parte de una misma persona.

23



Comentarios y Propuestas sobre los Puestos (1)

Comentarios:

Se observa que en el puesto de Jefe de Compras se realizan muchas tareas de supervisión y control de las actividades de las personas a su cargo, en detrimento de otras funciones que generarían mayor valor añadido a la eficiencia del Área que dirige (mejora y optimización de los procesos de compras, estudios comparativos, mayor dedicación a la evaluación de los proveedores, búsqueda de oportunidades, desarrollo de colaboradores).

En cuanto a los Técnicos de Compras, para un solo puesto conceptual aparecen en realidad puestos con contenidos diferentes y con especializaciones (activación de pedidos, homologación de proveedores) que en principio deberían aparecer como tareas compartidas. De este modo se crean dependencias organizacionales innecesarias y, por otra parte, se coartan las posibilidades de enriquecimiento de los puestos.

Dentro del Área se están realizando actividades que, en principio, no parecen estar directamente relacionadas con el proceso de Compras. Nos referimos a la supervisión de los Tc’s de los subcontratistas, el control de los seguros de responsabilidad civil de algunos contratos, el control de los avales de algunos contratos, la declaración Intrastat. 24


Comentarios y Propuestas sobre los Puestos (2)

Propuestas:

A fin de no restar dedicación de los profesionales de Compras a las funciones que consideramos específicas de su puesto, sugerimos replantearse la conveniencia de ubicar la realización de estas actividades en otras Áreas de la Empresa. Una propuesta al respecto sería la siguiente:

Supervisión de TCs de contratistas: “Responsable de Contrato”, Jefe de Relaciones Laborales y Asesoría Jurídica Laboral u otro puesto, según se determine del análisis que se está efectuando.

Control de Seguros de Responsabilidad Civil: “Responsable de Contrato”, Jefe de Contabilidad Analítica u otro puesto, según se determine del análisis que se estáefectuando.

Control de Avales de contratos: Jefe de Contabilidad Analítica.

Declaración Intrastat: Jefe de Contabilidad General.25


Comentarios:

Desde el punto de vista de la gestión del conocimiento dentro del área, se constata que el conocimiento más importante es el relativo a Proveedores.En la actualidad es un conocimiento que está mal gestionado

Propuestas:

Parece necesario revisar el fichero actual de proveedores donde la información no está actualizadaAsimismo convendría utilizar eficientemente la posibilidad que ofrece MP5 respecto a la de homologación de proveedores y a su evaluación continuaPlanteamos la urgente necesidad de adoptar medidas para conservar el conocimiento del Jefe de Activación, en relación con determinados proveedores, aspectos de activación y trámites Intrastat.El conocimiento de Contexto y entorno se refiere al conocimiento de la evolución del mercado en general, y más particularmente de aquellos sectores y aspectos que tienen mayor incidencia en los ámbitos que operan los Proveedores. Es este conocimiento el que permitirá trabajar en los aspectos estratégicos de las compras.

Comentarios y Propuestas sobre los Conocimientos

26




MARCO

CONCEPTUALMARCO

CONCEPTUAL

ELABORACIÓN

DEL

MODELO PILOTO

EN UN ÁREA

ELABORACIÓN

DEL

MODELO PILOTO

EN UN ÁREA

EXT ENSIÓN

DEL

MODELO

EXT ENSIÓN

DEL

MODELO

EXPLOTACIÓN

DEL

SISTEMA

EXPLOTACIÓN

DEL

SISTEMA

EVALUACIÓN Y

REVISIÓN DEL

SISTEMA

EVALUACIÓN Y

REVISIÓN DEL

SISTEMA



♦Implicación Dirección

♦Formar Equipo Gestor

♦Objetivos Generales

♦Alcance

♦Objetivos área♦Definir el conocimiento necesario♦Identificar el conocimiento existente• procesos• puestos• ESCI♦Elaboración Mapa de conocimientos♦Aplicaciones/acciones♦Gestión resistencias

♦Aplicación

del modelo de

Gestión del

Conocimiento

al resto de las

áreas

♦Organización

♦Plan de

acciones

♦Equipo

técnico

(herramientas)

♦Alineación de

políticas de

refuerzo

♦Aportaciones

♦Errores

♦Modificaciones

♦Decisiones

hacia el futuro


27

La Gestión del Conocimientoen la Dirección Económico Comercial

28

DIRECCIÓN ECONÓMICO COMERCIAL

MERCADOELÉCTRICO

(2)

COMPRAS(6)

DIVISIÓNECONÓMICA

(7)

PLANIFICACIÓNY CONTROLDE GESTIÓN

(3)

SISTEMAS DEINFORMACIÓN

(2)


RESUMEN

Haciendo extensivo el modelo empleado en el Área de Compras al resto de la Dirección Económico Comercial :

Se realizaron 14 ENTREVISTAS personales

Se analizaron 40 PROCESOS y 103 SUBPROCESOS de Trabajo

Se completaron 14 FICHAS DE PUESTOS DE TRABAJO

Se elaboraron : el MAPA DE CONOCIMIENTOS de la Dirección

el MAPA DE COMPETENCIAS de la Dirección

el DICCIONARIO DE COMPETENCIAS

29


30


31

4.- Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno

Para completar el conjunto de acciones previstas en el Proyecto de Gestión del Conocimiento

en la Dirección, resta por llevar a cabo la elaboración y aplicación de una Encuesta de

Satisfacción de los Clientes Internos de la Dirección Económico Comercial

El cuestionario se encuentra en su fase de elaboración (se ha editado un primer borrador) y

está previsto su lanzamiento en el mes de Octubre

Antes de su lanzamiento, el contenido del mismo será consensuado con cada uno de los

Responsables de las distintas Áreas Básicas, así como el Director


32

ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓNÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

Mapa de Conocimientos

CONOCIMIENTOS NECESARIOSCONOCIMIENTOS NECESARIOS Disponibilidad Disponibilidad ActualActual UbicaciUbicacióónn Fuentes de AdquisiciFuentes de Adquisicióónn Medios Medios dede DesarrolloDesarrollo

Conjunto de datos, informaciones y conocimientos que permiten:

Entender la empresa como un conjunto de procesos relacionados entre sí y relacionados con el entorno.Elaborar diversos escenarios posibles según el comportamiento de las variables elegidas.Prever los resultados económicos de la sociedad en los diferentes escenarios.Aplicar una metodología determinada , y mejorar y adaptar esa metodología a las circunstancias concretas de Elcogas.

ELABORACIELABORACIÓÓN DE N DE MAPAS ESTRATMAPAS ESTRATÉÉGICOSGICOS

• Experiencia y conocimientos del equipo

• Experiencia y conocimientos de los Directores

• Bibliografía sobre elaboración de Planes de negocio.

• Internet• Revistas y publicaciones• Contactos con empresas asociadas.• Experiencias compartidas con otras

empresas• Consultores externos• Universidades y Escuelas de Negocio• Cursos y seminarios sobre estos

temas.

• Formalizar el conocimiento existente

• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Favorecer los intercambios de

experiencias con otras empresas• Favorecer la transferencia mediante

formación de los miembros del equipo en nuevas tendencias a través de su participación en cursos y seminarios o a través de lecturas especializadas.

• Compartir el conocimiento existente y el futuro.

• Base de datos de Planes de negocio anteriores y del actual

• Conocimiento implícito de los profesionales del área y del Director de la División.

• Conocimiento implícito del equipo de Dirección

• Documentación que sirvióde base para la elaboración del primer plan (Modelo Deloitte)

2

2

• Experiencia y conocimientos del equipo y de los que participan en la fijación de objetivos.

• Publicaciones sobre el tema.• Internet.• Experiencias compartidas con otras

empresas• Consultores externos• Cursos y seminarios sobre estos

temas.


• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Formación del equipo en nuevos

métodos que han demostrado ya su eficacia (CMI, por ejemplo)

• Compartir el conocimiento existente y el futuro con clientes internos.

• Implantar sistema de evaluación por objetivos.

• Base de datos con histórico de mapas estratégicos de la sociedad

• Conocimiento implícito de los profesionales del área y del Director de la División.

• Conocimiento implícito de los profesionales de Elcogas que participan en la fijación de objetivos

ELABORACIELABORACIÓÓN PLAN DE NEGOCION PLAN DE NEGOCIO

Conjunto de conocimientos y de técnicas que permiten elaborar directrices y guías de actuación que sirven para orientan el trabajo de las diferentes Direcciones, áreas, servicios,e incluso de las personas, plasmándolo en objetivos numéricos y en criterios de medida que permiten su seguimiento y evaluación.

CONTEXTO Y ENTORNOCONTEXTO Y ENTORNOConjunto de Informaciones y

Conocimientos que permiten:

3-4

• Conocimiento implícito de Responsable/equipo/ equipo Directivo.

• Informaciones dispersas, complejas y no compartidas

• Prensa y Revistas• Internet• Relaciones con personas e

instituciones (públicas o privadas) con influencia decisiva en el mercado (sector).

• Participación en foros nacionales e internacionales

• Formalización del conocimiento existente

• Compartir conocimiento• Coaching personalizado• Elegir un responsable de la gestión

de este conocimiento, que coordine y atienda a las necesidades específicas de las diferentes áreas.

33


Conocimiento necesario DisponibilidadContexto y entorno

Modelización del Plan Negocio(Modelo Financiero)

Elaboración del Mapa Estratégico (Objetivos de Negocio)

Elaboración del PresupuestoAnual

4

2

2

Importancia

5

5

5

5

3

34

ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓNÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

ÁREA DE MERCADO ELÉCTRICOÁREA DE MERCADO ELÉCTRICO



• BOE• Internet• Revistas y publicaciones

especializadas

• Actualización de la documentación

• Compartir el conocimiento con usuarios y clientes internos

• Base de datos disposiciones legales (histórico)

• Conocimiento implícito

5

3-4

• Prensa y Revistasespecializadas

• Internet• Relaciones con personas e

instituciones (públicas o privadas) con influencia decisiva en el mercado (sector).

• Participación en foros sobre problemas y perspectivas del sector


• Compartir conocimiento• Elegir un responsable de la

gestión de este conocimiento, que coordine y atienda a las necesidades específicas de las diferentes áreas.

• Conocimiento implícito de los profesionales del área.


• Informaciones dispersas, complejas y no compartidas

En este caso, es el conjunto de informaciones y conocimientos referidos al Sector Eléctrico en general, y por tanto, a aquellos

factores de índole política, económica o social que pueden

afectarle. Esto permite:

• Disponer con regularidad de información actualizada sobre el sector eléctrico

• Vigilar y conocer las conductas de los agentes que influyen en el mercado eléctrico

• Facilitar proactividad y adaptación a los cambios.

• Elaborar propuestas y objetivos de optimización de resultados de la empresa.

DISPOSICIONES LEGALES (APLICABLES AL SECTOR

ELÉCTRICO)

CONTEXTO Y ENTORNOCONTEXTO Y ENTORNO

35


Conocimientos necesarios Importancia Disponibilidad

35Conocimiento del Mercado Eléctrico

Contexto y entorno

Disposiciones legales (Normativa y modificaciones aplicables al Sector Eléctrico)

Conocimiento del Cliente Externo(Capital relacional)

5 5

35

36

ÁREA DE MERCADO ELÉCTRICOÁREA DE MERCADO ELÉCTRICO

ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓNÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN



Quién es (Identificación/Fabricante o comercial/ Ubicación/Certificaciones oficiales/Capacidad de suministro/ Situación financiera...)Qué tiene: catálogo de productos y servicios/preciosHomologación : nuestra valoración de relaciones previasQué capacidad: en volumen/en tiempo de respuestaCon quién hablar: Interlocutores clave para ofertas, para pedidos, para prestación de servicios de apoyo


• Experiencia y conocimientos de peticionarios

• Internet• Revistas y publicaciones• Prensa• Cuestionarios a proveedores• Ferias y congresos• Visitas a proveedores


• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo

documental de proveedores• Responsabilidad compartida

• Base de datos de proveedores

• Conocimiento implícito de los profesionales del área

• Conocimiento implícito de los peticionarios

2-3

4

• Internet• Catálogos• Publicaciones especializadas• Manuales de uso• Proveedores• Conocimientos del equipo y de

peticionarios• Ferias, congresos, visitas• Presentaciones de proveedores

• Formalizar el conocimiento• Aumentarlo, actualizarlo • Mejora de los Manuales de Uso para

usuarios con participación de éstos.• Evaluaciones de los usuarios• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo

documental de productos/servicios• Bencmarking

• Internet • Publicaciones de

productos y servicios• Conocimiento implícito de

los profesionales del área• Conocimiento implícito de

los peticionarios

Cuáles sonQuién los tienePrecios y condiciones de venta

Procesos y Procedimientos de las distintas áreas de la Empresa 2

• Lectura y estudio de procesos procedimientos internos


• Experiencia y conocimiento de los profesionales de las distintas áreas

• Evaluación y revisión periódica por parte de usuarios para optimizar adecuación y resultados

• Benchmarking

PROVEEDORESPROVEEDORES

PRODUCTOS Y SERVICIOSPRODUCTOS Y SERVICIOSINFORMINFORMÁÁTICOSTICOS

ServiciosOtros

PROCESOS Y PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS INTERNOSINTERNOS

• Procedimientos de los distintos departamentos de Elcogás

• Procesos de las distintas Divisiones (documentos en fase de elaboración)


• Conocimiento implícito de los profesionales de las distintas Áreas37

Conocimientos necesarios Disponibilidad

Conocimiento del Sector Informático

Conocimiento de productos y servicios

Conocimiento de Proveedores

Procesos y procedimientos internos

4

2-3

2

Importancia

5

5

5

38

ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN


ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ÁREA DE CONTABILIDAD GENERALÁREA DE CONTABILIDAD GENERAL



• BOE• Internet• Revistas y publicaciones

especializadas• Cursos y seminarios• Expertos externos

• Actualización de la documentación• Compartir el conocimiento el resto

del equipo.• Reuniones de actualización con los

miembros del equipo• Solución de dudas y problemas• Coaching interno (cuando proceda)• Participación en cursos y

seminarios

• Base de datos legislación• Conocimiento

implícito/explícito de los profesionales del área

• Publicaciones especializadas

5

5

• Lectura de documentos• Experiencias personales de los

profesionales del área


• Compartir conocimiento • Facilitar a otros miembros del equipo

el conocimiento de las personas, mediante coaching interno experto.



Conocimiento de los Organismos con los cuales se tiene relación, normalmente como destinatarios de la entrega de información o documentación a la que obligan las disposiciones legales.

Conocimiento de las personas concretas dentro de esos Organismos a quienes dirigirse en los casos de consulta o búsqueda de solución de problemas (capital relacional)

5 • Procedimiento interno• Conocimiento compartido

• Lectura procedimiento• Experiencia en el puesto

• Evaluación en equipo para mejorar• Coaching interno

DISPOSICIONES LEGALES (PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD,

IMPUESTOS, AUDITORÍA, SEGUROS, ETC)

ADMINISTRACIONES PADMINISTRACIONES PÚÚBLICASBLICAS

GESTIGESTIÓÓN DOCUMENTACIN DOCUMENTACIÓÓNN

(Registro, archivo y custodia)

39


Conocimientos necesarios Importancia Disponibilidad

Conocimientos Legales de Contabilidad y Tributación(Plan General de Contabilidad, Impuestos, Auditoría ..)

Conocimiento de las Administraciones Públicas

Gestión de la Documentación

5 5

5 5

5 5

40

ÁREA DE CONTABILIDAD GENERALÁREA DE CONTABILIDAD GENERAL

ÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓNÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓN

CONOCIMIENTOS NECESARIOSDisponi-bilidadactual

Ubicación Fuentes de adquisición Medios de desarrollo

Quién es (Identificación/Fabricante o comercial/ Ubicación/Certificaciones oficiales/Capacidad de suministro/ Situación financiera...)

Qué tiene: catálogo de productos y servicios/preciosHomologación : nuestra valoración de relaciones

previasQué capacidad: en volumen/en tiempo de respuestaCon quién hablar: Interlocutores clave para ofertas, para

pedidos, para reactivación de pedidos

• Experiencia y conocimientos del equipo• Experiencia y conocimientos de peticionarios• Red interna • Internet• Revistas y publicaciones• Prensa• Cuestionarios a proveedores• Ferias y congresos• Visitas a proveedores• Selección externa de expertos

• Determinar el conocimiento estratégico• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Favorecer los intercambios de experiencias• Favorecer la transferencia mediante formación• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de proveedores• Responsabilidad compartida

• Base de datos de proveedores (no actualizada y con errores)• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios

2-3PROVEEDORES

PRODUCTOS Y SERVICIOS• Repuestos• Servicios• Otros

Qué sonQuién los tienePrecios y condiciones de venta

• Base de datos de productos y servicios• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios

• Catálogos• Publicaciones• Manuales de uso• Proveedores• Internet y Red interna• Experiencia y conocimientos del equipo y de peticionarios• Ferias, congresos, visitas• Presentaciones de proveedores

• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo • Favorecer la transferencia mediante formación • Evaluaciones de los usuarios• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de productos/servicios

2-3

PROCEDIMIENTOS INTERNOS

Procedimientos de comprasNormas de contratación

4-5 • Procedimientos de Compras y Contratación• Condiciones G. de contratación

• Normativa y procedimientos internos• Red interna

• Evaluación y revisión periódica por parte de usuarios para optimizar adecuación y resultados• Benchmarking


41

Conocimientos necesarios

Conocimientos Legales de Seguros

Gestión de la Documentación

Proveedores

Importancia Disponibilidad

5

4

4

5

2-3

4

42

ÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓN


ÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓN

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Experiencia en ELCOGAS

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