Gestión de Almacenes e Inventarios
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INTELIGEN1.WEBS.COM INTRODUCCION Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. EL METODO ABC El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna. Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente. En principio podemos decir que el modelo ABC (Activity Based Costing) es un sistema de costo basado fundamentalmente en algunas ideas fundamentales: • Los productos no consumen costos sino que, los productos consumen actividades exigidas para su fabricación, dichos de otra manera los Productos demandan actividades. • Las actividades y no los productos son los que consumen recursos o valor de los factores productivos, siendo los costos la expresión cuantificada en términos monetarios de esos factores consumidos. • El manejo de los artículos que se encuentran en el inventario es de vital importancia ya que estos, son los que determinan en gran parte la asignación de costos en el proceso productivo y determinan en un alto grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestión financiera. • Para realizar una eficiente administración los responsables de esta área deben controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversión significativa que si no se maneja
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INTRODUCCION
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban
almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de
calamidades.
Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los
periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades
normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir
motivó la existencia de los inventarios.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su
continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento
acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
EL METODO ABC
El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en Actividades") se desarrolló
como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas
actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para
cumplir la función de valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad
y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos
sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión
interna.
Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías
con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto
merecen una vigilancia y atención permanente.
En principio podemos decir que el modelo ABC (Activity Based Costing) es un sistema de costo basado
fundamentalmente en algunas ideas fundamentales:
• Los productos no consumen costos sino que, los productos consumen actividades exigidas para
su fabricación, dichos de otra manera los
Productos demandan actividades.
• Las actividades y no los productos son los que consumen recursos o valor de los factores
productivos, siendo los costos la expresión cuantificada en términos monetarios de esos factores
consumidos.
• El manejo de los artículos que se encuentran en el inventario es de vital importancia ya que
estos, son los que determinan en gran parte la asignación de costos en el proceso productivo y
determinan en un alto grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestión financiera.
• Para realizar una eficiente administración los responsables de esta área deben controlar todos
los niveles del inventario y considerar que este es una inversión significativa que si no se maneja
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de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de
la empresa.
• Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventario debe analizar cada uno de
ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.
Los artículos:
1. Las organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de artículos que no tienen una
misma característica, muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo.
2. Algunos de los artículos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una
rotación baja y en consecuencia exigen una inversión considerable; otros artículos, aunque tiene
un costo alto por unidad rotan con suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea
relativamente baja.
Se clasifican en:
Los artículos “A”
Son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, estos representan aproximadamente el
20% de los artículos del inventario que absorben el 90% de la inversión. Estos son los más costosos
o los que rotan más lentamente en el inventario.
Los artículos “B”
Son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de costo.
Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 8% de la inversión.
Los artículos “C”
Son aquellos que normalmente en un gran número de artículos son correspondientes a la inversión más
pequeña. Consiste aproximadamente el 50% de todos los artículos del inventario pero solo el 2% de la
inversión de la empresa en inventario.
PARA DIFERENCIAR LOS ARTICULOS
1. El diferenciar el inventario en artículos “A”, “B” y “C” permite que la empresa determine el nivel y
los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.
2. El control de los artículos “A” debe ser muy intensivo por razón de la inversión considerable que
se hace, este tipo de artículos se les debe implementar las técnicas más sofisticadas de control
de inventarios.
3. En los Artículos “B” se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes en
sus resultados.
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4. En los artículos “C” el control que se realiza es mínimo.
Debe tenerse en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventarios no tiene aplicación en
todas las empresas, ya que ciertos artículos que son de bajo costo, pueden ser definitivos en el proceso
de producción y no son de fácil adquisición en el mercado, es por ello que adquisición en el mercado,
necesitan una atención especial.
El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los
costos, ya que al tener una mejor distribución de los inventarios, el costo de almacenamiento,
mantenimiento, vigilancia, pérdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una mejor forma.
• La aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se
empieza por la clasificación de artículos, teniendo en consideración los porcentajes en
cantidades físicas y la inversión necesaria.
• Este sistema nos ayuda a clasificar los inventarios en tres categorías:
A: Muy importante.
B: Medianamente importantes.
C: Poco o nada importantes.
• Al aplicar el sistema de clasificación ABC es importante recordar lo expuesto por el economista
italiano Pareto referente a que el 20% más importante de la causa es la responsable del 80% del
efecto.
CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén,
por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan
los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el
inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o
ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles
para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las
cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las
joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de
precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda
a proteger el inventario.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a el, por
razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al
que se trata de suplir en parte. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del
ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva
situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de
dicho periodo.
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Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la
medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente
poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que
los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la
realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
- Manejo de inventarios (preparativos)
- Identificación
- Instrucción
- Adiestramiento
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no
pueden identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido
para vender a sus clientes.
Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los
conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen
porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en
camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por
el tiempo de transporte.
Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él
título de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el
nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece
un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del
excedente es: X >I máx.
Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo
representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario,
los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a
su importancia económica, etc.
Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento
antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u
otros.
Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente
definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la
luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor
riesgo.
Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como
resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios
de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación
de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades
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que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a
fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas,
en un momento determinado.
Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de
producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta
pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en
centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos
inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción
no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor
demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente
los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras
necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote
porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir
en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los
artículos adquiridos.
Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas
económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer
fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de
las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.
Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al
final del periodo contable.
Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general
representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de
los stocks.
Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según
tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar
inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los
inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
Ahora bien después de conocer los diferentes tipos de inventarios que existen podemos clasificarlos de
la siguiente manera:
Inventarios y su clasificación
De una empresa industrial de transformación.
De una empresa de
comercial.
Inventarios de fabricación
Inventarios de mercancías
Inventarios de materia prima. Inventario de producción en
proceso. Inventario de productos.
terminados
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ADMINISTRACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
Podemos definir a la Administración de Materiales como un conjunto de técnicas que nos permite
controlar el flujo de materiales en la organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de
los productos terminados a los clientes.
Cuando nos referimos a “materiales” estamos hablando de los siguientes productos:
Aquellos que la organización adquiere para ser procesados o transformados en el proceso
productivo, es decir las materias primas.
Los que esta fábrica, es decir los productos terminados
Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser terminados en la
planta de producción o aquellos que intencionalmente se almacenan para ser acabados
posteriormente (productos en proceso).
De igual forma en el rubro de “materiales” se debe incluir aquellos productos que se utilizan en el
mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones así como al conjunto de suministros que se
utilizan para realizar los trabajos de orden administrativo.
Normalmente los materiales o inventarios están separados físicamente en diversos almacenes, a saber:
Almacén de Materia Prima, Almacén de Productos Terminados, y Almacén de Repuestos y Suministros.
En algunas empresas existen almacenes de productos semi-procesados, listos para ser finalizados
según las necesidades de
la organización.
Existen dos tipos especiales de inventarios que son:
Los inventarios de distribución, son productos terminados que la organización mantiene en
almacenes especiales, fuera de su planta de producción, para facilitar su colocación en el
consumidor final.
Inventarios en consignación, que son cantidades de productos terminados, que están en poder
de un tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente cancela (paga) a la empresa
dueña del inventario la cantidad que vende del producto.
Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces, estamos hablando de
los productos que la empresa posee en diversas
Locaciones.
Problemática de los Inventarios
Según su naturaleza o tipo, las empresas poseerán en diversas proporciones los tipos de inventario
antes señalados. Por ejemplo, una empresa fabricante de cerveza puede tener tan solo 20 o 30
productos en su inventario de materia prima, pero en cambio puede contar con 12 o 15 mil renglones
en su almacén de repuestos. O empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 ítems
en su almacén de materia prima y entre 2500 y 3000 productos distintos en su almacén de productos
terminados. Una empresa dedicada tan solo a la distribución puede poseer miles de ítems en su
almacén de distribución y miles de renglones en su almacén de repuestos y suministros.
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Es evidente que la tenencia de estos inventarios acarrea costos a la organización (costos de tenencia).
Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacén). El almacén genera
costos relacionados con su funcionamiento: alquiler, electricidad, agua, suministros, etc.
El manejo de los materiales se efectúa con equipos especializados tales como: carretillas,
montacargas, grúas, etc.
Es necesario contar con personal que se dedique únicamente a las labores inherentes del
almacén: despacho y traslado de los productos, recepción de proveedores, etc.
Las organizaciones normalmente toman pólizas de seguros para asegurar las mercancías contra
incendio, robo, terremotos, etc.
Existen perdidas por productos que se dañan, hurtos y obsolescencia.
En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad, es decir lo que la
empresa deja de ganar por tener una cantidad de dinero inmovilizada en inventarios, cuando,
por ejemplo, pudiera tener ese dinero invertido en productos, en un banco acreditando intereses.
Por otra parte, la carencia de inventarios, en un momento determinado puede tener como consecuencia
costos derivados de:
Pérdida de ventas por inexistencia de productos terminados.
Pérdida de clientes e imagen en el mercado por la razón anterior.
Pérdidas ocasionadas por paradas de producción motivado a carencia de materias primas.
Perdidas de lotes de producción por carencia de otro ítem necesario para su fabricación.
Perdidas de producción en tiempo y materiales por inexistencia de repuestos. Por lo que, tanto
los excesos de inventarios, que disparan o incrementan innecesariamente los costos de
tenencia mencionados previamente y las deficiencias de inventario, también conocidas como
stock-out, atentan contra un objetivo básico de la organización como lo es la maximización de las
ganancias y puede convertirse en un grave problema financiero para la empresa.
Objetivos de la Administración de Inventarios.
Dada la problemática que se presento anteriormente la Administración de
Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes –potencialmente en conflicto- objetivos:
Maximizar el servicio al cliente.
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción.
Minimizar la inversión en inventarios
Manejo De Materiales
El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que agrega poco valor al
producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye
consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe
asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se
desplacen periódicamente de un lugar a otro.
Cada operación del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el
eficaz manejo de materiales. Se asegura que los materiales serán entregados en el momento y lugar
adecuado, así como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el
almacenamiento.
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En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologías para el manejo de
materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo
de materiales. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el
mercado. Aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto abarca el manejo físico, el
transporte, el almacenaje y localización de los materiales.
El flujo de materiales deberá analizarse en función de la secuencia de los materiales en movimiento (ya
sean materias primas, materiales en productos terminados) según las etapas del proceso y la intensidad
o magnitud de esos movimientos. Un flujo efectivo será aquel que lleve los materiales a través del
proceso, siempre avanzando hacia su acabado final, y sin detenciones o retrocesos excesivos.
Los factores que afectan el tipo de flujo pueden ser:
Medio de transporte externo.
Número de partes en el producto y operaciones de cada parte.
Secuencia de las operaciones de cada componente y número de subensambles.
Número de unidades a producir y flujo necesario entre áreas de trabajo.
Cantidad y forma del espacio disponible.
Influencia de los procesos y ubicación de las áreas de servicio.
Almacenaje de materiales.
El análisis del flujo de materiales es el punto principal de la Planeación de la Distribución de Planta,
cuando el movimiento de materiales es una parte mayor del proceso. El caso se presenta cuando los
materiales son grandes y voluminosos, pesados y en altas producciones o si los costos de transporte o
manejo son altos, comparados con los costos de operación, almacenaje o inspección.
Riesgos de un manejo ineficiente de materiales
A. Sobrestadía.
La sobrestadía es una cantidad de pago exigido por una demora, esta sobrestadía es aplicada a las
compañías si no cargan o descargan sus productos dentro de un periodo de tiempo determinado.
B. Desperdicio de tiempo de máquina.
Una máquina gana dinero cuando está produciendo, no cuando está ociosa, si una maquina se
mantiene ociosa debido a la falta de productos y suministros, habrá ineficiencia es decir no se cumple el
objetivo en un tiempo predeterminado. Cuando trabajen los empleados producirán dinero y si cumplen el
objetivo fijado en el tiempo predeterminado dejaran de ser ineficientes.
C. Lento movimiento de los materiales por la planta.
Si los materiales que se encuentran en la empresa se mueven con lentitud, o si se encuentran
provisionalmente almacenados durante mucho tiempo, pueden acumularse inventarios excesivos y esto
nos lleva a un lento movimiento de materiales por la planta.
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D. Todos han perdido algo en un momento o en otro.
Muchas veces en los sistemas de producción por lote de trabajo, pueden encontrarse mal colocados
partes, productos e incluso las materias primas. Si esto ocurre, la producción se va a inmovilizar e
incluso los productos que se han terminado no pueden encontrarse cuando así el cliente llegue a
recogerlos.
E. Un mal sistema de manejo de materiales puede ser la causa de serios daños a partes y
productos.
Muchos de los materiales necesitan almacenarse en condiciones específicas (papel en un lugar cálido,
leche y helados en lugares frescos y húmedos). El sistema debería proporcionar buenas condiciones, si
ellas no fueran así y se da un mal manejo de materiales y no hay un cumplimiento de estas normas, el
resultado que se dará será en grandes pérdidas, así como también pueden resultar daños por un
manejo descuidado.
F. Un mal manejo de materiales puede dislocar seriamente los programas de producción.
En los sistemas de producción en masa, si en una parte de la línea de montaje le faltaran materiales, se
detiene toda la línea de producción del mal manejo de los materiales que nos lleva a entorpecer la
producción de la línea haciendo así que el objetivo fijado no se llegue a cumplir por el manejo incorrecto
de los materiales.
G. Desde el punto de vista de la mercadotecnia, un mal manejo de materiales puede significar
clientes inconformes.
La mercadotecnia lo forma un conjunto de conocimientos donde está el aspecto de comercialización,
proceso social y administrativo.
Todo cliente es diferente y para poderlo satisfacer depende del desempeño percibido de un producto
para proporcionar un valor en relación con las expectativas del consumidor.
Puesto que el éxito de un negocio radica en satisfacer las necesidades de los clientes, es indispensable
que haya un buen manejo de materiales para evitar las causas de las inconformidades.
H. Otro problema se refiere a la seguridad de los trabajadores.
Desde el punto de vista de las relaciones con los trabajadores se deben de eliminar las situaciones de
peligro para el trabajador a través de un buen manejo de materiales, la seguridad del empleado debe de
ser lo mas importante para la empresa ya que ellos deben de sentir un ambiente laboral tranquilo,
seguro y confiable libre de todo peligro. Puesto que si no hay seguridad en la empresa los trabajadores
se arriesgarían por cada operación a realizar y un mal manejo de materiales hasta podría causar la
muerte
Almacenamiento De Materiales
El servicio de almacenamiento tiene la finalidad de guardar las herramientas, materiales, piezas y
suministros hasta que se necesiten en el proceso de fabricación. Este objetivo puede enunciarse de
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forma más completa como la función de proteger las herramientas, materiales, piezas y suministros
contra pérdidas debido a robo, uso no autorizado y deterioro causado por el clima, humedad, calor,
manejo impropio y desuso.
Además, la función de almacenamiento cumple el fin adicional de facilitar un medio para recuento de
materiales, control de su cantidad, calidad y tipo, en cuanto a la recepción de los materiales comprados
y asegurar mediante el control de materiales que las cantidades requeridas de los mismos se
encuentren a mano cuando se necesiten.
Probablemente, los mayores errores observados en los almacenamientos son la falta de espacio
suficiente y la colocación de las zonas de almacenamiento temporal demasiado lejos de los puntos en
que se utilizan los materiales. La cantidad de espacio que debe destinarse puede calcularse muy
fácilmente si se conocen la cuantía de los pedidos y las cantidades máximas en existencia de cada
artículo. Si la planta que se proyecta es nueva y no se dispone de datos, deben calcularse de manera
estimada las cantidades de cada artículo que se almacenarán y su volumen, la suma de dichos
volúmenes dará el volumen total de espacio necesario para el almacén; la superficie del suelo puede
calcularse determinando la altura a que se apilará cada artículo o el número de bandejas o estantes que
se utilizarán en sentido vertical.
INTRODUCCION AL ANALISIS DE COSTOS
Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de
existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en
existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de
permanencia, mayores serán los costos de existencias.
a. El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:
CA = Q/2x Tx Px I
Donde:
Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.
T= Tiempo de almacenamiento.
P= Precio Unitario de material y,
I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.
Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y
una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y
robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y
tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula mas amplia – la tasa de
almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas:
Ta = Tasa de almacenamiento Físico:
Ta = 100 x A x Ca C x P
Donde: A = Área ocupada por las existencias, Ca = Costo anual del metro cuadrado de
almacenamiento, C = Consumo anual del material y P = Precio Unitario material.
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Tb = Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
Tb = 100 x Ganancia Q x P
Donde: Q x P= Valor de los productos almacenados, Tc = Tasa de seguros del material
almacenado, Tc = 100 x Costo anual del equipo
Td. = Tasa de transporte, manipulación y distribución del material:
Td. = 100 x devaluación anual del equipo
Te= Tasa de obsolescencia del material:
Te= 100 x Perdidas anuales por antigüedad
En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:
TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te.
El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido
de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el
procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el número de pedidos procesados en el pedido.
CP= Costo anual de los pedidos (CAP)
Numero de pedidos en el año (N)
El CAP se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año:
1. Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.
2. Materiales utilizados en la confederación del pedido (formularios, papel, sobres, entre otros).
3. Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos de oficina,
entre otras).
Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE
CE = CA + CP
Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mínimo el CE.
Costos de inventarios
La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos
Costos asociados a los flujos
Costos asociados a los stocks
Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por naturaleza,
según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
Costos de Operación.
Costos Asociados a la Inversión
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Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin. Mientras que los
asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones.
Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento
(transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR,
CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de la mercancía
adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los Costos de operación como los asociados a la
inversión.
Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios.
Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradación de mercancías
almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una
componente fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya serán explicados mas
adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en cuenta todos los
conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de
decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta
los costos evitables (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por
propia definición permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.
Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben
imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de pedidos y de
gestión de la actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En general, los Costos de transporte se
incorporan al precio de compras (¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o de la
gestión de los pedidos?), como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transportes
por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos tácita o explícita en el precio de adquisición.
Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta
práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporciona al volumen de
mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas
circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.
La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la más
frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior conceptos como "costo
de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no aparecían entre los conceptos inicialmente
expuestos. Pues bien, la clasificación habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la
siguiente:
Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks
Costos de lanzamiento del pedido
Costos de adquisición
Costos de ruptura de stocks
Costos de almacenamiento.
Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos
directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:
Costos Financieros de las existencias
Gastos del Almacén
Seguros
Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.
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Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería
este almacenada en régimen de depósito por parte del proveedor o de que sean propiedad del
fabricante. Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relación
pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesión de los stocks en el caso
más general posible. No obstante, más adelante se expondrá un método simplificado para calcular estos
costos (la tasa anual "ad valorem") que se utiliza con mucha frecuencia.
La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad
(almacenaje y manutención), por imputabilidad (fijos y variables), y por origen directos e indirectos.
Costos directos de almacenaje
Costos fijos
Personal
Vigilancia y Seguridad
Cargas Fiscales
Mantenimiento del Almacén
Reparaciones del Almacén
Alquileres
Amortización del Almacén
Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje
Gastos financieros de inmovilización
Costos variables
Energía
Agua
Mantenimiento de Estanterías
Materiales de reposición
Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )
Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.
Gastos Financieros de Stock.
Costos directos de mantención
Costos fijos
Personal
Seguros
Amortización de equipos de manutención
Amortización de equipos informáticos
Gastos financieros del inmovilizado
Costos variables
Energía
Mantenimiento de equipo de manutención
Mantenimiento de equipo informático
Reparaciones de equipos de manutención
Comunicaciones.
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Costos indirectos de almacenaje
de administración y estructura
De formación y entrenamiento del personal
Costos de lanzamiento de pedido
Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza
una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la
cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus
componentes serían los siguientes:
Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza
producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción (movilización de mercancías o
transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido
(la factura de un "courier" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y
seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc.
Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido.
Costos de recepción e inspección.
Costos de Adquisición
Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se
trata de material en curso o productos terminados.
En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos
no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por
cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican
descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una
componente de costo evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable.
En el segundo caso ( material en curso o productos terminados ), la determinación del costo de
adquisición es más compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa. En principio debe
incorporar los siguientes conceptos:
Costos de Materiales incorporados que, según las practicas contables de la empresa pueden ser
valorados de acuerdo a los siguientes criterios.
Método FIFO– ( Primero en entrar, primero en salir ) PEPS
Método LIFO– (Ultimo en entrar, primero en salir) UEPS equivale en cierto modo a un precio de
reposición.
Método MIFO es un promedio ponderado
Precios estandarte de la empresa
Precios estimados de reposición
Costos directos de producción (MOD, depreciaciones etc.)
Costos Indirectos.
Costos de ruptura del stock
Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias,
estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al
estado de resultados.
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Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:
Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido
realizado, supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de
la fecha de facturación, como por la perdida absoluta de la perdida.
Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos
de abastecimiento, parates en el proceso de producción, los falsos fletes etc.
La valoración de estos costos de ruptura es difícil y poco frecuente, solo es posible si la empresa esta
provista de un eficiente sistema de gestión de la calidad, en general el gestor de inventarios deberá
conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estándar. En literatura especializada estos son
considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos por ventas, pero esto es también tentativo.
IMPORTANCIA DEL INVENTARIO EN LAS EMPRESAS
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa, obtener
utilidades.
La obtención de utilidades reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin
embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, las ventas no tendrá material suficiente
para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve, lo que
quiere decir que: Sin inventarios no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa
es muy poco atendido, sin tenerse registros de una manera responsable, no se puede llevar una óptima
contabilidad de la empresa.
La administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades.
EL INVENTARIO
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que
dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (Inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Ventas
Devoluciones en ventas
Inventario (final)
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CUENTAS EN EL INVENTARIO
Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que
comenzó el período contable. no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable
cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el
objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue
creada la empresa.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella
mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta
disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que
fueron compradas con éste fin.
Devoluciones en Venta: la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los
clientes a la empresa.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario
físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este
inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o
Pérdidas en Ventas de ese período.
METODOS DE INVENTARIO
UEPS: En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se
compraron primero.
PEPS: Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que
se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados
más recientemente.
PROMEDIO PONDERADO: Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de
los inventarios finales deben valuarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo
del número de unidades adquiridas a diferentes precios.
EJERCICIO CONTABLE
• El día 01/09/2010 se inicia la empresa ABC con un inventario de 1.000 unidades a $10 c/u
• El 03/09/2010 se realiza una compra de 500 unidades a $12
• El 04/09/2010 se realiza una devolución en compra de 100 unidades
• El 05/09/2010 Se realiza una venta de 1.100 unidades
• El 06/09/2010 se realiza una devolución en venta por imperfectos de 100 unidades
1. Contabilizado por el método:
Primero en entrar primero en salir (PEPS)
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PEPS
ENTRADAS SALIDAS SALDO
FECHA CONCEPTO Q V.U V.T Q V.U V.T Q V.U V.T
01/09/2010
Inventario
Inicial 1.000 10 10.000
03/09/2010 Compra 500 12 6.000 500 12 6.000
04/09/2010
Dev.
Compra 100 12 1.200 400 12 4.800
05/09/2010 Venta 1.000 10 10.000
100 12 1200 300 12 3.600
06/09/2010
Dev.
Venta 100 12 1.200 400 12 4.800
2. Contabilizado por el método:
Ultimo en entrar primero en salir (UEPS)
UEPS
ENTRADAS SALIDAS SALDO
FECHA CONCEPTO Q V.U V.T Q V.U V.T Q V.U V.T
01/09/2010
Inventario
Inicial 1.000 10 10.000
03/09/2010 Compra 500 12 6.000 500 12 6.000
04/09/2010
Dev.
Compra 100 12 1.200 400 12 4.800
05/09/2010 Venta 400 12 4.800
700 10 7.000 300 10 3.000
06/09/2010 Dev. Venta 100 10 1.000 400 10 4.000
EJERCICIO CONTABLE
• El día 01/09/2010 se inicia la empresa JK con un inventario de 500 unidades c/u $2.000
• El día 03/09/2010 se realiza una compra de 200 unidades a $1.000 c/u
• El día 04/09/2010 se realiza una venta de 50 unidades
• El día 05/09/2010 se realiza una compra de 300 unidades a $1.000 c/u
• El día 06/09/2010 se realiza una venta de 100 unidades
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3. Contabilizado por el método de PROMEDIO PONDERADO:
PROMEDIO PONDERADO
ENTRADAS SALIDAS SALDO
FECHA CONCEPTO Q V.U V.T Q V.U V.T Q V.U V.T
01/09/2010
Inventario
Inicial 500 2.000 1.000.000
03/09/2010 Compra 200 1.000 200.000 700 1.714 1.200.000
04/09/2010 Venta 50 1.714 85.700 650 1.714 1.114.300
05/09/2010 Compra 300 1.000 300.000 950 1.488 1.414.300
06/09/2010 Venta 100 1.488 148.800 850 1.488 1.265.500
PRONOSTICOS DEL INVENTARIO
El proceso de planeación de inventarios es crítico para mantener el negocio rentable y competitivo. Este
proceso debe responder las siguientes preguntas para cada producto – centro de distribución:
1. ¿Cuánto inventario se debe tener?
2. ¿Cada cuándo se tiene que reponer este inventario?
El pronóstico del inventario nos proyecta hacia un futuro, nos da a Conocer la estabilidad del inventario
dentro de la empresa.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas:
Manejo fluido y eficiente de las operaciones.
Economías de producción con tamaño de lotes adecuados.
Estabilización de las cargas de trabajo.
Desventajas:
La mayor desventaja del sistema de inventarios es que, mantener el inventario cuesta dinero por
ejemplo renta del almacén, la depreciación y el deterioro, el interés sobre el capital invertido, el
manejo físico y la contabilidad. Los inventarios son activos desde el punto de vista contable
Costos de Inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestión de
inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos:
Costos asociados a los flujos
Costos asociados a los stocks
Costos asociados a los procesos
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Costos Asociados a los flujos
Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Mientras que los asociados a la
inversión son aquellos financieros relacionados con depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los
flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas
veces serán por cuenta del proveedor, y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía
adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la inversión.
Costos Asociados a los Stock
En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de
almacenamiento, deterioros y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de
rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las
existencias.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios se debe tener en cuenta todos los
conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de
decisiones, (por ejemplo para decidir el tamaño optimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia
definición permanecerán afuera sea cual fuere la decisión tomada.
Costos Asociados a los procesos
Dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos destacando los costos de las
existencias que se clasificaran en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestión de actividad. Un
caso puede ser que, en general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras y por qué no
incorporan también los costos de almacenamiento o de la gestión de pedidos? Como consecuencia de que en
la mayoría de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos
táctica o explicita en el precio de adquisición.
Pero incluso cuando el transporte esta gestionado directamente por el comprador se mantiene esta practica,
aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías
adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del
transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.
Contabilidad con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios,
a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir,
la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería
mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar
cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
Costos básicos. Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina el inventario pueden
dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total.
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Costos de pedidos
Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una
orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los
costos de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades monetarias por pedido.
Estos costos se consideran desde que se solicita el pedido del producto hasta que se recibe en la empresa.
Estos costos incluyen comunicación entre oficinas para colocar y recibir un pedido, es decir, el costo de
preparación de una orden de compra, despacho, embarques, fletes, demoras, perdidas, daños, deterioros,
seguros, aranceles, descargues, recibo y costos administrativos, los que normalmente se formulan en
términos de gastos por pedido.
Costos de mantenimiento de inventario
Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un
periodo específico. Estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo.
Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, de obsolescencia y el más
importante el costo de oportunidad (financiamiento), que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el
inventario.
También son aquellos en que se incurre en el momento en que el producto entra a la empresa hasta que sale
de ella entre los que se tienen: almacenamiento, administración, seguros, depreciación, bodegaje, manejo,
deterioro, vigilancia e impuestos sobre la propiedad. Estos aumentan en proporción al monto promedio del
inventario que se maneja. El nivel de inventario depende de la frecuencia con la cual se coloquen las
órdenes. Para determinar el costo de mantenimiento se debe calcular primero el costo porcentual por año por
el mantenimiento.
Para calcular el costo de mantenimiento se debe tener en cuenta que si la empresa utiliza varios productos en
su inventario, se consideran los costos correspondientes a cada producto en particular, los cuales se suman y
se dividen entre la inversión promedio del inventario.
El costo de mantenimiento por unidad multiplicado por el número promedio de unidades del inventario.
Costo de mantenimiento =Cx (Q/2)
C = Costo de mantenimiento por unidad
Q = Cantidad de unidades del inventario
Costos Totales
Se define como la suma del costo del pedido y el costo de mantenimiento de inventario. En consecuencia, los
costos totales de formular un pedido (orden), los representa el costo por orden multiplicado por el número de
órdenes:
Costo de pedido = Ox(S/Q) donde:
O = Costo de cada pedido
S = Cantidad anual(o por el tiempo considerado) de unidades requeridas.
Q = Cantidad de cada pedido.
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Los costos totales de inventario son los costos de mantenimiento más los costos de formular el pedido
(orden):
T = CQ/2 + OS/Q
C = Costo de mantenimiento por unidad
Q = Cantidad de unidades del inventario
O = Costo de cada pedido
S = Cantidad de unidades requeridas por el tiempo considerado.
o El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto,
para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción,
embarque y contabilidad.
o Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de la naturaleza y tipo de
empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de equipo y organización de la empresa.
o Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los negocios, de ahí
la importancia de su manejo.
EL PUNTO DE REORDEN
El punto de Reorden es una práctica bastante extendida en las empresas industriales y básicamente
consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar pedidos, indicando que la
existencia de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El
punto debe ser aquel que le permita seguir produciendo mientras llega el otro pedido.
Existen diversas técnicas para señalar el punto de reorden desde papeles en los estantes o anaqueles a
los sistemas informativos que solicitan los pedidos automáticamente cuando se llega el nivel mínimo de
inventarios.
Estos puntos de reorden deben ser aprobados y estudiados por los departamentos de compras y
producción para su establecimiento y serán responsabilidad del departamento de producción junto con el
almacén para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones claras y precisas de lo que debe hacerse
con las requisiciones colocadas.
DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN
Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe
hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios
para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en
transito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales que consiste en la existencia
de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de
determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
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Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una señal, papel,
una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, etc. Mismas que indican,
debe hacerse un nuevo pedido, hasta las forma más sofisticadas como son el llevarlo por programas de
computadora.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisición viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de
antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se finquen nuevos pedidos
de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios en las empresas.
Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las existencias,
éstos son:
Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es
justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en
llegar el nuevo pedido al almacén.
Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando se tiene
establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las
existencias.
Método
Este método ha sido bastante práctico para un buen número de empresas comerciales e industriales.
1. El encabezado de la hoja lleva impreso para la fecha del estudio: día mes y año.
2. La hoja ha de tener 10 columnas con los títulos impresos en cada una de ellas.
Primera columna. Debe tener escritos o ya impresos todos materiales o productos que usualmente se
emplean. Pueden listarse por orden alfabético o numérico (número clave). En este modelo, cada artículo
se simboliza con una letra.
Segunda columna. "Consumo mensual". El dato es obtenido de los registros de salida de almacén del
mes que se analiza.
Tercera columna. "Consumo diario". Se divide entre un factor constante "30" el consumo mensual de la
segunda columna. Ejemplo: producto A = 3000/30 = consumo diario 100.
Cuarta columna. "Días de adquisición". Se anotan los días en que normalmente se reabastece.
Quinta columna. "Mínimo". Es el resultado de multiplicar el consumo diario, columna 3, por los días de
adquisición, columna 4.
Sexta columna. "Demora". Es un porcentaje estimado de tiempo que puede demorar el
reabastecimiento (fallas del proveedor, de transporte, de trámites aduanales, etc.).
Séptima columna. “De reorden". Es la cantidad que señala la necesidad de reabastecerse. Se calcula
multiplicando primero la cantidad de mínimo, columna 5, por el porcentaje, columna 6, y sumando el
resultado a la cantidad mínima, columna 5.
Octava columna. "Cantidad de reserva". Es el inventario de seguridad que se calcula, multiplicando el
mínimo, ( columna 5), por el porcentaje de demora (columna 6).
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Novena columna. "Días de reserva". Es el número de días que cubren la posible demora del proveedor
o producción; se calcula dividiendo la cantidad de reserva, columna 8, entre el consumo diario, columna
3.
Décima columna. "Días esperados". Es la suma de los días de adquisición, columna 4, más los días de
reserva, columna 8.
Este método puede llevarse mensual o periódicamente, sea manual o por computadora.
Todos los métodos han sido practicados con éxito en un número variado de empresas comerciales e
industriales. Cada una adoptó el que mejor cumplía con su objetivo de reducir los inventarios y riesgo de
faltantes, así como el que reducía los costos de almacenamiento o de abastecimiento.
INVENTARIO CICLICO
El inventario cíclico es un método de conteo y control en el que el inventario se cuenta a intervalos
regulares durante el ejercicio fiscal. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario
cíclico establecido en los materiales, es decir, bimestral, trimestral, por cuartos fiscales, etcétera.
El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos
obsoletos, por ejemplo:
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia
del adecuado manejo del inventario que permitirá al negocio mantener el control de sus procesos,
compras y entregas oportunamente y de esta manera conocer al final del período contable un estado
confiable de la situación económica de la empresa.
Se clasifican todos aquellos que deben incluirse en el inventario cíclico, mediante un indicador que se
utiliza para agruparlos en diversas categorías (usualmente A, B y C). Para cada categoría se definen los
intervalos de tiempo de recuento.
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Una vez cumplido el ciclo de cada categoría se hará el conteo de los materiales considerados dentro del
grupo registrando la existencia real en una ficha de registro comparándose posteriormente con la
existencia teórica y realizando los ajustes de forma contable y en cantidad. La fórmula tradicional del
inventario cíclico es:
Inventario Cíclico de Categoría = Fecha de último inventario de Categoría + intervalo predefinido de
Categoría.
CONTEO CLICLICOS
El manejo de inventarios es uno de los temas más recurrentes de Lean Manufacturing. Técnicas como la
producción justo a tiempo (JIT) se basan en el uso de inventarios muy pequeños, apenas con los
insumos o productos necesarios para la producción o distribución inmediata. En el caso ideal, el
fabricante recibe los insumos justo a tiempo para usarlos en la producción y
embarca su producto final apenas sale de la línea de producción. En situaciones en las que no se cuenta
con suministros confiables justo a tiempo, es preferible tener un inventario que evite tener que parar una
línea de producción por falta de insumos. En este manejo, presentamos una revisión de una de las
herramientas para manejo de inventarios utilizada para mantener información precisa de las reservas de
bienes: El conteo cíclico.
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CONTEO CÍCLICO DE INVENTARIOS
La supervivencia de una organización depende de la eficiencia de su departamento de compras y una
de las principales funciones de éste es mantener el inventario de insumos en un nivel adecuado.
AUDITORÍA
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como "una actividad
independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones
contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección".
AUDITORÍA OPERACIONAL.
La Auditoría Operacional es una actividad que conlleva como propósito fundamental el préstamo de un
mejor servicio a la administración proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a
mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad.
Aún cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el ejercicio de su práctica
el auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en sí habrá de extenderse a la función de
esa operación.
Algunos de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de:
• Reducir los Costos
• Incrementar los ingresos
• Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta
adversamente al organismo
OBJETIVOS DE AUDITORÍA
Comprobar que los inventarios están registrados correctamente en el período correspondiente.
Verificar la existencia de los inventarios y la propiedad de la Compañía sobre estos.
Verificar que los inventarios están adecuadamente valuados.
Cerciorarse de la consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.
Determinar la existencia de gravámenes
Comprobar la revelación y su apropiada clasificación.
IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Mediante la Auditoria Operativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo
operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar
la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e
implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de
manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa.
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La Auditoria Operacional sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los
niveles. Es un servicio especializado proyectado para la administración, que determina los puntos
donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir
costos, de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la
eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y
objetivos y determina si la empresa está operando con las utilidades que debería, entre otros.
CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio
de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus
inventarios. Los elementos de un buen control interno se debe realizar un control de inventario en forma
planificada y regular.
Hurtos. Para algunos nichos del mercado este es un punto de alta criticidad, tan difícil de
detectar, como para darle una solución adecuada y permanente. Resolver esto no solo evita las
perdidas, sino que mejora el perfil de los RRHH contratados.
Faltantes. En muchos casos se tiende a reducir su propio stock, apuntando a utilizar el del
proveedor. Esto es posible pero reduce substancialmente la calidad de las condiciones de
compra, llegando a que la inexistencia genere la potencial pérdida de la venta, y en
consecuencia la eventual pérdida del cliente.
Stock Ocioso. La fecha de vencimiento, el retiro de mercado, o la sustitución de productos,
generan altas tasas de perdida por inmovilización de stock. Detectado oportunamente, esta se
reduce, y en algunos casos los proveedores reemplazan los artículos sin costo adicional.
Utilidades. Si bien las ventas son centrales en la toma de utilidades, no es menos cierto que las
existencias y las condiciones óptimas de los artículos son vitales para que se cierre el proceso de
venta.
Toma de Decisiones. Realizando la correcta gestión de control de inventario se crean las
condiciones para la planificación y maximización de las utilidades.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener
utilidades.
La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la
empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material
suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
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El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa
es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas
que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
EN TODOS LOS GIROS
Resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo
hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado
que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del
giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas y simplificadas del
control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo
la planeación y la maximización de utilidades.
Exceso de inventario
Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su
venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia
principal el aumento de la merma y la disminución de la calidad en perecederos, lo que lleva como
consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen.
En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los
mismos y una disminución paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercancía la
empresa debe contratar créditos con proveedores y la recuperación del efectivo va sirviendo para pagar
dichos créditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al día". Esta
situación es más acentuada cuando la empresa maneja créditos para sus clientes, ya que entra en juego
también la recuperación de cartera que en nuestro país siempre es problemática.
CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio
de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus
inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se
utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a
pérdidas en ventas.
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No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artículos innecesarios.
CÁLCULO DEL LOTE ECONÓMICO Y COSTOS OCULTOS
El cálculo del lote económico, la identificación de los costos ocultos y cada uno de los temas
subsecuentes que complementan el enriquecedor contenido de esta información objetiva y estratégica
convierte en factores determinantes a estos dos temas dentro del manejo del almacenamiento, el
calcular el lote económico permite optimizar los costos de cada pedido y conocer la cantidad de
unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, manteniendo como objetivo básico la
reducción de costos y saber ¿Cuánto pedir? Y ¿Cuándo pedir?
El identificar los costos ocultos es muy importante y talvez se convierte en un determinante para el
almacén, pues en muchas ocasiones se conoce cuales son los costos fijos a la hora de emprender un
negocio, los costos de cada uno de sus procesos y mayor aun en el almacenamiento, pero los costos
ocultos no son tan fáciles de cuantificar peo de igual manera siguen existiendo, por eso lo realmente
importante es detectarlos a tiempo, realizando varias mediciones en cada proceso del almacén logrando
así una reducción o eliminación de estos costos cuando en muchas ocasiones son innecesarios.
Por esta razón es importante mantener una relación con estos dos factores para focalizar mejor nuestros
procesos y atacar de manera contundente las desviaciones que se van dando en el camino y lograr
sacar la mayor ventaja de esto convirtiendo al calculo del lote económico y a los costos ocultos en
nuestra mano derecha en la gestión del almacén.
1. METODOLOGIA
1.1 TECNICA DESCRIPTIVA:
Investigación sobre el cálculo del lote económico y los costos ocultos, en una serie de libros que
contienen un amplio y enriquecedor contenido basado en el análisis y la práctica, información que
permite conocer a fondo los objetivos y características de cada tema. Apoyarse en una serie de fuentes
primarias y secundarias, textos, ensayos, publicaciones periódicas, para lograr obtener un menor
manejo de cada contenido acerca del cálculo del lote económico y los costos ocultos, para de igual
manera realizar una coherente aplicación de cada concepto. Realizar una exposición sobre el cálculo del
lote económico y los costos ocultos, donde se interactúa con el tema, reforzando el conocimiento,
realizando preguntas y aportes sobre cada tema, lo que permite establecer los objetivos y enfoque
general de cada uno de los temas.
1.2 TECNICA DE OBSERVACION:
Consultar en Internet sobre el cálculo del lote económico y los costos ocultos, a través de ello se
recolecta una cantidad de información muy valiosa,
.
2. LOTE ECONÓMICO (DEFINICION)
Es aquel pedido que optimiza los costos de pedido, almacenaje y ruptura.
El Lote Económico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido,
de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en
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inventario. El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote Económico es la reducción de costos,
a la vez que se responden dos preguntas claves:
¿Cuánto pedir?
¿Cuándo pedir?
3. COSTOS ASOCIADOS ALOS INVENTARIOS
Para determinar el lote económico debemos identificar cuáles son los costos asociados a los inventarios:
1. COSTOS DE COLOCACION DEL PEDIDO C1: Este valor se considera fijo cualquiera sea la cuantía
del lote, pues no están afectados por el tipo de políticas de inventarios. Está representado por el costo
del formato de compra, tiempo de computador, el costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc.
2. COSTOS DE MANTENIMIENTO/UNID DE TIEMPO C2: Se define como el costo de mantener una
unidad o artículo durante un tiempo determinado. Los artículos que se almacenan en inventario, además
están sujetos a pérdidas por robo, obsolescencia y deterioro.
3. COSTOS DE QUEDARSE CORTO: Cuando una empresa por cualquier circunstancia no puede
cumplir un pedido, por lo general ocurren dos comportamientos, que dan lugar a dos tipos de costos:
3.1 Costos de ruptura C3: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo determinado.
La característica principal es que a pesar del incumplimiento, el cliente prefiere esperar.
3.2 Costos de Faltantes C4: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo
determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se pierde la venta y se pierde el cliente.
4. COSTOS DE SOBRANTES C5: Este costo es causado por deterioro, obsolescencia, inversión
inoficiosa e inutilidad de un artículo o material cuando no es utilizado antes de determinado tiempo.
4. CALCULO DEL LOTE ECONOMICO “MODELOS MATEMATICOS”
El cálculo del Lote Económico pude obtenerse a través de la aplicación de modelos matemáticos, cada
uno de los cuales utiliza ciertos supuestos. Algunos de estos modelos son:
Probabilístico
Demanda Flexible
Suministro Incierto
Determinístico
Demanda Constante
Suministro Instantáneo
Vamos a calcular el tamaño del lote a través de la aplicación del modelo Determinístico de Harris:
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Alternativa 1
Alternativa 2
Alternativa N
De las gráficas anteriores, se puede deducir:
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• Si T es grande, q (tamaño del lote) también lo es y el costo de almacenamiento es grande. En cambio n
es pequeño, pues hay que hacer pocos pedidos.
• Si T es pequeño, q (tamaño del lote) también lo es y el costo de almacenamiento es pequeño. En
cambio n es grande, pues hay que hacer muchos pedidos.
5. MODELO DE TAMAÑO DEL LOTE ECONÓMICO BÁSICO (EOQ)
Esta técnica es relativamente fácil de usar pero hace una gran cantidad de suposiciones. Las más
importantes son:
1. La demanda es conocida y constante
2. El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocación de la orden y la recepción del pedido, se
conoce y es constante.
3. La recepción del inventario es instantánea. En otras palabras, el inventario de una orden llega en un
lote el mismo momento.
4. Los descuentos por cantidad no son posibles.
5. Los únicos costos variables son el costo de preparación o de colocación de una orden (costos de
preparación) y el costo del manejo o almacenamiento del inventario a través del tiempo (costo de
manejo).
6. Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si las órdenes se colocan en el
momento adecuado.
Variables del modelo:
Q = número de piezas por orden.
Q* = número óptimo de piezas por orden (EOQ).
D = demanda anual en unidades para el producto del inventario.
S = costo de preparación para cada orden.
H = costo de manejo del inventario por unidad por año.
N = número esperado de órdenes.
T = tiempo esperado de órdenes.
CT = costo total.
5.1 EJEMPLO:
Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodérmicas indoloras en los hospitales, desea
reducir sus costos de inventario mediante la determinación del número de agujas hipodérmicas que
debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparación o de
ordenar es de 10 dólares por orden; y el costo de manejo por unidad de año es de 50 centavos de dólar.
Utilizando estos datos, calcule el número óptimo de unidades por orden (Q*), el número de órdenes (N),
el tiempo transcurrido (T), y el coso total anual del inventario. Utilizar un año laboral de 250 días.
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SOLUCION:
6. MODELO DEL LOTE ECONOMICO DE WILSON
Supuestos del Modelo:
• Demanda (D) conocida y constante (lineal)
• Tiempo de espera (te) conocido y constante (entre emisión y almacenamiento)
• Se satisface toda la demanda
• Costo de mantención del inventario lineal
• El precio de compra (fabricación) no depende de la cantidad comprada (fabricada)
• Costo del pedido constante
• Costo de emisión unitario (Ce) constante
• Costo de almacenamiento unitario anual (Ca) basado en el inventario promedio
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MODELO DEL LOTE ECONOMICO
MODELO DE LOTE ECONOMICO
Costos Totales = Costos Pedido + Costos Emisión + Costos Almacenamiento
El modelo de Wilson supone que se satisface toda la demanda, por lo tanto no existen costos de
carencia,
El objetivo es determinar el tamaño del lote para acumular el inventario, tal que se minimicen los costos
totales, lo que depende del horizonte de tiempo para la programación del sistema de conversión y la
planeación agregada. En general, se utiliza un año plazo, pero es una decisión variable.
Costos Totales = Costos Pedido + Costos Emisión + Costos Almacenamiento
Número de pedidos formulados en un año.
Inventario promedio.
El modelo de Wilson supone un escenario de certidumbre total, de validez (demanda lineal) en la
mayoría de los artículos, pero en el largo plazo.
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6.1 REPRESENTACION GRAFICA
6.2 RESULTADO DEL MODELO DE WILSON
Finalmente derivando la ecuación antes descrita se obtiene como resultado:
6.3 COSTOS DEL PEDIDO
Son independientes del tamaño del inventario (Q) ya que sólo dependen de la demanda (D) y del precio
de compra o costo de producción (P).
COSTOS PEDIDIO= (P X D)
Donde:
P Precio unitario pagado a proveedores, para inventario de materias primas.
P Costo unitario de producción, para inventario de productos en proceso o inventario de
productos terminados.
6.4 ADAPTACION DE LA FORMULA DE CANTIDAD ECONOMICA DE PEDIDO
La fórmula EOQ se puede adaptar a varias situaciones, con diferencia en el tamaño de lotes y
transferencia: por ejemplo, cuando se prefiere transferir el lote del tamaño Q en varias partes iguales
(diferentes proveedores)
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n : tamaño del lote (para cada proveedor)
6.5 NIVEL ÓPTIMO DEL INVENTARIO EN MODELOS DE CANTIDAD FIJA
NIVEL ÓPTIMO DEL INVENTARIO EN MODELOS DE CANTIDAD FIJA
Los costos del pedido no se consideran, ya que son independientes del tamaño del inventario Q, Los
costos de almacenamiento crecen en forma lineal respecto a Q, mientras que los costos de emisión
decrecen exponencialmente respecto de Q.
7. MODELO DE LOTE ECONOMICO CON PRODUCCION Y CONSUMO SIMULTÁNEO
Es cuando se produce y se usa un artículo de inventario, representando inventario de productos en
proceso. Esto sucede cuando hay procesos operacionales secuenciales al interior del sistema: una parte
del sistema de operaciones actúa como proveedor de otra (proveedor y cliente interno) Hay una tasa
continua de uso d y una tasa discontinua de producción f, Para que se acumule inventario debe darse
que f > d
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En t1 El proveedor interno está fabricando y el cliente interno está consumiendo.
En t2 El cliente interno está consumiendo, pero el proveedor interno no está fabricando.
Este modelo es válido cuando proveedor y cliente están tan cercanos que facilitan un proceso continuo.
Costos de Emisión: el costo de emisión asociado al seteo (set-up) de la máquina del proveedor interno,
es un costo alternativo, por “setear” dicha máquina, prepararla para que produzca a una tasa f.
.
7.1 ECUACION PARA ESTE MODELO
La ecuación del costo total del inventario es:
Con:
f: Tasa de Fabricación
d: Tasa de Utilización y/o demanda
DERIVANDO:
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ADEMAS:
8. MODELO CON DESCUENTO EN TODAS LAS UNIDADES COMPRADAS
A medida que la cantidad comprada supera ciertos puntos de ruptura, el precio unitario disminuye.
8.1 GRAFICO DE ESTE MODELO
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8.2 RANGO DE ADMISIBILIDAD
RANGO DE ADMISIBILIDAD
FACTIBILIDAD: Consiste en revisar si para la cantidad de equilibrio obtenida, el proveedor esté
dispuesto a vender, Los lotes económicos factibles son aquellos donde el proveedor sí está dispuesto a
vender a los costos establecidos, es decir cuando las cantidades solicitadas pertenezcan al rango de
admisibilidad, Las curvas anteriores de los costos totales son válidas sólo en la medida que los costos
de almacenamiento y los costos de emisión sean independientes del precio.
9. MODELO CON DESCUENTOS SEGUN INCREMENTOS DE CANTIDAD
Consiste en descuentos marginales, se cobran diferentes precios por cada tramo en el que se realizan
compras. Este caso se aplica a los stocks tarifarios de los programas de telefonía móvil o Internet
Ejemplo: Por las primeras 1000 unidades se cobra un precio „X‟, por las siguientes 1000 unidades se
cobra un precio distinto „x-y‟; y así sucesivamente
Luego, si se compran 1500 unidades, el costo sería: 1000(x) + 500(x-y)
En este modelo se genera una diferencia en los costos del pedido (a diferencia de los otros modelos,
donde los costos del pedido son constantes)
El precio ahora es un precio promedio ponderado, según el lote económico seleccionado.
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9.1 DETERMINACION DEL LOTE ÓPTIMO
El mínimo costo total no se produce en una de las roturas de precios, sino en alguno de los mínimos
pertenecientes a las curvas de costos totales.
10. LOS COSTOS OCULTOS
Los costos ocultos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las áreas estratégicas de la
empresa. Una empresa no sólo debe focalizar su listado de erogaciones fijas como salarios, impuestos o
alquiler.
Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden empujar a la
desaparición de la empresa. La clave es realizar mediciones periódicas y sistematizadas sobre la
evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes
desplazamientos entre el depósito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores
que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar áreas coma la de logística.
Una célebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir.
Pero, por lo general, el directorio de una pequeña y mediana empresa focaliza su atención en resolver
los problemas del día a día, en una rápida satisfacción al cliente. Con esto pierde tiempo e incluso, en
algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un ítem que, con el correr de los meses, puede
provocarle fuertes dolores de cabeza y pérdida de importantes sumas de dinero, los denominados
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costos ocultos están presentes en la mayoría de las Pymes. La clave es detectarlos a tiempo a través de
distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así, la reducción o
eliminación de esa erogación innecesaria.
Todo empresario conoce cuáles son sus costos fijos a la hora de emprender un negocio: los impuestos,
los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos ocultos no se pueden cuantificar
de una forma sencilla. Pero esto no significa que no existan.
"Indefectiblemente, para detectar hay que medir la eficiencia de todos los sectores de la empresa. En
una Pyme, sin importar el sector al que pertenezca, se debe definir y enfocar la mirada hacia las áreas
claves de la empresa, que el empresario conoce. Aquellas que de producirse desvíos conlleva a una
gran pérdida en el rendimiento total de la empresa",
Los costos ocultos aparecen cuando se miden estas áreas estratégicas con indicadores. Por ejemplo,
cuánto de los recursos necesarios se están aprovechando realmente y se transforman en producto, esto
habitualmente no sucede en la mayoría de las empresas, púes las mayoría de las Pymes trabajan en el
área industrial con el sistema costo-resultante, es decir la división del total de erogaciones que
contabilizan por la cantidad de producción (lo que determina el costo unitario). Así, no se puede
establecer ningún tipo de medición de eficiencia.
¿Cómo se debería hacer? Se recomienda encarar algún tipo de normalización, criterio, medición, que
establezca el adecuado uso de todos los recursos, esto es lo que se denomina relación insumo-
producto, es decir, cuánta materia prima se necesita para producir una unidad, cuántas horas hombre se
requiere para producir esa unidad, cuánto tiempo de la instalación fabril para su elaboración. De esta
manera, la empresa comienza a visualizar de una forma más clara los costos necesarios y con ello logra
avanzar en la reducción de la ineficiencia.
10.1 ATACAR LAS BARRERAS INICIALES
El principal obstáculo que da como resultante la medición de un proceso es la falta de desarrollo de un
sistema de mejora de la información. "Es primordial fijar una buena organización interna. El empresario
que comanda la empresa no puede ser el encargado de llevar adelante la planilla de costos internos.
Tiene que contratar a una persona que se encargue específicamente de esa tarea, ya sea manejando un
software de gestión para automatizar la contabilidad y clarificar la relación cliente / producto / ingreso”.
Para esto se debe enfatizar que "en general el empresario conoce muy bien en qué gasta, porque es
obsesivo del control, pero no los por qué. No lleva, por ejemplo, un correcto control sobre la diversidad y
cantidad de clientes que tiene, sus canales de distribución, simplemente se adapta y trata de satisfacer a
los clientes. En una Pyme una persona se ocupa de muchas cosas y el por que es lo mas difícil de
identificar.
Ahora de esta manera el empresario enfrenta una carga en cuanto a los costos diferenciales de cada
negocio, y es justamente por ese lado donde tiene mucho para ganar si mejora la medición relacionada
a los clientes y productos, ya que podría tener más claro qué le aporta cada negocio a su rentabilidad,
pues una pyme comercializa diversos productos, atomizados muchas veces a las condiciones que le
demandan los clientes, con las distintas políticas de descuentos que se ve forzada a aplicar para
comercializar en mayor medida.
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"El análisis del mercado interno y externo de la empresa tiene que representar una gimnasia permanente
para el empresario. Es interesante que se comuniquen con sus pares, sin tener en cuenta que es
competidor. Con ellos, se puede nutrir de información respecto al costo de sus materias primas.
Un competidor puede ser visto también como un aliado frente a un monopolio. Entonces, conformar un
pool de compras siempre tiende a reducir los precios de esa demanda frente al proveedor, otro ejemplo
son las Pymes familiares son las que mayores dificultades tienen a la hora de detectar los costos
ocultos, porque, entre otras cosas, no saben delimitar el cargo que debe cumplir cada integrante del
núcleo familiar y así pierden tiempo en discusiones y equívocas asignaciones de roles que no terminan
siendo productivas.
10.2 ¿DONDE FOCALIZAR LA MIRADA PARA DETECTAR COSTOS OCULTOS?
De acuerdo al análisis y diagnóstico, las Pymes enfrentarán costos directos en franco crecimiento
(materias primas que recuperan precio y aumentos salariales en la mano de obra), por eso se advierte
que, los costos indirectos de fabricación se hallan rezagados en lo que hace a combustibles y otros
servicios públicos, pero que se verán afectados en los próximos meses.
"Por otra parte, el financiamiento genuino no se ve y esto es un verdadero talón de Aquiles para las
Pymes, los caminos pasan por efectuar uniones estratégicas en la cadena ampliada de valores, con
proveedores asociados con los cuales no realizar desembolsos sino hasta el momento de la venta y
aprovechar instrumentos de financiamiento, más baratos como los cheque descontables en
aseguradoras de garantías, respecto a la comercialización, se aconseja instrumentar canales de
distribución innovadores que aseguren reducción de gastos de entrega y cobranza, todo ello lleva a
aprovechar administraciones integradas que evitan erogaciones burocráticas individuales y papelerío
inútil. "Hay que tecnificarse cada vez más vía leasing, sin comprar las maquinarias, evitar el mal uso o
despilfarro de materias primas y capacitar al personal en forma permanente para recuperar
productividad perdida por la crisis que se evidencia todavía fuerte en este aspecto", concluye el profesor.
11. VARIANTES DE LO COSTOS OCULTOS
Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de ciertos costos ocultos donde cobra un
protagonismo primordial la falta de capacitación permanente del personal en todas las áreas de la
empresa. En base a la opinión y a los estudios de los analistas consultados, son muchos y variados los
costos no observables a simple vista, pero que a través de distintos métodos saltan como un pez en el
agua”
1 Improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el desgano de los
operarios, por un mal clima laboral y de retraso salarial. Si la empresa mide el consumo de materia
prima, se puede descubrir que se consumió más de la que correspondía técnicamente y que puede estar
producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de productos. En
la medida que se mide en forma progresiva, esta situación obliga a todos los que intervienen en el
proceso productivo a controlarse.
2 Toda planta se diseña para una producción establecida como normal. Si la empresa, por razones
de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que parte de los costos fijos no son
absorbidos por la producción.
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3 El mantenimiento preventivo de las máquinas es otra estrategia que ayuda a evitar futuras
averías y pérdida de producción. Muchas veces una gran demanda provoca en el empresario la
preocupación de cumplir sin medir si esa máquina se encuentra en condiciones de hacerlo. Un equipo
productivo, que por falta de mantenimiento, no responde ante la creciente demanda, también produce
que los trabajadores que la operan extiendan los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas
extras.
4 Es aconsejable mantener stock, que sirve de colchón para cubrir posibles ineficiencias.
5 El desplazamiento es una pérdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia física entre el
depósito de materias primas y el centro productivo. Esto también conlleva a la mala calidad de la materia
prima y obliga a reprocesamiento. Lo que sucede aquí es que las empresas van creciendo sin analizar
demasiado la sistematización de los tiempos. Y el que se pierde en la falta de sincronización del trabajo
es igual a tiempo ocioso.
6 Se puede controlar el consumo de energía eléctrica. Si técnicamente se establece que se requiere
para un producto determinado tantos kilowatts y resulta, que midiendo el consumo, se utilizó un 30%
más, se están desviando recursos que se podrían haber aprovechado en otro proceso del producto.
7 Un gran costo oculto reside en que el empresario Pyme suele adolecer de talento directivo en el
diseño de un sistema de delegación, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades de negocios,
como también es un ítem no menos importante el fortalecer la retención de talentos.
8 Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es detectar y
mantener sólo a los proveedores que trabajan con cierta certificación de calidad.
9 Otra parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial es la falta de
capacitación permanente del personal en todas las áreas.
12. CLASES DE COSTOS OCULTOS
En el mundo empresarial, frecuentemente, se habla de que existen costos ocultos en algunas
decisiones de negocios o inversión. ¿Cuáles son estos costos y como podemos reconocerlos? Nos
referimos a costos ocultos cuando no son evidentes o nos es fácil identificarlos.
Existen los llamados costos directos que obedecen a los recursos empleados en la manufactura de
un bien o servicio, como son la mano de obra, la materia prima o algunos gastos de fabricación como la
energía. La mano de obra y la materia prima suelen tener una relación muy clara con lo producido y lo
vendido, pero no es tan evidente con los gastos generales de ventas o administración o algunos
indirectos como seria la depreciación de las áreas y equipos de producción, aunque es entendido por
todos y esta presente en los costos de producción, para lo cual las empresas crean bases de
asignación.
Mas difícil aun es percibir la relación entre la producción de bien o servicio y servicio y algunos costos
como los financieros o los intangibles originados en marcas, patentes o desarrollo de conocimientos, lo
cierto es que están presentes y de alguna manera son costos de producción.
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Igual ocurre en alguno de los llamados costos ocultos, dado que están allí, pero no son fácilmente
cuantificables o asignados a las unidades producidas o vendidas. Veamos algunos ejemplos, aunque
estos costos son identificables solo en los casos concretos de una inversión, un producto o un negocio
particular:
1. Costos por reevaluación
En realidad la reevaluación lo que produce es una perdida e competitividad de los productos en relación
con producciones de otros países, que pueden ser importadas o con las que competimos en el exterior
en la practica hay un costo por reevaluación que hace que nuestros márgenes de ventas se
deterioren, aunque la estructura del costo sea la misma.
2. Costos de reposición
La contabilización de los bienes adquiridos o sus costos históricos y su posterior “gasto” como
depreciación o amortización tampoco refleja el necesario costo en el cual vamos a incurrir con la
reposición de los activos, los cuales por razón del uso o del tiempo tenderán a deteriorarse y será
necesario, en algún momento reponer.
3. Costos por Obsolescencia
Muchas mercancías a medida que pasa el tiempo; pierden valor debido a la obsolescencia, el cambio de
modas o tendencias o la presencia de los productos sustitutos. La obsolescencia deteriora el margen
original planeado para los productos y en ocasiones lo vuelve negativo, por lo tanto es un costo oculto
que con frecuencia, no se tiene en cuenta el momento de definir una estrategia de precios o una
negociación de contratos.
4. costos por inflación
La inflación, como siempre, es un costo oculto dado que nos hece perder el valor del dinero. De
hecho, todos tenemos presente que habrá alza de precios periódicamente debido al motivo de inflación.
Los sistemas de ajustes por inflación que en algunas legislaciones con inflaciones elevadas existen,
buscan normalizar las márgenes de utilidad por el efecto inflación para evitar que las empresas pierdan
valor o solvencia repartiendo a sus accionistas utilidades que en realidad, en pesos de hoy no existen.
Los modelos de fijación de precios en algunos casos consideran el efecto de inflación o el incremento en
el costo de los insumos como las tarifas de servicios públicos o de gasolina, por ejemplo.
5. costos financieros
Los costos financieros originados en la producción de bienes o servicios se determinan por el monto de
su cartera. Los inventarios o la operación de logística y distribución necesarias para su comercialización
exitosa. Para muchas compañías los costos financieros son significativos y no están reflejados
necesariamente en la estructura de sus previos de venta.
6. costos por operación logística
En muchas ocasiones el costo oculto esta en la logística y la distribución, donde surgen costos
adicionales por falta de despachos, tiempos de entrega sobre costos de almacenamiento, seguros,
seguridad, perdida en inventario y otros males semejantes. Son clásicos los costos de transporte por
despachos en cantidades insuficientes para optimizar el flete.
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7. costos por planeación de la producción
La ausencia de lotes de producción óptimos o la falta de sincronización en las interrelaciones y uniones
en la cadena de valor de una empresa, ocasionan tiempos muertos, desperdicio de todo tipo de
recursos, falta de entregas a tiempo, problemas de servicio, etc. Todos los cuales son, en muchas
ocasiones, costos ocultos no identificados con las unidades vendidas o producidas.
8. costos por mal servicio o mala calidad
En este caso estamos ante uno de los costos ocultos mas significativos y menos cuantificados: la
perdida de imagen o de clientes. Pocas empresas manejan el concepto del “PYG del mal servicio o
mala calidad”, es común encontrar que muchas compañías no saben ni siquiera que se fueron. Donde
lo hacen, saben el alto costo que este fenómeno significa, por concepto de oportunidades perdidas o de
la necesidad de reposición de clientes y negocios.
9. costos por descuentos perdidos
Estos costos ocultos son más conocidos, pero no se contabilizan como tales y en ocasiones son muy
significativos. Los prontos pagos, las bonificaciones por compras, las millas y otras modalidades son
ejemplos clásicos.
10. costos por normas legales
Determinadas condiciones legales, tributarias, aduaneras o reglamentarias pueden volverse un costo
oculto de singular significación y en ocasiones no fácilmente detectables a simple vista. Son. Por
ejemplo, los beneficios fiscales que se logran con determinados tratamientos tributarios, mediante
procedimientos legales de elusión con aprovechamiento de las propias normas.
11. costos por falta de oportunidad
La falta de oportunidad es un verdadero costo oculto en muchas empresas donde se pierden ventas,
marcadas, aliados, clientes y ganancias. Este costo no esta no esta contabilizado en los registros
contables de las empresas, pero si es u lento progreso y bienestar.
12. costos por investigación y desarrollo
La generación de conocimiento es inherente a cualquier proceso de producción o servicio que quiera ser
verdaderamente competitivo: ¿Cuánto vale? Y ¿ a que unidades producidas o vendidas se asigna? No
siempre es claro cuanto vale mantenerse al día en términos de competencia y mantenimiento de los
mercados. Muchos productos sustitutos, tecnología novedosas, soluciones empaquetadas, mercado
alternativo, forman parte del arsenal, que los competidores pueden emplear en contra de nuestra
empresa, es mejor estar al día.
13. Costos por Renovación de marca.
Hacer que una marca se reconozca y se diferencie no es tarea fácil, pero uno de los efectos comerciales
mas importantes pueden ser posicionar la marca ante los clientes, ¿cuanto vale esto?, ¿durante cuanto
tiempo se cuantifica? Y ¿Como influye en los precios de venta?, son preguntas de difícil respuesta, lo
que los puede volver un costo oculto.
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RECOMENDACIÓN
Para conocer de un tema debemos investigar a fondo y alimentarnos lo mas que se pueda, con
información relativa y enriquecedora de cada tema en especial, sumergirnos en el tema y buscar la
ayuda de fuentes informativas primarias y secundarias, con el fin de ampliar nuestros conocimientos,
algo muy importante es analizar y observar detalladamente la información recolectada, el realizar
ejercicios y talleres nos permitirá tener una visión mas clara de cada tema y uniendo todo esto podremos
dominar con total facilidad cualquier tema.
