Gestión de Cambios
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GESTIÓN DE CAMBIOS PASO A PASO EN PROYECTOS EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN CONSTRUTORA IBEN LTDA.
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GESTIÓN DE CAMBIOS PASO A PASO EN PROYECTOS EN LA INDUSTRIA DE
LA CONSTRUCCIÓN
CONSTRUTORA IBEN LTDA.
CONSTRUTORA IBEN LTDA.
LA GESTIÓN DE CAMBIOS ES UNO DE LOS PRINCIPALES FACTORES DE ÉXITO DE UN PROYECTO. LOS CAMBIOS EXISTEN Y NO DEBEN SER IGNORADOS O LIMITADOS POR ALCANCES O NORMAS RÍGIDAS
LOS CAMBIOS BUSCAN INCORPORAR NUEVOS REQUISITOS AL PROYECTO, REVISAR LOS OBJETIVOS INICIALES, ADECUARSE A LAS VARIACIONES DEL MERCADO, MEJORAR EL DESEMPEÑO DEL PRODUCTO, OBTENER VENTAJAS SOBRE UN COMPETIDOR, ETC.
SUCEDE QUE, EN LA PRÁCTICA, EN LOS PROYECTOS GESTIONADOS POR ORGANIZACIONES INMADURAS, ELLOS FRUSTRAN LAS EXPECTATIVAS DE LAS PARTES, GENERAN DISCUSIONES INTERMINABLES SOBRE LOS IMPACTOS EN COSTO, TIEMPO, CALIDAD, ETC.
LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GESTIÓN DE CAMBIOS SOBRE LA DIRECCIÓN DE UNA PMO PARA MANTENER EL PROYECTO ENCAMINADO Y ADECUARSE A LAS NUEVAS NECESIDADES SIN FRUSTRAR A NINGUNO DE LOS INTERESADOS.
CONSTRUTORA IBEN LTDA.
COMO PRINCIPIO FUNDAMENTAL DEFINIREMOS QUE;
NINGÚN CAMBIO SERÁ INCORPORADO HASTA QUE SEA CONFIGURADO AL 100%.
ESA CONFIGURACIÓN HA DE PASAR OBLIGATORIAMENTE POR ALGUNOS PROCESOS QUE VEREMOS A CONTINUACIÓN PASO A PASO.
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SIN EMBARGO, RECUERDE INFORMARLES A TODOS QUE
NINGÚN CAMBIO SERÁ INCORPORADO HASTA QUE SEA CONFIGURADO AL 100%.
¿Y CUÁNTO TIEMPO TENEMOS PARA CONFIGURARLOS?
LA VELOCIDAD Y PRECISIÓN DE ESTE PROCESO VARÍAN DE ACUERDO CON LA MADUREZ DE UNA PMO EN GESTIONAR CAMBIOS.
EL REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS A TRAVÉS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ES EL CAMINO PARA INCREMENTAR LA MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE CAMBIOS.
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SOLICITUD DE CAMBIOS
EL ORIGEN DEL CAMBIO ES SU SOLICITUD
EL CAMBIO PUEDE SER SOLICITADO POR DIVERSAS PARTES INTERESADAS CON COMPETENCIA PARA TAL INTERFERENCIA EN EL PROYECTO, COMO POR EJEMPLO: PATROCINADOR, CLIENTE, ARQUITECTOS, PROYECTISTAS, GERENTE DE OBRA Y OTROS
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DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO El Cliente, en una reunión celebrada el 19/05/2011, solicitó el análisis de la sustitución del estándar ejecutivo de mampostería de bloques de concreto, determinado en el diseño de la fachada principal del edificio Capiche para un sistema que proporciona versatilidad en caso de futuras extensiones y es a la vez más hermoso
NECESIDAD DE CAMBIO La medida apunta a incorporar los requisitos presentados por las partes interesadas que no fueron considerados durante la fase de desarrollo del proyecto. Estos requisitos son: 1. fachada removible y 2. nuevos estándares de la estética.
SOLUCIÓN PROPUESTA Fueron propuestos por la Construtora Iben tres conceptos que cumplen los requisitos establecidos, a saber: 1) Juego Vidrio + Alucobond 2) Las señales de fachada de hormigón prefabricado 3) Sistemas de Paneles Masterboard.
SOLICITACIÓN DE CAMBIOS
UN FORMULARIO DE SOLICITACIÓN DE CAMBIOS DEBE CONTENER OBLIGATORIAMENTE , UNA DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CAMBIO, LA NECESIDAD REAL DE CAMBIO Y UNA O MÁS SOLUCIONES PROPUESTAS.
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ANÁLISIS POR EL COMITÉ DE CAMBIOS
LA SOLICITACIÓN DE CAMBIOS DEBE SER ANALIZADA POR EL COMITÉ DE CAMBIOS, UN BRAZO CAPACITADO DO PMO, CAPAZ DE GENERAR RESPUESTAS RÁPIDAS SOBRE LOS IMPACTOS ASOCIADOS AL CAMBIO.
SOLICITACIÓN
DE
CAMBIOS
ANÁLISIS POR EL COMITÉ DE
CAMBIOS
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ANÁLISIS POR EL COMITÉ DE CAMBIOS
EL COMITÉ ANALIZA EL IMPACTO DEL CAMBIO EN LAS NUEVE ÁREAS DE CONOCIMIENTO DEL PMI®, VERIFICANDO ADEMÁS DE LOS REFLEJOS EN EL COSTO CUALES SON LOS IMPACTOS EN EL TIEMPO, ALCANCE, CALIDAD, SI EXISTEN RIESGOS ASOCIADOS AL CAMBIO, SI CAMBIAN LOS RECURSOS HUMANOS, LO QUE OCURRE CON LAS COMPRAS, SI HAY NUEVAS PARTES INTERESADAS QUE ALTEREN EL PLANO DE COMUNICACIÓN, SI LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO SE VERÁN AFECTADOS
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ANÁLISIS POR EL COMITÉ DE CAMBIOS
ANÁLISIS DE IMPACTO
ÁREAS DE ANÁLISIS DEL CAMBIO
ÍTEM ÁREA DESCRIPCIÓN DEL IMPACTORESPONSABLE DEL
ANÁLISIS¿ACTUALIZAR
EL PLAN?
.01 ALCANCE
Se reducirá el cuantitativo de albañilería, adicionando la instalación del sistema de cierre adoptado. Además, las características de ejecución de los cimientos puede ser alterada, dependiendo de la elección. Es preciso revisar los proyectos
GER. DE PLANIFICACIÓN
SÍ
.02 COSTO
En todos los casos, el costo de los sistemas será superior al definido inicialmente. Las alternativas oscilan entre R$ 250 000,00 a R$ 500 000,00, dependiendo de los proyectos. Si la obra se extiende, serán evaluados costos asociados al tiempo.
GER. DE PLANIFICACIÓN
SÍ
.03 TIEMPO
Las actividades se inician con el análisis de alternativas y nuevos requisitos, desarrollo de proyectos, presupuesto, negociación, adjudicación de instrumento adicional contractual, replanificación, subcontratación e inicio de los trabajos GERENTE DEL
PROYECTOSÍ
.04 ADQUISICIONES
Se incorporará al plan de compras un nuevo paquete de trabajo para presupuestar con subcontratados, los términos de esta propuesta pueden tener impacto principalmente en el Alcance, Tiempo, Calidad y Costo. GERENTE DE LA
OBRASÍ
.05 PERSONAS
Deberá reevaluarse el Histograma y ajustarse el plano de movilización de mano de obra para atender los nuevos perfiles de colaboradores designados para desarrollar el nuevo Alcance. GERENTE DE LA
OBRASÍ
.06 CALIDAD
Serán afectados los requisitos de flexibilidad y patrón estético, los proyectistas deben evaluar el impacto en luminosidad, aislamiento térmico y acústico, protección de montacargas, seguridad de los usuarios, mantenimiento y limpieza
GERENTE DE LA OBRA
NO
.07 RIESGO
La obra se iniciará y la planificación se desarrollará en sistema gradual, o sea, con el proyecto en curso. Las decisiones tomadas durante las actividades listadas en el ítem 3, tiempo, generarán riesgos en la medida en que sean resueltas
GERENTE DE LA OBRA
SÍ
.08 COMUNICACIÓN
Se sugiera crear un plan de comunicación determinando los canales y niveles de aprobación necesarios para los cambios propuestos DIRECTOR DE
PROYECTOSSÍ
.09 INTEGRACIÓN
Todas las partes interesadas y el equipo del proyecto deberán ser reintegrados para evaluar los impactos en los objetivos del proyecto DIRECTOR DE
PROYECTOSNO
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APROBACIÓN
LOS IMPACTOS DEBEN SER APROBADOS INDIVIDUALMENTE, INTEGRALMENTE O CON RESERVAS PARA DOCUMENTAR LA CONFORMIDAD CON LA DECISIÓN.
LA COMPETENCIA PARA APROBAR O RECHAZAR CAMBIOS RECAE NORMALMENTE EN EL CLIENTE Y EL PATROCINADOR.
SE DEBEN DOCUMENTAR LAS SOLICITUDES DE CAMBIOS RECHAZADAS PARA QUE LAS MISMAS NO SEAN INCORPORADAS INDEBIDAMENTE O PARA QUE NUEVAS SOLICITUDES DE LA MISMA NATURALEZA NO SEAN REINCORPORADAS AL PROCESO DE ANÁLISIS Y APROBACIÓN
DECISIÓN SOBRE EL CAMBIO1. ACEPTADO2. RECHAZADO 3. ACEPTADO CON RESTRICCIONES
ÁREA OBSERVACIONES DECIS. RESPONSABLE DE LA DECISIÓN.01 ALCANCE 1 PATROCINADOR.02 COSTO 1 PATROCINADOR.03 TIEMPO 1 PATROCINADOR.04 ADQUISICIONES 1 PATROCINADOR.05 PERSONAL 1 PATROCINADOR.06 CALIDAD 1 PATROCINADOR.07 RIESGO 1 PATROCINADOR.08 COMUNICACIÓN 1 PATROCINADOR.09 INTEGRACIÓN 1 PATROCINADOR
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CONFIGURACIÓN DEL CAMBIO
LOS IMPACTOS DEBEN SER APROBADOS INDIVIDUALMENTE, INTEGRALMENTE O CON RESERVAS PARA DOCUMENTAR LA CONFORMIDAD CON LA DECISIÓN.
LA COMPETENCIA PARA APROBAR O RECHAZAR CAMBIOS RECAE NORMALMENTE EN EL CLIENTE Y EL PATROCINADOR.
SE DEBEN DOCUMENTAR LAS SOLICITUDES DE CAMBIOS RECHAZADAS PARA QUE LAS MISMAS NO SEAN INCORPORADAS INDEBIDAMENTE O PARA QUE NUEVAS SOLICITUDES DE LA MISMA NATURALEZA NO SEAN REINCORPORADAS AL PROCESO DE ANÁLISIS Y APROBACIÓN
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CONFIGURACIÓN DEL CAMBIO
CONSTRUTORA IBEN LTDA.
CONFIGURACIÓN DEL CAMBIO
ESTE PROCESO ALTERA LAS LÍNEAS BASALES E INCORPORA EL PROYECTO A TRAVÉS DE LA ACTUALIZACIÓN DE LOS PLANES
LAS PARTES INTERESADAS TOMAN CONCIENCIA DE TODOS LOS IMPACTOS ASOCIADOS A SU DECISIÓN Y OPTAN CONSCIENTEMENTE POR INTEGRARLOS O NO AL PROYECTO, DE ACUERDO CON LOS INTERESES COMUNES
LA CONSTRUCTORA, POR SU PARTE, PRESERVA LA RELACIÓN CON EL CLIENTE Y PROTEGE AL NEGOCIO DE CAMBIOS DESCONTROLADOS Y COSTOS NO REEMBOLSABLES.
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CONFIGURACIÓN DE CAMBIOS
CONSEJOS SOBRE LA CONFIGURACIÓN DE CAMBIOS
Tenga un sistema eficaz para alterar las líneas basales lo más rápido posible, la velocidad en incorporar los cambios de manera consistente es fundamental para su éxito.
Mantenga un registro de lecciones aprendidas, supervise los impactos de los cambios y verifique la conformidad con el análisis preliminar.
Utilice una opinión especializada y criterios claros de evaluación de impactos, puede que le pidan una memoria de cálculos, por eso, tenga todos los documentos organizados.
Recuerde que los cambios son una magnífica oportunidad para desarrollar el proyecto y no pueden ser aprovechados para incorporar otros impactos no asociados a ellos.
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CONFIGURACIÓN DE CAMBIOS
CONSEJOS SOBRE LA CONFIGURACIÓN DE CAMBIOS
NINGÚN CAMBIO SERÁ INCORPORADO HASTA QUE SEA CONFIGURADO AL 100%.
CONSTRUTORA IBEN LTDA.
ESCRITO POR
EDUARDO MILITÃO ELIAS, MBA / PMP®ID 1396759
PATROCINADO POR
CONSTRUTORA IBEN LTDA., RCP PMI®ID 1463462
