GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO...

GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS

Septiembre, 2014 rev. 8 1

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

GESTIÓN DE PROYECTOS

DEFINICIÓN DE PROYECTOS

PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE ACEPTADO

CLIENTE

RECURSOS HUMANOS

ALTA DIRECCIÓN

METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS

ALTA DIRECCIÓN

INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME

A JUNTA DIRECTIVA

ANÁLISIS DE RESULTADOS

IDENTIFICACIÓN DE DESVIACIONES EN EL

CUMPLIMIENTO DE METAS

INICIATIVAS DE PROYECTOS

INDICADORES DE EFICACIA

DEL PROCESO

proceso

salidas

entradas

* Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 64, 65, 67, 68 y 71)


CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO

PLANEACIÓN DEL PROYECTOGESTIÓN DE PROYECTOS

REGISTRO DE BAJA

MEDICIÓN Y ANÁLISIS

REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO

CLIENTES POTENCIALES

PROMOCIÓN

actividad

iteración

RECURSOS HUMANOSPLANEACIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

CARTERA DE PROYECTOS

VIGENTE

SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO

INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL

LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES

INTERESADAS

otras partes interesadas

resultados intermedios

DIAGRAMA DE FLUJO

ASPECTOS GENERALESSECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO:

MEDICIÓN DE EFICACIA

PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y

AMBIENTE DE TRABAJO

CARTERA DE PROYECTOS PROGRAMADA

salidas planificadas

COMPETENCIA DE RECURSOS

HUMANOS

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS

CONTRATADOS Y PROPUESTAS

PUNTOS DE CONTROL

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

1

punto de control

*

PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS

PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI

DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA)

INFORMES DE AUDITORÍAS

PLANEACIÓN DE LA CARTERA

INTEGRACIÓN DE RESULTADOS

AVANCE DE CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN POR

RESULTADOS

Cambios en el proceso



Objetivos del SGI a los que contribuye:

a) Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico e innovación.

b) Obtener los recursos necesarios para la operación eficaz del Instituto

Propósitos del proceso: • Obtener la cartera anual de proyectos acorde con las líneas de desarrollo tecnológico

definidas en la plan estratégico del IIE, para cumplir con las metas, indicadores y lineamientos establecidos para el SGI.

Requisitos del MGI relacionados:

5.4.1 Objetivos del SGI; 6.2.2 b) Determinación de competencias;7.2 Procesos relacionados con el cliente; 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos;8.4 Análisis de datos; 8.5.2 Acciones correctivas y preventivas

Inicio del proceso: Enero 1

Terminación del proceso: Diciembre 31

Responsables operativos: Gerentes, Directores de Divisiones Técnicas

Responsable del proceso: Director de división técnica nombrado por el director ejecutivo

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:



[1] Como se define en el Convenio de Administración por Resultados.

MEDICIÓN DE LA EFICACIA:

INDICADOR [1]

DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR CÁLCULO DEL INDICADOR

A Gasto dedicado a la investigación aplicada. Porcentaje del gasto en proyectos de investigación aplicada / Gasto total

B Facturación por proyectos de innovación. Facturación por proyectos de innovación / Total de facturación por proyectos.

C Ingresos por alianzas. Facturación por proyectos derivados de alianzas estratégicas / Total de facturación por proyectos.

D Vinculación con el sector privado . Facturación con el sector privado / Total de facturación por proyectos.

PONDERACIONES % CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO

Ponderación del porcentaje del gasto en proyectos de investigación aplicada (PGIA)

35

Eficacia GCP = (PGIA * A) + (FI * B) + (FA * C) + (FP * D)Ponderación de facturación por proyectos de innovación (FI) 35

Ponderación de facturación por proyectos derivados de alianzas estratégicas (FA)

15

Ponderación de facturación con el Sector Privado (FP) 15

Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección.



PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL ÁMBITO INSTITUCIONAL:

Puntos de Control

Indicadores Método de cálculo o medición PeriodicidadProporciona la

informaciónProcesa

Documento de referencia

1Cartera de proyectos vigente

Medición de la eficacia del proceso [1]

Evaluación de la eficacia del proceso según lo descrito en la sección “Medición de la eficacia”

Semestral

Gerencia de planeación,

gestión estratégica y tecnológica

Responsable del proceso

Evaluación semestral de la eficacia del

proceso

Nota 1: El resultado de la medición de los indicadores en el punto de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas.Nota 2: Las Gerencias y Divisiones Técnicas si lo consideran conveniente, evalúan este punto de control para determinar el desempeño de sus áreas respecto a sus metas establecidas.

[1] En el mes de julio se verificará el cumplimiento de las metas parciales establecidas para los indicadores en el primer semestre (ene-jun).



REVISA PROPUESTAELABORA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE

INTEGRACIÓN DE LA CARTERA GERENCIAL

Cliente Otros Procesos IIE INV. GG DD DE

DEF

INIC

IÓN

DE

PRO

YEC

TOS

AUTORIZA?NO

SI

PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE

PLA

NEA

CIÓ

N D

E LA

C

AR

TER

A

ALTA DIRECCIÓN


(DESPLEGADOS POR DIVISIÓN

AUTORIZA PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE


PROMOVER PRODUCTOS CON CLIENTES POTENCIALES

PRO

MO

CIÓ

N

INICIATIVAS DE PROYECTOS

INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR

PROPUESTAS EN NEGOCIACIÓN

CARTERA DE PROYECTOS

CLIENTES POTENCIALES

PROPUESTA FIRMADA

REVISA Y APRUEBA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE

APRUEBA?NO SI

DESIGNACIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Y DEFINICIÓN DE LA

FECHA DE INICIO


SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS

1

CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO

RECURSOS HUMANOSINFORMACIÓN DE LA

OCUPACIÓN DEL PERSONAL

RECURSOS HUMANOSPLANEACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA

SATIFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS 2

DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA)


AMBIENTE DE TRABAJO

PROYECTOS QUE CONTINÚAN

DESPLIEGUE POR GERENCIA


ANALISIS DE NECESIDADES

INTERES ALTO DEL CLIENTE

NO

SI

DOCUMENTA NO ACEPTACIÓN

CAUSA DE NO ACEPTACIÓN

NO

MODIFICAR?SI

FIRMA DE ACEPTADO?

PLANEACIÓN DEL PROYECTO

PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO



ANÁLISIS DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS NECESARIAS

Cliente Otros Procesos IIE RP GG DD DE/DAF


REGISTRO DE BAJA

REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO POR LA DE

INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN EJECUTIVA

INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS

CONTRATADOS Y PROPUESTAS

CARTERA DE PROYECTOS VIGENTEIN

TEG

RA

CIÓ

N D

E R

ESU

LTA

DO

SA

NÁ

LISI

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E R

ESU

LTA

DO

S

REVISA INFORMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE METAS

IDENTIFICACION DE DESVIACIONES EN EL

CUMPLIMIENTO DE METAS DIVISIONALES

ALTA DIRECCIÓN

MEDICIÓN Y ANÁLISIS

2

1

INTEGRA INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE LA DIVISIÓN

INFORMACIÓN DE LA GERENCIA PARA INTEGRAR EL INFORME A

JUNTA DIRECTIVA

CARTERA GERENCIAL DE PROYECTOS ACTUALIZADA

HAY DESVIACIONES?NO

SI

INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR

PROYECTOS QUE CONTINUAN



AMBIENTE

INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME A

JUNTA DIRECTIVA

PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI

INFORMES DE AUDITORÍAS

1

EVALUACIÓN DE INDICADORES

INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESOAVANCE DE

CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO DE

ADMINISTRACIÓN POR RESULTADOS

REPORTE FINANCIERO



DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:

Actividad: PLANEACIÓN DE LA CARTERA Requisitos MGI: 5.4.1

Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia

Documento con cartera de proyectos que continúan y lista de propuestasClientes potenciales

(E) Informe mensual de cartera de proyectos y cartera de

propuestas

(E) Presupuesto de la gerencia




Actividad: PROMOCIÓN Requisitos MGI: 7.2.3 a)


Iniciativas de proyectos

M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (E) Iniciativas de proyectos, comunicaciones, minutas e

informes de reuniones con clientesDetección de necesidades (R.H. e Infraestructura)




Actividad: DEFINICIÓN DE PROYECTOS Requisitos MGI: 6.2.2 b), 7.2, 7.2.3


Propuesta técnica o documento equivalente aprobado por el gerente y el director de división y aceptado por el cliente.

P-COC-008 Procedimiento para Convenir, Tramitar y Formalizar Propuestas Técnicas.

(R) Propuesta técnica o documento equivalente firmado por ambas partes

(R) F-01/P-COC-008 Hoja de revisión de la propuesta

(R) F-02/P-COC-008 Determinación de competencias

Designación del jefe de proyecto y fecha de inicio del proyecto establecida

(E) Registro de alta del proyecto

Contrato elaborado o en trámite

Procedimientos para la Formalización de Diversos Servicios con:P-AJ-001 (C.F.E.), P-CDN-001 (PEMEX), P-AJ-006 (CAPUFE), P-AJ-007 (Otros clientes)

(E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato




Actividad: INTEGRACIÓN DE RESULTADOS Requisitos MGI: 8.4


Informes mensuales de facturación, proyectos contratados y propuestas

(E) Tabla de proyectos y propuestas de cada gerencia

Cartera de proyectos vigente

Indicadores de eficacia del proceso

(E) Tabla con metas y resultados de los indicadores de cada gerencia

Información para integrar el informe a junta directiva

(E) Constancia de envío a la DPGEyC




Actividad: ANÁLISIS DE RESULTADOS Requisitos MGI: 8.2.3, 8.5.2


Identificación de desviaciones en el cumplimiento de metas

(E) Minuta de reunión de gerentes o Acuerdos individuales con

gerenteAnálisis de acciones con gerentes

Acciones correctivas y preventivas

P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas

(R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventiva

(R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva

Propuestas de mejora al SGI

(E) Relación de mejoras propuestas



COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS:

DIRECTOR DE DIVISION

- Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes- Haberse desempeñado como investigador autónomo- Experiencia mínima de 15 años en dirección de grupos de investigación- Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros- Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación- Liderazgo

GERENTE

- Grado superior a licenciatura en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes- Facilidad para hacer presentaciones técnicas- Habilidad para dirigir personal técnico- Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería- Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio

INVESTIGADOR :

- Grado de licenciatura o superior- Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de

proyectos- Especialidad relacionada con el tema de la propuesta

DIRECTOR EJECUTIVO

- Profesional en alguna disciplina científica o de ingeniería, preferentemente con grado de Doctor. - Experiencia mínima de 15 años en puestos directivos (mandos superiores en ingeniería)- Experiencia mínima de 5 años en administración pública, preferentemente relacionados con la

industria eléctrica - Liderazgo

RESPONSABLE DEL PROCESO

- Conocimiento de las normas NMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC-2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2008

- Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos

- Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica



RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:

Actividad Responsabilidades Autoridades

PLANEACIÓN DE LA CARTERA

Elaboración de la cartera de proyectosDirector de División y Gerentes

Autorizar la cartera de proyectos Director de División

PROMOCIÓN

Establecer contactos, buscar nuevos nichos de mercado, implantar actividades de difusión

Director de División y Gerentes

Autorizar recursos para actividades de promoción

Director de División

Detectar necesidades de recursos humanos e infraestructura

Director de División y Gerentes

Autorizar recursos para apoyar el cumplimiento de la cartera de proyectos

Director de División

DEFINICIÓN DE PROYECTOS

Elaborar propuesta técnica o documento equivalente y determinar las competencias necesarias del personal participante

Jefe de Proyecto o Investigador Designado

Designar investigador para elaborar propuesta

Gerentes

Designar Jefe de Proyecto

Formalizar hoja de revisión de la propuestaGerentesDirector de DivisiónSolicitar elaboración de contrato Gerentes



RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:

Actividad Responsabilidades Autoridades

INTEGRACIÓN DE RESULTADOS

Suministrar información para:

• Evaluar el desempeño del proceso GCP • Seguimiento al cumplimiento de metas• Informes a Junta Directiva

Gerentes Autorizar información para evaluar el desempeño del proceso

Responsable del Proceso

Seguimiento de la cartera de proyectosDirector de División, Gerentes

Autorizar información para Junta Directiva Director de División

ANÁLISIS DE RESULTADOS

Identificar desviaciones en el desempeño del proceso y el cumplimiento de metas


Autorizar propuesta de acciones correctivas o preventivas


Seguimiento a las acciones correctivas y preventivas establecidas en el proceso GCP

Proponer al Comité de Calidad mejoras al proceso GCP

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