Gestión del AbastecimientoCámara de Comercio de Pereira 2013

Situaciones reales en los procesos de compra o abastecimiento:

- Compra desmedida de materias primas

- Obtención de grandes economías de escala.

- Requerimiento de capital de trabajo.

- altos costos en el mto de inventario.

-Desperdicio en la cantidad económica del lote

Impacto de la gestión de compras en la empresa

Pasar de la optimización del precio a la optimización de parte del costo.

Los proveedores conforman un 80% del producto. Fuente de una mejor rentabilidad.

Acciones tácticas:

1. Disminuir el coste de abastecimiento:

- Aumentar las cantidades negociadas por pedido.- Generación de compromisos de compra ( Contratos)- Concentración de compras en un grupo competitivo de proveedores. ( Generación de competencia)- Adaptación al mercado oferente; desarrollos con el dpto. de ingeniería.- Contar con profesionales capacitados en el área.

Impacto de la gestión de compras en la empresa

2. Reducir coste operacional

- ERP, sistema de información actualizado en tiempo real.- Mejoramiento en el tiempo de respuesta, lead time; desde la generación del requerimiento hasta la entrada en almacén MP.

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3. Costos relacionados con las existencias:

- Cambio de mentalidad frente al desperdicio.

- Compra en menos cantidad y mayor frecuencia de los productos más costosos.

- Compra en mayor cantidad y menor frecuencia de los productos menos costosos.

- Liberación de capital no productivo.

- Mejoramiento en el flujo de caja.

- Alineación con la demanda.

- Minimización en el costos de pedido y almacenamiento

Impacto de la gestión de compras en la empresa

En una organización se desea mejorar la optimización de pedidos y cantidades de MP por parte de compras. Con una demanda promedio de 60.000 ton. / año, el costo de pedido es estandarizado (Importación) en $ 6.000 us, y el costo de mto de material es de $ 20 us por tonelada. Dentro de las opciones de requerimiento, el proveedor ofrece la alternativa: Pedir en lotes de 2.000 a 15.000 ton. Con intervalo de 500 ton:

2.500, 3.000, 3.500, 4.000 ……..hasta 15.000.

Si el costo del pedido esta determinado por: Cp = ( D / Q ) * CoY el costos de conservación esta dado por : CcT= ( Q /2 )* Cc

Calcular la cantidad optima en conjunto con su costo del pedido. Graficar los costos obtenidos para cada caso ( Cantidad de pedido)

4. Optimización en la planeación – Demanda agregada.

Dado el pronostico de la demanda para cada uno de los periodos en el horizonte de planeación, determinar los niveles de producción, inventarios, compras y capacidad para cada periodo que maximice las utilidades de la compañía durante el horizonte de planeación.

Impacto de la gestión de compras en la empresa

DIRECCIÓN GENERAL InversiónINGENIERIA Esp. TecnicasDESARROLLOS Nuevos diseñosMERCADEO Campañas, promociones

COMPRAS PRODUCCIÓN calidad y plazosJURIDICA ContratosFINANZAS ptos, pagos etc.CONTABILIDAD Costos, provisionesALMACENES Mto productos.

Procedimiento en compras

Solicitud y evaluación de ofertas- Solicitar cotizaciones.- De la claridad en las especificaciones técnicas de la solicitud, va a depender la claridad y cantidad de las ofertas.

- Complicadas especificaciones pocos oferentes.- Bajas especificaciones muchos oferentes, pero en el detalle se van descartando.

a. Describir de manera clara las necesidades:- Adjuntar especificaciones.- Tener en cuenta:

- Cantidad- # Entregas- Plazos suministro.- Embalaje.- Tolerancias.- Multas por demoras, calidad del material etc.

Procedimiento en compras

b. Claridad en el precio:

- Precios a lo largo del año- Descuentos ( Prono pago, cantidad, contrato etc.)- Garantías - Impuestos.- Fletes- Aduanas etc.

c. Tener fechas limites acorde a la solicitud. Dentro de ese periodo que se mantengan los precios ofrecidos.

Valoración de ofertas

Tercerización u outsourcing / Costos bajos – Calidad superior (aprendizaje)

Objetivo.- Incrementar el valor percibido por el cliente. (20%)- Disminuir el costo operativo a lo largo de la cadena. (80%)

La tercerización incrementa la renta de manera efectiva si son capaces de agregar los activos de la cadena a un nivel más superior que la propia compañía.

1. Tercerización de capacidad.

- Mediante la agregación de la demanda de muchas compañías, logrando economías de escala, la renta de una sola compañía no es comparada con la renta de la producción para muchas compañías.

2. Tercerización de inventario.

- Permite la diminución de la incertidumbre y mejorar las economías de escala.- La alta variedad de productos y varios clientes pequeños, crean un escenario ideal para

generar renta en cada iteración.

3. Tercerización de transporte por intermediarios de transporte.

- Generación de economías de escala. Consolidación.- Cada empresa envía menos de la capacidad del vehículo propio.- El intermediario agrega los despachos de múltiples organizaciones, por lo que genera

fuerte ahorro en comparación de que cada empresa gestionara su despacho. - El intermediario puede multiplicar el beneficio, agregando carga de compensación.

4. Tercerización de transporte y de almacenamiento

- El abastecimiento generado por múltiples PYMES facilita la producción y transporte de MP. - El abasto es más efectivo y mucho más económico que esfuerzos individuales.

5. Tercerización de la información

- Un detallista puede agregar mucha información de productos de múltiples empresas en un solo sitios WEB.

- Si cada fabricante colocara su venta en línea de su propia pagina, el costo de transacción seria alto. Hay reducción en la tecnología de la información.

6. Tercerización de cartera

- Disminución de riesgo de incumplimiento

7. Tercerización de relaciones

- A diferencia de las relaciones de un representante de una empresa, el intermediario conecta a miles de vendedores con muchos compradores , X números de relaciones.

- Aumenta el tamaño por transacción y disminuye el número de transacciones.- Es efectiva cuando muchos compradores compran pequeñas cantidades, pero en cada

pedido incluyen múltiples proveedores.

Riesgos

- El proceso tiene numerosos defectos. El tercero no organiza su proceso defectuoso, lo complica.

- Subestimar la coordinación. Subcontratar muchos terceros es factible, sin embargo, su efectividad dependerá de la coordinación de la empresa.

- Reducción de contacto con el cliente o el proveedor. Confianza.

- Pérdida de capacidad y crecimiento del poder por parte del tercero. Cambio en la posición de negociación del tercero. Control del tercero.

- Información confidencial. Administración de la competencia.

- Inefectividad en contratos. Contratos con incentivos, distorsionan el mejoramiento de la operación. La fijación de precios elimina incentivos, con el objeto de que el tercero continúe un proceso de innovación y disminución de costos.

Aquella empresa que diseña, organiza, gestiona y controla los procesos de una o

varias fases de la cadena de suministro (aprovisionamiento, transporte, almacenaje,

distribución e, incluso ciertas actividades del proceso productivo), utilizando para

ello infraestructuras físicas, tecnología y sistemas de información, propios o ajenos.

El operador logístico responde ante su cliente de los servicios acordados y es su

interlocutor directo.

LLP, Lead Logistics Partner

LLP ??

La negociación- Ajustes de intereses comunes.- Persuadir para aceptar propuestas.

Restricciones

1. Si a la oferta realizada no aparecen proveedores, se tendría que acudir al mercado, acondicionándonos a sus reglas.

2. Si se esta frente a un monopolio, la organización se tienen que adaptar a sus reglas de juego, pero, garantizando suministro.

3. Se presentan dificultades en el cumplimiento de las necesidades, o si son nuevos desarrollos no hay materiales con las especificaciones requeridas.

4. Si hay pobre oferta del requerimiento, se evalúan las pocas alternativas mejorando el precio.

5. En planeación de largos plazos, se tiene que asumir la especulación del mercado, asumiendo precios iniciales con ajustes pactados.

6. Acorde al tipo de respuesta de los proveedores, se revaluarán a los mismos, acorde a los plazos, la calidad, los controles, las penalidades por incumplimiento.

Situaciones no deseadas en la negociación

- No hay claridad en los objetivos.- No se cuenta con suficiente información.

- Mercado.- La competencia, sus proveedores- La competencia en suministros.- El proveedor y la persona negociadora.

- Se presenta mucha improvisación.- Dejarse llevar por lo emocional.

La función del vendedor dependerá de: La función del comprador dependerá de:

Realizar la operación con el mínimo interés: Fortaleza

Amplitud del mercado y competencia

Confianza en conseguir la venta; disposición de información.

Cantidad de proveedores

Mínimo tiempo. Estar preparados para una negociación corta.

Garantizar aprovisionamiento

Desarrollo de proveedoresLa capacidad de compra; contratos largosCapacidad de analizar costos

Principios a tener en cuenta en la negociación

1. Negociar con la persona que tiene la responsabilidad de decisión.2. Se aconseja negociar en las propias oficinas, mantener igualdad numérica.3. Saber escuchar:

- Mirar a los ojos.- Lenguaje corporal positivo.- Mostrar interés.- Solicitar detalles.- No cambiar de tema antes de que el interlocutor haya terminado.- Expresarse en función a las palabras utilizadas por la otra parte.

Principios a tener en cuenta en la negociación

4. Tener a mano toda la documentación necesaria.5. Disponer del tiempo necesario. Ir creando base de acuerdos ( Bola de nieve)6. Destacar las ventajas de la negociación. La argumentación se lleva en una escala:

- Ventajas para el oponente.- Desventajas para nosotros.- Ventajas para ambos.- Desventajas para ambos.- Desventajas para el oponente.- Ventajas para nosotros.

7. Cada acuerdo parcial lleva una contrapartida. Buena información.

Cualidades de un negociador

1. Pensador estratégico claro y rápido.

2. Buena y fácil expresión.

3. Competencia de análisis.

4. Negociar en función de los objetivos, efectividad.

5. Ser paciente al dejar hablar y escuchar.

6. Considerar las ideas de los demás. Ponerse en los zapatos de los demás.

7. Tener tacto, aplomo, autodominio y diplomacia.

8. Tener buena energía, ser consciente de que no se gana siempre, pero se tiene un equilibrio. Ayudar en la solución de problemas GANA – GANA.