Gestión de Compras/I-GCP-01 SOLICITUD DE PEDIDOS EN...
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Gestión de Compras/I-GCP-01 Proceso / Código SOLICITUD DE PEDIDOS EN SEVEN / Documento
Elaboró: Xyomara Torres – Coordinador de Compras
Nelson Barreto – Coordinador de Lubricación Revisó:
Milton Carrillo – Analista de Calidad
Julián Caro – Auxiliar de Calidad
Aprobó: Britt Luque – Administrador de Sistema de
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Vigencia: 04/03/2015
PROCESO Gestión de Compras
DOCUMENTO INSTRUCTIVO
CÓDIGO I-GCP-01
VERSIÓN 1
TABLA DE CONTENIDO
Numeral Página
1. Introducción 2
2. Objetivo 2
3. Ámbito de aplicación 2
4. Terminología 2
5. Paso a paso para la realización de pedidos para compras por SEVEN 2
5.1. Establecer tipo de compra 2
5.2. Iniciar flujo de trabajo 3
5.2. Registrar el pedido 5
5.3. Buscar los productos 8
5.4. Ingresar productos 8
5.4. Enviar comentarios y solicitud 11
5.4. Recomendaciones importantes 12
6. Anexos Relativos al Instructivo 13
7. Control de Cambios del Documento 13
Gestión de Compras/I-GCP-01
SOLICITUD DE PEDIDOS EN SEVEN Gestión de Compras/I-GCP-01
SOLICITUD DE PEDIDOS EN SEVEN
Proceso /
Código
/ Document
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1. Introducción
El presente documento detalla el paso a paso para realizar un pedido de almacén en el sistema
administrativo y financiero SEVEN.
2. Objetivo
Asegurar el buen funcionamiento del área de compras en la solicitud y entrega de pedidos de
papelería, aseo y cafetería.
3. Ámbito de aplicación
Los pedidos se generan a través del sistema administrativo y financiero SEVEN.
4. Terminología
QBE: Query by example, funcionalidad para realizar consultas en SEVEN
APLICAR: acción de dejar firme la solicitud de pedido.
REVERTIR: acción de cambiar el estado del pedido de aplicado a no aplicado para poder
editarlo nuevamente.
WORK FLOW: Flujo de trabajo, módulo de Seven que permite realizar la definición de
rutas para el mejoramiento de los procesos en la compañía.
5. Paso a paso para la realización de pedidos para compras por SEVEN
5.1. Establecer tipo de compra
Se debe establecer el tipo de compra
SOLICITUD DE PEDIDO (Aplica para rollos y cintas de tiquetes, papeleria, aseo,
cefeteria) cuando es diferente a estos insumos o es un nuevo producto se debe escoger
la opcion de REQUISICION DE COMPRAS / toda vez que es un proceco diferente toda
vez que se debe cotizar y generar cuadros comparativos.
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5.2. Iniciar flujo de trabajo
Una vez ingresas a seven, das click en nueva tarea
y aparacera esta ventana donde esta el listado de flujos y luego escoges la opcion
EJ: PEDIDO PAPELERIA - ASEO Y CAFETERIA
Una vez escojimos el flujo, ingresamos:
Caso: Nos sugiere una descripcion del flujo que vamos a generar, por favor
complementar esta descripcion con el nombre del área o agencia que realiza la solicitud.
Ejemplo: PEDIDO DE PAPELERIA NEIVA – PEDIDO DE PAPELERIA CONTABILIDAD
Prioridad: El tipo de prioridad que consideran sea alta, media, baja o no aplica
Tercero Asociado: Se digita el número de cédula de la persona que esta registrando el
pedido, luego Aceptar
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Aparece la siguiente ventana,
El sistema nos asigna un numero de caso, con este número podremos hacer seguimiento
de tu pedido.
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Damos clic sobre el título TRANSACCION – PEDIDOS DE ALMACEN y se despliega esta
ventana.
5.2. Registrar el pedido
TIPO DE OPERACIÓN
Damos click en la figura (lupa) y nos muestra este cuadro, Escogemos la opción (5006
– pedido planeado) y (enter)
El número y fecha de generación, es automático.
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DESCRIPCION: Damos click en la lupa y nos despliega esta lista. Escogemos la opción 1
(SOLICITUD DE PEDIDO) para el caso de papelería, aseo, cafetería y toners, rollos y
cintas de tiquetes
GRUPO DE PRODUCTOS: Con la lupa escogemos la opción del pedido que se va a
solicitar, para este caso escogemos la 01 PAPELERIA-ASEO-CAFETERIA
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Si por casualidad le das click en cargar productos del grupo le dices NO
Damos click en el para grabar, este icono debe estar en verde, en caso de estar en
gris por favor ubicar el cursor en el campo descripción para que se active.
Una vez diligenciamos el tipo de operación, descripción y grupo de productos y hemos
grabado, damos paso para buscar los productos que necesitamos:
Damos click en producto y nos sale esta ventana con los 3 punticos (ellipsis)
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Una vez das click nos muestra este listado….. Solo debes escoger el que necesitas y das
doble click
5.3. Buscar los productos
QBE : Query by example permite realizar búsqueda de información con
diferentes criterios
Una vez sale el listado de productos podemos buscar los que necesitamos utilizando el botón QBE
Buscando regla: en el campo de Nombre de producto ingresa: ®la&
5.4. Ingresar productos
Una vez seleccionado el producto, usamos la tecla TAB o con el mouse nos dirigimos al
campo CANTIDAD: Colocamos la cantidad solicitada, y luego al campo DESTINO:
Digitamos 3 veces el numero 9 así (999)
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Para guardar el producto simplemente damos flecha abajo y nos sale la siguiente casilla
donde podemos ingresar nuevos productos, así se escoge producto por producto.
Luego vamos a la pestaña que dice INFORMACION GENERAL, aquí estará el número de
cedula y nombre de la persona.
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SUCURSAL: Es la ubicación Física, Por defecto se deja Autoboyacá (para las áreas
ubicadas internamente) para agencias deben buscar según corresponda
PLANTILLA DE DISTRIBUCION: Se escoge el área al que corresponde la persona que está
registrando el pedido.
Luego nos pregunta que si deseamos replicar la plantilla para todos los detalles ( En
pocas palabras que si esos artículos son todos para el mismo área)
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Luego solo nos queda dar aplicar
Luego grabamos, aplicamos para que cambie de estado de inconsistente a pedido
Hasta que no lo aplique no lo pueden visualizar.
5.4. Enviar comentarios y solicitud
También se puede diligenciar la pestaña que dice a A ENVIAR. Puedes aquí colocar
alguna nota o comentario adicional.
Ejemplo tramitar este pedido que se requiere urgente para el área de Gestion Humana.
Una vez se ingrese el comentario, dar click sobre el botón ENVIAR
Luego se genera la siguiente imagen, donde debes elegir de la lista al jefe de área para
la aprobación de esta solicitud de pedido:
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5.4. Recomendaciones importantes
Después de aplicarlo no se puede borrar.
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En caso de necesitar incluir otro producto damos revertir . Hacemos el mismo
ejercicio grabar y aplicar.
6. Anexos Relativos al Instructivo
N/A
7. Control de Cambios del Documento
Descripción del Cambio
Página -
numeral del
cambio
Responsable
del cambio
Fecha del
cambio
Versión
generada
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REVISIÓN Y APROBACIÓN
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Elaboró y Revisó : Nelson Barreto
Coordinador de Lubricación
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Fecha : 04/03/2015
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Revisó: Milton Carrillo
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Fecha : 04/03/2015
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Administrador de Sistema de Información Financiero
Fecha : 04/03/2015