Concepto de Gestión de información

La gestión de la información es el conjunto de acciones dirigida a

facilitar la obtención de la información de una manera económica, eficaz y

pertinente para que se pueda encausar y generar nuevo conocimiento para

el éxito de una actividad.

Ponjuan (2004) la conceptualiza de la siguiente forma: “…el

proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos

básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar

información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento

básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier

organización. Es propia también de unidades especializadas que manejan

este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información.”

Concepto de Gestión documental

La gestión documental es la encargada de definir los

procedimientos para procesar, almacenar, buscar, recuperar y

distribuir los documentos generados por una organización por

medio de accesos unificados y uso de la tecnología.

Concepto de Gestión del conocimiento

Ramón Archaco (2011) define la Gestión del

conocimiento de la siguiente forma “Gestión del conocimiento es

el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de

informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera

sistemática y eficiente.” para que este esfuerzo brinde sus frutos

se debe canalizar los procesos de información del conocimiento

interno tanto como del conocimiento externo, para que este

último enriquezca la experiencia de toda la estructura.

La sociedad del conocimiento

Concepto

La sociedad del conocimiento surge desde finales del siglo pasado ya que su evolución se basa en el uso, obtención y manejo del conocimiento como herramienta para su desarrollo.

Sus características son:

Desarrollo acelerado de medios de comunicación

Utilización y transferencia de información para beneficio de sus componentes.

El aprendizaje se basa en el intercambio de información a través de redes para su difusión.

Los individuos valoran el reconocimiento de sus saberes a través de la demostración de los mismos y pierde valor el reconocimiento por comprobación (exámenes, trabajos escolares)

Elevación de la calidad de vida, por la capacidad de generar mejores ingresos y ser creativos ante los problemas cotidianos.

La dinámica social esta sustentada por la globalización, la informatización y el uso de nuevas tecnologías.

El conocimiento es un valor que desarrolla la sociedad económicamente.

El aprendizaje social es el medio para asegurar la empoderamiento de los individuos a través de la transformación de su intelecto en acciones que beneficien su entorno.

Gestión en Archivo• Producción y Recepción de los Documentos

• Distribución, trámites, organización (clasificación, ordenación, foliación y descripción), retención (tabla de retención documental), almacenamiento, recuperación, conservación.

• Disposiciones Finales (valoración documental -tabla de valoración documental-,disposición final -conservación total, selección o eliminación- y aplicación de tecnología -microfilmación o digitalización.

Tratamiento de Documento de Archivo

El contenido en si de cada documento procedente del

archivo puede ser tomado como fuente de información, dado que

como parte del mismo debe poseer un lugar dentro de una

seriación, bien sea por orden o cronología, que lo convierte en un

documento que da testimonio y fe de la acción concreta sobre el

tópico al que haga referencia por parte de una persona natural o

jurídica, pública o privada en sus actividades.

Ciclo vital del documento

Los documentos tiene un ciclo vital dentro del archivo. Desde el

momento en que se genera o entra al sistema hasta el momento en que

es tomado como un documento histórico o se elimina, este ciclo esta

divido en 4 fases:

Fase Pre Archivística.

Fase activa o de archivos de gestión.

Fase de archivos intermedios.

Fase histórica o permanente.

Cada vez que un documentos cumple el tiempo determinado por la

valoración del mismo, en cualquiera de las etapas es transferido a la

siguiente hasta culminar su ciclo.

Ciclo vital del documento

El ingreso de fondo es la entrada de un documentos al

archivo, en este será custodiado, controlado y conservado, siendo

transferido a cada una de sus faces hasta culminar su ciclo.

Ciclo vital del documento

Para determinar cada una de las fases de este ciclo vital se deben determinar tres factores que son:

La Identificación, que es la exploración y ordenamiento de las categorías administrativas y archivísticas que estructuran el fondo.

La Valoración, que determina los valores primarios y secundarios de las series documentales, estableciendo los parámetros de tiempo de transferencia, acceso y conservación de los documentos así como de su eliminación sea parcial o total.

La Selección, es la localización de las fracciones de serie que se eliminarán o conservaran tras haber cumplido los plazos establecidos en la valoración.

La serie documental es el conjunto de documentos ordenados según su estructura y contenido, que procedan de un mismo órgano o sujeto, en consecuencia de el ejercicio o funciones de este.

Cuadro de Clasificación

Es por eso que podemos determinar que para la organización de un archivo se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Calcificación de los documentos estableciendo un sistema de acuerdo a la estructura organizacional de la ente que los produzca.

La disposición de los documentos por tanto debe estar ordenado, en cada dependencia, en agrupaciones o series documentales, de la forma que se haya acordado con antelación.

Una vez definido el esquema este se debe elaborar un cuadro de clasificación, con descripción de las actividades y procedimientos para mantener el mismo, esto servirá para no alterar la organización del fondo, retomar el procedimiento si en un momento se desvirtúa, además de repasar y preparar a las nuevas personas que administren el archivo. Esto debe ser tomado como el Principio de Respecto a la Estructura, el cual debe responder a las competencia de ente productor de los documentos.

Cuadro de Clasificación

Los cuadros de clasificación de los documentos se elaboran para evidenciar la estructura y lógica en la generación y/o recepción de documentos. Estos cuadros basándose en los principios expuestos con anterioridad deben detallar los siguientes ítems:

1. Entidad de procedencia: Debe poseer la documentación de una entidad de procedencia única

2. Unicidad: La edad de los documentos no será un criterio de clasificación.

3. Permanencia: la estructura de dicho cuadro debe ser estable y permanente, reflejando las funciones de la entidad de procedencia, pero aun así debe ser flexible para poder amparar los cambios y funciones que se produzcan en el futuro.

4. Simplicidad: Debe presentar de una forma clara y sencilla la jerarquización y la clasificación pertinente

Cuadro de Clasificación

La estructura jerárquica de los documentos en los cuadros de clasificación son:

Fondo: definido por el principio de procedencia.

Sección: de acuerdo a la estructura organica o función, respetando los principios de procedencia y orden original.

Serie: que suelen ser temáticas por corresponder a una misma función o actividad administrativa.

Unidad Documental: división entre simples (documentos) y compuestos (expedientes)

Producción y recepción de los documentos

La vida del documento no comienza en el archivo, se inicia en el procedimiento administrativo al cual obedece, en algunos casos es el resultado del procedimiento como tal y en otros casos es parte del procedimiento, sea como fuere la vida del documento dentro del archivo comienza por la entrada de este al mismo. Claro está que en el archivo se producen ciertos documentos pero estos son naturales a la correcta tarea de la actividad archivística.

La entrada de los documentos al archivo se debe controlar ya sea por ingreso ordinario: cumpliendo sus plazos en cada uno de las etapas del archivo o extraordinario: de una forma fortuita o urgente de un acto que no se lleva a cabo en la cotidianidad sino por una eventualidad.

Producción y recepción de los documentos

Cada archivo estipula las características de la entrada de los documentos, así como la periodicidad y permanencia de estos en cada una de las etapas de los archivos. Un archivo bien constituido es flexible y simple en los procesos, facilitando la recuperación de los documentos en el momento en el que se necesite sin importar en cual etapa del ciclo este, sin comprometer su origen ni procedencia. Los tiempos de transferencia se dan en acuerdo con los responsables de los departamentos así como la duración de cada periodo de revisión. Las transferencia se pueden hacer de forma directa y continua, pero si en la entidad se producen un numero elevado de documentos por su naturaleza o tamaño entonces se hacen transferencias directas en masa cada cierto tiempo, esta ultima también se lleva a cabo cuando las compañías estas comenzando o cuando tienen poca movilidad.

Tramites de Archivo

A diferencia de estos anteriores los ingresos extraordinarios son los que se generan de documentos provenientes de incidentes como donaciones, legados o herencias, compras o ventas eventuales, pero también hay otros hechos como la reintegración de documentos, como los que pueden haber estado en posesión de otra entidad o persona y vuelven a ingresar al archivo o los documentos que hemos tenido en bien de preservar en calidad de deposito, o sea sin llegar a ser propiedad del archivo receptor, a menos que se este especificado en acuerdo previo y por escrito un plazo en el cual el propietario deba retirarlo o en el que pase a se patrimonio del archivo depositario. Sea como fuere el ingreso el archivo debe registrar los documentos en un libro de Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, consignándose en este los datos de cada uno de los mismo.

Tramites de Archivo

Por otro lado esta la salida de los documentos que también deben ser controlada, dentro del ciclo vital de los documentos estos pueden salir de forma temporal del archivo ya sea para su exposición, restauración o procesos de reproducción y en cualquiera de estos casos debe quedar constancia de esta movilización, también llamada préstamo administrativo, quedando asentadas en un libro de Registro de Salida Temporal de Documentos, generándose a su vez los documentos necesarios para este procedimiento se lleve a cabo efectivamente.

Para las salidas definitivas de los documentos bien sea por transferencia o eliminación se debe hacer el respectivo asentamiento de los datos del mismo en el Libro de Registro de Salida Definitiva de Fondos y Documentos, en el que además de los datos de rigor se debe aclarar las causas de la baja del mismo. Todo esto respaldado por las normas de procedimiento que regulan el trámite.

Fases del Archivo

Los sistemas de archivos son las formas y métodos utilizadas para agrupar, resguardar y ordenar un grupo de documentos, los mas utilizados son: Alfabéticos: Asociados a una palabra clave o nombre. Cronológicos: Agrupación de documentos organizados por la

fecha de su ingreso o producción usándose mayormente la nomenclatura del año/mes/día.

Geográficos: Documentos ordenados por localidad, ciudad o país. Por asunto: Ordenación de documentos según el asunto que tratan

en el texto. Numérico: Documentos ordenados por un numero correlativo o

asociados al numero asignado a su procedencia.También se le llama Sistema de archivos a la estructura de los

sistemas operativos de los dispositivos electrónicos (primordialmente de los computadores).

Estructura de Sistema de Archivo Administrativo

Estructura de Sistema de Archivo Formal

Caso plantel educativo

Sistemas de Archivos

Según el ciclo vital de los documentos las cuatro etapas o fases del archivo son: Archivo de Gestión y oficina: se inicia al momento de producirse o

darle entrada al documento hasta máximo 5 años después de esta fecha. (Fase activa) VALOR PRIMARIO

Archivos Centrales: Acopia la documentación de las distintas gestiones y se conserva hasta 10 años .(Fase Semiactiva) VALOR PRIMARIO

Archivos Intermedios: Recoge los documentos de los distintos archivos centrales, donde se valora para pasar al archivo histórico. Conserva los documentos de 15 a 30 años. (Fase Semiactiva) VALOR SECUNDARIO

Archivos Históricos: Conserva indefinidamente los documentos. (Fase Inactiva)

El tiempo de transición de una etapa a otra dependerá de cada organismo y de sus disposiciones legales. Los archivos que son desestimados en los archivos intermedios son desechados.

Caracteres externos e internos de los documentos de archivo.

Caracteres externos: Son los que caracterizan al documento en su forma física y tangible, que clase o tipo de documento es (textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, electrónico), cantidad, formato.

Caracteres internos: Se refieren al contenido y procedencia del documento, la entidad productora, función, fecha y lugar, contenido o asunto del que trata.

Funciones y características de los documentos de archivo o administrativos.

Los archivos tienen funciones administrativas y culturales, en general todo archivo tiene la función de:

organizar documentación

Estructurar la transferencia en las distintas fases del documento.

Valorar los documentos para su conservación o destrucción.

Clasificar los fondos.

Facilitar el acceso a los documentos.

Adecuar los espacios físicos para la conservación de los documentos.

Las áreas tradicionales de los archivos son las jurídico-administrativas, de derecho privado y los religiosos.

Las funciones de los documentos dependerán de organismo productor pero se pueden decir que en general tienen funciones administrativas, jurídicas, legales, fiscales y contables.

Clasificación de los documentos administrativos.

Según Navarro (2012) “Clasificar los fondos consiste en definir y

concretar los grandes grupos que forman el archivo: a)

Las secciones, división que se establece a partir de las principales

actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral,

mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas, b) Las series

documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado

de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.”

Clasificación de los documentos administrativos.

Pero según el manual 9 de los procesos administrativos del la Región de Murcia (2005) “… pueden establecerse los cuatro tipos siguientes:

DOCUMENTOS DE DECISIÓN contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia (acuerdos resoluciones)

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades (notificaciones anuncios oficios notas interiores cartas)

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos (actas certificados diligencias)

DOCUMENTOS DE JUICIO contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo (informes propuestas)”

Documentos mercantiles, concepto y clasificación.

Los documentos mercantiles son aquellos que legitima una

transacción y operación mercantil, además de servir como

comprobante en la contabilidad. Se clasifican en Documentos

Corrientes (solicitud de cotización, cotización, orden de compra,

factura de venta, nota de despacho, nota de débito comercial, nota

de crédito comercial, comprobantes de control interno, tarjeta de

trabajadores.) y Documentos Negociables o de Crédito ( la letra de

cambio, el pagaré, la carta de crédito, certificado de depósito, bono

de prenda. -el cheque, conocimiento de embarque)

Tipología documental

El Diccionario Mundo Archivístico la define de la siguiente

forma “TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Hablar de tipología en los

documentos de archivo es hablar de unas características

semejantes que pueden dar lugar a una información similar. Los

tipos documentales derivan de los testimonios de las diversas

actividades del hombre encuadrados dentro de las también

variadas instituciones donde se producen. La delimitación de los

tipos, su fijación e identificación vendrán determinados por el

análisis de los caracteres externos e internos de los documentos

y de su mensaje e información…

Tipología documental

…La especificación tipológica es totalmente necesaria para el archivero, en

primer lugar, porque los tipos documentales van a distinguir las series

documentales que son las agrupaciones documentales indispensables

tanto a los efectos de clasificación como de inventarios, en segundo lugar,

porque esa determinación es uno de los elementos precisos para la

catalogación. // También llamado Tipo Documental, es el carácter o atributo

de un documento de archivo que se origina en la actividad administrativa a

la que sirve este documento, se manifiesta en una diagramación, formato y

contenidos distintos, y sirve para clasificarlo, describirlo y, en general, para

procesarlo. Existen distintos tipos documentales porque cada uno está

hecho a la medida de una actividad administrativa. Entonces, es normal

que haya tantos tipos documentales, como actividades.”

Transferencias de documentos.

Ramón Alberch (2003) la define así: “ La transferencia es el acto

mediante el cual un conjunto de documentos son trasladados de una

unidad administrativa que los ha producido a un servicio de archivos

con plenos derechos para su tratamiento y disposición.”

Este control de los documentos ingresados en un archivo

debe esta dispuesto según sea regulado en el calendario de

transferencias, ya que su consultabilidad estará definido por este. La

transferencia directa u ordinaria es la que se efectúa directamente

desde los órganos o persona que produce el documento.

Eliminación de Documentos.

La eliminación de los documentos se realiza cuando estos han

perdido su valor primario y secundario, también se pueden llevar a

cabo por haber cumplido su tiempo de retención o por un periodo de

tiempo definido por la ley o el archivo general.

En la eliminación de un documento se debe tomar en cuenta

las siguientes pautas:

1. Disposición final.

2. Elaboración del acta de eliminación, este documento por se de

conservación total no debe ser perforado ni estar en contacto con

material metálico.

Preservación digital de documentos.

La preservación de documentos de forma digital es una

ventaja que se debe utilizar de forma inteligente, tanto para

documentos que dada su fragilidad o conservación actual pongan en

juego su permanencia como para los mismos documentos digitales

que se van produciendo en el contexto virtual.

Para el registro digital se deben utilizar equipos de acuerdo

a su naturaleza, en la actualidad se pueden usar scanners planos

para documentos en papel, films, transparencias y scanners 3D para

documentos tridimensionales tales como esculturas, objetos e

incluso muestras de especies biológicas.

Preservación digital de documentos.

Para garantizar la preservación de estos datos electrónicos

se deben ir actualizando cada cierto tiempo los dispositivos de

almacenamiento, siempre guardando de hacer respaldos en mas de

un dispositivo para evitar la perdida por alguna falla de tipo

mecánico.

Las estructuras de datos que se utilizan para localizar la

información se llaman metadatos. Estos son identificadores (nombre,

ubicación) que permiten su ubicación en una unidad, o descriptores

por contenido.

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