GESTIÓN DE LASCOMUNICACIONES

DEL PROYECTO

La gestión de las comunicaciones incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información.

EL VALOR DE COMPARTIR INFORMACIÓN

“COMUNICA TODO LO QUE PUEDAS A LOS ASOCIADOS, CUANTO MÁS CONOZCAN MÁS SE

PREOCUPARÁN. Y CUANTO MÁS INVOLUCRADOS

ESTÉN, NO TENDRÁN LIMITE PARA MEJORAR EN SU DESEMPEÑO”.

Sam Walton - Fundador de Wal- Mart

Que hace el Project Manager PM ?El Project Manager invierte un 90% de su tiempo en comunicar, siendo esta habilidad la principal en el puesto.

Se comunica con:

El directorio, informando de los avances, resultados y status del proyecto .

El Equipo de trabajo, actualizándolo, impartiendo instrucciones, identificando las preocupaciones; motivando e influyendo; verificando la ejecución y educando en valores .

Los Stakeholders, con los que tiene que crear puentes, estrechar relaciones; facilitar los procesos y recibir retroalimentación .

Como es la Gestión de las Comunicaciones?

Investigaciones sobre las comunicaciones

La comunicación es racional solo en un 30 por ciento. El 70 por ciento restante transcurre a nivel emocional.

Es un fenómeno complejo en el que interviene la palabra en la parte verbal, pero también las características vocales y visuales.

El lenguaje corporal puede transformar totalmente lo que se dice y, dependiendo de las circunstancias, generar un mensaje diferente.

Gestión de las Comunicaciones en el Proyecto

Objetivo en las Comunicaciones

Cada una de las personas involucradas en el Proyecto debe estar en condiciones de enviar y recibir la información que permita que su función sea eficaz y eficiente.

Debe comprender como afecta su estilo de comunicación al proyecto y al resto de los involucrados.

La Gestión de Comunicaciones en el Proyecto está conformada por los siguientes Procesos:

PROCESO DE IDENTIFICAR STAKEHOLDERS (INTERESADOS)

Análisis de los interesados (Stakeholder)

Los interesados, como sabemos, son individuos u organizaciones que están directamente involucrados en el Proyecto. Incluimos: Líder del proyecto Miembros del equipo, Inversores, Clientes y consumidores, Proveedores y contratistas, La sociedad en General.Para gestionar debidamente la comunicación que intercambiamos con cada uno de ellos debemos saber quiénes son, conocer sus necesidades de información y saber cómo influir sobre ellos.

PROCESO DE PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES

Se determina el tipo de información y las comunicaciones necesarias para cada una de las partes que intervienen en el Proyecto.

Proceso de la Planificación de las Comunicaciones

Modelo de Comunicación

Que arrojan estos procesos

Cada Proceso de la Administración del Proyecto, arrojará como resultado documentos con diferentes tipos de información que deberán ser comunicados:

PROCESO DE DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN

La información debe estar disponible, en tiempo y forma, para cada uno de los participantes del proyecto.

Que arrojan estos procesos

Cada Proceso de la Administración del Proyecto, arrojará como resultado documentos con diferentes tipos de información que deberán ser comunicados:

PROCESO DE GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

Gestionar las Comunicaciones para satisfacer las necesidades de los Stakeholder y resolver polémicas entre ellos .

Comunicaciones Efectivas

Reconociendo la importancia fundamental de la comunicación, es necesario fijar algunas pautas básicas para que esta sea efectiva:

Comunicaciones Efectivas

LAS BUENAS REUNIONES

NO SUCEDEN,

SE DISEÑAN…

PROCESO DE INFORMAR EL RENDIMIENTO

Para informar sobre el rendimiento definimos previamente indicadores y así monitorear el

proyecto. Los indicadores más habituales son:

Costo presupuestado Costo devengado (R: real) Valor del trabajo realizado ( T: avance en % ó $ ) Desvío presupuestarios (real vs. presupuesto) Índice de desempeño del costo (IDC = T / R) Índice de desempeño de Agenda (IDA = T/P)

Son contenidos habituales de estos informes:

Logros desde el informe anterior.

Situación actual del desempeño.

Avance hacia la solución de problemas identificados.

Problemas por solucionar en el futuro.

Especificaciones de acciones correctivas a realizar en el futuro.

Metas a alcanzar en el próximo informe.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS Y METAS

Medibles.Metas y objetivos que, una vez completadas puedan ser verificadas.

Alcanzables pero desafiantes. Metas u objetivos alcanzables pero que significan

un desafío Plazo de finalización.

Especifica cuando se logra el objetivo o meta. Específicos.

Mientras más precisión se le da a la definición de la meta, más probabilidad existe de ser alcanzada. Relevantes.

Las metas deben estar vinculadas a los objetivos y metas del equipo y la organización.

CONCLUSIONES

Una eficaz GESTIÓN de las COMUNICACIONES, mejora la Productividad del Proyecto.

Para obtener los RESULTADOS ESPERADOS, deben existir ESTÍMULOS APROPIADOS.

Nos comunicamos con: PALABRAS-GESTOS-SILENCIOS

Nos comunicamos a través de: REUNIONES-MAIL-INFORMES-MEMOS-INDICADORES-etc.

Evitar la INFORMACIÓN que no agrega VALOR Realizar el CONTROL de GESTIÓN, con

INDICADORES relevantes .

Reflexión:

COMUNICAR es brindar información, INFORMACIÓN es conocimiento, CONOCIMIENTO implica valor, VALOR es el agregado que diferencia.