Exposicion Gestion de Las Comunicaciones (1)
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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
GRUPO: VERÓNICA MENDOZA
INTEGRANTES:
.GUEVARA MUNIVE, MERCEDES
.HUAMAN CORDERO, MAREINES
.RIOS GADEA, NIELS
.SIFUENTES YANCE, ROBERT.
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES
II. GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
III. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES
Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto
sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de
los interesados y de los activos de la organización disponibles.
El beneficio de este proceso es que identifica y documenta
el enfoque a utilizar para comunicarse con los
interesados de la manera más eficaz y eficiente.
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES
Las consideraciones importantes:
• Quién necesita información y quién está autorizado para dársela.
• Cuándo van a necesitar la información.• Dónde se debe almacenar la información.• En qué formato se debe almacenar la
información.• Cómo se puede recuperar la información, etc.
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS
1. Plan para la dirección del proyecto .
2. Registro de interesados .
3. Factores ambientales de la empresa .
4. Activos de los procesos de la organización
1. Análisis de requisitos de comunicación
2. Tecnología de la comunicación .
3. Modelos de comunicación .
4. Métodos de comunicación .
5. Reuniones
1. Plan de gestión de las comunicaciones
2. Actualizaciones a los documentos del proyecto
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES
1.1. Plan para la dirección del proyecto .
proporciona información sobre cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – ENTRADAS
1.2. Registro de Interesados
proporciona la información necesaria para planificar la comunicación con los interesados del proyecto.
MANTENER SATISFECHO
.A
.BGESTIONAR
ATENTAMENTE
.H .F
.GMONITOREAR
.D
.C
MANTENER INFORMADO
.E
ALTO
BAJO
BAJO INTERÉS ALTO
PODER
MATRIZ DE PODER/INTERÉS CON INTERESADOS
1.3 Factores Ambientales de la EmpresaEl proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones está estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, ya que la estructura de la organización tendrá un efecto considerable sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.
1.4 Activos de los Procesos de la Organización
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – ENTRADAS
las lecciones aprendidas y la información histórica .
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS
1.1 Análisis de Requisitos de Comunicación
Las fuentes de información normalmente utilizadas para identificar y definir los requisitos de comunicación del proyecto incluyen, entre otras:
• Organigramas.• Relaciones de responsabilidad • Disciplinas, departamentos y especialidades • Necesidades de información interna • Necesidades de información externa • Requisitos de información y comunicación de los interesados provenientes del registro de interesados.
La cantidad de canales o vías de comunicación potenciales como un indicador de la complejidad
El número total de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa el número de interesados.
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS
1.2. Tecnología de la Comunicación
Los factores que pueden influir en la selección de la tecnología de comunicación incluyen, entre otros
La urgencia de la necesidad de información.
La disponibilidad de la tecnología.
Facilidad de uso. Entorno del proyecto. Sensibilidad y
confidencialidad de la información
3 Modelos de Comunicación
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo proyecto
• Codificar. • Transmitir el
Mensaje. • Descodificar. • Confirmar. • Retroalimentaci
ón/Respuesta.
4 Métodos de Comunicación
• Comunicación interactiva.• Comunicación de tipo push (empujar). • Comunicación de tipo pull (tirar).
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS
5 ReunionesEl proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha información por parte de los interesados.
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – SALIDAS
1 Plan de Gestión de las ComunicacionesEl plan contiene la siguiente información: Los requisitos de comunicación de los
interesados; El motivo de la distribución de dicha
información. El plazo y la frecuencia para la
distribución de la información. La persona responsable de comunicar
la información. La persona responsable de autorizar
la divulgación de información confidencial.
La persona o los grupos que recibirán la información;
Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto;
El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla;
Un glosario de la terminología común. Diagramas de flujo de la información que
circula dentro del proyecto. Los métodos o tecnologías utilizados para
transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa;
Matriz de comunicaciónÍtem
¿Que comunicar
?¿Por qué? Remitente
/destinatarioMétodo de comunicaci
ón
Responsabilidad tiempo
Preparación envió retroalimentación
Fecha inicial frecuencia Observación
1
Listado de escuelas a construir en cada
área municipal
Evitar duplicación de esfuerzos con los gobiernos locales o evitar que los mismos pidan atención a diversas instituciones, o planifiquen el apoyo financiero a las entidades financiadora o donantes.
Gobierno sub nacionales (gobernaciones/municipalidadesDirección de planificación, proyecto y políticas
Reunión de presentación del proyecto (incluidas las localidades a atender )
La unidad técnica del proyecto
Ministerio de economía y finanzas
La unidad técnica del proyecto
Mar-11 semestral En cada llamado de diseño de ingeniería
2Avance
del proyecto
Para monitorear el desarrollo y cumplimiento de las metas
Ministerio de economía y finanzas (MEF), ministerio de obras públicas (MOP), BID
Informes escritos y vía correo oficiales semanales, bimensuales y semestrales
La unidad técnica del proyecto
Gerente del proyecto
Gerente del proyecto
Desde el arranque del proyecto marzo de 2011
Semanales, bimensuales, y semestrales
3Impactos ambientales de las
obras
A fin de identificar las medidas de mitigación a dichos impactos
Ministerio de obras públicas ( MOP). BID
Por los medios vigentes y exigidos
La unidad técnica del proyecto
Gerente del proyecto
La unidad técnica del proyecto
Durante el diseño de las obras
En cada caso
Para el diseño de cada obra y monitoreo durante la ejecución de las mismas
4
Cambio de hábitos de enseñanza
y aprendizaj
e
Demostrar la aplicación de nuevas técnicas de enseñanza y los resultados obtenidos en las escuelas
Asociación de maestros acreditados y un delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos
1.charlas comunitarias2.spot educativo3. trípticos
La unidad de educación del proyecto, director comisionado del ministerio de educación ( ME).
Director comisionado del ministerio de educación (ME)
Gerente del proyecto
Mar-13 cuatrimestralmente
5
Visibilizar el proceso
de intervención social
Dar a conocer la metodología de trabajo social que acompaña al proceso constructivo de modo que otros actores cumplan con los mismos requisitos
Usuarios potenciales, cooperantes potenciales, intendentes, gobernadores, organización de la sociedad civil
Video 7 minutos
La unidad de comunicaciones del proyecto
Gerente del proyecto
Gerente del proyecto
Abr-12 semestral Preparar directorio y distribuidor a entidades
I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – SALIDAS
2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
Cronograma del proyecto. registro de interesados.
Gestionar las comunicacione
s
Gestionar las comunicaciones
Gestionar las comunicaciones implica a las responsabilidades u operaciones que se desarrollarán de acuerdo al plan de Gestión de las comunicaciones:
Entradas1. Plan de Gestión de las comunicaciones:
Describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.
Responsable en comunicar la información
Personas o grupos que recibirán la Información
Frecuencia de la distribución de la Información requerida
2. Informes de Desempeño de Trabajo
Constituyen la representación física o electrónica de la información sobre el desempeño del trabajo recopilada en documentos del proyecto, destinada a generar decisiones, acciones o conocimiento.
Se pueden definir MÉTRICAS ESPECÍFICAS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO en el inicio del proyecto e incluirlas en los informes normales de desempeño del trabajo que se entregan a los interesados.
3. Factores Ambientales de la Empresa
4. Activos de los Procesos de la Organización
Son los planes, los procesos, los procedimientos, las políticas y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora. Estos incluyen cualquier objeto, práctica o conocimiento de todas las organizaciones que participan en el proyecto y que pueden usarse para gobernar el proyecto.
Procesos y Procedimientos
Base de Conocimiento Corporativa
Inicio y Planificación
Ejecución, Monitoreo y Control
Cierre
- Base de conocimiento de la Gestion de Configuración.
- Base de datos financieros con informaciones.
- Información Histórica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas
- Bases de datos de incidentes y defectos
- Bases de datos para la medición de procesos
- Archivos de proyectos anteriores
ENTRADAS
TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACION
Los métodos para transferir información difieren de cada proyecto, lo importante es identificar cuáles son los métodos de comunicación que se van a utilizar y que sean los más apropiados y aceptados por todos los involucrados en el proyecto. Entre los aspectos a tener en cuenta están:
Urgencia de la necesidad
de información
Disponibilidad de
tecnología
El equipo de proyecto
Duración y entorno del
proyecto
Tabla de Requerimientos de Comunicación del Proyecto
Comunicación
Objetivo Contenido
Medio Frecuencia
Plazo para confirmar recepción
Responsable
Aprobador Audiencia / Receptores
MODELOS DE COMUNICACION
Los modelos de comunicación están conformados por tres partes: El remitente El mensaje El receptorEl remitente codifica el mensaje y el receptor se encarga de decodificarlo. Sin embargo hay factores (educación, experiencia, cutura, etc.) que pueden influir en la forma como el receptor decodifica el mensaje , estos factores son los que se denominan ruido en una comunicación. Comunicación efectiva: El remitente codifica
el mensaje y determina el método de comunicación a utilizar para enviarlo y confirmar que este haya sido comprendido.
Escucha efectiva: El receptor decodifica el mensaje y confirma que ha sido comprendido.
METODOS DE COMUNIACION Los métodos de comunicación se pueden clasificar en:
Es importante mencionar el número de canales de comunicación que pueden ocurrir en un proyecto con el simple hecho de agregar una persona al equipo de proyecto
Comunicación
interactiva
Comunicación tipo "push"
(empujar)
Comunicación tipo "pull" (jalar)
SISTEMAS DE GESTION DE INFORMACION
La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes herramientas, entre las que se cuentan:
gestión de documentos
impresos
gestión de comunicacion
es electrónicas
herramientas electrónicas
para la dirección de proyectos
INFORMAR EL DESEMPEÑOInformar el desempeño es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronósticos.
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
SALIDAS
Comunicaciones del proyecto
Salidas1. Comunicaciones del proyecto
Crear Distribuir ConfirmarRecibir Comprender Información
Urgencia
Nivel de confidencialidad
Su método de entrega
Impacto del mensaje
Actualizaciones al plan para la dirección del
proyecto
2. Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto
• Plan de Gestión del cronograma
• Plan de Gestión en los Costos
• Plan de Gestión de las adquisiciones
• Plan de Gestión de la Calidad
Se actualiza para reflejar los cambios a nivel de estrategia, tales como las modificaciones en cuanto a la decisión de hacer o comprar, o en los tipos de contrato, motivados a las respuestas por los riesgos
Se actualiza para reflejar los cambios en el proceso y la práctica, motivados por las respuestas a los riesgos
Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Actualizaciones a los activos de los procesos de
la organizacion
• Incidentes resueltos• Cambios aprobados• Estado general del proyecto
Notificaciones a los interesados
•Describen el estado del proyecto•Lecciones aprendidas•Registros de incidentes• Informes de cierre del proyecto•Salidas de otras áreas de conocimiento
Informes del proyecto
• Información y método de presentación deben ser relevantes respecto a las necesidades
Presentaciones del proyecto
• Correspondencia, memorando, actas de reuniones,etc.
• Registro en un diario o del proyecto físico o electrónico.
Registros del proyecto
CONTROLAR Y MONITOREAR
CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO
ENTRADAS
LOS REQUISITOS DE COMUNICACIÓN DE LOS INTERESADOS.
EL MOTIVO DE LA DISTRIBUCION DE LA INFORMACION.
EL PLAZO Y LA FRECUENCIA PARA LA DISTRIBUCION DE LA
INFORMACION REQUERIDA.
EL INDIVIDUO O GRUPO RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION.
EL INDIVIUO O GRUPO QUE RECIBE LA
INFORMACION.
COMUNICACIONES DEL PROYECTOENTRADAS
1. ESTADO DE LOS ENTREGABLES.
2. EL AVANCE DEL CRONOGRAMA
3. LOS COSTOS INCURRIDOS.
REGISTRO DE INCIDENTESENTRADAS
DURANTE LA RESOLUCION DE LOS INCIDENTES, SE ABORDAN OBSTACULOS QUE PUEDEN IMPEDIR AL EQUIPO ALCANZAR SUS OBJETIVOS EN EL TIEMPO DETERMINADO.
ES IMPORTANTE, YA QUE PROPORCIONA TANTO UN REPOSITORIO DE LO QUE HA SUCEDIDO EN EL PROYECTO, COMO UNA PLATAFORMA EN LA ENTREGA DE COMUNICACIONES SUBSIGUIENTES.
DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
ENTRADAS
DATOS DEL DESEMPEÑ
O DEL TRABAJO
INFORMACION DE
DESEMPEÑO DEL
TRABAJO
INFORMES DE
DESEMPEÑO DEL
TRABAJO
DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL
PROYECTO
CONTROLAR LAS
COMUNICACIONES
MONITOREAR Y
CONTROLAR EL TRABAJO
DEL PROYECTO
GESTIONAR LAS
COMUNICACIONES
INFORME DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIONENTRADAS
• PLANTILLAS DE INFORMES.• POLITICAS ESTANDARES Y PROCEDIMIENTOS QUE DEFINEN LAS
COMUNICACIONES.• TECNOLOGIA ESPECIFICAS DE COMUNICACIÓN DISPONIBLES.• MEDIOS DE COMUNICACIÓN PERMITIDOS.• POLITICAS DE CONSERVACION DE REGISTROS.• REQUISITOS DE SEGURIDAD.
Lecciones aprendidas
SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACION
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
PROPORCIONA UN CONJUNTO DE HERRAMIENTAS ESTANDAR, PARA QUE EL DIRECTOR DEL PROYECTO:• CAPTURE• ALMACENE • DISTRIBUYA SOBRE LOS COSTOS, AVANCE DEL CRONOGRAMA Y DESEMPEÑO DEL PROYECTO.
MICROSOFT PROJECT
JUICIO DE EXPERTOS
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
EL JUICIO DE EXPERTOS PUEDE SER NECESARIO CON RELACION A DETALLES TECNICOS O DE GESTION PUDIENDO SER PROPORCIONADO POR CUALQUIER GRUPO O INDIVIDUO CON CAPACITACION, EJEMPLO:
• CONSULTORES.• INTERESADOS (INCLUYE
CLIENTES Y PATROCINADOS).• ASOCIACIONES
PROFESIONALES Y TECNICAS.• GRUPOS INDUSTRIALES.• EXPERTOS EN LA MATERIA.• LA OFICINA DE DIRECCION DE
PROYECTOS.
REUNIONES
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
SALIDAS
ORGANIZA RESUMEN DATOS
Desempeño recopiladosAVANCE DEL PROYECTO
SOLICITUDES DE CAMBIO
-Fechas Programadas
-Ajustes del Plan
-Acciones Correctivas
-Acciones Preventivas
SOLICITUDES DE CAMBIO
ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO
PROCESO CONTROLAR
DIRECCION DEL PROYECTO
PLAN DE GESTION
COMUNICACIONES
ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
ACTUALIZACIONES
PRONOSTICOSINFORMES
REGISTRO
ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION
FORMATOS DOCUMENTACION
LECCIONES APRENDIDAS
BASE DE DATOS HISTORICA
EJEMPLOSISTEMA DE INFORMACION En cuanto al sistema de información de Compartamos Financiera,
cuenta también con él, MODULOS, en la cual permite verificar si es un cliente de compartamos y está en la base de datos.
A continuación detallaremos con pantallazos y se dará la explicación respectivamente.
ACCESO A DATOS
ACCESOS1.-Usuario.- Es el campo en donde se ingresara el código asignado a cada colaborador.2.-Clave.-Permite el acceso al sistema de compartamos financiera, la cual valida la información.3.-Finalmente, aparece por defecto los nombres y apellidos, del colaborador y damos aceptar respectivamente.
SOLICITUDES DE CAMBIO
PASO 1En el siguiente pantallazo, aparecen los siguientes datos del cliente, la que me permitirá validar la información.1.-Codigo del cliente. 2.-Aparece la calificación del cliente, en la central de riesgo3.-Nombres y apellidos, del cliente.4.-En la Dirección, aparecen el domicilio consignado y el distrito
ACTUALIZACIONES AL PLAN
PASÓ 2A continuación, se dará la búsqueda del cliente, que permitirá saber datos personales, cuotas y pagos respectivamente.
1.-Se ingresara el DNI, del cliente.
2.- Se dará un chek para validar la información, correctamente ingresada
Es preciso señalar que también la búsqueda, se puede hacer con los nombres y apellidos del cliente así como también su código generado.
ACTUALIZACIONES AL PLAN
Una vez ingresado los datos del cliente, aparecerán los planes de pago, además de las fechas, de pago el capital, el interés, la mora, comisiones, penalidades, impuesto y finalmente la cuota.
1.-Asimismo permite saber la situación actual del cliente.
2.-La oficina y del producto
ACTUALIZACIONES DE DOCUMENTOS
En este último pantallazo, se puede verificar el reporte total del cliente, las cuotas que está pagando, así también las fechas de pago, las cuotas, el capital, el interés y loa importe pagados respectivamente.
GRACIAS