10-Gestion de Las Comunicaciones

8/17/2019 10-Gestion de Las Comunicaciones

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a. !estionar las "omunicaciones.b. "ontrolar las "omunicaciones.c. %lanificar la !estión de las "omunicaciones.d. %lan para la $irección del %royecto.

R etipuest a:B

Su st ento: "ontrolar las com unlcacicnes es el proceso de monltor ear ycontrolar comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del pr oyecto para asegurar que lasnecesidades de inf or mación de l os interesados en el proyecto se cumplen. -l beneficio clavede este pr oceso es que este asegura un flu&o de información opclonal entre todos losparticipantes en la comunicación, en cualquier momento en el tiempo.

8. Las necesidades y e8pectativas de los Inter esados (Stakeholders) en cuanto a lainf ormaciónque necesiten, se Identifican, analian y documentan enél!

a. %lan %ara la $ir ección del %royecto. b. %lan de !estión de los ecursos 1umanos.c. %lan de !estión de las "omunicaciones.d. egistro de lnteresados.

dichas necesidades. -l análisis debe incluir consider aciones sobr e las tecnologlas y mtodosadecuados para pmporclonar la Infor mación necesaria.

11. -l $irector de %royecto (%ro&ect 'anager ) pasa mucho tiempo comunicándose con elequipo, los Interesados (Stakeholders), el cliente y el %atrocinador (Sponsor). Sepueden observar fácilmente los desaflos Implicados, especialmente si un miembro del

equipo tiene que comunicar un concepto tcnico a otro miembro del equipo de difer ente país. -l PR IM ER paso en este pr oceso es4

a. "odif icar el mensa &e.b. $ecodificar el mensa&e.c. $eterminar los bucles de r etrmilimentación.d. $eter minar el medio.

Res puesta: ASustent o: -s esencial traducir los pensamientos o Ideas a un lengua&e que sea comprens iblepor otrosD ste es el primer paso en el modelo básico de comunicación. Luego, el mensa&epuede ser enviado usando una variedad de tecnologas, y el receptor lo decodiftca o lotr aduce nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.

R espu est a: C S u stent o: -l %lan de !estión de las "omunicaciones describe cómo ser ár ecolectada,or gani0ada y distribuida la Inf ormación del pr oyecto a los Interesados. "omo tal, ste es uncomponente crtico en la !estión de los Interesados.

9. E"uál de las siguientes capacidades es la M ÁS Importante par a un $ir ector de %r oyecto(%r o &ect 'anager )C

a. -8periencia en supervisión.b, 1abilidades de negociación.c. -ducación en u n campo tcnico.d. "apacidad para tr aba &ar en equipo.

R es pu esta: DS u stent o: La gestión del proyecto consiste en conseguir Fue se hagan las cosas a travsdelas personas que gener almente reportan dir ectamente al $irector del %rovecto (%r o &ect'anager). La capacidad de Influenciar a los miembros del equipo del proyecto, as como aotr os Interesados (Stakeholders), es fundamental para el 8ito del proyecto.

10. #sted es el responsable de un pr oyecto que tiene m:ltiples clientes Internos. $ebido aque muchas personas están Inter esadas en este proyecto, usted decide prepar ar un %lande !estión de las "omunicaciones del proyecto. -l PRIM E R paso para pr eparar esteplan

es4

a. eali0ar un análisis de los Inter esados (Stakeholders) par a evaluar las necesidadesde Información.

b. $eterminar un cronograma de producción para mostrar cuándo se producir á cadatipo de comunicación.

c. $escribir la Información que se planea distribuir .d. -stablecer un repositor io par a todos los documentos del proyecto de modo que sean

f ácilmente accesibles.

Respu esta: AS u stent o: -l anA5isls de los Inter esados (Stakeholders) se utili0a para anali0arlasnecesidades de Información de tos Interesados y determinar las fuentes par a cumplir con

12. -l %lan para la $irección del %royecto es una entr ada al proceso "ontrolar las"omunicaciones. EFu parte del plan es la M ÁS relevante para este pr ocesoC

a. %r oceso de gestión de la configuración.b. 9cnicas de comunicación.

c.-structura de $esglose de

l 9raba&o (-$9)

.d. #nea @ase para la 'edición del pesempe;o.

"espuesta! DS u stento: La #nea @ase es un plan apr obado y distribuido en el tiempo, contra el cualsepuede medir el desempe;o del alcance, tiempo, costo, y calidad en una base regular yper iódica. 9ambin puede Incluir parámetros tcnicos y de calidad.

13. #sted está en la Iniciación del pr oyecto y observa un alto gr ado de conflicto entre losInter esados (Stakeholders). $ichos conflictos fr ecuentemente se originan por 4

a. Las decisiones tcnicas que se necesitan reali0ar.b. La aplicación de la metodologia de gestión del pr oyecto.c. -l establecimiento del proyecto en un entorno de gestión matricial.d. SI se r equiere una Gficina de $irección de %royectos (%'G).

Respuesta:C Su st ento: -n la fase de iniciación, todavla no se han tomado muchas decisionesconcernientes a la gobernablldad del proyecto. Es Importante establecer a la brevedadposible los roles, responsabilidades, y autoridades para la toma de decisiones, de modo tal

que el pr oyecto se encarrile tan rápido como sea posible.

5=. l"uál de los SI GU I ENTE S trminos describe la f uerte pr esión dentro de un or upopara conformarse a las nor mas gr upales en desmedro de Ideas Innovador as y crticasC

a. $inámicas de grupo.b. $ichos del grupo.c. %ensamiento grupal.d. !r upo de pr esión.

Res pu est a:C


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sust ent o: lrvlng Halns Inventó este trmino en 5B5 para alertar a las personas deque puede surgir una gran desventa&a para la creatividad cuando un equipo se hacedemasiado cohesivo y amable.

5J. #n $irector de %royecto (%ro&ect 'anager ) está tratando de usar las habilidades deescucha empátlca para entender el mar co de r ef erencia de otr a persona. l seguir este

enf oque se deberla4

Respuesta:BSu stenta: "uando se lleva a cabo las sesiones de Lecciones prendidas en los cierresdefase, se pr omueve la colal8Kraclón y la comunicación entr e los miembros del equipo deproyecto. -n esta r eunión, se r ecuerdan los logr os alcan0ados y se r ecalca lo que se va ahacer , f omentando un sentido de tr aba &o en equipo.

5. #sted ha decidido or gani0ar un grupo de estudio con otros $irectores de %r oyectos(%ro&ect 'anagers) de su organi0ación par a ayudartes a prepararse para el e8amen decertificación %'%. lFu tipo de comunicación se está empleando en los esfuer0os por

r upoC

Respu est a: D Sustento: #a escuc$a ernpátlca consiste en mirar el mundo de la misma forma en que el

otro lo ve, con el ob&etivo de comprender la visión y los sentimientos de las personas. lcontr ario que la escucha simpática, la escucha empátlca no contiene elementos de &uicio devalor .

d. -8terna.

Res puesta: AS ust ento: Las habilidades de comunicación se utili0an para Intercambiar Información entreel emisor y el receptor . La comunicación hor i0ontal se da en el mismo nivel entr e dos o máspersonas de la or gani0ación, en lugar de hacia ar riba y hacia aba&o.

5A. La inf ormación recibida de los Interesados (Stakehoiders) con r especto a las operacionesdel proyecto puede ser distr ibuida y usada para rnoomcar o me &or ar rendimientosfuturos del proyecto. -sto se reali0a actuali0ando los ctivos de los %rocesos de laGrgani0ación, l$ur ante qu procesoC

6>. -l !er ente !ener al de su ccmpa;la le acaba de enviar un correo pidindole que r ealiceuna pr esentación de su proyecto (el cual ha estado en e &ecución durante 5 meses) amás de SG l nter esados (Stakeholders) internos y e8ternos. -l !erente !eneral programóla presentación para el siguiente lunes. -l PRI M ER paso para la preparación de la

Res puesta: B S ustento: #a retroalimentaciónque se recibe de los Inter esados se debe utiliar para

me&orar el rendimiento del pr oyecto a travs de la dif usión de Lecciones pr endidas en elproceso !estionar las "omunicaciones.

d. %lanificar una estrategia de presentación.

Res puesta~BS u st ent o: Sólo despus de determinar los ob &etivos, se podr á abordar de maner a efectivalos otros temas listados.

5B. Los enunciados de las polticas y fllosoflas or ganl0aclonales, descripciones de puestos detrabajo, y restr icciones, son e %emplos de!

a. "omunicación descendente.b. "omunicación later al.c. "omunicación e8terna.d. "omunicación hori0ontal.

Res pu esta: Asust ent o:#a &eomunlcación descendente proporciona dirección y control para los miembrosdel equipo del proyecto v otros empleados. "ontiene Información relacionada al traba &o,tales como acciones solicitadas, estándares, el tiempo par a que las actividades se realicen,las actividades que deben completarse y las mediciones de pr ogr eso.

5. #n e &emplo de un b uen e &ercicio para construir equipos es4

a. eunión para r evisar el r endimiento.b. Sesión de Lecciones pr endidas en los cier res de f ase.c. %r epar ación del Infor me del pr oyecto.d. eunión con el cliente sobre el progr eso del proyecto.

a. Imitar el contenido del mensa &e. or gani0ar este gb. Investigar, luego evaluar el contenido.c. -valuar el contenido, luego recomendar . a. 1ori0ontal.d. (ef rasear lo r ecibido y refle&ar los sentimientos. b. Mertical.

c. Normal.

a. P'anlflcar la (estión de las )omunicaciones . pr esentación deber*a ser!b,c.

!estlonar las "omunicaciones .)ontrolar las )omunicaciones. a. +efinir la audiencia.

d. %lanificar la !estión de los Interesados. b. +eterminar el ob%etivo.c. $ecidir sobr e la forma general de la pr esentación.


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- +- -/0#10)I23 P0"0 +-0""O##O -3 )00!(-,I23 +- #0 )O413I)0)IO3- +-# P"O5-)O

5. SI se tienen = personas en un equipo de pr oyecto y se agregan más, l"uántos canales de

comunicación A DICIONAi.ES se crearánC

a. 6. b, 30.c. 36.

R es puesta: BSust enta: !estionar las "omunicaciones es eO proceso que consiste en poner la lnfonnaclónrelevante a disposición de los Interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establec ido. -steproceso se e&ecuta a lo largo de todo el ciPclo de vida del proyecto y en todos los procesos dedir ección. -n este caso, el enf oque esta puesto principalmente en el pr oceso de e&ecución, queIncluye la Implementación del %lan de !estión de las "omunicaciones, asl como la respuesta asolicitudes de Información Inesperadas.

5. La :ltima r evisión del estado de proyecto muestra que hay un retraso de más de tres semanas.#sted está obligado a comunicar estoK problema al diente. -ste mensa&e debe ser 4

d. 72.a. Normal y escritob. Inf ormal y escritoc. Nonnal y verbalRes puesta: D

Sustent o:%ara calcular los canales de comunicación tenemos la siguiente fórmula 7(7/5)Q6, donde 7 es eln:mer o de personas del equipo.-ntonces!

%ara el equiH)G original de personas tenlamos =(=/5)Q6 R 6 canales de comunicación.%ara el nuevo equipo tenemos 13 personas donde 5


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S ustent o: La comunicacióncara a cara es la técnicamás ef ectivapara la r esolucióndeconflictos, pues permite que la conf rontación entre las personas sea más directa y espontánea. Tsobr e todo que el conflicto se solucione en el momento y no se diluya en una ser le de Idas yvenidas de respuestas.

. -l %lan de !estión de las "omunicaciones gener almente contiene T OD AS las siguientesalternativas, e6cepto7

d. 7o hacer nada con este Informe y entr egar un Inf orme modificado en la pró8ima reunióncon los lnteresados.

R espuesta:BS u st ent o: SI el $irector del %royecto tiene casi la certe0a que la Inf ormación dada en eleporte de -stado no es cierta, es pref er ible que difiera la r eunión con los lnter esados clave,pues dar Información incor r ecta podria traerle ser los problemas y generar falta de confian0a. Luego debeobtener datos reales del pr oyecto los cuales deben verse refle &ados en el eporte del %r oyecto.

a. La r espuestaesper ada de los lnteresadosa la comunicación.b. Los requerimientos de comunicación de los Interesados.c. Fu tecnologa se va a utili0ar par a comunicar la Información.d. #n glosar lo de trminos.

R es puesta: AS u st ent o: %or lo general el %lan de !estión de las "omunicaciones pr oporciona4

#os r equerimientosde comunicaciónde los inter esados.La Infor mación que debe ser comunicada, incluido el idioma, f or mato, contenido ynivelde detalle.-l motivo de distr ibución de dicha inf ormación.-l pla0o y frecuencia para la distribución de la Inf or mación requer ida.La persona r esponsable de comunicar la Información.La persona o los grupos que recibirán la Inf ormación.Los mtodos o tecnologas utili0ados para trasmitir la Infor mación.Los r ecursos asignados par a las actividades de comunicación.-l mtodo para actuali0ar y refinar el %lan de !estión de las "omunicaciones.

#n glosario de termlnologia com:n, etc.

5>. #sted como %r o &ect manager comparte la necesidad de comunicar la inf or mación delpr oyecto a s u equipo del proyecto, además necesita consider ar y documentar adecuadamente los mtodos de almacenamiento, recuperación y disposición final de laInformación del pr oyecto. l-n qué procesode (estiónde las comunicaciones,seencuentra8

a. (estionarlas )omunicaciones.b. %lanificar la !estión de las "omunicaciones.c. )ontr olar las )omunicaciones.d. %lan de !estión de las comunicaciones.

56. La habilidad MAS importante que un $irector del %r oyecto (%ro &ect 'anager ) debe tener es4

a. 1abilidad administrativa.b. 1abilidad par a la planificación.c. 1abilidad par a el contacto con el cliente.d. 1abilidad para la comunicación.

Res pu esta:DSu stent o: #n $ir ector de %royecto debe poseer muchas habilidades blandas parapoder gestionar el proyecto y al equipo eficientemente, pero la habilidad que mas necesitarádurante el proyecto ser á la comunicación, ya sea de manera f onmal o Infor mal, escrita overbal, el $ir ector del %royecto deberá comunicarse con todo el equipo de proyecto par apoder e&ecutar el proyecto de la me &or maner a.

5U han sido completadasD además en dicho reporte se detallaque ya f ueron entregados a los clientes. #sted está por tener una reunión con los Inter esadosclaves (Stakeholders). VcuEll es la ME.JOR manera de mane&ar este pr oblemaC

a. %edir al miembro del equipo que escribió el reporte que firme al final del documento.b. %edir a los Inter esados que se difiera la reunión hasta tener un Inf orme vera0 y consistente.c. "onvocar al equipo del proyecto a una reunión para llegar al f ondo de la discrepancia.

5=. #n $irector del %r oyecto (%ro &ect 'anager) está sosteniendo una r eunión con los Interesadosen r elación al estado de un gran proyecto para la construcción de una nueva pista deaterri0a &e en un aeropuerto. -l proyecto tiene un "%I de 5.6 y un S%I de 5.6JD además, el$ir ector del %royecto tiene que entregar el mensa&e a los Inter esados de que una pruebacrucial de calidad ha fallado. VFu tipo de comunicación representa esta reuniónC

a. 9or mal verbal.b, Informal verbal.

c. Paralingual.d. 7o ver bal.

Respuesta: :Su st ento: !ener almente las reuniones del pr oyecto se mane &an utili0ando una

comunicación Informal verbal, que permita que la r eunión se desarrolle con mayor confian0a entre los miembros del equipo del proyecto.

5J. #sted acaba de asumir el cargo de $irector del %royecto (%ro &ect 'anager) para laconstrucción de una nueva pista de aterri0a &e de un gran aeropuerto. -l pr oyecto ya está en


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progreso, y se tienen Identificados a más de 200 Inter esados. #sted quiere saber cómo puedecomunicarse con estos Interesados. t$ónde encontrara usted este tipo de InformaciónC

a. $epende del tipo de proyecto.18. Las Lecciones pr endidas pueden contener4


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b, -n el %lan de !estión de Interesados . a. -l saber colectivo del equipo sobre todas las especialidades del proyecto.c. -n el %lan de !estión de las "omunicaciones . b. -l feedback de los dientes en cuanto a lo que se podra haber hecho despus de ter minar e ld. -n los r equerimientos de comunicación.

c.

pr oyecto.

Información a utili0arse corno entrada par a el cierr e administrativo.

R es puesta:C Su stento; %or lo general el %lan de !estión de las "omunicacionespr opor ciona4

Los requerimientos+ de comunicación de los Interesados.La inf ormación que debe ser comunicada, lnduldo el idioma, formato, contenido y nivelde detalle.-l motivo de distribución de dicha Inf ormación.-l pla0o y f recuencia para la distribución de la Inf ormación

requerida. La persona responsable de comunicar la Información.La persona r esponsable de autori0ar la divulgación de Información confidencial.La persona o los gr upos que recibirán la Inf ormación.Los mtodos o tecnologas utili0ados para tr asmitir la Información.Los recursos asignados para las actividades de comunicación.-l mtodo para actuali0ar y refinar el %lan de !estión de las "omunicaciones.#n glosarlo de terminologa com:n.

16. 'ary está usando un pr onóstico par a determinar la -stimación a la "onclusiAn (-") de s uproyecto. lGónde seria MEJOR Incluir esta inf ormaciónC

a. -n e5 %lan de !estión de las "omunicaciones.b. -n el Infor me de las actividades del proyecto.c. -n los Inf ormes de $esempe;o del proyecto.d. -n el %lan para la $ir ección del %royecto.

Resp .uesta:C

Su stento: Los Informes de $esempelo del %royecto se utili0an para distribuir la Inf ormaciónsobr e el estado y desempe;o del proyecto, deben estar disponibles antes de las r euniones delpr oyecto y deben ser lo más precisos y actuales posibles. Las or ovecciones se actuali0an y emitennuevamente basándose en las mediciones del desempe;o del tr aba &o suministradas a medida queel proyecto se e&ecuta. -sta es Inf or mación acerca del desempe;o pasado del pr oyecto que podra

tener un Impacto sobre el futuro del mismo, por e&emplo, las estimaciones al trmino (-") y lasestimaciones para concluir (-9").

17. 'ario es un $irector de %royecto (%r o&ect 'anager) que está participando en una reunión conlos clientes. $espus de que los dientes participan, 'ario GHldadosamente repite y reformulael mensa&e hada ellos. lFu es lo que está poniendo en prácticaC

a. 1abilldades de escucha.b. !estión de las comunicaciones en el proyecto.c. "ortesa pr of esional.d. -scucha pasiva.

R espu esta; A Sustenta: -n las habilidades de escucha el receptor debe decodificar el mensa &e cuidadosamente y confirmar que se compr endió. -sto Incluye observar alemisor , captar gestos fsicos y e8presiones f aciales, pensar qu decir antes de r esponder , y utili0ar escuchaactiva, en la cuat el r eceptor confirma que l o ella está escuchando, confirma que está deacuer do o en desacuerdo, o pide que se le aclare. Incluso el receptor puede repetir lo dichopor el emisor para asegurarse que entendió el mensa&e correctamente.

d. nálisis de las causas de las variaciones más Importantes en el proyecto.

R es pu esta:

o S ust enta:Las lecciones pr endidas incluyen lo que se hi0o bien, lo que se hi0o mal, y lo que sehar a diferente si se pudiera volver a hacer el proyecto. Gtr a manera de decir esto es que estaslecciones tambin incluyen las causas de las polmicas que el proyecto tiene que afrontar y elra0onamiento subyacente a la acción correctiva Implementada, asi como el análisis de las causas

de las variaciones más Importantes en el pr oyecto.

19. l-n qu documento se puede utlll0ar el análisis de valor ganadoC

a. egistro de Incidentes.b. %lan para la $irea4Ión del %r oyecto.c. Informe de oese%oe&o.d. eporte de valor del proyecto.

Res puesta:C Sust ent o: #os Informes de +esempe;o organian y r esumen la Infor maciónr ecopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis reali0ado compar ado con la #nea@ase par a la 'edición del $esempeiWo. -ntr e los f ormatos comunes de inf or mes dedesempeiWo, se encuentr an los diagramas de barras, las curvas S, los histogramas y loscuadros. -l análisis de variación, el análisis de valor ganado y los datos de pr oyecciones amenudo se Incluyen en el Infor me de $esempe;o.

6>. La comunicación es la clave para el 8ito de un proyecto. "omo $ir ector del %royecto ustedtiene tres Inter esados con quienes necesita comunicarseD por lo tanto, tiene seis canales de

comuni

cación. 1n nuevo Interesado $a sido adi

cionadoal

proyecto.

lCuántoscanales

de comunicación se necesita a$or a <

a. 7 b. 10c. 12d. 16

R espu esta:8 S ustento: -l equipo inicial está formado por = personas (< Interesados y usted comoel$irector del %r oyecto), pero ahora se incorporará una persona más al equipo, por lo tanto,tendr emos J personas. "alculamos los canales de comunicación que se necesita con laslgule.nte fórmula 7(7/5)Q6, donde 7 equivale al n:mero de personas que hay en elproyecto. %or tanto ahor a necesitaremos 5'5!1 )Q6 3 10 canales de comunicación .

65. 9odos los siguientes son f actor es de tecnologla de la comunicación que pueden afectar elproyecto, EXCEPT O :

a. La ur gencia de la necesidad de Información.b. La disponibilidad de la tecnologla.c. Sensibilidad y "onfidencialidad de la Información.

d. -l entorno de la empresa.


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R es pu esta;Dsustento! -ntre los factores de tecnologla de la comunicación que pueden afectarel proyecto se Incluyen4

#a urgencia&dela necesidad de la Información,La dlsponlbllldad de. la tecnologla,

Nácil de usar ,Sensibilidad y "onfHdenclalidad de la Onformación,-l entorno del pr oyecto.

66. #sted es $irector de un proyecto (%ro&ect 'anager) de X5>>,>>> para el desarrollo de unnuevo producto. Su proyecto está e&ecutándose bien y está a tiempo, en el presupuesto y conlos requerimientos solicitados. -sta mafWana, el %atrocinador (Sponsor) del proyecto lo llamópara e6pr esar su preocupaciónsobreel proyecto. De acuerdoa la #inea =ase del)r onograma,el pr oyecto deberla estar cerca de su finali0ación, pero el %atrocinador no sabe el estado actualdel proyecto. #sted le recuerda que su equipo de proyecto produce un informe semanal delestado del proyecto, el cual se distribuye vla correo electrónico. -l %atrocinador le indica queel cor reo electrónico es demasiado Impersonal y que los informes verbales son de supreferenci a. -sta situación de Insatisfacción hubiera sido evitada si se hubiera efectuado uncuidadoso y cor r ecto proceso de!

a. %lanificar la !estión de las "omunicaciones.b. !estionar las "omunicaciones.c. "ontrolar las "omunicaciones.d. %lan de !estión de las "omunicaciones.

d. 28

R es pu esta:C Su stento; %ara ello debemos calcular primero los canales de comunicación quehablan

cuando el equipo estaba conformado por J personas, para ello utili0ar emos la siguientefórmula 7(7/5)Q6, donde 7 es la cantidad de personas.-ntonces 5'5! 1()2* 5> canales.

hora calcular emos los canales de comunicación necesar ios para un equipo de personas,entonces 8'8+1()2* 28.La pregunta nos dice lcuántos canales de comunicación se han agregadoC , es decir,cuántos canales más hay, esto lo obtenemos con una simple resta4 28!10*18, son 18canales de comunicacl6nlos que se $an agregado.

25. lQu es lo Ú LTIM O que se reali0a en el cier r e de un proyectoC

a. "ompletar las Lecciones prendidas.b. %roporcionar toda la documentaciónpertinente al cliente.c. ctuali0ar los ardPlivos.d. 9er minar de liberar al equipo de proyecto.

R espu .esta; D S ust ent o: #o >ltimo que se debe realiar es la liberadóndel equipo, pues ellos nospermitiráncompletar las Lecciones prendidas, la documentación y actuali0ación de los archivos, y+ demásinfor maciónque se necesite para cerrar el

pr oyecto.

Res pu esta: ASu stent o: %lanificar la !estión de las "omunicaciones es el proceso que Implica Identificar las

necesidades de Información y de comunicación de los Interesados del proyecto y para definir cómoabordar las comunicaciones. 1na comunicaciónefica significaque la Inf ormaciónsesum inistra en el formatoadecuado, en el momento %usto y con el impactoapropiado.

6A. #sted ha sido asignado como $irector del %royecto (%roHect 'anager) para un proyectoIndustrial grande. -ste proyecto de un a;o de duración está casi a la mitad, e Involucra a cincoproveedor es dif erentes y muchos Interesados. #sted quiere saber rápidamente dónde seencuentra el proyecto. "uál de los siguientes Inf ormes serian de MAYOR utilidad paraencontrar tal información8

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d. -l pr oyecto está completo porque el proyecto ha alcan0ado la fecha comprometida. Los recursos asignados para las actividades de comunicación, Incluidos el tiempo yel pr esupuestoA

Respuest a:B

su st ento: -l proyecto es considerado como concluido cuando todos los entregables del

proyecto hayan sido completados y apr obados. $entro de los entregables tambin seconsideran los documentos de "ierre del %royecto, como son las Lecciones pr endidas.

6. -l conductor de la r eunión Ychairperson) deber a asegurarse de que4

a, Se definan y entiendan las reglas de la r eunión.b. Los lderes del proyecto sean los :nicos que pueden hablar.

e 9odos los temas de la agenda deben completarse Independientemente de cuánto tiempotome ello.

d. Se dedique tiempo adecuado a temas que no están en la agenda pero que son Importantespara l.

Respuesta: ASustento: Los $irectores de %royectos pueden tener diferentes tipos de reuniones, y

stas podrian ser un problema, sobre todo cuando el $irector del %royecto quiere hacerlotodo en las reuniones, y lo :nico que consigue es una r eunión inef iciente y poco pr oductiva.%or ello debemostener en cuenta ciertasr eglascon r espectoa las r euniones!

-stlOblecer un tiempo lmite y ce;irse a ste.%rogramar reuniones periódicas con anticipación."eunir secon el equiporegularmente,pero no muyfrecuente.9ener un propósito para cada r eunión.

"rear una agenda con las aportaciones del equipo.$istribuir la agenda con antelación."umplir con la agenda.$ar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado.eunir a la gente Idónea.%r esidir y llevar la reunión con un con&unto de r eglas.

signar entregables y lmites de tiempo par a todas las asignaciones de traba &o queresulten producto de las reuniones.$ocumentar y publicar el acta de la r eunión.

29. #no de los propósitos del %lan de !estión de las "omunicaciones es proveer infor maciónacerca de4

a. Los mtodos que serán usados para reunir y almacenar Información.b, Los mtodos que serán usados para liberar a los miembros del equipo de traba &o

del proyecto cuando no se les necesite más.c. -l e/mail y la tecnologa de videoconf er encia que será usada a lo largo del proyecto.d. La e8periencia y niveles de habilidad de cada miembr o del equipo.

-l p roceso de escalamiento, con identificación de los pla0os y la cadena de mandoYnombres) para et escalamiento de aquellos Incidentes que no puedan r esolverse aun nivel

Inf er ior7-l mtodo para actuali0ar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones amedida que el proyecto avan0a y se desarr ollaD#n glosario de la term lnoiogla com:nD$iagramas de flu&o oe la Información que circula dentro del proyecto, los flu&os detraba&o con la posible secuencia de autorilaclones, la lista de Inf ormes y los planesde reuniones,etc., yestr icciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de unalegislación o normativa especifica, de la tecnologa, de las polticas de laorcant0ac&ón, etc.

30. "omo director del proyecto (%roHect 'anager ) usted tiene dif erentes tipos de r euniones y parar eali0ar una reunión eficiente y productiva utili0a diversas reglas E X CEPTO :

a. "e;irse a un tiempo lmite ya establecido.b. eali0ar la programación de reuniones periódicas anticipadamente.c. Las aportaciones del equipo en las r euniones generarán una agenda,d. $ocumentar y evlter publicar e l acta de la reunión.

Res pu esta:D

Su stento: Los $ir ector es de %r oyectos pueden tener dif erentes tipos de reuniones, y staspocran ser un problema, sobre todo cuando el $irector del %royecto quier e hacerlo todo en lasreuniones, y lo >nico que oonslguees una reunión Ineficientey poco productiva.

%or ello debemos tener en cuenta ciertas reglas con respecto a las r euniones4

-stablecer un tiempo limite y ce;irse a ste.%rogramar r euniones periódicas con anticipación.eunirse con el equipo r egularmente, pero no muy frecuente.9ener un propósito para cada r eunión."r ear una agenda con las eportacones del equipo.$istribuir la agenda con antelación."umplir con la agenda.$ar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado.eunir a la gente Idónea.%r esidir y llevar la reunión con un con &unto de r eglas. signar entregables y lmites de tiempo para todas las asignaciones de tr aba &o queresulten producto de las r euniones.$ocumentar y publicar el acta de la r eunión,

Respu esta: ASust ento: -l % lan de !estión de las "omunicaciones pr ovee Inf or mación

sobre4 Los requisitos de comunicación de los InteresadosD

La Infor mación que debe ser comunicada, Incluidos el Idioma, el f or mato, elcontenido y el nivel de detalleD-l motivo de la distribución de dicha InformaciónD-l pla0o y la frecuencia para la distr ibución de la Información requerida y para lar ecepción de la confir mación o respuesta, si cor respondeDLa persona responsable de comunicar la InformaciónDLa persona responsable de autori0ar la divulgación de Información confidencialDLa persona o los grupos que recibir án la Infor mación,Los mtodos o tecnologas utlt0ados para transmitir la Inf ormación, tales como losmemorandos, cor reo electrónico yQo los comunicados de prensaD

31. #na herram ienta o tcnica usada para el pr oceso de %lanif icar la !estión de las "omunicacioneses4

a. nálisis de los clientes det proyecto.b. 1abilidades de comunicación.c. Sistemas de distribución de Información.d. 9ecnoloFa de la comunicación.

Respuesta DSu st ento:Las herram ientas o tcnicas usadas en el proceso %lanificar la !estión de las)omunicaciones son!

nálisis de equisitos de "omunicación,


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Ua pro8lmadamente, e Involucra tres proveedores y treinta personas en el equipo del proyecto. #d. le inter esarla ver los requerimientos de comunicaciones para el proyecto y qu metodologiase está usando para apoyar las comunicaciones en el proyecto. lFue deber ia #d. consultar C

d. Fue la alta gerencia est satisfecha.

R es puesta:C Sustento: 1na mala planlf tcaclón de las comunci aciones puede tr aer consigo bar rerasde comunicación entre los Interesados del proyecto, como falta de infonmac lón, entregablesmal desarrollados, etc., lo cual originará conflictos entre los Inter esados del proyectos, puestoque no se tomaron en cuenta sus requerimientos.


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Respuesta:

C Su st ento: Las entradas del proceso %lanificar las "omunicaciones

son4 egistro de Interesados,

%lan para la $irección del %royecto,Nactores mbientales de la -mpresa, y ctivos de los %rocesos de la Grgani0ación.

. l"uál de las siguientes O es un e&emplo de escuchar efectivamenteC

a. 'over la cabe0a manif estando acuerdo cuando alguien habla.b. eplantear lo que seha dicho para asegurarse que se entendió.c. 1acer pr eguntas aclaratorias.d. 1acer distintas tareas y revisar su correo electr ónico durante una conversación.

R es puesta:o

S u stent o: %ara escuchar efectivamente el receptor debe decodificar el mensa&ecuidadosamente y confirmar que se comprendió. -sto Incluye observar al emisor, captar gestos fsicos y e8presiones faciales, pensar qu decir antes de responder, y utili0ar escuchaactiva, en la cual el receptor confirma que l o ella están escuchando, confirma que está deacuerdo o en desacuerdo, o pide que se leaclar e.


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est de esión! (-I23 +- #0 )O413I)0)IO3- +-#P"O5-)O

a. La -structura de $esglose del 9raba&o (-$9).b, Los procesos, procedimientos y polticas de la empresa.c. Los Sistemas de !estión del "onocimiento.d. Las me &or as generales del producto.

'. #os cambios de alcance, restricciones, supuestos, requer imientos deintegración e lnterta0, roles y r esponsabilidades super puestas pueden plantear desaflos

en las comunicaciones. La presencia de barr eras de comunicación es muy probable quelleve a4

a. educir la productividad.b. Incrementar la hostilidad.c. @a &ar la moral.d. Incrementar los conflictos.

R es puesta:

oSu stento: Las barreras de comunicación conllevan a un pobr e fiu&o de Inf ormación.%or consiguiente, los mensa &es son malinterpretados por los receptor es, cr eando de este mododiferentes per cepciones, entendimientos y marcos de r ef erencia. SI no se hace nada, lapobr e comunicación Incrementará el conflicto entre los interesados (Stakeholders) delproyecto, lo que causará que los otros problemas mencionados sur&an.

2. Las habilidades de gestión general relevantes para el pr oceso !estionar las)omunicaciones Incluyen!

R es puesta: ASu stento: %lanificar la !estión de las "omunicaciones f recuentemente supone la creación deentregables adicionales que a la e! r equieren tiempo y esf uer0o adlclonal. -sto significa quepuede ser necesar io actuali0ar la -$9, el "ronecrama y el %resupuesto del proyecto.

. -l $irector de %royecto (%ro&ect 'anager Z puede me &orar las comunicaciones en elpr oyecto y las ctividades de $esarrollo de -quipos a travs de la reali0ación de todo loslgui'te, E XC E P TO :

a. 9ener un 2sala de guer ra+. b. Ser un obstaculi0ador de la buena comunicación.c. Ser un facilitador de la comunlcacón.d. "ealiar r euniones ef ectivas.

Res pu esta: BSustento: demas de los otros elementos mencionados, el $ir ector del %royecto tambinpuede me &orar las comunicaciones mediante la eliminac ión de los obstáculos decomunicación y servir como e %emplo de comunicador ef ecttvo.

a. %lanificación operacional.b. "omportamlentcorganl0aclonal.c. !estionar los requisitos de Inf ormación de los Inter esados .d. Influenciar la organi0ación.

Respuest a:C su stento: Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de gestióngeneral, e Incluyen gestionar los recuenmrentos de Información de los interesados . "onrespecto a la gestión de las comunicaciones, quiere decir que las personas adecuadasobtienen la Infor mación correcta en el momento oportuno, tal como se definió en el plande gestión de las comunicaciones.


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. ecientemente usted ha escuchado Fue el diente llamó a su Informe de %rogreso el3código 1ammurabl2, debido a que par ece estar escr ito en Heroglficos y "ue soncompletamente Indescif r ables para todos, e8cepto para un estudioso de antig\edades.l"ómo pudo haberse evitado esta situaciónC

a. Infor mando al cliente, al inicio del proyecto, de los tipos de lnfonmes que ellosrecibirán.

b. #sando tcnicas de gestión de r iesgos para Identificar los pr oblemas de los clientes.c. "ontratando a un e8perto escritor de lnf onmes par a preparar informes estándar .d. Involucr ando al cuente en la planif icación de las comunicaciones.

Respuesta:

DSustento: -l %lan de !estión de las "omunicaciones se pr epar a durante la planificaciónde las comunicaciones. -ste plan debe Incluir una descripción de la Información aser distribuida, incluyendo el for mato, contenido, nivel de detalle y las convencionesy definiciones a ser usadas.

. "uando se comunica con una persona orientada a la acción, el $irector del %royecto(%roHect 'anager) debe4

su stent o: La negociación Implica un compromiso para que cada Involucrado sienta "ue harecibido algo de valor, tnctustve si se tuvieran que $acer ciertos sacrt;cios.

56. l fina l de cada proyecto, el equipo debe pr eparar un resumen de Lecciones prendidasque se enf oca en todo lo siguiente, EXCE PT O :

a. "ompart ir las me&ores prctces con otros equipos de proyecto, dentr o de laor gani0ación.b. lertar a los otros equipos sobre posibles problemas.c. Sugerir mtodos par a mitigar los r iesgos de manera efectiva con el fin de asegurar el

8ito del proyecto.d. "ompartir sólo aspectos positivos del proyecto para rplicas futuras en otros

proyectos de la organi0ación.

R "!tSpu esta: oS u st ento; -l resumen de las Lecciones prendidas debe documentar los aspectos positivos y negativos del pr oyecto, de tal manera que los proyectos futur os se puedan beneficiar delos8itos y fracasos del equipo, mediante la replicación de las cosas buenas del proyecto yevitando los er ror es.

a. Ser lo más breve posible y enf ati0ar el sentido práctico de sus Ideas.b. Proporcionar opciones, incluyendo argumentos a favor y encontra. c. 4ontener la calma si la otra persona se va por latangente.d. 1ablar tan r ápido como sea posible para asecurar Fue toda la lnfonmación se

transmitió.

R es pu esta: Asustento: Las personas orientadas a la acción tienden a ser pragmáticas y no lesgustadiscutir demasiado sobre un tema. %or lo tanto, la me&or estrategia es pr esentar las Ideas de

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R espu esta: A

Su stenta: La Información sobre el $esempe;o del 9raba&o descr ibe el estado de losentr egables del proyecto. demás proporciona detalles con r especto a lo que ha sidocumplido hasta la f echa o durante un periodo de ttempc especfico.

5A. Los Informes de $esempe;o proporclonan Información

sobre4

a. lcance, tiempo, costo y calidad.b. Satisf acción del cliente.c. Mariaciones Inaceptables.d. "orrupción del alcance.

R espuesta: Asustento: -l desempe;o del proyecto centra su atención sobre las cuatro principalesár eas de un proyecto/ alcance, tiempo, costo y calidad. 7o se centra en una sola ár eae8cluyendo a las otras.

5. -n la comunicación Interpersonal los mensa &es son enviados simultáneamente de f ormaverbal y no verbal. "omo regla general, lFu PORCE NTAJE del mensa&e se envarealmente a travs de se;ales no verbalesC

a. 5# al 15#. b, 20# al 30#.c. =>U al J>U.d. 'ás del 50#.

Respu esta:D

S u stento: Las se;ales no verbales se pueden dlMldlr en cuat ro categorias4 fisicas,estticas, por signos y por smbolos. 'uchos estudios han demostrado que más del 50# delcontenido de los mensa &es son transmitidos a travs de se;ales no verbales comoe8presiones faciales,contactos y movimientos del c-erpo, en lugar de palabras habladas.

17. l"uál de los S "G U I ENT E S enunciados es ver dadero con respecto a lacomunicación dentro de un ambiente de proyectosC

a. -l $ir ector del %r oyecto 'roject 'anager) debe asumir la carga principal der esponseb\lcao para asegur ar que los mensa&es enviados sean recibidos.

b, Las reuniones ef ectivas, el salón de guerr a y una matri0 a&ustada promueven lacomunicación ef ectiva.

c. J5 un pr oyecto consta de 56 personas, e8isten = posibles canales de comunicación.

d. La mayora de los $irectores de %royectos pasan apro8imadamente un U de sushoras de tr aba&o ocupados en la comunicación.

20. l"uál de las S#$G UIENT ES f órmulas calcula el n:mero de canales de comunicación enun pr oyectoC

a. n(n/5)Q6. b. (n2!1() 2.c. (n2/5)Qn.d. '2!2() 1.

R espuesta: ASu ste##t o: -l numero de canales de comunicación en un proyecto es n(n+l)Q6.

$onde4 n n:mero de lnteresados(Stakeh

olders

).


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