URP Sesion 10 - Gestion de Adquisiciones

1

Diplomado en Dirección de Proyectos

Fundamentos en Dirección de Proyectos

Sesión 10 – Gestión de las Adquisiciones

2

Objetivos de la Sesión Conceptos básicos 10. Gestión de las adquisiciones 10.1 Planificar las adquisiciones 10.2 Efectuar las adquisiciones 10.3 Controlar las adquisiciones 10.4 Cerrar las adquisiciones

Agenda

3

Objetivos de la Sesión

Los objetivos de la presente sesión son: Describir los conceptos básicos de la gestión de

las adquisiciones. Entender los procesos de la Dirección de

Proyectos relacionados a la gestión de las adquisiciones.

4


Agenda

5

Conceptos básicosAdquisiciones

La intención de esta área de conocimiento es proveer al proyecto de todos los recursos materiales y de servicios necesarios para poder desarrollarlo exitosamente: insumos, provisiones, productos terminados, maquinaria, equipos, servicios, etc.

Por ello PMBOK utiliza “procurement”: (v) Conseguir posesión de algo; conseguir, lograr. (s) Proporcionar provisiones.

6

Conceptos básicosAdquisiciones

Por lo tanto, no se trata sólo de comprar, sino de:

Atender las necesidades del proyecto

No todo lo puede hacer el equipo del proyecto. Es necesario saber qué se puede hacer y qué

es más conveniente hacer dentro del proyecto y fuera de él.

Se requiere definir cuáles serán las reglas de juego para las adquisiciones.

7

Conceptos básicosPerspectiva del comprador

Este capítulo es discutido desde la perspectiva del COMPRADOR en una relación comprador-vendedor.

El vendedor (depende del área de aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR, ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.

8

Conceptos básicosRol del Project Manager en las Adquisiciones

9

Conceptos básicos

Involucrarse durante la negociación del contrato. Identificar riesgos e incorporar planes de mitigación o contingencia

en el contrato. Hacer que el cronograma de adquisiciones calce dentro del

cronograma del proyecto. Proteger la integridad del proyecto Proteger la relación con el vendedor / comprador Administrar el contrato y sus cambios Debe ser asignado antes que el contrato sea firmado

Rol del DP en las Adquisiciones

10

Conceptos básicosContrato

Representa un acuerdo vinculante para las partes en el cual el vendedor provee los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida.

Un contrato de adquisición incluye términos y condiciones, y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar.

Según el área de aplicación, los contratos también pueden denominarse acuerdos, convenios, subcontratos u órdenes de compra

11


Agenda

12

Áreas de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control

Cierre

Gestión de la Calidad

Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de la Calidad

Controlar la Calidad

Gestión de Recursos Humanos

Planificar los Recursos Humanos

Adquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el Equipo

Gestión de las Comunicaciones

Planificar las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones

Controlar las Comunicaciones

Gestión de los Riesgos

Planificar los riesgosIdentificar riesgosAnálisis cualitativoAnálisis cuantitativoPlan de respuesta

Controlar los Riesgos

Gestión de las Adquisiciones

Planificar las Adquisiciones

Efectuar Adquisiciones Controlar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

Gestión de los Interesados

Identificar a los Interesados

Planificar la gestión de los Interesados

Gestionar la participación de los Interesados

Controlar la participación de los Interesados

13

Gestión de las Adquisiciones

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de: productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

La organización puede ser compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

Incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos, para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.

14

Gestión de las AdquisicionesIntegrando la gestión de las Adquisiciones

15


Agenda

16

10.1 Planificar las Adquisiciones Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de

compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.

Identifica qué necesidades del proyecto pueden o deben satisfacerse de mejor manera, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto.

Se debe considerar quién es el responsable de obtener o ser titular de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la legislación, regulación o política de la organización para ejecutar el proyecto.

17

10.1 Planificar las Adquisiciones Ejemplo

CASA DE CAMPO

1.Estudio 3.Construcción2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión

2.1Maqueta

2.2Planos

5.1Planeam

5.2Control

3.3Áreas

descanso

3.4Áreas

recreación

3.2Afirmado

3.5HabilitaciónOtras áreas

DormpadresDorm.hijosDorm.hijas

CanchaFrontónCanchaTennisPiscina

3.1Cercado

18

10.1 Planificar las Adquisiciones Ejemplo

PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento WBS

Tipo de contrato

Procedimiento de

contratación

Forma de contacto

Cercado terreno.

Suma alzada por metro lineal de

cerco.

Se solicitará tres cotizaciones.

Web, guía telefónica.

Afirmado terreno.

Suma alzada con incentivo por

cumplimiento de plazo.

Experiencia previa.Estimación de

experto independiente.

Invitación a especialistas.

Instalación jacuzzis.

Suma alzada. Se solicitará tres propuestas.

Contacto a través de

fabricante de jacuzzi.

19

10.1 Mapa del Proceso

19

Análisis de Hacer o Comprar

Factores Ambientales de la EmpresaActivos de los

Procesos de la Organización

Plan de Dirección del Proyecto

Reuniones

Plan de Gestión de Adquisiciones

Registro de Riesgos

Recursos requeridos para la actividad

Cronograma del Proyecto

Estimaciones de costos de las actividades

Registro de Interesados

Documentación de Requisitos

Juicio de expertos

Investigación de Mercado

Enunciados del Trabajo Relativos a Adquisiciones (SOW)

Documentos de la Adquisición

Criterios de Selección de Proveedores

Decisiones de Hacer o Comprar

Solicitudes de Cambio

ACTUALIZACIONES

Documentos del Proyecto

20

10.1 Entradas Plan de Dirección del Proyecto

• Enunciado del alcance• EDT y Diccionario de la EDT

Documentación de requisitos• Requisitos del proyecto• Requisitos con implicaciones contractuales y legales

Registro de Riesgos• Lista de Riesgos• Resultado del análisis de riesgos• Planificación de respuesta a riesgo

Cronograma del Proyecto• Contiene información sobre duraciones requeridas o fechas

exigida de entregables

21

10.1 Entradas Estimaciones de costos de la actividad

• Permiten conocer cuan razonables son las ofertas y propuestas recibidas de los vendedores potenciales.

Registro de Interesados• Proporciona detalles sobre los participantes del proyecto y sus intereses

en el mismo

Factores ambientales de la empresa• Condiciones del mercado• Productos, servicios y resultados disponibles en el mercado• Proveedores incluyendo el desempeño pasado y reputación• Requisitos locales específicos

Activos de los procesos de la organización• Políticas, procedimientos y guías para adquisiciones• Sistemas de gestión de contratos y relación con proveedores• Proveedores pre-calificados, TIPOS DE CONTRATOS

22

Tipos de contrato Precio Fijo

• Implica un precio fijo total para un producto o servicio• Vendedor se encuentra obligado a cumplir con el contrato• El comprador debe definir con exactitud el producto o servicio

objetivo de la adquisición• Cambios en el alcance refleja un aumento/disminución en el precio

del contrato

Costos reembolsables• Implica pagar al vendedor sus costos reales más un honorario• Se utiliza cuando el alcance exacto del proyecto es incierto• No se conoce el costo total del proyecto hasta que ha finalizado• Mayor riesgo para el comprador

23

Tipos de contrato Tiempo y Materiales

• Es un híbrido de Precio Fijo y Costos Reembolsables• Se utiliza generalmente para aumentar el personal, contratar

expertos y cualquier tipo de apoyo externo• No se conoce el costo total del proyecto hasta que no ha finalizado• Pueden establecerse valores máximos de costos y tiempos para

evitar aumentos desmedidos• El comprador paga por hora o por artículo• Similar a los costos reembolsables por ser abiertos y hay mayor

riesgo para el comprador• Similar al precio fijo porque se pueden establecer tarifas de mano

de obra, de materiales o de horas específicas para expertos (incluye ganancia del vendedor)

24

Tipos de Contrato

CPCPFFP FPI FP-EPA CPAF CPFFCPIF

Costo más % de costo

Precio Fijo más Honorarios por Incentivos

Costo más Honorarios por Incentivos

NIVEL DE RIESGO

PRECIO FIJOTIEMPO Y

MATERIALES

COSTO REEMBOLSABLE

25

Tipos de Contrato

26

10.1 Herramientas y Técnicas

Análisis de Hacer o Comprar

27


28

10.1 Herramientas y TécnicasIncluye el estudio de las capacidades de la industria y de los vendedores específicos.El equipo de adquisiciones puede hacer uso de la información obtenida en conferencias, reseñas en línea y diversas fuentes para identificar las capacidades y precios del mercado.

Reuniones con proveedores para mejorar las especificaciones y otras condiciones de compra.Al colaborar con los proveedores, la organización que compra el material o servicio, se puede beneficiar, a su vez el proveedor puede ejercer su influencia para lograr un enfoque o producto beneficioso para ambas partes.

Investigación de Mercado

Reuniones

29

10.1 Salidas

30

10.1 Salidas

31

Enunciado del Trabajo (SOW)

32

A C E

Description of Cost Item

Total Costs to MAKE

Total Costs to BUY

Notes & Recommendations

Direct Indirect Direct Indirect

Costs Costs Costs Costs

1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

Final Differential

$0.00

CostItem #

B

Costs to MAKEProduct or Service

D

Costs to BUYProduct or Service

TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00

Date:

Project Name:Prepared by:

Análisis hacer o comprar

33


34

10.1 Salidas

35

Documentos de la adquisición

36

10.1 Salidas

37

Criterios de Evaluación de Proveedores

38

¿Cuál de las siguientes no se incluye como herramienta y/o técnica de proceso Planificar las Adquisiciones?:

a) Conferencia de oferentes.

b) Juicio de expertos.

c) Tipos de contratos.

d) Análisis de hacer o comprar.

Pregunta tipo examen PMP

39


Agenda

40

Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

El equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo.

Se puede elaborar una lista restringida de vendedores calificados basándose en una propuesta preliminar.

10.2 Efectuar las Adquisiciones

41


Conferencia de Oferentes

Activos de los Procesos de la Organización

Plan de Gestión de Adquisiciones

Juicio de expertos

Enunciados del Trabajo Relativos a Adquisiciones (SOW)


Criterios de Selección de Proveedores




Propuestas de los Vendedores

Técnicas de Evaluación de Propuestas

Estimaciones Independientes

Publicidad

Técnicas Analíticas

Negociación de Adquisiciones

Vendedores Seleccionados Acuerdos

Calendario de Recursos

ACTUALIZACIONES



42

10.2 Entradas

Propuestas de los Vendedores

Propuestas de los vendedores en respuesta a solictudes, comprenden la información básica que será utilizada por la unidad de la organización encargada de las compras.


Incluyen decisiones contractuales relativas a los riesgos, que se obtienen en el registro de riesgos.

43


Conferencia de oferentes

Reuniones con potenciales vendedores previas a la preparación de una oferta o propuesta

Son útiles para asegurar que todos los vendedores tienen un entendimiento claro y en común de las adquisiciones

Se debe tener garantizar que ningún oferente reciba un trato preferencial

Se debe responder todas las preguntas delante de todos los competidores, de forma verbal y por escrito

Técnicas de evaluación de propuestas

Se define un proceso formal de evaluación, de acuerdo con las políticas de adquisición del comprador

44


Estimaciones Independientes

Publicidad

Anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en publicaciones especializadas.

Algunas jurisdicciones gubernamentales requieren la difusión pública de los contratos gubernamentales

Juicio de expertos

Para validar las estimaciones entregadas por los vendedores.

Puede ser utilizado para evaluar propuestas de los vendedores.Esta evaluación puede ser realizada por un equipo multidisciplinario de revisión con experiencia en las áreas cubiertas por los documentos de la adquisición

45

10.2 Herramientas y TécnicasPara asegurar que la necesidad sea satisfecha, las técnicas analíticas pueden ayudar a las organizaciones a identificar proveedores capaces de cumplir con los entregables requeridos.

Mediante el estudio de información del desempeño pasado, los equipos pueden identificar áreas de mayor riesgo que requieran ser monitoreadas de cerca para asegurar el éxito.

Técnicas Analíticas

Se debe llegar a un acuerdo mutuo antes de la firma del contrato (ganar-ganar)El contrato debe incluir: responsabildiades, autoridades, términos de legislación aplicable, derechos de propiedad exclusiva, forma de pago y precio, cronograma general entre otros.En adquisiciones complejas la negociación puede ser un proceso independiente.El objetivo de la negociación es obtener un precio justo y razonable para el producto o servicio que se desea adquirir y desarrollar una buena relación con el vendedor.No siempre es realizada por el Director de Proyecctos

Negociación de Adquisiciones

46

10.2 Salidas

Vendedores Seleccionados

Acuerdos

Aquellos que como resultado de la evaluación de la propuesta u oferta, son seleccionados para establecer un contrato cuando se formalice la adjudicación.

Incluye términos y condiciones y otros aspectos especificados por el comprador, para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar.

Es responsabilidad del equipo asegurar que todos los acuerdos satisfagan las necesidades del proyecto.

Pueden denominarse: convenios, contratos, subcontratos u órdenes de compra.

Un contrato es un acuerdo legal vinculante para las partes que obliga al vendedor proporcinar los productos, servicios o resultados especificados y al comprador a pagar por ello al vendedor.

47

Project Name:

Prepared by:

Date:

Evaluation Criteria andWeight Assigned

Vendor #1Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #1Item Score

Vendor #2Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #2Item Score

Purchase price20%

Understanding of client need25%

Overall or life-cycle cost15%

Technical capability20%

Management capability15%

Financial resources5%

Overall Score of possible 5(weights x ratings, totaled)

3.35 4

0.3

0.5 5 1.252

3 0.6

0.25

4 0.6 4 0.6

4 0.2 5

4 0.8

0.8

3 0.45 2

5 1 4

Sistema de calificación de Vendedores

48

PROYECTOITEM CONTRATADO

CASA DE CAMPOAFIRMADO DE TERRENO

I. ANTECEDENTESII. OBJETOIII. MONTOIV. FORMA DE PAGOV. PLAZOVI. RESPONSABILIDADE

S DEL CONTRATISTAVII. RESPONSABILIDADE

S DEL CONTRATANTE

VIII. GARANTÍAS

IX. GARANTÍASX. DOCUMENTOS

CONTRACTUALESXI. PENALIDADESXII. CAUSALES DE

RESOLUCIONXIII. NATURALEZA DEL

CONTRATOXIV. BASE LEGALXV. CONTROVERSIAS

Firma contratista Firma contratante

Acuerdos

49

10.2 Salidas

Calendario de Recursos

Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados, así como las fechas en las que cada recurso o grupo de recursos puede estar activo o inactivo.

Las solicitudes de cambio pueden afectar al Plan de Gestión de Adquisiciones y al Plan de Dirección de Proyecto.

Se procesan por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.


50

¿Cuál no pertenece a una salida del proceso Efectuar las Adquisiciones?:

a) Enunciado del trabajo de las adquisiciones.

b) Actualizaciones de los documentos del proyecto.

c) Solicitudes de cambio.

d) Vendedores seleccionados.


51


Agenda

52

Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

Debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos.

Garantiza que el desempeño del vendedor satisfaga los requisitos de adquisición y que el comprador actúe de conformidad con los términos del contrato legal.

10.3 Controlar las Adquisiciones

53


Sistemas de Control de Cambios del Contrato

Informes de Desempeño



Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones

Inspecciones y Auditorías

Sistemas de Pago

Administración de Reclamaciones

Sistema de Gestión de Registros

Información del Desempeño del Trabajo

Acuerdos


Solicitudes de cambio aprobadas

√

Informes de desempeño del trabajo

Datos del desempeño de trabajo




ACTUALIZACIONES

54

10.3 Entradas Plan de Dirección del Proyecto

• Describe como se gestionarán los procesos de adquisiciones, desde la elaboración de la documentación hasta el cierre del contrato.

Documentos de la Adquisición• Contienen registros completos de apoyo para administrar

los procesos de adquisición; incluye adjudicaciones de contratos de la adquisición y enunciado del trabajo.

Acuerdos• Son convenios entre las partes, también se denominan

contratos, subcontratos, órdenes de compra.

55

10.3 Entradas Solicitudes de Cambio Aprobadas

• Pueden incluir modificaciones a los términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo relativo a las adquisiciones, los precios y las descripciones de los productos, resultados o servicios a suministrar.

Informes de Desempeño del Trabajo• La documentación del desempeño del vendedor puede

incluir:– Documentación Técnica.- La documentación técnica elaborada

por el vendedor e información de los entregables debe estar conforme a los términos del contrato.

– Información del desempeño del trabajo.- Los informes de desempeño del vendedor indican que entregables han sido completados y cuales no.

√

56

10.3 Entradas Datos de Desempeño del Trabajo

• Deben incluir:– Grado de cumplimiento de los estándares de calidad– Costos incurridos o comprometidos– Identificación de factures del vendedor que han sido pagadas

57

10.3 Herramientas y TécnicasDefine el proceso por el cual el contrato puede ser modificado

Incluye los formularios, sistemas de seguimiento, procedimientos de resolución de conflictos y niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios

Sistema de control de cambios del contrato

Revisión de Desempeño de las Adquisiciones

Inspecciones y Auditorías

Solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor según lo establecido en la documentación del contrato

Revisión estructurada del avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y del cronograma, tomando el contrato como referencia

58


Informes de Desempeño

59


Administración de Reclamaciones

Los cambios impugnados y los cambios constructivos son aquellos cambios solicitados, cuando el comprador y vendedor no pueden ponerse de acuerdo sobre la compensación correspondiente o incluso si un cambio ha tenido lugar.

También se denominan reclamaciones, conflictos o apelaciones

Si las partes no resuelven una reclamación por sí mismas, es posible que tenga que ser gestionada conforme a los procedimientos de resolución de conflictos establecidos en el CONTRATO.

Puede ser necesario un arbitraje o litigio.

60

10.3 Salidas

Información del Desempeño del Trabajo


Proporciona una base para la identificación de problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.

El informe de desempeño del vendedor ayuda a la organización a mejorar el conocimiento del desempeño de las adquisiciones, esto ayuda a mejorar los pronósticos, la gesión de riesgos y toma de decisiones.

Puede actualizar el PDP, planes subsidiarios y otros componentes: línea base de costos línea base del cronograma y plan de gestión de las adquisiciones.

Cambios solicitados pero no resueltos pueden contener instrucciones dadas por el vendedor, que la otra parte considere un cambio constructivo en el formato.

61

10.3 SalidasLos documentos que pueden actualizarse son:- Plan de Gestión de Adquisiciones- Línea Base del Cronograma- Línea Base de Costos

ACTUALIZACIONES




Los documentos que pueden actualizarse son:- Documenación de la adquisición- Cronogramas asociados- Cambios solicitados al contrato aún no aprobados- Solicitudes de cambio aprobadas- Documentación técnica elaborada por el vendedor e

informes de desempeño del trabajo

Entre los elementos suceptibles de actualización tenemos:- Correspondencia- Cronogramas y solictudes de pago- Documentación sobre el desempeño del vendedor

62

Generalmente los contratos se dividen en tres grandes categorías, las cuales son:

a) Contratos de precio fijo, contratos de suma global y contratos de costos reembolsables.

b) Contratos por tiempo y materiales, contratos de precio fijo y contrato de suma global.

c) Contratos de precio fijo, contratos de costos reembolsables y contratos por tiempo y materiales.

d) Ninguna de las anteriores.


63


Agenda

64

Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto.

Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

Implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su uso en el futuro.

En proyectos de fases múltiples, puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea aplicable únicamente a una fase determinada del proyecto. En estos casos, este proceso cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto.

10.4 Cerrar las Adquisiciones

65



Sistema de Gestión de Registros

Adquisiciones Cerradas



ACTUALIZACIONES

Negociación de AdquisicionesAuditorías de

la Adquisición

66

10.4 Herramientas y TécnicasEs una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso Planificar las Adquisiciones hasta Administrar las Adquisiciones.

Su objetivo es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organización ejecutante.

Auditorías de adquisición

Negociación de las Adquisiciones

El acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental.

La mediación o el arbitraje son métodos alternativos de resolución de conflictos en los casos que no pueda llegarse a un acuerdo mediante la negociación directa.

67

10.4 Salidas

68

¿Cuál es el objetivo de una auditoría de adquisición?:

a) Verificar si hay fraude en las adquisiciones del proyecto.

b) Verificar si las adquisiciones está fuera del presupuesto del proyecto.

c) Identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto.

d) Identificar las adquisiciones cerradas en el proyecto.


69

¿Preguntas?

URP Sesion 10 - Gestion de Adquisiciones

Documents

Transcript of URP Sesion 10 - Gestion de Adquisiciones