Gestión de Presupuestos

GESTIÓN DE PRESUPUESTOS

UNIVERSIDAD SAN PEDRO

ING. NELSON BARBARANChimbote, Diciembre del 2010

INGENIERIA INDUSTRIAL

GESTION DE PRESUPUESTOS

• El proceso presupuestario

• Desarrollo del presupuesto anual

• El presupuesto anual

• Presupuestos y estándares

• Análisis de desviaciones

EL PROCESO PRESUPUESTARIO

Consideraciones generales sobreplanificación y control

El CONTROL es la función que se encarga de asegurar que se

cumplan satisfactoriamente los objetivos y planes establecidos

La PLANIFICACION es un medio con el que cuenta la empresa para definir objetivos a corto, medio y largo plazo y, establecer el camino para alcanzarlo.

PRESUPUESTOS: La expresión cuantitativa de los planes de acción

Proceso de Planificación EstratégicaMisión de la

empresa

Presupuestos

Metas

(objetivos estratégicos a

corto y largo plazo)

Programas, Proyectos y Tareas

Análisis Externo

Análisis Interno

Control

¿A DONDE VAMOS?

•ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONES•MEDIDAS CORRECTIVAS

¿COMO VAMOS A IR?

¿CUANTO VA A COSTAR?

EVITA QUE LOS PLANES SEAN SOLO BUENAS INTENCIONES

REFLEJA LOS COMPROMISOS ESTRATÉGICOS Y OPERACIONALES

Qué es el Presupuesto?

• Instrumento de gestión financiera que posibilita la

cuantificación de los planes de la organización para

obtener metas empresariales.

• Es un plan escrito en términos cuantitativos.

• incluye todas la fuentes de ingresos y egresos, asi

como la fecha de efectivización de los mismos.

• Es la cuantificación formalizada por la gerencia de las

operaciones de una organización para un periodo futuro.

• Es un pronóstico agregado de todas las transacciones

que se esperan puedan ocurrir en un periodo.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Corto plazo versus Largo plazo

•Los presupuestos de corto plazo se basan en unhorizonte de un año.

•Los presupuestos de largo plazo o PlanesEstratégicos apunta a horizontes más largos: 5 ó10 años.Los presupuestos de largo plazo hacen énfasis en :

Temas de inversiones y nuevas tecnologíasEstructura organizacionalTendencias futuras del mercado.

Estáticos versus Flexibles

• En un presupuesto estático no hay variación conel volumen de producción o ventas.• Un Presupuesto Flexible se realiza en función adiferentes volúmenes de producción o ventas.• Posible conflicto.

Los gerentes solamente pueden serresponsables por cambios en el volumen si es que ellostienen el control de dichos cambios.

Precaución. El gerente puede tomar acciones quereducen o aumentan los efectos de volúmenesincontrolables.

Presupuestos Flexibles: Salón de Bailes VENUS

El salón de bailes VENUS de Chimbote tiene unacapacidad máxima de 5 000 clientes.

Un promotor ha estudiado la plaza y confía que el grupo“Los Rústicos de la Salsa” pueden ocupar pesimistamente el25% de la plaza, realistamente el 50% y optimistamente el100% de la plaza a un precio del boleto de S/. 10,00

Para esta plaza se requiere, por recomendación dedefensa civil, un guardia de seguridad por cada 250personas. Cada guardia de seguridad cobra S/. 250 por suparticipación en el evento.

Presupuestos Flexibles: Salón de Bailes VENUS

La orquesta cobra una parte fija de S/. 4 500 y unaparte variable a razón de S/. 3,00 por cada boletovendido.

El promotor estima que las ventas de alimentos ybebidas deben ser del orden de S/. 12,00 por persona conun costo de cada ración de S/. 8,00.

Los costos fijos del arriendo del local, permisosmunicipales, propaganda y otros se han estimado en S/.12 000,00.

Se pide efectuar un presupuesto para cada escenarioque ha planeado el promotor.

Presupuestos Flexibles: Salón de Bailes VENUSPresupuesto de Ingresos y Egresos

Supuestos Básicos Pesimista Realista Optimista

Ocupación del local 25% 50% 100%

Número de boletos vendidos 1250 2500 5000

Número de guardias de seguridad 5 10 20

PRESUPUESTO DE INGRESOS

Ingresos por boleto 12 500 25 000 50 000

Ingresos por comida y bebidas 15 000 30 000 60 000

TOTAL INGRESOS 27 500 55 000 110 000

Presupuesto de Costos

Orquesta – Parte Fija 4 500 4 500 4 500

Orquesta – Parte variable 3 750 7 500 15 000

Costo de comidas y bebidas 10 000 20 000 40 000

Costo de guardias de seguridad 1 250 2 500 5 000

Costos fijos 12 000 12 000 12 000

TOTAL COSTOS 31 500 46 500 76 500

UTILIDAD (Pérdida) Pronosticada - 4 000 8 500 33 500

Ventajas de la elaboración participativa de los presupuestos

Se prioriza programas, proyectos yactividades en relación a la disponibilidad yconsecución de recursos.

La labor conjunta facilita una visión integral deactividades y recursos.

Limitaciones de los presupuestos

Están basados en estimaciones pronósticos.

Deben ser elaborados en forma clara, concisa yordenada, de lo contrario dificultarán la consecuciónde los logros propuestos.

Debe ser adaptado constantemente a los cambios deimportancia que surjan.

Toma tiempo y costo prepararlos.

No se debe esperar resultados demasiado pronto.

DESARROLLO DEL PRESUPUESTO ANUAL

Desarrollo del presupuesto anual

Al desarrollar el presupuesto anual es necesario que se

analicen: Las variables macroeconómicas que afectan a la empresa.

Las variables microeconómicas que también deben ser estudiadas y su repercusión dentro del presupuesto maestro.

Desarrollo del presupuesto anualVariables macroeconómicas

Crecimiento del PBI del país y de los países con los que tenemos relaciones comerciales, así como el crecimiento del sector industrial al que pertenece la empresa.

Inflación del país, así como de los países con quienes interactuamos.

Variaciones del tipo de cambio

Estrategias de financiamiento para las empresas.

Comportamiento de sueldos, salarios y prestaciones.

Relaciones con los sindicatos.

Estímulo a las exportaciones.

Reglas y aranceles preferentes a las importaciones y exportaciones a raíz de los tratados de libre comercio.

Comportamiento de la tasa de interés.

Otras variables.

Desarrollo del presupuesto anualVariables microeconómicas

Estrategia de precios

Inflación de los precios y de cada uno de los principales insumos esperados.

Crecimiento del mercado esperado.

Rentabilidad esperada.

Diagnóstico de la liquidez.

Políticas de capital de trabajo

Estrategias sobre el aprovisionamiento de la capacidad instalada.

Mezcla de líneas a colocar.

Estrategias de productividad.

Política de exportaciones.

Carga financiera esperada.

Otros.

PRESUPUESTO MAESTRO

El Presupuesto Maestro

• Es un presupuesto que proporciona un plan globalpara un ejercicio económico venidero o próximo,generalmente se fija a un año, donde se incluye elobjetivo de utilidades y el programa coordinado paralograrlo.

• Como consiste en pronosticar sobre un futuro

incierto, involucra algún riesgo.

Contenido del Presupuesto Maestro

1. Presupuesto Operativo

2. Presupuesto financiero

3. Presupuesto de inversiones

PRESUPUESTO MAESTRO

PRESUPUESTO DE MATERIAS

PRIMAS

PROGRAMA DE INVERSIONES

BALANCE PREVISIONAL

Previsiones de Venta

PRESUPUESTO DE VENTAS

PRESUPUESTO DE PERSONAL

PRESUPUESTO COMERCIAL

POLÍTICA DE

ALMACENES

PROGRAMA DE PRODUCCIÓN

CUENTA DE RESULTADOS PREVISIONAL

INVENTARIOS

PRESUPUESTO DE TESORERÍA

PRESUPUESTO DE COMPRAS

PRESUPUESTO DE

PRODUCCIÓN

HIPÓTESIS FINANCIERA

PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS

Presupuesto Operativo

Presupuesto de VentasPresupuesto de producciónPresupuesto de requerimiento de materialesPresupuesto de Mano de Obra DirectaPresupuesto de Costos indirectosPresupuesto de Inventarios finalesPresupuesto de costo de mercadería vendidaPresupuesto de Gastos de venta y administración

Presupuesto Financiero

Ingresos

Egresos

Flujo neto

Necesidades de financiamiento

Caja final

Caja inicial

Caja mínima

Estados financieros presupuestados

Presupuesto Financiero

Conocido también como

• Presupuesto de caja•Presupuesto de efectivo•Flujo de caja•Cash flow

Presupuesto de Inversiones

Determinación de inversiones Compra de activos fijos tangibles

Compra de activos fijos intangibles

Fuentes de financiamiento

Costo de capital

PRESUPUESTOS y ESTÁNDARES

Razones para uso de costos estándar

Los costos estándar son útiles para controlar y tomar decisiones

Control

Proveen referencias para el control de las decisiones

Establecen las bases para el sistema de recompensa

Las variaciones entre los costos estándar y los costosactuales permiten identificar errores en los procesos,operadores y materias primas.

Utilización en la toma de decisiones Establecimiento de precio de los productos

Licitar contratos

Decisiones de tercerización (outsourcing)

Evaluación de tecnologías alternativas de producción.

Presupuestos y Estándares

La evaluación de la gestión que un determinado responsable hace de una empresa, división o departamento, pasa necesariamente por una comparación:

Con otros departamentos de la misma empresa

Con otras empresas del sector que se encuentren encircunstancias parecidas.

Con la propia empresa o el propio departamento a través deltiempo (estadísticas).

Con la propia empresa o el propio departamento ya no através del tiempo sino con una cantidad que se considere ideal(estándar o presupuesto).

Presupuestos y Estándares

¿ Cómo se obtiene la cantidad estándar o presupuestada?

Cuatro consideraciones intervienen en la determinación de la misma:

Análisis de las cifras históricas.

Informes técnicos.

Planes de acción de la empresa.

Variables previsibles del entorno.

Obtención de estándares:Materia prima

Utilizamos dos tipos de datos:

a. Datos históricos

b. Datos ideales: Estudios de Ingeniería, Estudio de Métodos y Tiempos, etc.

El costo estándar por unidad será el producto de dos factores:

PRECIO ESTÁNDAR X CANTIDAD ESTÁNDAR

Obtención de estándares:Mano de obra directa

Utilizamos dos tipos de datos:

a. Datos históricos

b. Datos ideales: Estudios de Ingeniería, Estudio de Métodos y Tiempos, etc.

El costo estándar por unidad producida para la Mano de Obra

Directa, será el producto de dos factores:

TASA ESTÁNDAR X CANTIDAD DE HORAS ESTÁNDAR

Obtención de estándares:Costos Indirectos de Fabricación Fijos

Para obtener el costo estándar de un producto en cuanto acostos fijos será necesario:

1. Determinar el volumen de actividad de la empresa; enunidades si es un solo producto o en otra medida deactividad si son varios productos diferentes (horas deMOD u horas máquina).

2. Estimar el nivel de costo fijo razonables

Costos fijos estimados / Volumen de actividad =

Tasa de Absorción

Obtención de estándares:Costos Indirectos de Fabricación Fijos

Ejemplo:

Presupuesto de costos fijos, Año 2010: S/. 2’ 000 000 Nivel normal de actividad : 8 000 H-MOD Horas de MOD requeridas por unidad de producto A : 2

¿ Cuál sería el costo estándar en concepto de CF del producto A? Tasa horaria : S/. 2’000 000 / 8 000 = S/. 250 / H-MOD Cada unidad del producto A usa 2 horas de MOD. El costo unitario fjio estándar sería = 2 x 250 = S/. 500

La determinación del nivel normal de actividad es crítica para el cálculo del costo normal del producto.

Obtención de estándares:Costos indirectos de fabricación variables

A diferencia de los CIF fijos, la

estimación de los CIF variables

totales dependerá del nivel de

actividad estimado.

Obtención de estándares:Costos indirectos de fabricación variables

Ejemplo:

El presupuesto de los costos variables indirectos de fabricación es el siguiente:

La tasa de costos variables será entonces:

240 000 / 6 000 = 320 000 / 8 000 = 40 S/./ Hora MOD

Por lo tanto el costo Estándar del producto A en cuanto a costos

variables indirectos de fabricación será:

S/. 40 x 2 horas MOD = S/. 80 por unidad

Nivel de actividad

Energía Lubricantes Mantenimiento Total

6 000 h MOD 120 000 24 000 96 000 S/. 240 000

8 000 h MOD 160 000 32 000 128 000 S/. 320 000

ANÁLISIS DE DESVIACIONES

Costos estándar y Variaciones

Costos Estándar Son referencias Representan el costo futuro o esperado de productos,

proceso o componentes. Una vez que se fijan, la gerencia compara los resultados

contra el estándar.

Variaciones La diferencia entre el costo actual incurrido y el costo

estándar se conoce como variaciónLas variaciones son parte importante del control de la

gerencia Alertan a la alta gerencia que hay pérdidas. Proveen información para medir el desempeño.

Análisis de desviacionesPresupuestos fijos y Presupuestos Flexibles

El análisis de desviaciones consiste en una comparación

entre las cantidades presupuestadas y las reales.

Pero una simple comparación podría resultar en muchoscasos engañosa.


Se estima que en el año 2011 se va a producir 5 000unidades. Cada unidad de producto requiere 2 horas de MOD(estándar).

Con estas cifras se presupuesta una cantidad de 10 000 horasde MOD, que a un costo por hora de S/. 20 arrojaría unpresupuesto de MOD de S/. 200 000

Transcurrido el año 2011, el costo total de MOD real fuede S/. 120 000. Indicaría esta cifra con toda seguridad unabuena eficiencia de la MOD.


La respuesta es NO. Depende del número de unidades quese haya producido realmente.

Si en lugar de haber producido 5 000 unidades, seprodujeron 4 000 unidades el costo total de la MOD deberíahaber sido:

2 horas x S/. 20 x 4 000 unidades = 160 000

La cifra de S/. 160 000 si es comparable con la de S/. 120 000 yen este caso si podríamos afirmar que hubo una buenaeficiencia de la MOD.


A la cifra de S/. 200 000 se le llama presupuesto fijo y, comohemos visto, no es de utilidad para analizar las desviacionesocurridas con los costos variables (sean directos o indirectos).

Al presupuesto ajustado al número de unidades producidasrealmente es decir a los S/. 160 000, se le llama presupuestoflexible.

Sin embargo, la simple comparación entre el presupuesto ajustado(flexible) y los costos reales no es suficiente para establecerconclusiones.

La desviación puede deberse a mas de una causa y el objetivo delanálisis de desviaciones es esclarecer estas causas.

Análisis de desviacionesMateria Prima y MOD

Desviación desfavorable en el precio de la MP = Malagestión de Logística.

Desviación desfavorable en la utilización de MP(eficiencia) = Mala gestión del área de producción.

Desviación desfavorable en la tasa de MOD = Malagestión de RRHH.

Desviación desfavorable en la utilización de la MOD(eficiencia) = Mala gestión de Producción.


• Si la desviación en el precio de la MP es favorable y ladesviación en eficiencia de la misma es desfavorable,ambas desviaciones pueden obedecer a la misma razón:Logística compró una materia prima de menor calidad loque ocasiona un incremento en le nivel de mermas.

• Del mismo modo, una desviación favorable en la tasade MOD puede ocasionar una desviación desfavorable enla eficiencia de la MOD. Una menor tasa en la MOD puededeberse a que RRHH contrató personal menos calificadolo que repercute en las horas utilizadas de MOD enproducción.


• Por último, pueden darse interacciones entre la MOD y laMateria Prima. Una desviación favorable en la tasa MODpor contratar personal con menor experiencia puedesignificar que este personal haga un uso de la materiaprima menos eficiente.

• Del mismo modo, una desviación favorable en elprecio de la materia prima por la compra de materiaprima de menor calidad puede ocasionar que al MOD sedemore más en procesarla.

Análisis de desviacionesCostos Indirectos Fijos

• Costos fijos discrecionales: Costo fijos innecesarios a cortoplazo pero a largo lazo son imprescindibles para lasupervivencia de la empresa (mantenimiento,capacitación, gastos de explotación, publicidad, etc.)

• Dado que existen este tipo de costos, habría quetener mucho cuidado con la interpretación que se le da auna desviación favorable en la estimación de los costosfijos.

CASO RESUELTO:

LA GOLOSA

Cuadro 01 : PRESUPUESTO DE VENTAS

A. Información Básica: Comportamiento de la demanda o estudio de la demanda Objetivos y políticas de la empresa. Estrategias de ventas. Información histórica, etc.

B. Contenido: El tipo de producto o productos La cantidad pronosticada El precio El monto total

PRODUCTO CANTIDAD PRECIO VENTA MONTO TOTAL %

P 6 000 120 720 000 76,2

Q 1 500 150 225 000 23,8

TOTAL 7 500 945 000 100,0

Cuadro 02 : PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

CONCEPTO PRODUCTOS

P Q

Ventas planeadas(+) Inventario final deseado

6 000900

1 500100

Necesidades totales 6 900 1 600

(-) Inventario Inicial 100 50

UNIDADES A PRODUCIR 6 800 1 550

Cuadro 03: PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIAS PRIMAS

Material Directo

PROD. P(6 800 Unid.)

PROD. Q(1 550 unid.)

CONSUMO TOTAL

MATERIAL DIRECTO

COSTO UNITARIO MATERIAL

COSTO DE MATERIAL UTILIZADO

# Cantidad # Cantidad

A 10 68 000 8 12 400 80 400 1,5 120 600

B 8 54 400 6 9 300 63 700 2,1 133 770

TOTAL 144 100 US $ 254 370

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