Gestión de proyectos basada en resultados

Capacitación en gestión de proyectos basada en resultados

2015

Bienvenidos

Nuestros gruposGrupo 1:

Mayerlis Angarita (Narrar para Vivir)Juan David Hincapié (Transparencia)

Carlos Arturo Muñoz (CETEC)Luz Amanda Rivera ATCH (OBSURDH)

Nancy Sánchez (Tejedoras)

Grupo 2: Benildo Estupiñan (Rostros y Huellas)

Sandra Garzón (FLIP)Ángela Cerón (IMP)

Juan Fernando Jaramillo (CETEC)Gloria Ríos (Conciudadanía)

Grupo 3:Isabel Contento (Viva la Ciudadanía)

Edinson Malagón (Transparencia)Natalie Pérez (Sisma Mujer)

David Rentería (Familia Ayara)Issys Salas (COLEMAD)

Nuestros gruposGrupo 4:

José Burgos (Cordeagropaz)Cecilia Castro (Nuevo Municipio)

Claudia González (CCJAR)Michael Guetio (ACIN)

Alba Sepúlveda (Corporación Región)Grupo 5:

Emilce Bernal (Tejedoras)Nuvia Holguín (Convivencia

Sostenible)Carlos Montoya (IPC)

Rosa Ortiz (OBSURDH)José Yepes (Minga)

Gestión de proyectos basada en resultados(a veces “gestión por objetivos”)

• ¿Qué es?• ¿Para qué sirve?• ¿Cómo se hace?

Un resultado es un objetivo logrado (total o parcialmente)

Un objetivo es la descripción de un resultado que se quiere lograr

Conceptos

¿Y qué es un resultado, en la práctica?

Es un cambio en una situación que se puede describir o medir y que se deriva de una relación causa-efecto. Para hablar de resultados, usemos entonces un lenguaje de cambio. Este lenguaje tiene tres características:

(a) describe cambios en las condiciones/calidad de vida de alguna gente;(b) establece criterios precisos de éxito y; (c) se enfoca en resultados y no entra en el área de cómo lograrlos.

antes después

¿Qué es un proyecto?

“Un sistema de acciones, limitadas en el tiempo y en el espacio, dirigidas a la consecución de un resultado determinado”

• Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional (Asdi)

"Una serie de actividades organizadas en respuesta a una necesidad o cuestión identificada y que mira a lograr un objetivo específico en un determinado plazo y ajustándose a un presupuesto"

Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO)

Actividad permanente, recurrente (reactivo), “eterno”

Por ejemplo:

Lo que NO es un proyecto

Analiza solicitudes y emite cédulas de extranjería todo el tiempo según la demanda

de Suecia: cobra impuestos año tras año

Ejemplos de resultados bien formulados:

• La tasa de matrícula de niñas en la escuela primaria es de 99% en 1200 escuelas al final del 2012.

• En las elecciones locales de octubre de 2015, la participación ciudadana en las urnas ha aumentado un 40% en Municipio X, comparado con las elecciones locales anteriores.

• Entre enero 2015 y diciembre de 2017 el número anual de personas muertas en accidentes laborales en todo el país ha disminuido en un 50%.

Línea base

Resultado deseadopredeterminado

Proyecto

Punto de partida

Zona de posibles resultados

Proceso

¿Qué es una “cooperación institucional” de tipo FOS (proyecto, proceso o actividad recurrente)?

Es un apoyo más amplio y menos rígido a una organización que dispone de un Plan Estratégico bien elaborado y que probablemente tiene bastante fortaleza y experiencia (pero todavía mejorable) El apoyo incorpora muchas veces un componente de desarrollo organizacional

NO se hace marco lógico para toda una cooperación institucional, pero desde luego se debe hacer gestión por objetivos

Se apoya un proceso o una actividad que no necesariamente tiene un resultado final posible de definir o pronosticar con precisión y anticipación

Gestión basada en nada especial o en impulsos del

momento

No se tiene muy claro ni de dónde viene uno, ni adónde va

Gestión por recursos

Se comienza a hacer lo que se puede con lo que se tiene, sin saber exactamente lo que se quiere lograr ni poder prever en qué va a terminar el esfuerzo (± proceso). Se mide el ritmo de ingresos y gastos y se anota la ejecución de actividades más que el logro de resultados.

Gestión basada en resultados

Situación antes del proyecto

Proyecto en marcha (ejecución)

Resultados finales

Etapa de diseño: primero se determina los resultados que se quiere lograr, segundo qué actividades hay que realizar para lograrlos y tercero los recursos necesarios para poder realizar las actividades.

Etapa de ejecución y monitoreo: se da seguimiento permanente a lo que se está haciendo para ver si el proyecto va logrando resultados parciales adecuados y con qué eficiencia y eficacia (= ¿va en la dirección correcta y en el ritmo necesario?).

Etapa de terminación y evaluación: se puede medir en qué grado el proyecto realmente logró sus objetivos (o no).

Todos los miembros o empleados de la organización tienen que saber:

• qué se espera lograr• en cuánto tiempo• cuál es la relación que se debe

generar con los beneficiarios o usuarios

• como será medida la gestión institucional y las personas que trabajan en dicha institución.

Jefe de equipo

Miembro Y del equipo

Miembro X del equipo

La Gestión por Resultados es un modelo de cultura organizacional, directiva y de gestión.

Ventajas de gestión de proyectos basada en resultados

Si los resultados deseados están bien definidos desde el comienzo es más fácil ejecutar un proyecto que logre producirlos

Permite hacer una planificación de actividades más realista

Los que ejecutan el proyecto tienen mayores posibilidades de ver si se logran resultados paso a paso como debe ser; si es así se puede continuar trabajando con mayor confianza y si no es así, se tiene bases para tomar acción correctiva

Reduce los riesgos de despilfarro y corrupción

Es más fácil conseguir recursos de la cooperación internacional para este tipo de proyectos

Dificultades con la gestión por resultadosLos sistemas de GPR son a menudo diseñados en escritorios lejos de la realidad. Hay una cantidad de términos usados por distintos cooperantes que a veces son excesivamente académicos o demasiado vagos:

Recursos Enfoques MetaInsumos Actividades

जखद Eficiencia PropósitoResultados

ىيىننيشغشResultados (inmediatos, intermedios Productosy finales) Eficacia 㑿

㐚Transversalización 㒵

Impacto Propósito 㔫 Plan estratégico Fuentes de verificación

Objetivos Riesgos Beneficiarios Manejo de riesgosSupuestos Indicadores (de actividades, resultados y riesgos)

INSUMOS

PRODUCTOS

RESULTADOS

IMPACTO(objetivo general)

Actividades

Si hace un marco lógico que será evaluado por un cooperante o financiador, asegúrese de que use la variedad de terminología de él

Para comenzar, recordémonos los siguientes términos y sus significados; son los que FOS quiere usar

(objetivo/s delproyecto)

“Como usar el GPR y sobrevivir”Recuerda que GPR no es ninguna cosa mágica y difícil de otro mundo. Se trata en el fondo solamente de analizar estructuradamente qué es lo que uno quiere lograr, porqué y para qué, y cómo trabajar de forma lógica y ordenada para lograrlo.

Usa el marco lógico cómo maniquí a vestir y no como camisa de fuerza a llenar y amarrar.

No se “diligencia” un marco lógico como si fuera un formulario: ¡se CONSTRUYE!

¡Tu propio sentido común vale!

Ciclo de proyecto• Identificación: análisis de partes interesadas y de problemas, definición del propósito/objetivo general • Diseño del proyecto: marco lógico, planificación de actividades, determinación de insumos y presupuesto • Ejecución: realización de las actividades, seguimiento/monitoreo del avance del proyecto y corrección de

su curso cuando sea necesario• Evaluación de proceso/eficiencia y/o de eficacia/impacto• Retroalimentación de experiencias y lecciones aprendidas al diseño de nuevos proyectos

Identificación

Diseño

EjecuciónEvaluación

Retro-alimentación

IdentificaciónLa identificación consiste básicamente en esbozar un proyecto que sea relevante al problema que pretende solucionar.Para ello se hace análisis de partes interesadas y de problemas con diferentes técnicas:

Matriz de partes interesadas; a quiénes beneficia el proyecto, quiénes lo apoyan, en quiénes puede encontrar resistencia

Árbol de problemas; ayuda a definir relaciones causa-efecto entre componentes (sub problemas) de un problema

Matriz de Vester; ayuda a definir los pesos relativos de diferentes problemas y a determinar el problema central

La identificación debe hacerse participativamente con las partes interesadas, en la medida de lo posible.

Una adecuada participación de partes interesadas en la identificación ayuda a que se tomen en cuenta todas las informaciones, sugerencias y advertencias pertinentes. Puede resultar en un proyecto mejor (más relevante, más factible y con menos riesgos).

“Si quieres llegar rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos, camina en grupo.”

Proverbio africano

El árbol de problemas

Lo que uno inicialmente puede percibir como un problema resulta en realidad ser un enjambre de problemas, en que un(os) problemas causa(n) otro(s) problema(s). A la inversa se puede ver que cada problema tiene una o varias causas.

Ordenando lo anterior, es decir las relaciones concretas entre problemas y “sub problemas” y entre causas y efectos, uno termina construyendo un dibujo que se puede llamar

árbol de problemas.

Un ejemplo

Árbol de objetivos

Confianza del público en las empresas de transporte

Pasajeros sanos y salvos Pasajeros llegan puntualmente a sus destinos

Muy pocos accidentes de buses

Conductores de bus prudentes

Buses en buenas condiciones

Calles en buen estado

Buen mantenimiento de buses durante su vida útil

“Límite de edad” para buses en uso

(Efe

ctos

)

Impa

cto

(Obj

etivo

)

Resu

ltado

Prod

ucto

s

Matriz de vester: Caso minería

Identificación de causas, efectos y problemas a intervenir.Elaboración del árbol de problemas

Objetivo:

Brindar a las organizaciones elementos teóricos y metodológicos para determinar las causas, efectos y problemas a intervenir como resultado de la identificación de una situación de riesgo en determinado contexto.

1. Priorización de variables.2. Elaboración de árbol de problemas

Paso número 1.

Lectura y análisis del caso.

Paso número 2.

Ojo: Solo es el enunciado de los problemas identificados. No la descripción.

Paso número 3.

Numeramos y enlistamos los problemas.“Matriz de vester”

Paso número 4.

Paso número 5.

Determinar la influencia de las variables (x)Determinar la dependencia de las variables (y)

Paso número 5. P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 Y

P1 2 2 2 3 2 3 3 3 1 1 3 3 2 2 2 3 37

P2 0 0 2 2 3 2 0 0 0 0 0 0 0 2 2 2 15

P3 0 2 2 2 2 2 0 0 0 0 1 0 0 2 2 1 16

P4 0 2 2 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 9

P5 0 2 2 1 0 3 0 0 0 0 0 0 0 2 1 1 12

P6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 2 0 4

P7 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 1 3 0 7

P8 3 2 2 0 0 0 1 1 1 1 0 0 0 3 1 1 16

P9 3 1 1 2 1 0 3 3 0 3 2 0 3 3 3 3 31

P10 3 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 2 0 8

P11 3 0 0 0 0 0 0 2 1 1 3 0 3 2 1 1 17

P12 3 1 1 0 0 1 2 1 1 0 1 0 3 0 1 0 15

P13 3 0 0 0 0 0 0 2 2 0 2 0 2 0 0 0 11

P14 3 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 3 0 2 0 1 13

P15 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 3 11

P16 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3 7

P17 3 0 0 0 0 1 0 0 2 0 2 1 0 2 3 0 14

X 28 12 10 9 8 16 17 11 13 3 13 15 4 16 27 22 19

Paso número 6.

Cuadrante vester

Paso número 6.Árbol de problemas

Problema central

Prob

lem

as

Activ

os

Prob

lem

as

Pasiv

os

Problema crítico

Árbol de problemas

Objetivo General

Árbol de objetivos

Crecimiento de la minería informal/ilegal

Contaminación deaguas

Destrucción de suelos y vegetación

Migración desordenada de trabajadores

Conflictos y problemas sociales locales

Presencia local de diferentes actores “irregulares”

Debilidades en la legislación;¿artesanal, informal, ilegal?

Abundancia de oro en Colombia

Abundancia de personas desempleadas

¿“Contubernio”? entre minerasformales y mineros informales

Afectaciones a la salud humana y animal

Degradación ambiental en general

Destrucción de medios de vida sostenibles(agricultura, pesca, aprovechamiento forestal)

Degradación general de la calidad de vida

Buenos precios mundiales del oro

Intereses políticos locales

Falta de control por parte del Estado

Estado centralizado y de limitada presencia en la periferia

Historia política del país

Fuerte inequidad económica y social en la población

Poca participación ciudadana en gobierno regional y local

Corrupción y nepotismo en sector privado

Corrupción y clientelismo en sector público

Bajos niveles de educación

Matriz de marco lógico

Matriz de resultados

Identificación diseño o formulación detallada

1. El diseño comienza con la estructuración del marco lógico

El marco lógico debe continuar asegurando la relevancia del proyecto pero también su factibilidad

Un buen proyecto debe ser relevante y factible; no basta con la una o la otra calidad

DESPUÉS de hacer la matriz de marco lógico se puede proceder a elaborar el resto del documento/propuesta de proyecto:

descripción de actividades y plan global de trabajodefinición de insumos necesariosel presupuestootras partes del documento según el formato en uso, por ejemplo: antecedentes, justificación,

descripción de la organización, comentarios sobre riesgos……

Lógica de intervención Descripción Indicadores objetiva-

mente verificablesFuentes de verificación Supuestos

Matriz de marco lógico



Objetivo generalImpacto

Objetivo(s) del proyectoResultado(s)

Productos

Actividades

Objetivo general Impacto El Objetivo General es el de más alto orden jerárquico, al cual el objetivo de un proyecto contribuye de forma parcial. Especifica el impacto esperado a largo plazo. Al definir la intencionalidad del proyecto, establece la razón por la cual el proyecto se ejecuta. Ejemplo: gobierno local más ordenado, eficiente, efectivo y transparente para justicia social.

OJO! Un proyecto se diseña con un objetivo general y termina teniendo un impacto. Los impactos pueden ser los deseados o previstos en el objetivo, pero también puede haber impactos imprevistos.

Los impactos pueden ser positivos o negativos; los impactos negativos serían por supuesto imprevistos

Objetivo del proyecto Resultado previsto

… describe QUÉ es lo que el proyecto espera alcanzar por si mismo. En los proyectos de desarrollo, el Objetivo del Proyecto a menudo describe un estímulo que busca generar un cambio de comportamiento en los beneficiarios.

Si el proyecto se diseña para proveer a un grupo de ciudadanos con nuevos conocimientos y destrezas (capacitación, asesoramiento), entonces el Objetivo del Proyecto define qué harán ellos con sus nuevas destrezas e insumos (por ejemplo, tener mayor participación e incidencia en el gobierno local).

Productos (planificados) Productos (producidos)El cumplimiento del objetivo del proyecto exige la entrega de unos Productos tangibles, observables, medibles. Estos constituyen los términos de referencia del proyecto, para los cuales el proyecto recibirá recursos. Son bienes, servicios u otros elementos a ser alcanzados a través de series de actividades o tareas y de la eficiente administración de los insumos. Ejemplo: 100 ciudadanos capacitados en legislación y administración municipal.

RESULTADOS

Impacto

Resultados

Productos

Actividades

Insumos/Recursos

Confusión de términos

IMPLEMENTACIÓN RESULTADOS

Insumos Actividades Productos Resultados Impacto

Fondos, asistencia técnica y otros tipos de recursos movilizados para producir productos específicos

Medidas tomadas o trabajos realizados para convertir insumos en productos

Los bienes o servicios que surgen de la realización de las actividades

Los efectos en el corto o mediano plazo de los productos del proyecto; cumplimiento del objetivo del proyecto

Efectos positivos o negativos de largo plazo que el proyecto produce, directa o indirectamente, con o sin intención

Ejemplo

Recursos financieros, personal, etc.

Realizar una serie de talleres para población local para informar y concientizar sobre el proceso de paz

1000 personas formadas y con mayor capacidad para participar racional-mente como votantes y candidatos en las elecciones municipales

Menos ausentismo en las elecciones y más presencia de alcaldes y concejales prepa-rados y con actitudes y aspiraciones pro-paz en los gobiernos municipales

+ Iniciado un proceso de afianzamiento de una paz sostenible con justicia social - Incremento temporal de conflictos de poder local

Cadena de resultados

Objetivo generalImpacto ¿Para qué? Razón de ser del proyecto

Objetivo del proyectoResultados previstos ¿Qué? Lo que el proyecto en sí mismo deber lograr

Productos ¿Mediante qué? Lo que el proyecto tangiblemente debe producir para lograr el objetivo

Actividades ¿Cómo? ¿Haciendo qué?

Insumos ¿Con qué?



ImpactoMenos accidentes

Menos víctimasMayor puntualidad

Resultados

Productos

Actividades





ResultadosConductores cumplen con leyes de tránsito

Buses en mejor estado

Productos

Actividades





ResultadosConductores cumplen con leyes de tránsito


Pasajeros observan paradasSalario fijo a los conductores

Productos

Actividades





ResultadosConductores conocen bien leyes de tránsito



Productos

Nuevo programa de capacitación

Nuevas reglas de revisión automotor

Actividades








ProductosNuevo programa de

capacitaciónNuevas reglas de

revisión automotor

Empresas de transporte invierten en mejoría de conductores y buses

Actividades










revisión automotor

Empresas de transporte invierten en mejoría de conductores y buses

ActividadesDiseñar nuevos

programas y reglasAplicarlas en escuela y

taller




Menos víctimas gravesMayor puntualidad

Número de accidentes y heridos se reduce 50%

en dos añosRegistros de policía

y hospitales






revisión automotor

Empresas privadas de transporte invierten en mejoría de sus empleados



taller

Autoridades de tránsito apoyanSe expide reglamentación







y hospitales



Calificaciones dadas para licencias mejoran 25%Casos de pérdida de

frenos se reducen 90%Registros de policía




revisión automotor




taller

Autoridades de tránsito apoyan Municipio mejora calles







y hospitales



Calificaciones dadas para licencias mejoran 25%Casos de fallas técnicas

se reducen 90%Registros de policía




revisión automotor

Existe nuevo currículum en uso

Existen nuevas reglas y talleres mecánicos

Observación directa




taller







en dos añosRegistros de policía y

hospitales

ResultadosConductores conocen bien

leyes de tránsitoBuses en mejor estado

Calificaciones dadas para licencias mejoran 25%Casos de fallas técnicas

se reducen 90%Registros de policía



capacitaciónNuevas reglas de revisión

automotor

Existe nuevo curriculum en uso

Existen nuevas reglas y talleres mecánicos

Observación directaEmpresas privadas de transporte invierten en mejoría de sus empleados

ActividadesDiseñar nuevos programas

y reglasAplicarlas en escuela y

taller

Verificación de cumplimiento de planes operativos; monitoreo


Hay que distinguir entre productos y resultados en esta terminología

Productos deben ser observables, tangibles;existen o no existen – no habría duda

Resultados esperados y logrados pueden ser más difíciles de

determinar,pueden ser más o menos específicos, más o menos buenos (dependen más

de factores externos)

NUNCA hay un proyecto con solo UN marco lógico correcto

SIEMPRE hay marcos lógicos más o menos lógicos y realistas

IndicadoresSEÑALES que ayudan a medir el cambio en términos de cantidad, calidad y puntualidad.

¿Está producido el producto A en el momento previsto? ¿En el número requerido de ejemplares? ¿Con el debido peso y la vida útil necesaria?

INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES

Indicadores que demuestran en términos concretos los resultados obtenidos. Diferentes observadores llegarían a la misma conclusión respecto de la situación en cuanto a las realizaciones.

Ejemplo: el número de ciudadanos informados sobre el procesode paz (productos); número de nuevos alcaldes y concejales elegidos, favorables a la paz y a la participación ciudadana en el gobierno local (resultado); encuestas y evaluaciones demuestran que gobierno local es efectivo en reducir conflictos y en el desarrollo local socio-económico (impacto).

Características de un buen indicador:

Cadena deCadena de resultados Teoría de cambio:De productos a resultados

Posibles indicadores

RESULTADO Mejores medios de vida y mayor estabilidad social en región X

− % de cambio en número de lugares seguros− Número de incidentes violentos entre grupos, desagregado por tipo de disputa

PRODUCTO 1

Fortalecidas las relaciones económicas entre grupos en conflicto

Mayor interés en paz desde el punto de vista económico

Si construimos relaciones económicas y sociales que cruzan líneas de conflicto, entonces la gente va a percibir beneficios concretos y tangibles de la colaboración y creer que van a sufrir pérdidas económicas de un conflicto continuado; reconocerán mayor valor en cooperación que en conflicto con adversarios

− Número de mujeres que entregan sus productos en comunidades donde hay una historia de desconfianza− % de encuestados que reportan beneficio económico de interacción con grupo opositor− Costo económico de conflicto percibido por miembros de la comunidad (alto, medio, bajo)

Cadena deCadena de resultados Teoría de cambio:De productos a resultados

Posibles indicadores

PRODUCTO 2Mejores medios de vida para poblaciones en riesgo de conflicto

Si mejoramos los medios de vida de poblaciones en alto riesgo en regiones de alto riesgo, entonces habrá mayor estabilidad porque distintos grupos serán menos propensos a recurrir a actos de violencia como un forma de tener acceso a recursos limitados

− Número de encuestados que reportan acceso a mejores oportunidades en cuanto a medios de vida

PRODUCTO 3Fortalecidos mecanismos locales de mitigación y resolución de conflictos

Si fortalecemos mecanismos locales de manejo de conflictos entonces habrá una reducción de disputas porque la gente dispondrá de herramientas, capacidades y relaciones para eliminar posibles disputas de modo pacífico

− Número de disputas sobre recursos solucionado por comités de paz vs. total de disputas solucionadas pacíficamente- Número de individuos que mencionan los comités de paz entre los cinco actores principales en el área de resolución de conflictos

Tipo de objetivo/resultado Ejemplos de indicadores y medidasJóvenes pasan de actividades económicas ilegales a actividades legales

• Número de jóvenes que reportan dedicarse a agricultura y pequeños negocios lícitos

• Número de jóvenes que reportan dedicarse a minería ilegal o micro comercio de drogas

• Número de horas dedicadas a actividades legales e ilegalesImpacto positivo sobre tasas de empleo, ingresos y bienestar material entre jóvenes

• Ingresos actuales (ingreso neto por salarios o ganancias por agricultura o comercio)

• Niveles de ahorros y deudas• Índice de bienestar (calidad de vivienda, recursos importantes, tierras…)

Mayor calidad del vivir como ciudadano y más integración social de los jóvenes

• Participación comunitaria (p.ej. membresía en grupos)• Índice de relaciones familiares • Número de individuos que se han mudado de una comunidad a otra

durante los últimos 6 mesesMejor salud mental de los jóvenes • Síntomas auto reportados de estrés postraumático

• Síntomas auto reportados de depresión Menos agresividad y menor potencial para comportamiento violento

• Simpatía con soluciones violentas• Comportamiento hostil• Confrontaciones con líderes y policía

Planificación y gestión de los riesgos del proyectos

“Acepta los riesgos, toda la vida no es sino una oportunidad. El hombre que llega mas lejos es, generalmente, el que quiere y se atreve a serlo”

Dale Carnegie

Contenido

• Introducción. Caso básico Director eficaz vs Director ineficaz.• Gestión del riesgo al proyecto.• Diferencia entre Supuestos, riesgos y problema• Planificar la gestión del riesgo• Identificar los riesgos.• Análisis cualitativo del riesgo.• Planificar la respuesta a los riesgos.• Estrategias de respuesta a los riesgos.• Seguimiento y control al riesgo.

VS

¿Cómo identificamos un buen y un mal director de proyectos?

Gestión del riesgo al proyecto.

Incrementar la probabilidad e impacto de los eventos positivos

Decrecer la probabilidad de impacto de los eventos negativos

Los riesgos no son estáticos, van cambiando. Tanto el director del proyecto como el equipo re evalúan amenazas y oportunidades.

Un riesgo no tiene probabilidad de ocurrencia 0 o probabilidad de ocurrencia 100.

Riesgos y problemas

Riesgo:• Se ubica en el futuro• Es posible pero no es seguro que ocurra• Puede ocasionar perdida• Sus efectos potenciales cambian con el tiempo.

Problema:• Es una situación que ya se manifestó• Es un riesgo que ya se ha materializado

Ojo: Factor de incertidumbre es clave¡

Planificar la gestión del riesgoEs el proceso que nos permite definir como se realizan las actividades de gestión de riesgo de un proyecto. Este contiene elementos como:

Metodología• ¿Como se hará?

Roles y responsables• ¿Quién hará que?

Categorías de riesgo•Externo•Interno•Técnico•Imprevistos

Probabilidad e impacto• Como se percibe el riesgo.

Tolerancia al riesgo• Análisis de como los actores perciben el

riesgo

Acciones de seguimiento• La forma como el riesgo será auditado

Identificar los riesgos.• Es un esfuerzo que debe involucrar a todos los interesados en el proyecto.• Es un proceso iterativo que se analiza en cada etapa de ejecución del

proyecto.

Tormentas de ideas

Técnica Delphi

Análisis de causa raíz

Lista de control

Identificar los riesgos.• Deben ser documentados.• Debe presentarse así:

Dado que…

• Describir una condición

Entonces

• Indicar la posibilidad

Consecuencia

• Describir posibles efectos

Ejemplo: dado que el acceso al lugar es complicado, entonces puede presentarse inasistencia a los talleres programados, lo cual retrasaría el cronograma de capacitaciones.

Análisis cualitativo del riesgo.• Es un análisis subjetivo de los riesgos.• Esta orientado a determinar la importancia del riesgo

Probabilidad Impacto Exposición

Cada organización suele tener su sistema estándar de calificación de riesgos que facilite su entendimiento.

Análisis cualitativo del riesgo – Taller 1Una organización social que está evaluando un proyecto de incidencia política y social en la ciudad de Quibdó, asigna un puntaje de 1 a los impactos muy bajos aumentando hasta 10 para los impactos muy altos. Además, la organización ha definido la categorización de los riesgos según la siguiente tabla:

Muy bajo1

Bajo2

Moderado3

Alto5

Muy Alto10

Retraso de las actividades del proyecto(Dias) < 8 9 a 15 16 a 25 26 a 32 > 33

Disminución de financiación($) < 1% 2% al 5% 6% al 10% 11% al 20% > 21%

Disminución de la población objetivo(Deserción en numero de Personas) < 5 6 a 10 11 a 20 21 a 32

> 33

RiesgoImpacto

Factores climáticos pueden ocasionar demoras, el proyecto podría retrasarse 10 días. Estiman una probabilidad de ocurrencia Moderada.

Por el tipo de cambio los costos pueden verse afectados disminuyendo un 15%. Estiman una probabilidad muy alta de ocurrencia.

Baja preparación de los talleres podría desmotivar la participación. El proyecto podría perder 5 personas por taller. La probabilidad de ocurrencia es Moderada.

Con el anterior caso:

1, Clasifique los riesgos2, Pondere los riesgos3, establezca un orden de intervención de acuerdo a la priorización.

Muy bajo1

Bajo2

Moderado3

Alto5

Muy Alto10

1 - Muy baja2 - Baja3 -Moderada4 -Alta5 - Muy alta

Matriz de riesgo

ProbabilidadImpacto

Escala de priorización:0 – 5 = Baja prioridad6 – 21 = Prioridad mediaMayor a 22 = Alta prioridad

Solución:• El riesgo con puntaje 3

(Deserción), es de baja prioridad.

• El riesgo con puntaje 6 (Clima), es de prioridad media.

• El riesgo con puntaje 25 (cambio) es de alta prioridad, por lo que debería planificarse alguna acción prioritaria sobre el resto.

ProbabilidadMuy bajo

1Bajo

2Moderado

3Alto

5Muy Alto

10Muy Baja 1Baja 2Moderada 3 Deserción ClimaAlta 4Muy alta 5 Cambio

Impacto

ProbabilidadMuy bajo

1Bajo

2Moderado

3Alto

5Muy Alto

10Muy Baja 1Baja 2Moderada 3 3 6Alta 4Muy alta 5 25

Impacto

Planificar la respuesta a los riesgos.La planificación de la respuesta al riesgo consiste en desarrollar procedimientos y técnicas que permitan mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas que inciden sobre los objetivos del proyecto.

Estrategias de respuesta a los riesgos.

Riesgos (-)

Evitar

Transferir

Mitigar

Aceptar

Oportunidades (+)

Explotar

Mejorar

Compartir

Aceptar

Estrategias de respuesta a los riesgos. – Taller finalEn la Tabla a continuación marque la estrategia de respuesta al riesgo que se implementó en cada caso.

Descripción EstrategiaSe eliminó uno de los resultados esperados en el proyectoSe ha diseñado un protocolo de respuesta contra amenazas a la seguridad de los lideres del proyecto.Se han conformado redes de organizaciones sociales para fortalecer el proyecto y aumentar la participación.Se delegó la responsabilidad de la seguridad del evento a la policia nacional y cuerpos de seguridad.Por amenazas a la organización se han instalado camaras y sistemas de alarmas en las diferentes sedes y lugares de los eventos.Se ha hecho una reserva de gestión para la proxima vigencia por un valor de $25.000.000. Esto debido a que el tipo de cambio fue positivo. Se han contratado expertos pedagogos en temas sociales para dismimuir la deserción en los talleres.

Solución:Descripción Estrategia

Se eliminó uno de los resultados esperados en el proyecto Evitar

Se ha diseñado un protocolo de respuesta contra amenazas a la seguridad de los lideres del proyecto.

Aceptar

Se han conformado redes de organizaciones sociales para fortalecer el proyecto y aumentar la participación.

Compartir

Se delegó la responsabilidad de la seguridad del evento a la policia nacional y cuerpos de seguridad.

Transferir

Por amenazas a la organización se han instalado camaras y sistemas de alarmas en las diferentes sedes y lugares de los eventos.

Mitigar

Se ha hecho una reserva de gestión para la proxima vigencia por un valor de $25.000.000. Esto debido a que el tipo de cambio fue positivo.

Mejorar

Se han contratado expertos pedagogos en temas sociales para dismimuir la deserción en los talleres.

Explotar

Seguimiento y control al riesgo.

• Monitorear la aparición de disparadores• Actualizar los planes de respuesta• Validar supuestos• Reevaluar probabilidad e impacto

Identificados

• Identificarlos• Analizarlos• Incluirlos en el plan de manejoNuevos riesgos

Se recomienda además:• Evaluar la efectividad del plan de gestión• Hacer reuniones de estado del proyecto

Conclusión.

Ejecución de proyectospara lograr resultados

eficientemente

Planificación operativa

PLAN OPERATIVO ANUAL 2016

RESULTADO PREVISTO A FIN DE

PERÍODOACTIVIDAD TAREA

TIEMPO

RESPONSABLE RECURSOLINEA

PRESU-PUESTO

COSTOComienza Termina

Mayor y mejor participación y control ciudadana en el gobierno local; existe un grupo de veeduría en función

Capacitar 50 ciudadanos en legislación municipal; Ley 1551 de 2012.

Elaborar material y programa para la capacitación Organizar el evento

Enero Febrero

Marzo Marzo

Doctor Zutano Jefe adminis-trativo de la Fundación

Consultor externo por 3 meses Alquiler de local, refrigerios

1.7 Consulto-rías cortas 4.2 Reuniones

15.000.000 300.000

Organizar un grupo de veeduría municipal

Seleccionar miembros del grupo de entre los capacitados Realizar primera inspección de la ejecución del presupuesto municipal

Abril Junio

Mayo Junio

Director Ejecutivo de la Fundación Coordinador del proyecto

Transporte y locales para reuniones en diferentes corregimientos Grupo de veedores

4.2 Reuniones 5.1Transporte

300.000 250.000

Monitoreo o seguimiento continuo de:

actividades; productos;avance hacia resultados previstos e impacto

Seguimiento presupuestario

Control de gastos

Dirección Administración

Revisar y ajustar planes de trabajo y presupuesto cuando sea necesario

Leer,conocer en detalle,cumplir con acuerdos

suscritos con financiadores

Rendición de cuentas

Apropiación: Los socios nacionales configuran sus propias políticas de desarrollo y estrategias y procesos con sus parlamentos y electorados Alineación: Los países donantes se unen en apoyo de la apropiación nacional y aprovechan los sistemas del país receptor para implementar la ayuda. Armonización: Los países donantes coordinan, simplifican procedimientos y comparten información para evitar la duplicación. Resultados: Tanto los socios nacionales como los donantes se enfocan en lograr impactos reales y mensurables al mismo tiempo que vigilan el avance de la ayuda. Mutua responsabilidad. Los socios nacionales y los donantes son solidariamente responsables de la realización de las metas de desarrollo.

Cómo hacer un Plan Operativo Anual

POA

Un POA esun instrumento importante para la gestión al permitir y facilitar la ejecución de un proyecto o un plan de varios años de duración, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la administración eficaz de los recursos y la adecuada ejecución del presupuesto.

¿Quién hace qué, cuándo, cuánto cuesta?¿Qué se hace primero, qué se hace después?¿Se puede hacer B sin antes haber hecho A?¿Qué se puede hacer simultáneamente?

¿Qué información debe estar en el POA?

Contenido del POA y su secuencia de definición

1. El/los resultado(s) a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.


1. El/los resultado(s) a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado. 2. Los productos a realizar para lograr el/los resultados


1. El/los resultado(s) a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado. 2. Los productos a realizar para lograr el/los resultados

3. Las actividades a ejecutar para producir los productos


1. El/los resultado(s) a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado. 2. Los productos a producir para lograr el/los resultado(s)

3. Las actividades a realizar para producir los productos4. Las personas responsables de cada actividad



3. Las actividades a realizar para producir los productos

4. Las personas responsables de cada actividad

5. Los recursos necesarios y los recursos disponibles



3. Las actividades a realizar para producir los productos

4. Las personas responsables de cada actividad

5. Los recursos necesarios y los recursos disponibles6. Cronograma, considerando las actividades definidas y los recursos disponibles

El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada.

Debe ser un instrumento corto, ágil, sencillo. Mientras más largo, menos se usa.

Las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos e interiorizados en todos los niveles de la organización.

El POA debe tener un seguimiento formal por lo menos trimestralmente. Eso implica que se deben definir las instancias responsables del seguimiento del plan.

Se tienen que hacer reuniones y juntas donde se definan conjuntamente algunos aspectos de la planificación.

Hay que llenar formatos.

Hay que dar cuentas de lo realizado: de lo que ha salido bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se ha podido hacer.

Planificación operativa

PLAN OPERATIVO ANUAL 2016

RESULTADO PREVISTO A FIN DE PERÍODO ACTIVIDAD TAREA

TIEMPO

RESPONSABLE RECURSO LINEA PRESU-PUESTO COSTOComienza Termina

Mayor y mejor participación y control ciudadana en el gobierno local; existe un grupo de veeduría en función

Capacitar 50 ciudadanos en legislación municipal; Ley 1551 de 2012.

Elaborar material y programa para la capacitación Organizar el evento

Enero Febrero

Marzo Marzo

Doctor Zutano Jefe administrativo de la Fundación

Consultor externo por 3 meses Alquiler de local, refrigerios

1.7 Consulto-rías cortas 4.2 Reuniones

15.000.000 300.000

Organizar un grupo de veeduría municipal

Seleccionar miembros del grupo de entre los capacitados Realizar primera inspección de la ejecución del presupuesto municipal

Abril Junio

Mayo Junio

Director Ejecutivo de la Fundación Coordinador del proyecto

Transporte y locales para reuniones en diferentes corregimientos Grupo de veedores

4.2 Reuniones 5.1Transporte

300.000 250.000

Sistema de monitoreo y evaluación

Como parte esencial de la estrategia de intervención, se contempla el monitoreo y evaluación de los proyectos para establecer sobre bases sólidas sus avances y logros, tanto a nivel de procesos y productos como de resultado y efecto. Para ello se requiere contar con Sistemas de M&E para los proyectos (SM&E), especialmente cuando éstos se desarrollan de acuerdo al Enfoque de Gestión por Resultados (EGR).

Gestión en función de los resultados. La gestión en función de los resultados mira hacia adelante, centrándose en lo que hay que lograr utilizando la información sobre los progresos inteligentemente para evaluar lo que puede hacerse para lograr los resultados.

Asegurar que el M&E de los resultados (informes/reportes) sea simple y eficaz en función de los costos y tan fácil de utilizar como sea posible.

En todas las fases centrar la atención en los resultados. No centrarse solamente en los recursos, las actividades y los productos, ya que éstos son una vía necesaria para alcanzar los resultados y los efectos.

Ajustar la programación, el monitoreo y la evaluación, teniendo en cuenta los resultados esperados que se han acordado.

“Ayuda memoria”

Preguntas quía Partes del documento de proyecto

¿Por qué? Análisis de contextoJustificación

¿Para qué? Objetivo general; impacto esperado

¿Qué? Objetivo del proyecto; resultado esperado

¿Mediante qué? Productos del proyecto

¿Cómo? Actividades; organización

¿Con qué? Insumos; presupuesto

Para elaborar una buena propuesta o documento de proyecto

recuerda lo siguiente:

Observar concienzudamente cualquier formato que un eventual financiador haya entregado

Por lo tanto, lea bien cualquier instrucción

No escriba textos más largos de lo necesario

Lo que cuenta es la calidad y la utilidad de la información que el documento da – NO el número de páginas

Procure organizar el texto de la mejor manera posible: • secuencia lógica del material (“hilo rojo”); • evitar repeticiones de las mismas informaciones

en varios lugares;• si un formato dado contiene capítulos no aplicables a su proyecto,

indíquelo con alguna explicación; NO lo deje vacío

Un buen diseñador de proyectos no es necesariamente un buen escritor o editor; en cualquier caso deje a alguna otra persona leer el documento antes de presentarlo a un financiador

La apariencia estética de un documento de proyecto es también importante. A un lector/evaluador le gusta más leer un documento prolijo y nítido que leer uno descuidado

Corregir errores de ortografía o mecanografía; usar el programa de revisión ortográfica de su computadora

Sea consistente en el uso de estilos y tamaños de letras, espacio entre líneas y párrafos, etc.

Nunca usar abreviaciones o siglas sin explicarlas la primera vez que aparecen en el texto; en el mismo texto o en nota a pie de página

Siempre numerar páginas

Gestión de proyectos basada en resultados

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