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Héctor Sanín - Consultor ILPES

Gestión de Proyectos

C U R S O I N T E R N A C I O N A L

Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©

Tercera regla

Organice la Unidad Ejecutora


Pasos para el disePasos para el diseñño de la o de la OrganizaciOrganizacióón del Proyecton del Proyecto

1.Identificar el trabajo a realizar (Componentes y Actividades del ML)

2.Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto3.Definir responsabilidades, delegaciones y

autorizaciones (“empowerment”)4.Establecer relaciones entre grupos de

trabajo5.Definir inserción institucional


Verificación SupuestoIndicador

Fin

Propósito

Componente

Actividad

Pasos para el diseño organizacional del proyecto1. Identificar trabajo: Componentes y Actividades del ML

Concepto

Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación

REFERENCIABASICA PARAORGANIZACIÓN


MACROACTIVIDAD 1

Actividad1 Actividad 2 Actividad3

MACROACTIVIDAD 2

COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3

PROYECTO

* Work Breakdown Structure (WBS)

Pasos para el diseño organizacional del proyecto2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP*


* Work Breakdown Structure (WBS)

Pasos para el diseño organizacional del proyecto2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP*

La organización interna del proyecto es la conjugación de:

? Componentes sustantivos? Componentes de gestión o de apoyo

? Los componentes sustantivos se derivan del ML.? Los componentes de gestión generalmente se

aglutinan en un componente adicional denominado “GERENCIA” o “GESTIÓN”


Pasos para el diseño organizacional del proyecto3. Asignar responsabilidades

Caso: Construcción Parque Comunal

DOTACION

EQUIPO

MATERIALES

MANO DE OBRA

RECURSOSE INSUMOS(Secretaria)

HACER HOYOS

TRAER PLANTAS

PLANTAR

JARDINERIA(Jardinero)

DRENAJE

CONSTRUCCION

INSTALACION

ACABADO

OBRAS-JUEGOSMaestro

PROMOCION

CAPACITACION

EDUCACIONCOMUNITARIA

(Trabajadora Social)

OBJETIVO:CONSTRUCCION

PARQUE COMUNALRESPONSABLE: GERENTE

Combinación de 2 criterios de organización: * Por producto (por componentes)+ Funcional (por actividades afines)


Relaciones internas?Interdependencia de las actividades?Funciones de apoyo?CoordinaciónRelaciones externas?Grupos de apoyo?Contrataciones?Supervisión

Pasos para el diseño organizacional del proyecto

4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo


Pasos para el disePasos para el diseñño organizacional del proyectoo organizacional del proyecto

5. 5. InserciInsercióón institucionaln institucional

MODALIDADES DE ORGANIZACIMODALIDADES DE ORGANIZACIÓÓN E INSERCIONN E INSERCION

?Organización por Proyecto?Organización Matricial?Organización Combinada

Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j

Dirección Superior


OrganizaciOrganizacióón por Proyecton por Proyecto

Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto

Dirección Superior

Asignación de tareas específicas al proyecto dentro de la Organización


OrganizaciOrganizacióón Matricialn Matricial


Dirección Superior

Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto y de tareas de las Areas Funcionales de la Organización


OrganizaciOrganizacióón Combinadan Combinada


Dirección Superior

Se dota al proyecto de su propia capacidadY se complementa con ser vicios de áreas funcionales


COMPONENTE 1

ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN CLN CLÁÁSICASICA

ACTIVIDAD 1.1

Proyecto(UE)

ACTIVIDAD 1.2

ACTIVIDAD 1.3

COMPONENTE 2

ACTIVIDAD 2.1

ACTIVIDAD 2.2

ACTIVIDAD 2.3

COMPONENTE 3

ACTIVIDAD 3.1

ACTIVIDAD 3.2

ACTIVIDAD 2.4

APOYO•Administrativo•Logístico•Financiero

¿Cuáles son laslimitaciones

de este tipo derepresentación

“organigramática”?

©GERENCIAL LTDA


COMPONENTE 1

Limitaciones de la estructura Limitaciones de la estructura ““organigramorganigramááticatica de UEPde UEP””

ACTIVIDAD 1.1

Proyecto(UE)

ACTIVIDAD 1.2

ACTIVIDAD 1.3

COMPONENTE 2

ACTIVIDAD 2.1

ACTIVIDAD 2.2

ACTIVIDAD 2.3

COMPONENTE 3

ACTIVIDAD 3.1

ACTIVIDAD 3.2

ACTIVIDAD 2.4


Propicia jerarquizacióny autoritarismo

Facilita el“compartimento

estanco”:Componentesno conversan

No induce a Trabajo en equipo

Impide visualizarLas relaciones

internas

No aportainformaciónsobre actores

externos

No induce a lagestión externa

Limita laCoordinacióny la delegación

Otros:

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PROYECTO(UCP)

GerenciaSuperior

BANCO

BENEFICIARIOS COMPONENTES

ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN RELACIONALN RELACIONALpara Seguimiento, Gestipara Seguimiento, Gestióón y Comunicacin y Comunicacióónn

GestiónInterna

Gestión Externa

CONTRATOS

Apoyo

Demandas

Control

Entidades p úblicas

CONTRATISTAS

INVOLUCRADOSSOCIEDAD

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CONCEPCICONCEPCIÓÓN RELACIONALN RELACIONAL

Un buen diseño del mapa organizacional contempla:? Identificar los actores clave, internos y externos? Especificar los actores clave, identificar,

personificar la relación (desagregar categorías muy amplias o genéricas)

? Precisar el tipo de relación (demanda, apoyo, control, comunicación, coordinación)

©GERENCIAL LTDA


ORGANIZACIORGANIZACIÓÓN RELACIONALN RELACIONAL

GERENCIA DE COMPONENTEGERENCIA DE COMPONENTENNÚÚCLEO DE GESTICLEO DE GESTIÓÓNN

SUBCOMPONENTE 1

PROGRAMA(UE)

ACTIVIDAD 1.1

ACTIVIDAD 1.2

COMPONENTE 1 COMPONENTE j


CONTRATO

SUBCOMPONENTE k

CONTRATISTA

AGENTESEXTERNOS

INVOLUCRADOSSOCIEDAD

©GERENCIAL LTDA


DiseDiseñño de la organizacio de la organizacióón del n del proyectoproyecto

Principios orientadoresPrincipios orientadores? Temporal? Flexible, versátil y relacional? Agilidad en la toma de decisiones? Énfasis en control de gestión sobre la ejecución

contratada? Dimensión correspondiente con naturaleza y

alcance gerencial? Maximizar objetivos del Proyecto y de la

Entidad Matriz

Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j

Dirección Superior


Las 12 Reglas de Oro del Gerente de ProyectoLas 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto©©

Tercera regla:Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones

EjercicioTrabajo en Grupos

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