GESTIÓN DEL RIESGO OPERATIVOEstrategia Antifraude

Banco de la república

Gerencia ejecutiva

Subgerencia de Gestión de riesgo operativo

Departamento de gestión Riesgos y Procesos

Versión 3.0 Enero 2015

OBJETIVO ESTRATEGIA ANTIFRAUDE

El objetivo de la Estrategia antifraude es impulsar una culturade prevención, detección y respuesta basada en el principiode “cero tolerancia” hacia la comisión de actos ilícitos ysituaciones de fraude y en la aplicación de los principios deconducta y comportamiento responsable de todos losdirectivos y empleados del Banco de la República.

Tres razones que justifican la gestión proactiva del riesgo de fraude:

Porque existe riesgo inherente de fraude en la generación de

productos y prestación de servicios del Banco debido a la naturaleza

de éstos.

Para prevenir, detectar y responder

oportunamente.

Para mantener los mayores niveles de

excelencia y transparencia en la

gestión del Banco de la República.

Esquema de la estrategia antifraude

EMPLEADO BRBienes de carácter privado / terceros

PRIVADO

Calidad de Particular

Bienes de carácter público

Actividades Relacionadas con el

Cargo

Calidad de Servidor Público

Actividades no relacionadas con el

Cargo

PÚBLICO

Estatuto Anticorrupción

Banco de la República Ley 31

de 1992

Código Penal Colombiano Ley

599 del 2000

Código Disciplinario

Único Ley 734 de 2002

Código de Procedimiento

Civil Colombiano

los empleados del Banco de la República pueden ser juzgados como particulares o como

servidores públicos dada su naturaleza especial

Marco contextual

DGRP - 2012

Taxonomía de fraude banco de la república

Marco contextual

DGRP - 2012

Triángulo del FraudeMarco contextual

DGRP - 2012

Gestión Antifraude

Personas

TecnologíaProcesos

• Calidad del Recurso Humano• Fortalecimiento de Valores• Procesos de selección• Cultura• Clima laboral

• Sistema de control interno

• Sistema de Gestión del riesgo

• Normatividad• Auditorías• Proceso de

mejoramiento• Sistema de Gestión

de Continuidad

• Modernización y tecnificación

• Seguridad electrónica • Sistemas de información• Seguridad informática• Impulso a medios

electrónicos

Marco contextual

DGRP - 2012

El Banco de la República aplica el principio de “Cero Tolerancia” hacia la comisiónde toda práctica fraudulenta, corrupta o colusoria en desarrollo de sus actividadesu operaciones .

Fraudulenta

Acción u omisión, incluida la falsa declaración, contraria a la verdad y a la rectitud, por la quedeliberadamente se induzca o pretenda inducir a error a otra persona a fin de obtenerbeneficio indebido, o de eludir una obligación.

Corrupta

Colusoria

Acto de ofrecer, dar, recibir o solicitar directa o indirectamente cualquier cosa de valor parainfluir indebidamente en la actuación de otra parte, o bien la tentativa de actuar de esa forma.

Acuerdo entre dos o más partes que tenga una finalidad indebida, lo que puede incluir, entre otras cosas, influir indebidamente en la actuación de otra parte.

Política antifraude

Colusoria

políticas

DGRP - 2012

Política antifraude

• La transparencia del Banco debe reflejarse en todas las actuaciones y decisiones desus empleados acorde con el código de conducta de la Institución.

• Los responsables de las áreas deben conocer y evaluar el riesgo de fraude en losprocesos a su cargo para fortalecer el sistema de control interno.

• Los empleados del Banco de la República deben informar los casos de fraude,efectivo o presunto, o de tentativa de fraude a través de los medios que seespecifiquen.

• Todas las denuncias serán tratadas de manera confidencial y se reservará la identidaddel denunciante si así lo solicita. Además, se tomarán las medidas administrativas aque haya lugar para preservar el entorno laboral del denunciante.

• Se investigarán los eventos de fraude, presunción de fraude, tentativa de fraude odeshonestidad, procediendo en forma imparcial, justa y minuciosa, tomando lasmedidas administrativas y/o disciplinarias de acuerdo con los resultados.

• Mejorar el sistema de control interno con las lecciones aprendidas

Directrices

políticas

DGRP - 2012

Gobierno Estrategia Antifraude

Consejo de Administración

Comité de Riesgo Operativo y Continuidad

Subgerencia General de Servicios Corporativos –Subgerencia de Gestión de Riesgo Operativo

Empleados

Terceros

Directivos de área

políticas

Órganos de control Interno y Externo

Estrategia antifraude

La Estrategia Antifraude tiene tres componentes principales orientados a romper eltriángulo del fraude que son la prevención, la detección y la respuesta.

Los objetivos específicos de la estrategiaAntifraude son:

• Monitorear y disminuir la presión que, pordiversas causas, tienen los empleados pararealizar el fraude.

• Restringir oportunidades para que secometa fraude.

• Limitar la capacidad de racionalizar lasacciones fraudulentas.

DISUASIÓN

PREVENCIÓN

DETECCIÓN RESPUESTA

estrategia

estrategia Estrategia antifraude

Disuasión:Romper el triangulo del

fraudePrevención Detección Respuesta

Restringir la oportunidad

Fortalecimiento del SCI- Segregación de funciones- Principio de mínimo

privilegio Gestión de Riesgos Política de vacaciones

Auditorías Línea de denuncias Esquema de seguridad Reemplazo por

vacaciones

Estrategia de notificación y manejo

Investigación Completa Proceso disciplinario,

penal y/o laboral

Monitorear y disminuir la presión

Revisión periódica políticade equidad y competitividad en la compensación

Capacitación en manejo de finanzas familiares

Limitar la capacidad de racionalización

Código de ética y conducta Programa de fortalecimiento

de valores, clima organizacional y alineación modelo de competencias

Capacitación en:- Política anti fraude- Código de conducta- Capacitación en manejo definanzas personales y educación financiera

Lección aprendida –mejoramiento del SCI

Divulgación de los resultados de la estrategia anti fraude

DGRP - 2012

divulgación Avances estrategia antifraude2011

. Definición Estrategia Antifraude

. Aprobación Gobierno, políticas, principio, directrices y estrategia

. Encuesta de Clima Organizacional

DGRP - 2012

divulgación Avances estrategia antifraude2012

. Proyecto de Fortalecimiento de Valores.

. Requerimientos para desarrollar un sistema de información para la atención de denuncias.

. Ampliación del alcance del proyecto Línea Abierta (quejas, reclamos y felicitaciones) e incluir peticiones y denuncias de actos de corrupción para dar cumplimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

. Diseño del nuevo sistema de información para la página web del Banco.

. Normatividad

. Encuesta para empleados del Banco que permitió medir la percepción de la exposición al riesgo de fraude en la institución.

DGRP - 2012

divulgación Avances estrategia antifraude2013

.Divulgación de normatividad para el Sistema de Atención al Ciudadano

. Implementación de la herramienta de Atención al Ciudadano que incluye la gestión de peticiones y denuncias de actos de corrupción.

. Autoevaluación del Riesgo de Fraude (encuesta por servicio o producto que permitió generar un perfil de riesgo de fraude, las medidas de control y acciones pertinentes para su tratamiento).

. Semana del ROC (Riesgo Operativo y Continuidad) con énfasis en riesgo de fraude.

. Inicio del Proyecto de Fortalecimiento de Valores

. Se realizó una encuesta de Clima Organizacional

DGRP - 2012

divulgación Avances estrategia antifraude2014

• Se llevó a cabo una encuesta a las áreas que habían presentado mayor exposición a algún tipo de riesgo de fraude, para establecer el estado de las acciones tomadas.

• Se distribuyó la cartilla contentiva de la Estrategia Antifraude, durante el año se realizó su divulgación en las dependencias del Banco.

• Se capacitó un grupo de empleados en finanzas personales.

• Se realizó la personalización e implementación del sistema de información GRC para la gestión del riesgo en el Banco.

• Se desarrollaron los planes de acción en las diversas áreas y sucursales del Banco para el mejoramiento del clima según la encuesta de 2013.

• Se continuó con el proyecto de fortalecimiento de valores. Se realiza campaña “Seamos más - Dignidad Activa”.

DGRP - 2012

Autoevaluación

Objetivo

Dar cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) en cuanto a:

Establecer la probabilidad de ocurrencia de riesgos de fraude Conocer posibles medidas de tratamiento a implementar

Aspectos técnicos

Diseño y realización Evaluación de la percepción de todos los Directores (Bogotá) y Gerentes de Sucursales y Agencias Culturales responsables de la generación de productos o prestación de servicios acerca de la posibilidad de ocurrencia de riesgos de fraude

Universo Servicios BR

• Bogotá: 185 de 207

• Sucursales y Agencias Culturales: 185 de 192

Los resultados que arroja la evaluación son de tipo descriptivo y corresponden a la posible ocurrencia de eventos de fraudeaunque éstos nunca se hayan materializado.

divulgación

1. Identificación de productos y servicios.2. Especificación de taxonomía de riesgo de fraude.3. Definición de los cuatro niveles de probabilidad con base en potenciales

ocurrencias.4. Diseño y aplicación de encuesta de autoevaluación de percepción de riesgo de

fraude a cada producto o servicio identificado:• Identificar la aplicabilidad de las categorías de riesgo de fraude

para cada producto o servicio.• Valorar la posibilidad de ocurrencia de cada modalidad teniendo en cuenta

los controles existentes (percepción de ocurrencias potenciales).• Identificar si maneja información sensible y la posibilidad de que se haga

uso indebido de ésta.• Valorar la eficacia de los controles, ambiente de control y medidas de

monitoreo.• Seleccionar medidas potenciales de tratamiento que podrían aplicar.• Proponer medidas de tratamiento.

5. Consolidación de resultados y presentación de los mismos.6. Diseño del plan de gestión para 2014 basado en los resultados.

encuesta de autoevaluación de riesgo de fraude 2013

Metodología

divulgación

divulgación

* Se refiere a la participación sobre el total de servicios en los cuales aplica cada modalidad de Fraude

La gráfica muestra la percepción de lo que podría ocurrir, aunque no haya eventos registrados al respecto

En la gran mayoría de productos y servicios del Banco se percibe baja probabilidad de riesgo de fraude según la autoevaluación de 2013

1,4% 0,4% 0,4%3,4% 4,1% 0,4%

9,6% 7,2% 11,9%

85,6% 88,3% 87.3%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

MALVERSACIÓN DE ACTIVOS CORRUPCIÓN FALSEDAD EN DOCUMENTOS

Porcen

taje de prod

uctos o servicios

Categorías de riesgo de fraude

Porcentaje* de productos y servicios Vs el nivel percibido de probabilidad de fraude.

Baja

Media

Alta

Muy Alta

Resultados 2013

Hechos relevantes de la encuesta de autoevaluación de riesgo de fraude

• En la gran mayoría de productos y servicios del Banco se percibe baja probabilidad de riesgo de fraude según la autoevaluación de 2013.

• Los resultados hacen referencia a la percepción de lo que podría pasar, aunque nunca haya ocurrido.

• En muy pocos productos o servicios (menos del 1,4% del total), que porsu naturaleza están sujetos a riesgo de fraude, se identificó unapercepción de probabilidad “muy alta” de riesgo residual. Sin embargo,al analizar estos casos con detenimiento, se pudo concluir que dichapercepción estuvo sustentada en aspectos que podrían no comprometeral producto o servicio ni afectar significativamente la reputación delBanco. Por ejemplo el caso de apropiación de útiles de oficina.

divulgación

DGRP - 2012

Resultados 2013

Percepción de probabilidad de Riesgo de corrupción

• En el 88.3% de los productos o servicios generados por el Banco en losque aplica riesgo de corrupción, se percibe una probabilidad baja de esteriesgo.

• De todos los productos y servicios encuestados, solamente en dos de ellosse percibió una probabilidad muy alta en una sola modalidad de seisposibles : “Aceptar dádivas a manera de recompensa en desarrollo desus funciones”, la cual se percibió como posible en dos de los productos oservicios generados por el Banco asociado a dádivas de bajo valor:

– En agradecimiento cuando finaliza un trámite pensional

– Para que se permita el acceso de vendedores ambulantes a áreas del Banco con tránsito público.

divulgación

DGRP - 2012

Resultados 2013

Percepción de probabilidad de Riesgo de malversación de activos

• En el 85.6% de los productos o servicios generados por el Banco se percibe una probabilidadbaja de riesgo de malversación de activos (apropiación o uso indebido) y muy alta en el 1.4%de éstos, principalmente por:

– El uso de útiles, papelería o recursos tecnológicos empleados en la generación del producto o prestación del servicio.

– El manejo de efectivo en el recaudo por concepto de inscripción a servicios culturales y en servicios de tesorería tales como atención por ventanilla al público y clasificación, recuento y destrucción de billetes.

– El préstamo de libros sin carné

divulgación

DGRP - 2012

Resultados 2013

Percepción de probabilidad de Riesgo de falsedad en documentos

• En el 87.2% de los productos o servicios generados por el Banco se percibe una probabilidad baja de riesgo de falsedad en documentos y muy alta solamente en un producto:

– Alterar información contenida en cualquier documento expedido o emitido por el Banco (certificaciones, constancias, informes, etc.).

divulgación