GESTION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INFORME … · 2017-02-03 · Constitución Política de...

GESTION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INFORME EJECUTIVO

SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

CORTE A 30 DE DICIEMBRE DE 2015

Bogotá D.C., MARZO de 2016

INFORME DE PLAN DE MEJORAMIENTO POR

PROCESOS

Código: F-PDE-MPI-038 Fecha 12/08/2014 Versión: 1.2

2

INDICE

Página

1. ASPECTOS GENERALES 3

1.1 1.2

Objetivo General Objetivo Especifico

3 3

1.3 1.4

Alcance Base Legal

3 3

2. INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

6

2.1 Nivel desconcentrado –Delegaciones- 6

2.2 Nivel central –Macroprocesos- 14

3. IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES FALENCIAS 17

3.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones- 17

3.2 A nivel central –Macroprocesos- 18

4. CUMPLIMIENTOS



RECOMENDACIONES




PROCESOS


3

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 Objetivo General

Verificar la existencia de una cultura organizacional orientada al mejoramiento permanente de su función, a través de la formulación, implementación y seguimiento de acciones, para la eliminación o prevención de las causas de hallazgos, observaciones o no conformidades, aplicación de acciones preventivas y/o correctivas actuales o potenciales en las Políticas y en los distintos Procesos y Procedimientos de la Registraduría Nacional del Estado Civil – RNEC y organismos adscritos como el Fondo Rotatorio y el Fondo Social de Vivienda de la RNEC, reflejada en una gestión pública eficiente y eficaz en el manejo adecuado de los recursos públicos y en la prestación del servicio.

1.2 Objetivo Especifico

Dar a conocer la gestión y el mejoramiento continuo de los procesos desarrollada por los Macroprocesos, Registraduría Distrital y las Delegaciones Departamentales, a través de la metodología establecida por la Oficina de Control Interno, según Circular 267 de 2015, relacionada con el Seguimiento al Plan De Mejoramiento Por Procesos vigencia 2015. 1.3 Alcance

Al tenor del artículo 2 de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno ha verificado las actividades propias de cada uno de los procesos, a través de la asesoría, retroalimentación, mejoramiento continuo, de la evaluación y el seguimiento del Plan de Mejoramiento por Procesos de la Registraduría Nacional de Estado Civil, la revisión se realiza con corte al 30 de Diciembre de 2015. 1.4 BASE LEGAL: Constitución Política de Colombia.

NAGAS. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

Ley 87 de noviembre 29 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 152 de 1994. Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

Ley 130 de 1994. Por la cual se dicta el estatuto básico de los partidos y movimientos políticos y se dictan otras disposiciones.

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales


PROCESOS


4

atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras Entidades prestadoras de servicios.

Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

Decreto 2241 de 1986. Código Electoral Colombiano.

Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.

Decreto 2145 de 1999. Dicta normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades (Reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993).

Decreto 1537 de 2001. Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos del Estado y se precisa el rol que deben desempeñar las Oficinas de control Interno dentro de las Organizaciones Públicas.

Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión.

Decreto 1010 de 2000. Por el cual se establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005 y sus decretos reglamentarios.

Decreto 1151 de 2008. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en Línea.

Decreto 2641 de 2012. Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

Decreto 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Resolución 1891 de 2007. Por la cual se crea el Comité y los Órganos Institucionales para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Registraduría Nacional del Estado Civil, modificada por la Resolución 5766 de agosto 31 de 2009.

Resolución 8182 de 2008. Por la cual se adopta la red de Macro procesos y Procesos de la Entidad.

Resolución 8183 de 2008. Por la cual se adopta la Política de Administración de Riesgos y la guía de administración del Riesgo.

Resolución 8185 de 2008. Por la cual se adopta el manual de procedimientos de la Registraduría Nacional del Estado Civil y del Fondo Rotatorio de la RNEC.

Resolución 6149 de 2009. Por la cual se modifica la aplicación del Sistema de Control Interno en la RNEC. Modificatoria de la Resolución 2556 de 2001.

Resolución 2801 de 2011. Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión.

Resolución 7350 de 2012 de la CGR. Por la cual se establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – "SIRECI", que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuentas e Informes a la Contraloría General de la República.


PROCESOS


5

Resolución 6368 de 2011 de la CGR. Por la cual se adopta la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República.

Circular 111 de 2013. Modificación Circular 059 del 22 de mayo de 2008 - Por la cual se dan a conocer los procedimientos de atención de visitas de la Contraloría General de la República a las dependencias de la Entidad.

Circular 053 de 2009. Procedimientos Plan de Mejoramiento por Procesos, Acciones Preventivas y Correctivas, Control de Documentos y de los Registros en la RNEC.

Circular 042 de 2010. Modificación Circular No. 053 de 4 de junio de 2009, por la cual se da a conocer los "Procedimientos Plan de Mejoramiento por Procesos, Acciones Preventiva y Correctivas, Control de Documentos y de los Registros en la RNEC.

Y demás disposiciones sobre la materia.

http://intranet/GestionDocumental/Documentos/circulares/C_2008_059.pdf


PROCESOS


6

2 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS El Plan de Mejoramiento por Procesos recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoría Interna - Evaluación Independiente y las observaciones generadas en las auditorías de los funcionarios de la Oficina de Control Interno y de funcionarios con funciones de Control Interno de las Delegaciones Departamentales, así como de las observaciones que se generan en la Autoevaluación al Control y a la Gestión. Con corte a 31 de diciembre del año 2015, se realizó seguimiento al Plan de Mejoramiento por Procesos de las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital (Nivel desconcentrado) y los diez (10) Macroprocesos a nivel central. Se evidenció la existencia de un total de 185 metas de las cuales 151 metas corresponden al nivel descentralizado y 33 a los diez (10) Macroprocesos (nivel central) que conforman el Plan de Mejoramiento por Procesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC- las cuales provienen de los procesos de Evaluación Independiente de la OCI designadas como observaciones de la Oficina de Control Interno -OBOCI-, y de las observaciones de los responsables de los Macroprocesos, Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital en el proceso se Autoevaluación, designadas como Observación de Autoevaluación –OBAEV-. El porcentaje de participación de las observaciones de las Delegaciones con respecto al Plan de Mejoramiento corresponde a lo señalado en el siguiente cuadro: 2.1 Nivel desconcentrado - Delegaciones –

Delegación

cantidad de metas a

diciembre después de depuración

%

AMAZONAS 1 0,7%

ARAUCA 4 2,6%

ANTIOQUIA 1 0,7%

ATLANTICO 10 6,6%

BOLIVAR 9 6,0%

BOYACA 8 5,3%

CALDAS 2 1,3%

CAQUETA 2 1,3%

CASANARE 0 0,0%


PROCESOS


7

CAUCA 2 1,3%

CESAR 1 0,7%

CHOCO 6 4,0%

CORDOBA 7 4,6%

CUNDINAMARCA 1 0,7%

DISTRITAL 3 2,0%

GUAINIA 8 5,3%

GUAJIRA 12 7,9%

GUAVIARE 5 3,3%

HUILA 10 6,6%

MAGDALENA 5 3,3%

META 11 7,3%

NARIÑO 7 4,6%

NORTE DE SANTANDER 9 6,0%

PUTUMAYO 2 1,3%

QUINDIO 2 1,3%

RISARALDA 0 0,0%

SANTANDER 11 7,3%

SAN ANDRES 4 2,6%

SUCRE 1 0,7%

TOLIMA 3 2,0%

VAUPES 0 0,0%

VALLE 3 2,0%

VICHADA 1 0,7%

total 151 100,0%

Fuente: Plan de Mejoramiento Por Procesos OCI


PROCESOS


8


Al realizar el comparativo del total de observaciones entre el tercer trimestre de 2015 y el cuarto trimestre de 2015 de las Delegaciones, se evidencia una disminución de 36 metas en el segundo trimestre de 2015, con respecto a este corte de la vigencia del 2015, con un porcentaje de disminución del 19% en el Plan de Mejoramiento por Procesos, esto obedece a la inclusión de las observaciones o no conformidades, acciones preventivas y correctivas, producto de la Autoevaluación al Control y de la Gestión y a la exclusión de las metas que se cumplieron durante el cuarto trimestre. A continuación se presenta el gráfico comparativo del total de observaciones entre el tercer trimestre de 2015 y el cuarto trimestre de 2015 de las Delegaciones.

AMAZONAS; 1 ARAUCA; 4 ANTIOQUIA; 1

ATLANTICO; 10

BOLIVAR; 9

BOYACA; 8

CAQUETA; 2

CAUCA; 2

CESAR; 1

CHOCO; 6 CORDOBA; 7

DISTRITAL; 3

GUAINIA; 8

GUAJIRA; 12 GUAVIARE; 5

HUILA; 10

MAGDALENA; 5

META; 11

NARIÑO; 7

NORTE DE SANTANDER; 9

QUINDIO; 2 SANTANDER; 11

SAN ANDRES; 4

SUCRE; 1 TOLIMA; 3

VAUPES; 0 VALLE; 3

Distribucion general de metas con corte a 30 de diciembre del PMP Delegaciones despues de depuracion


PROCESOS


9


Avance y vencimiento de observaciones: Después de efectuado el seguimiento a las acciones de mejora se presentan un total 24 metas que se deben replantear con corte 31 de diciembre de 2015 por parte de las Delegaciones Departamentales, replanteamiento que debe ser sustentado por los señores Delegados, toda vez que son los responsables de los procesos y del cumplimiento de lo estipulado en la Circular 247 de 2015. En caso de que estén debidamente sustentadas en cuanto a las acciones que impidieron su ejecución efectiva; se permitirá el replanteo, en caso contrario de demostrar que el incumplimiento no está justificado, deberá remitirse a la Oficina de Control Disciplinario para lo de su competencia. De otra parte en el proceso de depuración se pudo evidenciar no solo el incumplimiento de las acciones sino la existencia de metas que no fueron debidamente soportadas y por lo tanto se debe proceder a su replanteamiento por parte de los responsables de los procesos.

total metas a septiembretotal metas a diciembre, despues de

depuración

Series1 187 151

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

me

tas

de

l se

guim

ien

to

Cumplimiento observaciones por trimestre año 2015


PROCESOS


10

En el siguiente cuadro se presentan las Delegaciones Departamentales responsables de las observaciones no cumplidas, bien por no justificación o por inefectividad.

Delegación

metas para replantear (vencidas en diciembre)

% no cumplidas diciembre

ANTIOQUIA 1 4%

CAUCA 2 8%

CHOCO 6 25%

CUNDINAMARCA 1 4%

DISTRITAL 1 4%

MAGDALENA 5 21%

NARIÑO 1 4%

PUTUMAYO 2 8%

SAN ANDRES 3 13%

TOLIMA 2 8%

total 24 100%


A diferencia del trimestre anterior analizado, se aumentó el incumplimiento pasando de 13 metas no cumplidas durante el tercer trimestre a 24 metas que presentan incumplimiento en el actual trimestre analizado, como son las Delegaciones de: Antioquia, Cauca, Choco, Cundinamarca, Distrital, Magdalena, Nariño, Putumayo, San Andres y Tolima. La Delegación que presenta mayor incumplimiento en la Delegación de Choco con el 25%, seguida de Magdalena con el 21%, San Andres con el 13 % y Cauca y Putumayo con el 8%, las restantes con el 4%.


PROCESOS


11


En el siguiente el gráfico incorporamos el comparativo del número de observaciones para replantear entre el segundo trimestre de 2015 y el tercer trimestre de 2015 de las Delegaciones.


A continuación cuadro mostramos las observaciones con corte a 30 de diciembre de 2015 que se encuentran en etapa de ejecución por parte de las Delegaciones

1 2

6

1 1

5

1 2

3

2

0

1

2

3

4

5

6

7

AN

TIO

QU

IA

CA

UC

A

CH

OC

O

CU

ND

INA

MA

RC

A

DIS

TRIT

AL

MA

GD

ALE

NA

NA

RIÑ

O

PU

TUM

AYO

SAN

AN

DR

ES

TOLI

MA

metas para replantear (vencidas en diciembre)

13

24

SEPTIEMBRE DICIEMBRE

comparativo observaciones para replantear PMP por Delegaciones


PROCESOS


12

Departamentales, con su porcentaje de avance, toda vez que su cumplimiento se realizará en la presente vigencia.

Delegación metas en ejecución %

AMAZONAS 1 0,8%

ARAUCA 4 3,1%

ANTIOQUIA 0 0,0%

ATLANTICO 10 7,9%

BOLIVAR 9 7,1%

BOYACA 8 6,3%

CALDAS 2 1,6%

CAQUETA 2 1,6%

CASANARE 0 0,0%

CAUCA 0 0,0%

CESAR 1 0,8%

CHOCO 0 0,0%

CORDOBA 7 5,5%

CUNDINAMARCA 0 0,0%

DISTRITAL 2 1,6%

GUAINIA 8 6,3%

GUAJIRA 12 9,4%

GUAVIARE 5 3,9%

HUILA 10 7,9%

MAGDALENA 0 0,0%

META 11 8,7%

NARIÑO 6 4,7%

NORTE DE SANTANDER 9 7,1%

PUTUMAYO 0 0,0%

QUINDIO 2 1,6%

RISARALDA 0 0,0%

SANTANDER 11 8,7%

SAN ANDRES 1 0,8%

SUCRE 1 0,8%

TOLIMA 1 0,8%

VAUPES 0 0,0%

VALLE 3 2,4%


PROCESOS


13

VICHADA 1 0,8%

total 127 100%


Con base en el cuadro anterior tenemos un total de 127 metas en ejecución en las Delegaciones Departamentales, con relación al corte de verificación.


En el comparativo siguiente tenemos las observaciones en ejecución y con fecha de terminación en el año 2016 de las Delegaciones. Como se puede apreciar de la depuración resultante a diciembre arrojo un total de 187 metas, están vencidas 24 y en ejecución 127 metas.

AMAZONAS 1% ARAUCA

3%

ANTIOQUIA 0%

ATLANTICO 8%

BOLIVAR 7%

BOYACA 7%

CALDAS 2%

CAQUETA 2%

CESAR 1%

CHOCO 0%

CORDOBA 6%

CUNDINAMARCA 0%

DISTRITAL 2%

GUAINIA 7%

GUAJIRA 10%

HUILA 8%

MAGDALENA 0%

META 9% NARIÑO

5%

NORTE DE SANTANDER 7%

PUTUMAYO 0%

QUINDIO 2%

RISARALDA 0%

SANTANDER 9%

SAN ANDRES 1%

SUCRE 1%

TOLIMA 1%

VAUPES 0%

VALLE 2%

VICHADA 1%

% de metas en ejecucion


PROCESOS


14


Vale la pena señalar que se tuvieron en cuenta también metas producto de auditorías efectuadas en el trimestre analizado. 2.2 A nivel central –Macroprocesos- El Plan de Mejoramiento por Procesos por Macroprocesos o nivel central está compuesto por observaciones identificadas para la Vigencia 2015, distribuidas de la siguiente forma:

Macroproceso

Metas después de

depuración de DICIEMBRE de

2015 porcentaje

control interno 1 3,0%

identificación 3 9,1%

jurídica 0 0,0%

talento humano 2 6,1%

informática 0 0,0%

fondo social vivienda 3 9,1%

electoral 0 0,0%

GAF 12 36,4%

FRR 10 30,3%

Comunicación y prensa 2 6,1%

metas aseptiembre

metas a diciembredepuradas

vencidas adiciembre

en ejecucion

cantidad 187 151 24 127

020406080

100120140160180200

can

tid

as d

e m

eta

s

PMP por Delegaciones


PROCESOS


15

Disciplinario 0 0,0%

Planeacion 0 0,0%


En el grafico siguiente tenemos con corte a 31 de diciembre de 2015, el porcentaje de la participación de las observaciones del Plan de Mejoramiento de los macroprocesos y el FRRNEC.


Cabe anotar que las metas a cargo del Fondo Rotatorio se encuentran dentro de su normal cumplimiento, es decir no tiene ningún vencimiento y se ha reportado su respectivo avance de las 10 metas que están incluidas en el Plan de Mejoramiento.

control interno 9% identificacion

5% juridica 0%

talento humano 17%

informatica 1%

fondo social vivienda

5% electoral 0% GAF

37%

FRR 20%

Comunicación y prensa

3%

Disciplinario 0%

Planeacion 3%

porcentaje de total a septiembre del PMP macroproceso en curso


PROCESOS


16


Como se puede apreciar se disminuyeron las metas debido a que la mayoría tenían fecha de cumplimiento en este trimestre.


47

33

METAS SEPTIEMBRE Metas despues de depuracion de DICIEMBRE de2015

Comportamiento Total metas PMP macropresos

metas aseptiembre

incluidas endiciembre

cumplidas endiciembre

vencidas adiciembre

en ejecucion

cantidad metas 47 1 15 1 32

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

PMP por Macroprocesos


PROCESOS


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3 IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES FALENCIAS

Con base al seguimiento efectuado al plan de mejoramiento por procesos de las Delegaciones, se encuentra que persisten las siguientes observaciones que a continuación se describe las principales: 3.1 A nivel desconcentrado - Delegaciones- Aunque se relacionan con los Macroprocesos toda vez que las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, remiten insumos para los Macroprocesos el cumplimiento atañe completamente a la Delegación Departamental que se menciona y es de responsabilidad plena de las mismas, tanto su gestión como su ejecución.

REUBICACION DE OFICINA - DELEGACION ANTIOQUIA Realizar la reubicación de la Oficina de Cobros Coactivos de la Delegación de Antioquia para un lugar más adecuado. Se encuentra vencida al 30 de junio de 2015.

PROCESO COACTIVO -DELEGACION DE CAUCA Terminar el proceso del cobro coactivo del señor Chamorro Maca hasta su archivo. Se encuentra vencida al 30 de noviembre de 2015.

POSTGRABACION DE LIBROS DE TOMO - DELEGACION DE CAUCA Realizar las posgrabaciones de registro Civiles de todos los tomos en la Registraduria de Sotara. Se encuentra vencida al 30 de noviembre de 2015.

ADHESIVOS - DELEGACION DE CHOCO Verificar mensualmente que los adhesivos reportados como dañados sean enviados con sus respectivos soportes firmados. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

REPARACIONES LOCATIVOS - DELEGACION DE CHOCO Gestionar ante Oficinas Centrales la consecución de los recursos y que esta reparación y mantenimiento se haga efectivo sobre arreglos de filtraciones en la Delegación de Choco. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.


PROCESOS


18

JORNADAS DE FUMIGACION - DELEGACION DE CHOCO Realizar jornadas de limpieza y fumigación cuatrimestralmente para combatir los animales que afectan los archivos documentales de la entidad y la salud de los funcionarios. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

COBROS COACTIVOS- DELEGACION DE CHOCO Que a un término del primer semestre los procesos de jurados de elecciones 2014 en su etapa sancionatoria deben estar concluidos. En el segundo semestre los procesos de cobros coactivos deben estar estructurados por lo menos en su primera etapa si no están concluidos en primera instancia. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

INSTALACION DE APLICATIVOS - DELEGACION DE CHOCO Contar con los aplicativos ANI y web service en la oficina de entrega de cedulas de la Registraduría Especial de Quibdó, para facilitar consultas de tramites a los usuarios. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

PQRD´S - DELEGACION DE CHOCO Elaboración trimestral de un informe de la causalidad de las PQRD´S. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

PQRD´S - DELEGACION DE CUNDINAMARCA Elaboración trimestral de un informe de la causalidad de las PQRd´s. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

COBROS COACTIVOS- REGISTRADURIA DISTRITAL Expedientes de cobros coactivos archivados y foliados. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

MAPAS DE RIESGOS - DELEGACION MAGDALENA Realizar circular interna socializando el mapa de riesgos institucional, de corrupción y por procesos y realizar seguimiento semestral a los riesgos establecidos para cada uno de los procesos. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.


PROCESOS


19

MAPAS DE RIESGOS - DELEGACION MAGDALENA Socializar a los funcionarios responsables de los procesos los informes de auditorías realizados y las acciones implementadas producto de las auditorias. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

SOCIALIZACION PMI Y PMP - DELEGACION MAGDALENA Una vez conformados los planes de mejoramiento por procesos e institucional se deben socializar a todos los funcionarios de la circunscripción, a través de los medios internos de comunicación. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

INCLUSION AUDITORIAS - DELEGACION MAGDALENA Solicitar al nivel central dentro del plan anual de auditorías se incluyan las auditorías a las Registradurías Municipales. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

MAPA DE RIESGOS FRR- DELEGACION MAGDALENA Realizar un informe semestral de seguimiento al mapa de riesgos del Fondo Rotatorio de la RNEC. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO - DELEGACION NARIÑO Realizar visitas a las Registraduria Municipales que lo ameriten para realizar acciones de asesoría y acompañamiento por parte de la oficina de cobros coactivos. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

SOCIALIZACION DE MAPAS DE RIESGOS- DELEGACION PUTUMAYO Realizar jornadas de capacitación con los funcionarios mediante circulares, recordarles a los funcionarios la utilización de la plataforma de la Entidad sobre capacitar acerca de los mapas de riesgos y de corrupción de la entidad. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

VISITA DE LA CONTRALORIA- DELEGACION PUTUMAYO


PROCESOS


20

Invitar a la Contraloría General de la Republica para que realicen auditorias en lo que estimen pertinentes. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

LEY DE ARCHIVO- DELEGACION SAN ANDRES Archivar y organizar todos los documentos pendientes por cumplir con la ley de archivo de la Delegación Departamental, la Registraduria Especial y la Registraduria Municipal. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

SCR- DELEGACION SAN ANDRES Cerrar los meses pendientes en el aplicativo del SCR para cumplir con la información actualizada a la fecha. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

LEY ARCHIVO- DELEGACION SAN ANDRES Archivar y organizar todos los documentos pendientes por cumplir con la ley de archivo de la Registraduria Especial. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

SIC- DELEGACION TOLIMA Implementación del SIC , en la Delegación Departamental del Tolima y Registraduria Especial de Ibagué y solicitar ante la Dirección Administrativa y la Gerencia del Talento Humano, autorización para el desplazamiento del Ingeniero Mario Diaz, a esta Delegación Departamental, con el fin de instalar el programa SIC y dar la capacitación correspondiente . Se encuentra vencida al 31 de diciembre de 2015.

SCR- DELEGACION TOLIMA

Realizar la revisión mensual del aplicativo SCR verificando la ejecución del cierre mensual y realizar el reporte mensual de la verificación de los informes por parte de la Delegación Departamental. Se encuentra vencida al 31 de diciembre de

2015.

3.2 A nivel central – Macroprocesos


PROCESOS


21

Se presenta un incumplimiento que se relaciona con “*Actualizar la Resolución 2433 del 2004/07/02 y de la Cartilla Ética de la RNEC, con la inclusión en el Programa de Inducción y Reinducción los ejes temáticos relacionados con los principios y valores de la Entidad. *Socialización y Divulgación de los documentos actualizados. 4. CUMPLIMIENTOS De otra parte, a continuación presentamos algunos de los cumplimientos de metas, que permitieron cerrar observaciones por ende refleja, la mejora continua y la mejora de los procesos de la entidad. 4.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones- Dentro de los cumplimientos debemos destacar lo siguiente y que ha permitido una mejora:

Se realizó oficios a emisoras locales para informar a la ciudadanía la disponibilidad de Cedulas para Reclamar en la Registraduría de Leticia Articular con las autoridades corregimentales la entrega de documentos cuya producción se realizó en la Registraduría de Leticia.

Se optimizó el seguimiento y control de movimiento del bien, facilitando y dando herramientas a la funcionaria de Almacen e inventarios de la delegación de Arauca.

El centro de acopio de la Delegación de Arauca de manera ordenada el control del material devuelto, con el fin de que estos no se pierdan o se traspapelen ocasionando caos y represamiento en la producción de material.

Se lleva un control consecutivo de los CDs que contienen las solicitudes de cedula de cedula de ciudadanía y de tarjetas de identidad realizados en la Booking, incluyendo la validación en el centro de acopio de la Delegación de Arauca.

Consolidación del Inventario de bienes muebles de PMT y Administrativos de la Delegación de Caquetá.

Se Lleva un kardex de elementos de consumo, ya sea en medio magnetico o en físico, de acuerdo a los medios y posibilidades, en la Delegación del Choco.

Capacitar en la Delegación de Cundinamarca a los nuevos funcionarios con base en la cartilla "conoce tu entidad”.

Informe de verificación de las 110 líneas y los planes telefónicos acordes al consumo de las dependencias y/o localidades, En la Registraduria Distrital.


PROCESOS


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Se socializó a los servidores públicos, por medio de correo electrónico, un informe relacionado con las acciones correctivas y preventivas implementadas, producto de auditorías internas realizadas en la Delegación de Norte de Santander.

4.2 A nivel central Una vez depurado el plan de mejoramiento pasando de 47 metas en el corte de septiembre de 2015 a un total de 33 metas al 31 de diciembre de 2015, se observa que se disminuyó en un 29% del plan. Los macroprocesos de Jurídica, Disciplinario y Electoral presentan un cumplimiento del 100% en la totalidad de sus metas. Entre los principales cumplimientos tenemos, y que permiten concluir que conducen a la mejora continua de procesos. Entre los principales cumplimientos tenemos los siguientes:

Ejecutar los tramites de pagos de manera oportuna toda vez sean allegados los documentos requeridos para dicha gestión, siendo verificados y validados por la Gerencia de Informática.

Se realizó trimestralmente una reunión con todos los funcionarios del Macroproceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico para verificar el cumplimiento y avance al Plan de Acción Institucional.

Informe de seguimiento a la implementación de la medición de satisfacción del cliente respecto a los productos y servicios prestados por la Entidad a cargo del Macroproceso de identificación.

Se solicitó a la firma contratista Pintutax S.A. la expedición de una certificación semanal de los vehículos oficiales de la Entidad que ingresen a taller para mantenimiento correctivo y preventivo en la cual se especifique claramente que vehículos quedaron bajo custodia y resguardo del taller durante el fin de semana a certificar.

5. RECOMENDACIONES

5.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones- Las Delegaciones deberán replantear con la debida justificación las causas de los incumplimientos, con el ánimo de reprogramar en caso tal. También se deberá revisar que las metas y acciones queden bien planteadas y sean metas que se puedan cumplir.


PROCESOS


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5.2 A nivel central –Macroprocesos- Apoyar a los requerimientos que se realicen del nivel desconcentrado, en cuanto a las competencias. Seguir con la actualización y depuración de los inventarios de los elementos devolutivos en las Delegaciones. Apoyar a las Delegaciones que requieran mantenimiento de sedes, medidas de seguridad, dotación de archivadores en varias Delegaciones y demás solicitudes relacionadas con la infraestructura, de acuerdo al presupuesto asignado para tal fin.

Original Firmado

ALFREDO BERNARDO POSADA VIANA Jefe Oficina de Control Interno

Original Firmado

WILLIAM RENE ALBORNOZ ZOSTE Funcionario OCI

GESTION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INFORME … · 2017-02-03 · Constitución Política de...

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