Gestion del tiempo proyecto parte i

Gestión del Tiempo del Proyecto

Segunda Sesión:

PMOLima, Octubre 2012

Agenda

1.Introducción

2.Que es Gestión del Tiempo del Proyecto

3.Procesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto3.1. Definir las Actividades

3.2. Secuenciar las Actividades

3.3. Estimar los Recursos de las Actividades

3.4. Estimar la Duración de las Actividades

3.5. Desarrollar el Cronograma

3.6. Controlar el Cronograma

1. Introducción1. Introducción

Gestionar el cronograma del proyecto es importante para alcanzar la fecha final comprometida en el proyecto.

Gestionar el cronograma del proyecto es importante para alcanzar la fecha final comprometida en el proyecto.

Este área de conocimiento contiene los procesos para desarrollar el cronograma del proyecto, estimar tiempo, identificar los recursos necesarios así como controlar el cronograma.

Este área de conocimiento contiene los procesos para desarrollar el cronograma del proyecto, estimar tiempo, identificar los recursos necesarios así como controlar el cronograma.

Conforme se van ejecutando las actividades del proyecto, la mayor parte del esfuerzo se realizará durante el proceso Controlar el Cronograma para asegurar que el trabajo del proyecto se complete a tiempo.

Conforme se van ejecutando las actividades del proyecto, la mayor parte del esfuerzo se realizará durante el proceso Controlar el Cronograma para asegurar que el trabajo del proyecto se complete a tiempo.

1. Introducción1. Introducción

El Plan de Gestión del Cronograma describe la metodología para desarrollar el cronograma, las herramientas de soporte (ej. project), los formatos a usar, así como define los criterios para controlar el cronograma.

El Plan de Gestión del Cronograma describe la metodología para desarrollar el cronograma, las herramientas de soporte (ej. project), los formatos a usar, así como define los criterios para controlar el cronograma.

El Plan de Gestión del Cronograma forma parte del Plan de Dirección del Proyecto.

El Plan de Gestión del Cronograma forma parte del Plan de Dirección del Proyecto.

Antes de aplicar los procesos de la gestión del tiempo, el equipo del proyecto planifica y genera el Plan de Gestión del Cronograma.

Antes de aplicar los procesos de la gestión del tiempo, el equipo del proyecto planifica y genera el Plan de Gestión del Cronograma.

2. Que es la Gestión del Tiempo? 2. Que es la Gestión del Tiempo?

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para desarrollar y controlar el cronograma real del proyecto.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para desarrollar y controlar el cronograma real del proyecto.

El objetivo principal de la Gestión del Tiempo del Proyecto es alcanzar la fecha final comprometida en el proyecto.

El objetivo principal de la Gestión del Tiempo del Proyecto es alcanzar la fecha final comprometida en el proyecto.

Que es la gestión del Tiempo?Que es la gestión del Tiempo?

Objetivo de la gestión del Tiempo?Objetivo de la gestión del Tiempo?

Definir las actividades Secuenciar actividades Estimar recursos de las actividades Estimar la duración de las actividades Desarrollar el cronograma Controlar el cronograma

Definir las actividades Secuenciar actividades Estimar recursos de las actividades Estimar la duración de las actividades Desarrollar el cronograma Controlar el cronograma

3. Procesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto 3. Procesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto

Los Grupos de Procesos de la Gestión del Tiempo son: Los Grupos de Procesos de la Gestión del Tiempo son:

3.1. Definir actividades3.1. Definir actividades

Definir actividades consiste en identificar las acciones necesarias a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto

Definir actividades consiste en identificar las acciones necesarias a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto

3.1. Como hacerlo ?3.1. Como hacerlo ?

Descomposición

Consiste en subdividir los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, llamados actividades.

Suele tener como base a la EDT y el

diccionario de la EDT para el desarrollo de la lista final de actividades pero estas pueden elaborarse de manera simultánea.

Descomposición

Consiste en subdividir los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, llamados actividades.

Suele tener como base a la EDT y el

diccionario de la EDT para el desarrollo de la lista final de actividades pero estas pueden elaborarse de manera simultánea.


Planificación Gradual

Consiste en planificar a detalle el trabajo que se desarrollará en el corto plazo, y el trabajo futuro se planifica a grandes rasgos en un nivel superior dentro de la EDT.

Planificación Gradual

Consiste en planificar a detalle el trabajo que se desarrollará en el corto plazo, y el trabajo futuro se planifica a grandes rasgos en un nivel superior dentro de la EDT.

PlantillasPlantillas

Juicio ExpertoJuicio Experto

3.1. Resultado3.1. Resultado

Lista de actividades, incluye:

• Identificador de la actividad y • Descripción del alcance del trabajo para cada actividad, con el nivel de detalle

suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo que deben realizar.

Lista de actividades, incluye:

• Identificador de la actividad y • Descripción del alcance del trabajo para cada actividad, con el nivel de detalle

suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo que deben realizar.

Atributos de la Actividad Los atributos de una actividad amplían la descripción de la actividad, identificando

sus múltiples componentes. Ej:

• Identificador, nombre y descripción de la actividad, • Identificador de la EDT,• Actividades predecesoras y actividades sucesoras, • Requisitos de recursos, • Fechas impuestas, las restricciones y los supuestos,• Etc.

Atributos de la Actividad Los atributos de una actividad amplían la descripción de la actividad, identificando

sus múltiples componentes. Ej:

• Identificador, nombre y descripción de la actividad, • Identificador de la EDT,• Actividades predecesoras y actividades sucesoras, • Requisitos de recursos, • Fechas impuestas, las restricciones y los supuestos,• Etc.

Lista de hitosLista de hitos

Consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Cada actividad e hito, a excepción del primero y del último, se conecta con al menos un predecesor y un sucesor.

Consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Cada actividad e hito, a excepción del primero y del último, se conecta con al menos un predecesor y un sucesor.

3.2. Secuenciar las actividades3.2. Secuenciar las actividades

La secuencia puede establecerse utilizando un software de gestión de proyectos o empleando técnicas manuales o automatizadas.

La secuencia puede establecerse utilizando un software de gestión de proyectos o empleando técnicas manuales o automatizadas.

• Las actividades son representadas en los nodos• Es el método utilizado por la mayoría de los paquetes de

software de gestión de proyectos• No usa dummies (actividades ficticias)• Esta técnica también se denomina actividad en el nodo

(AON). Ej:

• Las actividades son representadas en los nodos• Es el método utilizado por la mayoría de los paquetes de

software de gestión de proyectos• No usa dummies (actividades ficticias)• Esta técnica también se denomina actividad en el nodo

(AON). Ej:


Método de Diagramación por Procedencia (PDM)Método de Diagramación por Procedencia (PDM)

• Este método incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones lógicas• Este método incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones lógicas


Siendo la relación final a inicio, la más utilizada y la relación inicio a final, la menos utilizada.

Siendo la relación final a inicio, la más utilizada y la relación inicio a final, la menos utilizada.

Ej.: A que tipo de relación pertenece? Ej.: A que tipo de relación pertenece?

Completar QA de entregables

Completar revisión de entregables

Correr en una maratón

Realizar seguimiento motorizado

Diagramar la red del proyecto ABC Diagramar la red del proyecto ABC

3.2. Ejemplo3.2. Ejemplo

Actividad Precedencia

Días

A - 2

B - 3

C - 3

D A 4

F B 4

E B 5

G C 6

H D,E 4

J G,F,H 3


RespuestaRespuesta

Dibujar el diagrama de red Dibujar el diagrama de red

3.2. Tarea3.2. Tarea

Actividad Estimado en semanas

Inicio – A 8

Inicio – B 2

A – C Dummy

B – C 4

A – F 5

C – F 6

C – E 7

E – Fin 5

F – Fin 7

Responder a las siguientes preguntas:

1. Cuál es la ruta crítica2. Cuál es la ruta crítica más cercana y

que información provee acerca del proyecto?

3. Si la duración de la actividad B cambia a 4, cual es el efecto en el proyecto?


1. Cuál es la ruta crítica2. Cuál es la ruta crítica más cercana y

que información provee acerca del proyecto?

3. Si la duración de la actividad B cambia a 4, cual es el efecto en el proyecto?

Dibujar el diagrama de red Dibujar el diagrama de red

3.2. Tarea3.2. Tarea

Actividad Estimado en semanas

Inicio – A 3

Inicio – B 9

A – C 3

B – C Dummy

B – E 2

C – D 2

C – E 1

E – Fin 4

D – Fin 2


1. Cuál es la ruta crítica2. Si la duración de la actividad C-E

cambia a 2, cual es el efecto en el proyecto?

3. Que actividad debe ser completada antes de iniciar la actividad C-D?


1. Cuál es la ruta crítica2. Si la duración de la actividad C-E

cambia a 2, cual es el efecto en el proyecto?

3. Que actividad debe ser completada antes de iniciar la actividad C-D?

Determinación de Dependencias• Se definen tres tipos de dependencias • El equipo del proyecto es responsable de definir qué dependencias aplicar

Determinación de Dependencias• Se definen tres tipos de dependencias • El equipo del proyecto es responsable de definir qué dependencias aplicar


a. Dependencias obligatorias Las dependencias obligatorias son aquéllas requeridas por contrato, o

inherentes a la naturaleza del trabajo. Ej:

En un proyecto de construcción donde es necesario construir las bases del edificio antes de levantar las paredes

En un proyecto de informática donde es necesario construir el software antes de probarlo y aprobarlo

a. Dependencias obligatorias Las dependencias obligatorias son aquéllas requeridas por contrato, o

inherentes a la naturaleza del trabajo. Ej:

En un proyecto de construcción donde es necesario construir las bases del edificio antes de levantar las paredes

En un proyecto de informática donde es necesario construir el software antes de probarlo y aprobarlo


c. Dependencias externas• Las dependencias externas implican una relación entre las actividades del

proyecto y aquéllas que no pertenecen al proyecto. • Normalmente, estas dependencias están fuera del control del equipo del

proyecto. Ej:

En un proyecto normativo de una entidad pública cuyo producto es un procedimiento sustentado por leyes promulgadas por otras entidades del gobierno.

El uso de software específico en dispositivos móviles, depende de la compra de los mismos por los proveedores contratados.

c. Dependencias externas• Las dependencias externas implican una relación entre las actividades del

proyecto y aquéllas que no pertenecen al proyecto. • Normalmente, estas dependencias están fuera del control del equipo del

proyecto. Ej:

En un proyecto normativo de una entidad pública cuyo producto es un procedimiento sustentado por leyes promulgadas por otras entidades del gobierno.

El uso de software específico en dispositivos móviles, depende de la compra de los mismos por los proveedores contratados.

b. Dependencias discrecionales• Se establecen en base a mejores prácticas dentro de un área de aplicación

determinada• Basado en la experiencia, criterio o preferencia

b. Dependencias discrecionales• Se establecen en base a mejores prácticas dentro de un área de aplicación

determinada• Basado en la experiencia, criterio o preferencia

Aplicación de Adelantos y RetrasosAplicación de Adelantos y Retrasos


XX

ZZ

-n días

Un adelanto (lead) permite una aceleración de la actividad sucesora. Ej.

En un proyecto de capacitación a nivel nacional, puede planificar adelantar la búsqueda y selección de los entrenadores hasta dos semanas antes para asegurar los recursos necesarios cuando empiece su ejecución.

Un adelanto (lead) permite una aceleración de la actividad sucesora. Ej.

En un proyecto de capacitación a nivel nacional, puede planificar adelantar la búsqueda y selección de los entrenadores hasta dos semanas antes para asegurar los recursos necesarios cuando empiece su ejecución.

Un retraso (lag) ocasiona una demora en la actividad sucesora. Ej.

Un equipo de redacción técnica puede comenzar a editar el borrador de un documento extenso quince días después de haber comenzado a escribirlo. Esto puede mostrarse como una relación lógica inicio a inicio con un retraso de 15 días.

Un retraso (lag) ocasiona una demora en la actividad sucesora. Ej.

Un equipo de redacción técnica puede comenzar a editar el borrador de un documento extenso quince días después de haber comenzado a escribirlo. Esto puede mostrarse como una relación lógica inicio a inicio con un retraso de 15 días.

XX ZZ

+n días

Plantillas de Red del CronogramaPlantillas de Red del Cronograma


Diagramas de Red del Cronograma del ProyectoDiagramas de Red del Cronograma del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto, incluye:

• Las listas de actividades• Los atributos de la actividad• El registro de riesgos


• Las listas de actividades• Los atributos de la actividad• El registro de riesgos

3.3. Estimar los Recursos de las Actividades3.3. Estimar los Recursos de las Actividades

Estimar los recursos de las actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Ej:

Para el desarrollo de un proyecto de software, se requiere definir el perfil profesional requerido, nivel de conocimiento y experiencia, cuantos serán necesarios y por cuanto tiempo será contratados o transferidos por otra área de la misma entidad.

Estimar los recursos de las actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Ej:

Para el desarrollo de un proyecto de software, se requiere definir el perfil profesional requerido, nivel de conocimiento y experiencia, cuantos serán necesarios y por cuanto tiempo será contratados o transferidos por otra área de la misma entidad.

Juicio de ExpertosJuicio de Expertos


Análisis de AlternativasAnálisis de Alternativas

Datos de Estimación Publicados Proveídos por empresas especializadas que reportan índices de producción

actualizados y costos unitarios de los recursos para una gran variedad de industrias, materiales y equipos, en diferentes países y en diferentes ubicaciones geográficas dentro de esos países

Datos de Estimación Publicados Proveídos por empresas especializadas que reportan índices de producción

actualizados y costos unitarios de los recursos para una gran variedad de industrias, materiales y equipos, en diferentes países y en diferentes ubicaciones geográficas dentro de esos países

Estimación Ascendente Descomponer el trabajo de una actividad hasta que se pueda estimar los

recursos. Finalmente sumar para obtener el total correspondiente a cada uno de los recursos de la actividad

Estimación Ascendente Descomponer el trabajo de una actividad hasta que se pueda estimar los

recursos. Finalmente sumar para obtener el total correspondiente a cada uno de los recursos de la actividad

Software de Gestión de ProyectosSoftware de Gestión de Proyectos


Requisitos de Recursos de la ActividadMediante el cual se identifica los tipos y la cantidad de recursos necesarios para cada actividad de un paquete de trabajo.

Requisitos de Recursos de la ActividadMediante el cual se identifica los tipos y la cantidad de recursos necesarios para cada actividad de un paquete de trabajo.

Estructura de Desglose de Recursos Es una estructura jerárquica de los recursos, identificados por categoría y tipo de

recurso (ejemplos en la siguiente página).

Ejemplos de categorías de recursos son la mano de obra, el material, los equipos y los suministros.

Ejemplos de tipos de recursos pueden incluir el nivel de habilidad, el nivel de formación u otra información apropiada para el proyecto

Estructura de Desglose de Recursos Es una estructura jerárquica de los recursos, identificados por categoría y tipo de

recurso (ejemplos en la siguiente página).

Ejemplos de categorías de recursos son la mano de obra, el material, los equipos y los suministros.

Ejemplos de tipos de recursos pueden incluir el nivel de habilidad, el nivel de formación u otra información apropiada para el proyecto


• La lista de actividades• Los atributos de la actividad• Los calendarios de recursos


• La lista de actividades• Los atributos de la actividad• Los calendarios de recursos


Ejemplos de Estructura de Desglose de RecursosEjemplos de Estructura de Desglose de Recursos

3.4. Estimar la Duración de las Actividades3.4. Estimar la Duración de las Actividades

Estimar la Duración de las Actividades es el proceso que consiste en establecer los períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Estimar la Duración de las Actividades es el proceso que consiste en establecer los períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

El proceso Estimar la Duración de las Actividades requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido y la cantidad de recursos para completar la actividad; así determinar la cantidad de periodos de trabajo (duración de la actividad) necesarios para completar la actividad.

El proceso Estimar la Duración de las Actividades requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido y la cantidad de recursos para completar la actividad; así determinar la cantidad de periodos de trabajo (duración de la actividad) necesarios para completar la actividad.

3.4. Como hacerlo?3.4. Como hacerlo?

Juicio de ExpertosJuicio de Expertos

Estimación AnálogaEstimación Análoga

• Utiliza parámetros (duración, presupuesto, tamaño, complejidad, etc.) de un proyecto anterior similar para realizar la estimación del nuevo proyecto.

• Esta estimación es menos costosa y requiere menos tiempo que las otras técnicas, pero también es menos exacta.

• Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo.

• Puede utilizarse en conjunto con otros métodos de estimación.


Estimación ParamétricaLa estimación paramétrica utiliza una relación estadística

entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duración. Con esta técnica pueden lograrse niveles más altos de exactitud

Por ej., para un proyecto de construcción, la duración de la actividad puede estimarse multiplicando el número de metros cuadrados por la cantidad de horas requeridas para cada metro cuadrado.

Estimación ParamétricaLa estimación paramétrica utiliza una relación estadística

entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duración. Con esta técnica pueden lograrse niveles más altos de exactitud

Por ej., para un proyecto de construcción, la duración de la actividad puede estimarse multiplicando el número de metros cuadrados por la cantidad de horas requeridas para cada metro cuadrado.


Análisis de Reserva Las estimaciones de duración pueden incluir reservas de

contingencias (denominadas a veces reservas de tiempo o colchones) en el cronograma general del proyecto, con el propósito de cubrir la incertidumbre asociada a la misma. La reserva para contingencias puede ser :

• Un porcentaje de la duración estimada de la actividad• Una cantidad fija de periodos de trabajo• Puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos

Análisis de Reserva Las estimaciones de duración pueden incluir reservas de

contingencias (denominadas a veces reservas de tiempo o colchones) en el cronograma general del proyecto, con el propósito de cubrir la incertidumbre asociada a la misma. La reserva para contingencias puede ser :

• Un porcentaje de la duración estimada de la actividad• Una cantidad fija de periodos de trabajo• Puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos


Estimación por Tres Valores• La precisión de la estimación de la duración de la actividad puede mejorarse

tomando en consideración el grado de incertidumbre y de riesgo de la estimación.

• Tal como lo señala la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (método PERT), toma tres estimaciones de tiempo para cada actividad.

Siendo: M = Más probable, O = Optimista, P = Pesimista

Duración esperada = (O + 4M + P) /6Desviación estándar = (P-O)/6Varianza = ( (P-O)/6 ) 2

Estimación por Tres Valores• La precisión de la estimación de la duración de la actividad puede mejorarse

tomando en consideración el grado de incertidumbre y de riesgo de la estimación.

• Tal como lo señala la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (método PERT), toma tres estimaciones de tiempo para cada actividad.

Siendo: M = Más probable, O = Optimista, P = Pesimista

Duración esperada = (O + 4M + P) /6Desviación estándar = (P-O)/6Varianza = ( (P-O)/6 ) 2

• La duración esperada del proyecto = suma de la duración esperada de todas las actividades en la ruta crítica.

• La desviación estándar del proyecto = raíz cuadrada de la suma de los cuadrados de la desviación estándar de cada actividad en la ruta crítica.

3.4. Ejemplo3.4. Ejemplo

• Dada la siguiente tabla:• Dada la siguiente tabla:

Actividad O M P

A 2 4 5B 3 4 6C 4 5 8D 2 4 7

Calcular la duración estimada de cada actividad, desviación estándar y varianza


PERT (Duración esperada)

Desviación estándar

VarianzaRango de la estimación

3.83 0.50 0.25 3.83+/-0.50

4.17 0.50 0.25 4.1+/-0.50

5.33 0.67 0.44 5.33+/-0.67

4.17 0.83 0.69 4.17+/-0.83

• Respuesta• Respuesta

Asumiendo que todas las actividades se encuentran en la ruta crítica

¿ Cual es la duración esperada del proyecto ?¿ Cual es la desviación estándar del proyecto ?


Como resultado de este proceso tenemos:Como resultado de este proceso tenemos:

Estimados de la Duración de la ActividadEstimados de la Duración de la Actividad


• Los atributos de la actividad• Los supuestos tomados durante el desarrollo del estimado de la

duración de las actividades, así como los niveles de habilidad y disponibilidad


• Los atributos de la actividad• Los supuestos tomados durante el desarrollo del estimado de la

duración de las actividades, así como los niveles de habilidad y disponibilidad

GraciasPMP Mercedes Gavilá[email protected]://www.scmsupport.com/home.html

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