Google Calendar para la planificación de la asignatura con mis estudiantes

Google Calendar para la planificación de la asignatura con mis

estudiantes

Formación interna UD

Alex Rayón [email protected], @alrayon

Septiembre, 2015

mailto:[email protected]

Tabla de contenidosMatriz de CoveyGTD: Get Things DoneGestión del calendario con GCalendarProgramación de eventosCompartir calendarioBúsqueda huecos para reunionesIntegración con DoodleSincronización dispositivos móviles

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Matriz de CoveyIntroducción

Fuente: http://www.integramasmas.com/la-matriz-de-steven-covey-y-su-aplicacion-a-la-productividad/

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http://www.integramasmas.com/la-matriz-de-steven-covey-y-su-aplicacion-a-la-productividad/

Matriz de CoveyCuadrante 1 y 2

Cuadrante 1: tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que van con tu propósito laboral y que requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto puede ser un reclamo urgente de un cliente importante debido a un problema crítico que podría implicar perder al cliente. Es importante y es urgente.

Cuadrante 2: tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que van con tu propósito pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto podría ser el mantenerse capacitado y actualizado, o planificar la estrategia de un equipo. No es una tarea urgente pero es importante que se haga.

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Matriz de CoveyCuadrante 3 y 4

Cuadrante 3: tareas que si bien no son importantes son urgentes. En realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no van con tu propósito. Muchas de estas tareas aparentan que están en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser importantes no lo están. Ejemplos son llamadas, pedidos, que pueden delegarse o eliminarse

Cuadrante 4: tareas que no son importantes ni urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo

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GTD: Get Things DoneIntroducción

El sistema GTD te ayuda a clasificar tus tareas usando una serie de categorías preestablecidas (por ti) que te permite

concentrarte en las tareas que tienes que hacer en cada momento y olvidarte del

resto, con la tranquilidad de que tu sistema te las recordará cuando llegue el momento

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GTD: Get Things DoneEtapas

El sistema GTD divide tu gestión del tiempo en varias fases:

RecopilarProcesarOrganizarRevisarHacer

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GTD: Get Things DoneEtapas: 1) Recopilar

GTD define un Inbox o Carpeta de Entrada, a la cual van destinadas todas las tareas nuevas que recibimos

Por supuesto que cuando decimos Inbox no tiene porque ser el correo electrónico, nuestra hoja de papel, nuestro cuaderno o una caja en el salón pueden ser nuestro Inbox

De hecho lo normal es tener varios Inbox, uno para cada tipo de tareas (correo electrónico, papeles, etc)

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GTD: Get Things DoneEtapas: 2) Procesar

GTD propone un diagrama de flujo que debemos aplicar a nuestras tareas cada vez que las procesamosEs decir, cuando sacamos las

tareas de nuestro Inbox (o cuaderno) y las clasificamos (más información en el siguiente apartado), se aplicará el flujo definido

Fuente: http://www.optimainfinito.com/2014/04/gtd-procesar-es-hacerte-preguntas.html

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GTD: Get Things DoneEtapas: 3) Organizar

Cuando las tareas son procesadas, el sistema GTD te propone un sistema para clasificarlas y organizarlas, principalmente aplicando varias Categorías a cada tarea.

Primero le da una importancia, que nos indica rápidamente si la tarea debe hacerse hoy, próximamente, o en un futuro, no hay más

O la hacemos hoy, o pronto, o la aparcamos durante un tiempo (hasta la próxima revisión como veremos más adelante)

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GTD: Get Things DoneEtapas: 3) Organizar (II)

El sistema GTD propone organizar las tareas por contextos y proyectos

Los contextos vienen a indicar momentos o situaciones comunes a varias tareas, por ejemplo, un contexto típico suele ser @oficina o @teléfono, donde meteremos todas las tareas que vamos a hacer en la oficina o cuando llamemos por teléfono

La ventaja de esto es que será muy fácil coger nuestra lista de tareas de la oficina cuando estemos allí y no distraernos con otras tareas que haremos en casa, por ejemplo

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GTD: Get Things DoneEtapas: 3) Organizar (III)

Los proyectos/carpetas en GTD nos indican varias tareas con un objetivo final común.

Siempre debemos intentar reducir las tareas a su forma más simple.

La tarea arreglar el pinchazo de la bici” no es una tarea sino varias ya que requiere primero comprar el parche en la tienda y tener las herramientas para desmontar la rueda de la bici, así como la bomba para hincharla después, por poner un ejemplo chorra

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GTD: Get Things DoneEtapas: 4) Revisar

Este sistema vive de la organización y de que cada tarea esté en su sitio.

Es esencial hacer una revisión semanal de nuestras listas de tareas (proyectos, contextos, etc) para que el sistema funcione.

Este apartado es el más complicado de todo el sistema de gestión de tareas GTD.

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GTD: Get Things DoneEtapas: 5) Hacer

Obviamente el objetivo final es hacer más cosas.No podemos olvidar que está muy bien organizar

las tareas, pero si no las ejecutamos, por mucho GTD que usemos, nuestra productividad no mejorará ni un ápice.

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Gestión calendario GCalendarIntroducción

Google Calendar proporciona un lugar donde anotar los eventos más importantes.

Podrás: Añadir eventos Enviar invitaciones fácilmenteCompartir tu agenda con tu familia y amigos Realizar búsquedas de eventos que podrían interesarteetc.

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Gestión calendario GCalendarVisualización

Visualización por día, semana o mes

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Gestión calendario GCalendarAvanzar y retroceder

Avanzar y retroceder en el tiempo

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Gestión calendario GCalendarElección días a visualizar

Elección de los días a visualizar

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Gestión calendario GCalendarInsertar calendario en página web

1) En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece junto al calendario que quieres insertar y selecciona Configuración del calendario

También puedes hacer clic en el enlace Configuración que aparece al final de la lista de calendarios y, a continuación, seleccionar el nombre del calendario en cuestión

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Gestión calendario GCalendarInsertar calendario en página web (II)

2) Copia el código iframe que aparece en la sección Insertar este calendario

3) Pega este código en tu sitio web para insertar el calendario4) Automáticamente aparecerá tu calendario, en tu página web

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Programación eventosCreación

Haz clic en el día en que deseas crear un nuevo evento

Si el evento dura una hora, haz clic y arrastra el ratón

En el cuadro, escribe la hora y el título del nuevo evento

Por último, haz clic en Crear evento para que aparezca en tu calendario inmediatamente o bien en Editar detalles del evento para añadir información adicional

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Programación eventosCreación (II)

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Programación eventosCreación (III)

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Tabla de contenidosMatriz de CoveyTecnologías de gestión del tiempoGTD: Get Things DoneGestión del calendario con GCalendarProgramación de eventosCompartir calendarioBúsqueda huecos para reunionesIntegración con DoodleSincronización dispositivos móviles

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Compartir calendarioHacer público un calendario

1) En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el

botón de flecha hacia abajo que aparece junto al

calendario en cuestión y selecciona Compartir este

calendario

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Compartir calendarioHacer público un calendario (II)

2) Selecciona Hacer público este calendario3) Si no quieres que los demás vean los detalles de tus eventos, selecciona Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)

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Compartir calendarioCompartir con usuarios

1) En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo de un calendario y selecciona Compartir este calendario2) Escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieras compartir tu calendario3) En el menú desplegable, selecciona un nivel de permiso y haz clic en Añadir → Después de hacer clic en Añadir, esa persona recibirá una invitación por correo electrónico para ver tu calendario

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Búsqueda huecos reunionesIntroducción

Mediante dos clicks podremos permitir que el resto de compañeros de la UD puedan conocer aquellos espacios libres de nuestro GCalendar.

Esta opción sería de gran utilidad a la hora de convocar reuniones ya que tras introducir la lista de todos los convocados a un evento, pinchando sobre la pestaña Ver disponibilidad (que aparece justo encima del campo 'Lugar' )

Si todos los convocados tienen activada esa opción, podremos ver si en la fecha/hora seleccionada tienen hueco en su agenda o no

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Búsqueda huecos reunionesPasos

Abrir Google CalendarEn Mis calendarios situar el cursor sobre vuestro

calendario principalDesplegar las opciones haciendo click sobre el icono que

aparece a la derecha (triángulo invertido)Seleccionar la opción Compartir este calendarioHacer click en Compartir este calendario con otrosHacer click en Compartir este calendario con todas las

personas de U.DeustoSeleccionar en este caso la opción: ver sólo libre/ocupado

(ocultar detalles)34

Búsqueda huecos reunionesVer huecos

Con esta opción el resto de compañeros sólo podrán ver los huecos libresLos ocupados aparecerán sombreados sin mostrar

ningún otro tipo de detalleSi por alguna razón preferiéramos restringir esa posibilidad

a ciertas personas de nuestro entorno, tendremos que ir eligiendo de una en una todas aquellas con las que tenemos interés en compartir nuestros huecos de agendaVer sólo libre/ocupado (ocultar detalles)

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Integración con DoodleIntroducción

Doodle es una herramienta muy sencilla de emplear que nos permitirá, mediante un breve cuestionario:

La puesta en común de días y horas Disponibles para llevar a cabo un evento, reunión, citaCon nuestros compañeros o amigos

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Integración con DoodlePasos

Para ello, tan sólo deberemos seguir los pasos que se nos indican a continuación:1) Entramos en la página doodle.com 2) Clickamos en la opción Create a user-account (crear una cuenta)

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Integración con DoodlePasos (II)

3) Pinchamos sobre “correo electrónico” para crear nuestra cuenta

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Integración con DoodlePasos (III)

4) Una vez escrita nuestra dirección de correo electrónico, elegimos la opción Create now

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Integración con DoodlePasos (IV)

5) Rellenamos los datos que se nos piden y clickamos sobre Create user-account

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Integración con DoodlePasos (V)

6) Una vez hecho esto, se nos enviará a nuestra bandeja de entrada del correo electrónico que hayamos empleado, con el código necesario

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Integración con DoodlePasos (VI)

7) Introducimos el código y pinchamos sobre Activate user-account

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Integración con DoodlePasos (VII)

8) A continuación veremos la siguiente pantalla en la que tendremos que clickar sobre Continue

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Integración con DoodlePasos (VIII)

9) Ya somos propietarios de nuestra cuenta Doodle. Ahora para poder llevar a cabo la realización de breves cuestionarios con el fin de poder concretar reuniones, eventos, citas… tan sólo deberemos seguir los siguientes pasos (una vez iniciada la sesión):9.1) Seleccionamos la opción Dashboard

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Integración con DoodlePasos (IX)

9.2) Elegimos Planificar un evento

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Integración con DoodlePasos (X)

9.3) Rellenamos los campos que nos aparecen (Título, localización, nombre, descripción y correo electrónico) y clickamos en Siguiente

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Integración con DoodlePasos (XI)

9.4) Nos aparecerá un calendario en el que se nos pedirá que marquemos las propuestas deseadas

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Integración con DoodlePasos (XII)

9.5) Marcamos tantas propuestas como consideremos adecuadas y, a continuación, clickamos sobre la opción Siguiente

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Integración con DoodlePasos (XII)

9.6) Volvemos a elegir la opción Siguiente

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Integración con DoodlePasos (XIII)

9.7) Escribimos las direcciones de correo electrónico de aquellas personas que deseamos que participen en el evento/reunión/cita

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Integración con DoodlePasos (XIV)

9.8) Clickamos la opción Send and finish. Una vez hecho este paso habremos concluido la realización y el envío de nuestro Doodle. A todas aquellas personas a las que les hallamos enviado el mensaje, tendrán la opción de elegir día y hora. Cada vez que un miembro complete su selección se nos enviará automáticamente a nuestra cuenta un mesnaje. gracias a este mensaje podremos ir viendo en que fechas coinciden todos los miembros para poder realizar la cita/evento/reunión.

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Sincronización móvilesCuando añades a tu teléfono una cuenta de

Google o de Microsoft Exchange ActiveSync que incluye un servicio de calendario y configuras esa cuenta para que sincronice:

Los eventos del calendario con el teléfonoLos eventos de ese calendario se añaden Se mantienen actualizados en la aplicación Calendario de

tu teléfono

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Sincronización móviles (II)Si quieres controlar si una cuenta sincroniza los

cambios en los eventos del calendario con el servicio de calendarios de Google o de otra empresa, ve a la pantalla Cuentas y sincronización

Puedes configurar los calendarios que se almacenan en el teléfono (para acceder a ellos rápidamente) y los que quieres mostrar u ocultar en la aplicación Calendario del teléfono

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Copyright (c) 2015 University of DeustoThis work (but the quoted images, whose rights are reserved to their owners*) is licensed under the Creative Commons “Attribution-ShareAlike” License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/

Alex Rayón JerezSeptiembre 2015

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Septiembre, 2015

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