DOCUMENTACIÓN DE

AUDITORÍA

NIA 230 « DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA»

BASE LEGAL

ALCANCE

Responsabilidad del auditor para obtener la documentación de auditoría en una auditoría de

estados financieros.

NATURALEZA Y PROPÓSITOS

(a) Que las pruebas sean la base para que el auditor llegue a una conclusión que cumpla los objetivos generales del auditor; y

(b) Que las pruebas de auditoría fueron planificadas y realizadas de acuerdo con las NIAs y requerimientos legales y regulatorios, aplicables.

PROPÓSITOS ADICIONALES

Ayudar al equipo del compromiso a planificar y realizar la auditoría. Ayudar a los ME del compromiso responsable de la supervisiónPermitir al equipo del compromiso a rendir cuentas de su labor.

Mantener un registro de asuntos de importancia que continuaran en futuras auditorías.

Permitir la realización de revisiones de control de calidad e inspecciones de acuerdo con la NICC 1 o los requerimientos nacionales que sean exigibles.Permitir la realización de inspecciones externas de conformidad con los requisitos legales, regulatorios o de otra índole, aplicables. 

OBJETIVO 

Suficiente y adecuado sustento que sirva de base para el informe del auditoria;

Que las pruebas de auditoría fueron planificadas y realizadas de acuerdo con las NIAs y los requisitos legales y regulatorios, aplicables. 

DEFINICIONES

Documentación de auditoría.

Archivo de auditoría Auditor con experiencia

REQUERIMIENTOS

ENSAMBLAJE FINAL

Preparación oportuna de la documentación de auditoría 

Documentación de los Procedimientos de Auditoría Realizados y de la Evidencia de Auditoría Obtenida

Después de la fecha del informe de auditoría.

Antes de cumplir el periodo de tiempo razonable de tenerlo archivado.

Auditor considera necesario modificar la documentación de auditoría existentes o añadir nueva documentación de auditoría Las razones específicas para haber

hecho, y  Cuándo y por quién fue hecho y

revisado.

PAPELES DE TRABAJO

constancia escrita

trabajo realizado auditor

conclusiones

opinión

informe de auditoría.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Objetivo Fundamental

Suministrar evidencia de los procedimientos de trabajo realizados y

los comentarios detallados que respaldan la opinión de auditoria.

Objetivo Secundarios Planificar,

coordinar y organizar

las distintas fases del

trabajo de auditoria. Constituir

un registro histórico

de la información contable

y los procedimie

ntos empleados.

Servir de fuente de informació

n y guía para la

elaboración de

futuros papeles de

trabajo

Ayudar al auditor a

asegurarse de la

correcta realización del trabajo.

CARACTERISTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

COMPLETOS:

Identificar el alcance del servicio profesional encomendado

Describir el trabajo realizado Identificar a los auditores que

realizaron y supervisaron el trabajo

Indicar las fechas en que se realizó y reviso el trabajo

Mostrar el origen de los importes monetarios y demás información indicada en los mismos

Expresar las conclusiones alcanzadas.

Únicamente deberán prepararse aquellos papeles de trabajo que sean estrictamente necesarios y útiles para la

realización del trabajo.

CONCISOS

Al diseñar y elaborar los papeles de trabajo hay que intentar que su presentación y contenido permitan que una persona o familiarizada con el trabajo pueda entenderlo sin problemas.

CLAROS

Buena ortografía y corrección en el lenguaje.

Nombres de empresas, lugares y personas bien expresadas

Referenciación lógica y simple Reducido número de marcas de

comprobación No agrupar excesiva información en

espacios reducidos

IDENTIFICACIÓNLos papeles de trabajo deben estar plenamente identificados con

elnombre de la entidad, el tipo de legajo, dependencia, unidad

Orgánica auditada, quien realizó el trabajo.

TÍTULODebe aparecer el nombre de la cédula matriz, proceso auditado, fecha de elaboración y nombre de quien lo elaboró y revisó los papeles de trabajo

REFERENCIACIÓN Indica la localización de una cédula dentro de un legajo de los papeles de trabajo.

ORDEN Y PULCRITUDLos papeles de trabajo reflejan el trabajo del auditor, por esta razón deben aparecer perfectamente ordenados y obedecer las condiciones de limpieza, presentación agradable a la vista.

INDICES O TABLAS DE CONTENIDO Todo legajo de papeles de trabajo debe contener un índice o tabla de contenido donde se indiquen los temas principales que lo componen, así como el código de referencia asignado cada uno

MATERIAL ESTRICTAMENTE

NECESARIO

CONFIDENCIALIDAD

Los legajos de papeles de trabajo deben contener solamente los documentos que se necesitan para sustentar el trabajo del auditor

Los papeles de trabajo deben ser cuidadosamente conservados por el auditor.

FINES DE LOS PAPELES DE TRABAJO Validez de los

documentosEl auditor en sus papeles de trabajo, datos, análisis, cálculos, notas, relaciones, extractos, ratificaciones y todos los demás documentos relacionados con la auditoria, extrae los elementos para redactar el informe de auditoría que presenta al cliente

Revisión del control interno

Los papeles de trabajo de la auditoria deben indicar el resultado de la revisión del control interno del cliente.

Consultas de datos

Los papeles de trabajo le sirven al auditor como fuente de información, para formular las observaciones y sugerencias en la discusión de asuntos comerciales con el cliente

Valor defensivoLos papeles de trabajo justifican al auditor ante la crítica, como prueba ante los tribunales y ante demandas judiciales. Para estos casos los papeles de trabajo cuidadosamente preparados con frecuencia son la mejor protección de la integridad profesional.

Revisión de la auditoria

Los papeles de trabajo completos constituyen la mejor ayuda para los socios o supervisores de una firma de contadores, como base para revisar el trabajo del personal en asignaciones en una auditoria y para revisar el informe de auditoría.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Por el Auditor que los prepara:

Auditor IndependienteUtiliza los papeles de trabajo para dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros.

Auditor Fiscal

Utiliza los papeles de trabajo para dictaminar que la empresa está cumpliendo con los requisitos fiscales de una manera razonable.

En cuanto al período de utilización:Papeles permanentes

Son los que conforman el expediente continuo de la auditoria para años siguientes.

Papeles de año corriente

Contienen la información necesaria para emitir el dictamen del auditor en el presente año.

En cuanto a las fuentes de información:

Fuentes Internas Toda información que proporciona la empresa.

Fuentes Externas

Toda información de terceras personas que tienen relación con la empresa.

En cuanto a su contenido los papeles de trabajo:

HOJA DE TRABAJO

Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de  cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen.

CÉDULAS SUMARIAS O DE RESUMEN

Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.

CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN

En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la  comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos  con  las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente.

CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS

En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta.

MARCAS USADAS EN EL TRABAJO DE AUDITORIA

Frecuentemente el auditor emplea una variedad de símbolos para indicar que una determinada cantidad de trabajo ha sido realizada, donde explica las partidas con mayor detalle.

La utilización de marcas de trabajo permitir un ahorro de tiempo, tanto para el auditor a la hora de escribir y explicar el símbolo, como para el revisor a la hora de leer el significado y hacer su propia interpretación.

OBJETIVOS DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA

Dejar constancia del trabajo realizado.

Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula.

Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.

Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

CLASIFICACIÓN DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA

MARCAS DE AUDITORÍA ESTÁNDAR.

Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que

se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma

manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilización y aceptación

general.

Ejemplo de marcas de auditoría.

SIMBOLO SIGNIFICADOÙ Sumado (vertical y horizontal)  Cumple con atributo clave de control£ Cotejado contra libro mayor? Cotejado contra libro auxiliar¥ Verificado físicamente» Cálculos matemáticos verificadosW Comprobante de cheque examinado@ Cotejado contra  fuente externa

A-Z Nota explicativaN/A Procedimiento no aplicableH1-n Hallazgo de auditoriaC/I1-n Hallazgo de control interno

P/I Papel de trabajo proporcionado por la Institución

1.- MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO

2.- INDICES DE REFERENCIA   

Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite.

En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Así los relativos a caja estarán primero, los relativos a cuentas por cobrar después, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden.

A Caja y bancosB Cuentas por cobrarC InventariosU Activo fijoW Cargos diferidos y otrosAA Documentos por pagarBB Cuentas por pagarEE Impuestos por pagarHH Pasivo a largo plazoLL Reservas de pasivoRR Créditos diferidosSS Capital y reservas10 Ventas20 Costos de ventas30 Gastos generales40 Gastos y productos financieros50 Otros gastos y productos.

LA LETRA O NÚMERO PARA LAS CUENTAS DE: En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados.

Calculo verificado

Cifra cuadrada.

Control Cruzado.

Control Cálculos.

Aplicación Procedimiento.

Controlado con Papeles de Trabajo.

Aspecto n/s

Ref. Cruzada.

Aspecto Relevante

Aspecto Normal.

Relevante Auditoria Anterior.

Normal Auditoria Anterior.

VENTAJAS LAS MARCAS DE AUDITORÍA

1. Pueden anotarse rápidamente en los Papeles de

Trabajo.

2. Eliminan la necesidad de duplicar explicaciones.

3. Facilitan un examen rápido y eficiente de los Papeles

de Trabajo.

ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJOTipos de archivos de acuerdo a la documentación que

recogen:

Archivo que contiene todos aquellos documentos cuya utilidad transciende a la auditoría de un ejercicio determinado, evitando de esta forma solicitar a la entidad auditada que proporcione al auditor documentos cada año.

1.- ARCHIVO PERMANENTE (AP)

Contenido del archivo permanente (AP): Este archivo se puede dividir, a su vez, en cuatro secciones o apartados que deben referenciarse junto con su contenido adecuadamente:

AP1-1. Copia de la escritura de constitución y de los estatutos, así como, en su caso, de las sucesivas escrituras de ampliación o reducción del capital.AP1-2. Cualquier otro documento de naturaleza jurídica útil para el auditor o contratos importantes.AP1-3. Cuestionario inicial, con la descripción de actividad de la empresa y los centros de trabajo que posee.AP1-4. Su organigrama con la estructura de dirección y la distribución de las principales funciones.AP1-5. Composición del consejo administrativo.AP1-6. La carta de encargo o el contrato de auditoria.AP1-7. Detalle de las firmas autorizadas, con indicación de la capacidad de autorización de cada una y su límite.

AP1. DATOS GENERALES: En esta sección se archivan, entre otros, los siguientes documentos:

AP2-1. La descripción del sistema contable, incluyendo, en su caso, los sistemas informáticos empleados.AP2-2. El plan de cuentas.AP2-3. Los principios contables seguidos por la empresa.AP2-4. Descripción resumida de los procedimientos de contabilidad y las medidas de control interno existentes por áreas.

AP2. INFORMACIÓN CONTABLE: En esta sección se archivaran, entre otros:

AP3-1. Extractos o copias de las escrituras de compra-venta, hasta la fecha de emisión del informe de auditoría.AP3-2. Extractos o copias de contratos de préstamo, arrendamientos, comisiones, etc. y además pactos permanentes (participaciones de beneficios, asistencia técnica, royalties, etc.)AP3-3. Pólizas de seguros sobre bienes, personas y responsabilidad, con indicación actualizada del grado de cobertura de los riesgos de la entidad.

AP3. ESCRITURAS Y CONTRATOS: Se archivaran en esta sección, entre otros, los siguientes documentos:

AP4-1. Se detallaran ciertas cuentas o informaciones, de acuerdo con las circunstancias de cada caso (provisión para insolvencias, localización de las existencias y su importancia, etc.).AP4-2. Visitas al registro de la propiedad y registro mercantil.AP4-3. Detalles de la composición del capital social.AP4-4. Restricciones y movimientos de las cuentas de reserva.AP4-5. Información fiscal, tales como declaraciones de los diferentes impuestos, actas de inspección levantadas, recursos, etc. AP4-6. Extractos de documentos oficiales tales como licencias, permisos, etc.AP4-7. La justificación o descripción del procedimiento de auditoria seguidos.AP4-8. Las indicaciones sobre las principales cuestiones puestas de manifiesto con motivo de cada auditoria, así como la forma en la que se trataron y resolvieron. AP4-9. Cualquier otra documentación que pueda tener utilidad continuada. 

AP4. OTROS DATOS:

Archivo que contiene los documentos que sustentan la evidencia de la auditoria de un determinado ejercicio.

Contenido del archivo del ejercicio

AE1-1. Copia del informe de auditoría emitido.AE1-2. Copia de la carta de recomendaciones.AE1-3. Estados financieros completos.AE1-4. Memorándum de planificación de la auditoria: conjunto de documentos que describen el proceso de planificación seguido, el personal asignado, las fechas decididas, procedimientos realizados con carácter preliminar en áreas consideradas como preferentes, acciones especiales, contratos periódicos efectuados, así como aquellos otros que permitan un seguimiento claro del enfoque y de la orientación de trabajo. AE1-5. Ajustes y reclasificaciones propuestos, con un resumen del efecto total de los mismos sobre las Cuentas Anuales y una indicación precisa sobre se aceptación o no por parte del cliente y la conclusión final del auditor al respecto. 

AE1: SECCION GENERAL:

2.- ARCHIVO DEL EJERCICIO (AE):

AE1-6. Control final: programas, listados o consideraciones realizadas o tenidas en cuenta para asegurarse de que el trabajo ha sido totalmente terminados antes de emitirse el correspondiente informe.AE1-7. Acontecimientos posteriores al cierre: papeles de trabajo, incluyendo los programas, que muestran la revisión efectuada por el auditor para el periodo comprendido entre las fechas de examen y la de su opinión, incluyendo las conclusiones al respecto.AE1-8. Recomendaciones: resumen de las recomendaciones y sugerencias constructivas elaboradas durante la auditoria, con indicación clara de su origen, posible efecto, discusiones mantenidas al respecto con el cliente y decisión final sobre incorporarlas o no en la correspondiente carta de recomendaciones emitida.AE1-9. Abogados y asesores externos: cartas y confirmaciones obtenidas de los abogados y demás asesores externos de la entidad.AE1-10. Carta de manifestaciones de la Dirección de la entidad.AE1-11. Correspondencia y memorándums originados durante la auditoria como consecuencia de reuniones, instrucciones recibidas, acuerdos, etc., que tengan relación con el trabajo efectuado.AE1-12. Tiempo empleado en la realización de la auditoria, desglosado por áreas de trabajo y por cada miembro del equipo de auditoria.AE1-13. Cuentas anuales ajustadas.

AE2. Archivos por áreas, que contendrá para cada una de

ellas los siguientes papeles de trabajo:

Control interno del área.

Programa de auditoria, referenciado y firmado.

Análisis resumen del área.

AE2: SECCIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO:

A. Inmovilizado material.B. Inmovilizado intangible.C. Inversiones financieras y tesorería.D. Existencias.E. Clientes, ventas y otras cuentas por cobrar.AA. Fondos propios y subvenciones de capital.BB. Proveedores, compras y otras cuentas a pagar.CC. Contingencias provisiones y hechos posteriores al cierre.P. Personal.PyG. Pérdidas y Ganancias.T. Impuestos.M. Auditoría de la memoria.ECP. Auditoría del estado de cambios en el patrimonio neto.EFE. Auditoría de estados de flujo de efectivo.IG. Auditoría de informe de gestión.

Ejemplo: Nosotros referenciamos las áreas de trabajo en las que vamos a dividir la auditoria de la entidad simulada de la siguiente manera:

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJOCONTENIDO MÍNIMO DE LOS

PAPELES1. Evidencia los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el auditor. Presenta la conformidad de acuerdo con los registros de la empresa.

2. Relación de los pasivos y activos, demostrando cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.

3. Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.

4. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado y revisado.

5. Forma del sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.

6. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.

7. Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

CONTENIDO BÁSICO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

 Cliente y ejercicio a revisar. Fecha. Nombre y apellidos del sujeto. Objeto de los mismos. Cuando el auditor utilice marca o

símbolo tiene que explicar su significado.

Siglas del encargado de la elaboración del papel del trabajo.

NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Gran parte de esta información es confidencial.

La naturaleza del trabajo del auditor exige que este tenga conocimiento de los aspectos empresariales privados del cliente, que no pueden divulgarse sin el consentimiento del mismo.

Las normas de ética profesional delimitan que:

No debe divulgarse la información que el auditor obtenga en el ejercicio de su profesión, ya que todos los datos de este tipo son de naturaleza confidencial.

Deben mantenerse en reserva, usando el secreto profesional. Puede publicarse es información si el cliente lo autoriza.

Para publicación de temas de interés nacional se podrá usar esta información pero sin revelar datos particulares de ningún cliente.

El cliente no debe tener acceso a los papeles de trabajo del auditor. Los papeles de trabajo pueden ser revisados por el auditor

siguiente. (En los casos en que haya cambio de auditor.)

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA

Los papeles de trabajo de auditoria son de propiedad de los Auditores. Aun cuando los papeles de trabajo del auditor independiente pueden servir ocasionalmente como fuente de información útil para el cliente, los papeles de trabajo no deben considerarse como parte o como sustitutos de los registros contables del cliente.

El auditor deberá conservar los papeles de trabajo por un periodo minio de seis años, y en el caso que cese definitivamente en el ejercicio de su profesión, sus papeles pasaran al archivo del Colegio de Profesionales de las Ciencias Económicas.

PAPELES DE TRABAJO Y RESPONSABILIDAD DE LOS AUDITORESLos papeles de trabajo de los auditores son el registro principal de la medida de los procedimientos aplicados y de la evidencia reunida durante la auditoria. Si los auditores, después de terminar un contrato, son acusados de negligencia, los papeles de trabajo de su auditoria serán un factor importante para rechazar o sustentar la acusación. REVISION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La revisión de los papeles de trabajo proporciona al auditor la mejor oportunidad para asegurarse de que el examen de Estados Financieros se ha hecho de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

Los objetivos principales de esta revisión son los siguientes:• Determinar y si es posible emitir una opinión sin

salvedad o bien precisar las salvedades que sean necesario expresar.

• Comprobar que se ha practicado una auditoria adecuada y efectiva de los estados financieros de acuerdo con Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y con la planificación definida por el auditor.

• Evaluar lo adecuado de la Auditoria. A este respecto, quien revise debe asegurarse de que los papeles de trabajo:

Indiquen claramente el avance del examen relacionándolo con la efectividad del sistema de control interno.

Constituyan un registro completo del trabajo hecho para lograr los objetivos de los programas.

Los procedimientos para la revisión de los papeles de trabajo son básicamente los siguientes:

Asegurarse de que haya examinado información comprobatoria con el alcance necesario para permitir formarse una opinión acerca de las cifras según libros y que estas no se hayan aceptado sin la investigación adecuada.

A través de discusiones con el auxiliar que hizo el trabajo debe determinarse si entendió y está satisfecho con el significado, propósito, método y resultados de su trabajo.