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GUÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

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GUÍA DE GESTIÓN

DE PROYECTOS DE

INVESTIGACIÓN

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Guía de gestión de proyectos de investigación. Versión 1

GUÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

La Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados (SIEA) ha elaborado la presente guía

para facilitar la gestión de proyectos de investigación. Se dispone además de buzón en el

sitio de la secretaría para atender consultas, dudas o sugerencias, en un plazo menor de

24 horas en días hábiles.

Liga al buzón: http://148.215.126.225/secinv/

Buzón de quejas, sugerencias y preguntas frecuentes

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CONTENIDO

Introducción .................................................................................................................................. 7

Principios básicos para gestión de proyectos de investigación ........................................................ 7

1. Gestión de propuestas y tramites generales ......................................................................... 10

1.1. Proyectos de investigación............................................................................................ 10

Legislación aplicable ............................................................................................................. 10

Publicación de convocatorias ............................................................................................... 10

Solicitud de registro de proyectos de investigación .............................................................. 10

Envío de solicitudes .............................................................................................................. 12

Proyectos a firmar y registrar electrónicamente ................................................................... 12

Aprobación .......................................................................................................................... 12

Periodo de ejecución ............................................................................................................ 12

Modificaciones presupuestarias ........................................................................................... 13

Modificaciones en la composición del equipo investigador ................................................... 13

Registro de bienes patrimoniales: equipo y acervo bibliográfico ........................................... 13

Agradecimientos y reconocimientos (créditos) ..................................................................... 13

Término del proyecto ........................................................................................................... 13

1.2. Convenios ..................................................................................................................... 14

1.3. Asistentes o ayudantes de investigación en proyectos con registro UAEM, becarios para

proyectos Conacyt ................................................................................................................... 14

Autorización ......................................................................................................................... 14

Pagos ................................................................................................................................... 15

Expediente y reportes .......................................................................................................... 15

2. Gestión de gastos ................................................................................................................. 15

2.1. Requisitos de los comprobantes ................................................................................... 15

2.2. Equipo inventariable ..................................................................................................... 17

Equipo de inversión .............................................................................................................. 17

Acervo bibliográfico ............................................................................................................. 17

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2.3. Gastos a comprobar...................................................................................................... 17

Solicitud ............................................................................................................................... 17

Comprobación...................................................................................................................... 17

2.4. Reembolso ................................................................................................................... 18

2.5. Trabajo de campo ......................................................................................................... 18

2.6. Combustible ................................................................................................................. 18

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INTRODUCCIÓN

La Universidad Autónoma del Estado de México (UAEM), a través de la SIEA, instrumenta la

presente guía de operación para la gestión de proyectos de investigación con

financiamiento institucional o externo, con el objetivo de hacer más eficiente el proceso

de apoyo a la función sustantiva de generar, transferir y aplicar conocimiento inter, multi

y transdisciplinario para propiciar mejores condiciones generales de vida para la

humanidad, fomentando la formación, reflexión y diálogo permanentes en las diversas

generaciones de investigadores y profesionales que se integran dinámicamente a redes

globales de conocimiento.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

1. La UAEM a través de SIEA y de su Dirección de Investigación (DI), registra los

proyectos de investigación que participan en convocatorias institucionales y

externas.

2. Las figuras principales que integran este registro son:

a. El Rector, como responsable legal de la institución.

b. El Secretario de Investigación y Estudios Avanzados, como responsable

administrativo del proyecto.

c. El investigador, como responsable técnico del proyecto.

3. El investigador solicitante es el responsable del seguimiento de su registro. En el

caso de los proyectos de investigación de cuerpos académicos (CA) o redes

temáticas, el líder será considerado el responsable técnico hasta la conclusión

satisfactoria del proyecto. La Dirección de Gestión de Investigación y Estudios

Avanzados (DGIEA), a través de sus departamentos comunicará a los investigadores

las incidencias que detecte.

4. La vía de comunicación habitual con los investigadores será a través de su correo

electrónico registrado y de página de la UAEM: http://148.215.126.225/secinv/

5. Todos los procedimientos y formatos para la gestión de proyectos se encuentran

en esta guía.

6. La documentación académica y financiera que generan los proyectos de

investigación se archivan en un sitio único a fin de mantener un sólo registro

físico, el cual se conservará cinco años después de los cuales se destruirá, además

se contará con archivo electrónico de la misma en formato PDF.

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7. La DI publica y/o difunde convocatorias internas y externas, según el caso, a través

del sitio web de la SIEA.

8. Las partes interesadas pueden consultar información relativa a la investigación y

los estudios avanzados en la página de la UAEM: http://148.215.126.225/secinv/

9. El registro de proyectos de investigación en convocatorias UAEM y externas deberá

realizarse en apego a los términos de referencia, con la recomendación de

realizarla antes de los tres últimos días del cierre de las mismas, a fin de garantizar

el registro satisfactorio de la solicitud.

10. Algunas convocatorias establecen que el responsable administrativo debe revisar

los rubros de gasto solicitados. La DGIEA lo hará como apoyo antes de emitir la

versión definitiva del proyecto, para lo que es necesario que se remita una copia

del último borrador por correo electrónico a [email protected],

dos semanas antes de la fecha límite de participación.

11. La DGIEA será la encargada de realizar los servicios administrativos para lo cual

deberá disponer de la documentación del proyecto; sólo así se podrá gestionar

eficazmente. A partir de la documentación que obra en los archivos se realizarán

finiquitos académicos y financieros, certificando de esa manera la participación. Se

consideran documentos básicos: convenio, solicitud, impresión de saldos

autorizados, documentación probatoria del ejercicio financiero, autorización de

transferencias, reporte académico emitido por el investigador con visto bueno de

la DI, finiquitos académico y financiero.

12. Los proyectos se deben ejecutar de acuerdo con lo solicitado y concedido.

Cualquier modificación relevante sobrevenida debe ser autorizada por el

organismo concedente, en el marco de sus reglas internas de operación. Por ende,

no será posible realizar gastos que no se hayan presupuestado en la solicitud o

que no hayan sido autorizados expresamente con posterioridad.

13. Los gastos que se imputen a un proyecto deben tener relación directa con la

ejecución del mismo. No se incluirán bajo ninguna justificación: artículos

personales, medicamentos, arreglos florales, golosinas, obsequios y donativos.

14. El rubro designado para la formación de nuevos cuadros de investigadores: a)

colaboradores, asistentes o ayudantes de investigación en proyectos con registro

UAEM; b) becarios en proyectos externos, es inamovible para transferencias y

tampoco permitirá incrementar el monto autorizado.

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15. La participación en comisiones relacionadas con el proyecto deben acompañarse

de la documentación que justifique su realización (invitación, certificado de

asistencia a congreso, acta de reunión, constancia de ponencia, etcétera).

16. Las facturas deben tramitarse a medida que se vayan recibiendo, a fin de que en

un plazo no mayor a un mes de su emisión, se pague al proveedor y deben

remitirse para trámite a más tardar los 5 días siguientes al mes del gasto.

17. Para proyectos financiados con recurso UAEM, el acuerdo que contrae el

investigador con la institución establece: el gasto de inversión debe ejercerse en

su totalidad los dos primeros meses, y el gasto corriente, al menos de manera

parcial, en un plazo no mayor de seis meses, ambos a partir de la disponibilidad

del recurso.

18. Es recomendable notificar, cuando aplique, a alumnos participantes y

colaboradores en la investigación acerca de los riesgos para la seguridad y salud

así como, informarles sobre las medidas y actividades de protección y prevención

aplicables a estos riesgos, dentro de lo cual, el investigador será responsable de

que se apliquen eficazmente medidas preventivas para no vulnerar la seguridad y

salud de las personas implicadas o de terceros.

19. Para el caso de proyectos de investigación con financiamiento externo, deberán

considerarse además los términos de referencia, el convenio y las reglas de

operación del fondo.

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1. GESTIÓN DE PROPUESTAS Y TRAMITES GENERALES

1.1. Proyectos de investigación

Legislación aplicable

Los proyectos se gestionarán de acuerdo con la legislación aplicable: reglamentos, reglas

de operación de los organismos concedentes, convocatoria, convenios y resolución de

concesión. Entre otros, los siguientes:

Ley de la UAEM.

Estatuto Universitario

Reglamento de la Investigación Universitaria.

La información que aquí se presenta es de carácter general, por ello, puede no ser

totalmente aplicable a alguna convocatoria concreta. Las situaciones no consideradas

serán resueltas en decisión conjunta entre la DGIEA y la DI, con el visto bueno del titular de

la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados.

Publicación de convocatorias

La DI publica y/o difunde las convocatorias institucionales y externas, según sea el caso,

para el registro de proyectos de investigación a través de la página web de la SIEA.

Solicitud de registro de proyectos de investigación

En la elaboración del registro es necesario tener en cuenta los aspectos siguientes:

1. Integrantes del equipo de investigación. Distinguir entre los investigadores

vinculados a la UAEM; los integrantes vinculados (colaboradores, asistentes,

ayudantes de investigación, entre otros); y los no vinculados (investigadores de

otras instituciones u organizaciones).

2. Al registrar un proyecto, debe considerarse lo establecido en el Reglamento de

Investigación Universitaria vigente, así como, lo estipulado en la convocatoria y en

los términos de referencia de que se trate.

3. El presupuesto asignado para cada proyecto, considerará los gastos que se

generan exclusiva y expresamente para la ejecución del mismo. Los apartados más

comunes y coherentes con lo establecido por la UAEM y por Conacyt son:

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Cuenta Gastos asociados Tipo

Acervos bibliográficos Adquisición de libros y publicaciones Corriente

Actividades de difusión, seminarios y talleres Impresión, flayers, propaganda Corriente

Apoyo para la formación de recursos humanos Becas, colaboradores, asistentes o ayudantes de investigación Corriente

Cuotas de inscripción Congresos (sólo inscripción) Corriente

Diseños y prototipos de prueba Moldes, prototipos, equipo, entre otros Corriente

Documentos y servicios de información Bancos de datos (información) Corriente

Equipo de cómputo Equipo de audio, video, fotografía y cómputo Inversión

Equipo de laboratorio Equipo de laboratorio, equipo instrumental menor, tecnológico y científico

Inversión

Estancias posdoctorales Estancias posdoctorales (posdoctorado) Corriente

Estancias técnico/académicas a participantes Pasajes y viáticos de personas UAEM Corriente

Estancias técnico/académicas a visitantes Pasajes y viáticos de personas externas (revisar convenio) Corriente

Gastos de capacitación y entretenimiento Servicios técnicos, profesionales, gastos de capacitación (verificar para capacitación)

Corriente

Gastos de operación Gastos de operación Corriente

Gastos de trabajo de campo Viáticos de campo Corriente

Herramientas y accesorios Herramientas (puede ser material de uso directo) Inversión

Honorarios por servicios profesionales Honorarios asimilables Corriente

Mantenimiento de equipo mayor Mantenimiento de equipo mayor (laboratorio) Corriente

Maquinaria Maquinaria y equipo (tecnológico y científico, instrumental) revisar convenio

Inversión

Materiales de uso directo Consumibles: reactivos, material para computadoras, pruebas y análisis, ferretería, cristalería, laboratorio, protección, entre otros

Corriente

Obra civil e instalaciones Construcción y mano de obra (revisar convenio) Inversión

Pasajes Combustible, casetas, estacionamiento, boletos camión y avión Corriente

Publicaciones, ediciones e impresiones Edición de libros y revistas, Corriente

Registro de patentes Patentes o marcas Corriente

Seres vivos Animales de trabajo Corriente

Servicios externos especializados Servicios técnicos, profesionales, servicios externos Corriente

Software especializado Software o licencias Corriente

Viáticos Hospedaje y consumos Corriente

Para conocer más detalles de las cuentas y los gastos asociados para registros UAEM, ver

Guía de afectación contable y presupuestal.

a. Gasto corriente. Se refiere a los recursos financieros que se destinan al pago de

gastos de operación necesarios para el desarrollo del proyecto y aprobados en

el marco de la convocatoria.

b. Gasto de inversión. Los recursos financieros que se destinan a la adquisición,

actualización, renovación y/o reforzamiento de infraestructura y equipo

necesarios para el desarrollo de los proyectos aprobados en el marco de la

convocatoria.

c. Debe tenerse en cuenta que algunas fuentes financiadoras no autorizan gastos

para mobiliario y equipo de oficina.

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Envío de solicitudes

La DI se compromete a gestionar la firma de solicitudes recibidas dentro del plazo marcado

(generalmente hasta 3 días antes del fin del plazo). Los interesados serán responsables del

envío de las presentadas fuera de ese plazo.

Proyectos a firmar y registrar electrónicamente

En caso de que la convocatoria solicite el trámite en sistema, el proceso de solicitud, firma

y registro lo realizará el investigador responsable del proyecto de acuerdo con la

convocatoria, cumpliendo con el cierre de la solicitud a más tardar, tres días antes del final

del plazo. La DI le enviará justificante de registro una vez realizado dicho cierre.

Aprobación

Para considerar que un proyecto forma parte del registro institucional,

independientemente de su financiamiento interno o externo, se requerirá que el

responsable técnico solicite el mencionado registro ante la DI, instancia que comunicará

vía sistema a la DGIEA los proyectos aprobados.

Una vez formalizado el registro, la propuesta de financiamiento será validada por la DGIEA.

Concluyendo el proceso con la firma electrónica del investigador responsable.

Periodo de ejecución

Para el caso de proyectos con financiamiento UAEM, se considerará el inicio del proyecto a

partir de la primera ministración de recursos a fin de garantizar la adecuada ejecución del

mismo.

En el caso de proyectos concedidos por administraciones públicas o privadas, el inicio del

proyecto será tal y como lo establezca el convenio y la convocatoria respectiva.

No se admitirán con cargo al proyecto gastos realizados con anterioridad a la fecha de

inicio fijada en la resolución de autorización, ni posteriores a la de finalización. Como

norma general se debe presentar la totalidad de facturas hasta quince días antes de la

finalización del proyecto o de presentación de justificación parcial. Una vez finalizado el

periodo de ejecución se retirará el saldo existente para su reintegro.

Para el caso de proyectos UAEM, el ejercicio de gasto de inversión deberá realizarse dentro

de los dos primeros meses del inicio del proyecto. Si no se han ejercido recursos dentro de

los primeros seis meses el proyecto se cancelará financieramente.

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Modificaciones presupuestarias

Los gastos del proyecto deben corresponder con los reflejados en la solicitud o los

aceptados posteriormente por el organismo convocante.

Cualquier modificación sustancial debe ser autorizada de acuerdo con la convocatoria.

Para proyectos UAEM puede utilizarse el formato siguiente: Solicitud de modificación

presupuestaria.

Modificaciones en la composición del equipo investigador

Cualquier alta en el equipo investigador debe ser autorizada por el organismo convocante.

Para proyectos UAEM puede utilizarse el siguiente formato: Solicitud de alta de equipo

investigador.

Registro de bienes patrimoniales: equipo y acervo bibliográfico

Todo el equipo y acervo bibliográfico o hemerográfico destinado al proyecto forma parte

del activo institucional por lo que deberá etiquetarse en bienes patrimoniales o en la

Dirección de Infraestructura Académica, según corresponda; asignado al espacio

académico en el que este adscrito el investigador. Para los casos en que el investigador,

durante el periodo del desarrollo de la investigación, se traslade a otro espacio académico

diferente al original, los equipos o acervo, deberán trasladarse de igual manera.

Agradecimientos y reconocimientos (créditos)

Toda referencia en cualquier medio de difusión a la actuación subvencionada o sus

resultados deberá incluir que el mismo ha sido apoyado por el organismo o los organismos

concedentes.

Término del proyecto

Una vez finalizado el proyecto externo, la DGIEA realizará el reporte financiero en tanto el

investigador responsable elabora el reporte académico, ambos se enviarán al organismo

concedente de acuerdo con lo establecido en la convocatoria, convenio y términos

aplicables.

Para el caso de proyectos internos, la DGIEA realizará el finiquito financiero y el

investigador el reporte académico, de acuerdo al plazo establecido en la convocatoria y en

cumplimiento a la fecha señalada para la finalización satisfactoria.

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1.2. Convenios

Un convenio es un acuerdo de colaboración entre dos partes, en el que ambos aportan

medios para realizar una actividad que les interesa y comprometen resultados o

productos determinados.

Para mayor referencia en los siguientes vínculos, se proporcionan modelos de convenio en

el que figuran las cláusulas más relevantes, para adaptarlo a las necesidades particulares.

Carta de intención

Convenio general

Convenio específico

Los convenios relacionados con la investigación los firmará el titular de la Secretaría de

Investigación y Estudios Avanzados, salvo que se considere conveniente la firma del

Rector.

Ejecución del gasto. Es recomendable que al menos una parte del importe se cobre a la

firma, a fin de disponer de saldo para comenzar a la brevedad con el ejercicio del recurso

para el proyecto.

En caso de que en el convenio no figure el equipo de investigación, deben adjuntar al

convenio definitivo el siguiente impreso firmado por todo el equipo de investigadores.

Compromiso de ejecución de convenio.

1.3. Asistentes o ayudantes de investigación en proyectos con registro

UAEM, becarios para proyectos Conacyt

Autorización

Para los proyectos UAEM, la autorización de asistentes (con título, grado o bien que se

encuentran cursando un programa de estudios avanzados), ayudantes (que se encuentren

cursando un programa educativo de licenciatura) será emitida por la DI, una vez

determinado por ésta que cumple con los requisitos solicitados en la convocatoria. Para el

caso de proyectos apoyados por Conacyt, se recibirá informe de alta del becario emitido

por el consejo con cargo al proyecto de investigación para proceder así a los pagos

autorizados.

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Pagos

Se considerará oficial para pago una vez autorizado el asistente, ayudante o becario,

según sea el caso, con el documento emitido por la UAEM o Conacyt.

Expediente y reportes

El expediente con las evidencias de cumplimiento se mantendrán bajo resguardo del

investigador, con el compromiso de tenerlo actualizado hasta la conclusión del apoyo

otorgado.

Como responsable técnico del proyecto el investigador deberá registrar en los informes

parcial y final, tanto técnicos como financieros, los resultados obtenidos y los montos

erogados, respectivamente.

Para proyectos Conacyt, una vez concluido el apoyo, en un plazo no mayor a 30 días, el

becario deberá enviar el oficio-informe, debidamente firmado por éste, con el visto bueno

del investigador a fin de emitir el oficio de liberación.

Para proyectos UAEM el asistente o ayudante de investigación deberá acudir a la DI para

entregar su reporte parcial (medio término) y final (término del proyecto).

Bajo ningún motivo se deberán enviar documentos probatorios.

2. GESTIÓN DE GASTOS

2.1. Requisitos de los comprobantes

Para el año fiscal 2014 son vigentes los comprobantes siguientes:

Factura electrónica CFDI

Factura electrónica CFD

Factura impresa con código de barras bidimensional CBB

Comprobante simplificado (no deducibles, pero si comprobables para el PIFI).

Comprobantes del extranjero

o Expedida a nombre de la Universidad Autónoma del Estado de México o en

su caso del investigador

o Tipo cambio adquirido

o Tipo cambio de la fecha facturada

o Conversión: dólar → peso

o Para moneda diferente al dólar: moneda x → dólar → peso

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De acuerdo con lo que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, los

comprobantes fiscales digitales deberán contener los siguientes requisitos:

1. La clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida y el régimen

fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Tratándose

de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá

señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los

comprobantes fiscales.

2. El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria,

referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 del Código, así como el

sello digital del contribuyente que lo expide.

3. El lugar y fecha de expedición.

4. La clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se

expida.

5. La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del

servicio o del uso o goce que amparen.

6. El valor unitario consignado en número.

7. El importe total consignado en número o letra.

8. Tratándose de mercancías de importación:

a) El número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de

primera mano.

b) En importaciones efectuadas a favor de un tercero, el número y fecha del

documento aduanero, los conceptos y montos pagados por el

contribuyente directamente al proveedor extranjero y los importes de las

contribuciones pagadas con motivo de la importación.

Ejemplo de factura CFDI

Ejemplo factura del extranjero

No se tramitarán facturas que no cumplan estos requisitos o que tengan enmiendas,

tachaduras, o añadidos posteriores.

Considerar para el caso de las facturas emitidas a nombre de la Universidad Autónoma del

Estado de México:

Domicilio: Instituto Literario #100 col. Centro, C.P. 50000

RFC: UAE560321II2 (son “i” mayúscula)

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2.2. Equipo inventariable

Equipo de inversión

Incluye: equipo de cómputo, científico y tecnológico; instrumental, médico y de

laboratorio; audio, video y fotografía; agropecuario; maquinaria; herramientas; software;

entre otros.

Presentar oficio de solicitud de compra de equipo de inversión, acompañado de cotización

vigente (máximo 8 días transcurridos a partir de la emisión de la misma).

Deberá realizarse durante los dos primeros meses de la ejecución del proyecto a fin de

garantizar su uso durante el desarrollo del mismo. Las compras de equipo sólo podrán

realizarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales (DRMSG).

Acervo bibliográfico

En los proyectos se consideran material bibliográfico los libros y publicaciones que se

adquieran con cargo a proyectos de investigación, los cuales deben estar registrados en el

acervo bibliográfico de la institución en la Dirección de Infraestructura Académica.

Formato de resguardo de acervo bibliográfico.

2.3. Gastos a comprobar

Emisión de gastos inherentes a un proyecto de investigación que se reportan anexando la

documentación probatoria para soportar el recurso financiero recibido con anterioridad al

ejercicio del mismo.

Solicitud

La ficha de gastos a comprobar deberá contener los siguientes requisitos para iniciar la

gestión de pago:

a) Formato solicitud de recursos para proyectos de investigación

b) Sello y firma de autorizados de la unidad solicitante

Comprobación

Se hará en un plazo no mayor a 20 días hábiles, contados a partir de la recepción

del cheque o transferencia.

La comprobación del gasto será recibida en su totalidad no parcial.

No se podrán comprobar dos fichas de gasto con una sola factura.

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Es importante tomar en cuenta la guía contable, respetar cuentas y rubros, así

como los productos que se pueden adquirir de acuerdo al proyecto y a la solicitud.

Considerar según disposición fiscal que las compras mayores a $2,000.00 (dos mil

pesos) se pagarán con tarjeta de débito, crédito, cheque nominativo y/o

transferencia.

Las facturas o documentos de comprobación deberán tener RFC de la UAEM, así

como firma del titular del espacio universitario y sello del mismo.

Las facturas con fecha de domingo, vacaciones o día festivo sólo se recibirán con

carta de aceptación o constancia de curso, congreso o estancia (justificación).

No se recibirán notas de venta.

En las facturas de hospedaje se anotará el nombre del investigador que se

hospedó.

La fecha de los documentos probatorios será a partir de la entrega del

contrarecibo.

Se entregará la comprobación con el formato de reporte financiero acompañado

de los documentos probatorios.

En caso de tener que realizar devolución del recurso, acudir a tesorería para

trámite y anexar a la comprobación recibo original por el importe devuelto.

2.4. Reembolso

Para tramitar reembolsos se deberá realizar mediante reporte financiero, desglosando por

cada documento: fecha, importe y concepto del recurso ejercido. No olvidar que las

facturas mayores a $2,000.00 (dos mil pesos) se pagarán con tarjeta de débito, crédito,

cheque nominativo y/o transferencia, de lo contrario no se reembolsarán.

2.5. Trabajo de campo

Los gastos de trabajo de campo, deberán reportarse en el formato de gastos de trabajo de

campo.

2.6. Combustible

El combustible se solicita dentro de los primeros 5 días de cada mes empleando Formato

solicitud de recursos para proyectos de investigación entregándose con vales de gasolina.

No se reembolsan gastos de combustible.