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Guía de gestión de proyectos de investigación. Versión 1
GUÍA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
La Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados (SIEA) ha elaborado la presente guía
para facilitar la gestión de proyectos de investigación. Se dispone además de buzón en el
sitio de la secretaría para atender consultas, dudas o sugerencias, en un plazo menor de
24 horas en días hábiles.
Liga al buzón: http://148.215.126.225/secinv/
Buzón de quejas, sugerencias y preguntas frecuentes
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CONTENIDO
Introducción .................................................................................................................................. 7
Principios básicos para gestión de proyectos de investigación ........................................................ 7
1. Gestión de propuestas y tramites generales ......................................................................... 10
1.1. Proyectos de investigación............................................................................................ 10
Legislación aplicable ............................................................................................................. 10
Publicación de convocatorias ............................................................................................... 10
Solicitud de registro de proyectos de investigación .............................................................. 10
Envío de solicitudes .............................................................................................................. 12
Proyectos a firmar y registrar electrónicamente ................................................................... 12
Aprobación .......................................................................................................................... 12
Periodo de ejecución ............................................................................................................ 12
Modificaciones presupuestarias ........................................................................................... 13
Modificaciones en la composición del equipo investigador ................................................... 13
Registro de bienes patrimoniales: equipo y acervo bibliográfico ........................................... 13
Agradecimientos y reconocimientos (créditos) ..................................................................... 13
Término del proyecto ........................................................................................................... 13
1.2. Convenios ..................................................................................................................... 14
1.3. Asistentes o ayudantes de investigación en proyectos con registro UAEM, becarios para
proyectos Conacyt ................................................................................................................... 14
Autorización ......................................................................................................................... 14
Pagos ................................................................................................................................... 15
Expediente y reportes .......................................................................................................... 15
2. Gestión de gastos ................................................................................................................. 15
2.1. Requisitos de los comprobantes ................................................................................... 15
2.2. Equipo inventariable ..................................................................................................... 17
Equipo de inversión .............................................................................................................. 17
Acervo bibliográfico ............................................................................................................. 17
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2.3. Gastos a comprobar...................................................................................................... 17
Solicitud ............................................................................................................................... 17
Comprobación...................................................................................................................... 17
2.4. Reembolso ................................................................................................................... 18
2.5. Trabajo de campo ......................................................................................................... 18
2.6. Combustible ................................................................................................................. 18
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INTRODUCCIÓN
La Universidad Autónoma del Estado de México (UAEM), a través de la SIEA, instrumenta la
presente guía de operación para la gestión de proyectos de investigación con
financiamiento institucional o externo, con el objetivo de hacer más eficiente el proceso
de apoyo a la función sustantiva de generar, transferir y aplicar conocimiento inter, multi
y transdisciplinario para propiciar mejores condiciones generales de vida para la
humanidad, fomentando la formación, reflexión y diálogo permanentes en las diversas
generaciones de investigadores y profesionales que se integran dinámicamente a redes
globales de conocimiento.
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
1. La UAEM a través de SIEA y de su Dirección de Investigación (DI), registra los
proyectos de investigación que participan en convocatorias institucionales y
externas.
2. Las figuras principales que integran este registro son:
a. El Rector, como responsable legal de la institución.
b. El Secretario de Investigación y Estudios Avanzados, como responsable
administrativo del proyecto.
c. El investigador, como responsable técnico del proyecto.
3. El investigador solicitante es el responsable del seguimiento de su registro. En el
caso de los proyectos de investigación de cuerpos académicos (CA) o redes
temáticas, el líder será considerado el responsable técnico hasta la conclusión
satisfactoria del proyecto. La Dirección de Gestión de Investigación y Estudios
Avanzados (DGIEA), a través de sus departamentos comunicará a los investigadores
las incidencias que detecte.
4. La vía de comunicación habitual con los investigadores será a través de su correo
electrónico registrado y de página de la UAEM: http://148.215.126.225/secinv/
5. Todos los procedimientos y formatos para la gestión de proyectos se encuentran
en esta guía.
6. La documentación académica y financiera que generan los proyectos de
investigación se archivan en un sitio único a fin de mantener un sólo registro
físico, el cual se conservará cinco años después de los cuales se destruirá, además
se contará con archivo electrónico de la misma en formato PDF.
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7. La DI publica y/o difunde convocatorias internas y externas, según el caso, a través
del sitio web de la SIEA.
8. Las partes interesadas pueden consultar información relativa a la investigación y
los estudios avanzados en la página de la UAEM: http://148.215.126.225/secinv/
9. El registro de proyectos de investigación en convocatorias UAEM y externas deberá
realizarse en apego a los términos de referencia, con la recomendación de
realizarla antes de los tres últimos días del cierre de las mismas, a fin de garantizar
el registro satisfactorio de la solicitud.
10. Algunas convocatorias establecen que el responsable administrativo debe revisar
los rubros de gasto solicitados. La DGIEA lo hará como apoyo antes de emitir la
versión definitiva del proyecto, para lo que es necesario que se remita una copia
del último borrador por correo electrónico a [email protected],
dos semanas antes de la fecha límite de participación.
11. La DGIEA será la encargada de realizar los servicios administrativos para lo cual
deberá disponer de la documentación del proyecto; sólo así se podrá gestionar
eficazmente. A partir de la documentación que obra en los archivos se realizarán
finiquitos académicos y financieros, certificando de esa manera la participación. Se
consideran documentos básicos: convenio, solicitud, impresión de saldos
autorizados, documentación probatoria del ejercicio financiero, autorización de
transferencias, reporte académico emitido por el investigador con visto bueno de
la DI, finiquitos académico y financiero.
12. Los proyectos se deben ejecutar de acuerdo con lo solicitado y concedido.
Cualquier modificación relevante sobrevenida debe ser autorizada por el
organismo concedente, en el marco de sus reglas internas de operación. Por ende,
no será posible realizar gastos que no se hayan presupuestado en la solicitud o
que no hayan sido autorizados expresamente con posterioridad.
13. Los gastos que se imputen a un proyecto deben tener relación directa con la
ejecución del mismo. No se incluirán bajo ninguna justificación: artículos
personales, medicamentos, arreglos florales, golosinas, obsequios y donativos.
14. El rubro designado para la formación de nuevos cuadros de investigadores: a)
colaboradores, asistentes o ayudantes de investigación en proyectos con registro
UAEM; b) becarios en proyectos externos, es inamovible para transferencias y
tampoco permitirá incrementar el monto autorizado.
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15. La participación en comisiones relacionadas con el proyecto deben acompañarse
de la documentación que justifique su realización (invitación, certificado de
asistencia a congreso, acta de reunión, constancia de ponencia, etcétera).
16. Las facturas deben tramitarse a medida que se vayan recibiendo, a fin de que en
un plazo no mayor a un mes de su emisión, se pague al proveedor y deben
remitirse para trámite a más tardar los 5 días siguientes al mes del gasto.
17. Para proyectos financiados con recurso UAEM, el acuerdo que contrae el
investigador con la institución establece: el gasto de inversión debe ejercerse en
su totalidad los dos primeros meses, y el gasto corriente, al menos de manera
parcial, en un plazo no mayor de seis meses, ambos a partir de la disponibilidad
del recurso.
18. Es recomendable notificar, cuando aplique, a alumnos participantes y
colaboradores en la investigación acerca de los riesgos para la seguridad y salud
así como, informarles sobre las medidas y actividades de protección y prevención
aplicables a estos riesgos, dentro de lo cual, el investigador será responsable de
que se apliquen eficazmente medidas preventivas para no vulnerar la seguridad y
salud de las personas implicadas o de terceros.
19. Para el caso de proyectos de investigación con financiamiento externo, deberán
considerarse además los términos de referencia, el convenio y las reglas de
operación del fondo.
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1. GESTIÓN DE PROPUESTAS Y TRAMITES GENERALES
1.1. Proyectos de investigación
Legislación aplicable
Los proyectos se gestionarán de acuerdo con la legislación aplicable: reglamentos, reglas
de operación de los organismos concedentes, convocatoria, convenios y resolución de
concesión. Entre otros, los siguientes:
Ley de la UAEM.
Estatuto Universitario
Reglamento de la Investigación Universitaria.
La información que aquí se presenta es de carácter general, por ello, puede no ser
totalmente aplicable a alguna convocatoria concreta. Las situaciones no consideradas
serán resueltas en decisión conjunta entre la DGIEA y la DI, con el visto bueno del titular de
la Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados.
Publicación de convocatorias
La DI publica y/o difunde las convocatorias institucionales y externas, según sea el caso,
para el registro de proyectos de investigación a través de la página web de la SIEA.
Solicitud de registro de proyectos de investigación
En la elaboración del registro es necesario tener en cuenta los aspectos siguientes:
1. Integrantes del equipo de investigación. Distinguir entre los investigadores
vinculados a la UAEM; los integrantes vinculados (colaboradores, asistentes,
ayudantes de investigación, entre otros); y los no vinculados (investigadores de
otras instituciones u organizaciones).
2. Al registrar un proyecto, debe considerarse lo establecido en el Reglamento de
Investigación Universitaria vigente, así como, lo estipulado en la convocatoria y en
los términos de referencia de que se trate.
3. El presupuesto asignado para cada proyecto, considerará los gastos que se
generan exclusiva y expresamente para la ejecución del mismo. Los apartados más
comunes y coherentes con lo establecido por la UAEM y por Conacyt son:
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Cuenta Gastos asociados Tipo
Acervos bibliográficos Adquisición de libros y publicaciones Corriente
Actividades de difusión, seminarios y talleres Impresión, flayers, propaganda Corriente
Apoyo para la formación de recursos humanos Becas, colaboradores, asistentes o ayudantes de investigación Corriente
Cuotas de inscripción Congresos (sólo inscripción) Corriente
Diseños y prototipos de prueba Moldes, prototipos, equipo, entre otros Corriente
Documentos y servicios de información Bancos de datos (información) Corriente
Equipo de cómputo Equipo de audio, video, fotografía y cómputo Inversión
Equipo de laboratorio Equipo de laboratorio, equipo instrumental menor, tecnológico y científico
Inversión
Estancias posdoctorales Estancias posdoctorales (posdoctorado) Corriente
Estancias técnico/académicas a participantes Pasajes y viáticos de personas UAEM Corriente
Estancias técnico/académicas a visitantes Pasajes y viáticos de personas externas (revisar convenio) Corriente
Gastos de capacitación y entretenimiento Servicios técnicos, profesionales, gastos de capacitación (verificar para capacitación)
Corriente
Gastos de operación Gastos de operación Corriente
Gastos de trabajo de campo Viáticos de campo Corriente
Herramientas y accesorios Herramientas (puede ser material de uso directo) Inversión
Honorarios por servicios profesionales Honorarios asimilables Corriente
Mantenimiento de equipo mayor Mantenimiento de equipo mayor (laboratorio) Corriente
Maquinaria Maquinaria y equipo (tecnológico y científico, instrumental) revisar convenio
Inversión
Materiales de uso directo Consumibles: reactivos, material para computadoras, pruebas y análisis, ferretería, cristalería, laboratorio, protección, entre otros
Corriente
Obra civil e instalaciones Construcción y mano de obra (revisar convenio) Inversión
Pasajes Combustible, casetas, estacionamiento, boletos camión y avión Corriente
Publicaciones, ediciones e impresiones Edición de libros y revistas, Corriente
Registro de patentes Patentes o marcas Corriente
Seres vivos Animales de trabajo Corriente
Servicios externos especializados Servicios técnicos, profesionales, servicios externos Corriente
Software especializado Software o licencias Corriente
Viáticos Hospedaje y consumos Corriente
Para conocer más detalles de las cuentas y los gastos asociados para registros UAEM, ver
Guía de afectación contable y presupuestal.
a. Gasto corriente. Se refiere a los recursos financieros que se destinan al pago de
gastos de operación necesarios para el desarrollo del proyecto y aprobados en
el marco de la convocatoria.
b. Gasto de inversión. Los recursos financieros que se destinan a la adquisición,
actualización, renovación y/o reforzamiento de infraestructura y equipo
necesarios para el desarrollo de los proyectos aprobados en el marco de la
convocatoria.
c. Debe tenerse en cuenta que algunas fuentes financiadoras no autorizan gastos
para mobiliario y equipo de oficina.
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Envío de solicitudes
La DI se compromete a gestionar la firma de solicitudes recibidas dentro del plazo marcado
(generalmente hasta 3 días antes del fin del plazo). Los interesados serán responsables del
envío de las presentadas fuera de ese plazo.
Proyectos a firmar y registrar electrónicamente
En caso de que la convocatoria solicite el trámite en sistema, el proceso de solicitud, firma
y registro lo realizará el investigador responsable del proyecto de acuerdo con la
convocatoria, cumpliendo con el cierre de la solicitud a más tardar, tres días antes del final
del plazo. La DI le enviará justificante de registro una vez realizado dicho cierre.
Aprobación
Para considerar que un proyecto forma parte del registro institucional,
independientemente de su financiamiento interno o externo, se requerirá que el
responsable técnico solicite el mencionado registro ante la DI, instancia que comunicará
vía sistema a la DGIEA los proyectos aprobados.
Una vez formalizado el registro, la propuesta de financiamiento será validada por la DGIEA.
Concluyendo el proceso con la firma electrónica del investigador responsable.
Periodo de ejecución
Para el caso de proyectos con financiamiento UAEM, se considerará el inicio del proyecto a
partir de la primera ministración de recursos a fin de garantizar la adecuada ejecución del
mismo.
En el caso de proyectos concedidos por administraciones públicas o privadas, el inicio del
proyecto será tal y como lo establezca el convenio y la convocatoria respectiva.
No se admitirán con cargo al proyecto gastos realizados con anterioridad a la fecha de
inicio fijada en la resolución de autorización, ni posteriores a la de finalización. Como
norma general se debe presentar la totalidad de facturas hasta quince días antes de la
finalización del proyecto o de presentación de justificación parcial. Una vez finalizado el
periodo de ejecución se retirará el saldo existente para su reintegro.
Para el caso de proyectos UAEM, el ejercicio de gasto de inversión deberá realizarse dentro
de los dos primeros meses del inicio del proyecto. Si no se han ejercido recursos dentro de
los primeros seis meses el proyecto se cancelará financieramente.
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Modificaciones presupuestarias
Los gastos del proyecto deben corresponder con los reflejados en la solicitud o los
aceptados posteriormente por el organismo convocante.
Cualquier modificación sustancial debe ser autorizada de acuerdo con la convocatoria.
Para proyectos UAEM puede utilizarse el formato siguiente: Solicitud de modificación
presupuestaria.
Modificaciones en la composición del equipo investigador
Cualquier alta en el equipo investigador debe ser autorizada por el organismo convocante.
Para proyectos UAEM puede utilizarse el siguiente formato: Solicitud de alta de equipo
investigador.
Registro de bienes patrimoniales: equipo y acervo bibliográfico
Todo el equipo y acervo bibliográfico o hemerográfico destinado al proyecto forma parte
del activo institucional por lo que deberá etiquetarse en bienes patrimoniales o en la
Dirección de Infraestructura Académica, según corresponda; asignado al espacio
académico en el que este adscrito el investigador. Para los casos en que el investigador,
durante el periodo del desarrollo de la investigación, se traslade a otro espacio académico
diferente al original, los equipos o acervo, deberán trasladarse de igual manera.
Agradecimientos y reconocimientos (créditos)
Toda referencia en cualquier medio de difusión a la actuación subvencionada o sus
resultados deberá incluir que el mismo ha sido apoyado por el organismo o los organismos
concedentes.
Término del proyecto
Una vez finalizado el proyecto externo, la DGIEA realizará el reporte financiero en tanto el
investigador responsable elabora el reporte académico, ambos se enviarán al organismo
concedente de acuerdo con lo establecido en la convocatoria, convenio y términos
aplicables.
Para el caso de proyectos internos, la DGIEA realizará el finiquito financiero y el
investigador el reporte académico, de acuerdo al plazo establecido en la convocatoria y en
cumplimiento a la fecha señalada para la finalización satisfactoria.
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1.2. Convenios
Un convenio es un acuerdo de colaboración entre dos partes, en el que ambos aportan
medios para realizar una actividad que les interesa y comprometen resultados o
productos determinados.
Para mayor referencia en los siguientes vínculos, se proporcionan modelos de convenio en
el que figuran las cláusulas más relevantes, para adaptarlo a las necesidades particulares.
Carta de intención
Convenio general
Convenio específico
Los convenios relacionados con la investigación los firmará el titular de la Secretaría de
Investigación y Estudios Avanzados, salvo que se considere conveniente la firma del
Rector.
Ejecución del gasto. Es recomendable que al menos una parte del importe se cobre a la
firma, a fin de disponer de saldo para comenzar a la brevedad con el ejercicio del recurso
para el proyecto.
En caso de que en el convenio no figure el equipo de investigación, deben adjuntar al
convenio definitivo el siguiente impreso firmado por todo el equipo de investigadores.
Compromiso de ejecución de convenio.
1.3. Asistentes o ayudantes de investigación en proyectos con registro
UAEM, becarios para proyectos Conacyt
Autorización
Para los proyectos UAEM, la autorización de asistentes (con título, grado o bien que se
encuentran cursando un programa de estudios avanzados), ayudantes (que se encuentren
cursando un programa educativo de licenciatura) será emitida por la DI, una vez
determinado por ésta que cumple con los requisitos solicitados en la convocatoria. Para el
caso de proyectos apoyados por Conacyt, se recibirá informe de alta del becario emitido
por el consejo con cargo al proyecto de investigación para proceder así a los pagos
autorizados.
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Pagos
Se considerará oficial para pago una vez autorizado el asistente, ayudante o becario,
según sea el caso, con el documento emitido por la UAEM o Conacyt.
Expediente y reportes
El expediente con las evidencias de cumplimiento se mantendrán bajo resguardo del
investigador, con el compromiso de tenerlo actualizado hasta la conclusión del apoyo
otorgado.
Como responsable técnico del proyecto el investigador deberá registrar en los informes
parcial y final, tanto técnicos como financieros, los resultados obtenidos y los montos
erogados, respectivamente.
Para proyectos Conacyt, una vez concluido el apoyo, en un plazo no mayor a 30 días, el
becario deberá enviar el oficio-informe, debidamente firmado por éste, con el visto bueno
del investigador a fin de emitir el oficio de liberación.
Para proyectos UAEM el asistente o ayudante de investigación deberá acudir a la DI para
entregar su reporte parcial (medio término) y final (término del proyecto).
Bajo ningún motivo se deberán enviar documentos probatorios.
2. GESTIÓN DE GASTOS
2.1. Requisitos de los comprobantes
Para el año fiscal 2014 son vigentes los comprobantes siguientes:
Factura electrónica CFDI
Factura electrónica CFD
Factura impresa con código de barras bidimensional CBB
Comprobante simplificado (no deducibles, pero si comprobables para el PIFI).
Comprobantes del extranjero
o Expedida a nombre de la Universidad Autónoma del Estado de México o en
su caso del investigador
o Tipo cambio adquirido
o Tipo cambio de la fecha facturada
o Conversión: dólar → peso
o Para moneda diferente al dólar: moneda x → dólar → peso
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De acuerdo con lo que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, los
comprobantes fiscales digitales deberán contener los siguientes requisitos:
1. La clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida y el régimen
fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Tratándose
de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá
señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los
comprobantes fiscales.
2. El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria,
referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 del Código, así como el
sello digital del contribuyente que lo expide.
3. El lugar y fecha de expedición.
4. La clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se
expida.
5. La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del
servicio o del uso o goce que amparen.
6. El valor unitario consignado en número.
7. El importe total consignado en número o letra.
8. Tratándose de mercancías de importación:
a) El número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de
primera mano.
b) En importaciones efectuadas a favor de un tercero, el número y fecha del
documento aduanero, los conceptos y montos pagados por el
contribuyente directamente al proveedor extranjero y los importes de las
contribuciones pagadas con motivo de la importación.
Ejemplo de factura CFDI
Ejemplo factura del extranjero
No se tramitarán facturas que no cumplan estos requisitos o que tengan enmiendas,
tachaduras, o añadidos posteriores.
Considerar para el caso de las facturas emitidas a nombre de la Universidad Autónoma del
Estado de México:
Domicilio: Instituto Literario #100 col. Centro, C.P. 50000
RFC: UAE560321II2 (son “i” mayúscula)
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2.2. Equipo inventariable
Equipo de inversión
Incluye: equipo de cómputo, científico y tecnológico; instrumental, médico y de
laboratorio; audio, video y fotografía; agropecuario; maquinaria; herramientas; software;
entre otros.
Presentar oficio de solicitud de compra de equipo de inversión, acompañado de cotización
vigente (máximo 8 días transcurridos a partir de la emisión de la misma).
Deberá realizarse durante los dos primeros meses de la ejecución del proyecto a fin de
garantizar su uso durante el desarrollo del mismo. Las compras de equipo sólo podrán
realizarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales (DRMSG).
Acervo bibliográfico
En los proyectos se consideran material bibliográfico los libros y publicaciones que se
adquieran con cargo a proyectos de investigación, los cuales deben estar registrados en el
acervo bibliográfico de la institución en la Dirección de Infraestructura Académica.
Formato de resguardo de acervo bibliográfico.
2.3. Gastos a comprobar
Emisión de gastos inherentes a un proyecto de investigación que se reportan anexando la
documentación probatoria para soportar el recurso financiero recibido con anterioridad al
ejercicio del mismo.
Solicitud
La ficha de gastos a comprobar deberá contener los siguientes requisitos para iniciar la
gestión de pago:
a) Formato solicitud de recursos para proyectos de investigación
b) Sello y firma de autorizados de la unidad solicitante
Comprobación
Se hará en un plazo no mayor a 20 días hábiles, contados a partir de la recepción
del cheque o transferencia.
La comprobación del gasto será recibida en su totalidad no parcial.
No se podrán comprobar dos fichas de gasto con una sola factura.
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Es importante tomar en cuenta la guía contable, respetar cuentas y rubros, así
como los productos que se pueden adquirir de acuerdo al proyecto y a la solicitud.
Considerar según disposición fiscal que las compras mayores a $2,000.00 (dos mil
pesos) se pagarán con tarjeta de débito, crédito, cheque nominativo y/o
transferencia.
Las facturas o documentos de comprobación deberán tener RFC de la UAEM, así
como firma del titular del espacio universitario y sello del mismo.
Las facturas con fecha de domingo, vacaciones o día festivo sólo se recibirán con
carta de aceptación o constancia de curso, congreso o estancia (justificación).
No se recibirán notas de venta.
En las facturas de hospedaje se anotará el nombre del investigador que se
hospedó.
La fecha de los documentos probatorios será a partir de la entrega del
contrarecibo.
Se entregará la comprobación con el formato de reporte financiero acompañado
de los documentos probatorios.
En caso de tener que realizar devolución del recurso, acudir a tesorería para
trámite y anexar a la comprobación recibo original por el importe devuelto.
2.4. Reembolso
Para tramitar reembolsos se deberá realizar mediante reporte financiero, desglosando por
cada documento: fecha, importe y concepto del recurso ejercido. No olvidar que las
facturas mayores a $2,000.00 (dos mil pesos) se pagarán con tarjeta de débito, crédito,
cheque nominativo y/o transferencia, de lo contrario no se reembolsarán.
2.5. Trabajo de campo
Los gastos de trabajo de campo, deberán reportarse en el formato de gastos de trabajo de
campo.
2.6. Combustible
El combustible se solicita dentro de los primeros 5 días de cada mes empleando Formato
solicitud de recursos para proyectos de investigación entregándose con vales de gasolina.
No se reembolsan gastos de combustible.
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