Guía para el monitoreo y seguimiento de los Servicios de...

Guía para el monitoreo y seguimiento de los Servicios de

información de las Bibliotecas Universitarias

Octubre 2018

Introducción La presente guía para el monitoreo y seguimiento de los servicios de información que ofrecen las bibliotecas universitarias, unidades de información y centros de documentación, pretende establecer algunos líneamientos generales que permitan institucionalizar el proceso de generación de información producto de los servicios que ofertan las bibliotecas. Esto, con el propósito de generar información que respalde los informes de gestión de las bibliotecas y unidades de información, atendiendo al cumplimiento de los planes estratégicos, operativos anuales y trimestrales de las acciones y actividades que se desarrollan en las bibliotecas. En este sentido, se presenta el flujograma de trabajo y su interpretación, este intenta señalar el camino a recorrer en este proceso, las principales actividades a desarrollar y las evidencias que se deben generar. Para garantizar las evidencias e insumos para la construcción de los informes institucionales tanto trimestrales como anuales, informe físiso financiero del CNU y los informes para el consorcio peri-CNU se requiere de todo un sistema de información institucionalizado en nuestras bibliotecas, con sus fechas establecidas y definidos los responsables de la generación y elaboración de los mismos. Asi mismo, es importante garantizar la coherencia de los formatos, en este caso, para darle salida a las bibliotecas y centros que funcionan como sistema,asi mismo, garantizar el flujo de la información tanto a nivel de la institución como hacia el consorcio según fechas definidas. Los formatos que se presentan son ejemplos, estos pueden ser adaptados a la necesidad y requerimiento de la institución de educación superior, lo importante es que los datos que se recopilen respondan a la institución y a lo que solicita el CNU. Todos estos elementos, pueden formar parte de los manuales de procedimientos o de los sistemas de información de nuestras bibiotecas, de manera que nos permita gerenciar con eficacia y eficiencia. También, es necesario destacar que muchos de estos datos, pueden ser generados por sistemas automatizados, según disponibilidad de cada universidad y sistema bibliotecario, así mismo, pueden ser trabajados de manera manual, sin embargo, todo apunta a construir todo un sistema de información que sea ágil y eficiente, de acuerdo a los requerimientos de las IES y sobre todo, de los procesos de acreditación de nuestras universidades y unidades de información.

Flujograma para el monitoreo y seguimiento informes Bibliotecas

Plan estratégico de la

universidad y Plan de Mejoras

Sesiones de trabajo y/o

reuniones Consejos técnicos e

instancias toma de decisiones

Evidencia Informe de gestión trimestral y anual

Formato institucional y CNU

Fin

Directores /as y equipos de trabajo elaboran

informes de gestión trimestral y anual

Inicio

Plan Operativo Anual de la Unidad de Información, Bibliotecas o Sistema bibliotecario. Incluye acciones del Plan de marketing y ALFIN.

Reportes estadísticos mensuales: Registros de servicios. Registro de estadisticas de uso Bases de datos suscritas y de acceso libre

Evidencias

Documentos reportes estadisticos

mensuales. Según formatos IES y CNU. Fotografías. Check list actividades

mensuales.

-

Directores/as dan

seguimiento a Check

list. Revisión

cumplimiento

Plan operativo trimestral Equipos de trabajo

Evidencia Reportes trimestrales

Interpretación de los símbolos utilizados en el flujograma. Indica inicio / fin de un proceso

Actividad a desarrollar Punto de control / decisión Enlace con otro procesos

Evidencia Evidencia

Cronograma para la articulación de informes: Bibliotecas y Centros de Documentación

Fechas de corte de información y elaboración de informes estadisticos de jefes de áreas de las unidades de información, bibliotecas sedes, extensiones universitarias y/o Centros de documentación.

20 de cada mes 25 de cada mes

Entregan a jefes inmediatos Jefes inmediatos elaboran consolidados de informes según áreas de trabajo

Monitoreo de actividades según plan de trabajo operativo (CHECK LIST)

25 de cada mes Última semana del trimestre

Directores de Bibliotecas Jefes de áreas

Elaboración de informes trimestrales e Informe del CNU

Trimestre (última semana del trimestre correspondiente).

Jefes de áreas Directores de Bibliotecas

Elaboración de informes Peri-CNU Julio / Noviembre Equipos Peri-CNU Directores de Bibliotecas

Elaboración de informe anual y rendición social de cuentas

Diciembre y enero Equipos Peri-CNU Directores de Bibliotecas

Ejemplo de CHECK LIST Bibliotecas:

No Actividades Responsables Fechas de cumplimiento

Check List

Observación

Si No

1 Aprobación de la Política de Selección y Adquisición de materiales bibliográficos

CUU / Directora de Bibliotecas

II Trimestre 2017

X Cumplida. Pendiente la edición y

publicación del documento final.

2 Selección de títulos de libros a adquirir según programas de asignaturas (Material impreso).

Directora / Resp. de Bibliotecas / Secretarias académicas

I y II Trimestre 2017

X

3 Construcción de Portal digital de libros digitales (INTRANET).

Dirección de SITICI y Bibliotecas.

III Trimestre 2017

X Depende de la asignación de informático.

4 Elaboración de listados de libros a actualizar por carrera (Bibliografía básica).

Directora de Bibliotecas y Resp. De Bibliotecas..

I y II Trimestre 2017

X

5 Reproducción de material bibliográfico según requerimientos.

Resp. De Bibliotecas.

I Trimestre X

6 Adquisición de material bibliográfico sobre cultura, lenguas de las regiones del Caribe nicaragüense y perspectiva intercultural de género

Responsables de Bibliotecas. Secretarias académicas, administración recintos

I y II Trimestre X

Formatos: No. 1.1 Formato Informe Físico y Financiero para el CNU. Bibliotecas y Centros de Documentación

BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN URACCAN 2016

Número de Bibliotecas en Sede Central 4

Número de Bibliotecas en Sedes Regionales 3

Número de Centros de Documentación especializados 4

Acervo Bibliográfico (Número de títulos) 35,434

Acervo Bibliográfico (Número de ejemplares) 123,457

Adquisiciones (Número de títulos) 1,125

Adquisiciones (Número de ejemplares) 4,284

Número de servicios brindados 179,268

Número de servicios brindados a Estudiantes 167562

Número de servicios brindados a Docentes 11706

Número de servicios brindados a usuarios virtuales 125

Número de descargas de artículos o libros de bases de datos suscritas 8348

Número de descargas de documentos en repositorios o bases de datos locales de bibliotecas

1840

Número de bases de datos 28

Número de bases de datos en suscripciòn 13

Número de bases de datos de acceso libre 15

Número de usuarios capacitados en uso y manejo de bases de datos 1900

Número de estudiantes capacitados 1685

Número de docentes capacitados 215

TOTAL 537,016

Ejemplo de llenado cuadro CNU: El número de servicios brindados a estudiantes y docentes, debe coincidir con el número total de servicios brindados.

Elementos del informe físico y financiero del CNU 1.2 Valoración cualitativa global de la docencia en el año: Logros y Dificultades. Perspectivas para el próximo

año. ( Este item pertenece al informe del CNU).

1.3 Logros

1.4 Actividades de impacto en la función

1.5 Dificultades

1.6 Perspectivas

Formatos

MATERIALES DE INFORMACION TOTAL DISPONIBLE EN BIBLIOTECA TIPO DE MATERIAL

UNAN- LEON

UNAN- MANAGUA

UNI UNA UCA UPOLI

EIAG

UCATSE

BICU

URACCAN

TOTAL

T E T E T E T E T E T E T E T E T E T E LIBROS Y DOCUMENTOS

MAT. AUDIOV. ELECTRONICOS

REVISTAS

OTROS

MATERIALES DE INFORMACION ADQUIRIDOS EN 201

TIPO DE MATERIAL

UNAN- LEON

UNAN- MANAGUA

UNI UNA

UCA UPOLI

EIAG

UCATSE

BICU

URACCAN

TOTAL

T E T E T E T E T E T E T E T E T E T E

LIBROS Y DOCUMENTOS

MAT. AUDIOV.

ELECTRONICOS

REVISTAS

OTROS

INFORMACION DE BIBLIOTECAS PARA INFORME DE RENDICION SOCIAL DE CUENTAS

201

SERVICIOS BRINDADOS EN LA BIBLIOTECA Año:

TIPO DE SERVICIO

UNAN- LEON

UNAN- MANAGUA

UNI UCA UPOLI EIAG UCATSE BICU URACCAN TOTAL

DOMICILIO SALA

PRESTAMO INTERB.

FOTOCOPIA INTERNET

OTROS (Describalos)

Total

TIPOS DE USUARIOS A LOS QUE SE LES BRINDARON ESTOS SERVICIOS EN LA BIBLIOTECA 2017

TIPO DE SERVICIO UNAN

- LEON

UNAN- MANAGUA

UNI

UCA

UPOLI

EIAG

UCATSE

BICU

URACCAN

TOTAL

ESTUDIANTES DOCENTES

ADMINISTRATIVOS

EXTERNOS OTROS

(Investigadores)

Total

CAPACITACIONES BRINDADAS EN USO DE BASES DE DATOS PERii POR LA BIBLIOTECA 2017 Tipos de usuarios

UNAN- LEON

UNAN- MANAGUA


ESTUDIANTES DOCENTES PERSONAL

OTROS TOTAL

NUMERO DE PERSONAL QUE DISPONE LA BIBLIOTECA ACTUALMENTE Tipos de usuarios UNAN

- LEON

UNAN- MANAGUA

UNI

UCA

UPOLI

EIAG

UCATSE

BICU

URACCAN

TOTAL

PROFESIONALES BIBLIOTECOLOGIA Y GESTION DE

INF.

TECNICOS EN BIBLIOTECOLOGIA Y GESTION DE

INF

PROFESIONALES EN OTRAS CARRERAS

TECNICOS EN OTRAS CARRERAS

INFORMATICOS ADMINISTRATIVO

S

TOTAL

BASES DE DATOS QUE DISPONE LA BIBLIOTECA TIPO DE ACCESO

UNAN- LEON

UNAN- MANAGUA


SUSCRIPCION. LIBRE ACCESO

OTROS (DESCRIBALO)

TOTAL

UNIDADES DE INFORMACION ACTUALES EN LAS UNIVERSIDADES DEL CNU TIPO DE SERVICIO UNAN-

LEON UNAN- MANAGUA


BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

BIBLIOTECAS SEDES REGIONALES

BIBLIOTECAS FACULTADES

CENTROS DE DOCUMENTACION ESPECIALIZADOS

OTROS (Describalos)

Total

Formatos para informes mensuales, trimestrales y anuales – según indicadores de cada universidad Cuadro No. 1 Colecciones consultadas por tipo de préstamos. Sala y aula

COLECCIONES CONSULTADOS, Bibliotecas Trim No.

BIBLIOTECAS Bonanza Rosita Siuna Waslala

TOTAL COLECCIONES / PRÉSTAMOS EN SALA, AULA

Sub T. Sub T. Est Doc Inv P.

Adm Otros Sub T. Sub T.

Administración

Agroforestal

Ciencias de la Educación

Ciencias Sociales Con Mención En Desarrollo Local

Comunicación Intercultural

Contabilidad Pública y Auditoria

Cultura Física

Diccionarios

Enciclopedias

Ecoturismo

Educación Intercultural Bilingüe

Enfermería Intercultural

Escuela de Liderazgo

Especialización del Inglés como Segunda Lengua

Género

Gestión Cultural

Historia

Historia de la Costa Caribe Nicaragüense

Informática Administrativa

Ingeniería Civil

Ingeniería en Sistemas de la Información

Interculturalidad

Libros en lenguas Regionales

Mapas

Maestría en Antropologia Social

Maestría Agronegocios

Maestría Comunicación Intercultural

Maestría Contabilidad Pública y Auditoria

Maestría Cosmovisión del Buen Vivir/Vivir Bien

Maestría Didácticas de las Matemáticas

Maestría Desarrollo con Identidad con Mención en Gobernabilidad

Maestria Docencia Universitaria

Maestría en Planificación y desarrollo

Medicina Intercultural

Medicina Veterinaria

Metodología de la Investigación

Monografías y Tesis

Obras Generales

Pesca

Pedagogía con Mención en Educación

Psicología en contextos interculturales

Revistas

Sociología

Trabajos de Fin de cursos

Zootecnia

TOTALES

Cuadro No. 2 Colecciones consultadas por tipo de préstamos a domiciio

COLECCIONES CONSULTADOS, 201 TRIM No.


TOTAL COLECCIONES / PRÉSTAMOS EN DOMICILIO

Sub T. Sub T. Est Doc Inv P.

Adm Otros Sub T. Sub T.

Administración

Agroforestal





Cultura Física

Diccionarios

Enciclopedias

Ecoturismo





Género

Gestión Cultural

Historia



Ingeniería Civil


Interculturalidad

Libros en Lenguas Regionales

Mapas









Maestría en Planificación y Desarrollo





Obras Generales

Pesca



Revistas

Sociología

Trabajos de Fin de Cursos

Zootecnia

TOTALES

Cuadro No. 3 Colecciones consultadas por tipo de usuarios

COLECCIONES CONSULTADAS POR TIPOS DE USUARIOS, 201 TRIM No.


Total COLECCIONES Est Doc Inv

P. Adm

Otros Sub T.

Sub T. Est Doc Inv P.

Adm Otros

Sub T.

Sub T.

Administración

Agroforestal





Cultura Física

Diccionarios

Enciclopedias

Ecoturismo





Género

Gestión Cultural

Historia



Ingeniería Civil


Interculturalidad

Lenguas Regionales

Mapas









Maestria En Planificación y Desarrollo con Identidad





Obras Generales

Pesca



Revistas

Sociología

Trabajos de Fin de cursos

Zootecnia

TOTALES

Cuadro No. 4 Consolidado usuarios atendidos según tipo, sexo y etnia

TIPOS DE USUARIOS POR SEXO Y ETNIA Bibliotecas, I Trimestre No. TRIM Año:

Bibliotecas Tipo de Usuario

Sexo Etnia Totales

Fem Masc TOTAL Mk My G R Mz Cr Otros

La Luz

Estudiantes

Docentes

Investigadores

Personal admin

Otros Usuarios

Subtotales

El Camino

Estudiantes

Docentes

Investigadores

Personal admin

Otros Usuarios

Subtotales

Flor de Pino

Estudiantes

Docentes

Investigadores

Personal admin

Otros Usuarios

Subtotales

TOTALES URACCAN

Mk: Miskitu. My: Mayangna G: Garífuna R: Rama. Mz: Mestizos Cr: Creoles Otros Cuadro No. 5 Control materiales bibliográficos : Trimestral y anual

BIBLIOTECAS /

Total libros

Trabajos de fin de curso existente

Total revistas

Total materiales

electrónicos/digitales

Total monografías y tesis

Materiales audio visuales

Mapas Total materiales bibliográficos

T E T E T E T T E T T T E

Biblioteca 1

Sede 1

SUB TOTAL

Biblioteca 2

CEDOC

CEDOC

CEDOC

SUB TOTAL

Bibioteca 3

Sede 1

Sede 2

Sede 3

SUB TOTAL

Biblioteca 4

CEDOC

SUB TOTAL

TOTAL

Cuadro No. 6

Capacitaciones realizadas al personal de bibliotecas y centros de documentación

Biblioteca Fecha Nombres y apellidos Nombre del Taller / Curso Duración Lugar /Entidad que impartió el

curso/taller

Cuadro No. 7

USUARIOS CAPACITADOS BASES DE DATOS CIENTIFICAS /

CARRERAS / TRIM No. Año:

Biblioteca: Universidad X Total F M

Agroforestal

Administración de empresa


Sociología

Desarrollo Local

Psicología


Contabilidad y auditoria

Ciencias de la Educación con

mención en Biología

Cultura Física


mención en español

Estudiantes diplomados


mención en Inglés

Sub total

DOCENTES CANTIDAD

Total F M

Administración

Sociología

Informática

Docentes todas las carreras

Personal Institutos

Sub Total

Total

Cuadro No. 8 Documentos recuperados Bases de Datos

Uso Bases de datos científicas Trimestre No. II Año: 201

Base de datos Abril Mayo Junio Total

EBSCO

GALE

SPRINGER

PROQUEST

DIGITALIA

E-LIBRO

HAPI

McGraw-Hill

Pearson

JSTOR

Otras

TOTAL

Cuadro No. 9 Consolidado servicios (Trimestral y anual).

TOTAL

CONSOLIDADO SERVICIOS BRINDADOS II TRIM 2017F.G.S. IMTRADEC Waspam Sub Total BLUFIELDS BZA Rosita Siuna WaslalaLuz en la

SelvaCEIMM Sub Total URACCAN

Materiales Bibliográficos consultas en

sala

Consultas a domicilio

Consultas monografías y tesis

No. decargas documentos repositorio

Institucional

Mapas

Periódicos y Revistas

Servicio de fotocopias

Servicio de audiovisuales

Servicio de Internet

Número de descargas de artículos o

libros de bases de datos suscritas

No. servicios usuarios virtuales

No. Bases de Datos Científicas por

suscripción

No. Bases de datos Científicas por

suscripción. Acceso libre

Servicio Videoteca

Otros

RECINTO TOTAL

BIBLIOTECAS BIBLIOTECAS NUEVA GUINEASub Total

BIBLIOTECAS LAS MINAS

Sub Total

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