Guía Práctica de Elaboración de Estudios Previos y ...

Guía Práctica de Elaboración de Estudios Previos y Consultas al Mercado para Entidades Licitantes 1.0 Edición Octubre-2021


RAPHAEL FUENTES G.

Director General

IVÁN SALAZAR

Secretario General

DIRECCIÓN JURÍDICA

MARLENE AGUILAR PINZÓN

Directora

JUAN LUIS LABRADOR

Asesor Jurídico

DESPACHO SUPERIOR

ARELIS Y. DIAZ O.

Asesora de Proyectos


Tabla de contenido

Motivación de la Guía Práctica...................................................................................................................... 1

¿Cuál es la misión de la Guía?...................................................................................................................... 1

¿Cuál es el Marco Jurídico para la elaboración del Estudio Previo y las Consultas al Mercado? .............. 2

¿Por qué es importante promover la competencia? ............................................................................... 2

PARTE 1. ¿Cómo estructurar el pliego de cargos? ................................................................................. 2

1.1. Elaboración de pliego de cargos .................................................................................... 2

1.2. Estudios Previos ............................................................................................................. 3

1.3. Lineamientos mínimos a considerar para elaborar el estudio previo. ........................... 3

PARTE 2. ¿Cómo realizar consultas al mercado?.....................................................................5

2.1. Contexto General sobre Consultas al Mercado ............................................................. 5

2.2. ¿Cuánto tiempo dura el proceso? .................................................................................. 5

2.3. ¿Qué actores pueden participar en una consulta al mercado? ..................................... 6

2.4. ¿Cuáles son los beneficios que aportan las consultas al mercado? ............................. 6

2.5. ¿Debo publicar los resultados de la consulta al Mercado?............................................ 6

2.6. ¿Cómo estructurar una solicitud de información (SDI)? ............................................... 7

2.7. Flujograma para la Consulta al Mercado………………………………………………….8

PARTE 3. Anexos……………………………………………………………………………………..9

Anexo 1……………………………………………………………………………………………….9

Anexo 2………………………………………………………………………………………………10


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Motivación de la Guía Práctica La presente Guía Práctica de Elaboración de Estudios Previos y Consultas al Mercado, está enfocada en brindar a las entidades licitantes directrices, recomendaciones y buenas prácticas que les permitan establecer mecanismos para obtener la información necesaria sobre la capacidad y realidad del mercado, a fin de preparar los procedimientos de selección de contratista o el procedimiento de excepcional de contratación. ¿Cuál es la misión de la Guía?

Esta Guía práctica tiene la misión de recabar un conjunto de fuentes de información para la planeación y la toma de decisiones en materia de contrataciones públicas, mediante un proceso abierto y público a través de medios electrónicos, en donde permita al servidor público recabar datos e información con los proveedores y otros agentes especializados.

Éste será un documento básico que establece 4 pilares claves en la elaboración de estudios previos y consultas al mercado para optimizar los pliegos de cargos en los procesos de selección de contratistas:

Para brindar una visión de enfoque integral, tanto teórica como práctica para las entidades licitantes, en cuanto a la realización de estudios previos y consultas al mercado. Además de servir de insumo para la generación de otras guías o informes de consultas al mercado.

Para brindar a todas aquellas entidades licitantes el asesoramiento al momento de planear estudios previos y participar en una consulta al mercado, ofreciendo una guía sencilla del paso a paso.

Beneficios que impacten directamente los procesos de selección de contratista, al momento de realizar estudios previos y consultas preliminares al mercado.

Divulgar las acciones de forma clara y precisa, que permitan mostrar los resultados obtenidos en el proceso de consultas al mercado, de forma tal, que se pueda visualizar la data recabada y que ésta pueda servir de referencia en otros procesos similares.

Ser Referente Resolver consultas

Obtener Beneficios

Publicar Resultados


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¿Cuál es el Marco Jurídico para la elaboración del Estudio Previo y las Consultas al Mercado? La Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) es el ente rector y fiscalizador de las Contrataciones Públicas en Panamá, atendiendo lo establecido en el Texto Único de la Ley 22 de junio de 2006, ordenado por la Ley 153 de mayo de 20201 y el Decreto Ejecutivo N° 439 de 10 de septiembre de 2020 que reglamenta el Texto Único de la Ley 22 de junio de 20062. Es por ello que las entidades estarán llamadas a tomar en consideración, el cumplimiento de lo establecido en los artículos 39 y 79 del Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 153 de 8 de mayo de 2020, y los artículos 21, 47, 48 y 151 del Decreto Ejecutivo 439 de 10 de septiembre de 2020, además de estimular y promover la mayor competencia en los procesos de contrataciones públicas.

¿Por qué es importante promover la competencia? Promover de manera abierta la generación de competencias en los procesos de contrataciones públicas, permitirá una mediación sobre la demanda y oferta, en los mercados de bienes, servicios y obras de infraestructuras, que buscan materializar las necesidades actuales mediante la gestión de la administración pública. La existencia de un sistema de contrataciones públicas competitivo, permitirá que las entidades licitantes en su conjunto, obtengan precios justos, mayor calidad de los bienes, servicios y obras, un mejor desempeño en la ejecución presupuestaria, un manejo adecuado de los recursos públicos, así como la de impulsar la innovación para la mejora continua de sus productos o servicios, los cuales son provistos mediante contratos públicos. En otras palabras, tiene un impacto en los servicios fundamentales para la sociedad civil, tales como: educación, salud, justicia, infraestructuras claves, entre otros. PARTE 1. ¿Cómo estructurar el pliego de cargos? Esta sección trata de una visión teórica, donde se identificarán y se describirán variables y parámetros de las necesidades que se requieren satisfacer en el proceso de contratación.

1.1. Elaboración del pliego de cargos

Previo a la celebración del procedimiento de selección de contratista, la entidad contratante iniciará su proceso con la elaboración del pliego de cargos tomando como referente la utilización de los documentos estandarizados aprobados por ésta entidad, el cual es un conjunto de requisitos exigidos unilateralmente por la entidad para el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras en donde se incluyan los términos y condiciones del contrato a celebrarse, así como los derechos, garantías, obligaciones del contratista y detalla el procedimiento que se va a seguir en la formalización y ejecución del contrato. La DGCP exhorta a todas las entidades contratantes del Estado a implementar el uso de los documentos estandarizados en todas sus etapas de contratación , los cuales, buscan que los procedimientos de selección de contratista se desarrollen de una manera uniforme y homologada, de tal manera que tanto las entidades licitantes como proveedores del Estado, participen de un proceso en el cual todos los documentos utilizados mantengan el mismo esquema o patrón, disminuyendo así la dualidad de criterios, interpretaciones o incluso reclamos 1 Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006 ordenado por la Ley 153 de 8 de mayo de 2020. https://www.panamacompra.gob.pa/Inicio/#!/legislacion/Leyes 2 Decreto Ejecutivo N° 439 de 10 de septiembre de 2020 que reglamenta el Texto Único de la Ley 22 de junio de 2006. https://www.panamacompra.gob.pa/Inicio/#!/legislacion/Decretos

https://www.panamacompra.gob.pa/Inicio/#!/proveedores/documentosEstandar

https://www.panamacompra.gob.pa/Inicio/#!/legislacion/Leyes

https://www.panamacompra.gob.pa/Inicio/#!/legislacion/Decretos


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respecto a la verificación o evaluación de éstos y así otorgarle mayor eficiencia y eficacia a los procesos de adquisiciones de las entidades contratantes del Estado.

En síntesis, la estructuración general del pliego de cargos incluirá reglas objetivas, justas, claras y competitivas que permitan la mayor participación de los interesados en igualdad de condiciones. Dicha estructura contendrá lo siguiente:

• Condiciones Generales • Condiciones Especiales • Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencias • Formularios • Anexos (en caso de que aplique).

En el pliego de cargos no se podrán insertar requisitos o condiciones contrarias a la ley y al interés público. De hecho cualquier condición contraria a esta disposición será nula de pleno derecho.

1.2. Estudios Previos Los estudios previos serán preparados por las entidades contratantes, a fin de determinar la necesidad que pretende satisfacer en un proceso de contratación, la cual le permita reconocer las condiciones que prevalecen en un determinado mercado (sector de bienes, servicios u obras), a través de estudios y documentos que serán el soporte para confeccionar el pliego de cargos preliminar. De esta forma, los estudios previos constituyen una herramienta estratégica dentro de los procedimientos de contratación pública; entre más sólida, confiable y exhaustiva sea la información o documentos de soporte, le permitirá tener un mejor criterio; por ejemplo, en relación con el procedimiento a elegir, los criterios de selección de ofertas, los requisitos de participación, las características técnicas de los bienes y servicios a adquirir o precios, autorizaciones, licencias o permisos, precio de referencia, entre otros aspectos relevantes. Hacemos énfasis que la elaboración de estudios previos más que un pre-requisito, es una fuente exponencial de información indispensable para la planeación y la toma de mejores decisiones en la etapa preliminar del proceso de selección de contratista. 1.3. Lineamientos mínimos a considerar para elaborar el estudio previo.

Objetivo del estudio previo.- Consiste en levantar y conocer las características de la oferta y la demanda de los bienes o servicios objeto de la adquisición, a fin de constituir la base para un documento preliminar de pliego de cargos o términos de referencia para el procedimiento que se lleve a cabo.

Características de los bienes o servicios.- Las especificaciones de los bienes, servicios u obras a contratar desde una óptica de requisitos técnicos – científicos, así como las autorizaciones, permisos, licencias, documentos técnicos, sus diferentes presentaciones, vida útil, canales de distribución y comercialización, programas de sostenibilidad, garantías, entre otros aspectos. En tal caso, obtener información sobre los bienes, servicios y obras complementarios que puedan

Requerirse, a fin de evaluar la conveniencia de la forma de como adquirirlos (en conjunto o por separado).


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Modalidad de proceso de contratación.- De conformidad con lo establecido en la Ley, la entidad contratante tendrá el criterio para seleccionar cualquiera de los seis (6) procedimientos de selección de contratista que le sea más conveniente y oportuno para su adquisición, tomando en cuenta la fundamentación legal. De igual forma, en esta fase la entidad contratante deberá

establecer los criterios de selección correspondiente a la o las ofertas más favorables.

Bienes o servicios sustitutos.- Entre más amplio sea el universo de posibilidades para la contratación de bienes y servicios que se contemplen, mayores serán las opciones de contratación, por lo que deben considerarse todos aquellos que cumplan con los requisitos técnicos mínimos para satisfacer las necesidades de contrataciones identificadas, así como alternativas técnicas y comerciales viables para los mismos.

Proveedores.- Identificar y mapear los potenciales proveedores, su origen (nacional o internacional), su capacidad financiera, operativa y técnica por ejemplo: volumen de producción y ventas, redes de distribución, tiempos de entrega, así como experiencia en el mercado, especialización y desempeño, análisis de riesgo, garantías. Entre otros aspectos). Asimismo, sería conveniente identificar el tiempo que requerirían los posibles proveedores para presentar una propuesta técnicamente solvente, sobre todo tratándose de contrataciones complejas.

Precios.- Identificar el valor estimado de la contratación, el cual será indispensable para asegurar el gasto eficiente de los recursos públicos. Para tal fin, deberá fundar el cálculo de precio de referencia a través de análisis de estimaciones propias en base a cantidades requeridas o información disponible de costos, así como considerar precios pactados en contratos anteriores, precios publicados en la web de los proveedores o precios históricos del rubro dentro del portal “PanamaCompra”.

Asimismo, para llevar a cabo otros análisis de estimación del precio de referencia, también deberán tomarse en cuenta las diferentes presentaciones de algunos productos, condiciones de entrega, la forma pago y financiamiento, las garantías, descuentos por volumen, promociones por temporadas o cualquier situación puntual durante un período, entre otros aspectos. Calendario de trabajo.- Con la finalidad de cumplir en tiempo oportuno con los objetivos del estudio previo, resulta útil crear un calendario o cronograma de trabajo que contenga cada una de las actividades que se realizarán durante la recolección de información y/o documentos de soporte. No obstante, las fechas establecidas deben considerar posibles imprevistos o cambios

en las circunstancias del entorno.

Fuentes de información.- El insumo principal para la elaboración del estudio previo es la información. Por ello, las fuentes que se consulten deben ser confiables, eficaces, actualizadas y pertinentes. Entre otras, pueden considerarse las siguientes:

Fuentes elaboradas de información o documentos soporte que pueda ser recopilada por sus propios medios. Esta pueden ser por ejemplo: visita a la página web del proveedor (fabricantes, distribuidor, etc.), catálogo de productos similares o sustitutos, página web de organismos certificadores de normas de calidad, entre otras consultas.

Fuentes especializadas que en el ámbito de sus facultades tengan agremiados técnicos o cámaras de comercio o bien entidades nacionales o extranjeras que brinden censos,


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encuestas, datos abiertos, estadísticas, reporte de estudios de mercado, catálogo o padrón de proveedores, bases de datos privadas de compañías especializadas en monitoreo de mercados, entre otros insumos.

Investigaciones de mercado previas, para ello resulta útil contar con un acervo de las realizadas con anterioridad para estar en posibilidad de comparar información.

Referenciar contratos y órdenes de compras anteriores con características similares.

Información obtenida en fuentes públicas como Internet o periódicos, entre otros.

PARTE 2. ¿Cómo realizar consultas al mercado? Esta sección tiene una visión práctica, que permite establecer un canal en ambas vías entre los proveedores y la entidad contratante para que puedan obtener información puntual y actualizada del mercado sobre el objeto a contratar.

2.1. Contexto General sobre Consultas al Mercado Establecer una gestión de consultas al mercado se instituye como una herramienta práctica de retroalimentación, que se desarrolla durante la fase preparatoria de un procedimiento de selección de contratista, en donde las entidades contratantes podrán efectuar las consultas o reuniones con proveedores y otros agentes especializados, mediante llamados públicos y abiertos a través de medios electrónicos. Este proceso participativo tiene el propósito de obtener información sobre la capacidad del mercado, las características de los bienes, servicios u obras requeridos, de los precios, de los costos asociados, del avance tecnológico, de la logística de abastecimiento, de los tiempos de preparación de las propuestas o cualquier otra información relevante que permita ajustar el pliego de cargos con entorno actual. De la misma manera, brindará accesibilidad informativa a los potenciales proveedores para conocer de primera mano las necesidades o proyectos de las entidades contratantes y sus requisitos para las futuras contrataciones. De manera que se realicen de forma exitosa y aplicando los principios de la contratación pública tales como transparencia, economía, eficacia, publicidad, eficiencia, igualdad de proponentes entre otros.

2.2. ¿Cuánto tiempo dura el proceso? En cuanto al tiempo de desarrollo de un proceso de consultas al mercado, el mismo tendrá variantes en función alcance del proyecto, por lo cual no existe un tiempo mínimo o máximo. Todo dependerá de que las entidades licitantes puedan aclarar sus consultas y recopilar la información necesaria y actualizada en base a sus necesidades. Es posible que puedan darse varias rondas de consultas al mercado sobre el mismo objeto, aplicando diferentes mecanismos, formatos o canales a medida que se van profundizando los requerimientos del objeto a contratar.


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2.3. ¿Qué actores pueden participar en una consulta al mercado? Al ser la convocatoria de consultas al mercado completamente abiertas y públicas en primera instancia va dirigida a proveedores (personas naturales o jurídicas), sin embargo, es incluyente los aportes que puedan proporcionar las organizaciones no gubernamentales, los centros académicos y tecnológicos o de manera general, la sociedad civil que tengan voluntad de participar, es importante no limitar la consulta únicamente a un sector específico, a fin de recabar toda la información posible y necesaria respecto de la necesidad.

2.4. ¿Cuáles son los beneficios que aportan las consultas al mercado?

• Brindar la oportunidad de maximizar un alto valor agregado para el procedimiento de selección de contratista en su etapa preliminar.

• Ayuda a desarrollar y potenciar soluciones mediante la disposición de información valiosa para replantear sus necesidades en las áreas de innovación, sostenibilidad, logística, técnica, financiera, abastecimientos, calidad, inclusión, entre otros aspectos.

• Favorece la interrelación y contribución entre los actores del ecosistema de contrataciones públicas (proveedores, centro de investigación, universidades, agencias de desarrollo, sociedad civil, etc.) para la presentación de propuestas de información que respondan a redefinir y mejorar las necesidades de los usuarios finales, en un proceso de selección de contratistas.

• Identificar sinergias con otras entidades participantes en procesos de consultas al mercado y que pueden

transcender en futuros proyectos para la gestión pública.

2.5. ¿Debo publicar los resultados de la consulta al Mercado?

ACTORES DEL ECOSISTEMA PARA LAS CONSULTAS AL MERCADO

Proveedores

Sociedad Civil

Centros tecnológicosAcadémicos

ONG´s


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Una vez culminado el proceso de consulta al mercado, la entidad contratante deberá remitir un informe vía correo electrónico de los resultados obtenidos a la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP), con el propósito de publicar en el portal de “PanamaCompra” los datos e información recabada, garantizando mantener visible y pública la información recabada, siendo un proceso transparente, que además será referente para consultas de otras entidades contratante y permitirá la apertura de un mecanismo de veeduría permanente para la participación ciudadana. Este informe de los resultados producto de la consulta al mercado formará parte del expediente electrónico.

2.6. ¿Cómo estructurar una solicitud de información (SDI)? Mediante la generación de una solicitud de información, por sus siglas en español (SDI), el cual se refiere a un documento breve, sencillo, puntual y eficaz, que tendrá como propósito realizar consultas específicas a un mercado y éste será publicado mediante el portal “PanamaCompra” con la información mínima sugerida:

(Ver anexo 1 Índice de Contenido Sugerido).

• Nombre de la consulta al mercado: se debe indicar de forma clara en una frase lo que resume el propósito de la consulta al mercado.

• Introducción: brindar al lector una idea clara del tema a tratar, el orden de presentación y de forma breve el contenido de las principales características que requiere hallar o aclarar en el mercado.

• Objetivo y Alcance: indicar de manera precisa y concisa que resultados espera alcanzar durante el proceso. Es decir, definir el o los propósitos, fines, o metas que se deberán alcanzar al realizar la consulta al mercado. Estos podrán ser objetivos generales y objetivos específicos.

• Descripción o Antecedente de la consulta al mercado: detallar las referencias previas que origina la consulta de temas específicos para generar el análisis de los puntos y desarrollar la consulta.

• Condiciones en la participación de la consulta al mercado: o Definir Fecha Límite: definir claramente el período de la consulta al mercado (día-hora). o Detalle de la Metodología: Se trata de los métodos, procedimientos y/o técnicas que se utilizarán

para recabar la información a través de la consulta al mercado. Por ejemplo, convocatoria para una reunión virtual, completar o responder encuesta o preguntas en línea previa, foros virtuales, entre otros). Se trata de dejar clara las reglas del proceso de consulta.

o Información sobre contactos de la consulta al mercado: persona o personas asignadas con las competencias para atender el período de consultas y manejo de la recepción de información.

o Idioma: definir claramente el idioma en la cual requiere la información solicitada. Sin embargo tome en cuenta cierta flexibilidad, ya que la mayoría de la información técnica se presenta por lo general en idioma inglés. Recordemos que la consulta al mercado es un proceso previo para recopilar información, y esto no descarta la participación de los interesados en un procedimiento formal de selección de contratista.

o Uso de la Información: en este espacio le permitirá aclarar a todos los interesados que la información proporcionada y recolectada será de uso exclusivo para la elaboración y estructuración del pliego de cargos, sobre la base de entender la experiencia en el mercado, capacidades técnicas, financieras, organizacional, precios del mercado, presupuesto, como también para el levantamiento de diseños, productos y servicios planteados. Los resultados de la consulta al mercado deben estar visibles y públicos en el portal “PanamaCompra”.


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De esta manera, deben elaborarse consultas o preguntas claras que obtengan información precisa derivada del contacto directo con los posibles proveedores, por ejemplo:

¿Qué se busca obtener? ¿Qué nuevas características tiene un producto? ¿Cuáles son sus formas de presentación? ¿Aplica para compras sostenibles? ¿Cuenta con un plan de adecuación y manejo ambiental (PAMA)? ¿Cuenta con una matriz de riesgo interno y externo para el proyecto? ¿Cuál es la norma de calidad más actualizada? ¿Cuál es la cobertura de la garantía para el bien, servicio u obra? ¿En qué consiste su cadena de abastecimiento? ¿Qué beneficios incluye su propuesta de servicio? Entre otras.

(ANEXO #2: Guía de Sugerencias de Preguntas para realizar consultas)

o Detalle de la información entregable: Se facilitará detalles de la manera en la cual se requiere recibir retroalimentación, a fin de que los proveedores interesados brinden sus respuestas de manera ordenada y conforme a lo requerido. Por ejemplo: podrá ser mediante respuesta a formulario de preguntas, encuestas, completando cuadro informativo, estadísticas, entre otras. Adicionalmente, es preciso recabar los datos o perfil que se requieran de todos los participantes.

La Solicitud de Información será en toda medida un documento preciso para recabar información del mercado, el cual no deberá exceder en contenido de páginas, como lo es un pliego de cargos. Se recomienda al menos entre 5 a 10 páginas mínimo.

2.6. Flujograma para la Consulta al Mercado.

Generar SDI(Entidad Contratante)

Solicitud de publicar SDI(Entidad Contratante)

Publicar SDI "PanamaCompra"

(DGCP)

Participación de la Consulta (Proveedores)

Analizar resultados

(Entidad Contratante)

Solicitud de publicación de

resultados(Entidad Contratante)

Publicar resultados

(DGCP)

Data histórica(Portal)

Estructurar Pliego de Cargos

(Entidad Contratante)


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PARTE 3. Anexos

ANEXO #1: Guía de Índice de Contenido para la Solicitud de Información /SDI

Instrucciones de uso: A continuación se presenta una guía sugerida de índice de contenido, que la entidad contratante podrá aplicar y ajustar según su requerimiento a fin de gestionar la consulta al mercado. Cabe señalar, que de ninguna manera se constituyen como un documento estándar de uso obligatorio. (Ver punto 2.6. ¿Cómo estructurar una solicitud de información?). La solicitud de información deberá ser un documento breve y puntual lo cual no deberá excederse en contenido de páginas.

Nombre de la Consulta: (solicitud de información para el Suministro, Implementación, Diseño, mantenimiento del rubro X, etc.)

Índice de Contenido

I. Introducción (Información General) II. Objetivo y Alcance III. Descripción o Antecedente de la consulta al mercado IV. Condiciones en la Participación de la Consulta al Mercado V. Consulta a Interesados (Perfil de los proveedores) VI. Reglas sobre el uso de la información (Confidencialidad)

VII. Cuestionario de Pregunta y aclaraciones

RAPHAEL FUENTES Director General


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ANEXO #2: Guía de Sugerencias de Preguntas para realizar consultas Instrucciones de uso: A continuación se presenta una guía sugerida que corresponde a una serie de preguntas que podría ser aplicada por la entidad contratante, de la misma manera pueden incluir o ajustarse otras preguntas según su requerimiento a fin de gestionar la consulta al mercado. Estas preguntas de ninguna manera se constituyen como un documento estándar de uso obligatorio. Encabezado: La entidad contratante podrá determinar la estructura del contenido de sus indicaciones, preguntas y otras formas de consulta. A continuación se presenta un ejemplo: La Entidad notifica formalmente a todos los proveedores del rubro (_________) interesados en participar de la consulta al mercado para el “OBJETO A CONTRATAR”. Por tal razón agradecemos completar la información solicitada en este documento, el cual tiene como propósito de aclarar diversos puntos relacionados con las especificaciones generales, técnicas y económicas de la industria de ________________________, y lograr así mejorar los pliegos de cargos para los posibles procesos de selección de contratistas. Nota: Los interesados que respondan a esta consulta deberán comprender que la misma es un estudio preliminar, y que el mismo no se establece como ningún tipo de obligación o compromiso para cualquiera de las partes.

Información del Proveedor Respuesta

Razón Social del Proveedor RUC del proveedor

Página Web del proveedor Nombre de la persona que responde

E-mail de la persona que responde Teléfono de Contacto

Área Información General:

# Preguntas Respuesta Comentarios

1 Indique, ¿De qué forma está constituida su empresa? o Empresa Natural o Empresa Jurídica o Empresa Extranjera

2 ¿En qué área de comercialización se encuentra su empresa?

o Elabora o fabrica el producto o Importa el producto o Es intermediario o Distribuir Mayorista o Distribuidor Minorista


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3 Aproximadamente, ¿Cuántos años tiene en el mercado local y/o Internacional su empresa? Especifique.

o Menos de 2 años o 2 – 5 años o 6 – 15 años o Más de 15 años

4 Indique ¿Qué cantidad de trabajadores tiene empresa? Especifique los permanentes y los subcontratados.

o Entre 1 a 50 personas o Entre 51 y 100 personas o Entre 101 a 200 personas o Más de 200 personas

5 Indique, ¿Cómo está clasificada su empresa según el nivel de ingresos o facturación en el mercado local?

o Micro Empresa o Pequeña Empresa o Mediana Empresa o Grande Empresa

6 Comente, ¿Cuáles son los servicios especializados que ofrece su empresa? (Detallar)

7 Favor indicar, ¿Cuenta usted con un programa de ética empresarial que este apoyado con un órgano de vigilancia y controles competentes?

o Sí o No

(Detallar)

8 Indique, ¿La empresa cuenta con una certificación de la ISO 370001 Sobre Anti soborno? ¿Desde cuándo?

o Sí o No

(Detallar)

9 Comente, Si dentro de su empresa ¿Cuenta con políticas de relacionamiento con terceros e intermediarios? (código de ética de proveedores)

o Sí o No o Sin opinión

10 En caso que tuviera algún conflicto de interés, ¿Estaría dispuesto a firmar el acuerdo de confidencialidad y conflicto de intereses?


11 Dentro de su estructura organizativa, ¿Cuenta con una oficial de cumplimiento con elevada formación y pericia para reportar operaciones sospechosas dentro del proceso?


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Sírvase proporcionar una visión general de su organización y su oferta de negocios, incluyendo ¿por qué usted cree que su empresa está capacitada para proveer el servicio, producto u obra?

(Detallar) (Detallar)

13 ¿Cuenta la empresa con programas de Inclusividad laboral? Favor indicar la cantidad de trabajadores y cuáles son los programas.


(Detallar)

14 Brinde detalles sobre las políticas que maneja su empresa con respecto a la exclusividad en materia laboral de género, edad, sexo, nacionalidad, religión, etc.

o Sí o No deseo compartirlo o Sin opinión

(Detallar)

Área Logística, Distribución y Transporte:


1 Indique cuales son las zonas o provincias de cobertura para la entrega del servicio o producto. Comente.

o Panamá Metro o Panamá Norte o Panamá Este o Panamá Oeste o Todas las Anteriores.


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2 Con respecto a las áreas de difícil acceso, ¿Cuáles son las comarcas de cobertura para brindar su producto o servicio? Comente.

o Emberá Wounaan (Darién) o Nogbe Bugle (Bocas del Toro, Veraguas,

Chiriquí) o Kuna Madugandi (Panamá – Distrito Chepo) o Kuna Wargani (Darién – Distrito Pinogana)

3 En el caso del manejo de productos/servicios ¿Cuál es su nivel de inventario piso (días hábiles)? Comente.

o Menos de 5 días o 5 días o 10 días o 15 días o Más de 30 días

4 Indique, ¿Cuál es el mejor tiempo de entrega en que puede realizar la entrega de este producto/ servicio? Comente.

o Entre 1 – 10 días o Entre 11 – 15 días o Más de 15 días

5 ¿Cuenta con sistemas de seguridad que permitan proteger los productos o servicios que brinda?

o Sistema Centralizados de alarmas o Seguros o pólizas, que cubran incendios. o Seguros o pólizas de hospitalizadas y vida. o Servicio de seguridad, en instalaciones físicas.

con vigilancia las 24 horas o Todas las Anteriores.

(Ampliar los puntos seleccionados)

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¿Qué características técnicas tiene el sistema de control y administración del manejo de inventario en tiempo real, orientado a cumplir con las políticas de inventarios y rotación definidos por la entidad? Detallar.

Mínimo a requerir: o Sistema tecnológico Transaccional, accesible y

de fácil uso. o Conocer la localización (rastreo) y la cantidad de

los productos por SKU almacenados en las bodegas.

o Incorporar al inventario nuevo material que se reciba en la bodega.

o Descontar del inventario de los productos solicitados por las áreas requirentes.

o Validación de Inventario físico vs sistema semanal.

7 ¿Cuenta con herramientas tecnológicas para establecer un sistema de trazabilidad de la gestión de inventarios?

o Sí o No o En proceso

8 ¿Qué tipo de informe se gestión puede ofrecer?

o Estadísticos o Localización o Control y registro de temperatura para

transporte y almacenamiento. o Informe de Validación de Inventario físico vs

sistema semanal.

(Especifique cualquier otra variable, no indicada)

9 ¿Con qué tipo de instalaciones cuenta usted para el almacenamiento?

o Instalaciones propias o Instalaciones arrendadas (Especificar características)

10 ¿Cuál es la capacidad máxima de m2 aproximadamente para el almacenamiento?

o Entre 100 a 200 m2 o Entre 200 a 500 m2 o Entre 500 a 1000 m2 o Más de 1,000 m2

11 En su opinión, ¿Cuenta con las características físicas y técnicas requeridas para el proceso? Comente.

o Sí o No


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12 Indique aproximadamente ¿Cuál sería el costo promedio del alquiler de un equipo determinado? Indicar si incluye el costo del traslado.

o Sí o No

(Detallar la cantidad de horas y el tiempo estimado requerido)

13 ¿Cuáles son las garantías de cobertura in situ del alquiler del equipo? (Especificar características)

Área Económica - Financiera:


1 ¿Cuál es el volumen de venta de este producto/servicio? Comente.

o 10% o 20% o 30%


2 Indique ¿Cuál es la estructura de precios para este servicio / producto? Comente.

Costos Directos __________ Costos Indirectos _________ Costos Variables __________


3 ¿Cuál es el porcentaje de participación en el mercado del producto/ servicio? Comente.

o Entre el 1% a 3% o Entre el 5% al 10 % o Entre el 10% al 15 % o Más del 20%


4 En su opinión, ¿Cuáles son los factores que mayormente indicen en el precio de este producto o servicio? Comente.

o Costo de importación o Aranceles o Impuestos locales o Aumento del precios o Disminución del Precio

(Especifique cualquier otra variable, no indicada

5 ¿Sabes si tu empresa se encuentra en una situación financiera sana que le permita seguir operando en los próximos 5 años?


(Comentar)

6 ¿Cuentas con una estrategia que permita ajustar los precios de venta?


(Comentar)

7 ¿Sabe usted cuál es el punto de equilibrio operativo y financiero de tu negocio?


(Comentar)

8 Indique, ¿Utilizas información financiera para tomar decisiones y para el control gerencial?


(Comentar)

9 Comentar ¿Cuenta con herramientas efectivas de control financiero para su negocio y para controlar los resultados de la empresa y de su equipo de trabajo?


(Comentar)

10 ¿Cuál es el plazo medio de su gestión de cobros de los saldo a cobrar?

o 30 días o 60 días o 90 días o 120 días

11 Comente ¿Cuáles son sus fuentes de financiamiento en caso de que participe en un proceso de licitación pública?

o Línea de Crédito o Financiamiento Local o Financiamiento Intl. o Factoring o Leasing

(Comentar)


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o Otros (detallar) o Sin opinión

12 ¿Genera usted instrumentos financieros como bonos, acciones?


(Comentar)

Área Servicio al Cliente – Mercadeo:


1 ¿Dispone de una página web en la que se visualice la información de sus empresa y los productos / servicio que ofrece? Comente.

o Sí o En desarrollo o No

2 Indique ¿Si su producto o servicio está dirigido a un mercado sustentable? Comente.

o Sí o En desarrollo o No

3 Indique ¿Cuál es su estrategia de mercadeo y promoción? Comente. (Comentar)

4 Indique ¿Qué característica (s) tiene su empresa que la diferencia en el mercado? ¿Qué valor agregado ofrece? Comente.

(Comentar)

5 ¿A qué marca alternativa acudirías si el producto/servicio, ya no estuviera disponible? ¿Cuál sería su nivel de respuesta para cubrir el pedido? Comente.

(Comentar)

6 ¿Cuenta con un centro de atención de llamadas o Mesa de ayuda? Detallar su estructura disponible.

o Propio o Subcontratado

7 ¿Cuál es el horario que brinda la mesa de ayuda? Comente.

8 Comente ¿Cuál es su tiempo de atención máxima (horas)?

o Menos de una hora o 1 hora o 1 ½ hora o 2 horas

9 Determine ¿Cuál es su tiempo máximo de reposición de productos, en caso de garantía por defectos, piezas? Comente.


10 La garantía asociada a un desperfecto de fabricación ¿Qué cubre? Comente. (Comentar)

11 Indicar brevemente, Si la empresa ¿cuenta con un plan

ambiental para el uso y disposición de desechos? Cuenta con aprobación del Ministerio de Ambiente. Comente.

o Sí o No

12 La empresa ¿Cuenta con certificaciones de estándares de calidad para su proceso o su producto? Detalle.

o Sí o No

13 ¿Cuenta el recurso humano contratado en su empresa con certificaciones de estándares de calidad para el proceso requerido? Detalle.

o Sí o No

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¿Qué características de equipos (servicios) sugiere para alcanzar los objetivos? (o para un determinado tipo de perfil de usuarios). Comente.

(Comentar)


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15 ¿Qué plazos ofrece para cumplir los tiempos de los productos o servicios a nivel Nacional? Comente.

Nombre de la región o provincia

Cantidad de días hábiles para la entrega de equipos

Cantidad de días hábiles para cambio de equipos (reemplazo por garantía)

Cantidad de días hábiles para reparar el equipo

(Comentar)

16 ¿Hay algunos comentarios o sugerencia que te gustaría transmitirnos que ayude a mejorar la experiencia de esta consulta?

(Comentar)

17 ¿Desearías seguir conocimiento y participando de nuestras consultas en el futuro?

o Sí, estoy suscrito para recibir contenido. o Sí, pero aun no estoy suscrito al sistema. o No

18 ¿Siente que le han dado buena información para que su proceso se desarrolle sin problemas y sin complicaciones?


Área Técnica:


1 Favor indicar, ¿Cuántas horas de capacitación tendrá el personal al momento de la implementación o instalación de un equipo o proyecto?

o Si o No

(Detallar la cantidad de horas y el tiempo, modalidad, material didáctico)

2 Indique, ¿Cuál es el tiempo de Mantenimiento preventivo y correctivo para el equipo X?

o Preventivo _______ o Correctivo _______

3 ¿Cuál es el tiempo de reposición de insumos, repuestos y/o consumibles para el equipo X?

o Provincia Panamá o Resto de Provincias o Comarcas

(Detallar)

4 Indique, ¿Cuál es la disponibilidad de stock mínimo de consumible (repuestos, insumos) para reposición inmediata?

o Insumos ________ o Repuestos _______ o Consumibles ______

5 En caso de fallas puntuales que no puedan ser resultas de manera remota, ¿Cuál es la disponibilidad del servicio técnico On- site (en sitio)?

Tiempo: o Provincia Panamá ___ o Resto de Provincias __ o Comarcas _____ Disponibilidad: (reposición de equipo)

6 ¿Cuál es la frecuencia de reportes de gestión sobre el servicio prestado?

o Mensual o Trimestral o Semestral o Anual

7 Indique, Para tener instalada y en funcionamiento el servicio o equipo X. ¿Cuál es el período de transición estimado entre el contrato actual y el anterior? (en días hábiles)



16

8 Describa, ¿Cuál es la capacidad técnica del equipo/servicio? (Detallar) (Detallar)

9 Por favor indique, ¿Cuáles de los módulos diseñan soluciones de soporte funcional en una organización? (Detallar) (Detallar)

10 Favor indicar, ¿las coberturas de seguro que aplican para el servicio o equipo?

Cobertura Aplica No aplica


Pérdida total y parcial por robo con violencia

Pérdida total por daños

Pérdida parcial por daños

Daños a la Mercancía por accidente que sufra en el vehículo transportador.

Actos mail intencionados de terceros; incluyendo actos de guerra y terrorismo.

Motín, conmoción civil o popular y huelga

Guerra internacional sin incluir países en conflictos permanentes (Irán, Irak, Afganistán, Norte de Corea, Zaire).

Incendio y/o rayo, explosión o acción de extinguir el fuego originado por tales causas.

Fenómenos de naturaleza (derrumbes, inundaciones, y similares)

Situaciones de emergencia sanitaria (pandemia, etc.)

11 Comente, ¿Cuál sería su estrategia de soporte técnico para una mesa de ayuda para el sistema X que ofrece su empresa?

(Detallar)


17

12 Indique qué aspectos de sustentabilidad considera su entidad al momento de realizar una compra

o Aspectos económicos o Aspectos sociales o Aspectos ambientales o Otro

(Comentar)

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