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LEAP Aprendizaje a través de la evaluación con responsabilidad y planificación Guía provisional de transición de programas Guía, herramientas y plantilla 1a edición Septiembre de 2009 Visión Mundial Internacional Equipo LEAP Guía provisional de transición de programas
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BackgroundAprendizaje a través de la evaluación con responsabilidad y planificación
Guía provisional de transición de programas Guía, herramientas y plantilla
1a edición
Guía provisional de transición de programas
Guía Provisional de Transición de Programa LEAP Publicado en septiembre de 2009 © Visión Mundial Internacional, Equipo LEAP
[email protected] comentarios o preguntas a:
Contenido Agradecimientos...........................................................................................................................................2 Afirmación......................................................................................................................................................2 Glosario ..........................................................................................................................................................3 Introducción ..................................................................................................................................................3 Objetivo de este documento ....................................................................................................................3 Productos.......................................................................................................................................................4 Elabore una buena recomendación..........................................................................................................4 Prepare el plan de transición del programa...........................................................................................5 Apéndice A: Lineamientos generales.......................................................................................................6 ¿Cómo se toma la decisión de realizar la transición final de programa (salida progresiva)?......6 ¿Cuánto dura una fase de transición en un programa con fondos de patrocinio? .......................7 Apéndice B: Tablas, herramienta y plantillas..........................................................................................9 Tabla 1. Descripción de señales de transición ......................................................................................9 Tabla 2. Cuadro de resumen de logros ..................................................................................................9 Plantilla para un informe de recomendación de transición............................................................. 11 Tabla 3. Progreso hacia los objetivos de sostenibilidad y transición ............................................ 13 Tabla 4. Elementos esenciales de programa por considerar al planificar una transición ......... 14 Herramienta de matriz de decisión ...................................................................................................... 17 Plantilla para el plan de transición de programa ................................................................................ 20 Bibliografía................................................................................................................................................... 21
Agradecimientos Los siguientes actores contribuyeron a la 1a edición de este documento: Jeffrey Brown, VM Oficina de Estados Unidos , VM Uganda, Ms. Dang Thi Hai y JSJ Sujeevandas, VM Vietnam, Jasenko Eminovic, Especialista en Calidad de Programas de MEERO, Alirio Zelaya, Especialista en Calidad de Programas de LACRO, Marthe Mbengue, VM Senegal, Jonathan Flower, Director del Equipo LEAP, Jaisankar Sarma, VP de Desarrollo Transformador y Equipos Técnicos Integrados, Mark Lorey, Director Senior de VMI, Eficacia Integrada de Programación, Gisela Poole, VM Alemania, Frank Cookingham, Director de Evaluación de VMI y Ari Uotila, VM Canadá.
Afirmación Excepto cuando se reconoce mediante las referencias de este documento a otros autores y publicaciones, la orientación aquí descrita consiste en nuestra propia labor, emprendida para mejorar la calidad de Diseño, Monitoreo y Evaluación y el Sistema de Aprendizaje de Visión Mundial. Laura del Valle, — Miembro de Investigación y Desarrollo LEAP Septiembre, 2009
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Glosario Desarrollo Transformador DT Indicadores de Desarrollo Transformador IDT Aprendizaje a través de la Evaluación con Responsabilidad y Planificación LEAP Memorándum de Entendimiento MDE Niños Registrados NR Oficina Nacional ON Oficina de Apoyo OA Objetivo de Desarrollo del Milenio ODM Organización no Gubernamental ONG Programa de Desarrollo de Área PDA Plan Detallado de Implementación PDI Visión Mundial VM
Introducción El impacto de la transición de programa en la relación entre VM y las comunidades puede ser significativo. Idealmente, el personal de programas debería contar con un plan o una estrategia de transición adecuados antes de iniciar el ciclo final del programa. Tal plan, elaborado con socios internos y externos, debiera mapear cómo las comunidades y los socios pueden continuar trabajando hacia la meta del bienestar infantil. De no existir ese tipo de plan o estrategia, se insta al personal del programa a reflexionar profundamente sobre cómo seguir progresando hacia la visión y los objetivos del programa. Esta Guía de Transición está diseñada primordialmente para los programas que están por empezar el ciclo final de programa, que conduce a la finalización del programa o ‘la salida progresiva’. Puede servir como herramienta valiosa, tanto para los programas que tienen un plan o estrategia de transición existente como para aquellos que no lo tienen. Si un programa cuenta con un plan o una estrategia de transición, esta Guía puede adaptarse para ampliar ese trabajo. Si un programa carece de un plan o una estrategia de transición, esta Guía incluye los pasos para crearlo. El recurso principal de esta Guía es LEAP 2.0, capítulo 7, “Transición”.
Objetivo de este documento Se insta al personal de programas que utilice los siguientes lineamientos, herramientas y plantilla para respaldar el análisis, la reflexión y la recomendación sobre una transición final, además de preparar el programa para la transición final. En el contexto de VM, la transición se define así: “...las prácticas de negocios de Visión Mundial relacionadas con la finalización (o el cambio) de su apoyo a las comunidades. Visión Mundial pretende ayudar a las comunidades de manera tal que las empodere a preservar los resultados de programas después de que haya concluido la asistencia de Visión Mundial. A nivel de proyectos, la transición puede aludir a la conclusión de un proyecto, o el cambio de un proyecto a otro, mientras el programa origen continúa. ” En el fondo, la transición se refiere a la conclusión de un programa y la participación de VM en ese contexto (Visión Mundial Internacional, 2007).
La transición final (o la transición de conclusión de programa) ocurre en el último ciclo del programa, cuando una evaluación del programa indica que han tenido lugar los cambios positivos relacionados con el bienestar de los niños y niñas, sus familias y comunidades, y que las comunidades y socios son capaces de mantener los resultados alcanzados después de que haya concluido el apoyo de VM.
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Nota: El proceso que está por comenzar su programa podría ofrecer ideas y lecciones útiles de beneficio a otros programas; por eso, es importante compilar
notas, ideas y reflexiones en su “diario de aprendizaje” mientras implementa el proceso de transición. El “diario de aprendizaje” es un producto esencial del proceso de transición, y puede usarse para estimular mayor reflexión y eventos de aprendizaje entre los programas de su país o de la región. En Visión Mundial, estamos comprometidos con el aprendizaje al planificar, de modo que es vital que reflexionemos sobre nuestro trabajo y nuestra práctica para mejorar la calidad de nuestros programas y proyectos.
Productos El proceso de planificación de transición tiene dos productos principales: 1. Una recomendación relacionada con el grado de preparación para la transición final:
Los pasos 1-5 a continuación conducirán a esta recomendación y proporcionarán herramientas para recopilar evidencia para informar sus decisiones.
2. Un plan específico para la transición del programa para los años restantes: Los
pasos 6-8 conducirán a este producto. Nota: Si cualquier parte del trabajo descrito en estos pasos ya se ha realizado, use los resultados de ese trabajo en lugar de volver a hacerlo. Complete cualquier
tarea restante para cerrar las brechas y afinar la información adecuada en un plan realista.
Elabore una recomendación fundamentada 1. Estudie los lineamientos generales del Apéndice A. Le ayudarán a decidir si su
programa está listo para la transición y cómo diagnosticar los recursos (tiempo y personas) necesarios para usted y sus socios clave para planificar y llegar a un acuerdo sobre un proceso.
2. Describa las condiciones específicas que impulsan la planificación de la transición del programa. Considere todos los elementos que respaldan el proceso que conduce a su plan de transición de programa y luego complete la Tabla 1, Descripción de señales de transición. Idealmente, esta labor empezó mientras el programa se estaba diseñando y se ha actualizado y afinado mediante monitoreo y hallazgos de evaluación. De no ser así, los siguientes pasos proveerán un plan adecuado de transición para los años restantes del programa.
3. Efectúe una revisión de toda la documentación relevante del programa. Esta
revisión identifica los objetivos y actividades principales acordados con las comunidades y que contribuyeron con el bienestar de los niños y niñas, las familias y las comunidades.
a. Produzca un informe de avance actualizado por sector y proyecto,
incluyendo las actividades de patrocinio. Indique la meta y los objetivos principales para el período cubierto, el avance logrado y la fuente de información que respalda sus comentarios. Además, identifique cualquier resultado inesperado, áreas para mejorar y lecciones aprendidas o buenas prácticas. Complete la Tabla 2, Resumen de logros.
b. Produzca un cronograma para la duración total del programa, incluyendo
los eventos trascendentales que ocurrieron durante la implementación, su impacto
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en el desempeño del programa y cómo la estrategia del programa se modificó como respuesta a tales eventos o condiciones (p.ej., sequía, terremoto, conflictos, economía de mercado, reintegración del país, cambios en las políticas nacionales, decisiones organizativas, etc.). También debería revisar sus supuestos actuales de marco lógico, y su estado e impacto en la implementación del programa.
4. Diagnostique cómo los principales objetivos se alinean con los enfoques actuales
de programación de VM y las expectativas para la sostenibilidad1. Identifique áreas que requirieron el mayor esfuerzo y la mayor cantidad de recursos, y recopile evidencia del avance hacia alcanzar esos objetivos clave. Idealmente, este análisis se incluye en una evaluación de fin de fase. De no incluirse, y si existen indicaciones de que debe implementarse un plan de transición en serio, usted deberá realizar este análisis cuanto antes. Tome notas y redacte su lección aprendida en el “diario de aprendizaje”.
5. Diagnostique la capacidad de los socios locales de desarrollo y los miembros
de la comunidad para continuar trabajando hacia el logro de los resultados del programa. Prepare al personal para impartir un Taller de Reflexión con socios, según corresponda, con base en los pasos anteriores y las lecciones aprendidas a lo largo del proceso de revisión. La meta de este paso es diagnosticar la capacidad de los socios y miembros de la comunidad de continuar trabajando hacia el logro de los resultados del programa cuando finalice la participación de Visión Mundial. Los socios locales incluirían organizaciones basadas en la comunidad, iglesias, agencias locales de gobierno y otros, según corresponda en el contexto. Documente los resultados e identifique las lecciones aprendidas en relación con la preparación de los socios y la comunidad para la transición final. Complete la Plantilla de recomendación en ingrese información apropiada en la Tabla 4, Elementos esenciales de programa por considerar al planificar una transición.
Prepare el plan de transición del programa 6. Revise el progreso hacia los objetivos de sostenibilidad y transición. Revise la
información anterior sobre objetivos de sostenibilidad y transición y determine cuáles objetivos ya se han alcanzado, cuáles quedan por alcanzar y el trabajo restante necesario para alcanzarlos. Proporcione un resumen de esa información en la Tabla 3, Progreso hacia los objetivos de sostenibilidad y transición. Complete la Tabla 4, que incluye el estado de cumplimiento con las tres normas pertinentes de patrocinio, junto con otros elementos importantes para el plan final de transición.
7. Eventos de reflexión con socios clave. Reúna representantes de los principales
grupos de socios y actores, incluyendo los niños y niñas patrocinados y sus familias, para reflexionar en torno a los pasos anteriores (1 a 5) y la preparación del programa y las comunidades para continuar hacia un nuevo tipo de relación. Tal vez haga falta más de un evento de reflexión, dependiendo del grupo de socios y los temas planteados. Con base en los aportes de esta actividad, complete la Matriz de decisión.
8. Complete la Plantilla de plan de transición.
1 Para ver detalles sobre la sostenibilidad, lea LEAP segunda edición, capítulo 7, Transición. Categorías de sostenibilidad, pasos 4 y 5. pp. 87-92. También, Política de DT: enfoque y principios, página 6.
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Apéndice A: Lineamientos generales
Estos lineamientos responderán a la pregunta esencial sobre cómo planificar una transición de programa y cuánto tiempo tardará esa transición en un programa regular. Estos lineamientos se basan en buenas prácticas a nivel de Oficina Nacional y política de manejo de DME de VMI. ¿Cómo se toma la decisión de realizar la transición final de programa (salida progresiva)? Según lo propuesto en la definición de la página 4, la decisión de continuar hacia la transición final de programa (salida progresiva) deberá basarse en la información del programa. Idealmente, la decisión se tomará luego de haber analizado los hallazgos de las mediciones de los IDT (si están disponibles) y la evaluación de programa realizada en el último año de la fase precedente (véase la tabla de “criterios clave” en esta página, que incluye ejemplos de los indicadores para informar la transición de programa). Un paso esencial durante este proceso consiste en analizar no sólo el logro, sino también las tendencias sobre cómo las comunidades y los socios han mejorado sus capacidades, destrezas y conocimiento para conducir el proceso de desarrollo. Por ejemplo, en el caso de un programa de 15 años, se tomaría la decisión al final del año 5 del ciclo 2 de programa, , que sería el décimo año de implementación. Sin embargo, puede haber otras circunstancias que requieran una transición temprana de programa y la decisión de hacerlo se debe tomar en conjunto con sus socios principales(OA, comunidades, familias) y las partes interesadas locales. El primer punto por analizar es cómo se ha desempeñado el programa según las metas establecidas en el diseño del programa (marco lógico y tabla para dar seguimiento a indicadores) o los objetivos acordados para los planes anuales y MDE con comunidades u otra documentación que se haya utilizado para guiar la implementación del programa durante los años de trabajo con los niños y niñas, las familias y las comunidades. Considere las mejoras al bienestar de la niñez, la capacidad de los socios y la comunidad y los indicadores clave del desempeño según los haya definido la ON lo que consideraríamos logros generales del programa.
Ejemplo - Criterios clave (también llamados indicadores clave del desempeño), VM Vietnam 1) Tasa de desnutrición: El peso bajo
(peso para la edad) es 10% o menos; la atrofia (altura para la edad) es 20% o menos
2) Al menos el 50% de los bebés se alimenta exclusivamente con leche materna hasta al menos los seis meses de edad
3) Al menos el 80% de HH recogen más de 15 litros de agua segura por persona al día en menos de 30 minutos durante la estación lluviosa y la seca
4) Al menos el 70% de las familias tiene acceso a mejores letrinas y las usan
5) Más del 90% de la población puede identificar tres formas de transmisión del VIH
6) El índice de alfabetización adulta (hombres y mujeres) entre las edades de 18 y 40 años es al menos el 90%
7) Al menos el 85% de los niños y niñas (de 17 a 19 años de edad) está asistiendo a los últimos años de secundaria
8) Al menos el 90% de los niños y niñas (de 3 a 5 líneas de años de edad) asiste a líneas de crédito ECCD
9) Al menos el 90% de los profesores está aplicando metodologías de aprendizaje centradas en los niños y niñas
10) Más del 50% de HH usa mecanismo de sobrevivencia adaptivo en el último año
11) Menos del 10% de la población de PDA está por debajo del índice nacional de
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Algunos de estas metas pueden incluirse en su diseño de programa como indicadores. Deberá revisar estas metas a lo largo de la vigencia del programa para medir cómo está avanzando el programa hacia las metas. Otros se incluirán en las mediciones de IDT y en las evaluaciones del programa surgidas al final de cada fase de implementación. La fase final de transición de programa (p.ej., el tercer ciclo del programa) se concentra en tres aspectos: • El bienestar de los niños y niñas, sus familias y comunidades. Demuestre el
progreso continuo hacia la consecución de este objetivo, usando la información de hallazgos regulares de monitoreo y evaluación.
• Las capacidades de las comunidades y los socios. Continuo fortalecimiento de las capacidades de los socios para garantizar que el gobierno, las organizaciones comunales, las instituciones, las redes y también los individuos del área del programa puedan mejorar y mantener el bienestar infantil en su comunidad luego de que concluya la financiación de parte de Visión Mundial; y
• Decisión organizativa. Considere cómo el programa y la ON, junto con la OA, manejarán el proceso de transición, el personal del programa, el total de NR del país, la comunicación con los patrocinadores, las comunidades y los donantes y la eliminación de activos, entre otros elementos.
¿Cuánto dura una fase de transición en un programa con fondos de patrocinio? La duración de una fase de transición depende de varios factores, como el avance del programa y sus logros, las mejoras al bienestar de los niños y niñas, sus familias y comunidades, la asignación de NR en el país y la viabilidad de que la OA continúe su apoyo en el país.
Si la OA y la ON acuerdan cerrar un programa por cualquier razón estratégica, la transición deberá tener en cuenta el “informe de recomendación”. Saque provecho de la buena relación construida durante los años anteriores para elaborar un plan de acción que cumpla con los requisitos de todos los socios clave: OA, ON, personal de PDA, niños y niñas y sus familias. La meta del proceso consiste en garantizar que la confianza y el compromiso que los
unió durante el desarrollo y el recorrido de transformación se
mantengan hasta que VM finalice su presencia. Este proceso debería tardar al menos dos años.
3000
2000
1000
NR Número
Dx&D Fase Ciclo 1 Fase Ciclo 2 Fase Ciclo 3
Consolidación
Fuente: VM Vietnam, Manual de transición 2007.
Si no hay un programa listo para recibir NR del programa de transición, la fase de transición podría ampliarse al menos hasta tres años (véase la Figura 1). Siempre es importante manejar las preguntas de transición del programa y las preguntas de patrocinio como parte del diagnóstico general de transición. Según la política DME de VMI, un nuevo programa financiado por patrocinio no deberá reclutar NR hasta que se haya llegado a un acuerdo con respecto al documento provisional
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de diseño de programa (PDD) entre la Oficina Nacional y la Oficina de Apoyo relevante (LEAP segunda edición, capítulo 3, página 382). De ser posible, VM intentará maximizar el número de NR (y patrocinadores) retenidos durante la fase de transición de programa con el fin de mantener su base y financiación de patrocinio. La eficacia de este proceso depende de: • Cómo se sienten los patrocinadores sobre la comunicación respecto del progreso de los
NR, y • Cómo este proceso sea manejado por la ON, el personal del programa y la OA con las
comunidades y los niños y niñas y familias patrocinados. Por lo general, se puede suponer que el 80% al 100% de los NR y patrocinadores pueden retenerse con un proceso eficaz de traslado de NR. Por lo tanto, el personal del programa debe trabajar estrechamente con el Departamento de Patrocinio y la OA para crear un plan de trabajo claro para el período final de transición del programa tan pronto como se haya tomado la decisión de transición de programa El Departamento de Patrocinio de la ON, en consulta con la OA relevante, deberá determinar el número máximo de NR que pueden trasladarse de un programa en la fase de transición o reclutarse mediante un programa nuevo en un mismo año. Por ejemplo, si el número máximo es 1.000, un programa de “tamaño medio” con 3.000 NR tardará tres años en trasladar los NR a otro programa (véase la Figura 1). Sin embargo, en algunas circunstancias, quizás un programa quiera trasladar menos de 1.000 NR al año (p.ej., dos años de 500 NR para dar cabida a una transición más larga) o cancelar a todos los niños y niñas lo más tarde posible (p.ej. en los últimos seis meses) para cumplir con ciertas necesidades programáticas, como el “Informe de fin de PDA” , y garantizar la tasa más alta de retención de patrocinadores. Por lo tanto, la duración de una fase de transición para un programa con 3.000 NR variará dependiendo de los acuerdos entre ON, OA, PDA y comunidades. Por favor recuerde que el plan para la fase de transición del programa debe considerar que el presupuesto de actividades se reducirá durante un período de al menos tres años mientras los NR se trasladan a otros programas. A su vez, el presupuesto para esos programas crecerá según la cantidad de NR y el traslado finalizado de NR.
2 El registro de niños y niñas comienzo después de que se hayan presentado a todos los socios los borradores de documentos de diseño para el programa y el proyecto de administración de patrocinio. La rendición de cuentas de la participación en el diseño del proyecto de administración de patrocinio se reconoce entre todos los socios y se documenta. (Norma 14)
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Apéndice B: Tablas, herramienta y plantillas
Este grupo de herramientas le ayudará a decidir si la transición es adecuada para su contexto y, si lo es, le ayudará a planificar una transición fluida. Tabla 1. Descripción de señales de transición Ingrese toda la información relevante. Puede haber muchos puntos positivos relacionados con la preparación para la transición, pocos cambios en el contexto que afecten la sostenibilidad y ninguna condición particular de Visión Mundial que requiera transición inmediata antes de la duración acordada de un programa. O bien, puede haber poca evidencia de que está listo, muchos cambios en el contexto por los que es necesario cambiar el programa drásticamente o suspender operaciones en el área, y las realidades de la organización impiden que Visión Mundial siga apoyando el programa.
Señal de transición Evidencia Preparación para sostenibilidad (Bienestar de la Ninez y capacidades de la comunidad)
Cambios en el contexto Condiciones o estrategias de Visión Mundial Otro Tabla 2. Cuadro de resumen de logros En la columna izquierda, incluya los objetivos que han guiado la planificación de un año a otro. En la columna derecha, describa conclusiones sobre cuánto progreso se ha alcanzado en cada objetivo, junto con la fuente de la evidencia que respalda cada conclusión. Además, cite cualquier evidencia adicional que demuestre que los niños y niñas registrados se han incluido y cómo se han beneficiado, en especial del programa.
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Nota: Los detalles de la siguiente tabla son solo un ejemplo.
Declaración de meta, objetivos a largo plazo por sector y proyecto Logro [evidencia]
El número de niños y niñas que mueren de diarrea cada año disminuirá.
39 muertes en 1998, 3 muertes el año pasado, disminución estable durante los 10 años. [Registros de especialista en salud del programa]
El ingreso familiar aumentará. El 63% de las familias entrevistadas afirma que su nivel de ingreso ha aumentado. [2007, informe de evaluación]
El 85% de niños y niñas en edad escolar matriculados en primer grado en 2003 pasaron la prueba nacional de destrezas de lectura y escritura de tercer grado en 2006. [2007, informe de evaluación, archivos escolares]
La proporción de niños y niñas en edad escolar con destrezas adecuadas de lectura y escritura aumentará en tercer grado.
200 familias aumentarán su ingreso mediante la ganadería.
130 familias recibieron animales y capacitación en producción y mercadeo agropecuarios. [Registros de programa]
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Plantilla para un informe de recomendación de transición Este es un informe breve para respaldar la recomendación para: • la transición final de un programa o • un plan de transición de programa para prepararse para la transición final. Página estándar de portada El título del documento es “Informe de recomendación de transición”. Identificación del programa (nombre, número, lugar, país de VM, fecha, etc.) Introducción Este informe proporciona la justificación de la recomendación de transición de programa. [Enuncie la recomendación. Los siguientes ejemplos proveen algo de orientación.] 1. El programa está listo para la transición final según lo planeado. El programa ha cumplido
exitosamente sus metas, con base en resultados específicos e indicadores de evaluación e impacto, incluyendo mejoras en el bienestar de los niños y niñas y la comunidad y las capacidades de los socios. El desarrollo comunal puede tomar recursos y administrarse en forma local; por eso, ya no se necesitan la facilitación y los recursos financieros disponibles mediante Visión Mundial.
2. Se recomienda una transición final temprana para el programa en cuanto al trabajo hacia el bienestar infantil a comunidades y socios, pues la capacidad local es adecuada para continuar mejorando y manteniendo el bienestar infantil o porque ya no es posible que VM trabaje de manera segura y eficaz en esa zona. [Indique razones. Los ejemplos incluyen relaciones de dependencia poco sanas, malestar o conflicto civil a largo plazo, entre otros.]
3. Se recomienda que el programa prepare un plan de transición de programa centrado en elementos esenciales para prepararse para la transición final. El programa ha cumplido parcialmente su visión, sus metas y principales objetivos, de acuerdo con planes y acuerdos anuales con comunidades, pero aún deben fortalecerse elementos esenciales relacionados con el bienestar infantil y la preparación de la comunidad para la transición. El plan de transición del programa puede anexarse al documento de diseño actual o pueden ser el cuerpo del documento de rediseño de la fase final.
4. Se recomienda que el programa haga la transición final según las decisiones de la organización. Esta transición se alinea con la estrategia general de ministerio de la Oficina Nacional. [Haga referencia a la documentación de la ON que respalde la decisión e incluya un extracto en esta sección.]
[Describa las actividades más importantes y los participantes para respaldar la recomendación.] I. Perfil del programa Incorpore una visión general de la información de su programa. [La tabla puede ampliarse y adaptarse a sus necesidades.] Programa / proyecto Título y número Ubicación Describa dónde se ubica el programa o
proyecto (aldea, municipalidad, departamento, estado y país)
Fecha de inicio del programa o proyecto La fecha desde la cual ha estado en
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operación el programa o proyecto en la zona dd/mm/aaaa
Fecha tentativa de finalización del programa o proyecto
La fecha en que se planea finalizar el apoyo de VM en la zona del programa (dd/mm/aaaa)
Fecha de inicio y finalización del diagnóstico de transición
Presupuesto para la totalidad del programa o proyecto (hasta el AF actual)
Moneda local y moneda de los Estados Unidos
NR reales (hasta la fecha) Reducción planificada de NR por año aaaa:
aaaa: aaaa:
Personal actual del programa Indique los nombres y puestos
II. Justificación para la recomendación El propósito de esta Sección es proporcionar la justificación que respalda la recomendación. III. Lecciones aprendidas Describa lo que los participantes experimentaron durante la revisión de los logros del programa y su preparación para la transición e indique cualquier sugerencia que tengan para otros que quieran involucrarse en un proceso similar. Incluya lo que el personal del programa aprendió sobre las normas DME para la transición y el marco LEAP. Asegúrese de diferenciar entre lecciones aprendidas que se convertirán en aprendizaje organizativo y una lección aprendida por un individuo o grupo que se consideraría un aprendizaje personal. IV. Plan de transición Enuncia claramente las recomendaciones para un plan de transición de programa para prepararse para la transición final. Haga una lista de viñetas con las recomendaciones y los pasos o procesos relacionados que apoyarán la transición del programa. El plan final estará concluido en [fecha]. Haga una referencia al Apéndice C: Cronograma de eventos clave para evitar repeticiones. Nota: También debe considerar la implicación para el DIP en todos los proyectos y cómo esos cambios afectarán al programa y el presupuesto del proyecto. V. Documentos revisados
Cite los documentos que se revisaron durante el proceso. Algunos ejemplos incluyen informes anuales, todos los documentos que describen metas y resultados a largo plazo, informes financieros de campo, informes de diagnóstico y línea base, entre otros. Apéndices A. Tabla 1, Descripción de señales de transición B. Tabla 2, Resumen de logros C. Cronograma de eventos clave D. Material relevante de informes de monitoreo y evaluación
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Tabla 3. Progreso hacia los objetivos de sostenibilidad y transición Resuma la información de los informes de monitoreo y evaluación relacionados con la sostenibilidad de cada resultado de programa y proyecto, y los elementos de la estrategia de transición y los planes de transición de proyectos.
Nota: La siguiente tabla es sólo un ejemplo.
Año Objetivos y documento fuente Documentos de progreso y documentos fuente
1 1.1 El 85% de 1180 HH con acceso a agua segura luego de una caminata en un rango de 30 minutos. Diseño de proyectos de salud y saneamiento. 2001
El 50% de Hogaresen XXX comunidades tiene acceso a agua segura luego de una caminata de menos de 30 minutos. 177 HH (15%) se han beneficiado con el proyecto de agua potable y han recibido capacitación sobre el “uso de agua y tratamiento en Hogares” Existe un Comité Comunal de Mantenimiento y funciona por sector. Informe anual AF 2005
1.2 El 75% de 1.500 niños y niñas menores de 5 años están completamente inmunizados por verificación de tarjeta de salud. Diseño de proyectos de salud y saneamiento. 2001
El 90% de los niños y niñas menores de 5 años están completamente inmunizados por verificación de tarjeta de salud. Informe anual del Departamento de Salud 2005. Informe anual del estado del patrocinio AF2005. Las familias y el centro de salud comunal están monitoreando la inmunización de los niños y niñas menores de 5 años.
1.3 Los voluntarios en salud comunal se involucran activamente en el cuidado de la salud de los niños y niñas. Diseño de proyectos de salud y saneamiento. 2001
Cada una de las 15 comunidades de la zona del programa tiene un comité de salud comunal que trabaja estrechamente con el centro de salud para velar por el cuidado de la salud de los niños y niñas. 180 voluntarios de salud comunal trabajan directamente con las familias con niños y niñas menores a 5 años, ayudándoles a cuidar, de la mejor forma posible, el estado de inmunización y nutrición de los niños y niñas. Informe anual de programa AF2005
Etc. 2 2.1 2.2 Etc. Etc. Año actual
Conclusiones sobre el avance hacia la sostenibilidad y qué hace falta para una transición fluida.
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Tabla 4. Elementos esenciales de programa por considerar al planificar una transición3
Para cada elemento, describa acciones adicionales que se tomarán antes del fin del programa.
Afirmaciones y otras Consideraciones del plan de transición
acciones requeridas Responsable
Preparación de partes interesadas y socios del
¿De qué manera se han planificado cuidadosamente la comunicación, los sistemas y los requisitos de la organización y de todas las partes interesadas para apoyar una transición fluida? ¿Hasta qué punto las capacidades del OBC, la comunidad local y los socios respaldan la transición de programa? ¿Las comunidades son suficientemente resilientes como para lidiar con el plan y las actividades de transición?
Preparación de donantes
¿Cómo ha abordado el plan los requisitos de comunicación de los donantes? ¿Hay donantes o grupos de donantes específicos que necesiten preparación y comunicación especiales?
Estrategia de transición de patrocinio
¿De qué manera la comunicación y la estrategia de transición de patrocinio reflejan el cumplimiento de las normas de patrocinio 11, 12 y 13 para transiciones de proyectos y notificación de salida progresiva, el proceso de salida progresiva de la participación de los niños y niñas en el programa de patrocinio (incluyendo la reducción del número de NR registrados) y las comunicaciones con los niños y niñas registrados, sus padres de familia y los patrocinadores?
La notificación de salida progresiva se ha comunicado a la OA y a todos los socios incluyendo los niños y niñas no patrocinados y sus familias en la zona del programa.
Todos los niños y niñas del programa se cancelan debido al proceso de salida progresiva en los últimos 24 meses. Véanse los detalles en la norma de
3 Formulario modificado de plan de transición VMI, 2006
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Afirmaciones y otras Consideraciones del plan de transición
acciones requeridas Responsable
patrocinio 12. La oficina de apoyo ha reconfirmado la fecha de la salida progresiva. Se reubican NR en otros programas, pero no se exceden los NR del país.
Se prepara correspondencia de despedida debido a la transición de programa (salida progresiva) y se envía a la oficina de apoyo. Existe un mecanismo para garantizar que la correspondencia no sea enviada directamente del niño o niña patrocinado al patrocinador, que se basa en las normas básicas de comunicación regular entre niños y niñas patrocinados y patrocinadores. El 100% de la correspondencia es enviado a la OA una semana después de que se haya reconfirmado oficialmente la fecha de salida.
¿Cómo se ha considerado la planificación y asignación de patrocinio del país al formular la estrategia de transición de patrocinio? ¿Cómo respaldará la OA el proceso de transición? Esto puede incluir plan de NR de varios años (salida y entrada), los criterios de la salida progresiva de los NR del programa, etc. ¿La ON cuenta con una estrategia para reasignar la disminución de NR en un programa y el aumento de NR en un programa nuevo?
Administración de recursos humanos
Describa elementos clave de la estrategia de recursos humanos, con especial atención al manejo del cuidado y la transición del personal del programa a otros puestos y programas o fuera de Visión Mundial, en línea con la estrategia de recursos humanos y las políticas de la ON o la junta local.
Eliminación de activos
Describa componentes esenciales de un plan bien definido para la eliminación o transferencia de activos (p.ej., tierra, infraestructura, equipo, etc.) en línea con las políticas y procedimientos de la Oficina Nacional.
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Guía provisional de transición de programa septiembre de 2009 16
Afirmaciones y otras Consideraciones del plan de transición
acciones requeridas Responsable
Auditoría financiera y operativa y evaluación de programa
¿El programa ha sido auditado o evaluado recientemente? ¿Cuáles fueron los resultados y recomendaciones? ¿Hay hallazgos sobresalientes? ¿Cuál es el calendario para la finalización de temas pendientes y el plan de seguimiento después de la evaluación?
Otro
Agregue cualquier comentario o acción adicional relevante para la transición exitosa.
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Herramienta de matriz de decisión Introducción Con el fin de prepararse para un proceso fluido y acordado de transición de programa, asegúrese de revisar la decisión con los socios y actores del programa. La meta de esta revisión es llegar a un consenso sobre el siguientes pasos o las siguientes acciones para el plan de transición de programa. Proceso
1. Con base en la identificación de acciones futuras y elementos señalados en las Tablas 3 y 4, complete su plan de transición e incluya todos los elementos esenciales necesarios para la transición de programa.
2. Agregue cualquier acción intermedia, si aplica. 3. Establezca el tiempo para cada acción y los recursos disponibles o necesarios (humanos,
técnicos, financieros, de conocimiento, etc.) para cumplir con los requisitos. Incluye recursos locales.
4. Enuncia de la forma más clara posible los resultados o productos que la acción requerida entregará.
5. Ingrese el nombre de la persona o entidad responsable para cerciorarse de que los requisitos y las acciones se implementen en el marco de tiempo establecido. Nota: La tabla a continuación contiene ejemplos sobre cómo elaborar un plan con base en la información y la reflexión con socios y actores fundamentales. Los ejemplos no reflejan una “situación perfecta”; más bien, ofrecen distintas posibilidades que pudieran surgir en un programa real.
Elementos esenciales del plan de transición
Acciones requeridas
Plazo (fecha)
Responsable Recursos Productos
El personal del programa y los representantes de los socios locales
El líderazgo comunitario sabe cómo acceder a la adquisición de recursos externos para el desarrollo comunal y cómo negociarla
Capacitación de liderazgo sobre la adquisición de recursos externos (financieras y técnicas)
dd/mm/aaaa Facilitador de desarrollo, material de facilitación sobre a. colaboración comunitaria, identificación de recursos externos, etc.
Capacitación y prácticas sobre cómo llegar a consensos en torno a temas que afectan directamente la vida de las personas en la comunidad
dd/mm/aaaa El liderazgo comunitario ejerce la capacidad de llegar a consensos sobre el desarrollo comunal fundamentad o en el principio de que “todas las personas son valiosas y
El liderazgo de la comunidad (hombre, mujer y jóvenes) en estructuras formales e informales
1. Capacidades de las comunidades y los socios
2. Los grupos pueden llegar a un consenso sobre objetivos y metas comunitarias
Guía provisional de transición de programa septiembre de 2009 18
Elementos esenciales del plan de transición
Acciones requeridas
Plazo (fecha)
Responsable Recursos Productos
merecen ser cuidadas y protegidas”, en especial los niños y niñas
Revise la lista y cerciórese de que los socios y actores (internos y externos al programa) están de acuerdo con las acciones.
6. Use la matriz de decisión para garantizar que todos los puntos identificados sean viables o
para prestar ayuda, si hace falta más discusión.
En notas adhesivas o fichas, anote las acciones requeridas en la tabla anterior y organice una discusión sobre cada acción en términos de viabilidad e integridad de la información, y luego pida a los participantes que pongan la ficha o nota en el cuadrante más apropiado. Cuadrante A: Acciones fáciles de ejecutar pero que necesitan más detalles o información. Cuadrante B: Acciones difíciles de ejecutar que necesitan más detalles o información. Cuadrante C: Acciones fáciles de ejecutar y la información está completa. Cuadrante D: Acciones difíciles de ejecutar y la información está completa.
Fácil de ejecutar
Difícil de ejecutar
Inform ación com
A
DB
C
Una vez que se hayan discutido y clasificado todos los puntos usando la matriz de decisión, tendrá suficiente información para establecer la viabilidad de todas las acciones y determinar lo que se necesita para implementar un plan de acción eficaz y eficiente para el plan de transición. De ser factible, trate de mover las actividades del cuadrante A al cuadrante C. Proporcione aclaraciones sobre las actividades del cuadrante B y tome decisiones relacionadas con las del cuadrante D.
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Fácil de ejecutar
Difícil de ejecutar
Simplifíquelo, si es posible
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Plantilla para el plan de transición de programa Página estándar de portada El título del documento es “Plan de transición de programa” Identificación del programa (nombre, número, lugar, país de VM, fecha, etc.) Introducción Este informe describe el plan para implementar la recomendación de transición de programa (véase el Apéndice A). Las siguientes actividades condujeron a este plan [describa las principales actividades y quiénes participaron en ellas]. Las actividades primordiales se indican en un cuadro Gantt para cada año en que se implementará la transición (véase el Apéndice B). Cada año, el PDI incluirá actividades adecuadas claramente marcadas. El sistema de monitoreo se ha actualizado para incluir indicadores adecuados de sostenibilidad y transición; las descripciones de tales indicadores se encuentran en el Apéndice C. I. Perfil del programa II. Resumen del plan de transición del programa y los planes de transición de proyectos [Esta sección incluye la información sobre sostenibilidad y transición desde el comienzo del programa. Permita que el lector vea el recorrido de la planificación para sostenibilidad y transición. Se debe incluir contenido relevante de documentos de diseño y rediseño, informes anuales e informes de evaluación.] III. Lecciones aprendidas sobre la planificación final para la transición Describa lo que las personas experimentaron al participar en el proceso. Enumere sus sugerencias para otros que decidan involucrarse en un proceso similar. Además, incluya lo que el personal del programa aprendió sobre las normas DME para la transición y el marco LEAP. Haga una distinción entre una lección aprendida que se convertirá en aprendizaje organizativo y una lección aprendida por un individuo o grupo que se consideraría un aprendizaje personal. IV. Documentos revisados Lista de los documentos que se revisaron durante el proceso. Apéndices A. Informe de recomendación de transición B. Cuadro Gantt de actividades de transición C. Indicadores de sostenibilidad y transición agregados al sistema de monitoreo
Guía provisional de transición de programa septiembre de 2009 21
Bibliografía
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LEAP
Agradecimientos
Afirmación
Glosario
Introducción
Apéndice A: Lineamientos generales
¿Cómo se toma la decisión de realizar la transición final de programa (salida progresiva)?
¿Cuánto dura una fase de transición en un programa con fondos de patrocinio?
Apéndice B: Tablas, herramienta y plantillas
Tabla 1. Descripción de señales de transición
Tabla 2. Cuadro de resumen de logros
Plantilla para un informe de recomendación de transición
Tabla 3. Progreso hacia los objetivos de sostenibilidad y transición
Tabla 4. Elementos esenciales de programa por considerar al planificar una transición
Herramienta de matriz de decisión
Proceso
Página estándar de portada