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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE REGIMEN DISCIPLINARIO

GUATEMALA, ABRIL 2013

Aprobado en Resolución de Presidencia del Organismo

Judicial, de fecha 10 de febrero 2010 , Actualización: 24

de abril de 2013, Resolución No. 515 de Gerencia

General

Manual de Procedimientos Unidad de Régimen Disciplinario

2

Índice

Introducción 3

Objetivos Generales del Manual 3

Normas Generales del Manual 4

Descripción de la Unidad de Régimen Disciplinario 4

Objetivos 4

Principales funciones 5

Normativa General de la Sección 5

Organigrama 6

Políticas de las Unidad de Régimen Disciplinaria 7

Simbología Utilizada 7

Lista de Procedimientos 8

Procedimientos y Diagramas

- Recepción de denuncia y archivo sin trámite 9

- Archivo de denuncia con recomendación del

ente investigador y por análisis de las constancias

procesales 13

- Admisión y trámite de denuncia de hechos que

pueden constituir la comisión de una falta Administrativa 20

- Recursos de Revisión y Revocatoria 33

- Compulsar certificaciones a solicitud de parte 39

- Extender constancias 42

Glosario 45

Resolución 215 de Gerencia General 47


3

I INTRODUCCIÓN

Este documento contiene información detallada de los procedimientos actuales de la Unidad de Régimen Disciplinario del Organismo Judicial.

La información describe las actividades que la Unidad de Régimen Disciplinario debe desarrollar dentro del Sistema de Recursos Humanos, para darle trámite a las denuncias presentadas, enmarcado dentro de lo que establece la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial y su Reglamento General y están ordenados los distintos procedimientos desde su recepción hasta la finalización, siendo los más frecuentes aquellos casos en que se archiva la denuncia ya sea sin solicitar el informe del ente investigador o con su recomendación y análisis de constancias procesales, o aquellos casos en que se admite para su trámite la denuncia para continuar con el procedimiento hasta su finalización, También se incluyen los procedimientos en caso de planteamiento de recursos de revisión y revocatoria, así como la extensión de certificaciones y constancias

II OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL

a) Contar con un documento que permita a los empleados de la Unidad de Régimen

Disciplinario en forma clara, sencilla y sistemática conocer las actividades que realizan.

b) Servir de base para la capacitación técnica y orientar al personal sobre el régimen

disciplinario, el trámite del proceso disciplinario y de presentación de los medios de impugnación.

c) Controlar las diferentes actividades y etapas efectuadas dentro de cada procedimiento

para minimizar errores.

d) Lograr eficiencia y eficacia en las actividades, que permita una máxima utilización de los recursos existentes.

III CAMPO DE APLICACIÓN

El presente manual define cada una de las actividades que realiza cada operador dentro de las áreas que componen la estructura organizacional de la Unidad de Régimen Disciplinario y está enfocado al proceso de régimen disciplinario, establecido en el Título V, capítulo I y II y Título VI, capítulo único de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial y Título V de su Reglamento.

En tal sentido, los procedimientos tienen como propósito orientar al personal de la Unidad de Régimen Disciplinario en la secuencia de las actividades que se realizan, con el fin que


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cada uno conozca el grado de responsabilidad que se le confiere en el puesto dentro del proceso y subproceso.

IV NORMAS GENERALES DEL MANUAL

a) Proporcionar una copia a cada empleado de la Unidad de Régimen Disciplinario para que sea conocida por todos y sirva de guía al momento de ejecutar sus actividades.

b) Deberá hacerse una revisión del contenido del manual cada año para mantenerlo

actualizado con relación a los cambios que se presenten, e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los procedimientos que se establecen.

c) Servirá como medio de comunicación entre los empleados y el Coordinador de la

Unidad. d) Deberá emplearse como herramienta de control.

V DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DE RÉGIMEN DISCIPLINARIO

Unidad de Régimen Disciplinario:

Es la Unidad del Sistema de Recursos Humanos encargada de velar y dar cumplimiento a las disposiciones de carácter disciplinario contempladas en la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, su reglamento, disposiciones administrativas y circulares acordadas por la Corte Suprema de Justicia, Presidencia del Organismo Judicial y demás dependencias administrativas que lo conforman. Además coadyuva con la administración del sistema de Recursos Humanos, velando por la aplicación del debido proceso y el derecho de defensa en la administración disciplinaria, en ocasión de conocerse de una falta administrativa que involucra a un auxiliar judicial, empleado administrativo y/o técnico, y, funcionario administrativo. Coordina su labor en materia de investigación con la Supervisión General de Tribunales en lo que corresponde al área judicial y en lo que respecta al área administrativa con Auditoría Interna.

VI OBJETIVOS

a) Conocer, tramitar y resolver con celeridad, transparencia, imparcialidad y justicia las conductas irregulares de los empleados judiciales, administrativos y/o técnicos que conforme a la ley compete.

b) Dar cumplimiento a la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, su Reglamento y demás normas internas que por su naturaleza le fueren aplicables.


5

Principales Funciones

a. Recibir denuncias y tramitar los expedientes que ingresan a esta Unidad, diligenciando su pronta investigación.

b. Dar trámite a los expedientes relacionados con las faltas tipificadas según su gravedad

(leve, grave o gravísima) coordinando su labor con la Supervisión General de Tribunales y Auditoría Interna.

c. Ser ente encargado de sancionar la conducta de auxiliares judiciales, funcionarios y empleados administrativos y técnicos, dentro de un procedimiento administrativo disciplinario.

d. Proporcionar a la Gerencia de Recursos Humanos informes cuantitativos y cualitativos

sobre las diversas quejas, con el propósito de tomar medidas correctivas y/o preventivas en las áreas de Dotación, Administración y Desarrollo.

e. Desarrollar una labor preventiva de la comisión de conductas irregulares que la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial y su Reglamento regula como faltas administrativas disciplinarias.

VII NORMATIVA GENERAL DE LA UNIDAD

Las actuaciones de la Unidad de Régimen Disciplinario, se rigen con apego a la Constitución Política de la República, las leyes ordinarias, y en lo que respecta a su regulación se encuentra contemplado en el Titulo V de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial (Artículos 54-76), siendo complementados por los Acuerdos de la Corte Suprema de Justicia: 31-2000, Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, Titulo V (artículos 47-51) y 39-2003, así como lo señalado en el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo suscrito entre el Organismo Judicial y el Sindicato de Trabajadores del mismo en lo que sea aplicable.


6

VIII ORGANIGRAMA

Fuente: Unidad de Régimen Disciplinario, Gerencia de Recursos Humanos.


7

IX POLITICAS DE LA UNIDAD DE RÉGIMEN DISCIPLINARIO

1. Dar seguridad y confianza al trabajador de un proceso justo donde priven las garantías contenidas en la Constitución Política de la República de Guatemala, su ley especifica, y observándose el debido proceso.

2. Conocer, tramitar y resolver en el menor tiempo posible los casos sometidos a su conocimiento.

3. Llevar a cabo las audiencias orales en las que prevalezcan los principios de inmediación, igualdad y transparencia.

4. Guardar el respeto a los derechos humanos de los trabajadores mediante el reconocimiento de errores humanos en sus actuaciones laborales.

5. Resolver los casos sometidos a su conocimiento con celeridad, justicia y equidad.

X SIMBOLOGIA UTILIZADA Señala el inicio o el fin de un flujo

Para representar las actividades, en su interior se describe en forma concreta la especificación de la actividad

Para conectar actividades

Para mostrar las actividades que requieren una decisión, dentro del procedimiento

Para hacer referencia a otros diagramas de flujo su contenido representa otro procedimiento

Para conectar actividades y operaciones dentro del mismo procedimiento

Para conectar actividades u operaciones dentro del mismo procedimiento en diferentes páginas.


8

XI LISTA DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE REGIMEN DISCIPLINARIO

1. Recepción de denuncia y archivo sin trámite

2. Archivo de denuncia con recomendación del ente investigador y por análisis

de las constancias procesales

3. Admisión y trámite de denuncia de hechos que pueden constituir la comisión

de una falta Administrativa

4. Recursos de Revisión y Revocatoria

5. Compulsar certificaciones a solicitud de parte

6. Extender constancias


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Procedimiento No. 1 RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA Y ARCHIVO SIN TRÁMITE

-Descripción-

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe la denuncia, revisa documentación acompañada, sella y firma de

recibido, entrega copia sellada al usuario. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada las denuncias nuevas a la Secretaria II. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Registra en el Sistema Informático de Denuncias, el cual le asigna el

número correlativo por orden de fecha y hora.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Traslada la denuncia, con conocimiento, al Coordinador Adjunto que

designa el sistema, para su análisis y conocimiento. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Recibe y analiza la denuncia, en caso de ser necesario consulta al

Coordinador General, e instruye al Oficial para que elabore la resolución de no trámite y archivo. Ingresa dicha instrucción al Sistema Informático de Denuncias en el renglón de “Actuaciones” y traslada al oficial la denuncia.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe la denuncia del Coordinador Adjunto, elabora e imprime la

carátula consignado el número y oficial asignado, e inicia la formación del expediente administrativo disciplinario, ordenando las actuaciones cronológicamente, la folia y sella.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Elabora la resolución que deniega el trámite y su archivo. Lo registra en

el Sistema Informático de Denuncias. Recaba firmas. No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Revisa y firma la resolución.


10

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador General de la Unidad DESCRIPCIÓN : Analiza, revisa y firma la resolución. No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora resolución al expediente, lo folía, sella, hace la anotación en

el registro informático de denuncias, y mediante conocimiento lo traslada al notificador.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Lee el expediente para establecer quiénes son las partes, determina el

lugar en que pueden ser notificadas, reproduce las actuaciones a notificar para preparar las cédulas de notificación las ordena, rotula, sella y folía. El expediente queda bajo su custodia.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Elabora cédulas de notificación para notificar personalmente en la sede

de la Unidad, o cuando el denunciante se encuentre en la Torre de Tribunales, Torre Marfil, Edificio Jade, Centro de Justicia Laboral o Centro de Femicidio y otras formas de Violencia, notifica.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : En su caso prepara las cédulas de notificación, ingresa a su sistema de

notificaciones los datos de cédulas que van a remitir al Centro de Servicios Auxiliares de Administración de Justicia, graba la información en un disquete, imprime listado de cédulas ingresadas, entrega en un sobre cerrado, debidamente rotulado al auxiliar de mantenimiento con funciones de mensajero para su traslado.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Cuando el denunciante debe ser notificado por despacho, lo elabora,

reproduciendo copia, lo pasa a firma del Coordinador General, elabora las guías para remitirlo por medio de correo; adjunta copia al expediente, y hace conocimiento para que sea sellado de recibido y lo traslada al auxiliar de mantenimiento con funciones de mensajero para su entrega al correo.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Revisa, coteja y firma el despacho en caso de notificar por ese medio.


11

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento con funciones de Mensajero DESCRIPCIÓN : Traslada con conocimiento los despachos y cédulas a donde

corresponda. No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe las actas de notificación y/o despachos ya diligenciadas, les

imprime sello de recepción con la fecha, consigna la hora y mediante conocimiento lo traslada al notificador.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe actas de notificación y/o despachos, los incorpora a cada

expediente, folia, sella y archiva el expediente.


12


13

Procedimiento 2 ARCHIVO DE DENUNCIA CON RECOMENDACIÓN DEL ENTE INVESTIGADOR

Y/O POR ANÁLISIS DE LAS CONSTANCIAS PROCESALES -Descripción-

No. OPERACIÓN

: 1


recibido, entrega copia sellada al usuario. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada las denuncias nuevas a la Secretaria II. No. OPERACIÓN

: 3


número correlativo por orden de fecha y hora. No. OPERACIÓN

: 4


designa el sistema, para su análisis y conocimiento. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Recibe, analiza la denuncia, en caso de ser necesario consulta al

Coordinador General, e instruye al Oficial para que elabore la resolución de trámite, ingresa la instrucción al Sistema Informático de Denuncias en el renglón de “Actuaciones” y traslada al oficial.

No. OPERACIÓN

: 6


carátula consignado el número y oficial asignado, e inicia la formación del expediente administrativo disciplinario, ordenando las actuaciones cronológicamente, las folia y sella.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Elabora la resolución que da trámite a la denuncia ordenando efectuar

la investigación. Lo registra en el Sistema Informático de Denuncias y recaba firmas.


14

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Revisa y firma la resolución No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Analiza, revisa y firma la resolución No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora al expediente la resolución, folia, sella, y prepara el

duplicado para remitirlo inmediatamente para su investigación, hace el conocimiento respectivo para su envío a Supervisión General de Tribunales o Auditoría Interna y traslada a la Secretaria I

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Asienta el conocimiento para enviar el duplicado del expediente

administrativo y lo traslada al auxiliar de mantenimiento con funciones de mensajero, para que lo traslade.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento con funciones de Mensajero. DESCRIPCIÓN : Revisa que el expediente se encuentre bien foliado y sellado y procede a

realizar su conocimiento para entregar el duplicado al ente investigador. Entrega el duplicado remitido.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento con funciones de Mensajero DESCRIPCIÓN : Entrega copia de la constancia de remisión del duplicado del expediente

administrativo con sello de recibido, a la Secretaria I No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada al oficial, con conocimiento la copia sellada de la solicitud de

investigación, anota en el libro de conocimientos y en el sistema.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe copia sellada de la resolución que ordena la investigación y

procede a incorporarla al expediente y lleva control del cómputo de los días para el cumplimiento de la investigación.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe el informe de investigación, lo sella, devuelve copia sellada al

remitente y lo traslada a Secretaria II.


15

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Ingresa, verifica las partes denunciadas y agrega al sistema el número

de informe de investigación de la Supervisión o de Auditoría Interna y traslada por conocimiento al Coordinador Adjunto.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto de la Unidad DESCRIPCIÓN : Solicita el expediente al oficial, analiza las actuaciones y el informe de

investigación rendido, si es necesario consulta al Coordinador General y decide

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto de la Unidad DESCRIPCIÓN : Si el informe requiere ampliación o aclaración continúa con operación

No. 20 Si Informe no requiere ampliación o aclaración continúa con operación No. 21

No. OPERACIÓN

: 20

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto de la Unidad DESCRIPCIÓN : Solicita ampliación o aclaración, indicando los puntos y plazos en que

se debe cumplir, ingresa las instrucciones al sistema en el apartado de “Actuaciones” y lo traslada al oficial para que regrese a operación No. 7

No. OPERACIÓN

: 21

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto de la Unidad DESCRIPCIÓN : Decide no dar trámite a la denuncia, ingresa las instrucciones al sistema

en el apartado de “Actuaciones” y lo traslada al oficial.

No. OPERACIÓN

: 22

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe las instrucciones, redacta la resolución no dando trámite a la

denuncia, y ordenando su notificación y archivo, recaba las firmas correspondientes y registra en el Sistema Informático de Denuncias.

No. OPERACIÓN

: 23

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto de la Unidad DESCRIPCIÓN : Revisa y firma la resolución

No. OPERACIÓN

: 24

RESPONSABLE : Coordinadora General DESCRIPCIÓN : Analiza, revisa y firma la resolución


16

No. OPERACIÓN

: 25

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora resolución al expediente, lo folia, sella, hace la anotación en

el registro informático de denuncias y mediante conocimiento lo traslada al notificador.

No. OPERACIÓN

: 26

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Lee el expediente para establecer quiénes son las partes, determina el

lugar en que pueden ser notificadas, reproduce las actuaciones a notificar para preparar las Cédulas de notificación, la ordena, rotula, sella y folia. El expediente queda bajo su custodia.

No. OPERACIÓN

: 27

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Elabora cédulas de notificación para notificar personalmente en la sede

de la Unidad, o cuando el denunciante se encuentre en la Torre de Tribunales, Torre Marfil, Edificio Jade, Centro de Justicia Laboral, Centro de Feticidio y otras formas de Violencia y notifica.

No. OPERACIÓN

: 28

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : En su caso prepara cédulas de notificación, ingresa a su sistema de

notificaciones los datos de cédulas que van a remitir al Centro de Servicios Auxiliares de Administración de Justicia, graba la información en un disquete, imprime listado de cédulas ingresadas, entrega en un sobre cerrado, debidamente rotulado al auxiliar de mantenimiento con funciones de mensajero para su traslado.

No. OPERACIÓN

: 29


reproduciendo copia, lo pasa a firma del Coordinador General, elabora las guías para remitirlo por medio de correo; adjunta copia al expediente, y hace el conocimiento para que sea sellado de recibido y lo traslada al auxiliar de mantenimiento con funciones de mensajero para su entrega al correo

No. OPERACIÓN

: 30

RESPONSABLE : Coordinadora General DESCRIPCIÓN : Revisa, coteja y firma el despacho en caso de notificarse por este medio.

No. OPERACIÓN

: 31

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento con funciones de Mensajero DESCRIPCIÓN : Traslada con conocimiento los despachos y cédulas a donde

corresponda.


17

No. OPERACIÓN

: 32

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Al regresar las actas de notificación y/o despachos ya diligenciados, les

imprime sello de recepción, consigna la hora y mediante conocimiento lo traslada al notificador.

No. OPERACIÓN

: 33

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe las actas de notificación y/o despachos, los incorpora a cada

expediente, las folia, sella y archiva el expediente.


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19


20

PROCEDIMIENTO 3

ADMISIÓN Y TRÁMITE DE DENUNCIA DE HECHOS QUE PUEDEN CONSTITUIR LA COMISIÓN DE FALTA ADMINISTRATIVA

-Descripción-

No. OPERACIÓN

: 1


recibido, entrega copia sellada al usuario.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada las denuncias nuevas a la Secretaria II.

No. OPERACIÓN

: 3


número correlativo por orden de fecha y hora.

No. OPERACIÓN

: 4


designa el sistema, para su análisis y conocimiento.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Recibe, analiza la denuncia, en caso de ser necesario consulta al

Coordinador General e instruye al Oficial para que elabore la resolución de trámite: Ordenando su investigación; o Señalando audiencia, previa consulta al Coordinador General. Ingresa la instrucción al Sistema Informático de Denuncias en el renglón de “Actuaciones” y traslada al oficial.

No. OPERACIÓN

: 6


carátula consignado el número y oficial asignado, e inicia la formación del expediente administrativo disciplinario, ordenando las actuaciones cronológicamente, las folia y sella.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Elabora la resolución que da trámite a la denuncia y lo registra en el

sistema Informático de denuncias.


21

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Si es Investigación continua con operación No. 9. Si es señalar

audiencia, continúa con operación No. 20.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recaba firmas del Coordinador Adjunto y Coordinador General.

No. OPERACIÓN

: 10


No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Analiza, revisa y firma la resolución.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora la resolución al expediente y folia, sella, y prepara el

duplicado para remitirlo inmediatamente para su investigación, hace el conocimiento respectivo para traslado a Secretaria I de la Unidad, para que lo remita por medio del mensajero, al ente investigador: Supervisión General de Tribunales o Auditoría Interna.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Realiza el conocimiento para enviar el duplicado del expediente

administrativo y lo traslada al mensajero, para que lo entregue.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Mensajero DESCRIPCIÓN : Revisa que el expediente se encuentre bien foliado y sellado y procede a

realizar su conocimiento para entregar el duplicado al ente investigador. Entrega el duplicado remitido.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Mensajero DESCRIPCIÓN : Entrega copia de la constancia de remisión del duplicado del expediente

administrativo, a la Secretaria I, con sello de recibido

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada al oficial, con conocimiento la copia sellada de la solicitud de

investigación, anota en el libro de conocimientos y en el sistema.


22

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe copia sellada de la resolución que ordena la investigación y

procede a incorporarla al expediente y lleva control del cómputo de los días para el cumplimiento de la investigación.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe el informe de investigación, lo sella, devuelve la copia sellada al

remitente y lo traslada a Secretaria II.

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Ingresa, verifica las partes denunciadas y agrega al sistema el número

de informe de investigación de la Supervisión o de Auditoría Interna y traslada, por conocimiento, al Coordinador Adjunto.

No. OPERACIÓN

: 20

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Solicita el expediente al oficial, analiza las actuaciones y el informe de

investigación rendido, en caso de ser necesario consulta al Coordinador General.

No. OPERACIÓN

: 21

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Si el informe requiere ampliación o aclaración, continúa con operación

No. 22. Si el informe no necesita ampliación o aclaración continúa con operación No. 23.

No. OPERACIÓN

: 22

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Ordena ampliación o aclaración, ingresa las instrucciones al sistema en

el apartado de “Actuaciones”, lo traslada al oficial y continúa con operaciones No. 8 al 20.

No. OPERACIÓN

: 23

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Ordena que se fije día y hora para la audiencia e ingresa las

instrucciones al sistema en el apartado de “Actuaciones” y lo traslada al oficial

No. OPERACIÓN

: 24

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe las instrucciones, redacta la resolución de trámite,

calendarizando el día y hora para la audiencia, recaba firmas del Coordinador Adjunto y del Coordinador General y registra en el Sistema Informático de Denuncias.


23

No. OPERACIÓN

: 25


No. OPERACIÓN

: 26

RESPONSABLE : Coordinadora General DESCRIPCIÓN : Analiza, revisa, y firma la resolución calendarizando en su registro la

audiencia señalada.

No. OPERACIÓN

: 27

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora resolución al expediente, lo folia y sella, y elabora

conocimiento para trasladarlo al notificador.

No. OPERACIÓN

: 28

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Lee el expediente para establecer quiénes son las partes, determinar el

lugar en que pueden ser notificadas, reproduce las actuaciones a notificar para preparar las Cédulas de notificación las ordena, las rotula, sella y folia. El expediente queda bajo su custodia.

No. OPERACIÓN

: 29

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Según el caso elabora cédulas de notificación para notificar

personalmente en la sede de la Unidad, o cuando las partes se encuentre en la Torre de Tribunales, Torre Marfil, Edificio Jade, Centro de Justicia Laboral, Centro de Justicia de Femicidio y otras formas de Violencia y notifica.

No. OPERACIÓN

: 30

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : En su caso preparan cédulas de notificación, ingresan a su sistema de

notificaciones los datos de cédulas que van a remitir al Centro de Servicios Auxiliares de Administración de Justicia, graban la información en un disquete, imprimen listado de cédulas ingresadas, entregan en un sobre cerrado, debidamente rotulado al mensajero para su traslado.

No. OPERACIÓN

: 31


reproduce copias, lo pasa a firma del Coordinador General, elabora las guías para remitirlo por medio de correo; adjunta copia al expediente, y hace conocimiento para que sea sellado de recibido y lo traslada al mensajero para su entrega al correo.


24

No. OPERACIÓN

: 32

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Revisa, coteja y firma el despacho en caso de notificar por ese medio.

No. OPERACIÓN

: 33

RESPONSABLE : Mensajero DESCRIPCIÓN : Traslada con conocimiento los despachos y cédulas a donde

corresponda.

No. OPERACIÓN

: 34

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Al regresar las actas de notificación y/o despachos, les imprime sello de

recepción, consigna hora y mediante conocimiento lo traslada al Notificador.

No. OPERACIÓN

: 35

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe actas de notificación y/o despachos, las incorpora a cada

expediente.

No. OPERACIÓN

: 36

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Con la debida antelación a la celebración de la audiencia entrega al

Oficial, por medio de libro de conocimientos el expediente administrativo debidamente notificado. En caso de notificación por despacho, si este no ha regresado diligenciado, debe verificar, por el medio idóneo, si se realizaron las notificaciones, y en su caso en qué fechas.

No. OPERACIÓN

: 37

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Si se realizaron las notificaciones, continuar con operación No. 38. Si no

se realizaron las notificaciones, continuar con operaciones No. 23 a la 0peración No. 36.

No. OPERACIÓN

: 38

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Revisa el expediente para audiencia, verifica si se encuentra notificado,

incorpora el desplegado de denuncias que le aparecen y con el proyecto del hecho denunciado, lo traslada al Coordinador Adjunto con 24 horas de anticipación a la audiencia.

No. OPERACIÓN

: 39

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Concretiza el señalamiento de los hechos denunciados y traslada el

expediente al Oficial.


25

No. OPERACIÓN

: 40

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : El día de la audiencia, antes de la hora fijada para el efecto solicitan los

documentos de identificación de las partes, en su caso los de sus abogados y testigos y conducen a los comparecientes a la Sala de Audiencias.

No. OPERACIÓN

: 41

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Preside la audiencia y verifica la comparecencia de las partes. La

audiencia se realiza con auxilio del oficial, quien facciona el acta respectiva.

No. OPERACIÓN

: 42

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Al final de la audiencia imprime el acta la entrega a los comparecientes

para su lectura, en su caso hace las correcciones de forma, recaba las firmas, entrega copias selladas a las partes, ordena las pruebas aportadas, las incorpora al expediente y las folia y lo traslada al Coordinador Adjunto.

No. OPERACIÓN

: 43

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Dentro del término de tres días, analiza, estudia, y dicta la resolución

final, la firma y traslada al Coordinador General.

No. OPERACIÓN

: 44

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Analiza, revisa y firma resolución final.

No. OPERACIÓN

: 45

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema la resolución final y traslada a Secretaria I.

No. OPERACIÓN

: 46

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Anota en el libro la resolución y la traslada al oficial.

No. OPERACIÓN

: 47

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Revisa e incorpora resolución, folia, sella y traslada al Notificador por

conocimiento.


26

No. OPERACIÓN

: 48

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe el expediente administrativo, y para realizar las notificaciones VER

LOS PASOS VEINTISIETE AL TREINTICUATRO (28 al 35) DEL PROCEDIMIENTO No. 3, en el que intervienen además del notificador el Coordinador General, el Mensajero y Secretaria I.

No. OPERACIÓN

: 49

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Alimenta la base de datos de notificaciones, la actualiza, y según el caso

certifica al jefe Inmediato superior por inhibitoria, al Ministerio Público, a la Unidad de Desarrollo Integral, o a la Junta de Disciplina Judicial, agrega al expediente copia de la certificación.

No. OPERACIÓN

: 50

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Al estar todas las partes debidamente notificadas, traslada al oficial el

expediente.

No. OPERACIÓN

: 51

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe el expediente, revisa las notificaciones.

No. OPERACIÓN

: 52

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Al estar firme la resolución elabora providencia a la Unidad de

Administración de Recursos Humanos para que se ejecute la sanción correspondiente, adjuntando fotocopia de la resolución final e ingresa en el sistema.

No. OPERACIÓN

: 53

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Revisa y rubrica la providencia.

No. OPERACIÓN

: 54

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Revisa y firma la providencia

No. OPERACIÓN

: 55

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y envía a través del mensajero.

No. OPERACIÓN

: 56

RESPONSABLE : Mensajero DESCRIPCIÓN : Recibe y entrega la providencia.


27

No. OPERACIÓN

: 57

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe oficio de informe de ejecución de sanción por el Departamento

de Administración de Recursos Humanos y registra en Sistema de Recursos Humanos y Libro de denuncias y traslada al Oficial.

No. OPERACIÓN

: 58

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora al expediente e ingresa al sistema el archivo en “actuaciones”,

folia y archiva, lleva control y custodia del expediente.


28


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33

Procedimiento No. 4 RECURSOS DE REVISIÓN Y REVOCATORIA

-Descripción-

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe oficio proveniente de la Gerencia General (Recurso de Revisión)

o de la Presidencia del Organismo Judicial (Recurso de Revocatoria) solicitando expediente, registra en el libro y en el sistema de ingresos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada, por conocimiento, al Oficial encargado del expediente

administrativo el oficio de solicitud.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Elabora oficio para elevarlo a la autoridad que va a conocer, lo registra

en el sistema y traslada al Coordinador Adjunto para su rúbrica.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Revisa el expediente y rubrica el oficio.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Revisa el expediente, lo analiza, y firma.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora el oficio, folia, sella el expediente, lo fotocopia para formar el

duplicado, el cual custodia, y traslada el original, por conocimiento a Secretaria I.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe por conocimiento el expediente y lo traslada al Mensajero, para

que lo entregue a la autoridad correspondiente.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Mensajero DESCRIPCIÓN : Traslada y entrega el oficio con el expediente, regresa la copia sellada

de recibido y la entrega a Secretaria I.


34

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe la copia sellada y la traslada al Oficial

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Ante Recurso de Revocatoria recibe cédula de notificación de la

resolución de la autoridad correspondiente, dando audiencia a Gerencia de Recursos Humanos por cinco días para su evacuación. Traslada notificación al oficial.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Elabora memorial de evacuación de audiencia en base al duplicado,

adjunta copia de nombramiento del Gerente de Recursos Humanos y traslada a Secretaria I para recabar firma del Gerente.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe el memorial y duplicado del expediente y lo entrega al

Mensajero.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Mensajero DESCRIPCIÓN : Recibe la documentación y la traslada a Gerencia de Recursos

Humanos para su firma.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe nuevamente el memorial firmado y reproduce copias del mismo,

y lo traslada por conocimiento a Secretaria I.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe y envía a Presidencia del Organismo Judicial por medio del

Mensajero.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Mensajero DESCRIPCIÓN : Traslada y entrega el memorial de evacuación de audiencia, regresando

copia sellada al oficial.

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Oficial


35

DESCRIPCIÓN : Incorpora la copia sellada al duplicado.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Resuelto el recurso, recibe notificación de la resolución correspondiente,

la registra en el sistema y la traslada por conocimiento al oficial.

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora la notificación de la resolución al duplicado.

No. OPERACIÓN

: 20

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Al regresar el expediente ya resuelto por la autoridad correspondiente,

lo recibe y traslada por conocimiento a Secretaria II.

No. OPERACIÓN

: 21

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Lo recibe, revisa, e ingresa al sistema el resultado de las resoluciones,

tanto de los recursos planteados, como de amparo si hubiere. Lo traslada por conocimiento al Coordinador Adjunto para su instrucción.

No. OPERACIÓN

: 22

RESPONSABLE : Coordinador Adjunto DESCRIPCIÓN : Ordena mediante el sistema de denuncias la ejecución de lo resuelto, y

traslada al oficial.

No. OPERACIÓN

: 23

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Cuando se trata de sanción de suspensión y amonestación escrita,

elabora providencia para el Departamento de Administración de Recursos Humanos para la ejecución de lo ordenado. Cuando exista inhibitoria, se certifica a través del notificador al jefe inmediato superior. En ambos casos lo registra en el sistema y traslada.

No. OPERACIÓN

: 24

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : En caso de inhibitoria, o de la posible comisión de un ilícito penal o que

pueda desprenderse responsabilidad de un juez o magistrado, compulsa las certificaciones ordenadas.

No. OPERACIÓN

: 25

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Revisa y firma la providencia, o en su caso la certificación.

No. OPERACIÓN

: 26


36

RESPONSABLE : Oficial/Notificador DESCRIPCIÓN : Pasa la Providencia o certificación a Secretaria I.

No. OPERACIÓN

: 27

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe, registra en el sistema y en el libro y traslada al Auxiliar de

Mantenimiento con funciones de Mensajero.

No. OPERACIÓN

: 28

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento con funciones de Mensajero DESCRIPCIÓN : Traslada la providencia al Departamento de Administración de Recursos

Humanos, o a la autoridad a donde se extiendan las certificaciones, y regresa copia con sello de recibido al oficial y/o notificador.

No. OPERACIÓN

: 29

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe oficio de ejecución de la sanción proveniente de la Unidad de

Administración de Recursos Humanos, lo registra en el sistema y por conocimiento lo traslada al oficial.

No. OPERACIÓN

: 30

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Incorpora la copia, folía, sella y archiva el expediente después de

ejecutada la sanción.


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39

Procedimiento No. 5 COMPULSAR CERTIFICACIONES A SOLICITUD DE PARTE

-Descripción-

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa memorial de solicitud de certificación, sella y firma de

recibido y entrega copia sellada al solicitante.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada con conocimiento al Oficial encargado de faccionar las

certificaciones.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa que el memorial llene los requisitos previstos en la ley, y

los necesarios para la certificación y dicta resolución autorizando o denegando la extensión de la certificación.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Traslada la resolución al Coordinador General para su firma.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Analiza, revisa y firma la resolución.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Localiza e imprime desplegado de denuncias correspondientes al

solicitante, durante el año solicitado.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Redacta e imprime certificación con una copia, de acuerdo al

desplegado de denuncias y lo traslada a asesor jurídico.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Asesor Jurídico DESCRIPCIÓN : Revisa certificación de acuerdo al desplegado de denuncias

acompañado, y lo traslada nuevamente al oficial encargado.


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No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Firma y sella la certificación y la traslada al Coordinador General.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Da el Visto Bueno

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Oficial DESCRIPCIÓN : Traslada la certificación con copia a Secretaria I.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe la Certificación.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Entrega la certificación al usuario, quien firma la copia de recibido.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Archiva la copia sellada.


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42

Procedimiento No. 6

EXTENDER CONSTANCIAS

-Descripción-

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Entrega formulario de solicitud de constancia.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud completada y firmada.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Traslada con conocimiento a Secretaria II el mismo día de su recepción

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud, escrita o vía electrónica, revisa el sistema en relación

a las denuncias que le aparecen al solicitante.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Imprime el desplegado de denuncias completo hasta la fecha de

solicitud.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Si el sistema no arroja todos los datos, localiza el expediente original.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : El mismo día de recibida la solicitud o a más tardar dentro de 24 horas,

extiende la constancia detallada al solicitante, u oficio detallado a las dependencias que lo requieran.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Firma la constancia u oficio, lo traslada al Coordinador General para el

visto bueno.

No. OPERACIÓN

: 9


43

RESPONSABLE : Coordinador General DESCRIPCIÓN : Revisa, analiza y firma constancia u oficio.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Sella la constancia o en su caso el oficio, lo fotocopia y lo traslada a

Secretaria I.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Secretaria I DESCRIPCIÓN : Entrega la constancia al solicitante, quien firma la copia de recibido, o en

caso de ser oficio por conocimiento lo traslada a Auxiliar de Mantenimiento con funciones de mensajero.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento con funciones de Mensajero DESCRIPCIÓN : Recibe el oficio y lo traslada a la dependencia a donde va dirigido.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Auxiliar de Mantenimiento con funciones de Mensajero DESCRIPCIÓN : Entrega la copia sellada a Secretaria II.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Secretaria II DESCRIPCIÓN : Archiva la copia sellada de recibido.


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Glosario

Denuncia

Acción facultativa u obligatoria de poner en conocimiento de autoridad la comisión de un hecho que podría constituir falta administrativa. Artículo 66. Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial.

Hecho

Acción material de la persona.

Falta

Constituyen faltas las acciones u omisiones en que incurran los empleados y funcionarios judiciales previstos en la Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial. (Artículo 54, 55, 56, 57 y 58)

Ratificar

Aprobar actos, palabras o escritos dándolos por valederos y ciertos.

Sanción

Es la consecuencia Jurídica emanada de la falta cometida. Artículo 59. Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial.


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RESOLUCIÓN 515 DE GERENCIA GENERAL


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