GUA DE APRENDIZAJE N01

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin:

Tecnlogo en Gestin AdministrativaCdigo: Versin: 1

Nombre del Proyecto:

Cdigo:

Fase del proyecto: FASE 1 EJECUCIN

Actividad (es) del Proyecto: DIAGNSTICO Y PLANEACINESTRATGICA DE LA EMPRESAActividad (es) de Aprendizaje: Organizar la documentacin 1Ambiente de formacin: COTESALUDMATERIALES DE FORMACIN

DEVOLUTIVO: Equipo de cmputo, Video Beam, Material BibliogrficoCONSUMIBLE : Marcadores, Cartulinas, Papel,

Resultados de Aprendizaje:CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS, NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, NORMAS Y TCNICAS DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN DOCUMENTAL, Y LA LEGISLACIN VIGENTE.Competencia: ORGANIZARARCHIVOSDE GESTIN DE ACUERDOCON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLTICASINSTITUCIONALES.

Duracin de la gua ( en horas):

40 Horas

2. INTRODUCCIN

Los archivos por tradicin se han identificado como una acumulacin incontrolable de papeles y documentos que se guardan, acumulan en depsitos o locales sin ningn criterio tcnico en cuanto a su organi zacin. Llegando a tal descuido que victimas de agentes fsicos o biolgicos, se pone en peligro su permanencia como fuente para la toma de decisiones y la investigacin histrica.

Los archivos se estn transformando, dejando de ser depsitos oscuros de informacin caduca e inutilizable, para convertirse en instrumentos efectivos de la gestin de las organizaciones, tanto pblicas como privadas.

La archivstica es una ciencia en constante evolucin que posee sus elementos propios de estudio, sus propias caractersticas, y es importante conocer sus fundamentos, historia, campo de accin, por tal motivo es de primordial importancia para los futur os profesionales en Archivstica el que aprovechar los cambios operados en las necesidades de los usuarios para ampliar nuestra visin y renovar procedimientos. Los archivos han de adaptarse a los nuevos tiempos, volver a definir peridicamente nuestra funcin y modificar nuestras estrategias de control de los documentos y satisfacer las necesidades de los usuarios.

OBJETIVO GENERALAdquirir los conocimientos bsicos que fundamentan la Archivstica como disciplina: naturaleza, evolucin histrica, conceptos fundamentales, funciones. As mismo se deben familiarizar con la terminologa profesional.

OBJETIVOS ESPECFICOS Identificar los conceptos generales sobre la archivstica. Conocer la historia de los archivos a travs de la historia. Obtener claridad sobre los diferentes tipos de documento. Identificar agrupaciones documentales. Relacionar la archivstica con ciencias afines

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. Porqu es importante la organizacin documental en las empresas? Comenta un caso real de alguna situacin problemtica que haya ocurrido en una empresa por falta de organizacin documental.

Responda a esta pregunta en el foro de la plataforma Blackboard.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.Este tema se desarrolla con base en lecturas y actividades de aprendizaje. Le sugerimos iniciar con la lectura de los siguientes textos:

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS NORMATIVIDAD VIGENTE PGD (SEGUNDA FASE)

3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin). Usted apropiar conocimientos por medio de la investigacin de la internet y del material de apoyo suministrado junto con esta gua con respecto a las siguientes preguntas: Concepto de archivo y tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y procesos que se desarrollan del programa de gestin documental Procesos de la organizacin documental. Sistemas de ordenacin del archivo: Convencionales, microfilme, informticos, digitalizacin Tablas de retencin concepto, importancia y ejemplos

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.Renase en grupos de dos o tres aprendices, busque, analice y apropie los siguientes conceptos, y mediante un ejemplo, cunteles a sus compaeros la interrelacin de los mismos:

1. Define que se entiende por archivo a travs de un cuadro sinptico2. Cules son los tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y qu procesos seDesarrollan al interior de cada uno de ellos.3. Describe el proceso de RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS mediante un esquema, ya sea cuadro sinptico o diagrama de flujo.

4. Define, explica y establece la importancia de: tablas de retencin documental 5. Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para la dependencia u oficina de archivo y correspondencia

3.5 Actividades de evaluacin. Evidencias de AprendizajeCriterios de EvaluacinTcnicas e Instrumentos de Evaluacin

Evidencias de Conocimiento :

Explica Funcionamiento habitual del archivo , as como los fundamentos bsicos del mismoSe realizar una actividad escrita

Evidencias de Desempeo:

Interpreta uno o varios conceptos y mediante explicacin, logra transmitir el conocimiento a sus compaeros de forma clara y concreta.

Se revisaran las evidencias. El instructor realizara una retroalimentacin al final.

Evidencias de Producto:

La actividad debe ser socializada en mximo 10 minutos a sus compaerosElabora un diagrama de flujo donde se refleje el proceso de recibo de documentos en una organizacin.

Elabora un boceto de oficina de archivo y correspondencia con todos los elementos necesarios para su funcionamiento

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTINProcedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional IntegralGUA DE APRENDIZAJEVersin: 02

Fecha: 20/09/2014

Cdigo: F004-P006-GFPI

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUA DE APRENDIZAJESISTEMA INTEGRADO DE GESTINProceso Gestin de la Formacin Profesional IntegralProcedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional IntegralVersin: 02

Fecha: 30/09/2013

Cdigo: F004-P006-GFPI

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

ACTIVIDADES DEL PROYECTO DURACIN (Horas) Materiales de formacin devolutivos: (Equipos/Herramientas)Materiales de formacin (consumibles)Talento Humano (Instructores)AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripcin CantidadDescripcinCantidadEspecialidadCantidadESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

Estructuracin del SG-SST e Identificacin de Requisitos Legales y otros requisitos inherentes a la Organizacin.40Video BeamComputador con Powerpoint110Normas tcnicas1 por aprendizIngeniero especialista en Gerencia de Calidad1Aula con aire acondicionado, tablero.

Archivo Documento Correspondencia Radicado foliado recibido Normalizacin Comunicacin Interna Comunicacin Externa Recepcin Directa e Indirecta Apertura

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS

PGD SEGUNDA FASE AGN.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

ELABORADA POR: LEWIS SARMIENTO