guia de planeacion sgc-IMPLEMENTACIÓN

8/6/2019 guia de planeacion sgc-IMPLEMENTACIN

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A P

V H

NT C G

P

1000 : 2 00 4

Gua de PlaneacinGua de Planeacin para Implementar elen la Gestin PblicSISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

N T C G P 1000 : 2004N T C G P 1000 : 2004

Libertad y Ordenibertad y Orden

Departamento Administra

de la Funcin PblicaDireccin de Control Interno

y Racionalizacin de Trmites


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Departamento Administrativo de la Funcin PblicaRed Universitaria de Extensin en Calidad

Gua de Planeacinpara Implementar el Sistema de Gestin de la Calidad

bajo la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin PblicaNTCGP 1000:2004.

Bogot, D.C. Septiembre de 2006


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GUA DE PLANEACINIMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDADBAJO LA NORMA TCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000:2004

2 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Revisin Tcnica de la Gua

Luz Mary Riao Camargo Departamento Administrativo de la Funcin PblicaJaime Orlando Delgado Gordillo - Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Yeline Granados R. Universidad del MagdalenaSamuel Prieto Meja Universidad del Magdalenalvaro Ezpeleta M. Universidad del MagdalenaAmelia Corrales B. Universidad de Crdoba

Policarpa Muoz F. Universidad Pedaggica y Tecnolgica de ColombiaManuel A. Nio Faracica - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia

Jorge Alberto Valencia de los Ros Universidad de Antioquia

Grupo de colaboradores para la elaboracin de la gua

Jorge Hugo lvarez TeleantioquiaJuan Carlos Meja G. Contralora de Envigado

Pablo de Jess Zuluaga Marn Empresas Pblicas de Medelln E.S.PLibardo de J. Crdoba S. Contralora General de MedellnMara Jacinta Montoya Contralora General de Antioquia

Javier Hernndez Hernndez Alcalda de SabanetaLuis Fernando Bustamante Contralora General de Antioquia

Jos Aldemar Zapata M. - Aguas de Rionegro E.S.P.Astrid Janeth Giraldo Meja Teleantioquia

Samuel Hernndez V. Empresas Pblicas de Medelln E.S.P.Daro Molina Arango Empresas Pblicas de Medelln E.S.P.

Oscar Hernn Hoyos Arboleda IDEAlvaro Espeleta M. Universidad del Magdalena

Amelia Corrales Buelvas. - Universidad de CrdobaRafael Castellanos Pinedo. - Universidad de Crdoba

Mnica Edelmira Ramrez G. - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de ColombiaPolicarpa Muoz Fonseca - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de ColombiaManuel A. Nio Faracica - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de ColombiaJess Ariel Cifuentes M. - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia

Carlos Villamil V. - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de ColombiaHctor P. Gutirrez - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de ColombiaPascual Fonseca P. - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia

Pedro Castro. - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de ColombiaRafael Bottia - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia

Rigaud Sanabria M. - Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia

Diseo y DiagramacinGabriela Osorio Valderrama

rea de Comunicaciones - DAFPNoviembre 2006


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3Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

CONTENIDO

PRESENTACIN ...................................................................................... 5

INTRODUCCIN ...................................................................................... 71. GENERALIDADES ................................................................................. 9

2. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA FASE DE PLANEACIN ................................... 9

3. QU ES LA FASE DE PLANECIN? ............................................................. 10

4.POR QU ES CONVENIENTE REALIZAR LA FASE DE PLANEACIN? ........................ 10

5. CMO SE REALIZA LA FASE DE PLANEACIN? .............................................. 11

6. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA FASE DE PLANEACIN ........................ 116.1. Planificar la realizacin de la Fase de Planeacin ...................................... 116.2. Ejecutar la Planeacin ...................................................................... 12

7. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DE ESTA FASE .................. 14

Anexo 1Ejemplo de Roles y Responsabilidadesde la Estuctura Organizativa del Proyecto ..................................................... 17Anexo2Ejemplo de cronograma general del Proyecto de Implementacindel Sistema de Gestin de la Calidad........................................................... 21Anexo 3Ejemplo del Plan de Comunicaciones del Proyecto de Implementacin del Sistema deGestin de la Calidad. ............................................................................ 25Anexo 4Ejemplo de Plan Detallado del Proyecto de Implementacin del Sistemade Gestin de la Calidad bajo la Norma NTCGP1000:2004 .................................. 29


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PRESENTACIN

S

iendo una necesidad imperiosa la implementacin del Sistemade Gestin de la Calidad en las entidades del Estado, con el fin

de dirigir y evaluar su desempeo en trminos de satisfaccinsocial en la prestacin de los servicios, resulta de vital impor-tancia establecer el plan de accin que contenga, bsicamente unas en-tradas, unas actividades y unas salidas, de tal manera que se permitavisualizar en forma didctica y objetiva lo que se pretende implementarpara as poder determinar necesidades de recursos humanos, tecnolgi-cos, logsticos y financieros.

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, como ente facultadopor la Ley para brindar apoyo necesario y el acompaamiento a las enti-dades a fin de garantizar eficiencia y buen desempeo de la funcin p-

blica en convenio con la Red de Universidades Pblicas, entregan la pre-sente gua con el fin de que las entidades del Estado tengan un referenteque les permita, en su interior, desarrollar planes de accin para la im-plementacin exitosa del sistema de gestin de la calidad.

FERNANDO GRILLO RUBIANODirector General


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INTRODUCCIN

C

on la expedicin del Decreto 4110 de 2004, reglamentario de laLey 872 de 2003, se estableci la Norma Tcnica de Calidad

que debe ser adoptada por las entidades pblicas a fin deimplementar, en cada una de ellas, el Sistema de Gestin de laCalidad que permita una verdadera eficiencia administrativa.

La implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidadesdel Estado implica desarrollar fases secuenciales que conlleven a cerrarla brecha, que pueda existir, entre la gestin administrativa actual y losrequisitos de la norma tcnica.

Siendo la fase de planeacin una de las ms importantes para el proyectode implementacin del Sistema, el Departamento Administrativo de laFuncin Pblica y la Red de Universidades Pblicas han desarrollado la

presente gua que contiene unos pasos sugeridos, los cuales inician con eldiseo de un programa que determine una estructura organizativa, uncronograma y un esquema de comunicaciones, para definir un plan deta-llado que incluya plazos y responsables de cada una de las actividades aejecutar, as como tambin los recursos que se necesiten.

La gua se presenta como una propuesta metodolgica que les permitir alas entidades del Estado desarrollar la fase de planeacin, paraimplementar el Sistema de Gestin de la Calidad, a travs de un esquemalgico y secuencial.


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1. GENERALIDADES

En el proyecto de puesta en marcha del Sistema de Gestin de la Calidad se identificanvarias etapas bsicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemtica paralograr el propsito, tal como se representa en el siguiente esquema.

La presente gua describe la manera como se desarrolla la fase de planeacin que corres-ponde a la segunda fase de la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

2. CONSIDERACIONES PREVIASA LA FASE DE PLANEACIN

Antes de realizar la fase de Planeacin es conveniente socializar el diagnstico a todo elpersonal de la entidad y el programa que se va a desarrollar para implementar el Sistemade Gestin de la Calidad, explicar las fases, plazos y responsables.

As mismo se debe designar el grupo de personas responsables de adelantar la Planeacin,el cual debe tener conocimiento de la entidad y de la norma NTCGP1000:2004.

En el caso que la entidad acuda a una firma de consultora, esta fase la debe realizar elconsultor y validarla con el responsable del proyecto por parte de la entidad.

Un insumo clave para esta fase es el informe de diagnstico aprobado, resultante de la fasede diagnstico.

El proyecto de puesta en marcha del Sistema de Gestin de la Calidad debe estar articula-do con el sistema de planeacin de la entidad, con el fin de asegurar los recursos necesa-rios y la sostenibilidad del mismo.

Diagnstico Planeacin Diseo Implementacin Evaluacin

Gestin del Proyecto


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3. QU ES LA FASE DE PLANEACIN?

Es la fase en la que se define la estructura organizativa del proyecto, el cronograma gene-ral y el plan de comunicaciones, as mismo se determinan las actividades a efectuar paracerrar la brecha existente entre el Sistema de Gestin de la Calidad de la entidad y losrequisitos establecidos en la norma NTCGP1000:2004. El producto resultante de la mismaes un plan detallado de actividades que describe responsables, tiempos de ejecucin yplazos.

4. POR QU ES CONVENIENTE

REALIZAR LA FASE DE PLANEACIN?

Es conveniente realizar esta fase, porque permite determinar las actividades a desarrollar,los recursos, los plazos de ejecucin y los responsables. La planeacin establece el hori-zonte para dar cumplimiento a los objetivos de un proyecto, evitando prdida de tiempo yde recursos.

As como el Sistema de Gestin de la Calidad debe estar estructurado bajo el ciclo PHVA(Planear Hacer Verificar Actuar), el proyecto mismo tambin lo debe estar. Por tantolas fases de diagnstico y planeacin conforman la etapa de planear del ciclo PHVA delproyecto.

La grfica 1 ilustra la manera como se articulan las fases del proyecto al ciclo PHVA

Grfica 1: Fases del proyecto bajo el ciclo PHVA

A P

V H

Fase de Evaluacin

Fase de Evaluacin

Fase de DiagnsticoFase de Planeacin

Fase de CapacitacinFase de DiseoFase de Implementacin


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5. CMO SE REALIZA LA FASE DE PLANEACIN?

La grfica 2 presenta la fase de planeacin con un enfoque de procesos (entradas, activi-dades y salidas) de tal manera que facilite su aplicacin.

FASE DE PLANEACIN

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Compromiso formal de laAlta Direccin Informe de diagnsticoaprobado

Servidores Pblicos conconocimientos de la entidady la normaNTCGP1000:2004. Normatividad legalaplicable a la entidad NTCGP1000:2004 Estructura organizativadel proyecto. Otros recursos necesariospara la fase de planeacintales como: Infraestructura

fsica, equipos y software,entre otros

Estructura organizativadel proyecto: Listado defuncionarios queconformarn los grupos de

trabajo (con % dedisponibilidad de tiempo) Cronograma general. Plan de comunicacionespara el proyecto Plan detallado delproyecto. Recursos necesarios parael proyecto.

Grfica 2. Esquema de procesos aplicado a la etapa de planeacin

6. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADESDE LA FASE DE PLANEACIN:

6.1. Planificar la realizacin de la Fase de Planeacin

Consiste en identificar las personas responsables de disear el plan detallado, definir elmedio en que se va a elaborar, por ejemplo el software MS Project, hoja de clculo oprocesador de texto; a su vez establecer el tiempo que se destinar para ejecutar dicho

Planificar la realizacinde la Fase de Planeacin

Ejecutar la Fase dePlaneacin

Aprobar los resultados dela Fase de Planeacin


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plan y la fecha prevista de entrega. Adems del plan detallado se producirn documentostales como cronograma general, la estructura organizativa del proyecto, roles y responsa-bilidad y el plan de comunicaciones.

Es importante asegurar la disponibilidad de tiempo de dedicacin al proyecto del Equi-po de Calidad responsable de planear la Fase de Planeacin. Como se mencion en lagua de diagnstico este equipo de calidad debe ser conformado mediante acto admi-nistrativo con personal de distintas reas de la organizacin y de diversas disciplinasacadmicas.

6.2. Ejecutar la Planeacin

En esta etapa se determina el plan de implementacin del Sistema de Gestin de la Cali-dad, as:

a) Elaboracin de la estructura organizativa del proyectoLa estructura organizativa del proyecto, es una estructura transitoria, la cual debercontar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de autoridad yresponsabilidad frente al Sistema de Gestin de la Calidad, conformado por tres (3)grupos as:

1) Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comit de Coordina-cin de Control Interno, el cual acta bajo las directrices de la mxima autoridad dela entidad, conforme a lo establecido en el artculo 13 de la Ley 87 de 1993 y suDecreto Reglamentario 1826 de 1994, el cual se puede asimilar al denominado Co-mit de Calidad.

2) Un segundo grupo operativo, que se denominar Equipo de Calidad, conformadopor servidores pblicos de la Entidad, de carcter multidisciplinario, conrepresentatividad de todas las reas organizacionales de la entidad, el cual deberser coordinado y supervisado por El Representante de la Direccin.

El Equipo de Calidad tendr bajo su responsabilidad adelantar los procesos de dise-o, apoyo y coordinacin con las diferentes dependencias organizacionales de laentidad, para lograr una ptima implementacin del Sistema de Gestin de la Cali-dad.

Posteriormente a la implementacin, los integrantes de dicho equipo debern asu-mir el rol de facilitadores al interior de sus respectivas dependencias, apoyando eladecuado funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad.

3) Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Coordi-nacin de Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quien haga sus veces en larespectiva Entidad y los servidores pblicos a su cargo, que tendrn bajo su respon-sabilidad la evaluacin independiente y objetiva del desarrollo, implementacin,


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mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de la Calidad atravs de la Norma NTCGP 1000:2004.

Es importante precisar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Ges-

tin de la Calidad en las entidades y agentes obligados a que hace referencia elartculo 2 de la Ley 872 de 2003, ser responsabilidad de la mxima autoridadde la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependenciade las entidades y organismos, as como de los dems funcionarios de la respec-tiva Entidad (responsabilidad de Todos); por tal razn, la Oficina de ControlInterno o quin haga sus veces no debe participar de manera directa en lasacciones de diseo e implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, atravs de la Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2004, respetando as su rolde Evaluador Independiente.

Las responsabilidades y autoridades en los roles que conforman la estructura organizativadel proyecto deben estar claramente definidas. El anexo 1 presenta un ejemplo de los

roles y responsabilidades de la estructura organizativa propuesta.

b) Elaboracin del cronograma general

Corresponde a un documento que presenta de manera resumida las fases del proyecto ylos tiempos de ejecucin. Se basa en el plan detallado del proyecto y sirve como instru-mento de socializacin y a su vez como mecanismo de control. El responsable de elabo-rar este cronograma es el representante de la Direccin junto con el equipo de calidady debe ser aprobado por el Comit de Coordinacin de Control Interno. El anexo 2presenta un ejemplo de un cronograma general.

c) Elaboracin del plan de comunicaciones para el proyecto.

La implantacin del Sistema de Gestin de la Calidad es, fundamentalmente un procesode comunicacin, pues a travs de l se pretende homologar las mejores prcticas de laEntidad, ponerlas en comn entre quienes las deben aplicar y recibir de ellos las pro-puestas de mejoramiento que permitan que el proyecto de implementacin no solo seaexitoso sino participativo.

En ese orden de ideas, el establecimiento de un plan de comunicaciones es una herra-mienta necesaria para que el sistema se construya con la participacin activa de todoslos funcionarios y para que la direccin pueda hacer manifiesto su compromiso con lacalidad. Este plan debe adems servir de plataforma para que, una vez implementadoel sistema, se garantice una comunicacin interna que contribuya al mantenimiento ymejoramiento del sistema.

Generalmente el plan de comunicaciones se estructura bajo el modelo Mensaje-Emisor-Medio-Frecuencia-Perceptor-Respuesta, que describe la secuencia bsica de cualquierproceso de comunicacin. Se identifican as sus elementos constitutivos:


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Mensaje: Aquello que se quiere comunicar.Emisor: Responsable de la comunicacin, (quien comunica el mensaje)Medio: Mecanismo a travs del cual el emisor comunica el mensaje.Frecuencia: Periodicidad con la que el mensaje debe ser comunicado.

Perceptor: Aquel a quien se le va a comunicar el mensaje.Respuesta: Mecanismo a travs del cual el perceptor retroalimenta al emisor acercade su entendimiento y anlisis del mensaje recibido.

El Anexo No. 3 presenta un ejemplo de un plan de comunicaciones.

d) Elaboracin del plan detallado del proyecto

El plan detallado debe contener las fases que componen el proyecto y a partir deellas se describen las actividades y subactividades que se deben desarrollar paralograr el propsito de cumplir con los requisitos establecidos en la norma

NTCGP1000:2004.Cada entidad tendr un plan detallado especfico a partir de su situacin real que se vereflejada en el informe de diagnstico. Sin embargo, el Anexo No. 4 presenta un plantpico que puede servir de referencia, el cual contiene las actividades ms comunes quenormalmente se ejecutan al momento de implementar el Sistema de Gestin de laCalidad.

6.3. Aprobar los resultados de la Planeacin

Corresponde a la socializacin del plan detallado del proyecto, la estructura organizativa,

los roles y responsabilidades, el cronograma general y el plan de comunicaciones ante elgrupo de servidores pblicos responsables de las actividades descritas en dichos documen-tos, con el fin de precisar detalles o aclarar inquietudes.

Se realizan los cambios y ajustes pertinentes de los documentos y se hace oficial a todaslas personas de la Entidad.

7. RECOMENDACIONES GENERALESPARA EL DESARROLLO DE ESTA FASE

Es importante asegurar la disponibilidad de tiempo de dedicacin al proyecto de losintegrantes del Equipo de calidad. Se recomienda oficializar mediante acto administra-tivo, la delegacin dada a estas personas y su tiempo de dedicacin al proyecto.


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El plan detallado se podr ajustar durante la ejecucin del mismo, pero se recomiendamantener la fecha de finalizacin como una referencia, para evaluar la eficiencia yeficacia del proyecto.

Es importante difundir toda la documentacin de esta etapa a los miembros que confor-man la estructura del proyecto. Ello con el fin de facilitar el control de las agendas yevitar que las actividades crticas de proyecto caigan en retraso o se incumpla con loplaneado.


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ANEXO 1

Ejemplo de Roles y Responsabilidades de la Estructura Organizativa del Proyecto


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EJEMPLO DE ROLES Y RESPONSABILIDADESDE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO

COMIT DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO

Establecer directrices generales para el sistema de gestin de la calidad. Garantizar la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios para la realizacin del

proyecto. Evaluar el proyecto con el Representante de la Direccin a intervalos definidos. Asegurar el establecimiento de los procesos de comunicacin apropiados para dar a

conocer la eficacia del proyecto.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN Controlar el cumplimiento del programa de trabajo. Definir el modelo de procesos del Sistema de Gestin de la Calidad. Revisar con los responsables de los procesos la documentacin de los mismos. Establecer las estrategias de comunicacin para informar a todos los funcionarios de la

entidad sobre el estado y avance del proyecto. Proponer acciones correctivas y preventivas ante la aparicin de problemas reales y

potenciales en la realizacin del proyecto.

EQUIPO DE CALIDAD Aportar el conocimiento tcnico y el soporte administrativo requerido para la realizacin

de los trabajos de levantamiento de los procesos y procedimientos actuales. Realizar todas las actividades requeridas para el desarrollo del proyecto. Adoptar las directrices, procedimientos, instructivos etc. divulgados durante la fase

de implementacin del sistema de calidad y mantener la evidencia objetiva de queello se realiz.

Validar y homologar la informacin referente al sistema de calidad. Revisar y homologar la documentacin elaborada. Divulgar los procedimientos documentados y dems informacin propia del proceso a

todos las personas que intervienen. Proponer acciones correctivas y preventivas ante la aparicin de problemas reales y

potenciales en la realizacin del proyecto. Participar en la sensibilizacin, capacitacin y toma de conciencia del personal respecto

a los objetivos del proyecto.


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ASESOR (En los casos que se utilice)

Coordinar, revisar, aprobar los planes y programas resultantes de cada una de las fasesdel proyecto.

Acompaar y brindar asesora en las diferentes fases definidas para la realizacin delproyecto. Efectuar el diagnstico y elaborar el informe correspondiente. Validar y ajustar el informe de diagnstico. Elaborar programa de trabajo para el diseo, implantacin y verificacin del Sistema

de Gestin de la Calidad. Revisar los documentos elaborados de acuerdo con los requisitos de la norma, y proponer

mejoras de acuerdo con los resultados de la revisin. Acompaar a los funcionarios de la entidad en la determinacin de las acciones

correctivas y orientar su implementacin.


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ANEXO 2

Ejemplo de cronograma general del proyecto deimplementacin del Sistema de Gestin de la Calidad


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EJEMPLO DE CRONOGRAMA GENERALDEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cronograma General

Actividad Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agos Sept Oct Nov Dic

Diagnstico

Planeacin

Diseo

Implementacin

Evaluacin

Capacitacin

Sensibilizacin


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ANEXO 3

Ejemplo del Plan de Comunicacionesdel Proyecto de Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad


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28/37



EJEMPL

ODELPLANDECOMUNICACION

ES

DELPROYECTO

DEIMPLEM

ENTACINDELSISTEMADEGES

TINDELACALIDAD

Mensaje

Emisor

Medio

Frecue

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Fase

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QUIN

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LE

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O

LE

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MO

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COMUNICA?

COMUNICA?

COMUNICA?

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eses

Todoelpersonal

Encuestaalpersonal

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Noticiasdeavance

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Representante

de

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Cadames

Todoelpersonal

Encuestaalpersonal

implantacin

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dependencias

delaEntidad

delSGC

PginaWeb

Cadames

Todalacomunidad

Encuestaalpersonal

Mensajesdecom-

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cinconlaimplanta-

cindelSistemade

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Reunionescon

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Todoelpersonal

Encuestaalpersonal

Todoelproyecto

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Diagnstico

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informede

l

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Diagnstico

laDireccin

diagnstico

ejecutivaenlos

diagn

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procesos

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EJEMPL

ODELPLANDECOMUNICACION

ES

DELPROYECTO

DEIMPLEM

ENTACINDELSISTEMADEGES

TINDELACALIDAD

Mensaje

Emisor

Medio

Frecue

ncia

Perceptor

Res

puesta

Fase

QUSE

QUIN

CMO

LE

CUND

O

LE

AQUIN

C

MO

SE

COMUNICA?

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to.

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auditados.

preventivas.


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ANEXO 4

Ejemplo de Plan detallado del Proyecto de Implementacin del Sistemade Gestin de la Calidad bajo la Norma Tcnica NTCGP 1000:2004


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EJEMPLO DE PLAN DETALLADO DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACINDEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD BAJO LA NORMA NTCGP1000:2004

ACTIVIDAD Responsable FECHA FECHA

INICIO FIN1 DIAGNSTICO

1.1 Planear el diagnstico (Elaborar agenda)

1.2 Realizar el diagnstico

1.3 Elaborar informe de diagnstico

1.4 Socializar informe de diagnstico

1.5 Ajustar informe y hacer entrega oficial

2 PLANIFICACIN

2.1 Precisar el alcance del SGC

2.2 Definir la Estructura Organizativa del Proyecto (Roles)

2.3 Designar los miembros de la Estructura Organizativa del Proyecto

2.4 Conformar los Grupos de Trabajo

2.5 Definir responsabilidades de cada Rol

2.7 Elaborar Plan detallado de actividades

2.8 Validar y ajustar el plan detallado

2.9 Elaborar Plan de Comunicaciones para el Proyecto

2.10 Validar y ajustar el plan de comunicaciones

3 DISEO

3.1 Identificacin de Procesos del SGC

3.1.1 Definir modelo de procesos del SGC

3.1.2 Identificar la secuencia e interaccin de procesos

3.1.3 Elaborar fichas de caracterizacin de procesos

3.2 Metodologa de documentacin

3.2.1 Definir gua para la elaboracin de documentos

3.2.2 Revisar gua para la elaboracin de documentos


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ACTIVIDAD Responsable FECHA FECHAINICIO FIN

3.2.3 Aprobar gua para la elaboracin de documentos

3.3 Poltica de Calidad 3.4 Objetivos de Calidad

3.4.1 Establecer plan de accin para alcanzar los objetivos

3.5 Elaboracin del Soporte Documental

3.5.1 Definir procedimientos que requieren ser documentados / Proceso

3.5.2 Elaborar Calendario de documentacin

3.5.3 Ejecutar Calendario de documentacin

3.6 Procedimiento de Control de Documentos

3.7 Procedimiento de Control de Registros

3.8 Manual de Calidad

3.9 Estructura Organizativa del SGC

3.9.1 Designar el Representante de la Direccin

3.9.2 Definir Estructura Organizativa del SGC (Roles)

3.9.3 Establecer responsabilidad y autoridad

3.9.4 Elaborar matriz de comunicaciones para el SGC

3.10 Procedimiento de Revisin por la Direccin

3.11 Competencias

3.11.1 Revisar los perfiles del personal cubierto por el SGC

3.11.2 Definir metodologa para identificar necesidades de capacitacin

3.11.3 Elaborar plan de capacitacin

3.12 Procesos relacionados con los clientes

3.12.1 Identificar los servicios / Productos

3.12.2 Definir los requisitos aplicables al servicio / Producto

3.13 Procedimiento de Compras y Evaluacin de proveedores

3.14 Propiedad del cliente


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3.14.1 Evaluar si aplica el requisito

3.14.2 Establecer metodologa para su manejo 3.15 Instrumentos de medicin

3.15.1 Evaluar si aplica el requisito

3.15.2 Establecer metodologa para la calibracin

3.16 Medicin, anlisis y mejora

3.16.1 Establecer metodologa para evaluar satisfaccin del cliente

3.16.2 Definir indicadores de procesos y servicios

3.17 Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad

3.18 Procedimiento de Control del Servicio No Conforme

3.19 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas

4 IMPLEMENTACIN

4.1 Plan de Implementacin

4.2 Divulgacin

4.2.1 Realizar divulgacin del SGC

4.3 Implementacin de la documentacin

4.3.1 Efectuar la implementacin de la documentacin

4.4 Comunicaciones

4.4.1 Evaluar grado de asimilacin de poltica y objetivos calidad

4.5 Competencias

4.5.1 Verificar el cumplimiento de los perfiles definidos

4.5.2 Actualizar historias laborales con registros de competencias

4.5.3 Aplicar metodologa de capacitacin

4.6 Compras

4.6.1 Efectuar evaluacin de proveedores

4.7 Propiedad del cliente


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4.7.1 Implementar metodologa para su manejo

4.8 Instrumentos de medicin 4.8.1 Realizar calibracin de instrumentos

4.8.2 Organizar registros de calibracin

4.9 Medicin, anlisis y mejora

4.9.1 Aplicar encuesta de satisfaccin del cliente

4.9.2 Aplicar procedimiento de control del servicio no conforme

4.9.3 Diligenciar hoja seguimiento indicadores

5 VERIFICACION

5.1 Auditoria Interna de Calidad

5.1.1 Seleccionar Equipo Auditor

5.1.2 Elaborar plan de auditorias

5.1.3 Realizar auditorias internas

5.1.4 Elaborar informe de auditorias

5.1.5 Establecer plan de acciones sobre hallazgos

5.1.6 Realizar seguimiento a las acciones tomadas

5.2 Revisin por la Direccin

5.2.1 Recolectar informacin de entrada

5.2.2 Realizar la revisin

5.2.3 Establecer plan de acciones de mejora


5.3 Preauditoria (Cuando sea aplicable)

5.3.1 Realizar la preauditoria

5.3.2 Establecer plan de acciones sobre hallazgos


5.4 Auditoria de Certificacin (Cuando sea aplicable)


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5.4.1 Definir Organismo Certificador

5.4.2 Realizar auditoria de otorgamiento 5.4.3 Establecer plan de acciones sobre hallazgos


6 CAPACITACIN

6.1 Fundamentos en la norma NTCGP1000:2004

6.1.1 Identificar pblico objetivo

6.1.2 Definir horarios, fechas y docentes

6.1.3 Conformar grupos 6.1.4 Definir material didctico

6.1.5 Realizar capacitacin en fundamentos

6.2 Formacin de auditores internos de calidad

6.2.1 Identificar pblico objetivo

6.2.2 Definir horarios y fechas

6.2.3 Conformar grupo

6.2.4 Definir material didctico

6.2.5 Realizar capacitacin


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