PLAN DE PREPARACIÓN FRENTE AL RIESGO DE UNA PANDEMIA DE INFLUENZA AVIAR DEL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS CON SEDE EN COLOMBIA

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA FRENTE AL

RIESGO DE UNA PANDEMIA DE INFLUENZA AVIAR1

Los lineamientos descritos en esta guía son una herramienta de orientación que ofrece OPS/OMS para la definición y desarrollo de planes de contingencia que documentarán las agencias del SNU en Colombia, como parte de la preparación frente a una amenaza de pandemia de influenza aviar. Estos lineamientos generales pueden tomarse como base para la elaboración de planes acondicionados a cada una de las agencias. 1. Plan de Contingencia: Identifica y define las acciones administrativas y técnicas que se han de implementar en las agencias ante una situación inusual que puede alterar su funcionamiento normal; en este caso, el evento a prever es una pandemia de influenza. Los objetivos principales del plan de contingencia se enmarcan en el Plan de Preparación frente al riesgo de pandemia de influenza aviar principalmente para asegurar la salud de todas y todos los funcionarios, garantizar el flujo de operaciones para no cerrar las agencias y continuar ofreciendo el apoyo al país. Ante un evento adverso como una pandemia de influenza2, ¿Está la agencia preparada? ¿Saben los funcionarios como actuar en cada fase progresiva de pandemia definidas por OMS? ¿Existe un documento formalizado y conocido por todos los funcionarios en donde sepan qué hacer y cómo hacerlo si se confirma la presencia del virus de gripa aviar en Colombia? La definición e implementación de un plan de contingencia aumenta los niveles de seguridad y disminuye la incertidumbre y ambigüedad en las labores efectuadas por los funcionarios de las agencias. El plan de contingencia es una estrategia que si está bien definida garantiza el compromiso por parte de los funcionarios 2. Características del Plan de Contingencia:

• Es necesario documentar el plan, cuyo contenido mínimo podrá ser3:

1 Elaboró: Lucy Arciniegas Millán; Revisó: Martha Idalí Saboyá

2 Definida según el Plan de Preparación frente al riesgo de una pandemia de influenza aviar, como un brote

mundial de virus de influenza A que se presenta en humanos propagándose de persona a persona. Cuando

aparece una nueva cepa de un virus de influenza que se adapta al humano siendo capaz de transmitirse entre

ellos la enfermedad puede rápidamente dispersarse a través de todo el mundo convirtiéndose en una

Pandemia. 3 Tomado de Hispa Security. http://www.virusprot.com/Art4.html. Artículos de seguridad informática redes

Gíreles. Revisado Mayo 5 de 2007.

Objetivo del plan. Modo de ejecución. Tiempo de duración. Costos estimados. Recursos necesarios. Momento a partir del cual se pondrá en marcha el plan. Personas encargadas de llevar a cabo el plan y sus respectivas

responsabilidades.

• Deberá ser una definición sencilla y de fácil aplicación de los roles antes, durante y después de la contingencia.

• Los términos en que se define el plan facilitan la organización y empoderamiento de las operaciones.

• Los funcionarios en las agencias conocen y coinciden previamente con sus términos de responsabilidad y acción definidas en el plan. Esto permite apropiarse del tema y dar seguridad a los funcionarios.

• Todo plan de contingencia deberá ser probado para detectar fallas en su implementación y corregirlas.

• El plan debe ser revisado, ajustado y actualizado periódicamente. 3. Aspectos claves para la elaboración del plan La definición del plan de contingencia institucional abre la oportunidad para que las agencias estén preparadas frente a la presencia de una pandemia de gripa aviar, pero además ofrece la opción de prepararse frente a otros riesgos a los cuales pueden ser vulnerables. Para definir el plan de contingencia, las agencias podrán: • Conocer la problemática de una posible pandemia en toda su amplitud y

profundizar el conocimiento del efecto que puede generar en cada agencia. Para ello se dispone de amplísima información suministrada entre otros en el Plan de Preparación frente al riesgo de una pandemia de influenza aviar de las agencias del SNU en Colombia, informes producidos por la Organización Mundial de la Salud (/www.who.int/csr/disease/avian_influenza/country/en/), la OPS/OMS (www.col.ops-oms.org), o el link del Programa de Bienestar y Salud en la página de Seguridad de las Naciones Unidas en Colombia (http://seguridad.nacionesunidas.org.co/Espanol/).

La elaboración del plan podrá incluir 4 etapas básicas:

3.1 Planificación

• Definir un responsable del proyecto que lidere el proceso de elaboración y prueba del plan: puede o no ser el punto focal, esto lo definirá cada agencia.

• Definir un grupo de trabajo: La elaboración del plan debe hacerse con la participación de funcionarios de diferentes áreas de la agencia, los cuales deben ser concientes del riesgo de la pandemia.

• Su elaboración ha de desarrollarse con la continua supervisión y aprobación del (a) Representante de la agencia, ya que durante la elaboración y/o ejecución de éste, deberán comprometerse recursos y aprobarse procedimientos especiales que requieran un nivel de autorización superior.

• Identificar los procesos administrativos, operativos y de apoyo que se adelantan en la agencia y de allí las funciones críticas y funcionarios esenciales, generalmente el 10% del personal 4. Esta acción ya ha sido definida por la mayoría de las agencias, lo que facilita la definición del plan. Como algunos procedimientos administrativos de algunas agencias dependen funcionalmente de otras, es necesario tomar esto como un proceso transversal y aclararlo especificándolo dentro del plan institucional.

• Analizar el impacto de la pandemia en los procesos claves que se desarrollan en la agencia para evitar: a) enfermedad y muerte de funcionarios; b) paro en el flujo de operaciones y c) alteración de los programas de apoyo al país.

• Para cada una de las fases de la pandemia definidas por OMS5 debe efectuarse la planificación de acciones, definiendo “disparadores de alarma” que permita diferenciar la finalización de una y el comienzo de la otra; de este modo los funcionarios sabrán qué hacer desde que termina una fase y empieza la otra.

3.2 Validación

La validación se refiere a un ensayo del plan de contingencia definido por la agencia en una situación simulada y que se realiza con el objetivo de obtener puntos críticos y de ajuste que al corregirlos garantizarán el éxito en una situación real.

• La validación se hará mediante pruebas pertinentes y programadas para intentar valorar el impacto real de una posible pandemia dentro de los escenarios planeados como posibles para cada una de las 6 fases definidas por OMS5. • Una correcta documentación y difusión del plan favorecerán las pruebas de validación. • La participación y orientación del grupo de trabajo que elaboró el plan es clave para evidenciar fallas en su definición. • Las pruebas realizadas deben ser documentadas para posterior socialización de conclusiones a todos los funcionarios implicados. • La validación permitirá evidenciar exactitud o inexactitud en las responsabilidades asignadas.

4 United Nations Medical Services. Staff contingency plan guidelines for an influenza pandemic. 1 March

2006. 5 Ver capítulo 1 del Plan de preparación frente al riesgo de una pandemia de influenza aviar, definido para

las agencias del Sistema de Naciones Unidas en Colombia.

3.3 Control y ajustes

• Conforme a los resultados obtenidos en las pruebas de validación, será necesario realizar los ajustes pertinentes.

• El plan debe ajustarse cuando surjan cambios importantes en los procesos o funcionarios o cuando se obtengan nuevas directrices.

• Será necesario realizar revisiones periódicas, principalmente en cuanto a los recursos físicos (equipos de cómputos, elementos de comunicación, vehículos, etc.) con que se cuenta para afrontar el momento de la emergencia. Estos pueden variar en cantidad o calidad y debe garantizarse su disponibilidad.

3.4 Implementación

• La implementación se refiere a la puesta en marcha del plan de contingencia desde la fase 3 según acciones pertinentes para ésta (p.e. vacunación, adquisiciones, entre otros) y bajo circunstancias reales de pandemia. En estos momentos será necesaria la orientación y liderazgo del punto focal y el grupo de trabajo que lo ha definido y ajustado a través del tiempo.

• La implementación de procedimientos alternos definidos en el plan de contingencia no implica que algunos procedimientos de normal ejecución se puedan y deban seguir operando.

• Una vez finalizado el plan, es conveniente elaborar un informe final con los resultados de su ejecución cuyas conclusiones pueden servir para mejorar éste ante futuras nuevas eventualidades.

4. Elementos primarios que deberían asegurarse:

• Funcionarios esenciales para evitar el cese de actividades; además de la identificación de estos funcionarios, se deben definir suplentes en primer y segundo orden, pues en una situación pandémica es impredecible quién pueda enfermar. El objetivo es que la agencia no cierre o pare sus actividades. • El plan debe contemplar mecanismos de seguridad y transporte de estos funcionarios. Para esto se debe tener en cuenta la disponibilidad de vehículos de la agencia, alquiler, uso de vehículos de funcionarios (voluntarios), etc. Desde ahora deben fortalecerse los procedimientos normales de mantenimiento y tanqueo de los vehículos de las agencias que los poseen. Estos deben permanecer en buen estado y llenos de combustible. • Procedimiento y personal responsable para permitir el pago oportuno de: a) servicios básicos como agua, luz y teléfono; b) pago de salarios y honorarios de funcionarios y contratistas; c) demás pagos o aportes que deban realizarse. Se sugiere el uso de sistemas electrónicos confiables para realizar esta clase de pagos o transferencias. Se puede contemplar la posibilidad de que el responsable de estos movimientos financieros los opere desde la oficina o desde su casa cuando no pueda movilizarse. Otra sugerencia es la articulación de acciones con entidades bancarias, las cuales podrían incluirse estratégicamente en el plan mediante el suministro de recurso humano que facilite las operaciones bancarias más importantes, principalmente en fase pandémica. Esto debe conciliarlo cada agencia con su entidad bancaria correspondiente. • El dinero en efectivo disponible (caja menor) en cada agencia varía según el manejo presupuestal histórico. Para enfrentar la pandemia se debe prever el aumento considerable de dichos recursos disponibles, pues muy posiblemente en fase pandémica no haya prestación de servicios bancarios de ninguna clase. Se debe

definir la (s) persona(s) responsable(s) y el procedimiento para el manejo de dicho dinero. • La agencia debe conocer el inventario de equipos de cómputo (portátiles) y de comunicación (celulares, radioteléfonos, etc.) que puedan ser asignados a funcionarios esenciales para trabajo en casa en caso de no poder desplazarse a la agencia. Es necesario definir el procedimiento de asignación y condiciones de uso que incluya atribución de responsabilidad y devolución de los mismos. Como el servicio de conexión a Internet en las casas de los funcionarios varía, pues habrá quien no lo tenga o quien lo tenga prepago o ilimitado en uso, será necesario realizar el inventario actual de este servicio, y según resultados, prever la forma de garantizarlo, principalmente en funcionarios principales y suplentes. • Elementos e insumos con que cuenta para enfrentar la contingencia: tapabocas, medicinas, equipos de protección personal, etc. Definir responsable y procedimiento para el almacenamiento, custodia y entrega en el momento oportuno de los elementos e insumos de que se disponga. • Prever provisión adicional y suficiente de elementos para higiene personal en la oficina: papel higiénico, jabón, toallas de papel, etc. • Tener en cuenta qué procedimiento garantizará la eliminación de basuras; si la agencia está ubicada en un edificio compartido, concertará el procedimiento con la administración. • Los funcionarios deben conocer claramente su rol y los elementos, equipos, e insumos con que cuentan para actuar durante la eventualidad. • El personal de vigilancia y seguridad en algunas ocasiones es compartido en edificaciones en donde operan varias agencias; en la definición del plan es importante concertar este punto con quienes estén involucrados y documentarlo en el plan interno de cada agencia. Igualmente se debe garantizar la entrada y los permisos de ingreso a cada una de las agencias dentro de dichos edificios. Serán dos filtros de entrada para algunas agencias: la entrada principal al edificio y la entrada directa a las oficinas de la agencia. 5. Definición de la comunicación dentro del plan

La comunicación es considerada importante en cada una de las fases del plan de contingencia. Es un proceso transversal que implica suministro y recepción de información permanente dentro de la agencia. Es necesario desarrollar un plan de comunicaciones tanto para las partes involucradas internas como externas; esto incluye, por ejemplo, sedes que están en otras ciudades, comunicación con la Sede Central u otros organismos nacionales o internacionales.

A nivel interno, la comunicación va de la mano con la concertación y la participación de los funcionarios en el plan; la participación genera “pertenencia” del riesgo en los directores y el compromiso de las partes involucradas6. La estrategia de comunicación debe tener un líder que desarrolle el proceso y sirva como punto focal para el intercambio de información en las diferentes fases de la pandemia. Él será quien se encargue de socializar en su agencia los mensajes diseñados para que todos estén al tanto de la situación. Además serán el canal de comunicación con el técnico responsable en la Representación de OPS/OMS en Colombia, junto con el punto focal en el tema. La divulgación del Plan de Preparación con actualizaciones, los boletines informativos, y toda la información que surja desde ahora serán los insumos para el proceso de comunicación y es necesario que se inicie un seguimiento al impacto de esa divulgación. 6. Definición de procesos Para los procesos identificados (propios de cada agencia) se podrán incluir directrices de acción y responsables en las diferentes fases de la pandemia. Las actividades de las fases iniciales se reforzarán de manera progresiva con las fases definidas por OMS4. La descripción de las actividades puede iniciarse desde la fase 3, en cuyo punto nos encontramos a mayo de 2007. Todas las etapas de planificación, validación y control del plan de contingencia deben contemplarse en la fase 3. igualmente han de incluirse todas las directrices para implementación inmediata definidas en el Plan de Preparación para las agencias del SNU (enviada por OPS/OMS, versión abril de 2007); dentro de éstas se encuentran la adquisición de insumos, como la vacuna anti influenza y anti neumococo, adquisición y almacenamiento de antivirales, etc, si la agencia ha decidido hacerlo. Algunas actividades que se pueden incluir y modificar progresivamente según la fase de la pandemia son, entre otros: a) programa interno de vacunación; b) almacenamiento y distribución oportuna de antivirales y otros medicamentos; c) distribución de elementos de protección personal; d) procedimientos para que los funcionarios accedan a servicios médicos; e) trabajo en oficina o en casa para asegurar operación de la agencia; f) ingreso a las instalaciones; movilización y transporte de los funcionarios esenciales; g) asignación de equipos para trabajo en casa; h) manejo de dinero en efectivo (caja menor); i) asegurar el apoyo a las sedes de otras ciudades; j) manejo de ausentismo laboral y reportes para incapacidades; k) cómo y cuál será el apoyo que se ofrezca al país en caso de pandemia.

“Recuerde que es mejor estar preparado y que esta es la única oportunidad que tenemos para hacerlo”

6 Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. ICONTEC. Manual de directrices de Gestión

del Riesgo. Colombia; 2007.