Guia externa de les instruccions adreçades a les entitats ...€¦ · 2. ACCÉS AL SISTEMA...

Febrer 2017 versió 01

Novembre 2010

Guia externa de les instruccions adreçades a les entitats

promotores per a la gestió de les actuacions formatives

Aplicació GIA en el Programa Fem Ocupació per a Joves

(2016)

Aplicació GIA en el Programa Fem Ocupació per a Joves 2016

1

GS

10

20

160

1

1. PROGRAMA FEM OCUPACIÓ PER A JOVES, CONVOCATÒRIA 2016 ................................................................... 2

2. ACCÉS AL SISTEMA INFORMÀTIC ...................................................................................................................... 2

3. SOL·LICITUD ELECTRÒNICA DE LES ACCIONS PREVISTES ................................................................................... 3

3.1. DADES DE L’ENTITAT SOL·LICITANT ............................................................................................................................ 3 3.2. ACCIONS SOL·LICITADES I DADES ECONÒMIQUES .......................................................................................................... 4

4. TANCAMENT DE LA SOL·LICITUD ELECTRÒNICA ................................................................................................ 8

5. GESTIÓ DE LES ACCIONS ................................................................................................................................... 9

5.1. LES TUTORIES ....................................................................................................................................................... 9 5.2. ACCÉS A LA GESTIÓ DE LES ACCIONS ........................................................................................................................ 11 5.3. GESTIÓ DE LES ACCIONS ........................................................................................................................................ 12 PESTANYA ACCIÓ ............................................................................................................................................................ 12 PESTANYA SESSIONS ........................................................................................................................................................ 13 PESTANYA ALUMNES ....................................................................................................................................................... 14 PESTANYA TÈCNICS/DOCENTS ........................................................................................................................................... 16 PESTANYA TEMARI .......................................................................................................................................................... 17 PESTANYA ASSISTÈNCIA D’ALUMNES ................................................................................................................................... 18 AVALUACIÓ I TANCAMENT DE LES ACCIONS ........................................................................................................................... 18 AVALUACIÓ ALUMNES ...................................................................................................................................................... 19 INFORME FINAL D’ASSISTÈNCIA ......................................................................................................................................... 20 PESTANYA ESTAT GESTIÓ .................................................................................................................................................. 22 5.4. GESTIÓ DELS CURSOS DE CP .................................................................................................................................. 22 5.5. DOCUMENTACIÓ ESPECÍFICA QUE HA DE PRESENTAR AL SOC L’ENTITAT PROMOTORA EN CAS DE FORMACIÓ DE CP ................. 29

6. DIPLOMES D’ASSISTÈNCIA ................................................................................................................................ 0

7. CERTIFICATS DE PROFESSIONALITAT ................................................................................................................ 0

8. AUTORITZACIÓ NOUS USUÀRIS/ÀRIES ................................................................................................................ 1


2

GS

10

20

160

1

1. PROGRAMA FEM OCUPACIÓ PER A JOVES, Convocatòria 2016

Breu descripció del Programa: Fem Ocupació per a Joves (FOJ) és un programa innovador i integral

que combina accions d‟orientació i seguiment individualitzat, formació i adquisició d‟experiència

professional en empreses. La convocatòria del 2016 (i anticipada pel 2017) està regulada per l‟Ordre

EMO/256/2015, de 5 d‟agost i la Resolució TSF/1910/2016, de 29 de juliol. Aquesta Ordre consta de dues

línies de subvenció: la que s'adreça a les entitats promotores (entitats locals i organitzacions empresarials

o sindicats) i la que s'adreça a entitats contractants per a la contractació de les persones participants.

Destinataris del programa: Persones joves de 18 a 29 anys en situació d‟atur que disposen del graduat

en Ensenyament Secundari Obligatori, del batxillerat o d‟un Cicle Formatiu de Grau Mig i que

prioritàriament tenen experiència professional. També podran ser beneficiàries aquelles persones joves

que malgrat no disposar d'alguna d'aquestes titulacions, disposen de la corresponent equivalència a

efectes laborals o acadèmics

Període d’execució del programa: El període d‟execució serà de 15 mesos des de l‟endemà de la

resolució d‟atorgament de la subvenció a les entitats locals i agents socials promotors dels projectes.

Concretament, del 29 d„octubre de 2016 fins el 28 de febrer del 2018.

Gestió d’accions a través del GIA: Únicament la gestió dels cursos de formació i de les sessions

d‟orientació (“TUTORIES”) es farà a través de l‟aplicació GIA. Per a qualsevol dubte o aclariment sobre el

funcionament i gestió de l‟eina fins l‟aprovació de les sol·licituds de cursos us haureu de dirigir a les

tècniques de referència de l‟Àrea de Nous Jaciments d‟Ocupació i Innovació Social (ANJOIS).

Per a qualsevol dubte o aclariment tant de funcionament com de gestió de l‟aplicació GIA, cal que us

adreceu a les persones de referència de:

- Àrea de Nous Jaciments d‟Ocupació i Innovació Social (ANJOIS): des de la presentació de la

sol·licitud al GIA fins la seva aprovació, mitjançant la bústia [email protected]

- Servei de Verificació de Programes de Formació o al Servei Territorial corresponent quan comenci la

“gestió de cursos”, la introducció de les dades de les accions i dels alumnes en l‟aplicació.

2. ACCÉS AL SISTEMA INFORMÀTIC Per accedir a l‟eina que gestiona les subvencions del SOC, cal entrar al web del Servei Públic d‟Ocupació de Catalunya: www.oficinadetreball.gencat.cat Un cop al web, cal clicar Accedir al GIA, que es troba a l‟apartat per a Empreses i Col·laboradors.

mailto:[email protected]

http://www.oficinadetreball.gencat.cat/


3

GS

10

20

160

1

A la pantalla d‟inici del GIA s‟ha d‟introduir la clau d‟accés i clicar a Entrar per accedir-hi. Un cop dins de l‟aplicació, s‟ha d‟anar a la pestanya Convocatòries obertes i seleccionar una de les dues convocatòries corresponents al programa Fem Ocupació per a Joves 2016:

Fem Ocupació per a Joves: per aquells cursos que no corresponen a Certificats de Professionalitat, dissenyats a partir del fitxer d‟especialitats del SEPE o de lliure configuració.

Fem Ocupació per a Joves - CP: per aquells cursos que corresponen a Certificats de Professionalitat.

3. SOL·LICITUD ELECTRÒNICA DE LES ACCIONS PREVISTES A la pàgina de sol·licitud electrònica cal emplenar els formularis corresponents.

3.1. Dades de l’entitat sol·licitant

Primer de tot s‟han de revisar les Dades de l’entitat sol·licitant. És important que aquestes siguin correctes, ja que es vinculen a la resta de documents. Cal introduir i/o revisar totes les dades referents a l‟entitat pel que fa la sol·licitud i el seu representant legal. Si en aquesta pantalla es realitza qualsevol modificació cal clicar Desar. Per a qualsevol incidència o canvi de representant legal, cal contactar amb les tècniques de seguiment del programa, a l‟Àrea de Nous Jaciments d‟Ocupació i Innovació Social (ANJOIS). IMPORTANT: En el cas que la sol·licitud que s’informa en l’aplicació GIA és per accions formatives vinculades a un certificat de professionalitat (CP), l’entitat acreditada per a l’especialitat del curs en qüestió que impartirà la formació de CP, independentment de si és l’entitat promotora o és una entitat subcontractada per aquesta, serà la que sol·licitarà l’acció de formació i la gestionarà a través del GIA. L’entitat promotora informarà per correu electrònic a l’ANJOIS en els casos que se subcontractin cursos de CP, i l’entitat acreditada haurà d’accedir mitjançant la convocatòria a Fem Ocupació per a Joves-CP i informar en aquesta pantalla el número d’expedient de l’atorgament a l’entitat promotora, d’acord amb el format següent:

2015/SOC/FOJ/XXXX


4

GS

10

20

160

1

3.2. Accions sol·licitades i dades econòmiques

Un cop introduïdes o revisades les dades de l‟entitat sol·licitant, cal tornar a la pantalla Sol·licitud electrònica de subvenció i anar a la pantalla Accions sol·licitades i dades econòmiques i clicar sobre aquest enllaç.

Des de pantalla sense informació, cal clicar Nova acció i introduir les dades corresponents. A mesura que es posin en marxa les accions formatives es poden anar sol·licitant, amb les corresponents tutories.

Codificació GIA en la denominació de les accions del programa Fem Ocupació per a joves (FOJ):

- Especialitats formatives de la convocatòria no CP de FOJ inclosa l‟acció de Tutoria tenen el sufix –JPO.

- Aula Mentor: com MENT_00FOJ – Formació semipresencial.(Veure GPT-Annex5 Formació Aula Mentor)

- Formació de CP: no té cap sufix -JPO, només el codi de l’especialitat.


5

GS

10

20

160

1

Totes les accions tenen un mateix format i s’haurà de seguir el procediment que tot seguit es detalla: En primer lloc, cal emplenar tots els camps que apareixen al Detall de l’acció sol·licitada i indicar el nombre de beneficiaris previstos a l‟acció. Si es detecta alguna incidència o no apareix l‟especialitat, adreceu-vos al tècnic o tècnica de seguiment. 3.2.1. En primer lloc, cal introduir totes les accions de Tutoria, en el desplegable cal triar l‟opció Tutoria (TUTJPO). L‟acció de Tutoria només s‟informa en la convocatòria Fem Ocupació per a Joves-2016 tant si es vincula amb accions formatives de CP com si no CP. S‟hauran de crear tantes accions de Tutoria com siguin necessàries en funció del nombre de joves que han estat atorgats a l‟entitat, tot respectant la ràtio de 20 joves, com a màxim, que es recomana per acció de tutoria. Aquesta acció s’ha de crear necessàriament ja que les persones participants del programa FOJ-2016 hauran d’estar donats d’alta en una tutoria abans d’introduir-los a l’acció formativa corresponent. Les tutories, tenen un mínim d‟una hora fins un màxim de 100 hores.

Un cop emplenats tots els camps d‟aquesta pantalla, cal anar a Definir el temari. Per guardar les dades introduïdes cal clicar sempre Desar. 3.2.2 En el cas de les accions formatives que NO corresponen a un CP, es poden escollir les especialitats del Catàleg d‟Especialitats del SEPE que hi ha a l‟aplicació, i hi ha flexibilitat en el temari al poder introduir mòduls de lliure configuració a banda dels mòduls propis de les especialitat segons les necessitats de cada projecte o lloc de treball a cobrir.


6

GS

10

20

160

1

Exemples:

3.2.3 En el cas de les accions formatives que SI corresponen a un CP, únicament es poden seleccionar mòduls propis de les especialitats de Certificat de Professionalitat, amb la possibilitat de realitzar CP parcials seleccionant només algun o alguns dels mòduls formatius.


7

GS

10

20

160

1

Exemple:

En l‟especialitat formativa de CP cal informar en el temari la distribució de les hores per aules i que aquestes concordin amb les hores totals dels mòduls formatius que es realitzin.

En el cas d’optar per la realització d’un CP complet, s‟haurà de seleccionar totes les accions que el composen, que podran ser tots els mòduls formatius d‟una especialitat, la formació complementària i el mòdul de pràctiques. També en la formació complementària cal informar la distribució de les hores per aules i que concordin amb les hores totals dels mòduls. Cal recordar sempre clicar Desar. Alguns aspectes importants a tenir en compte en la formació del programa Fem ocupació per a joves:

La formació ha de tenir una durada mínima de 90 hores i un màxim de 150 hores. Excepcionalment es poden realitzar més de 150 hores, sempre i quan l‟entitat promotora justifiqui la seva necessitat per tal d‟obtenir un CP o l‟acreditació d‟un mòdul complet de CP.


8

GS

10

20

160

1

Formació professionalitzadora és obligatòria per a totes les persones participants.

En qualsevol cas, l’entitat promotora del projecte és responsable davant del SOC que l‟actuació formativa s‟executi correctament, i de la seva correcta gestió a través del GIA. També ho serà en el cas de subcontractació d‟una entitat acreditada per a la realització d‟un CP, tot i que serà aquesta l‟encarregada de gestionar directament el GIA.

No són obligatoris els mòduls de cerca de feina, de sensibilització ambiental, riscos laborals i igualtat d‟oportunitats i de manera general, no s‟han d‟impartir. No obstant, si l‟especialitat formativa, requereix de la impartició del mòdul de prevenció de riscos laborals o sensibilització ambiental,es poden realitzar com a mòdul dins del temari, la qual cosa s‟haurà de justificar i fer constar al pla formatiu.

En el cas de realització d’un CP complet, aquests mòduls formen part de la formació complementària i s‟han de realitzar per obtenir l‟acreditació del CP complet.

D‟acord amb la normativa, la formació sumada a la jornada de treball no pot superar mai les 8

hores diàries. A més, es podran impartir com a màxim 6 hores de formació diàries. La sol·licitud i posterior gestió dels cursos de formació variarà en funció de si corresponen a

CP o no. En principi, no es permet la realització de cursos que combinin mòduls de CP i altres de lliure configuració, llevat excepcions prèviament consultades i aprovades per l‟Àrea de Nous Jaciments d‟Ocupació i Innovació Social. Aquests punts es complementen amb el contingut relatiu a la formació de la Guia de prescripcions tècniques per a entitats locals i organitzacions empresarials o sindicals i de l‟Ordre EMO/256/2015 i la Resolució TSF/1910/2016, de 29 de juliol. 4. TANCAMENT DE LA SOL·LICITUD ELECTRÒNICA Quan les dades de les accions estiguin emplenades i desades, i s‟hagin seguit tots els passos indicats, cal enviar la sol·licitud electrònica al Servei Públic d‟Ocupació de Catalunya. Per tancar la sol·licitud i enviar-la definitivament al SOC cal clicar el botó Tancar i Presentar al SOC, que es troba a la part inferior de la pantalla. IMPORTANT: Abans de tancar la sol·licitud es recomana revisar bé les dades introduïdes, especialment el nombre d'hores, ja que durant la gestió aquesta i les altres dades introduïdes durant la sol·licitud de l‟acció no es podran modificar.


9

GS

10

20

160

1

Quan l’entitat tancat i presentat al SOC la sol·licitud del GIA, caldrà enviar un correu electrònic a [email protected] perquè es procedeixi a la comprovació de les dades introduïdes i pugui validar la sol·licitud. Un cop validada la sol·licitud, l‟entitat ja podrà iniciar la gestió de les accions. Durant el període d’execució dels projectes les entitats hauran de dirigir els dubtes i peticions sobre la gestió de les accions formatives en l’aplicació GIA als tècnics de referència del Servei de Verificació de Programes d’Ocupació (SVPO) o Serveis Territorials corresponents. En cas que l‟entitat no introdueixi totes les accions previstes en la primera sol·licitud, existeix la possibilitat d‟anar creant sol·licituds noves seguint les instruccions. Les noves sol·licituds es presentaran al SOC per ser validades i carregades al GIA, seguint el mateix procediment que la primera. Un cop validades en el GIA, la sol·licitud o sol·licituds d’accions formatives en el marc del programa Fem Ocupació per a Joves no s’haurà de presentar a cap registre del SOC, atès que ja ha estat presentada dins del termini establert previst a la convocatòria a l‟Ordre EMO/256/2015, de 5 d‟agost i la Resolució TSF/1910/2016, de 29 de juliol, i ja ha estat atorgada. Les dades econòmiques que apareixen al GIA vinculades a cada acció no es corresponen ni modifiquen les quanties de la resolució d’atorgament de la subvenció. 5. GESTIÓ DE LES ACCIONS

5.1. Les tutories

IMPORTANT: La Tutoria és la primera acció que cal informar en el GIA tant pel que fa a dades, sessions i alumnes. Un cop informada la tutoria es procedirà a informar l’acció de formació professionalitzadora (ja sigui CP o no-CP). S’ha de seguir aquest ordre d’introducció al GIA de les persones participants. Un cop validada la sol·licitud, s‟accedeix al GIA i se selecciona la pestanya Les teves sol·licituds, on hi ha una “subpestanya” anomenada Gestió de cursos. A l‟apartat Convocatòries apareixerà la llista de les convocatòries sobre les quals l‟entitat local ha rebut un atorgament. Cal seleccionar una de les convocatòries i prémer el botó Obtenir accions. A la dreta apareixerà la relació d‟accions informades a la sol·licitud i que han estat validades i, si es clica sobre una acció i després sobre el botó Gestionar acció, apareix la pantalla Gestió de l‟acció seleccionada. Aquesta acció està ubicada en la Convocatòria Fem ocupació per a joves no CP.

mailto:[email protected]


10

GS

10

20

160

1

La tutoria és l‟acció inicial del programa i ha de durar tot el temps que la persona jove o grup de joves inclosos estiguin participant al programa. Per tant, en primer lloc, les entitats hauran d‟informar a través de l‟aplicació del GIA de les accions de tutoria. Un cop donada d‟alta la persona participant a l‟acció de tutoria, ja es podrà donar d‟alta a un dels cursos de Formació. En cas contrari, el GIA no admetrà cap persona participant que no estigui inscrita en prèviament en una tutoria. La data d’incorporació al programa de la persona participant es comunicarà en una acció de tutoria en l’aplicació GIA i ha de ser la mateixa data.

1

2

3


11

GS

10

20

160

1

Seguidament, podran informar-se, si escau, les sessions de tutories, els continguts d‟aquesta acció ja han estat definits en la sol·licitud. Les dates d’inici i final reals de l’acció de TUTORIA han de coincidir amb les dates d’inici i final de les sessions introduïdes. Altres aspectes a tenir en compte en l’acció de Tutoria:

- L’acció de tutoria serà l’acció on es donarà d’alta les persones participants en el programa Fem ocupació per a Joves (FOJ). La comunicació de les tutories té tres objectius principals:

Deixar constància que la persona participant està tutoritzada. Indicar la data d‟entrada de la persona participant en el Programa, així com la finalització. Validar que la persona participant seleccionada correspon al perfil requerit pel Programa

des de l‟inici del mateix (independentment de quan comenci la formació).

- L‟estat de Demandant d‟Ocupació No Ocupat (DONO) serà comprovat per l‟oficina de treball (OT) i es confirmarà en els llistats signats pel/per la director/a de l‟OT i per la persona responsable del programa FOJ en l‟entitat local.

- El nombre màxim de participants per acció de tutoria serà de 20 persones.

- El nombre d‟hores que rebrà cada jove serà en funció del seu perfil i necessitats.

- El temari de l‟acció de tutoria serà de lliure configuració i tenint en compte les necessitats anteriorment esmentades.

- Els Informes Mensuals d‟Assistència (IMA) i els Informes Finals d‟Assistència (IFA) d‟aquesta acció no s‟hauran de lliurar al SOC. No s‟emetran diplomes d‟assistència.

- En els IFA hi constarà el nombre d‟hores que ha rebut la persona participant a efectes de deixar palès que la persona ha estat tutoritzada (ha rebut l‟actuació d‟orientació i acompanyament). Les accions d‟orientació que hagi rebut han de constar a l‟expedient de la persona participant.

En cas que un participant abandoni el programa, aquest podrà ser substituït sempre i quan es pugui garantir la participació de la persona que entra a totes les actuacions del programa i pugui complir amb l‟assistència mínima del 75% de l‟acció de formació on s‟ha introduït. Als següents apartats s‟explica com es gestionen, en general, totes les accions en el marc del programa. Tingueu en compte les indicacions per a les Tutories amb les particularitats abans esmentades.

5.2. Accés a la gestió de les accions

Un cop validada la sol·licitud, s‟accedeix al GIA i se selecciona la pestanya Les teves sol·licituds, on hi ha una “subpestanya” anomenada Gestió de cursos. A l‟apartat Convocatòries apareixerà la llista de les convocatòries sobre les quals l‟entitat local ha rebut un atorgament. Cal seleccionar una de les convocatòries i prémer el botó Obtenir accions. A la dreta apareixerà la relació d‟accions informades a la sol·licitud i que han estat validades i, si es clica sobre una acció i després sobre el botó Gestionar acció, apareix la pantalla Gestió de l’acció seleccionada. El procediment que es descriu a continuació és el mateix per a les accions formatives (formació professionalitzadora) vinculada amb un certificat de professionalitat. En l’apartat “Gestió de la formació de certificat de professionalitat” es detallen aquells aspectes particulars i diferents en la gestió d’aquestes accions.


12

GS

10

20

160

1

5.3. Gestió de les accions

En l‟aplicació GIA, totes les accions previstes al programa Fem Ocupació per a Joves tenen un mateix format. S‟han d‟utilitzar les pestanyes per gestionar els diferents aspectes de les accions: Acció: dades relacionades amb l‟acció i emissió de documents corresponents. Sessions: llistat de les sessions de les quals consta l‟acció formativa. Alumnes: llista de beneficiaris de l‟acció. Tècnics/Docents: llistat dels formadors o tutors. Temari: contingut de l‟acció (no es pot modificar). Estat Gestió: dades relacionades amb l‟estat de gestió i tancament de l‟acció. És molt important utilitzar contínuament el botó Gravar Dades perquè els canvis realitzats arribin al servidor.

Pestanya Acció

Abans de començar a utilitzar les funcionalitats de la resta de pestanyes cal completar les dades bàsiques de l‟acció que conté aquesta pestanya. Per establir les dates d‟inici i final reals de l‟acció s‟ha de fer clic sobre el calendari i després sobre el camp a escollir. Els camps de color gris són dades bloquejades que no es poden modificar, ja que venen determinades per la sol·licitud presentada.

3

1

2 4


13

GS

10

20

160

1

Pestanya Sessions

Cal introduir les sessions corresponents de cada acció a través del mètode manual o mitjançant el generador de sessions. Mètode manual: Seleccionar la data en el calendari i clicar sobre el camp. Un cop definides les hores d‟inici i final i el tipus de sessió fer clic sobre el botó Afegir sessió. Si les dates són correctes, la llista de la dreta anirà acompanyada per una icona corresponent al tipus de sessió. Mètode generador de sessions: molt útil per introduir de manera automàtica sessions repetitives. Es defineix la data d‟inici i final, el tipus, l‟horari i els dies de la setmana. Al fer clic sobre el botó Generar sessions, la llista s‟omplirà automàticament amb les sessions que compleixin els paràmetres especificats. El sistema genera les sessions de data a data i no té en compte dies festius. Per aquest motiu cal anar esborrant les sessions que s‟han anat generant (per exemple, dies festius generals i/o locals, ponts, reunions generals d‟experts que impliquin que aquella sessió no és lectiva, vacances, etc) fins que el total d‟hores de les sessions quadri amb el total d‟hores atorgades per a aquella acció. Si un curs ja té tancat el DL1 hi haurà accés a opcions noves, com la descàrrega de la graella de sessions. El botó Graella de sessions genera un document per recollir les signatures d‟assistència dels alumnes a l‟acció concreta que, posteriorment, s‟hauran d‟informar al GIA. Alguns aspectes a tenir en compte:

- El nombre d‟hores de les sessions informades ha de correspondre amb el nombre total d‟hores de tutoria/formació atorgades per tal de poder seguir endavant amb el procés de gestió i tancament.

- És imprescindible que la primera i la darrera sessió introduïdes en la relació de sessions que consta a la dreta de la pantalla coincideixin amb les dates d‟inici i finalització que consten en l‟acció.


14

GS

10

20

160

1

Exemples:

A totes les accions caldrà sempre marcar la casella Sumar hores. És important recordar Gravar dades.

Pestanya Alumnes

En aquesta pestanya s‟especifiquen les dades dels beneficiaris del curs i la corresponent generació de documentació (DL1, DL2, Fitxes d‟alumne, Certificat d‟assistència, etc).


15

GS

10

20

160

1

Per participar en el programa, és imprescindible que la persona participant sigui DONO i entre 18 i 29 anys i el nivell acadèmic/formatiu que estableix la normativa, tal i com s‟estableix a la normativa. Quan es dóna d‟alta un alumne en l‟aplicació GIA, la pantalla indica si aquest és DONO o no però aquesta dada és merament informativa ja que la comprovació de la situació de DONO ha de ser immediatament prèvia a la data d’incorporació de la persona al programa. És imprescindible que la persona jove tingui el nivell acadèmic/formatiu que estableix la normativa per poder introduir-lo a l‟aplicació GIA. Per afegir un o una jove a una acció del programa, cal introduir el DNI o NIE en el camp corresponent. Al clicar la tecla enter es visualitzaran les dades de la persona que consten al SOC. Pot passar que el sistema no deixi incorporar a la llista a l‟alumne per diverses raons, o que l‟incorpori però en condició de no DONO (en vermell) tot i haver comprovat amb l‟Oficina de Treball que compleix perfectament els requisits per iniciar el Programa. En aquests casos, poseu-vos en contacte amb el vostre tècnic o tècnica de referència del Servei de Verificació de Programes d‟Ocupació o del Servei Territorial corresponent.

La cel·la Afegir alumnes la inclourà en la llista, amb un dels estats següents:

Alumne que compleix la condició DONO i pertany al col·lectiu.

Alumne que compleix la condició DONO i NO pertany al col·lectiu. Alumne que NO compleix la condició DONO i NO pertany al col·lectiu. Un cop introduïtdes les persones joves que començaran l‟acció, es tanca el DL1, que es generarà i s‟haurà d‟imprimir. En seleccionar un alumne i clicar Fitxa d’alumne es pot descarregar una versió imprimible. Si es volen generar totes, cal clicar Generar totes les fitxes d’alumne. Aquestes fitxes hauran d‟estar signades per les persones joves participants. L‟entitat local serà l‟encarregada de custodiar aquesta documentació.

1

2

3 4

5


16

GS

10

20

160

1

En el moment de tancar el DL1, el sistema filtrarà que s‟hagin informat els Tècnics/Docents. En cas contrari, sortirà un missatge d‟error per tal que l‟entitat els informi. Un cop tancat el DL1, les altes o baixes de joves en l‟acció es realitzaran mitjançant el procediment següent:

ALTES: se seguirà el mateix procediment que s‟ha emprat en la incorporació de joves en el moment inicial de l‟acció (DL1). En aquest cas s‟indica, a més, la data d’alta i després es prem el botó Afegir alumne. Aquesta operació donarà lloc a la generació d‟un document DL2 mensual, que s‟imprimirà i haurà de custodiar l‟entitat local.

BAIXES: se selecciona el o la jove de la llista, s‟indica el Motiu de baixa en el desplegable i a més s‟assenyala la data de la baixa (corresponent al darrer dia d‟assistència de l‟alumne) i es prem el botó Eliminar alumne. L‟alumne desapareixerà de la llista. S‟informaran totes les baixes i es generarà un document DL2 mensual, que també s‟haurà d‟imprimir i custodiar per part de l‟entitat local.

Només es podran realitzar noves altes durant el 25% inicial de les sessions, per tal que els alumnes puguin accedir al Diploma, pel qual s‟ha de complir almenys amb el 75% d‟assistències. En les accions formatives vinculades a un certificat de professionalitat (CP), per incorporar noves altes cal fer-ho dins del primer 25% d‟un mòdul formatiu (MF). L‟Informe Mensual d’Assistència (IMA) també és part de la documentació que ha de generar i guardar l‟entitat, igual que els documents DL1 i DL2. Qualsevol document generat es copiarà automàticament a l‟ordinador dins la carpeta DIR.ACCIONES, a la qual s‟hi accedeix a través d‟Els meus documents.

Pestanya Tècnics/Docents

En aquesta pestanya es gestiona el personal docent. Es poden afegir, eliminar i editar les dades del o la docent seleccionada. La pantalla de dades dels Tècnics/Docents ha de recollir les dades bàsiques del docent que executa l‟acció i permet mantenir les dades del seu currículum. Cal prémer Afegir tècnic i apareix la següent pantalla.


17

GS

10

20

160

1

En aquesta fitxa s‟ha d‟introduir les dades personals i professionals del personal tutor o docent. En el currículum s‟ha d‟informar la qualificació, lloc i anys d‟experiència professional triant l‟opció que correspongui en el desplegable “concepte”.

La suma d‟hores informades en el concepte Mòduls que imparteix ha de quadrar amb les hores atorgades, o si més no amb les que ell imparteix. Aquesta fitxa d‟expert s‟haurà d‟imprimir i l‟haurà de custodiar l‟entitat local.

Exemple:

Recordar sempre Gravar dades.

Pestanya temari

Mostra el detall del temari definit en el moment de la sol·licitud i el nombre d‟hores de l‟acció. Aquest temari no es pot modificar, donat que ve determinat per la sol·licitud. Si fos necessari incorporar alguna modificació dels continguts, cal contactar amb el tècnic o tècnica del Servei de Verificació de Programes d‟Ocupació o del Servei Territorial corresponent.


18

GS

10

20

160

1

Pestanya Assistència d’Alumnes

Aquesta pestanya permet enregistrar l‟assistència dels alumnes a les diferents sessions, reflectint les dades recollides en els fulls d‟assistència degudament signats per les persones participants. L‟entitat haurà de custodiar aquests documents. Control de registre d’assistència a sessions. Al seleccionar una sessió, apareixerà a la dreta la llista

d‟alumnes. Si se selecciona un participant, cal clicar el botó i aquest s‟afegirà a la llista de joves que

han assistit al curs. El botó de doble fletxa afegeix a la vegada tots els alumnes a la sessió, quan a aquella sessió han assistit la totalitat del grup. Els botons amb les fletxes invertides en vermell fan la tasca contraria, eliminar els alumnes d‟una sessió. Qualsevol document generat quedarà gravat automàticament en el vostre ordinador dins la carpeta DIR.ACCIONES, a la qual s‟hi accedeix a través de Els meus documents del PC on s‟estigui treballant.

Cal sempre sempre Gravar dades.

Avaluació i tancament de les accions

Comprovacions prèvies Abans de tancar l‟acció cal comprovar que s‟ha realitzat i mecanitzat correctament el seguiment de l‟assistència de les persones joves a l‟acció concreta al llarg de la seva durada, i que s‟han informat totes les sessions. Cal introduir les assistències i absències reals dels i de les joves, tenint molta cura, ja que aquestes dades incideixen en els certificats d‟aprofitament que es lliurarà al final de l‟acció. També s‟ha de recordar que una absència justificada no correspon a un dia assistit.


19

GS

10

20

160

1

Abans de generar l‟Informe Final d‟Assistència (IFA) es mostraran les dades d‟assistència i avaluació i es demanarà confirmació per a continuar. Es podrà veure amb detall en una secció de l‟informe final d‟assistència i esmenar les errades o omissions que s‟hagin produït en la gestió. També caldrà comprovar que no hi ha pendent cap DL2 per generar i que tots els moviments d‟altes i/o baixes de joves han quedat registrats. Per això només cal mirar l‟historial a la pestanya “Alumnes” i verificar que tots els moviments es troben en color gris.

Avaluació alumnes

Per avaluar els alumnes cal polsar el botó Avaluar de la pestanya Alumnes. En aquesta pantalla d‟avaluació es pot veure, per una part, un llistat de joves del curs amb l‟avaluació global i, per l‟altra, un llistat de les unitats formatives de l‟acció.


20

GS

10

20

160

1

Se seleccionarà cada participant i s‟indicarà Apte o No Apte a cadascuna de les unitats o mòduls del temari. L‟avaluació global del curs serà Apte, Parcialment Apte, o No apte. Si l’acció formativa està integrada per mòduls de lliure configuració, l’avaluació no s’haurà de realitzar mòdul a mòdul sinó globalment. En cas que un jove no hagi finalitzat el curs (baixa en algun DL2), el camp Avaluació global ja té un valor de motiu de baixa i només s‟hauran de valorar els mòduls o les unitats formatives on hagi assistit l‟alumne. Quan el curs tan sols incorpora mòduls de lliure configuració l‟avaluació només s‟informa globalment.

Un cop avaluats tots els alumnes s‟haurà de polsar el botó Gravar dades.

Informe Final d’Assistència

Un cop completat el procés d‟avaluació, s‟ha de generar l‟Informe Final d‟Assistència (IFA). Per fer-ho, només caldrà prémer el botó Informe final d’assistència.

1


21

GS

10

20

160

1

Al polsar-lo apareixerà una finestra amb les dades d‟assistència i avaluació de tots els alumnes. Si detecteu que són incorrectes podeu cancel·lar la generació de l‟IFA i revisar las dades d‟assistència o avaluació a la pestanya Assistència alumnes. Si es clica Acceptar es continua el procés de generació de l‟IFA i l‟acció queda definitivament tancada, sense cap opció de modificar-la. Per tant, abans de tancar-la cal assegurar que tota la informació relativa a aquesta acció és correcta i que s‟ha generat tota la documentació de la mateixa (DL2, IMA, fitxes tècnics/docents, etc). Al tancar l‟acció, la data de baixa dels joves (exceptuant aquells que hagin causat baixa abans de finalitzar l‟acció) serà igual a la data de finalització de l‟acció. En el cas que les hores totals informades dels experts siguin menors que les hores atorgades del curs, el sistema no deixarà tancar l‟IFA; per tant, s‟hauran d‟actualitzar les fitxes d‟experts amb l‟opció Editar expert/a, informar de les hores i dels mòduls que imparteix en la pestanya Experts/tes.

2


22

GS

10

20

160

1

L’Informe Final d’Assistència és l’únic document que s’haurà de lliurar al SOC, en format digital (a través d‟EACAT) i signat pel responsable de l‟entitat local o responsable del programa.

Pestanya Estat gestió

Aquesta pestanya informa de: - L‟estat concret en què es troba cada acció que es consulta: DL0, DL1 obert, DL1 tancat, etc. - La data de tancament de l‟acció. - La data d‟entrada a justificació. - La data de requeriment de la justificació.

5.4. Gestió dels cursos de CP

En el cas de la gestió dels cursos que corresponen a Certificats de Professionalitat (CP), s‟hauran de tenir en compte els següents aspectes a l‟hora de gestionar les accions formatives:

Acció: informar totes les dades relacionades amb l‟acció.

Temari: contingut de l‟acció (no es pot modificar). Informar la data d‟inici de cadascun dels mòdul formatius.

Distribució MF per aules: apareix l‟adreça associada al mòdul formatiu que s‟ha fet constar en la sol·licitud; en el cas d‟haver-hi alguna altra adreça autoritzada és pot seleccionar.


23

GS

10

20

160

1

Prémer el botó Gravar dades

Formadors: Tots els formadors que participen en l‟acció de CP.

S'ha d‟informar totes les dades que es demanen. En l‟apartat “Currículum” cal indicar la seva qualificació, l‟experiència professional/docent i els mòduls que impartirà; en la casella “anys/hores” s‟indicarà en nombre d‟anys de la qualificació o experiència i/o les hores del mòdul que imparteix.

La suma total de les hores informades en el concepte Mòduls que imparteix han de correspondre amb les hores totals del temari de l‟acció.

Cal prémer el botó Gravar dades.


24

GS

10

20

160

1

Un cop informats els formadors cal enviar un email a la persona de referència de referència del

Servei de Verificació de Programes d’Ocupació o del Servei Territorial corresponent per a què

procedeixi a la seva validació.

Per poder fer aquesta validació, la persona tècnica persona demanarà a l‟entitat, si escau, aquella documentació acreditativa de la titulació o i/o experiència professional del formador amb la finalitat de comprovar que compleix els requisits que estableix el reial decret que regula l‟especialitat.

Sessions: llistat de les sessions de les quals consta l‟acció formativa. Un cop la persona de referència de referència del Servei de Verificació de Programes d‟Ocupació o dels Serveis Territorials corresponents ha validat els formadors, l‟entitat podrà informar aquestes sessions.

Aquestes sessions s’han de distribuir d’acord amb les dates i hores indicades al temari de

l’acció. Cadascuna de les sessions anirà associada a un Mòdul Formatiu (MF) del temari i el

formador que l’impartirà, en acabat prémer generar sessions.

Cal prémer el botó Gravar dades.

Alumnes:. En aquesta pestanya s‟haurà d‟informar les dades de les persones participants i les proves d‟accés requerides per poder participar en una acció formativa de CP i s‟hauran d‟informar les proves d‟accés.

1

2

3


25

GS

10

20

160

1

Assistència alumnes: registre de l‟assistència dels participants en les diferents sessions.

Estat Gestió: dades relacionades amb l‟estat de gestió i tancament de l‟acció.

Un cop s‟ha informat les dades d‟una pantalla cal prémer el botó Gravar Dades.

Avaluació en formació Fem ocupació per a joves

Quan es polsa el botó Avaluar s‟obre una pantalla. Cal seleccionar un alumne i a sota es mostra una taula que conté les unitats formatives i els mòduls formatius de l‟acció de CP i el percentatge d‟assistència d‟aquest alumne.

1) Informe d’avaluació individualitzat. Cal prémer Avaluació individualitzada.

1

2

2

1


26

GS

10

20

160

1

S‟obre una altra pantalla que conté les unitats formatives (UF) vinculades a aquest MF, amb l‟assistència a cadascuna d‟elles i on s‟ha d‟informar les avaluacions corresponents als apartats E1, E2, E3..............En. En el cas que el MF només tingui associada una UF, el quadre inferior “Unitats formatives” no s‟obrirà, i només s‟avaluarà el MF. Es calcularà mitjana de totes les avaluacions d‟una mateixa UF. La puntuació resultant de la mitjana de totes les UFs es traslladarà al quadre superior MF. Cal polsar OK i Guardar dades. En aquesta pantalla es poden informar també les convalidacions d‟UFs En acabar polsar Informe individualitzat. Exemples: MF amb més d’una UF associada

3

4

1

2 3 5


27

GS

10

20

160

1

Exemples: MF amb només una UF associada

S‟obre la pantalla següent i cal prémer continuar i es genera l’informe individualitzat:

2) Informar l’avaluació de les Unitats formatives/Mòduls/Unitats de competència Un cop informat l‟informe indivualitzat cal procedir a introduir l‟avaluació corresponent a cadascuna de les UFs i MFs del certificat de professionalitat.

1


28

GS

10

20

160

1

La qualificació “Apte” i els seus diferents graus o “No Apte” estarà condicionada per les dades i puntuacions que s‟han introduït prèviament. En cas contrari apareixerà l‟avís:

Finalment si tot s‟ha informat correctament, cal prémer Guardar dades i passar a informar el següent alumne.


29

GS

10

20

160

1

Finalment caldrà generar l‟Acta d’avaluació de l’acció formativa on constaran tots els alumnes el seu percentatge d‟assistència i la seva puntuació final. Respecte a altres funcionalitats en GIA per a les accions de CP que tenen unitats formatives transversals o exempcions i/o convalidacions, es recomana seguir el procediment establert en el document “Millores de gestió a GIA en referència a l’avaluació de certificats de professionalitat” (2015) que trobareu a l‟apartat “documentació” de l‟aplicació GIA o en altres documents posteriors que emeti la Subdirecció de Polítiques Actives d‟Ocupació del SOC. Informe Final d’Assistència Un cop completat el procés d‟avaluació, s‟ha de generar l‟Informe Final d‟Assistència (IFA). Per fer-ho, només caldrà prémer el botó Informe final d’assistència, seguint el mateix procediment que s‟indica en aquest manual per a la formació no CP. Si es clica Acceptar es continua el procés de generació de l‟IFA i l‟acció queda definitivament tancada, sense cap opció de modificar-la. Un cop a formació ha finalitzat, l‟entitat promotora ha de lliurar, per EACAT, els documents DL.1, DL.2 i l‟Informe Final d‟Assistència (IFA) signats pel responsable de l’entitat local o responsable del programa en l’entitat local, al Servei de Verificació de Programes d‟Ocupació o als Serveis territorials corresponents.

Cal recordar que: En el supòsit que l‟entitat local opti per impartir una formació adaptada a un certificat de professionalitat (CP), ja sigui de manera parcial o completa i impartida per centres acreditats, ha de seleccionar els mòduls formatius sencers d‟aquest certificat que es preveuen impartir, respectar els continguts i les durades previstes, així com complir amb els requisits de nivell de les persones participants, de la qualificació i acreditació dels docents i també dels espais formatius establerts en el Real Decret corresponent que el regula i que estan autoritzats pel SOC. Els tècnics del SVPO podran requerir la documentació que, d’acord amb la guia de prescripcions tècniques, acrediti el compliment de tots els requisits. Les especials característiques del programa Fem ocupació per a joves fa difícil que les persones participants puguin realitzar un certificat de professionalitat complet el qual es compon, de diversos mòduls formatius, el mòdul de pràctiques i la formació complementària.

5.5. Documentació específica que ha de presentar al SOC l’entitat promotora en cas de formació de CP

L‟entitat promotora, amb independència que hagi impartit o no la formació professionalitzadora associada (parcial o completa) a un certificat de professionalitat, ha de presentar, al Servei de Verificació de Programes d‟Ocupació o als Serveis territorials la documentació que es relaciona en la Guia de prescripcions tècniques de les entitats promotores i en els terminis indicats.


DOCUMENTACIÓ VINCULADA A CERTIFICAT DE PROFESSIONALITAT – FOJ 2016

AB

AN

S D

’IN

ICIA

R L

ES

AC

CIO

NS

DE

FOR

MA

CIÓ

Document Model

normalitzat Mitjà de presentació

Unitat del SOC

responsable

Observacions

Certificat d‟assegurança d‟accidents personals G146NFO_276 o còpia de l‟assegurança abans de l‟inici de l‟acció formativa.

Sí

Registre administratiu convencional

SVPO1

Amb independència que l‟entitat local hagi impartit o no la formació professionalitzadora (parcial o completa) associada a un CP.

Fitxes d‟experts i acreditacions de la titulació i experiència (còpia compulsada), si és requerit pel SVPO o seu territorial corresponent

No

A L

’IN

ICI D

E LE

S A

CC

ION

S D

E FO

RM

AC

IÓ

Fitxa de derivació d‟alumnes al Programa per part de l‟OT

(aquests documents són els models FOJ 2a,2b i 2c) Sí Documentació acreditativa del procés de selecció

DL1 (GIA) No Original signat per l‟entitat

Fitxes d‟alumnes signades, amb l‟autorització del SOC per la consulta de dades de la seva vida laboral (GIA)

No Originals o còpies compulsades

Calendari de proves d‟avaluació de competències clau

G146NCPRO-016 , si escau (nivells 1 i 2). Sí

Sol·licitud de certificació d‟exempció del mòdul de pràctiques (G146NCPRO-003), si escau , amb el certificat d‟empresa corresponent d‟acord amb els models normalitzats.

Sí

GES

TIÓ

FO

RM

AC

IÓ

Informe final d‟assistència signat (IFA-GIA) No Original signat per l‟entitat

Actes d‟avaluació dels alumnes signat – (GIA) No Original signat per l‟entitat

Informe individualitzat per a cada participant (GIA)

No

Presentar si escau, Cal emplenar aquest document normalitzat que ha de contenir les puntuacions i qualificació final dels mòduls realitzats per la persona jove.

1 Les entitats locals hauran de lliurar la documentació indicada al SVPO de la seu territorial corresponent

http://dti.gencat.cat/impresos/AppJava/downloadFile.html?idDoc=G146NFO-276-04.pdf

http://dti.gencat.cat/impresos/AppJava/downloadFile.html?idDoc=G146NCPRO-016-00.pdf

http://dti.gencat.cat/impresos/AppJava/downloadFile.html?idDoc=G146NCPRO-003-00.pdf


6. DIPLOMES D’ASSISTÈNCIA

Correspon al Servei Públic d‟Ocupació de Catalunya l‟emissió dels Diplomes d’assistència amb aprofitament dels cursos realitzats en el marc del Programa Fem ocupació per a joves. Cal que prèviament l‟entitat hagi generat l‟IFA i l‟hagi presentat al SOC, entrant-lo per registre (o de la forma que s‟indiqui en la Guia de prescripcions tècniques del programa) a l‟atenció del Servei de Verificació de Programes d‟Ocupació o dels Serveis territorials corresponents.

El SOC emetrà els Diplomes d’aquells alumnes que hagin obtingut una avaluació global apta o parcialment apta, i hagin assistit com a mínim al 75% del curs corresponent a la formació professionalitzadora.

També s‟ha de tenir en compte que en la formació vinculada amb un CP, els alumnes també han de complir el mínim del 75% d’assistència en cada mòdul d‟aquestes accions formatives d‟acord amb el que estableix la normativa corresponent.

7. CERTIFICATS DE PROFESSIONALITAT

En el cas que la formació estigui associada a mòduls formatius vinculats a un certificat de professionalitat i impartida per centres acreditats, el SOC pot emetre una acreditació parcial acumulable o completa de la qualificació professional en els termes que disposa el Reial Decret 34/2008, de 18 de gener sempre que aquesta formació s‟hagi realitzat respectant els requisits establerts en els corresponents Reials Decrets que regulen el certificat de professionalitat corresponent.

Cada certificat de professionalitat té un mòdul de formació pràctica en centres de treball associat que no es correspon a cap unitat de competència però cal haver-lo realitzat i superat per poder obtenir el certificat.

Així, quan la persona participant hagi superat les avaluacions de les accions formatives adreçades a l‟obtenció de certificats de professionalitat es pot emetre:

- Acreditació parcial acumulable: Quan la persona que ha participat en una acció formativa autoritzada pel SOC i ha superat, amb qualificació d‟apte, part dels mòduls associats a un certificat de professionalitat sense arribar a completar-lo, tenen dret prèvia sol·licitud de l‟interessat a l‟expedició d‟una acreditació parcial de les unitats de competència associades als mòduls formatius superats. Per superar un mòdul la persona participant ha de complir amb una assistència mínima del 75% del total d‟hores previstes en cada mòdul formatiu que hagi realitzat.

- Certificat de professionalitat: Quan un/a alumne/a superi tots els mòduls formatius vinculats a un certificat de professionalitat incloent-hi la superació o exempció del mòdul de formació pràctica en centres de treball que tot certificat de professionalitat té associat dóna dret a l‟expedició, prèvia sol·licitud de la persona interessada, del certificat de professionalitat. També podrà sol·licitar-lo si s‟acumulen totes les acreditacions parcials més la formació pràctica en centres de treball.

La persona participant no ha d‟aportar cap documentació acreditativa ni documents addicionals ja que el Servei Públic d‟Ocupació de Catalunya comprovarà en el seu sistema informàtic si disposa de la informació i la documentació necessàries per valorar la sol·licitud de la persona interessada.

Per més informació anar al web del SOC: https://www.oficinadetreball.gencat.cat/socweb/opencms/socweb_ca/ciutadans/Certificats_professionalitat.html#Definici%C3%B3_acreditaci%C3%B3 https://www.oficinadetreball.gencat.cat/socfuncions/IniciCertificatProf.do?idiomaNavegacio=ca&secure=S

https://www.oficinadetreball.gencat.cat/socweb/opencms/socweb_ca/ciutadans/Certificats_professionalitat.html#Definici%C3%B3_acreditaci%C3%B3

https://www.oficinadetreball.gencat.cat/socweb/opencms/socweb_ca/ciutadans/Certificats_professionalitat.html#Definici%C3%B3_acreditaci%C3%B3

https://www.oficinadetreball.gencat.cat/socfuncions/IniciCertificatProf.do?idiomaNavegacio=ca&secure=S


1

GS

10

20

160

1

8. AUTORITZACIÓ NOUS USUÀRIS/ÀRIES

L‟entitat local podrà incorporar noves persones usuàries al GIA per gestionar el programa Fem ocupació per a joves, així com deshabilitar l‟accés o esborrar aquells usuaris o usuàries que figurin adscrits a l‟entitat però que ja no gestionen projectes en el marc de programes del SOC.

Dins de la pestanya “Les meves sol·licituds”, al clicar la sub pestanya “Gestió d’usuaris” apareixerà una llista de les persones de l‟entitat local que estan donades d‟alta al GIA indicant si tenen accés o no.

El noms en negreta són responsables legals i en el supòsit que calgui modificar-ne o afegir-ne un de nou, contacteu amb la tècnica de referència de l‟Àrea de Nous Jaciments d‟Ocupació i Innovació Social.

Per donar d‟alta nous usuaris cal prémer Afegir usuaris i emplenar les dades que se‟n demanen.

S‟inclou en aquesta pantalla un manual de gestió d‟usuaris, on també s‟explica com es pot regenerar la contrasenya en cas de no recordar-la.

Per qualsevol consulta o aclariment contacteu amb les vostres tècniques de referència del programa Fem ocupació per a joves (FOJ)

Servei Públic d’Ocupació de Catalunya

Àrea de Nous Jaciments d’Ocupació i Innovació Social Servei de Verificació de Programes d’Ocupació

Carrer Llull, 297-307

08019 Barcelona

Guia externa de les instruccions adreçades a les entitats ...€¦ · 2. ACCÉS AL SISTEMA...

Documents

Transcript of Guia externa de les instruccions adreçades a les entitats ...€¦ · 2. ACCÉS AL SISTEMA...