GUA SEGUNDA EVALUACIN

1. Seleccione las hojas a las que desea aplicar color.

2. En el men Formato, seleccione Hoja y, a continuacin, haga clic en Color de etiqueta. Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la etiqueta de hoja y, a continuacin, en Color de etiqueta.

3. Elija el color que desee y haga clic en Aceptar.

Nombres de celdas y rangos

Para asignarle un nombre a un rango operaremos de la siguiente manera:

1. Seleccionamos el rango de celdas al que le queremos asignar el nombre. Este rango puede ser de celdas contiguas o no. Si no lo son, para seleccionarlo, usaremos la tecla [Ctrl].

2. En el extremo ms a la izquierda de la barra de frmulas vemos un desplegable, denominado Cuadro de nombre. Hacemos clic en l, escribimos el nombre y pulsamos Enter.

Otra manera para asignar un nombre a un rango de celdas es desde el men frmulas. Una vez seleccionado el rango, hacemos Frmulas > Asignar nombre a un rango > Definir nombre... Usando esta opcin podremos aadir un comentario a modo de recordatorio al nombre asignado. As mismo, podemos variar el mbito de validez del nombre. Por defecto, el nombre est definido para todo el libro, pero podemos hacer que se circunscriba nicamente a una o varias de las hojas del libro.

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc.

Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

1. Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. 2. Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio.

Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna.

Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.

Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.

A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

FUENTE

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de dilogo:

En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas, y ms concretamente la pestaa Fuente.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles).

- Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

- Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

- Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.

- Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarn a l, y si no se aplicarn al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

- Elegir el tipo de fuente y el tamao del texto. . Para cambiar el tamao

tambin puedes utilizar los botones , que aumentan o disminuyen el tamao un nivel por cada clic, respectivamente.

- Cambiar los estilos:

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

Activa o desactiva el Subrayado simple.

Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

- O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrir la paleta de colores para escoger uno.

ALINEACIN

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.

Aparecer la ficha de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botn Aceptar.

Las opciones de la ficha son:

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir

entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opcin de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.

DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda.

RELLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Rellenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.

DISTRIBUIDO (Sangra): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y adems trata de ocupar todo el espacio de la lnea vertical, separando las palabrastanto como sea necesario.

Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una

de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario ampla el tamao de la celda.

Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.

Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:

Los botones de alineacin vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en una celda con texto se marcar la que est siendo utilizada.

Los botones de alineacin horizontal (izquierda, centrado y derecha).

La opcin para ajustar el texto en la celda que ampla la celda si el texto no cabe.

El botn Combinar y centrar unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y a continuacin nos centrar los datos. Pulsando en la pequea flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de combinacin.

BORDES

Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaa Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.

En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.

Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes.

En la Cinta de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Ms bordes....

RELLENOS

Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Seleccionar la pestaa Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.

Hacer clic sobre la pestaa Relleno.

Aparecer la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo o se pulsar el botn Sin Color.

Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

FORMATO DE LOS VALORES NUMRICOS

Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros.

Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.

Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas, situado en la pestaa Nmero.

Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.

Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc.

Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato. Aprende cmo definir formatos numricos personalizados en el siguiente avanzado: .

En la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin).

Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Referencias relativas

Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.

Frmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas

: Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Frmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Frmula copiada con referencia mixta

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas, y un pie de pgina es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina. Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los mismos.

DESDE LA VISTA DE D ISEO DE PGINA

1. Haz clic en la pestaa Vista.

2. Pulsa el botn Diseo de pgina.

3. Vers que en la propia hoja aparece el texto "Haga clic para agregar encabezado". Para el pie de pgina es exactamente igual. Deberemos hacer clic sobre el texto y se pondr en modo edicin, permitindonos escribir el texto deseado.

4. Adems, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de pgina. En ella encontrars la pestaa Diseo que te permitir incluir elementos muy utilizados: la fecha actual, el nmero de pgina, la ruta o nombre del fichero, etc. As como imgenes, por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado.

Observa detenidamente las opciones disponibles en la barra:

DESDE LA VENTANA CONFIGURAR PGINA

1. Ir a la pestaa Diseo de pgina.

2. En el grupo Configurar pgina, hacer clic en el botn de abajo a la izquierda.

Tambin puedes acceder a esta ventana pulsando CTRL+P o Archivo > Imprimir. Encontrars un enlace llamado Configurar pgina en la zona inferior.

3. Hacer clic sobre la pestaa Encabezado y pie de pgina.

En esta ficha tenemos dos recuadros, uno para ver el encabezado y otro para ver el pie. En nuestro caso slo tenemos encabezado.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso Estadsticas Puzzle Web. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar. Para modificarlo, haceremos clic sobre el botn Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar. Para modificarlo, haceremos clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

En cualquiera de los dos casos los pasos que vienen a continuacin son los mismos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Excel divide el encabezado y el pie de pgina en tres secciones, dependiendo de dnde queremos que aparezca el contenido del encabezado o pie de pgina, hacer clic en sta y escribir el texto deseado.

Existen unos botones que nos servirn para introducir unos cdigos o modificar el aspecto del encabezado o pie de pgina.

Para cambiar el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de dilogo Fuente ya estudiado en este curso.

Para que aparezca el nmero de la pgina. Al hacer clic sobre este botn aparece en la seccin en la que nos encontramos situados &[Pgina] de forma que a la hora de imprimir la hoja, aparecer el nmero de pgina correspondiente a la hoja impresa.

Para incluir el nmero total de pginas a imprimir del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Pginas] y a la hora de imprimir saldr el nmero total de pginas.

Para poner la fecha del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Fecha] y en la impresin saldr la fecha real.

Para poner la hora del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Hora] y en la impresin saldr la hora real.

Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir su posicin en el disco). Al hacer clic sobre este botn aparece [Ruta de acceso]&[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro de trabajo completo.

Para poner el nombre del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro de trabajo.

Para poner el nombre de la hoja. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Etiqueta] y en la impresin saldr el nombre de la hoja impresa.

Para insertar una imagen. Al hacer clic sobre este botn aparecer el cuadro de dilogo para elegir la imagen a insertar y una vez elegida sta en el recuadro del encabezado o pie de pgina pondr &[Imagen] y en la impresin saldr la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el logotipo de la empresa por ejemplo.

Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botn solamente estar activo en caso de haber aadido una imagen en el encabezado o pie de pgina. Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de dilogo Formato de imagen para poder elegir los cambios de aspecto de la imagen deseados.

Realizar las modificaciones deseadas y hacer clic sobre el botn Aceptar.

La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validacin a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. En l podremos escoger remarcar los errores con crculos o borrar estos crculos de validacin. Pero nos vamos a centrar en la opcin Validacin de datos....

Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error.

Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8.

Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.

En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.

Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y,

desde la pestaa Datos y los botones de la seccin Ordenar y filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin, aunque en este caso esta opcin es menos rpida. Esto ordenar todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la seleccin, ordenar toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la seleccin actual, se ordenar slo la columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.

Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.

El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de columna (columna A, columna B, ...).

- Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.

- Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

La ltima ficha es Hoja, que nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En rea de impresin: podrs indicar el rango de celdas a imprimir.

En Imprimir ttulos podrs activar las siguientes opciones:

- Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.

- Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrs activar opciones, como:

- Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.

- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.

- Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

- Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.

- Tambin podrs elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por ltimo, podrs elegir el Orden de las pginas, es decir, la direccin que seguirn para la impresin.

Tanto en sta ficha como en las otras, podrs acceder a las Opciones especficas de la impresora seleccionada para la impresin, as como dirigirte a la opcin Imprimir..., desde sus correspondientes botones.

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas de formato, como fuentes y tamaos de fuente, formatos de nmero, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan realizar cambios en celdas especficas, tambin se puede usar un estilo de celda que bloquee las celdas.

Abrimos una hoja de Excel, acudimos al men Diseo de pgina y clicamos sobre Fondo.

Seguidamente, nos pedir que seleccionemos una imagen de nuestro disco duro, seleccionamos una y hacemos clic en Abrir.

Ya tenemos la imagen de fondo, ahora podemos quitar la cuadrcula para hacer la imagen ms visible.

Deseleccionamos la opcin Ver en lneas de la cuadrcula desde el men Diseo de pgina.

La imagen seleccionada se repetir por toda la hoja de Excel 2010 tanto horizontal como verticalmente.

Tambin, una vez establecido el fondo, podemos quitarlo.

El botn que antes hemos usado para poner el fondo en nuestra hoja de clculo, ahora servir para quitarlo, este cambia su nombre por Eliminar Fondo.

o ALEATORIO.ENTRE

o MAX

o MIN

o PROMEDIO

o MODA

o CONTAR.SI

o SI

Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique. Devuelve un nuevo nmero aleatorio cada vez que se calcula la hoja de clculo.

Sintaxis

ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)

Inferior es el menor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede devolver.

Superior es el mayor nmero entero que la funcin ALEATORIO.ENTRE puede devolver.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

A B

Frmula Descripcin (Resultado)

=ALEATORIO.ENTRE(1;100) Nmero aleatorio entre 1 y 100 (vara)

=ALEATORIO.ENTRE(-1;1) Nmero aleatorio entre -1 y 1 (vara)

Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el valor mximo.

Observaciones

Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y el texto.

Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

4

5

A

Datos

10

7

9

27

6

2

Frmula Descripcin (Resultado)

=MAX(A2:A6) El mayor de los nmeros anteriores (27)

=MAX(A2:A6;30) El mayor de los nmeros anteriores y 30 (30)

Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.

Observaciones

Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la funcin MINA.

Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

4

5

6

A

Datos

10

7

9

27

2

Frmula Descripcin (Resultado)

=MIN(A2:A6) El menor de los nmeros anteriores (2)

=MIN(A2:A6;0) El menor de los nmeros anteriores y 0 (0)

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)

Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.

Observaciones

Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.

Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

4

5

6

A

Datos

10

7

9

27

2

Frmula Descripcin (Resultado)

=PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los nmeros anteriores (11)

=PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los nmeros anteriores y 5 (10)

Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posicin.

Sintaxis

MODA(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. Tambin puede utilizar una matriz nica o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

En un conjunto de valores, la moda es el valor que se repite con mayor frecuencia; la mediana es el valor central y la media es el valor promedio. Ninguna de estas medidas de la tendencia central tomada individualmente proporciona una imagen completa de los datos. Supongamos que los datos estn agrupados en tres reas, la mitad de las cuales es un valor bajo que se repite y la otra mitad consiste en dos valores elevados. Tanto PROMEDIO como MEDIANA devolvern un valor situado en una zona central relativamente vaca, y MODA devolver el valor bajo dominante.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

4

5

6

7

A

Datos

5,6

4

4

3

2

4

Frmula Descripcin (Resultado)

=MODA(A2:A7) Moda, es decir, nmero que se repite con ms frecuencia (4)

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

S INTAXIS

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

EJEMPLO 1: FRMULAS CONTAR.SI COMUNES

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

4

5

A B

Datos Datos

manzanas 32

naranjas 54

melocotones 75

manzanas 86

Frmula Descripcin (resultado)

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Nmero de celdas con manzanas en la primera

columna anterior (2)

=CONTAR.SI(A2:A5,A4) Nmero de celdas con melocotones en la

primera columna anterior (2)

=CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI(A2:A5,A2) Nmero de celdas con naranjas y manzanas

en la primera columna anterior (3)

=CONTAR.SI(B2:B5;">55") Nmero de celdas con un valor superior a 55

en la segunda columna anterior (2)

=CONTAR.SI(B2:B5,""&B4) Nmero de celdas con un valor distinto a 75 en

la segunda columna anterior (2)

=CONTAR.SI(B2:B5,">=32")-

CONTAR.SI(B2:B5,">85")

Nmero de celdas con un valor superior o igual

a 32 e inferior o igual a 85 en la segunda

columna anterior (3)

EJEMPLO 2: FRMULAS CONTAR.SI QUE USAN CARACTERES COMODN Y QUE GESTIONAN VALORES VACOS

El ejemplo puede que sea ms sencillo de entender si lo copia en una hoja de clculo vaca.

1

2

3

4

5

6

7

A B

Datos Datos

manzanas Yes

naranjas NO

melocotones No

manzanas YeS

Frmula Descripcin (resultado)

=CONTAR.SI(A2:A7,"*es") Nmero de celdas que acaban con las letras "les" en

la primera columna anterior (4)

=CONTAR.SI(A2:A7,"?????es")

Nmero de celdas que acaban con las letras "les" y

tienen exactamente 8 letras en la primera columna

anterior (2)

=CONTAR.SI(A2:A7,"*") Nmero de celdas que contienen texto en la primera

columna anterior (4)

=CONTAR.SI(A2:A7,""&"*") Nmero de celdas que no contienen texto en la

primera columna anterior (2)

=CONTAR.SI(B2:B7,"No") / FILAS(B2:B7)

El nmero medio de votos negativos, incluidas las

celdas vacas de la segunda columna anterior, con el

formato de porcentaje sin cifras decimales (33%)

=CONTAR.SI(B2:B7,"S") / (FILAS(B2:B7) -

CONTAR.SI(B2:B7, ""&"*"))

El nmero medio de votos positivos, excluidas las

celdas vacas de la segunda columna anterior, con el

formato de porcentaje sin cifras decimales (50%)

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.

Ejemplo 1

Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

A

Datos

50

Frmula Descripcin (resultado)

=SI(A2

Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

4

A B

Gastos reales Gastos previstos

1500 900

500 900

500 925

Frmula Descripcin (resultado)

=SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar")

Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido)

=SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")

Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)

Ejemplo 3

Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco.

1

2

3

4

A

Puntuacin

45

90

78

Frmula Descripcin (resultado)

=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al primer resultado (F)

=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al segundo resultado (A)

=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al tercer resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as sucesivamente.