http://www.aplicaciones-mcit.gov.co/guiapymes/c6i11.html

1. ¿Qué oportunidades representa acceder a las Compras Públicas?1.1 ¿Qué compra el Estado y cómo lo hace?Tanto para la organización interna como para el desarrollo de sus funciones, cada entidad estatal tanto a nivel nacional como local, requiere del suministro permanente de una amplia gama de bienes y servicios que el propio Estado no está en la capacidad de procurarse, o al menos no en forma eficiente. De ahí que, se tenga que acudir a proveedores de índole privada para lograr la satisfacción de las necesidades particulares y el logro de los fines impuestos por la Constitución Política.Así las cosas, cuando el Estado requiere que un bien o un servicio le sea suministrado por un particular, deberá celebrar un negocio denominado contrato estatal 3.La Ley 80 de 1993 4 y Ley 1150 de 2007 5 son las normas marco que orientan la contratación pública. Estas disposiciones definen las reglas relacionadas con los tipos de contratos estatales, dentro de los cuales se encuentran desde los contratos de suministro de bienes y servicios, hasta los grandes contratos de obra pública, al tiempo que contienen de forma general las reglas y principios que rigen la contratación de las entidades sometidas a sus disposiciones.También existen regímenes especiales que permiten a las entidades celebrar contratos con unas reglas distintas de publicidad, selección del contratista, entre otras. Dentro de éstos, se encuentran, por ejemplo, desde el contrato suscrito por el Hotel Tequendama hasta el que lleva a cabo la Previsora como compañía de seguros estatal, así como los que se financien con fondos de organismos multilaterales de crédito como el Banco Mundial o el Banco Interamericano de Desarrollo; los cuales, en atención a su naturaleza podrán someterse a los reglamentos de dichas entidades y no aplicar las reglas del Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública. –EGCAP–.Siendo así, no se puede olvidar que el presente manual se refiere única y exclusivamente a la contratación sometida a dicho Estatuto.1.2 ¿Por qué puede ser una muy buena oportunidad contratar con el Estado? ¿Cuáles son las ventajas?En la medida en que el sector público colombiano se involucra activamente en la prestación de una amplia gama de servicios que incluyen desde educación hasta defensa nacional, y que nuestras entidades estatales cumplen funciones que van desde el ejercicio de la autoridad (policía) hasta las medidas de inclusión social (comedores comunitarios), el Estado requiere de todo tipo de productos y servicios que incluyen desde insumos de papelería y alimentos, hasta elementos de limpieza para vehículos de las fuerzas militares.Para hacernos una idea acerca de lo que significan las compras que en cada vigencia hacen las entidades estatales, en el año 2010 se publicaron en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– con cargo al presupuesto público, contratos por 26 billones de pesos. A 30 de noviembre de 2011 dicho Sistema Electrónico reporta contratos que superan los 30 billones de pesos6.Esos bienes y servicios fueron adquiridos a grandes, medianas y pequeñas empresas proveedoras que ubicaron la oportunidad y la aprovecharon.Estas cifras demuestran la importancia del Estado como actor económico y la oportunidad que representa para los empresarios colombianos como fuente de ingresos y crecimiento empresarial.Figura 1.Cifras relacionadas con la inversión de presupuesto en adquisición de bienes y servicios

1.3 ¿Qué es un contrato estatal?De forma general, un contrato estatal es un acto jurídico generador de obligaciones, celebrado por las entidades públicas que contiene las reglas y principios que rigen las relaciones entre la respectiva entidad y el contratista.Dichos contratos se encuentran regulados por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –EGCAP–, contenido especialmente en la Ley 80 de 1993 7; la Ley 1150 de 2007 8; así como la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional para el efectivo cumplimiento de la Ley 9.

Estas normas contienen los principios y reglas para la contratación, establecen los parámetros generales para el desarrollo de la actividad contractual y contemplan las modalidades de selección del contratista, entre otros.1.4 ¿Que el Estado sea parte en el contrato, tiene consecuencias sobre el mismo?Sí, al tener el Estado el deber de satisfacer el interés general; cumplir con las funciones que la Constitución y la Ley le asigna; así como utilizar recursos públicos, la contratación pública se encuentra sometida a unos controles más exigentes que la contratación privada.Por estas mismas razones, el Estado tiene la posibilidad de tomar las medidas necesarias para satisfacer el interés general.Dentro estas medidas se encuentra la interpretación, modificación y terminación unilateral de los contratos o declarar su caducidad, las cuales en todo caso se presentan en situaciones excepcionales y se ejercen de acuerdo con precisas instrucciones determinadas por la ley.En adición, es necesario tener en cuenta que los contratistas del Estado, al celebrar y ejecutar contratos con las distintas entidades estatales, "colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social" 10.Figura 2.Fines de la contratación estatal

1.5 ¿Un contrato de venta o de suministro al Estado se asimila a un contrato entre particulares?Los contratos estatales son figuras asimilables a los contratos entre particulares. Ambos son actos en los cuales dos partes se ponen de acuerdo de manera libre y espontánea para regular sus intereses y satisfacer sus necesidades dentro del marco legal.Teniendo en cuenta su similitud, además de las normas especiales del EGCAP, a los contratos estatales le son aplicables las normas comerciales y civiles11, así como los principios generales del derecho privado 12.1.1 ¿Qué compra el Estado y cómo lo hace?De forma general, la Administración Pública se encuentra "al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad" 14.En materia contractual, en la medida en que el Estado contrata con recursos que nos pertenecen a todos los colombianos, es de interés general que se respeten ciertas condiciones en todo el proceso contractual, las cuales se garantizan a través de los principios que rigen la contratación pública.En este sentido, la contratación pública se encuentra sometida a los principios de la Administración Pública, a los principios propios de la contratación pública y a los principios del control fiscal.

Figura 3.Principios que orientan la contratación del Estado

En la medida en que la actividad del Estado debe estar inspirada en la satisfacción del interés general y que las autoridades estatales cumplen mandatos de la ciudadanía, en Colombia a los funcionarios sólo les está permitido hacer aquello que la ley expresamente les autorice. En la práctica, esto se traduce en que los procesos de selección deban seguir un procedimiento establecido por normas conocidas por todos, generales y claras. Sin que haya posibilidad de modificarlas de manera discrecional. Así, las reglas de cada proceso contractual deben ser claras y previas, cerrando todos los espacios a la subjetividad y a la arbitrariedad.A continuación expondremos en términos generales los principios fundamentales que guían la actuación de las entidades estatales en la contratación.2.1. Principio de LegalidadA la luz de este principio, a la entidad contratante sólo le está permitido hacer aquello que la ley expresamente le autorice. En la práctica, esto se traduce en que los procesos de selección deban seguir un procedimiento establecido por las normas conocidas por todos, sin que la entidad cuente con la posibilidad de modificar estas reglas de manera discrecional. Así, las bases de cada proceso contractual deben ser claras y previas, cerrando todos los espacios a la subjetividad y a la arbitrariedad.2.2 Principio de economía 15Al emplearse recursos públicos en la contratación estatal, hay una obligación en términos sociales de garantizar que éstos se utilicen de la mejor forma posible y se evite el despilfarro. Interesa a todos proteger el patrimonio estatal y que por ende, cuando se adquieran bienes y servicios, se busque la mejor relación costo/beneficio.De la misma forma, en virtud de este principio, se pretende que la entidad estatal imponga las menores cargas posibles a los particulares interesados en ofrecer bienes o servicios en los procesos contractuales.Así, "se tendrá en cuenta que las normas que fijan los procedimientos de selección contractual se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa" 16.2.3 Principio de planeaciónFigura 4.Principio de planeación

Es del interés de todos que cuando las entidades estatales vayan a comprometer recursos públicos, haya un previo proceso de planificación y la decisión de contratar se justifique plenamente. En esa medida, con base en el principio de planeación, con anterioridad al inicio del proceso de selección la entidad debe identificar claramente qué requiere y para qué lo requiere. En toda contratación debe haber estudios previos, se debe contar con la disponibilidad de recursos y se debe definir con claridad el mecanismo y las condiciones para escoger el contratista.2.4 Principio de selección objetiva 17En la contratación estatal es imperante que la escogencia de la mejor oferta para la entidad se haga dándole primacía al interés general sobre el particular. Así, las diferentes propuestas u opciones que ofrecen los particulares deben ser evaluadas de acuerdo con parámetros que sean objetivos y adecuados para los fines que persigue el Estado en su contratación. Bajo las normas colombianas no hay cabida al capricho o al favoritismo en la selección del contratista 18.2.5 Principio de transparencia 19La transparencia se refiere a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso.

Como consecuencia de lo anterior, cualquier decisión que sea adoptada en el proceso debe estar debidamente motivada y cualquier persona debe tener la posibilidad de verificar y cuestionar esa motivación. Debe garantizarse claridad absoluta sobre los fundamentos que tiene la administración en su actuación 20, desde que decide comprometer recursos a un determinado proyecto hasta que el destinatario recibe los bienes o servicios contratados.

2.6 Principio de responsabilidad 21El principio de responsabilidad se refiere a que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Así, las entidades y los servidores públicos responden cuando hubieren abierto procesos contractuales sin haber elaborado previamente los estudios necesarios, los diseños, los planos y las evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa y obstaculicen lograr una contratación adecuada. 22Por otro lado, se debe advertir que el principio de responsabilidad también aplica para los contratistas en el sentido que por cualquier acto que vaya en contra de la adecuada ejecución del contrato (tanto en la etapa precontractual, contractual o post contractual), pueden sufrir consecuencias no sólo económicas sino también penales en caso de actuar de mala fé en contra del interés público.3. ¿Por qué son importantes las MIPYME dentro de la agenda estatal?Figura 5. Tamaño empresarial

De la anterior clasificación se desprende que estas empresas se definen en razón a su limitado número de personal (especialmente las micro y pequeñas), y su nivel de activos, de donde se deduce fácilmente que se trata de empresas de tamaño relativo, sin especiales economías de escala en sus procesos productivos o su comercialización. En el año 2005 y según las cifras del Departamento Administrativo Nacional de Estadística –DANE–24 dichas empresas representan más del 95% de los establecimientos de comercio, aproximadamente el 63% del empleo, el 45% de la producción manufacturera y el 40% de los salarios.3.2. ¿Porqué interesa al Estado hablar de una MIPYME?El tema del crecimiento y progreso de las micro y pequeñas empresas ha suscitado en todos los países un interés particular, pues aún en países con un alto índice de desarrollo, se ha reconocido en este sector una fuerza de trabajo de gran tamaño y una posibilidad de desarrollo.

Estudios como el realizado por Andrés Solimano, Molly Pollack, Uri Wainer y Jose Wurgaft 25 han establecido que, en gran parte de los países desarrollados y con índices de ingresos altos, se implementan políticas de apoyo a MIPYME, aunque la estructura institucional de apoyo varía de un país a otro.

En razón de su relativo tamaño, se ha detectado que las MIPYME encuentran dificultades relacionadas, principalmente, con acceso a información sobre el mercado, la financiación, la implementación de tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) y el acceso al mercado de las compras públicas, entre otros.Teniendo en cuenta lo anterior, cobra una enorme relevancia el reconocimiento de esta categoría por parte del Estado a efectos de tomar medidas a todo nivel para fomentar su formalización, crecimiento y participación en el mercado en igualdad de condiciones.Todo esto dentro del necesario reconocimiento de su potencial.Es importante destacar que, en atención a su tamaño, las MIPYME tienen algunas particulares ventajas naturales frente a las grandes empresas. Dentro de éstas se encuentran por ejemplo su flexibilidad y sensibilidad hacia las necesidades de sus clientes, su facilidad de transformación para cambiar sus modelos de negocio y aprovechar nuevas oportunidades, su potencial respecto de la creación de redes de negocios con socios estratégicos, entre otros26.Por su parte, y en atención a "sus aptitudes para la generación de empleo, el desarrollo regional, la integración entre sectores económicos, la ampliación y diversificación de la oferta exportable, el aprovechamiento productivo de pequeños capitales y de la capacidad empresarial de los colombianos"27, dentro de la contratación pública, existen actualmente disposiciones que les otorgan beneficios que el Gobierno Nacional se ha propuesto fomentar y aplicar.4. ¿Qué ventajas particulares tienen las MIPYME en la contratación pública?Dentro de las normas que regulan la contratación pública, se han incluido algunas medidas para promover el acceso de las MIPYME a las compras públicas, así como otras que buscan promover de forma general la industria nacional.

En este sentido, existen disposiciones precisas dentro de las Leyes 590 de 200028, 816 de 200329, 1150 de 200730 y el Decreto 734 de 2012 31que promueven acciones específicas a favor de las MIPYME.

El Congreso de la República, con el fin de "promover el desarrollo integral de las micro y pequeñas empresas en consideración a sus aptitudes para la generación de empleo, el desarrollo regional, la integración entre sectores económicos, el aprovechamiento productivo de pequeños capitales y teniendo en cuenta la

capacidad empresarial de los colombianos"32 aprobó en primera medida la Ley 590 de 2000, modificada por la Ley 905 de 2004.Esta ley prevé dentro de los mecanismos para la promoción de la concurrencia de las MIPYME a los mercados de bienes y servicios que crea el funcionamiento del Estado, el desarrollo de programas de aplicación de las normas sobre contratación pública; la promoción e incremento de la participación de micro y pequeñas empresas en los procesos de contratación que adelanten las entidades públicas; el establecimiento de procedimientos administrativos que faciliten a las micro y pequeñas empresas el cumplimiento de requisitos y trámites involucrados en la Contratación Pública, tales como condiciones de pago, acceso a información y recepción de bienes; así como, la preferencia en condiciones de igualdad de precio y calidad a las MIPYME nacionales33.

Por su parte, y con el fin de apoyar la industria nacional a través de la contratación pública, el Congreso de la República expidió la Ley 816 de 2003. En dicha norma estableció la obligación de incluir puntajes adicionales para estimular la industria colombiana y/o la incorporación de componentes colombianos cuando se trate de bienes o servicios extranjeros34.De igual forma, y con el objetivo de "garantizar el mayor beneficio socioeconómico posible de los recursos fiscales involucrados en la contratación", dispuso que "(…) se [adoptarán] medidas que tengan por objeto beneficiar el desarrollo de la pequeña y mediana empresa"35 , incluyendo dentro de la Ley 1150 de 2007 la posibilidad de limitar la participación en algunos procesos única y exclusivamente a MIPYME.

Se ha configurado así un marco normativo en el que se encuentran como medidas que benefician a las MIPYME, el otorgamiento de puntajes adicionales a la industria nacional; la preferencia en condiciones de empate; y, la posibilidad de concursar única y exclusivamente con MIPYME en desarrollo de lo previsto en las exclusiones de aplicabilidad de los Acuerdos Comerciales negociados por Colombia.Figura 6.Fomento al ingreso de las MIPYME en la contratación pública

4.1 Puntajes adicionales a la industria nacionalEn desarrollo de la Ley 590 de 2000 36 y la Ley 816 de 200337, las entidades públicas deben promover e incrementar la participación de MIPYME en los procesos de contratación que adelanten. Para tal efecto, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 734 de 201238, por medio del cual se compila gran parte de la reglamentación existente en materia de compras públicas, dentro del cual se encuentra la forma de hacer efectivos los incentivos previstos en la Ley.

De esta forma, el artículo 4.2.4. del Decreto 734 señala que en los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se debe incluir el puntaje adicional de que trata el artículo 2 de la Ley 816 de 2003, referido a:

Un puntaje adicional entre el 10 y el 20% para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.

Un puntaje adicional entre el 5 y el 15% para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos cuando se trate de bienes o servicios extranjeros.Adicionalmente, los factores de evaluación de las ofertas incluidos en los pliegos de condiciones deberán incluir puntos adicionales en los porcentajes previstos en la Ley para que al momento de puntuar y evaluar las distintas ofertas, se otorguen puntos a la oferta de bienes y servicios nacionales y de ésta forma, se les privilegie al momento de adjudicar el contrato.Así por ejemplo, dentro de la Selección Abreviada de Menor Cuantía número SAF-002 de 2011 del Ministerio de Transporte39, para el mantenimiento y adecuación de oficinas varias de la sede principal del Ministerio de Transporte en Bogotá, se incluyó como factor de evaluación de la oferta, un componente para apoyar la industria nacional discriminados de la siguiente forma:

En ese sentido, el proponente que ofertara bienes y servicios con el 100% de componentes nacionales, en la evaluación de su oferta le serían asignados 10 puntos de 100 posibles. Los otros puntos se asignaban en función del precio (80 puntos) y la calidad (10 puntos).4.2 Factores de desempateCon ocasión de la obligación legal de preferir en condiciones de precio, calidad y capacidad de suministros a las MIPYME nacionales, el mismo Decreto 734 de 2012 establece el mecanismo que indica cómo se debe realizar dicha preferencia.De esta forma, el artículo 4.2.5. establece que los pliegos de condiciones de los respectivos procesos deben incluir los criterios que consideren necesarios para desempatar la calificación de las ofertas de los diferentes proponentes en el caso en que después de ser evaluadas queden empatadas.Posteriormente, y si aún continúa el empate, el mismo decreto establece los demás criterios de la siguiente forma:

Preferencia de oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

En caso de continuar el empate entre ofertas, se preferirá a la MIPYME nacional o el consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura conformadas únicamente por MIPYME nacionales.En caso de que el empate persista, se preferirá al consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura en el que tenga participación por lo menos una MIPYME.

Si aún así, la evaluación continúa empatada se preferirá al proponente singular que acredite tener por lo menos el 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad de que trata la Ley 361 de 1997.

4.3 Convocatorias limitadas a MIPYMEColombia, conforme a la estrategia que ha venido adelantando el Gobierno Nacional desde el año 2002, ha negociado y suscrito varios Acuerdos Comerciales Internacionales los cuales, contienen obligaciones precisas en materia de contratación pública. A la fecha, se encuentran vigentes Acuerdos (comúnmente denominados TLC), con Chile, México, los países del triángulo norte (Honduras, El Salvador, Guatemala),

Canadá, Suiza y Liechtenstein. Asimismo, existe la obligación de trato nacional 40con los países de la Comunidad Andina 41.En muchos de estos acuerdos, el Estado colombiano ha incorporado medidas relacionadas con la protección a las MIPYME locales, según lo previsto en las exclusiones de aplicabilidad de dichos Acuerdos Comerciales Internacionales, una de las cuales establece que "los contratos hasta por US$125.000 que se encuentran para beneficio de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas […] se encuentran excluidas del capítulo de compras y sobre las mismas no son predicables las obligaciones del acuerdo"42.En desarrollo de lo anterior, el hoy modificado artículo 12 de la Ley 1150 de 2007 establecía originalmente, la posibilidad de realizar procesos con convocatorias limitadas a MIPYME departamentales, locales o regionales en los procesos de selección cuyo valor se encontrara por debajo de los 750 salarios mínimos legales mensuales vigentes.Esta norma, fue modificada por el Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014 con el objetivo de "promover el cumplimiento de los requisitos que en materia internacional se encuentran en los Capítulos de Contratación Pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia; continuar con los incentivos a las MIPYME, por medio de las convocatorias limitadas, incluyendo adicionalmente, la posibilidad de incluir incentivos a la oferta de bienes y servicios producidos por éstas; [y]'Permitir que la población de la Red Para la superación de la pobreza extrema Juntos pueda acceder a una fuente de empleo alternativa [...] de forma tal que en los pliegos de condiciones las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública dispongan de mecanismos que fomenten, en la ejecución de los contratos estatales, la contratación de dicha población'43 "44.Actualmente, este artículo prevé la posibilidad de abrir procesos contractuales en los cuales se puedan presentar única y exclusivamente MIPYME de conformidad con los compromisos internacionales vigentes (refiriéndose a la exclusión de aplicabilidad en contratos de valor inferior a US$125.000); así como también la posibilidad de otorgar condiciones preferenciales en favor de la oferta de bienes y servicios producidos por ellas. Encargando en ambos casos al Gobierno Nacional, la reglamentación de la materia, es decir, el establecimiento de las reglas y condiciones por medio de Decretos Reglamentarios para su inclusión en los procesos de contratación pública.Dicha reglamentación se encuentra en el Título IV del Decreto 734 de 2012, el cual reglamenta también las convocatorias limitadas a Mypes y Mipyme, en desarrollo de lo previsto en el artículo 32 de la Ley 1450 de 2011.Este decreto, en atención a la distinción entre micro y pequeñas empresas diseñó dos procedimientos distintos en atención a la cuantía de los procesos para privilegiar en unos casos a las Mype; y en otros, las Mipyme según la cuantía de los procesos. Indicando en cada caso los requisitos que se deben cumplir para limitar la presentación de ofertas única y exclusivamente a aquellos proponentes que sean parte de este sector empresarial.Se prevé también en el decreto la posibilidad de que las entidades públicas contratantes –además de limitar la participación en sus procesos a empresas que tengan la calidad de micro y pequeñas empresas – restrinjan la invitación a Mipyme del municipio o departamento de ejecución del contrato; decisión que, además de estar justificada por la entidad pública, deberá tener en cuenta las condiciones del mercado municipal o departamental, según sea el caso, para evitar la declaratoria de desierto del respectivo proceso.De igual forma, es necesario indicar que a pesar de que se restringe la participación única y exclusivamente a Mypes o Mipyme según sea el caso, los demás elementos de procedimiento, continúan siendo los mismos según la modalidad de selección utilizada.Por último, se debe tener en cuenta que en caso de cumplirse los requisitos para limitar las convocatorias a Mipes o Mipyme y de haberse recibido únicamente una oferta al momento del cierre (entendido este como el momento hasta el cual la entidad pública recibe las ofertas), la entidad deberá ampliar el plazo para la recepción de ofertas por un término igual al previsto inicialmente, permitiendo la participación de Mipyme o cualquier interesado, según sea el caso.A continuación, se explicarán algunos detalles para la limitación de las convocatorias a Mypes y a Mipyme.4.3.1. Convocatorias limitadas a MypesEl artículo 4.1.2 del Decreto 734 de 2012 establece los requisitos para limitar la participación única y exclusivamente a Mypes en los procesos que se adelanten mediante licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos si se cumplen los siguientes requisitos:

1. La cuantía del proceso se encuentra por debajo de US$ 75.000;2. Se reciben por lo menos tres manifestaciones de interés solicitando limitar la convocatoria única y

exclusivamente a Mypes en el término comprendido entre la convocatoria pública y el día hábil anterior a la fecha prevista para la apertura del proceso de selección; y,Las Mypes que presentan las respectivas manifestaciones de interés acreditan como mínimo un año de existencia por medio de un certificado expedido por la cámara de comercio o la autoridad respectiva; y, una certificación expedida por el contador público o revisor fiscal respectivo, que indique su tamaño empresarial (micro o pequeña empresa).Así, en el caso en que la cuantía de un proceso contractual sea inferior a US$ 75.000 y se presenten las respectivas manifestaciones de interés indicadas anteriormente cumpliendo todos los requisitos, la entidad recibirá única y exclusivamente las ofertas de los proponentes que tengan la calidad de micro o pequeñas empresas.Por último, en caso en que habiéndose limitado la convocatoria única y exclusivamente a Mypes y al momento de cierre solo se haya recibido una oferta, la entidad ampliará el plazo para la recepción de las mismas, indicando que recibirá ofertas también por parte de medianas empresas.4.3.2. Convocatorias limitadas a MipymeLa limitación de las convocatorias a Mipyme comparte varios elementos previstos para la convocatoria limitada a Mypes.En este sentido, las Mipyme podrán presentar manifestaciones de interés incluso en los procesos de cuantía inferior a los US$ 75.000, pudiéndose limitar la convocatoria a Mipyme si, no se logra limitar a Mypes, pero existen por lo menos tres manifestaciones de interés de Mipyme.De igual forma, los procesos entre US$ 75.000 y US$ 125.000 podrán limitarse única y exclusivamente a Mipyme si se presentan tres manifestaciones de interés solicitando su limitación, en los mismos plazos y términos previstos para las convocatorias limitadas a Mypes.Por último, debe tenerse en cuenta que para el año 2012, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo fijo el valor del dólar en 1.884,46 pesos. Razón por la cual podrán limitarse a Mypes los procesos cuya cuantía sea inferior a $141'335.000 y a Mipyme aquellos cuya cuantía sea inferior a $ 235'558.000.

1. ¿Quién compra en el Estado?Las funciones que desde la Constitución se asignan al Estado, se encuentran distribuidas entre las entidades nacionales y territoriales. A ellas se asignan de manera detallada una serie de competencias y deberes. Para el cumplimiento de estas tareas, las entidades se deben organizar internamente de tal forma que sus servicios sean prestados de la manera más eficaz.Tanto para la organización interna como para el desarrollo de sus funciones, cada entidad estatal requiere del suministro permanente de una amplia gama de bienes y servicios que el propio Estado no está en la capacidad de producir y/o suministrar, de ahí que se tenga que acudir a proveedores de índole privada para lograr la satisfacción de las necesidades particulares y el logro de los fines impuestos por la Constitución Política.En materia de contratación pública por regla general, todas las entidades del Estado se encuentran sometidas al EGCAP 45.

De esta forma, dentro del universo de entidades sometidas a sus disposiciones se encuentran la Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el distrito capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles.Asi mismo, el Senado de la República, la Cámara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, distritales y municipales, la Procuraduría General de la Nación, la Registraduría Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias y las unidades administrativas especiales.

De igual forma, las cooperativas y asociaciones de entidades territoriales, a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales y empresas con participación mayoritaria del Estado en el mayor de los casos, y a las Corporaciones Autónomas Regionales, y, en general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.Todas las referidas entidades deben adelantar sus procedimientos contractuales según lo previsto en el EGCAP.De esta forma, cuando cualquiera de estas entidades requiera adquirir un bien o servicio determinado, deberá iniciar un proceso de selección público y abierto para tal efecto, siendo ésta la oportunidad para los empresarios de participar para ofrecer los bienes que produce o los servicios que presta.

Ejemplos de entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

Así, abren procesos y celebran contratos estatales por ejemplo, la Casa Municipal de la Cultura del municipio Caldas 46; el Instituto de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana del municipio de Bucaramanga 47; la Alcaldía Municipal de Luruaco 48; el Instituto Departamental de Transportes y Tránsito del Atlántico 49; la Gobernación de Cundinamarca 50; el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 51; el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 52 y aproximadamente otras dos mil entidades más.

6. ¿Dónde encuentro información sobre contratos estatales?

Al leer el listado de entidades estatales sometidas al EGCAP podría pensarse que ubicar los procesos de contratación en donde se puedan ofrecer sus productos, es una labor dispendiosa y difícil. Sin embargo, a pesar de lo que se pueda pensar, actualmente existen mecanismos de información fácilmente manejables que les permitirán a los empresarios identificar con facilidad los procesos de contratación que sean de su interés.Así, el Estado, aprovechando las TIC, ha dispuesto algunas herramientas por medio de las cuales suministra información relacionada con los procesos contractuales.Dentro de éstos, encontramos alternativas como el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– y las páginas Web de las entidades públicas contratantes.

Atendiendo los principios anteriormente aludidos en esta guía, (Capítulo 3) se debe resaltar que la publicidad de los actos de las entidades públicas es determinante para poder garantizar la participación de los ciudadanos y el control de todos lo interesados.Así, aprovechando las tecnologías disponibles, la ley le exige a todas las entidades estatales que hagan pública toda la información relativa a los procesos.

6.1 Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP–El SECOP, como mecanismo de promoción de la eficiencia y la transparencia en la contratación pública, es un sistema electrónico de información que permite dar publicidad a la actividad contractual de las distintas entidades del Estado. Constituye el punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía. Así mismo, cuenta con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos e integra el Registro Único Empresarial y Social -RUES- de las Cámaras de Comercio, y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública.Este sistema se desarrolla con la finalidad de integrar y centralizar los diferentes medios de información sobre contratación de las entidades con capacidad para celebrar contratos. Esto contrasta con lo que se venía presentando en el pasado, cuando cada entidad estatal tenía su propio portal de contratación, haciendo que por cada una, existiera una página web en donde se le informaba al interesado acerca de los diferentes procesos de contratación que allí se adelantaban.

Con la implementación del SECOP, el interesado en contratar con el Estado puede obtener información acerca de la totalidad de procesos de contratación que adelantan las entidades estatales, ingresando a este portal único 53. Allí se le informará de manera detallada cuáles son los contratos que se pretende celebrar con cargo al presupuesto público, el tipo de contrato mediante el cual se va a ejecutar la actividad, la forma como se puede vincular al proceso de contratación y la manera como podrá hacer un seguimiento pormenorizado del proceso contractual, entre otros aspectos.De esta forma, las entidades públicas deben publicar los documentos generados con ocasión de la actividad contractual, desde el aviso de la convocatoria pública hasta la liquidación del contrato, cuando ésta proceda. Así, una vez identificado un proceso en el SECOP, es posible conocer en línea toda la documentación necesaria para la presentación de las ofertas y las particularidades propias del proceso contractual, así como la evolución del trámite precontractual y contractual.

Figura 8.El Estado adquiere bienes a todo nivel

Para hacerse una idea de la magnitud de lo que contrata el Estado anualmente baste decir que durante el año 2010, este sistema reportó la apertura de 41.776 procesos por un valor de $7'926.968'728.398 de pesos, mediante la modalidad de Selección Abreviada; es decir, un procedimiento por naturaleza adecuado para la participación de MIPYME.6.1.1 Fase informativa del SECOPLa fase informativa del SECOP se desarrolla mediante el Portal Único de Contratación (PUC).Esta fase "permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en la Ley 80 de 1993. El principal objetivo del PUC es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías para la publicación de las adquisiciones públicas de manera que se beneficien los empresarios, las entidades públicas y la ciudadanía en general. Así mismo, el SECOP busca mejorar las formas de acceso a la información relacionada con aquello que compra y contrata el Estado, con el consiguiente impacto económico que ello genera en la pequeña, mediana y grande empresa, en los niveles nacional, local e internacional"54.Se trata de un mecanismo de transparencia que reduce al máximo espacios para la subjetividad y la improvisación por parte de la entidad estatal. Resulta ser, sin duda, un mecanismo objetivo, eficiente, eficaz y que ante todo facilita el acceso de los interesados a los procesos de compras públicas.

El ingreso al PUC, se puede realizar desde cualquier lugar donde exista acceso a internet, a través de la página web www.contratos.gov.co/, en la cual el empresario tiene a disposición diferentes filtros de búsqueda que facilitan la recaudación de información acerca de aquellos procesos que sean de su interés, bien sea ingresando el número de proceso o número de constancia o simplemente ingresando los datos de la entidad estatal o la denominación del bien o servicio a ofertar. Es mediante este sistema que cualquier empresario puede identificar en todo el país, qué oportunidades se están abriendo día a día para contratar con el Estado.A través del PUC, el empresario que se encuentre interesado en contratar con el Estado podrá identificar los diferentes procesos de contratación, así como el tipo y naturaleza de contrato se va a celebrar, la modalidad de selección del proponente y la oportunidad en términos de tiempos para intervenir, entre otros.

SECOP paso a paso – Paso 1Para buscar oportunidades para contratar con el Estado se debe acudir a la página de internetwww.contratos.gov.co/. En la barra de búsqueda se debe poner la palabra clave del bien o servicio que se quiere ofrecer. Para ilustrar la forma en que opera la página, se propone a continuación una búsqueda concreta y real que podria hacer un empresario que fabrica escobas.Para tal efecto, en el buscador, se escribirá la palabra "escobas" y se dará click en el botón "Buscar".

SECOP paso a paso – Paso 3Se debe hacer click en los resultados de búsqueda que aparezcan y en esos documentos se podrá encontrar información sobre los procesos en los cuales aparezcan los bienes o servicios que se quieren adquirir.

SECOP paso a paso – Paso 4Se pueden también buscar oportunidades usando la herramienta de criterios de búsqueda.Para tal efecto, se debe hacer clic en el hipervínculo "Buscador de información por diferentes criterios de búsqueda".

SECOP paso a paso – Paso 5En los diferentes criterios se pueden seleccionar filtros diferentes, de tal forma que se precisen los procesos cuyas características se acercan en mayor medida a lo que se está buscando

6.2 Publicidad de las convocatorias a licitaciones públicasDentro de las medidas relacionadas con la Contratación Pública incluidas en el Decreto Ley 19 de 2012 "por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública"55 se incluye la publicación de las convocatorias a las licitaciones públicas en la página Web de la entidad pública contratante y en el SECOP.

Estos avisos, a realizar única y exclusivamente cuando se utilice la Licitación Pública como modalidad de selección del contratista, se deberán publicar entre los 10 a 20 días calendario anteriores al inicio del término para presentar ofertas y deben contener información precisa sobre el objeto y las características esenciales de la respectiva licitación.El propósito de esta medida es que se reemplacen las publicaciones en diarios de amplia circulación o medios de comunicación social que estaban contemplados en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.6.3 Publicidad de las convocatorias públicas en los procesos de selecciónSegún lo dispuesto por el artículo 2.2.1. del Decreto 734 de 2012, en los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública, estos avisos deben publicarse en las página web de las entidades sometidas al EGCAP.Los avisos de convocatoria pública deben contener información relacionada con el objeto a contratar, modalidad de selección, si la contratación está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano, presupuesto oficial, el lugar físico y electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condicioness, estudios y documentos previos, además incluirá expresamente, si la convocatoria del proceso está limitado a Mypes o a Mipymes.

Dicho lo anterior, a partir del 2012, los planes de compra se encontrarán disponibles en internet de forma autónoma en cada entidad. Asimismo, según lo dispuesto en el artículo 8.1.19 del Decreto 734 de 2012, los planes de compra se deberán publicar en el Secop a más tardar el 31 de enero de cada año.En estos planes de compra, se encontrará la programación estimada de procesos contractuales que abrirá la entidad, así como la identificación particular de qué se adquirirá por cada proceso. Información que actualmente se encuentra disponible en algunas entidades del Estado 56

Figura 9Información sobre contratos estatales

6.4 Publicidad de los Planes de Compra (principio de planeación)Por medio de la Ley 1474 de 2011, "por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública", y con la idea de incrementar los niveles de participación ciudadana en la gestión pública y la transparencia, se creó la obligación para todas las entidades del Estado de publicar en su respectiva página web el "Plan de Acción". De esta forma desde el mes de enero será posible conocer la planeación que en materia de compras públicas tienen prevista las entidades estatales, abriendo la puerta para que el interesado en ofertar también pueda programar su estrategia con anticipación y hacer una adecuada vigilancia del SECOP para anticipar las oportunidades.

Esta publicación, que debe efectuarse a más tardar el 31 de enero de cada año, debe contener los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión; así como los planes generales de compra.

7. ¿Quiénes pueden contratar con el Estado?7.1. ¿Quién tiene capacidad para contratar?Puede contratar con el Estado cualquier persona que conforme a la ley, pueda obligarse.En este sentido, pueden ser contratistas, las personas naturales 58 nacionales o extranjeras, al igual que las personas jurídicas 59 siempre y cuando acrediten su carácter formal y los requisitos que en cada caso la contratación exija.Por su parte, tambien en materia de contratación estatal se abre la posibilidad de que dos o más personas se asocien, con el fin de hacer factible una finalidad (prestación de un servicio, ejecución de una obra, etc.), brindando cada uno mayor calidad y eficiencia en razón de su especialidad, y evitando mayores costos.En este sentido, la legislación permite que las ofertas sean presentadas por medio de asociaciones previstas para contratos específicos. Así las cosas, se habla, entre otros, de consorcios y uniones temporales.

Estas formas asociativas, son acuerdos de colaboración por medio del cual dos o más empresas para lograr un determinado objetivo se reúnen sin que se establezca una sociedad entre ellos. La existencia de la unión temporal y del consorcio se supedita al proceso en que se pretende participar y permite en esa medida, sumar esfuerzos para lograr la adjudicación de un contrato y ejecutar en forma eficiente el mismo 60.El consorcio y la unión temporal, son figuras similares cuya diferencia fundamental la determina la responsabilidad de los miembros. Así, mientras en el consorcio los asociados responden solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, también asumen todas las consecuencias sancionatorias derivadas de un incumplimiento. En la unión temporal los asociados limitan esta solidaridad al cumplimiento total de la propuesta y el objeto contratado y frente a las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones, éstas se imponen de acuerdo con el porcentaje de participación en la unión temporal.La importancia de estas formas asociativas radica principalmente en la posibilidad de acumular condiciones de experiencia y de capacidad financiera de los diferentes miembros del Consorcio o de la Unión Temporal para cumplir con los requisitos mínimos previstos como condiciones para participar en los diferentes procesos contractuales.

Sobre estas figuras vale la pena resaltar que sólo requieren de un documento privado para su conformación, no tienen costo alguno, y simplemente están sujetas a obligaciones sencillas como llevar contabilidad.En este sentido, si los pliegos de condiciones señalan como "requisito habilitante", acumular 2 años de experiencia en el desarrollo de una actividad comercial, o requieren un patrimonio mínimo, y esto no se puede cumplir en forma individual 61, se puede contemplar la posibilidad de ofertar en forma asociativa 62. De esa forma, si un empresario no cumple con la totalidad de requisitos pueda unir esfuerzos con otros candidatos para participar con posibilidades de éxito en procesos de selección como consorcio o unión temporal 63.Teniendo en cuenta, en todo caso, lo previsto en los pliegos de condiciones para la presentación de ofertas por medio de estas formas asociativas

7.2 Inhabilidades e incompatibilidadesLas inhabilidades e incompatibilidades son el único límite que tienen las personas capaces interesadas en contratar con el Estado para hacerlo. Constituyen una manifestación más del principio de selección objetiva.

Se han previsto en la medida en que el legislador reconoce que el interés público prevalece sobre el interés particular, y en que el interés general debe ser el propósito y conducta dominante para el ejercicio de la función administrativa. En este sentido, y con objeto de evitar la existencia de influencias indebidas en los

procesos de contratación, y asegurar en ellos la imparcialidad y la moralidad administrativa, se excluyen algunas personas de la posibilidad de contratar con el Estado.Las inhabilidades constituyen una limitación para contratar con las entidades estatales que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto que lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades. Así por ejemplo, no podría ser contratista del Estado una persona a quién se le haya declarado la caducidad de un contrato estatal.Las incompatibilidades son aquellas que se predican por regla general para aquellos que desempeñaron un cargo público, para contratar con el Estado, esto con el fin prevenir la posible configuración de un conflicto de interés.

De esta forma, no podría contratar con una entidad pública, el cónyuge, compañero o compañera permanente de un servidor público que se desempeñe en el nivel directivo, asesor, ejecutivo, o sea miembro de la junta o consejo directivo, o ejerza funciones de control interno o de control fiscal.Las causales o las razones por las cuales una persona natural o jurídica se encuentra inhabilitada o tiene una incompatibilidad que le impide celebrar contratos con el Estado se encuentran única y exclusivamente en la Constitución o en la Ley 64.

Figura 10.Algunas inhabilidades e incompatibilidades

8. ¿Qué requiero para poder acceder a los procesos de compras públicas?

8.1 Formalización y contratación públicaFormalizar un proyecto empresarial implica hacerlo visible, reconocido por el Estado, que actúe dentro del marco de la legalidad, que pueda beneficiarse de las políticas estatales de apoyo a la empresa y que pueda celebrar contratos con las entidades estatales. Cumplir con esto es una tarea muy sencilla.

Para ello, quienes no lo han hecho deben surtir el proceso de formalización de la actividad económica, que inicia con la elección del tipo de empresa, seguida por el registro de dicha actividad ante la respectiva

Cámara de Comercio, informando en ese momento quiénes serán los socios o propietarios, la actividad específica a realizar, el lugar de funcionamiento, entre otros datos.

El Gobierno ha venido trabajando para hacer el proceso de formalización cada vez más sencillo y expedito. Hoy en día, además de los pasos anteriormente enunciados, ese proceso se agota previo cumplimiento de los siguientes pasos:Inscripción en los registros de impuestos nacionales, distritales y municipales. Así, se obtiene el Número de Identificación Tributaria –NIT– y se ingresa al Registro Único Tributario – RUT–.

Registro de la empresa ante una administradora de riesgos profesionales –ARP–, para garantizar la seguridad tanto del empresario como de sus trabajadores en el lugar de trabajo.

Registro de la empresa ante el Sena, el ICBF y la respectiva caja de compensación. Afiliación de los trabajadores ante las entidades correspondientes del Sistema General de Seguridad

Social Integral. Cumplimiento de normas relacionadas con la apertura y funcionamiento de establecimientos de

comercio, cuando sea el caso.

Adicionalmente, puede conocer las experiencias de otros empresarios colombianos que ya han empezado exitosamente este proceso 68.Figura 11.Camino a la formalización

8.2 Registro Único de Proponentes -RUPLa verificación de los requisitos habilitantes del proponente, dentro de los cuales se incluye la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, se realiza de forma general a través del Registro Único de Proponentes –RUP–.

Este registro contiene y suministra a las entidades estatales dicha información siendo éste el único documento idóneo para tal efecto. De esta forma, los interesados en participar en un proceso de selección, tienen que inscribirse en el mismo, agotando en un solo trámite el requisito para todos los procesos en que pretenda participar. Por su parte, la Cámara de Comercio respectiva debe verificar y certificar la documentación suministrada por el proponente. Por el trámite de verificación y certificación de la información del registro la Cámara de Comercio cobra una suma de dinero.Con la inscripción en el RUP los proponentes logran racionalizar sus costos asociados a la presentación de propuestas, pues no tienen que presentar la documentación que acredita dichas condiciones en cada proceso contractual en el que pretendan participar.Para el año 2012 según lo previsto en el Decreto 1690 de 2009 la inscripción y renovación tiene un costo de $379.000; y, la actualización o modificación del mismo, tiene un costo de $203.000.

8.2.1 ¿Qué es el RUP?

El RUP es un registro que suministra la información de un proponente en relación con su experiencia, capacidad organizacional, técnica y financiera. En este, reposa la información relacionada con la experiencia probable, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, de forma tal que los proponentes estén clasificados de acuerdo con los contratos que aspiren a celebrar con el Estado.8.2.2 ¿Para qué sirve el RUP?La inscripción en el RUP permite que el oferente acredite ante la entidad estatal contratante sus requisitos habilitantes sin necesidad de tener que presentar toda la documentación en cada propuesta que se presente, como en efecto se hacía antes de la expedición de la Ley 1150 de 2007. En este sentido, los oferentes no tienen que presentar la documentación que acredita dichas condiciones, toda vez que el Certificado emitido por la Cámara de Comercio las acredita ante la respectiva entidad.

Lo anterior representa para los oferentes un beneficio práctico innegable, en la medida en que agotada la gestión ante la Cámara de Comercio respectiva, no tienen que mantener disponibles los documentos que acreditan experiencia o capacidad para presentarlos en cada proceso en el que tengan interés. Esto se traduce a su vez, en la reducción de costos de participación y tramites (pues éstos se entregan una sola vez ante la Cámara de Comercio y, en la medida en que pierdan vigencia, podrán ser actualizados y presentarse cada año con la solicitud de renovación).Resulta fundamental destacar que uno de los propósitos de este registro, consiste en facilitar la verificación de las condiciones de cada proponente (capacidad financiera, técnica, jurídica, organizacional y la experiencia), requisitos que son previos al inicio del proceso, garantizando que los oferentes participen en igualdad de condiciones e impidiendo que los pliegos de condiciones se ajusten para que determinado oferentes resulte favorecido, garantizando así, el principio de selección objetiva antes explicado. A este sistema se le conoce como el principio "pasa – no pasa".8.2.3 ¿Se requiere la inscripción en el RUP para participar en todos los procesos de contratación?No. La ley contempla algunos casos en los cuales no se requiere esta inscripción 69. Se trata de los casos de contratación directa, los contratos para la prestación de servicios de salud, los contratos de mínima cuantía de la entidad respectiva, los contratos por medio de los cuales la entidad pretenda adquirir productos agropecuarios que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas, entre otros.

8.2.4 ¿Cómo se tramita el RUP? Paso a pasoEl Decreto 734 de 2012 modifica algunos elementos del RUP contenidos en el derogado Decreto 1464 de 2010. Al respecto, debe tenerse presente el régimen de transición contenido en el artículo 6.4.6. del Decreto 734 de 2012 el cual establece que "los certificados RUP expedidos por las cámaras de comercio en atención a la información verificada con los requisitos del decreto 1464 de 2010 serán aceptados por las entidades estatales, hasta tanto el respectivo proponente actualice o ajuste la información requerida por el presente decreto."En virtud de lo dispuesto en la norma mencionada, los proponentes que requieran actualizar la información contenida en el RUP, a partir del primero de septiembre, deben ajustarse a las disposiciones del Decreto 734 de 2012.De igual forma, están obligados a inscribirse en el RUP, cumpliendo los requisitos establecidos en el Título VI del Decreto 734 de 2012: a) Los proponentes que durante el año 2012 no se hayan inscrito en el RUP y b) Los proponentes inscritos que durante el año 2012 dejaron cesar los efectos de la inscripción.Obtenga y diligencie el "Formulario Único para Inscripción, Actualización y Renovación". Éste puede descargarse de la página web de cualquier Cámara de Comercio del país, 70 o puede solicitarse en cualquier sucursal de la misma. En el formulario se debe incluir información relacionada con las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización de su empresa, como se detallará más adelante.

Este formulario se adopta mediante una resolución expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio. El formulario actual se encuentra disponible para descarga en el siguiente vinculo:http://camara.ccb.org.co/documentos/10816_nuevoformulariorupinstrucciones2012.pdf

Una vez diligenciado el formulario, deberá reunir la documentación establecida en los artículos 6.2.1.3 a 6.2.1.6. del Decreto 734 de 2012, a efectos de demostrar su capacidad jurídica 71 (artículo 6.2.1.3),

experiencia 72 (artículo 6.2.1.4), capacidad financiera 73 (artículo 6.2.1.5) y capacidad de organización, (6.2.1.6)74 con el fin de que la Cámara de Comercio pueda verificar la información suministrada en el formulario.Cumplidos todos los requisitos, la Cámara de Comercio procederá a la inscripción del proponente en el RUP.Como resultado de lo anterior, la Cámara de Comercio emitirá una certificación con la información relativa a las características económicas, jurídicas y técnicas del proponente, conforme al artículo 6.1.3.2 del Decreto 734 de 2012 75. La expedición de la certificación por la Cámara de Comercio acredita que el proponente goza de determinadas características económicas, jurídicas y técnicas.Es importante saber que la certificación entregada por la Cámara constituye plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan. Lo anterior implica que ninguna entidad estatal puede solicitar información que se haya verificado en el RUP; únicamente pueden verificar la información que no conste en éste, siempre y cuando se considere necesaria por la naturaleza del objeto a contratar76.

8.2.5 Clasificación de los proponentes

Surge ante la necesidad de identificar las actividades económicas de los particulares que quieren prestar sus servicios al Estado. La clasificación corresponde a la ubicación del proponente que este mismo hace, dentro de las clasificaciones contenidas en el Sistema de Clasificación Industrial Uniforme (CIIU)77.La clasificación que haga el proponente en el RUP debe coincidir con la información reportada en el Registro Único Tributario - RUT y en el Registro Mercantil que llevan las cámaras de comercio78. Se resalta que el proponente podrá clasificarse en una o varias clasificaciones contenidas en el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) en los límites establecidos para el RUT que permite una actividad principal y tres secundarias79

Anteriormente el Registro Único de Proponentes incluía la calificación de los proponentes y la capacidad máxima de los mismos. En atención a las modificaciones relacionadas con la contratación pública por medio del Decreto Ley 19 de 2012, las mismas fueron eliminadas con el fin de facilitar la inscripción y la utilización de este registro 808.2.6 ¿Qué es la Experiencia Probable?Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad en la cual se inscribe 81.Para el caso de personas jurídicas como las sociedades comerciales se cuenta a partir de la fecha de adquisición de la personería jurídica, en el caso de personas naturales a partir de la fecha de terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior o en su defecto, de la fecha de grado que figure en el acta de grado o en el título profesional o en la tarjeta o matrícula profesional.

8.2.7 ¿Qué es la Capacidad Financiera?Es la posibilidad de una empresa para realizar pagos e inversiones para su crecimiento y desarrollo. Esta capacidad se establece con base en el balance general del proponente con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción82.8.2.8 ¿Qué es la Capacidad de Organización?Está conformada por la organización operacional y la organización técnica.La organización técnica está relacionada con el personal vinculado al proponente mediante una relación contractual en la cual desarrollen actividades referentes a cada una de las actividades en que se ha clasificado (construcción, consultoría o proveeduría)83.La organización operacional se determina por los ingresos brutos operacionales relacionados exclusivamente con la actividad de construcción y proveeduría, en términos de SMLMV, calculadas con base en el SMLMV al momento de causación84

La organización operacional sólo es aplicable a las actividades de construcción y proveeduría, no para la de consultores85.8.2.9 ¿Cuál es la vigencia del RUP y cómo lo renuevo?La inscripción en el registro tiene una vigencia de un año, y se deberá renovar dentro del mes anterior al vencimiento de la misma86.La omisión de la renovación conlleva el cese de los efectos de verificación documental y certificación de las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente por parte de la Cámara de Comercio. En este sentido, en la medida en que el registro no se renueve, la Cámara de Comercio no expedirá los certificados acreditando la información anterior.Así, para evitar ser excluido de los procesos en los que se requiera RUP, se debe diligenciar oportunamente el Formulario Único señalando en el Anexo 1 que se trata de una "Renovación". Se deben aportar los mismos documentos exigidos para la inscripción, salvo aquellos que al momento de realizar la solicitud de renovación aún se encuentren vigentes.

De igual forma, no es necesario aportar de nuevo la información que se haya actualizado en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro; en cuyo caso, su actualización la hará directamente la Cámara de Comercio respectiva.Sin embargo, por disposición de la normativa aplicable al Registro, es necesario aportar de nuevo los soportes de la información financiera, para lo cual, deberá adjuntar su balance general con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al de la inscripción, o el balance de apertura si es una sociedad nueva o una persona natural que haya iniciado operaciones en el mismo año. Estos deben estar certificados por un contador público o revisor fiscal según corresponda, quienes deben adjuntar además una copia de la tarjeta profesional y la respectiva certificación expedida por la Junta Central de Contadores sobre su vigencia.

Requisitos formales

Formulario Único para el RUP debidamente diligenciado

Registro Único Tributario – RUT

Prueba del cumplimiento de las obligaciones parafiscales (artículo 50 de la Ley 789 de 2002) y certificación sobre el tamaño empresarial, expedida el Revisor Fiscal o el Contador

Calificación

Experiencia Probable

Si se trata de persona natural consultor o constructor: certificación de la institución de educación donde se acredite la terminación y aprobación del pénsum académico o, copia del acta de grado o del título profesional o, matrícula o tarjeta profesional, dependiendo de la actividad

Si se trata de persona natural proveedor: certificación del contrato más antiguo o copia del contrato acompañado de una declaración firmada por el proponente.

Persona Jurídica: documento que acredite el reconocimiento de la personería jurídica, en los casos en que no se encuentre matriculado en la Cámara de Comercio o inscrito como Entidad sin Ánimo de Lucro

Capacidad Técnica Certificación del representante legal en la que se indique el número de socios y personal vinculado mediante relación contractual.

Capacidad FinancieraBalance general o balance de apertura certificados por el Revisor Fiscal o el Contador, tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal y Certificación de la Junta de Contadores

Capacidad de organización

Certificación de ingresos brutos operaciones suscrita por el Revisor Fiscal o el Contador, tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal y Certificación de la Junta de Contadores

8.2.10 ¿La Cámara de Comercio puede rechazar mi solicitud?Sí. En general, el hecho de no diligenciar el formulario único debidamente, presentarlo con enmendaduras o tachones, adjuntar algún documento o presentar información inconsistente y cuando los datos del formulario no coincidan con con el Registro Mercantil o el Registro de entidades sin ánimo de lucro, impide que la Cámara de Comercio realice la inscripción 88. Sin embargo, si esto le ocurre, una vez la Cámara de Comercio le informe que su solicitud no pudo ser tramitada, ésta tiene la obligación de devolverle el formulario y todos los documentos aportados, indicándole la causa de la devolución con el fin de que pueda subsanar los errores.Una vez efectuadas las correcciones, el interesado podrá presentar nuevamente los documentos para continuar con el trámite sin ningún tipo de sanción. 8.2.11 ¿Puedo controvertir o recurrir el acto de inscripción de un registro?Sí. Una vez la Cámara de Comercio haya realizado la verificación documental de la información aportada por el proponente, la misma expedirá y publicará un "acto de inscripción" contra el cual cualquier persona podrá presentar un recurso de reposición para que éste se aclare, modifique o revoque.Así, si usted está en desacuerdo con la inscripción de un determinado registro de un competidor, podrá controvertirlo de la misma manera que podrá hacerlo un tercero respecto de su registro.Para el trámite de esta impugnación deberá allegarse a la Cámara de Comercio correspondiente, dentro de los 10 días siguientes a la publicación del acto de inscripción, actualización o renovación,89 un escrito en el cual exponga las razones de inconformidad con el registro 90 así como las pruebas documentales con las que se demuestren las inexactitudes que se alegan91.

La Cámara de Comercio deberá notificar del recurso al inscrito para que éste pueda ejercer su derecho de defensa mediante una comunicación que contenga las razones por las cuales considera que la inscripción del registro está ajustada a la ley 92.8.2.12 ¿Cómo se modifica el RUP?Cuando se presente algún cambio en los datos contenidos en el RUP (cambio de domicilio, dirección, representante legal, etc.), el interesado deberá obtener nuevamente el "Formulario Único" diligenciando únicamente los datos que fueron modificados especificando en el Anexo 1 que se trata de una "Actualización o Modificación". Este formulario deberá ir acompañado únicamente de los documentos que acrediten las modificaciones solicitadas.8.2.13 Formulario ÚnicoDentro del Formulario Único se deben relacionar los datos de identificación, el domicilio, la experiencia probable, la capacidad técnica y la clasificación; así mismo, se debe indicar la cantidad de folios que se aportan como soportes documentales de la información relacionada y la firma del representante legal.

9. ¿Cómo compra el Estado?

La Ley 1150 de 2007 modificó la forma en la cual las entidades públicas seleccionan la mejor oferta haciendo el proceso más eficiente y patrocinando que la entidad privilegie las condiciones de lo ofrecido y no de quién lo ofrece.

En este sentido, por medio de dicha ley se ajustaron las modalidades de selección a la naturaleza de los bienes y servicios a contratar y se separaron los requisitos del proponente de los requisitos de la oferta.Así, una vez identificada la modalidad de selección a utilizar, las entidades públicas deben establecer unos requisitos mínimos que deben cumplir todos los oferentes para determinar si son aptos o no para ejecutar el objeto contractual93.

Figura 13.Requisitos para llegar a una selección objetiva

Estos requisitos mínimos deben ser en todo caso, proporcionales al objeto contractual y de esta forma permitir que se puedan presentar el mayor número de oferentes. Hacerlo de otra forma, supondría privilegiar al contratista "más grande" y desconocer la posibilidad que tienen los contratistas "pequeños" de ejecutar satisfactoriamente algunos contratos.Así, una vez preseleccionados los proponentes considerados como aptos para ejecutar el contrato respectivo (en atención a su capacidad jurídica, capacidad financiera, condiciones de experiencia, entre otros) por medio del ejercicio denominado comúnmente "Pasa - No Pasa", la entidad define la mejor oferta según las reglas previstas en la normativa y en el pliego de condiciones.

Conforme a la ley Colombiana, se contemplan como modalidades de selección de contratistas la licitación pública, la selección abreviada, el concurso de méritos, la contratación directa y la contratación de mínima cuantía, cuyos supuestos para la aplicación se encuentran en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, y 1474 de 2011.9.1 ¿Cómo se determina el procedimiento que debe agotar el Estado para escoger al contratista conforme cada modalidad de selección?El Estado, para poder cumplir con sus funciones necesita contratar con particulares. En este sentido, y sobre el hecho que los actos de las entidades del Estado sólo pueden darse bajo el cumplimiento de unas reglas preestablecidas y públicas y no pueden ser objeto de actuaciones improvisadas, es importante exponer claramente la mecánica de una de las modalidades de selección.

Estas son un conjunto de procedimientos reglados que debe llevar a cabo cada entidad estatal para escoger a un contratista. Se podrían visualizar como las diferentes rutas que puede escoger el Estado para llegar a un destino final, que es la adquisición de un bien o servicio. La determinación de la modalidad de selección a utilizar, la cual determina las particularidades del procedimiento a utilizar a lo largo del proceso, debe hacerse teniendo en cuenta la naturaleza del objeto a contratar y su cuantía, según lo previsto en la Ley 1150 de 2007 y el 734 de 2012. En este sentido, no existe libertad para que los funcionarios de una entidad pública contraten bienes o servicios a través de la modalidad que se les antoje, pues estos requisitos están expresamente contemplados en la ley, garantizando así un marco general para cada proceso dentro del cual se preverán en forma anticipada las reglas a las que se someterá cualquier interesado y la entidad misma.

9.2 ¿Cuáles son las particularidades de cada modalidad de selección?Las modalidades de selección, constituyen la forma mediante la cual el Estado selecciona a sus contratistas, ajustando sus requerimientos a lo establecido en la ley. En este sentido, es importante poner de presente que los criterios utilizados por el legislador para enmarcar determinada actividad o bien dentro de una modalidad u otra, dependen principalmente de un criterio económico y del análisis del tipo de bien o servicio a contratar.

Figura 14.Modalidades de selección

A continuación, se presentará cada modalidad de selección indicando de forma general, algunos elementos a tener en cuenta.9.2.1. Licitación públicaSegún lo establecido por la Ley 1150 de 2007, la licitación pública es la modalidad de selección que, por regla general, deben emplear las entidades públicas en materia de contratación estatal, por ser la que garantiza la mayor participación de oferentes.Así, cuando surge para el Estado la necesidad de adquirir bienes o servicios que no se encuentren contenidos en otras modalidades de selección, la ley 94 obliga a las entidades estatales a invitar públicamente a los particulares a presentar ofertas con el fin de escoger la que satisfaga en mejor medida los intereses del Estado, de acuerdo a criterios objetivos de selección.A modo de ejemplo, citamos algunos procesos de selección que se abrieron en el municipio de Rionegro, Antioquia, durante el 2011:Del anterior cuadro podemos ver cómo, a través de esta modalidad de selección, se contrata una diversa cantidad de bienes y servicios que, como dijimos, no se encuentran enmarcados dentro de las otras modalidades que analizaremos más adelante.

Figura 15.Diferentes licitaciones en el municipio de Rionegro en 2011

El procedimiento a seguir se encuentra enunciado de forma general en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993. En este, se enuncian los pasos que deben adelantar las entidades públicas cuando utilicen la modalidad de licitación pública95.Como primera actividad, se debe publicar el aviso de convocatoria pública. Éste, según lo previsto en el artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012 "contendrá la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, si está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado colombiano, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. Adicional a lo anterior, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes conforme lo señalado en el Título IV del presente decreto".De esta forma, los interesados deberán consultar el proyecto de pliego de condiciones a través del SECOP. En el término establecido en el proyecto de pliego de condiciones (mínimo 10 días), se podrán formular las observaciones que se consideren necesarias y procedentes96.

Dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta 3 avisos, con intervalos entre 2 a 5 días calendario, en la página web de la entidad contratante y el Secop. (Numeral 3 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012.)Posteriormente, la entidad pública expedirá un acto administrativo de apertura y publicará en el SECOP el pliego definitivo, el cual deberá contener los requisitos indicados en el artículo 2.2.2. del Decreto 734 de 201297.Paso seguido, según lo previsto en el numeral 4 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 220 del Decreto 019 de 2012, la entidad contratante deberá programar una audiencia de aclaraciones en la cual se precisará el contenido y alcance del pliego de condiciones y se revisará la asignación de riesgos previsibles según lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007

Agrega la norma que como resultado de lo discutido en la audiencia de aclaraciones, la entidad contratante de considerarlo conveniente, expedirá las modificaciones hechas a los pliegos y prorrogará, si resulta necesario, el plazo de la licitación.

Es importante recordar que el hecho de que se surta una audiencia de aclaraciones, no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales a los pliegos.

Estudiado el pliego de condiciones, verificado el cumplimiento de las exigencias en él descritos y agotada la audiencia de aclaraciones, quien esté interesado en competir respecto del contrato a celebrar deberá elaborar de la manera que se le solicite, una oferta de sus bienes o servicios o propuesta, en donde además de tener en cuenta su beneficio económico, deberá observar que su ofrecimiento además de ser congruente con las variables solicitadas en el pliego, genere las condiciones más ventajosas o convenientes para la entidad contratante.

Dicha oferta deberá presentarse dentro del plazo contemplado en el pliego de condiciones y en el lugar indicado para ello, pues de lo contrario no será tenida en cuenta.Una vez la entidad cuente con todas las ofertas, realizará dentro del plazo establecido en los pliegos de condiciones una verificación del cumplimiento de los requisitos y condiciones de cada proponente, y del contenido de la oferta.Es importante tener en cuenta que las entidades estatales en los procesos contractuales no pueden rechazar las ofertas por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que soporten las condiciones del proponente o el contenido de la oferta. En caso de identificar la ausencia de alguno de éstos, dará la oportunidad al proponente de adjuntar los mismos.Verificados los requisitos habilitantes y el contenido de la oferta, se publicará un informe en el SECOP en el que se indicará el orden de elegibilidad de las ofertas propuesto por la entidad 98. Los oferentes contarán con un término de cinco (5) días hábiles para presentar todas las observaciones que estimen pertinentes.

En esa oportunidad, los interesados cuentan con un espacio para exigir a la entidad que corrija eventuales errores que vayan en contra de lo previsto en la ley o en el mismo pliego de condiciones, requiriendo incluso, que se revise la habilitación que se haya podido dar a otros oferentes.Una vez los proponentes hayan presentado las observaciones al informe de evaluación de las propuestas, la entidad contratante dentro del término que se haya establecido en el pliego de condiciones realizará la audiencia pública de adjudicación, en la cual se divulgará el nombre de la oferta adjudicataria del contrato.En esta audiencia la ley permite que los oferentes se pronuncien respecto de las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas a los informes de evaluación, así como en relación con las observaciones de otros oferentes 99. En ningún caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad contratante requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado por los oferentes.

Si la audiencia no se suspende, en ésta se determina el oferente favorecido con la adjudicación del contrato, quien deberá suscribirlo y ejecutarlo de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones, en el contrato mismo y en la ley, de conformidad con los postulados de buena fe y colaboración con la Administración.9.2.2 Selección abreviadaEsta modalidad está prevista para aquellos casos en los que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía del bien, obra o servicio, se puede adelantar un proceso sencillo y simplificado, que promueve la eficiencia de la gestión contractual.Esta modalidad se utiliza en los siguientes eventos100:

a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.Estos bienes y servicios son aquellos que tienen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos101.

La adquisición de estos bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades se realiza a través de procedimientos de subasta inversa o adquisición a través de bolsas de productos 102, como lo analizaremos a continuación:

• Subasta inversa: es el mecanismo por el cual los interesados en ofrecer sus bienes y servicios realizan una puja dinámica, mediante la reducción sucesiva de sus precios durante un tiempo determinado.El reglamento contempla dos modalidades de subasta inversa: la subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos 103 y la subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante ésta, se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito 104.

Figura 16.Cómo se adelanta una subasta inversa

En este sentido, el único criterio a tener en cuenta para la selección del contratista es el menor precio ofrecido; pues sea cual sea el oferente seleccionado, los bienes o servicios que ofrece deben cumplir con las especificaciones técnicas previamente identificadas.Esto permite, por medio de la utilización de este mecanismo de conformación dinámica de la oferta, hacer un uso más eficiente de los recursos públicos.

Así, el oferente deberá desde un principio y antes de iniciarse la subasta, establecer cuál es el precio mínimo que puede ofrecerle a la entidad estatal por un determinado bien, con el fin de evitar llevarlo a punto de pérdida económica en caso de resultar favorecido con la subasta inversa.Las subastas pueden realizarse por ítems individuales o por lotes, es decir, como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo y cuya naturaleza individual corresponde a unas características técnicas uniformes y de común utilización.En relación con los estudios previos necesarios para esta modalidad, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización contará con una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad. Su elaboración será responsabilidad de cada entidad.Las fichas técnicas deben contener, como mínimo la denominación de bien o servicio, la unidad de medida y una descripción general 105.

En el momento que lo determine el pliego de condiciones, los proponentes deberán presentar una propuesta completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización, así como una propuesta inicial de precio (en sobre separado y sellado), la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final106.Lo ideal en este tipo de procesos es que el interesado tenga claridad sobre los costos reales en que incurriría de ser adjudicatario y tenga claro el umbral hasta el cual podría ofertar en la puja.El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará en el SECOP. En este informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes.Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, la entidad llevará a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones.

En caso de sólo haber un proponente habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y ajuste su oferta a un descuento mínimo.En todo caso, la realización de éste descuento no es obligatorio para el proponente, quien en caso de no hacerlo, provocará que el respectivo proceso de selección sea declarado desierto.La entidad se reserva la posibilidad de requerir al oferente que haya postulado el menor precio para determinar si el mismo es un precio artificialmente bajo.Como ejemplos de procesos realizados por subasta inversa, podemos citar el caso de la Superintendencia de Industria y Comercio, que abrió un proceso de selección abreviada en la modalidad de subasta inversas presencial para la adquisición de "quinientas (500) sombrillas publicitarias para la Superintendencia de Industria y Comercio". Así mismo, COLDEPORTES abrió proceso de selección abreviada para "adquisición de 770 kits uniformes deportivos que incluyen:

Bolsas de Productos: Las bolsas de productos pueden definirse como aquellos espacios en los cuales vendedores y compradores se reúnen a efectos de negociar respecto de determinado producto, por intermedio de comisionistas; en este caso, respecto de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización.Las bolsas de productos deben estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales, de tal forma que sólo aquellos que se encuentren dentro de tal listado podrán ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate.Este listado actualizado de bienes y servicios debe mantenerse a disposición de las entidades estatales y del público en general en las oficinas de las bolsas y permanecer publicado en la correspondiente página web107.Además de los requisitos mínimos para todos los estudios previos, los que elabore la entidad estatal que desee adquirir bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos, contendrán lo siguiente:

1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.En la negociación por cuenta de entidades estatales en bolsas de productos, el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio. Esta negociación podrá hacerse de manera presencial o electrónica. Como ejemplo de esta modalidad, podemos citar la apertura del proceso iniciado en 2011 por COLDEPORTES para la "adquisición de hardware para las dependencias de Coldeportes, compuesto por: (pc de escritorio, equipos portátiles, impresoras, escáner, video beam e implementos de los servidores) de conformidad con los estudios previos las fichas técnicas y la propuesta presenta por el comisionista."b) La contratación de menor cuantía108. Ésta se determina teniendo en cuenta los presupuestos anuales de las entidades públicas, expresados en salarios mínimos legales mensuales, según los criterios previstos en la Ley 1150 de 2007 109Así, atendiendo la capacidad de gestión de las entidades contratantes, el procedimiento previsto para esta causal dentro de la selección abreviada, ha sido entendida como una "mini-licitación", según criterios de razonabilidad y en desarrollo de los principios de economía y eficiencia; con lo cual, es un procedimiento expedito cuando los montos a comprometer no son tan altos. Asimismo, es necesario tener en cuenta las cuantías señaladas para la "menor cuantía", para determinar la cuantía aplicable a la "mínima cuantía", modalidad de selección independiente que se detalla en el numeral 9.2.5.

Figura 17.Menor cuantía en cada entidad

Como ejemplo de esta modalidad, podemos citar la contratación de menor cuantía iniciada por el Departamento del Casanare para la "prestación de servicios de transporte y movilización de elementos, equipos, personal técnico y profesional de la gobernación de Casanare y de la oficina asesora jurídica" por un valor de $42.999.088.c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud 110 .d) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.e) La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995.f) Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas111.g) Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 112.h) Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley 113.i) La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional 114.9.2.3. Concurso de méritosAsí por ejemplo, durante el 2011 el INVIMA inició un concurso de méritos para seleccionar un contratista que pudiera "prestar el servicio para el diseño, desarrollo, aplicación, análisis comparativo y análisis del estudio de percepción y satisfacción del INVIMA entre agentes (sectoriales), vigilados (usuarios) y consumidores"; así mismo, el Instituto Nacional de Concesiones INCO abrió un concurso de méritos para "Prestar servicios profesionales de asesoría técnica, administrativa, social, predial, ambiental, financiera, contable y jurídica para la supervisión, seguimiento, control, revisión, análisis, verificación, evaluación y aprobación de todos los productos elaborados por ISA en la fase de cooperación, incluidos los estudios y diseños etapa de evaluación, del contrato interadministrativo INCOISA de enero 28 de 2010 - Proyecto Autopistas de la Montaña". Así, a nivel nacional, las entidades inician periódicamente concursos de méritos con el fin de celebrar contratos con aquellas personas que cumplan determinadas condiciones relacionadas con sus conocimientos técnicos o científicos, como se desprende de los ejemplos anteriores.Las particularidades del concurso de méritos, así como de la selección abreviada y la contratación directa, se encuentran de forma general en el Decreto 734 de 2012.

En el concurso de méritos116 se puede utilizar el sistema de concurso abierto117 o de precalificación118.a. Concurso con precalificación. Consiste en un proceso que inicia por la elaboración de una lista limitada de oferentes que puede servir para uno o varios procesos en la modalidad de concurso de méritos. Es importante destacar en este punto que el procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los concursos de méritos para los que se aplique.El procedimiento de precalificación se efectuará de la siguiente forma119:

La entidad contratante deberá realizar una convocatoria pública a través del SECOP. Esta convocatoria debe incluir la información relativa a: (i) la fecha límite para que los interesados

manifiesten la disposición de participar, (ii) los criterios que se tendrán en cuenta para conformar las listas,

(iii) la indicación de si se trata de lista corta o multiusos y (iv) los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigirán a los integrantes que conformarán las listas.

Los interesados en hacer parte de la lista deberán manifestar su interés por escrito, dentro del término señalado en la convocatoria. Quien manifieste interés, deberá presentar la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes120.

El concurso con precalificación se subdivide, entonces, en dos grupos: Lista corta: La lista corta es la que está conformada por varios oferentes para un proceso de

selección determinado.Para conformar esta lista, el comité asesor121 con que debe contar la entidad que prepara el concurso, verificará que cada interesado cumpla con los requisitos habilitantes y, posteriormente, valorará los documentos allegados por éstos. Con esta información, se elaborará una lista corta con varios oferentes precalificados122.Si la lista no queda conformada por al menos dos interesados, la entidad podrá revisar las condiciones establecidas y hará los ajustes necesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria.Para garantizar la transparencia en la calificación, en el aviso de convocatoria se deberá especificar de forma clara la manera cómo se valorará la información allegada por los interesados, relacionada con:

La experiencia general relacionada con el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución.

La estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos con que cuenta.

Los criterios que deben tener en consideración son los siguientes: Experiencia general que resulte relevante para el objeto a contratar, que en adición asegure la

idoneidad del futuro proponente para la ejecución del contrato. Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos con

que cuenta.En adición a lo anterior, la entidad estatal podrá tener en cuenta otros criterios objetivos que se dirijan específicamente a identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.b. Concurso abierto. El concurso de méritos abierto es aquel en el cual la entidad permite que todos aquellos interesados en el proceso puedan presentar su propuesta, conforme a las reglas que se señalan en el pliego de condiciones sin que se les haga una precalificación previa. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.¿Cómo se lleva a cabo el concurso?Una vez conformadas las listas anteriormente descritas o establecida la modalidad de concurso de méritos, se surtirá el siguiente procedimiento123:Figura 18.Cómo se adelanta un concurso de méritos

9.2.4. Contratación directaDe forma excepcional, la ley contempla la posibilidad de seleccionar al contratista sin la necesidad de solicitar y evaluar varias ofertas por medio de la Contratación Directa.Esta modalidad de selección, al ser excepcional, queda limitada a los casos especiales en que por circunstancias tales como las características excepcionales y únicas del contratista, o la apremiante necesidad, no se justifica o no se puede adelantar un proceso abierto de selección y en consecuencia, se justifica una restricción a la abierta competencia por la proveeduría de bienes y servicios estatales.A diferencia de las anteriores modalidades, la contratación directa está excluida de la obligación de solicitar a los interesados el RUP, de acuerdo con lo previsto en la el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012124.Las causales específicas que permiten a las entidades estatales acudir a la contratación directa, se encuentran en el numeral 4º del artículo 2 de la citada Ley 1150:a) Urgencia manifiesta. Este supuesto se identifica, por ejemplo, con situaciones por causa del invierno, en donde los municipios se ven en la obligación de proveer bienes (salud, alimentos etc.) a los damnificados por la ola invernal, y se requiere mayor celeridad en la contratación.b) Contratación de empréstitos.c) Contratos interadministrativos 125.

d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición 126.e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

Debe tenerse en cuenta que la contratación directa jamás puede ser utilizada por la entidad para evadir un proceso abierto de selección, tipo licitación o selección abreviada. Permitir que las entidades estatales acudan a la contratación directa sin justificarlo adecuadamente, implica un riesgo mayor para la asignación eficiente del presupuesto público y un espacio para la corrupción; de ahí que corresponda a los ciudadanos verificar y denunciar desviaciones en este sentido.

Cuando la entidad estatal estime que procede el uso de la modalidad de selección de contratación directa, deberá expedir un acto administrativo que necesariamente contendrá127:

El señalamiento de la causal que se invoca. La determinación del objeto a contratar. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes o al

contratista. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en

caso de contratación por urgencia manifiesta (pues en este caso no se necesitan).Figura 19.Cómo se adelanta una contratación directa

9.2.5. Contratación de mínima cuantía.Por medio del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 conocido generalmente como "Estatuto Anticorrupción", el Congreso creó una nueva modalidad de selección denominada mínima cuantía la cual procede en todos los casos en los que, con independencia del objeto particular, se adquieran bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante128. Esta modalidad fue motivada en el debate legislativo sobre la base de que se trata de un procedimiento que resulta "bastante ágil y garantiza la pluralidad de oferentes, con innovaciones tan importantes como que la entidad pública pueda realizar adquisiciones en grandes almacenes, lo que garantiza que el precio al que compre la entidad sea el precio de mercado más conveniente"129.La contratación de mínima cuantía se encuentra reglamentada en el Capítulo V del Título III del Decreto 734 de 2012, donde se establece que:1) Las adquisiciones de bienes, servicios y obras del 10% de la menor cuantía130deberán tener un estudio previo simplificado únicamente con los elementos descritos en el artículo 3.5.2. del decreto131.

2) Esta modalidad de selección no aplica cuando se deba utilizar otra como la contratación directa, caso en el cual deberán observarse las reglas previstas para dicha modalidad independientemente de la cuantía y del objeto132.3) Se establecen unos elementos únicos que debe contener la invitación pública a ofertar y su medio de publicidad a través del SECOP 133.4) Así, esta invitación se publicará en el SECOP por un término no inferior a un (1) día hábil, señalando el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, y las condiciones técnicas exigidas.5) El término previsto en la invitación para que los diferentes oferentes presenten su oferta no podrá ser inferior a un día hábil.6) La entidad seleccionará la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas. Esta decisión se comunicará a través de una aceptación de la oferta.

7) La comunicación de aceptación junto con la oferta, constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.

Figura 20.Cómo se adelanta un proceso de mínima cuantía

De conformidad con lo establecido en los artículos 6 y 7 de la Ley 1150 de 2007, para esta modalidad de selección NO son exigibles los requisitos de RUP ni de garantías contractuales134.9.3 Preparación común a los procesos contractualesUna vez señaladas las modalidades de selección, las cuales tienen un procedimiento preciso para su desarrollo en atención a los objetos que se deseen contratar, procederemos a explicar algunos elementos que, en desarrollo de los principios de publicidad y transparencia, son transversales a la Contratación Pública y deben tenerse en cuenta en cualquier modalidad de selección.9.3.1 ¿Por dónde debo empezar si quiero venderle bienes y servicios al Estado?La entidad que requiere iniciar un proceso de selección para adquirir un bien o servicio debe elaborar unos estudios previos y un proyecto de pliegos de condiciones, respecto de los cuales los interesados podrán formular observaciones. En este documento debe estar claramente identificada la necesidad de la entidad para abrir un determinado proceso, la modalidad de selección escogida, su justificación, y una primera aproximación a las características que está buscando en el bien o servicio que va a adquirir. También en este documento debe indicar el presupuesto que tiene previsto para el contrato.

Aquí la entidad, en desarrollo del principio de planeación, indica qué requiere y cómo lo requiere, informando al público en general su necesidad, con un doble objetivo: invitar a varios proponentes al proceso; y, que dichos proponentes en atención al conocimiento del mercado y de su negocio, presenten las observaciones que consideren pertinentes, pudiendo incluso mostrarle a la entidad pública que los bienes que dice necesitar, no los necesita, o que, existen otros bienes que satisfacen de una mejor forma su necesidad.Es importante destacar que en los casos en que los cuales la modalidad escogida sea la contratación directa, no es indispensable que se elaboren pliegos de condiciones, pues dadas las especiales características de esta modalidad, se requiere un proceso más expedito. Adicionalmente, para el caso de la modalidad de selección de mínima cuantía, es importante destacar que los pliegos de condiciones, se denominan "invitación pública". En ellos no se exige el nivel de detalle y la cantidad de información que sí se requiere, por ejemplo para las licitaciones públicas.La información de los proyectos de pliegos puede ser objeto de modificaciones, bien sea porque tras un mayor estudio la entidad hace ajustes a los requisitos del objeto del contrato, o porque a través de comentarios y observaciones de personas interesadas en el proceso tiene acceso a mayor información y considera otros aspectos a tener en cuenta a la hora de definir las características definitivas de lo que va a contratar.

Dada la importancia de que los interesados en el proceso de selección contribuyan a la formulación final de los pliegos de condiciones, la entidad debe publicar los pre-pliegos, junto con las observaciones formuladas dentro del proceso y las respuestas dadas por la entidad.

Una vez se cierra la etapa de pre-pliegos, se debe publicar un documento final denominado pliegos de condiciones, en los cuales los interesados encuentran toda la información completa de lo que requieren para participar.El pliego de condiciones es la hoja de ruta definitiva de todo el proceso contractual. Allí se indicará, además del procedimiento a seguir por medio de un cronograma, las especificaciones técnicas de los bienes y servicios que requiere la entidad.9.3.2 Revisión de las condiciones generales del procesoEl pliego de condiciones, regula todas las etapas del proceso de selección, desde el momento de su apertura hasta la fecha de su liquidación; establece los requisitos de participación que deben cumplir los interesados, identifica de manera precisa y concreta el objeto del futuro contrato, determina los criterios de valoración y factores de calificación de las ofertas, así como los sistemas de ponderación de los mismos. En fin, indica la forma en que se debe producir la adjudicación del respectivo contrato y los términos y condiciones en que éste deberá celebrarse y ejecutarse135.El pliego de condiciones en las modalidades de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, deberá determinar con carácter definitivo lo dispuesto en los pre-pliegos y deberá contener lo siguiente:

Requisitos habilitantes o requisitos verificables

1.Requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección

Ley 80 de 1993, artículo 24, numeral 5Ley 1150 de 2007, artículo 5, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.

Criterios de selección

2.

Reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de lamisma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación

Ley 80 de 1993, artículo 24, numeral 5Ley 1150 de 2007, artículo 5, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.

3. Puntajes a industria nacionalLey 816 de 2003Decreto 734 de 2012, artículo 4.2.4.

Especificaciones técnicas

4.Condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato

Ley 80 de 1993, artículo 24, numeral 5

5.

Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar; la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización; o los requerimientos técnicos

Decreto 734 de 2012, artículo 2.1.1.

6. Contenido de Pliego de Condiciones y Decreto 734 de 2012, artículo 3.3.1.3.

requerimientos técnicos en Concurso de Méritos

Asignación de riesgos

7. Estimación, tipificación, y asignación de riesgos previsibles Ley 1150 de 2007, artículo 4

Decreto 734 de 2012, artículo 2.1.2.

8. En Licitación Pública, el momento de la audiencia de asignación de riesgos

Procedimientos

9. Plazo para la liquidación del contratoLey 80 de 1993, artículo 24, numeral 5

10. Reglas de adjudicación del contrato

11. Cronograma.

Ley 80 de 1993, artículo 25, numeral 112. Procedimientos para asegurar la selección

objetiva

13. Términos

Decreto 734 de 2012, artículo 2.2.3.

14. Procedimientos

15. Reglas de presentación de las ofertas

16. Reglas de evaluación y ponderación de las ofertas

17. Reglas para la adjudicación del contrato

18. Causas para el rechazo de las propuestas

19. Causas para la declaratoria de desierta del proceso

20.Modificación del aviso de convocatoria y del pliego de condiciones Decreto 734 de 2012, artículo 2.2.4.

21. Margenes mínimos de mejoras de ofertas Decreto 734 de 2012, artículo 3.2.1.1.7

22. Procedimiento de menor cuantíaMecanismo para manifestaciones de interés en menor cuantía - Decreto 734 de 2012, artículo 3.2.2.1

23. Sorteo de onsolidación de oferentes Decreto 734 de 2012, artículo 3.2.2.2.

25. Factores de desempate Decreto 734 de 2012, artículo 4.2.5

Condiciones contractuales

26. Condiciones de celebración del contrato

Decreto 734 de 2012, artículo 2.2.3.27. Forma de pago

28. Garantías

29. Proyecto de Minuta del Contrato

Otros

30. Fundamentos del proceso de selección

Decreto 734 de 2012, artículo 2.2.3.31. Modalidad de Selección

32. Presupuesto

No obstante el carácter definitivo que tiene la información de los pliegos de condiciones, éstos pueden ser modificados más adelante, en el curso del proceso, mediante adendas.Las adendas pueden cambiar aspectos de los pliegos que no sean determinantes, por ejemplo pueden cambiar la hora de entrega de las propuestas finales, o pueden abrir la posibilidad de que un material no previsto inicialmente, sea utilizado en la elaboración de lo que la entidad requiere. Debe tenerse en cuenta que mediante adendas que no se pueden cambiar asuntos sustanciales como son el objeto del contrato, el mecanismo de selección y el presupuesto. Las adendas deben ser objeto de publicidad, las reglas de juego del proceso contractual no pueden variar a espaldas de los eventuales interesados.Las modificaciones que se hagan por medio de la adenda sólo se podrán llevar a cabo hasta máximo tres (3) días hábiles antes a la fecha de cierre prevista para el caso de la licitación y hasta un (1) día antes del cierre en las demás modalidades de selección en los que se requiera la utilización de pliegos de condiciones. En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma de tiempo.

Lo anterior teniendo en cuenta que, se busca lograr una contratación más expedita y menos costosa para el Estado.9.3.3 ¿Qué debo hacer cuando ya he leído todos los documentos que componen el pliego de condiciones o invitación pública y decido que quiero participar en el proceso?Habiendo verificado los requisitos y contenidos del pliego de condiciones o de la invitación a presentar oferta, se debe proceder de acuerdo con las instrucciones allí contenidas para elaborar la propuesta.

De hecho, se debe confeccionar la oferta conforme a lo establecido en los pliegos de condiciones, pues en caso contrario, la entidad pública podrá rechazar la misma y no tenerla en cuenta dentro del respectivo proceso.En esta etapa resulta de enorme importancia revisar los documentos que la entidad solicita y la forma de presentación. Si hay formatos, es necesario preguntarse cuáles son, cómo se deben diligenciar y cuántas copias hay que llevar.No obstante la importancia de que en todo proceso de selección el proponente conozca el contenido de los pliegos de condiciones, la ley dispone que debe primar el contenido de la propuesta sobre el formato. Así, en caso de que por error se diligencie un formato de manera equivocada pero se encuentre incluida la información necesaria, la entidad que adelanta el proceso no podrá rechazar la oferta.

En caso de que haga falta un documento o especificación, la entidad le dará una oportunidad al proponente para que subsane dicho error. Sin embargo, si en dicho lapso el proponente no corrige lo que se le ha solicitado, la oferta del proponente le será rechazada.9.3.4 ¿Qué sucede después de haber presentado mi oferta?Una vez los proponentes interesados presentan sus ofertas, la entidad estatal inicia un proceso de evaluación, en términos de "Pasa -No pasa" en cuanto a los requisitos habilitantes relativos a experiencia, capacidad jurídica y organizacional.Debiéndose en todo caso dar la oportunidad para subsanar la ausencia de documentos que verifiquen estas condiciones, en los términos otorgados por la entidad pública.Para el caso de la selección abreviada para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes, una vez se presenten las ofertas, la entidad estatal procederá a verificar que todos los proponentes cumplan con unos requisitos mínimos habilitantes y publicará el resultado de dicha verificación. Una vez publicada en el término indicado en el cronograma del pliego de condiciones se dará inicio a la subasta como tal.En la modalidad de mínima cuantía, una vez presentadas las ofertas, se procederá a verificar los requisitos mínimos, y habiéndose verificado éstos, se procederá a escoger la mejor oferta presentada desde el punto de vista económico.

Agotadas las anteriores etapas, la entidad procederá a adjudicar el contrato. La adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario.En caso en que ninguna de las ofertas que se le presentan a la entidad cumpla con los requisitos de los pliegos de condiciones, el proceso se declarará desierto. Dependiendo de la modalidad que se haya utilizado, la declaratoria de desierta tiene unas consecuencias diferentes. A manera de ejemplo, puede ocurrir que el proceso se haga con una modalidad más sencilla de la que se utilizó inicialmente.9.4 ¿Cómo concluye el proceso de selección?9.4.1 AdjudicaciónLa adjudicación de un contrato se produce cuando, habiéndose cumplido todo el proceso de selección, y habiéndose evaluado objetivamente todas las ofertas, la entidad estatal selecciona al proponente que presentó la oferta más favorable para dicha entidad.La decisión de adjudicar un contrato debe fundarse en el respeto a los principios de legalidad, igualdad, economía, transparencia y selección objetiva.El plazo para adjudicar un contrato será el contenido en el pliego de condiciones.El acto mediante el cual se adjudica el contrato (resolución de adjudicación) deberá ser motivado, es decir, deberá explicar las razones que llevaron a la entidad a adjudicar el contrato a determinado oferente. La adjudicación del contrato puede realizarse en audiencia pública cuando la ley así lo disponga (la licitación pública siempre se adjudicará así) o cuando los proponentes o cualquier organismo de control fiscal así lo solicite por motivos de interés general.En principio, el acto de adjudicación es irrevocable y obliga tanto a la entidad como al adjudicatario, sin perjuicio de los eventos que analizaremos más adelante.9.4.2 Declaratoria de desiertaSi bien la apertura de un proceso de selección busca esencialmente contratar con una persona o entidad que ofrezca algún o bien o servicio requerido por el Estado de la manera más favorable para la entidad, se presentan casos en los cuales (i) no se presentan oferentes al proceso, ó (ii) aún presentándose, sus ofertas no cumplen con los requisitos exigidos en los pliegos o en la ley.Las anteriores circunstancias imposibilitan a la Administración la selección objetiva del bien o servicio a contratar, para lo cual la ley admite la posibilidad de declarar desierta la licitación o, en otras palabras, reconocer que la entidad contratante no encontró un proponente que reuniera las características requeridas en el pliego para adjudicar un contrato determinado (lo que, finalmente, garantiza el adecuado manejo de recursos públicos).La declaratoria de desierta se expresará en acto administrativo motivado, es decir, señalando en forma precisa y detallada las razones que han conducido a tal decisión.

En este punto, destacamos que la Ley 1150 de 2007 establece, dependiendo de la modalidad de contratación, el procedimiento a ejecutar en caso de que se declare desierto un proceso determinado de contratación, así:Figura 21.¿Qué hacer después de declarar desierto un proceso?

Una vez adjudicado el contrato, se deben tener en cuenta algunos elementos para que en su ejecución, no se presente ningún inconveniente y de esta forma, se satisfaga la necesidad que la entidad contratante quiso suplir por medio del proceso contractual.10.1 Régimen de garantías de la contratación estatal 136Uno de los requisitos137, es la constitución de garantías, las cuales según lo previsto en el Decreto 734 de 2012,"garantizan el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las entidades públicas con ocasión de (i) la presentación de los ofrecimientos, y (ii) los contratos y de su liquidación; (iii) así como los riesgos a los que se encuentran expuestas las entidades públicas contratantes derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas"138.Las garantías permiten que, en el evento de un incumplimiento por parte del contratista antes o después de la celebración del contrato, la entidad pública no sufrirá ningún detrimento patrimonial.Estas pueden consistir en pólizas de seguros, fiducias mercantiles en garantía, garantías bancarias a primer requerimiento, endoso de garantía de títulos valores y depósitos de dinero en garantía; así como también, aquellos otros que dispongan las normas reglamentarias.Se exige, por una parte, una garantía de seriedad de la oferta a todos los oferentes, con el fin de asegurar que el proponente seleccionado celebre el contrato y cumpla con los requisitos legales posteriores al acto de adjudicación (constitución de garantías, pago de publicación en el Diario Único de Contratación, etc.). Así mismo, la ley señala que los contratistas deben prestar garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.A este respecto, es importante que los oferentes absuelvan todas las dudas relativas a estos costos durante el proceso contractual, pues es necesario que se cuente con la provisión económica necesaria para solventarlos, los cuales varían dependiendo de la modalidad de selección y de la cuantía del contrato.Así, si los mismos no fueron previstos inicialmente dentro del valor de la oferta, por ser requisitos necesarios para la ejecución de los contratos, se podrían generar pérdidas económicas tanto para su empresa como para la entidad.Cumplidos estos requisitos, podrá iniciarse la ejecución del contrato; es decir, si el compromiso fue prestar unos servicios, éstos se empezarán a prestar. En caso de que haya sido la proveeduría de bienes, estos se entregaran de acuerdo a lo pactado.10.2 AnticiposLos anticipos y pagos anticipados son una herramienta vital para sufragar los gastos que supone el inicio de la ejecución contractual, los cuales se podrán pactar en los contratos que celebren las entidades estatales. Los mismos no podrán exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato139.En este sentido, se hace necesario analizar previamente su inclusión (en caso de considerarse necesario) dentro de las condiciones contractuales, estudios y documentos previos, pliegos de condiciones y posteriormente en el contrato que se vaya a suscribir con la Administración; así como también, las condiciones y requisitos para el pago de los mismos.En todo caso, no debe olvidarse que la administración de los recursos entregados al contratista a título de anticipo puede generar un sobrecosto que debe tenerse en cuenta al momento de elaborar la oferta.

Así, si el contrato es de obra, concesión, salud o la modalidad de selección fue la licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de dichos dineros, según lo previsto en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.Por su parte, en los demás contratos, incluidos aquellos de menor y mínima cuantía, el manejo de los recursos entregados al contratista se deben realizar en una cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato firmado entre el contratista y la entidad pública, según lo previsto en el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012.10.3 Modificaciones y adicionesDurante la ejecución del contrato es posible que la entidad contratante identifique la necesidad de modificar las condiciones contractuales, para lo cual se deberá realizar un otrosí o un contrato adicional en el cual se relacionen las nuevas condiciones.Estas, las cuales pueden incluir la modificación del objeto contractual, deben atender a razones del servicio o a causas imprevisibles en la etapa de planeación del respectivo contrato.Se debe tener en cuenta que los contratos pueden ser adicionados únicamente hasta por el 50% de su valor inicial, expresado en SMLMV.Así mismo, la entidad estatal podrá efectuar las modificaciones que estime necesarias a efectos de logar el objeto del contrato. Sin embargo, destacamos que estas modificaciones tienen que considerar lo inicialmente pactado, a efectos de mantener el equilibrio económico del contrato, es decir, de forma tal que no se perjudique al contratista desde el punto de vista económico.10.4 Informes a cargo del contratistaEn los contratos cuyo objeto es la prestación de servicios, las entidades por lo general determinan como obligación a cargo del contratista, la presentación de informes donde se relacionen detalladamente las actividades ejecutadas. Estos informes, dependiendo de la duración del contrato, pueden tener una periodicidad determinada, como por ejemplo semanal, mensual, bimestral, etc.10.5 Terminación y liquidación del contratoUna vez se cumple el plazo establecido para la ejecución del contrato se debe proceder a su liquidación. Sin embargo, la liquidación no es obligatoria en todos los contratos, para lo cual, debe tenerse en cuenta si fue prevista o no, en los pliegos de condiciones o en el contrato.El objeto de liquidar un contrato radica en la necesidad de que las partes contratantes, haciendo una evaluación minuciosa de la ejecución del mismo, establezcan un corte de cuentas al finalizar la etapa de ejecución contractual.En la liquidación, tanto la entidad estatal como el contratista, hacen un balance cualitativo y cuantitativo respecto de la ejecución de las prestaciones del contrato celebrado. De igual forma, se pronuncian respecto de las eventualidades presentadas durante su ejecución. Efectuado este balance entre las partes, éstas acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. Así mismo, establecerán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar entre ellas. De lo anterior se dejará constancia en el acta de liquidación con el fin de poder declarase a paz y salvo entre ellas.Debe tenerse en cuenta que los acuerdos, conciliaciones y transacciones que se realicen, son de carácter obligatorio y tienen como finalidad resolver directamente las diferencias existentes entre el contratista y la entidad contratante, las cuales no podrán debatirse posteriormente ante el Juez del Contrato.Por esta misma razón, tanto la entidad contratante como el contratista, deben plasmar en el Acta de Liquidación o en los acuerdos, conciliaciones o transacciones que realicen, todas aquellas constancias en relación con las acreencias que consideren a su favor, o cualquier aspecto respecto del cual no se consideren a paz y salvo, pues a efectos de presentar una posterior demanda, resultan indispensables.El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece como plazo para proceder a liquidar el contrato de mutuo acuerdo (salvo estipulación en contrario) el término de cuatro (4) meses contados a partir del momento en que finalice la etapa de ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación. Si no se logra la liquidación bilateral, la entidad puede liquidar unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al cumplimiento del plazo establecido en el contrato140.

11. ¿Quién y cómo se garantiza la vigencia de los principios en el proceso contractual?

Además de la participación ciudadana y de la diligencia de los participantes en los procesos de selección, nuestro sistema legal contempla diversos mecanismos de vigilancia y control que buscan que los recursos del Estado sean administrados adecuadamente. Estos mecanismos garantizan que los procesos contractuales se lleven a cabo dentro de lo límites legales y observando los principios propios de la función administrativa, la gestión fiscal y los previstos en el EGCAPFigura 22.Mecanismos de vigilancia

11.2 Control disciplinarioEl Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002) establece una serie de obligaciones en cabeza de los funcionarios de la entidad contratante cuyo incumplimiento da lugar al ejercicio de la acción disciplinaria, y a la imposición de sanciones a los funcionarios que incumplan sus deberes.En esta medida, a través del Control Disciplinario se ejerce una vigilancia respecto de las actuaciones de sus funcionarios, a efectos de garantizar que el proceso de contratación de desarrolle cumpliendo con los requisitos impuestos por la Constitución y la ley, así como por el pliego de condiciones.Así mismo, tanto la Constitución Política como la Ley 80 de 1993 le confieren una importante función al Ministerio Público –Procuraduría General de la Nación, procuradurías delegadas, Defensoría del Pueblo y Personerías– en relación con la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.En el caso de la contratación estatal, este control garantiza que las entidades estatales, a través de sus funcionarios, actúen conforme a la ley, aseguren que los recursos públicos sean utilizados adecuadamente y que los contratos estatales se desarrollen con absoluta transparencia y objetividad.Esta función ejercida por el Ministerio Público opera de manera conjunta con las actividades desarrolladas por las Oficinas de Control Interno de cada entidad11.3 Contraloría General de la República - Contralorías territorialesEl artículo 267 de la Constitución Política142establece que la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales ejercerán un control financiero, de gestión y de resultados sobre todas las entidades que manejan fondos o bienes de la Nación. Este control está encaminado a determinar si los recursos del Estado fueron ejecutados con eficiencia, economía y equidad y a supervisar el manejo presupuestal y la correcta inversión de estos recursos.Así, las contralorías ejercen auditorías en relación las siguientes áreas: Contratación estatal, ejecución presupuestal, manejo contable y financiero, verificación de trámites internos, etc.11.4 Veeduría ciudadana

La Ley 850 de 2003 –en desarrollo del artículo 270 de la Constitución Política– consagra las Veedurías Ciudadanas como un mecanismo democrático de representación a favor de los ciudadanos o las organizaciones comunitarias, que permiten vigilar la gestión pública de autoridades y entidades estatales o privadas, o de organizaciones no gubernamentales, en aquellos ámbitos, aspectos y niveles en los que total o parcialmente se empleen los recursos públicos.Así, la Ley 850 de 2003 establece la manera como se deberán conformar, las facultades que les son conferidas una vez constituidas, los instrumentos de acción de que gozan, así como sus derechos y obligaciones, entre otros143.11.5 Derecho de PeticiónEl derecho de petición es la herramienta que se tiene para presentarle peticiones a la entidad estatal a la que se le están ofreciendo los bienes o servicios en un proceso de contratación estatal y solicitarle información de carácter general o particular sobre su actuación, e incluso solicitarle que expida copia de los documentos que ha producido en el curso de todo proceso de selección.La petición que se hace a la entidad, puede ser de carácter particular o de carácter general. Es de carácter particular, cuando se solicita información sobre un caso específico que sólo interesa a quien la solicita, como por ejemplo el avance del proceso de selección, la explicación del contenido de los anexos técnicos, entre otros temas. La petición es carácter general cuando se solicita información sobre las normas vigentes que se deben tener en cuenta; las oficinas adónde se deben dirigir las consultas, entregar y recibir documentos y dónde se dan a conocer las decisiones; los métodos, procedimientos, formularios y sistemas para el trámite de los diversos asuntos y los organigramas y manuales de funciones de determinada entidad, entre otros.

En caso de presentarse peticiones de información de carácter particular o general, las autoridades tendrán un plazo máximo de diez (10) días para dar respuesta. En caso de peticiones no relacionadas con solicitudes de información, la entidad cuenta con un plazo máximo de quince (15) días para dar respuesta.Sobre el particular, es necesario indicar que según lo previsto en el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, "en las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecución del contrato, si la entidad estatal no se pronuncia dentro del término de tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo"11.6. Solicitud de Revocatoria DirectaEn los procesos de selección de contratistas, el funcionario público a cargo, por iniciativa propia o por petición de un ciudadano, puede tomar la decisión de revocar y dejar sin efectos cualquier acto administrativo proferido con ocasión del proceso144, salvo el acto de adjudicación el cual por regla general, no puede revocar directamente, cuando éste no se ajuste a cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando sea contraria a la Constitución Política o a la ley.2. Cuando no esté conformes con el interés público o social, o atente contra él.3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.

En el caso en que se revoque una decisión, la entidad procederá a expedir un nuevo documento declarando lo que había dicho en el acto administrativo revocado, no producirá consecuencia alguna.11.7 Control judicialLa Constitución Política establece que los jueces de la República deben verificar el cumplimiento de las normas y, en el evento en que dichas normas se incumplan, se generarán una serie de sanciones a los particulares o entidades públicas que las transgredan. En este sentido, el poder judicial145 se constituye como un mecanismo más de vigilancia de los principios que rigen la contratación pública, toda vez que a través de las acciones de nulidad, nulidad y restablecimiento del derecho o controversias contractuales los particulares pueden someter al conocimiento de un juez alguna controversia derivada en la etapa precontractual, contractual o post contractual que no haya podido resolverse directamente con la entidad. La Ley 1437 de 2011 regula los eventos en los cuales se podrá activar este mecanismo y señala los requisitos y procedimiento para cada una de las acciones.Todos los actos y decisiones del proceso pueden ser impugnados ante la justicia mediante la acción contractual, según lo indicado en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 141 de la Ley 1437 de 2011146.

Es importante resaltar, que sin importar el tipo de acción presentada, los ciudadanos tienen la posibilidad de solicitar los daños económicos sufridos por las actuaciones de la entidad contratante, no sólo con relación a los recursos que se perdieron con ocasión de ellas, sino también de aquellos que se dejaron de recibir.De igual forma, y en atención a que nuestra Constitución Política es "Norma de Normas", es decir, el referente normativo principal al cual se debe adaptar toda la normativa y las actuaciones del Estado, se debe en todo momento respetar los derechos fundamentales; económicos, sociales y culturales; y, colectivos y del ambiente, pudiendo acudir a los Jueces vía acción de tutela, acción popular, acción de cumplimiento, acción de grupo y demás acciones constitucionales para el restablecimiento o protección de cualquiera de los derechos previstos en la Constitución siempre y cuando se reúnan en cada caso las condiciones de procedibilidad de la respectiva actuación jurisdiccional.