ADMINISTRACIÓN

GENERAL I

HERRAMIENTAS

DE

PLANIFICACIÓN Dr. Alfredo Rébori

Se han desarrollado distintas técnicas para ayudar a los gerentes en

uno de los aspectos más desafiantes de la planificación estratégica:

la evaluación del entorno. En la actualidad, los gerentes pueden

evaluar el contexto con mayor precisión utilizando técnicas

estructuradas como:

Análisis del Entorno.

Pronósticos

Benchmarking

Se ha comprobado que las organizaciones con sistemas de análisis del entorno

avanzados tienen mayores utilidades y aumento de ingresos.

Análisis del competidor: Búsqueda de información básica acerca de los

competidores: ¿quiénes son? ¿qué están haciendo? ¿en qué forma nos

afectará lo que hagan?

Análisis global: Puesto que los mercados globales son complejos y

dinámicos, los gerentes han extendido el ámbito de sus esfuerzos y análisis

con el propósito de obtener información decisiva sobre las fuerzas globales

que pudieran impactar en sus organizaciones.

Escenarios: Es un punto de vista consistente de lo que probablemente suceda

en el futuro. El propósito de este ejercicio no es predecir el futuro sino

reducir la incertidumbre, al desarrollar situaciones potenciales bajo

condiciones específicas diferentes.

Los análisis del entorno crean la base para los pronósticos. La

información obtenida mediante el análisis se utiliza para desarrollar

escenarios. Estos, a su vez, establecen las bases para los pronósticos,

que son predicciones de resultados futuros

Pronóstico de ingresos: Consiste en predecir los ingresos futuros, elemento

decisivo para la planificación. Generalmente, se empieza por revisar cifras de

ingresos históricas, que pueden ajustarse para reflejar cualquier tendencia

significativa detectada durante el análisis del entorno.

Pronósticos tecnológicos: Predicciones de cambios en la tecnología y de

cuando los nuevos adelantos tecnológicos pueden volverse económicamente

factibles.

Pronóstico cuantitativos: Aplican un conjunto de reglas

matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir

resultados futuros.

Pronósticos cualitativos: Utilizan el juicio y las opiniones de

conocedores para predecir futuros resultados.

Las técnicas para pronosticar son más eficaces cuando el entorno no

se encuentra en un proceso de cambio continuo.

Se trata de la búsqueda de las mejores prácticas entre competidores y no

competidores que conduzcan a un desempeño superior. La idea es que la

gerencia puede mejorar la calidad de al analizar y copiar los métodos de los

líderes en varios sectores.

Formar un equipo de planificación para la comparación externa. Este deberá

identificar que es lo que deberá ser comparado, con cuáles organizaciones

compararse y determinar el método de recolección de datos.

Recopilar información interna de las operaciones propias y externamente de

otras organizaciones.

Los datos se analizan para identificar deficiencias en el desempeño y

determinar la causa de éstas.

Se prepara y pone en práctica un plan de acción que dará como resultado

igualar o exceder los estándares de otros.

Un presupuesto es un plan numérico para

asignar recursos a actividades específicas que

implica estimar ingresos y gastos corrientes y

de capital para un período determinado.

Presupuestos de ingresos: Se trata de un presupuesto que proyecta

las ventas futuras, tomando en cuenta a los competidores, los gastos

por publicidad, la eficacia de la fuerza de ventas y otros factores, por

lo que su exactitud es difícil de lograr.

Presupuestos de gastos: Un presupuesto que presenta las actividades

primarias emprendidas por una unidad y asignan un monto específico

a cada una.

Presupuestos de utilidades: Presupuesto utilizado por unidades

distintas dentro de una organización que combinan ingresos y gastos

para determinar la contribución de la unidad a las utilidades. Casi

siempre se utilizan en aquellas organizaciones que cuentan con

múltiples divisiones e instalaciones.

Presupuestos de efectivo: Anticipa cuanto efectivo tendrá una

organización y cuanto necesitará para cubrir sus gastos. Este

presupuesto puede revelar flujos de efectivo insuficientes o excesivos.

Presupuestos de gastos de capital: Se trata de un presupuesto que

pronostica las inversiones en edificios, propiedades y equipo

principal. Permite que la gerencia pronostique requerimientos de

capital futuros para mantenerse actualizados en proyectos de capital

importantes y asegurarse de que está disponible suficiente efectivo

para hacer frente a estos gastos conforme se presenten.

Presupuestos variables: Cuando los presupuestos se basan en la

suposición de un volumen específico único, se denominan

presupuestos fijos. Pero hay costos que varían mucho de acuerdo al

volumen, por esta razón los presupuestos variables se han diseñado de

manera de otorgar flexibilidad ante los cambios

Presupuestos incrementales: Es un tipo de presupuesto que

asigna fondos a los departamento de acuerdo a las

asignaciones del ejercicio anterior. Una unidad de la

organización tiene múltiples metas y actividades. El

presupuesto incremental no se fija en esta diversidad y hace

énfasis en asignar fondos a las unidades más que a sus

actividades.

Presupuestos de base cero: Requieren que los gerentes

justifiquen detalladamente ssu solicitudes de aprobación de

presupuestos, para cada período presupuestario, partiendo de la

nada sin importar asignaciones previas. Este tipo de

presupuesto le otorga al gerente la responsabilidad de justificar

porque su unidad debe recibir ese presupuesto.

La programación detalla que actividades necesitan realizarse, el orden en

que han de completarse, quién hará cada una y cuando deben ser

terminadas. Algunas herramientas de programación útiles son:

Gráfica de Gantt: Es una gráfica de barras con el tiempo en el

eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Las

barras muestran la producción tanto planificada como real,

durante cierto período. Muestra visualmente cuando se supone

que deben realizarse las tareas y las compara contra el avance

real de cada una.

Gráfica de Carga: Es una gráfica de Gantt modificada. En lugar

de listar actividades en el eje vertical, los cuadros de carga listan

departamentos enteros o recursos específicos. Esto permite que

los gerentes planifiquen y controlen para la utilización de la

capacidad. Las gráficas de carga programan la capacidad por

estaciones de trabajo.

Análisis de red PERT (Técnica de evaluación y revisión del

programa): Las gráfica de Gantt y de carga son útiles siempre y

cuando las actividades programadas sean pocas e independientes

unas de las otras, pero si el proyecto es grande y las actividades

están relacionadas entre sí se utiliza la técnica PERT.

La red PERT ilustra la secuencia de actividades necesarias para

terminar un proyecto y el tiempo o costos asociados con cada

actividad. Un gerente que utilice ésta técnica, debe pensar en:

•lo que tiene que hacerse,

•determinar que acontecimientos dependen el uno del otro e

identificar áreas de problemas potenciales.

PERT también facilita comparar los efectos de acciones alternativas

en programación y costos

Análisis del Punto de Equilibrio: Técnica para identificar el punto

en el cual el ingreso total es igual a los costos totales. Este análisis es

muy usado para hacer proyecciones de utilidades. Es muy útil para

los gerentes porque señala la relación entre costos, ingresos y

utilidades.

El punto de equilibrio puede calcularse mediante el uso de la

siguiente fórmula.:

Total de Costos Fijos

Precio Unitario – Costos Variables

Análisis Gráfico del Punto de Equilibrio

Área de Pérdida

Costos

fijos

Ingresos

Totales

Costos

Totales

Área de Utilidad

Ingre

sos

Cost

os

($)

Producción final

Punto de Equilibrio

Programación lineal: Técnica matemática para resolver problemas

de asignación de recursos. El objetivo es optimizar y combinar

recursos limitados para producir una determinada cantidad de

combinaciones de resultados finales.

La relación entre las variables es lineal, por lo que un cambio en una

de las variables vendrá acompañado de un cambio proporcional en la

otra. Los tipos de problemas que pueden resolverse con P.L. Son:

Selección de rutas de transporte que reduzcan al

mínimo los costos.

Asignación de presupuestos limitados entre

diversos productos.

Asignación óptima de personal entre proyectos.

Determinar cuanto de cada producto conviene

fabrican con recursos escasos, tomando como

referencia la utilidad por unidad de cada uno.

Teoría de colas: Técnica que equilibra el costo de tener una fila de

espera contra el costos del servicio para atender esa cola. La teoría

de colas o espera en fila sirven para, por ejemplo, determinar cuantas

cajas de un banco o supermercado deberán estar disponibles de

acuerdo al flujo de clientes en un determinado momento del día.

Teoría de la probabilidad: Uso de la estadística para analizar

patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros.

Utilizando probabilidades, se puede asignar las mismas a diferentes

estados de naturaleza y tomar decisiones en base a dichas

probabilidades de ocurrencia.

Análisis marginal: Ayuda a los tomadores de decisiones a optimizar

ingresos o minimizar costos. Es una técnica de planificación que

evalúa el incremento de costos o ingresos en una decisión.

Simulación: Modelo de un fenómeno del mundo real que contiene

una o más variables que pueden manipularse con el fin de evaluar su

impacto.

Los gerentes recurren cada vez más a la simulación como una

herramienta de planificación, para probar diversas opciones

mediante el cambio en el valor de ciertas variables del modelo, para

determinar cual es el impacto de estas modificaciones y tomar

decisiones en consecuencia.