Hoteles Gestion Costes 12 26155 Completo

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Hoteles. Gestin y costes (1/2)Autor: Juan Carlos Narro Serrano

1


Presentacin del cursoGestin hotelera, costos hoteleros, auditora nocturna, gestin presupuestal, contabilidad hotelera...Todos estos conceptos se estudian en este completo curso con grficos y tablas de gestin de hoteles (sobre todo se tratan hoteles de un tamao medio). Se trata de la primera parte de un total de dos cursos.

2


1. Introduccin a la gestin hoteleraLa capacitacin y cursos de perfeccionamiento en temas como gestin hotelera, costos hoteleros, auditoria nocturna, gestin presupuestal, contabilidad hotelera entre otros en nuestro pas es todava limitada; la bibliografa que se cuenta es 100% fornea (Espaola, Estados Unidos, Colombiana, Mexicana entre otras) y no est al alcance de todo el gran segmento de mercado que crece cada da, por el inters de estas nuevas especialidades y por la demanda por parte de las empresas del sector. Si este es el anlisis en Lima en provincias es aun mas ausente. Constituyendo as un gran nicho de mercado a nivel nacional para los estudiantes de universidades, Institutos y perfeccionamiento de los trabajadores y directivos de este sector; sobre todo en los hoteles y restaurantes de mediana entidad. Dentro del mbito de La gestin empresarial; la problemtica que de manera general se ha detectado en el sector en particular en el interior del pas se enumera lo siguiente: No conocen mtodos tcnicos para estructurar sus costos departamentales

No fijan sus precios en base a variables tcnicas, hacindolo en muchos casos en base a la competencia. No distribuyen en forma tcnica los gastos y servicios indirectos como la energa, el agua, servicios de lavandera. No determinan el punto de equilibrio para la toma de decisiones. No realizan presupuestos ni planifica sus ventas

Desconocen el tratamiento de los activos de operacin en una empresa hostelera (lencera, uniformes, loza, vajilla, cristalera, utensilios de bar, utensilio de cocina entre otros). Conocimientos de costos estndar, que es la base para la implementacin de costos de alimentos y bebidas. Falta de capacitacin en temas de gestin, costos, marketing etc.

No existe informacin ni bibliografa especializada y aplicada a la realidad peruana. Entre otros

Este manual recoge en gran parte las inquietudes indicadas en la problemtica del sector; expone conceptos bsicos de cada uno de los temas con sus respectivos casos y ejemplos. Se pone nfasis en los mtodos de sistemas de costeo y se adicionan dos casos de aplicacin prctica por cada mtodo propuesto que conllevan a determinar los costos unitarios de los servicios que brinda el hotel (habitaciones, alimentos y bebidas, telfono, lavandera y otros servicios) y la elaboracin del informe de gestin mensual de una empresa hotelera de mediana entidad. Este manual sobre costos aplicados a hoteles y restaurantes de mediana entidad ,

3

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabespretende constituir un primer aporte bsico que hace mencin de las diversos sistemas de costeo y desarrollo de la informacin gerencial que requiere la administracin para la toma de decisiones diarias . En tal sentido deseo agradecer a los colegas, profesionales y personas comprometidas en la asesoras y capacitacin del sector hagan llegar sus crticas constructivas que conlleven a mejorar y enriquecer la presentacin de este manual. Cualquier comunicacin: [email protected] Lic. Juan Carlos Narro Serrano Lima - Per.

4


2. La estructura empresarial y costos de un hotel de mediana entidadLA ESTRUCTURA EMPRESARIAL La industria hotelera presenta algunos factores que diferencial del sector industrial de produccin de bienes, por lo que es importante tomar en cuenta para su estructura empresarial. El factor de ms incidencia en la industria hotelera es el mercado de venta de los productos y/ o servicios del hotel. El hotel se encuentra localizado en un lugar fijo donde acuden los clientes desplazados de su domicilio habitual, sea por motivos de negocios, vacaciones, u otras causas; en cambio el sector industrial puede trasladar sus productos a los lugares de consumos o de venta. Otro factor es la ocupacin. El hotel se disea en funcin de la ocupabilidad del establecimiento, es muy variada en das, meses o temporadas. En tal sentido la estructura empresarial y organizacional es directamente proporcional al tamao de la misma, as como su participacin en le costo y gasto. Esto se visualiza en el organigrama funcional del personal del hotel. Organigrama.- Es el diseo grfico del personal distribuidos por departamentos operativos y no operativos, que permita aplicar y cumplir de manera eficaz en la prestacin de los servicios y tambin su incidencia den los costos. Figura 1. Organigrama funcional - Direccin: Hotel *** (50 70 habitaciones)

Figura 2. Organigrama del centro de produccin ( archivo en exel)

5


Figura 3 . Organigrama de los centros de servicio ( archivo en exel).

6


3. Definir los departamentos y centros de produccin y servicios de un hotelAs mismo es muy importante definir los departamentos y centros de produccin y servicios que tiene generalmente tiene un hotel. Tipos de departamentos. De produccin y /o operativos No operativos y /o de servicios

De produccin y / o Operativos.- Se definen como aquellos que conforman un conjunto de actividades productivas que generan la venta de productos terminados y / o servicios, y sus correspondientes costos y gastos dentro de los cuales podemos citar los siguientes: Alojamiento.- Departamento que concentra el conjunto de procesos para la prestacin del servicio de alojamiento. Dichos procesos conducen a la a la apropiacin de la siguiente estructura:

Ingresos - Nmina (costos de personal) - Otros gastos = Utilidad departamentalAlimentos y bebidas.-Departamento operado que concentra el conjunto de procesos para la produccin y venta de comidas y bebidas conduciendo a la generacin de las siguientes apropiaciones:

Ingresos - Costo de venta - Nmina (costos de personal) - Otros gastos = Utilidad departamentalLavandera.- Departamento que desarrolla los procesos de servicio de lavado de ropa del husped e los servicios internos del hotel a travs del servicio del lavado de la lencera, mantelera y uniformes del pero personal concentra un conjunto de procesos. Presentando toda una problemtica para la estructura de costos, ya que estos costos se encuentran repartidos en los dems centros operativos del hotel. La estructura que presenta el departamento es el siguiente:

Ingresos (servicio lavandera al husped) - Costo de venta - Nmina (costos de personal) - Otros gastos = Utilidad departamental 7

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesTelfono.- Departamento operado que desarrolla los procesos de servicio de comunicacin con los huspedes, generando la siguiente estructura:

Ingresos (servicio de telfono al husped - Costo de venta (servicio llamadas Husped) - Nmina (costos de personal) - Otros gastos = Utilidad departamentalEl consumo de este servicio tambin es usado por los otros departamentos por lo tanto su costo debe figurar en su propia estructura. Frigobar. Este centro para efectos de gestin debe figurar en forma independiente, a pesar que el servicio se encuentra del rea de alojamiento y/o alimentos y bebidas. Presenta la siguiente estructura:

Ingresos (venta de mercaderas) - Costo de venta de mercaderas - Nmina de justificarse - Otros gastos = Utilidad departamentalDepartamentos menores.- Conjunto de actividades que identifican diferentes procesos Los centros de servicio.- Son los denominados departamentos no operados y se definen como aquellos que concentran un conjunto de actividades no productivas, pero son aquellos que dan el soporte y apoyo a los centros de produccin; su funcin es la de ejercer el control administrativo. Dentro de los centros de servicio tenemos: AdministracinComercial y ventasMantenimiento Figura: 4

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL BASICA DE LOS CENTROS DE PRODUCCION Y SERVICIO. HOTEL

8


9


4. El costo. importancia y objetivos1.1 Concepto. Es la sumatoria de todos los pagos y causaciones (consumos) en que se incurre para la produccin de bienes y/o en la prestacin de servicios, independiente de la administracin y venta. Es un conjunto valorado en dinero de los bienes y servicios necesarios para la produccin que constituye el objeto de la empresa. Para que exista un costo, es imprescindible la existencia de consumos de bienes y servicios, y que estos consumos se cuantifiquen en unidades monetarias. Medicin en trminos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algn propsito u objetivo. 1.2 Importancia.1. Como una herramienta estratgica que permite presentar los resultados de la gestin operacional donde se puedan identificar los puntos dbiles y fuertes de la informacin interna de la empresa, para la toma de decisiones cotidianas de la empresa. 2. Dota a la gerencia o administracin de una herramienta para la planeacin y control de los ingresos y egresos a travs de la comparacin continua del desempeo real con lo presupuestado o estimado, que demande acciones correctivas para la administracin. 3. Para analizar las variaciones de la gestin de la empresa por producto y/o servicio, por departamento o global de acuerdo con los objetivos y metas; de tal manera que permita las acciones correctivas para mejorar los resultados. 1.3 Objetivos.Podemos mencionar los siguientes: Controlar el mismo costo a travs de sus variaciones. Fijar los precios de los productos. Conocer los verdaderos costos de los productos y/ o servicios del hotel. Conocer la productividad de la mano de obra. Conocer los ndices de productividad del negocio. Reemplazar, mejorar o eliminar una nueva lnea de productos o platos. Conocer los mrgenes de rentabilidad de los productos.

Mantener tasas de rendimiento razonable segn los objetivos del empresario o dueo. Corregir las variaciones de los estndares y los planes de la empresa. Entre otras.

10

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes2.- CUANTIFICACION DE UN COSTO Dos dimensiones: a. Magnitud relativa

Formulacin en unidades fsicas b. Magnitud econmica

Formulacin en unidades monetarias 3.-TIPOS DE CONSUMOS Dos tipos: a. Inventariables.- Bienes almacenables y su consumo se origina dentro de a empresa. Ejemplo: materias primas, suministros de limpieza, impresos, etc. b. No inventariables.- Que se adquiere del exterior y que al no tener capacidad de almacenamiento, su consumo se produce en forma inmediata. Ejemplos: energa, telfono, lavandera, etc.

11


5. Clasificacin de los costos de un hotelLos costos pueden clasificarse de muchas formas en funcin de los intereses que desee utilizar cada empresa. Las clasificaciones ms importantes y que tienen relacin con la empresa hotelera: 4.1. Por su procedencia.- Se clasifican en costos externos y costos internos:

Costos externos.- Aquellos que se encuentran contabilizados y registrados en la contabilidad general. Estos bienes y servicios son adquiridos del proveedor. Ejemplos: Compras de materias primas Costos de energa elctrica ,telfono Costos de personal Gas, petrleo.

Costos internos.- Son aquellos cuyo clculos e imputaciones se produce internamente segn la utilizacin o consumos departamentales. Ejemplos: Consumos de materias primas cafetera Costos de personal de bar Suministros de husped habitacin doble Consumo de energa en la discoteca. Etc.

4.2 De acuerdo con su identificacin con una actividad, departamento o servicio. Se clasifican en costos directos y costos indirectos. Costos directos.- Aquellos que puedan asociarse de una manera sencilla, con un producto, un servicio o un departamento y por lo tanto son plenamente identificables con ellos. Estos costos se afectan de manera directa sin recurrir a ningn tipo de reparto. Ejemplos: Materia prima Suministros de husped Costo de personal (recepcin) Publicidad -- consumo de A y B -- habitacin doble -- Alojamiento -- Departamento comercial

El costo directo puede ser variable o fijo. Costos indirectos.- Aquellos costos que no pueden atribuirse o identificarse con un producto o servicio o departamento, haciendo necesario recurrir a criterios de reparto o distribucin, existen varios criterios, pero la gran mayora son muy

12

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabessubjetivos. Ejemplos: Personal de limpieza Gastos de limpieza Los gastos de energa La depreciacin --- se imputan a varios departamento --- se imputa a varios departamentos --- se distribuye en varias reas ---se distribuye en varios departamentos del hotel.

Los costos indirectos a su vez pueden ser: Costos indirectos variables.- Su variacin depende directamente de la cantidad de huspedes, cubiertos o clientes a tender o servir, y de todos los conceptos que participen en la determinacin del costo indirecto del servicio. En produccin, los costos indirectos variables son proporcionales a la cantidad de unidades producidas como: Materiales, suministros Energa Depreciacin por unidades de produccin Mano de obra extra Combustible Servicio de lavandera etc.

Costos indirectos fijos.- Son fijos en cuanto a su valor y concepto, pero no varan por el volumen de produccin o del servicio. Ejemplos: 4.3 Alquileres Seguros Honorarios Depreciacin etc. En funcin del volumen de actividad.-En: 1.- Costos variables y 2.- Costos fijos 1.- Costos variables.Son aquellos que varan al producirse variaciones en el nivel de actividad de la empresa. Son aquellos que muestran variaciones en el nivel de actividad de la empresa y los hace en forma proporcional a los cambios. Ejemplos:

RESTAURANTE Mercaderas

HOTEL

CONFECCIONES

13

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesMercaderas -Bebidas gaseosas - Snacks Comestibles - Carnes - Abarrotes Licores - Vino - Pisco - RonLos costos variables se pueden subdividirse: a) Costos variables proporcionales.- Aquellas que si se incrementa o disminuye el volumen de actividad, estos costos tambin varan en la misma proporcin. Ejemplos: -Materias primas: Alimentos, bebidas -Suministros: Jabones, papel higinico. b) Costos variables progresivos.- Son los que ante un aumento o disminucin del volumen de produccin aumenta o disminuye ms proporcionalmente que ste. Ejemplo el costo de una hora laboral extra. Es ms cara que una hora normal. 2.- Costos fijos.- Pueden definirse como aquellos que no se alteran al modificarse el nivel de produccin, es decir se mantienen relativamente constantes sin afectarles las variaciones que puedan tener los productos o servicios obtenidos por la empresa. Son costos que por lo general no se alteran o se modifican por el nivel de produccin o venta. Ejemplos:

Suministros de Husped Aseo Servicios de lavandera Telfono husped Comisiones de venta

Telas Encajes Cierres Botones Etiquetas

Fijos Sueldos Amortizacin Tributos municipales Mantenimiento equipos de computo Seguros Honorarios Gastos financieros

Semifijos /semivariables Alquileres Material de limpieza Servicio de energa Servicio de telfono Agua Impresos 14

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesSi consideramos niveles diferentes de produccin, aparecen los costos semifijos, que seran aquellos que sufren variaciones a pesar de un lmite a otro, mantenindose constantes hasta alcanzar la siguiente cota de produccin Tambin puede modificarse la estructura de costos fijos de una empresa por motivos ajenos al volumen de produccin, por ejemplo el efecto de la inflacin. Dentro de los costos fijos tambin se pueden distinguir los siguientes costos: a) Costos fijos directos.- Son los que pueden asociarse de tal forma con el producto o servicio o departamento, que si alguno de stos desapareciera tal costo despareciera con l. Por ejemplo el costo de la depreciacin de las cmaras frigorficas del restaurante de un hotel, dejara de existir tal costo al desaparecer el rea del restaurante. b) Costos fijos indirectos.- Aquellos que son comunes a dos o ms productos, servicios o departamentos, de tal forma que desapareciera uno de ellos no desaparecera el costo. Ejemplo el costo del personal tcnico es considerado fijo, en el caso que desapareciera el restaurante segn el caso anterior el costo de servicio tcnico no desaparecera por que atendera las otras reas del hotel.

15


6. Elementos de los costosELEMENTOS DE LOS COSTOS La competitividad exige que la estructura empresarial y costos dependan directamente del volumen de ocupacin y de aspectos como: Temporadas vacacionales, fechas festivas, fines de semana etc. Localizacin y Complemento de marketing

Las polticas del manejo operacional como el control de costos son de responsabilidad de la gerencia general y de operaciones, de acuerdo a los presupuestos de ocupacin del periodo, diseando el efecto de cada elemento del costo. Los elementos de costos de una empresa de hospedaje son: 1.- Materias primas, suministros y materiales 2.- mano de obra (directa e indirecta) 3.- Costos indirectos del servicio 1.- Materias primas, suministros y materiales. Principal elemento, valor que en un producto, lo conforma la mayor parte del costo de las reas de alimentos y bebidas. Su requerimiento se efecta en funcin de la ocupabilidad de los huspedes y/o comensales y de acuerdo a la carta que esta oferte. a . - La materia prima.- Elemento que forma parte del producto. - Perecederos -Semi - perecederos -No perecederos : Carnes, aves, pecados y mariscos : Frutas, verduras, hortalizas : Abarrotes, vinos, licores

b.- Suministros.- Bienes materiales que sirven de complemento para brindar un servicio (alojamiento, lavandera, a y b, entre otros) - Suministros de husped : - Suministros de limpieza : - Formatos y papelera : Jabn, papel higinico, Detergentes, ambientadores

Formatos, tiles de escritorio

c.- Materiales diversos.- Bienes que participan en la produccin de bienes y servicios de los diversos departamentos operativos, ejemplos: - Repuestos, combustible, gas entre otros. En los establecimientos hoteleros la departamentalizacin del servicio a prestar, determina la naturaleza de la materia prima, suministros y materiales a utilizar

16

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabessegn el departamento de servicio. 2.- Mano de obra.En cualquier empresa y en particular en una empresa de servicios el recurso humano es el elemento ms importante de la gestin y de la prestacin del servicio, pues por mayor avance cientfico o tecnolgico en un establecimiento hotelero se requiere de una persona que efectu, supervise y controle la operacin, causando as un costo de mano de obra. El promedio de ocupacin anual determina el requerimiento de la planilla fija o estable, para evitar los sobre costos y tiempo. Existen estndares de requerimiento de personal que est en funcin del nmero de habitaciones del hotel. Europa EEUU Japn Per

1 1.5 1.5 empleado empleados empleados No hay estudios Pero se estima en hoteles de 4 y 5 estrellas es de 2 Por cada por cada por cada personas x habitacin habitacin habitacin habitacinFuente: Revista AHORA. Julio del 2001 Adems de los estndares, de acuerdo al producto a elaborar o servicio a prestar se establecen los tiempos y movimientos mnimos como base para determinar el trabajo en una hora, da, o el nmero de habitaciones por arreglar o el nmero mesas por atender. Para establecer la proyeccin de necesidad de mano de obra en un hotel de X cantidad de habitaciones, se debe tener en cuenta el rea de pisos, cantidad de camas, servicios adicionales, pues inciden directamente en el tiempo del arreglo de una habitacin. Por ejemplo tomando como promedio de 20 minutos el arreglo de una habitacin doble, se puede proyectar: Cuantas habitaciones arregla en un da una camarera. Cuantas camareras se necesitan en un hotel de X nmero de habitaciones. Segn el presupuesto de ocupacin, cul ser la mano de obra a contratar.

Segn el grado de participacin en el manejo del producto o servicio la mano de obra puede ser: a) Mano de obra directa.- Los que intervienen directamente en el proceso de produccin o servicio. Por ello es muy importante definir el organigrama funcional del hotel donde se pueda identificar fcilmente el personal directo. Ejemplos: La camarera, el recepcionista, el chef, el barman, el mesero etc. La mano de obra directa debe ser variable, ya que pueda cambiar por eventos de la produccin o servicio, como incremento de la produccin, temporada alta o baja.

17

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesb) Mano de obra indirecta.- Se conforma por el personal de oficinas administrativas y direccin, que no participan o no intervienen en forma directa en el proceso productivo o servicio. Ejemplos: Mantenimiento, administracin, compras etc. 3.- Costos indirectos de produccin o del servicio CIS. El tercer elemento est conformado por todos los gastos y servicios que no estn en los dos elementos anteriores, como por ejemplo el servicio de agua, energa, arriendo del local, servicios de reparaciones etc. Estos elementos tambin son necesarios para la produccin o para la prestacin del servicio. Estos elementos para su distribucin e identificacin en los departamentos operativos y / o servicios requieren de algunos mtodos de reparto. Como por ejemplo la energa en funcin (Kw) determinado por el consumo de los focos y de los equipos que utilizan energa elctrica por habitacin, los gastos de licencia y la depreciacin en funcin de los metros cuadrados de construccin del hotel, el consumo de telfono por ejemplo en funcin de las ventas, etc.

18


7. Registro de los costosLa contabilidad general o financiera es la base de informacin para una contabilidad de costos o contabilidad gerencial. En tal sentido podemos citar tres formas de registrar los costos de hoteles: 1.- Contabilidad costos integrados.- El primer paso es la sistematizacin que mediante un programa integrado (FIDELIO) u otros programas, pueda registrar todas las transacciones, de todas las reas generando informacin y resultados inmediatos como los siguientes: Estados financieros Estados de costos departamentales Presupuestos Informes gerenciales etc. Generalmente hoteles que justifiquen su costo de inversin (hoteles de 4 y 5 estrellas de gran envergadura. 2.- Costos independientes.- Independiente de la contabilidad y / o sistematizacin, se generan mdulos o paquetes independientes de los diferentes departamentos, de tal manera que se produzca y genera informes oportunos, razonable y giles en la toma de decisiones diarias de la empresa. Es una alternativa muy razonable de contar con informacin gerencial o de costos, pero lo recomendable en el futuro es que el hotel tenga un rea o un departamento de costos. El curso propuesto propone esta alternativa. 3.- Departamento de costos.- Dependiendo del volumen de operaciones, por la cantidad de habitaciones disponibles del establecimiento hotelero, el rea de costos se disea con todos los funcionarios y departamentos que requiere Dicha estructura de costos. Dentro del sistema de contabilidad en operacin, se debe implantar el sistema de costos -hotelero, por lo que se requiere que el contador o controlar conozca de contabilidad de costos de hoteles; y su implementacin debe iniciarse con la creacin de un plan de cuentas hotelero, disear los controles internos as como la determinacin de la informacin gerencial y contable .

19


8. Diagramas funcionales de los centros de ingresos y costosPara implementar una estructura de ingresos y costos de un hotel es importante identificar claramente que elementos del costo participan de manera directa en cada uno de los departamentos operativos y/o de servicios del hotel. La administracin del hotel debe establecer cuales son sus departamentos operativos que generan ingresos. Por ejemplo un hotel puede tener habitaciones y una cafetera y como reas de servicio el departamento de administracin en cambio otros establecimientos pueden tener ms departamentos operativos (restaurante, bar, discoteca, eventos) y como centros de servicio el departamento comercial, administracin, mantenimiento. Los esquemas bsicos de los centros de ingresos y costos del hotel: 1.- Figura 5. Esquema general de ingreso- costo-gasto

2.- Figura 6. Esquema del centro de costos de un hotel.

20


21


9. Esquemas de los centros de costos departamentales bsicos Figura 7. Centro de costos directos de alojamiento.

Figura 8. Centro de costos directos de A y B.

22


Figura 9 .Centro de costos directos de telfono.

23


Figura 10. Centro de costos directos de lavandera.

24


Figura 11. Centro de costos indirectos (administracin, comercial, mantenimiento).

25


26


10. La depreciacin y tratamiento de los activos de operacin1. CONCEPTOS BSICOS Activos fijos.Es un bien tangible que son propiedad de la empresa pero que no es objeto de venta. Es una unidad que paulatinamente pierde su valor a lo largo de su vida til; la compaa utiliza los bienes de activo fijo para producir bienes y servicios; esta accin conlleva a su desgaste, deterioro, u obsolescencia. Son inversiones de largo plazo, esta inversin es cargada al gasto o costo a travs de su depreciacin que se registra en los libros de contabilidad y lo va depreciando a medida que va pasando el tiempo. Principales cuentas que constituyen el activo fijo: - Edificios, muebles, equipos, maquinarias, vehculos, terrenos, etc. Depreciacin. La depreciacin es la disminucin del valor de un activo fijo por efecto del paso del tiempo. Casi todos los activos fijos con la excepcin de los terrenos merman el valor por diferentes causas, que son tambin causas de la depreciacin y estas pueden ser de tres clases: Depreciacin Fsica.-Son producidas en los activos fijos por desgaste de los materiales con los cuales estn hechas y por consecuencia necesitando ms mantenimiento. Ejemplos: Televisores Equipos de lavandera Mobiliario

Depreciacin Accidental:Son producidas en situaciones inesperadas o accidentales pero para ellas en muchas fbricas y empresas se han previsto este tipo de contingencias y utilizan un seguro contra accidentes. Cuando se presenta sbitamente sin necesidad de ser accidentales debido al deterioro o desgaste se deber llevar directamente al estado de ganancias y prdidas ya que no es un costo ocurrido en un tiempo especfico. Ejemplos: Calderos Vehculos

Depreciacin Funcional:Lo sufren los activos cuando no son capaces de cumplir con los requerimientos de la demanda o cuando ya no se necesitan porque se ha decidido no producir determinado producto. La perdida de valor que habr entre el precio pagado originalmente y el valor de salvamento, es una depreciacin funcional.

27

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesEjemplos: Software: Infotel, Interhotel Equipos de computo , scaner

Activos Intangibles.Son aquellos constituidos por partidas no fsicas y su valor se limita a los derechos y beneficios que se espera de ellos, aqu pertenece el capital y dentro de las siguientes categoras: crdito mercantil o plusvala, las marcas de fbrica, el KnowHow (conocimientos adquiridos), las patentes, etc. Generalmente los activos intangibles generalmente se amortizan, es decir se recuperan con el tiempo (generalmente en 10 aos).

28


11. Mtodos de depreciacin1.- Depreciacin en la Lnea Recta.Al determinarse por porciones iguales del costo de adquisicin, localizadas en los periodos que conforman la vida til del activo se le puede denominar como el mtodo de lnea recta. Es el mtodo ms conocido y el ms aplicado y aceptado por las normas tributarias segn tabla de depreciacin. Depreciacin anual Ejemplo: 1 Supongamos que el costo de adquisicin de un equipo de sonido es de US $ 206.66 y su vida estimada es de10 aos, la depreciacin anual calculada es de 20.66 (aprox.) Desarrollo: = Costo de adquisicin / Vida estimada

Aos Vida

Depreciacin Anual Balance (Apropiacin)

Costo de adquisicin

Depreciacin p o r Acumulada 20.66 41.32 61.98 82.64 103.3 123.96 144.62 165.28 185.94 206.6 depreciar 206.6 185.94 165.28 144.62 123.96 103.3 82.64 61.98 41.32 20.66 -------

Estimada Gastos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 20.66 20.66 20.66 20.66 20.66 20.66 20.66 20.66 20.66 20.66

2.- Depreciacin por unidades de produccin.Este mtodo mide la utilizacin del activo que se condiciona a las unidades de produccin (para maquinaria y equipo) que es capaz de ejecutar en su vida estimada, dando como resultado asignaciones variables en cada periodo. Para tal efecto se debe calcular la capacidad de produccin de la maquina que reemplaza la vida estimada en determinado periodo, este mtodo se utiliza para depreciar vehculos en el que el kilometraje es parmetro de medicin, tal como se muestra en el siguiente ejemplo: Ejemplo:

29

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesSe compra un vehculo marca Toyota, cuyo costo de adquisicin es de US $ 39.500 traducidos en soles S/94.010 (cambio del da S/2.38) cero kilmetros pero su kilometraje de vida estimada es de 180,0000 kilmetros. Calcule el valor de la depreciacin por kilmetro. Valor de depreciacin Kilmetro Factor = = = 94.010 180,000 0.52

Este clculo nos indica que al vehculo se le apropian 0.52 de depreciacin por kilmetro recorrido. Clculo de la depreciacin del primer ao, si el vehculo marco en el primer ao 30.782 kilmetros.

Valor de depreciacin Por kilmetro 0.52

Kilmetros recorridos 30,782

Depreciacin Primer ao 16,007

Las ventajas de este mtodo es que es ms realista y se adapta a la naturaleza del activo ya que se mide la depreciacin en funcin al rendimiento o capacidad de produccin, pero tiene las siguientes limitaciones: No se puede aplicar en la totalidad de activos fijos

No se puede preestablecer las asignaciones por periodos sino hasta que conozca la produccin real Se deja de apreciar el activo hasta cuando el acumulado de unidades de produccin real sea igual al estimado inicialmente como base del clculo del valor de depreciacin por unidad de depreciacin. 3.- Depreciacin Base Suma Dgitos: Se le conoce como depreciacin acelerada ya que tienden a causar mayor depreciacin en los primeros aos el activo ofrece mayor eficiencia mientras que en los ltimos aos debe de ser menor ya que el activo no es tan eficiente y requiere de mayores gastos de mantenimiento, este mtodo nos proporciona un efecto combinado. Cmo se aplica este mtodo? El costo de adquisicin se multiplica por el coeficiente que hace que la depreciacin sea mayor en los primeros aos. Este coeficiente resulta de tomar los dgitos que componen la vida estimada del activo y sumarlos, siendo este dato el denominador de la fraccin y el numerador se adjudica el orden inverso del ao respectivo a depreciar. Por ejemplo: Se compra un vehculo marca Toyota cuyo costo de adquisicin es de US $ 39.500, traducidos en soles S/94.010(cambio del da S/2.38) vida estimada es de 5 aos. Calculo del coeficiente para cada periodo es: Suma de dgitos = 1+2+3+4+5

30

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes= 15

Ao Fraccin Coeficiente 1 5/15 0.3333 2 4/15 0.2666 3 3/15 0.2 4 2/15 0.1333 5 1/15 0.0666 0.9998Calculo de depreciacin para cada periodo:

Ao Coeficiente 1 2 3 4 5

Costo de

Depreciacin

adquisicin Anual 0.3333 94.010 31333.5 0.2666 94.010 25063.1 0.2 94.010 18802 0.1333 94.010 12531.5 0.0668(aprox) 94.010 6279.9 1 94010

Tomando el dato de depreciacin anual se determina el comportamiento respecto al costo de adquisicin:

31


12. Tratamiento de los activos de operacin3.1 Conceptualizacin de los activos de operacin.Estos activos representan ciertas particularidades de carcter conceptual que condicionan los registros contables, diferentes a los activos fijos. Estos activos se adquieren para que sean utilizados como soporte de las operaciones normales de alojamiento y alimentos- bebidas, tanto as que se identifican como parte integral del servicio lo que es diferente a que se adquieran como la intencin de ser vendidos. Los recursos que pertenecen a este tipo de activos deben ajustarse al siguiente comportamiento: Se adquieren con la intencin de que conformen soporte de las operaciones normales (funcin del activo). Que el tiempo de pertenencia es mantener dicho recurso en determinada forma sea mayor a una ao(esencia del activo), pero la gran mayora de estos recursos que presentan una vida til menor a un ao, adems de presentar caractersticas de recursos agotables a estos no se le puede aplicarlos mtodos convencionalmente de depreciacin. activos utilizados en hotelera. 3. 2 Tratamiento de activos de operacin.Estos activos son parte de planta propiedad equipo, no se consideran como inventario ya que las salidas de almacn de estos elementos no se pueden considerar como gasto, por que se mantienen en la operacin por un cierto periodo. Se consideran a una cuenta de diferidos (activos de operacin). Es decir su agotamiento o gasto es de acuerdo a su vida til (6 meses, 8 meses segn el activo de operacin. 3.2.1 Clasificacin de activos de operacin.-

Se clasifican considerando la utilizacin para cada departamento operativo.

Activo Habitaciones A y B Telfono Lavandera Mantenim. Cristalera X Loza X Cubertera X Lencera Mantelera X X Utensilios de cocina X Utensilios de bar X Uniformes X X X X X De personal

32

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesA cada tipo de activo le corresponde un departamento operado especfico, excepto uniformes que es utilizado por todos incluyendo el departamento de mantenimiento, esto es importante ya que facilita la medicin de la causacion. 3.2.2.- Como se mide una causacin (el gasto ).Se utiliza una metodologa que combine los conceptos de depreciacin y amortizacin ya que se concluyen las siguientes particularidades en el tratamiento de estos activos: Se consideran como planta propiedad y equipo pero no se desprecian como tales. Pueden figurar en las cuantas de activo diferido como retiro de operacinPara luego convertirse en gasto. De acuerdo a su naturaleza y propensin al deterioro, estos activos, especficamente lencera, mantelera, uniformes y cierta cristalera, identifican una vida til menor de un ao, presentando caractersticas de recursos agotables. Estos activos se conforman por cientos o miles de piezas diferentes tamaos y capacidades, lo que hace imposible una identificacin contable para la aplicacin de los mtodos de depreciacin (calculo de la depreciacin acumulada para cada uno) No solo son numerosos, sino propensos a la rotura y hurto lo que condiciona que el tratamiento contable debe reflejar dichas perdidas sin la necesidad de mantener un estricto control o contabilizacin de cada uno, lo que es inoperante por el esfuerzo administrativo que implica. 3.2.3.- Medicin de acusacin a cada departamento.Una de las metodologas que se puede utilizar para la medicin de la acusacin (gasto) de cada departamento debe ser proporcional a un parmetro de actividad que condicione la utilizacin de estos activos y que a la vez estimule su deterioro. Existen algunos tratamientos o mtodos para calcular la amortizacin de estos activos, uno de ellos est en funcin de los ndices. a) En funcin de coeficientes .- Esto se identifica con el nivel de venta de los departamentos y la utilizacin del activo se presenta a travs de un coeficiente que se aplica al parmetro mencionado para as calcular la depreciacin. Se han establecido estndares de acuerdo a estudios realizados, que citamos a continuacin:

(%) ventas Lencera 1.65 Loza 1.56 Cristalera 1.56 Cubertera 0.95 Mantelera 0.79 Utensilios de cocina 0.95 Utensilios de bar 0.95

Acusacin

Coeficiente

Parmetros Habitaciones Alimentos A/B Alimentos A/B Alimentos Bebidas 33

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesEstos coeficientes varan en cada caso particular segn el tipo de cada establecimiento que se este operando. En tal sentido cada establecimiento debera determinar y ajustar sus propios ndices, en funcin de sus propias estadsticas. Ejemplo de como hallar la causacin (gasto). Cristalera: Si las ventas de A/B en el mes fueron de US $ 22.500 el clculo sera: Ventas de A/B. Coeficiente = causacin o gasto US $22.500 * 0.0156 = US $ 351 Esta cifra representa la utilizacin, prdida, rotura de este activo, esta causacin se refleja como gasto en el estado de resultados (ganancias y prdidas). b) Para el caso de los uniformes.- En este caso, es distinto ya que la vida til de los uniformes depende de la calidad del material, el tratamiento y uso que se le de. Para facilitar el tratamiento existen varios criterios que se aplica a los tipos de uniformes son en funcin del su vida til : 4, 6, 8, 12 meses. Definida la vida til se realiza el siguiente proceso: 1) Informacin de las compra de Uniformes: 2) Clculo de la Causacin (gasto) y apropiacin departamental: Saldo Inicial Uniformes + Compras durante el mes = ./. La vida til / Causacin (gasto) Para comprender esta operacin se plantea el siguiente ejemplo de los activos de operacin (uniformes): Saldo inicial uniformes +Registro compras durante perodo Vida til Act. De operacin : + Compras = Disponible . /. Vida til 996.83 : Saldo inicial : : S/. 5,200 781 6 meses 5,200 781 5,981 6 Disponible

= Causacin (gasto mes)

La apropiacin departamental se determina de acuerdo al nmero de empleados que el hotel mantenga en cada rea. 3.2.4 Inventario fsico.-

Se procede a contar todo lo que se mantiene en almacn no propenso al deterioro y lo que se est utilizando normalmente. a) Para el caso cristalera, cubertera y loza:

34

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesa) Para el caso cristalera, cubertera y loza: Reunir todos los elementos en un rea determinada clasificando por tipo de activo. Disponer del nmero adecuado de personas que puedan realizar el conteo en pocas horas. Realizar el inventario en horas muertas es decir, cuando no se ofrezca el servicio, ni se presente alguna actividad. Se dificulta cuando la operacin de room service es de cierto tamao obligando a suspender el servicio, a las 9 p.m. para as poder recolectar los activos que se ha despachado a las habitaciones. b) Utensilios de cocina y bar.-

Aqu es ms favorable ya que se encuentran ms concentrados en ciertas reas, son menos numerosos pero muy diversos. c) Lencera que est en operacin

Elementos que se encuentran en las estaciones de ropera de cada Supervisora de Piso. Lencera que se encuentra en Lavandera.

En habitaciones que se toma como base de cuantificacin el nmero de camas. Nota: Los inventarios peridicos se deben practicar por lo menos en forma semestral, con la finalidad de determinar las cantidades y valores reales que van a darse de baja, o que han sido sustrados, rotos, perdidos etc. Estos montos o valores de conciliarse con los clculos en funcin de los ndices; de tal manera que puedan determinarse ndices ms razonables segn la operatividad de cada empresa.

35

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 13. Casustica de la empresa hotelera1- .Saldo de Activos de operacin al 01 de julio: Activo Cristalera Loza Cubertera Lencera Mantelera Utensilios Cocina Utensilios de bar Uniformes Total act. operacin 2. - Compras durante el perodo: Considerando el movimiento del comprobante de Compras del mes de julio. Reposicin mes Cristalera Loza Cubertera Lencera Mantelera Uniformes Total Reposicin Movimiento compras 2,000 900 500 400 200 1,000 5,000 Saldo US $ 7,000 6,000 13.000 8,000 3,000 2,500 1,500 6,500 47,500

3.- Clculo de la causacin (gasto) y apropiacin departamental En primer lugar, se efectan las operaciones respectivas tomando la informacin de ventas del Comprobante y los coeficientes del cuadro. Departamento a) Habitaciones b) Alimentos c) Bebidas Causacin - Lencera: Ventas US $ 205.900 81.407 52.343

Venta habitaciones por coeficiente = Causacin (gasto) 205,900 x 0,0165 = 3,398 aprox.

Causacin - Loza: = Causacin = 1,630

Venta alimentos por coeficiente 81,407 x 0,0156

Causacin - Cristalera:

Venta alimentos y bebidas por coeficiente = Causacin

36

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes52,343 x 0,0156 = 816 Causacin - mantelera:

Venta alimentos y bebidas por coeficiente = Causacin 81,407 x 0,0079 = 643

Causacin - cubertera:

Venta de alimentos por coeficiente = Causacin 81,407 x 0,0095 = 773

Causacin - utensilios cocina:

Venta de alimentos por coeficiente = Causacin 81,407 x 0,0095 = 773

Causacin - utensilios bar:

Venta bebidas por coeficiente = Causacin 52,343 x 0,0095 = 497

Causacin uniformes: = = 6,500 1,000 7,500

Saldo inicial + Compras

Vida til

=

6 meses

Causacin ( gasto ) mes US$ 1,250 Diario = US $ 41.66 Cuadro de distribucin % de los uniformes:

Departamento Habitaciones Alimentos Bebidas Telfono Lavandera Mantenimiento Administracin Total

Porcentaje(nmero de 25% 43% 3% 15% 10% 4% 100%

empleados)

Apropiacin Uniformes 312.50 537.50 37.50 187.50 125.00 50.00 1,250.00

4. Clculo del movimiento de cierre de la cuenta de causacin (gasto) del mes:

LENCERA LOZA CRISTAL MANTEL CUBIERT COCINA 3,398 1,630 816 643

UTEN. UNIFORMES BAR xxxxxxx 773

773

497 1,250

37


5.- Finalmente de efectuarse el inventario fsico semestral de los activos operacin, a fin de ajustar los verdaderos gastos de amortizacin de los activos y logrando tener ndices de depreciacin ms razonables del propio negocio.

38


14. Los departamentos de servicio de un hotel compras y almacnINTRODUCCIN El hotel para programar el normal funcionamiento de las reas de alimentos y bebidas (restaurante, cafetera, bar, eventos), lo efectuar en primer lugar en relacin a la ocupabilidad del hotel, tipo de huspedes, localizacin y la estrategia de marketing que desarrolle. Las reas de alimentos y bebidas, para su desarrollo diario, necesita comprar a sus proveedores. Almacenar los insumos, transformar la materia prima en productos y vender a sus clientes. La actividad del restaurante, cocina, y bar; sera imposible su operatividad si no existiera los departamentos de compras y almacn. El servicio de Almacn presenta cierta dificultad tanto organizativa como funcional porque en l se producen constantes movimientos de mercancas de todo tipo, cuyas entradas y salidas han de tener un correcto tratamiento administrativo y contable. El almacn central, no solo atiende al departamento de alimentos y bebidas; si no que provee a todos los dems departamentos del hotel (alojamiento, mantenimiento, oficinas administrativas etc. En la organizacin del almacn requiere de las siguientes condiciones bsicas: Instalaciones adecuadas Adecuado control interno Arreglos y cuidados de las mercancas Coordinacin con todos los departamentos afectados

Sistematizacin de los instrumentos contables y de control. Recomendable para hoteles de 3, 4 o 5 estrellas. Anlisis y control de la gestin de stock,

Recomendable mediante un ordenador. Figura del organigrama funcional de lnea de personal del rea de compras y almacn.

Jefe de marketing

Jefe de compras Jefe de alimentos 39

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesEncargado de almacn Y Bebidas

Alimentos y bebidas - Chef - BarmanEl requerimiento de materia prima, suministros y materiales estar dado en funcin de la ocupabilidad y el plan de ventas que disee el hotel.

40


15. Gestin de stocks. Anlisis y controlLos procesos bsicos son: a) Recepcin, verificacin, inspeccin de las mercancas

b) Registros documentales bsicos c) Control y registro higinico sanitario Facturas Comandas Hojas de pedido cocina, cafetera y bar Vales de transferencias kardex de almacn Reportes diarios Control de inventarios Inventarios peridico y perpetuo Valoracin y control de stocks

41


16. Control de inventariosa).- Inventario peridico.- Es un control peridico fsico, que consiste en un conteo detallado de las mercancas tanto del almacn como de las otras reas (cocina, cafetera y bar). Este tipo de inventario se debe efectuar en forma obligatoria por lo menos cada fin de mes. Organigrama del circuito de inventarios mensuales y resultados de gestin:

ALMACEN ADMINISTRADORPROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANLISIS DE RESULTADOS

1. Impreso Inventario Fsico Impreso Inventario FsicoComprobacin fsica de las existencias realesOpcin de Cuadre de AlmacnImprimir Inventario Final Entran datos del siguiente mes Recomenzar los procesos diarios 2. Comprobacin fsica de las existencias reales 3. Obtener Consumo Neto 4. Imprimir Inventario Final NECESARIOS Cocina LISTADOS Bar Extracto de ComprasExtracto de Salidas del Mes a : Restaurante OtrosEsquema para determinar un inventario peridico y su relacin con los inventarios perpetuos. Inventario peridico Inventario perpetuo

Inventario inicial Inventario inicial + Compras + Compras = Existencia disponible - Salidas de almacn (salidas a cocina, caf. y bar) = Inventario final

= Existencias disponibles - Inventario final * - Inventario final de carnes

= Costo bruto de materia prima + - Diferencias de inventarios 42

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes= Inventario final *

b).-Inventario perpetuo.- Los inventarios son registros permanentes de las mercancas, con la finalidad de resguardar la materia prima, evitar prdidas o sustracciones. Los grupos de materias primas que requieren de un control perpetuo, mediante un ordenador, tarjetas de inventarios, bin - card o kardex de almacn. Inventarios fsicos Grupos de inventarios perpetuos

Inventario diario Inventario mensual Inventario diario

CAP Carnes, pescados ,aves AEL Abarrotes( enlatados, conservas Licores CB Cervezas Bebidas

El grupo de LFV el grupo de lcteos, frutas, verduras, no requieren de inventarios perpetuos. Valuacin de las salidas de almacn. Consiste en la forma o procedimiento de cmo los productos o insumos se utilizan en la produccin as como su valoracin. Los sistemas de valuacin de inventarios ms comunes son: 1. Sistema FIFO (Primeras Entradas Primeras Salidas) 2. Sistema LIFO (Ultimas Entradas Primeras Salidas) 3. Sistema PPP (Precio Promedio Ponderado) 1. Primeras entradas -primeras salidas (PEPS-FIFO).-

Este mtodo consiste en que los productos que primero ingresas al almacn, son los primeros productos que se usan en la produccin. Para el negocio de comidas es muy importante desde el punto de gestin .Es decir tomar en cuenta para el manejo de las salidas de los productos ya que se tratan de productos perecibles en su gran mayora. 2. Ultimas entradas - primeras salidas (IEDS-LIFO).-

Este mtodo consiste en que loas mercancas ultimas que se adquirieron son las primeras que salen. Est puede funcionar algunas empresas donde los productos no se puedan malograr o perder su valor por efecto de la obsolescencia. Ejemplo empresas de produccin de joyas, 3. Precio promedio ponderado (PPP).-

Este mtodo perpetuo de control ms usado y mas comn por la empresa y consiste en que los productos para su consumo o venta deben de tener un valor monetario uniforme. Su implementacin consiste en tomar los siguientes aspectos:

43

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes Los costos de las distintas entradas se promedian para obtener un nico costo en almacn aplicable a todas las salidas o consumos. Los promedios se modifican cada vez que hayan compras cuyo costo sea diferente al promedio vigente. Las existencias finales quedan valorados al ltimo costo promedio. Consumos de stock

Para efectos de gestin se debe hacer una combinacin .Tomar en cuenta el mtodo FIFO para el control, fsico; pero para su valoracin usar el mtodo promedio. Figura . 12.Grafico del control perpetuo de inventario de alimentos y bebidas.

Fig. 13 Flujograma interdepartamental del almacn

44


45


17. Hoja de pedido. Recepcin, cocina y bar

46


47


48


49


18. Control diario del bar de un hotel

50


51


52


53


54


55


56


57


58


19. Desarrollo de ejemplo. Mtodo direct-costing

59


60


61


62


63


64


65


66


20. Conciliacion al final del periodo y determinacin del costo brutoSe debe definir los siguientes procesos: 1) Determinar el saldo de inventario de cada tarjeta 2) Efectuar el inventario fsico de las existencias de almacn 3) Ajustes de inventarios por faltantes o sobrantes 4) Calcular el costo bruto de alimentos y bebida Ejercicios de aplicacin: Determinacin del costo bruto ( GRUPO CAP CARNES, AVES PESCADOS). El hotel Modelo de acuerdo al inventario mensual del almacn de carnes al 01 de noviembre se dispona de S/.800 y en el rea de cocina se encontr S/. 120. Al 30 de noviembre segn tarjeta de inventario de carnes el saldo fue de S/. 560. Al hacer el inventario fsico del almacn se detect un sobrante de S/.40. El inventario fsico de cocina al 30 de noviembre es de S/. 200. Las compras de este grupo de carnes segn reporte diario de ingresos de almacn en total fue de S/. 2,700. Con esta informacin se solicita determinar el costo bruto del grupo CAP para el mes de noviembre. Concepto Inventario inicial + Entradas al almacn - Inventario final de almacn = Sub - total - Diferencias de inv. Diario de cocina. = Costo bruto 2,900 Monto 800 2,700 520 2,980 80 (120 180) (560-40)

- Ajuste de inventario = Costo bruto (registro) 2,860

40

En el caso de no considerar sobrante, tendramos: Concepto Inventario inicial + Entradas al almacn Monto 800 2,700

67

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes- Inventario final de almacn = Sub - total - Diferencias de inv. Diario de cocina = Costo bruto Notas importantes: 1. De la misma forma se calcula el costo bruto para cada grupo de CB - cervezas y bebidas 2. Para ele grupo AEL- abarrotes, enlatados, conservas, licores, es el mismo costo bruto anterior, sin considerar la diferencia de inventarios diarios. 3. Para el grupo de verduras, frutas, hortalizas, lcteos. Las entradas al almacn por compras, es le mismo costo bruto, no es necesario aplicar diferencias de inventario. 2,860 560 2,940 80 120 180) (560-00)

68

Hoteles Gestion Costes 12 26155 Completo

Documents

Transcript of Hoteles Gestion Costes 12 26155 Completo