I - Introducción · I.M.E.S. C.E.M. Diagrama de Gantt.....10 Diagrama de PERT .....10
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I.M.E.S. C.E.M. ÍNDICE Acumular (campo de recursos).................................................................................. 42 Administración de proyectos........................................................................................ 5 Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto ................................................... 16 Ajustar el plan del proyecto ....................................................................................... 17 Asignación de Recursos ............................................................................................ 38 Asignaciones ............................................................................................................... 9 Asignar recursos........................................................................................................ 15 Aspectos Básicos ........................................................................................................ 5 Barra de herramientas Estándar................................................................................ 25 Barra de herramientas Formato................................................................................. 27 Barra de menús ......................................................................................................... 25 Barra de vistas........................................................................................................... 29 Calendario ................................................................................................................. 10 Calendario base (campo de recursos) ....................................................................... 43 Capacidad máxima (campo de recursos) .................................................................. 40 Cerrar el Proyecto ..................................................................................................... 18 Cierre del Proyecto ...................................................................................................... 8 Código (campo de recursos) ..................................................................................... 44 Comienzo (campo de tareas) .................................................................................... 33 Cómo se administran los proyectos con Microsoft Project ........................................ 11 Conclusiones ............................................................................................................. 53 Costo (campo de tareas) ........................................................................................... 37 Costo fijo (campo de tareas)...................................................................................... 37 Costo por uso (campo de recursos) .......................................................................... 42 Definición del proyecto ................................................................................................ 7 Definir el objetivo del Proyecto .................................................................................. 11 Desdoblamiento de la Estrategia de Defensa Nacional ............................................. 21 Hoja 1 de 55
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I.M.E.S. C.E.M.
ÍNDICE
Acumular (campo de recursos).................................................................................. 42
Administración de proyectos........................................................................................ 5
Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto................................................... 16
Ajustar el plan del proyecto ....................................................................................... 17
Asignación de Recursos............................................................................................ 38
Asignaciones ............................................................................................................... 9
Asignar recursos........................................................................................................ 15
Aspectos Básicos ........................................................................................................ 5
Barra de herramientas Estándar................................................................................ 25
Barra de herramientas Formato................................................................................. 27
Barra de menús ......................................................................................................... 25
Barra de vistas........................................................................................................... 29
Calendario ................................................................................................................. 10
Calendario base (campo de recursos)....................................................................... 43
Capacidad máxima (campo de recursos) .................................................................. 40
Cerrar el Proyecto ..................................................................................................... 18
Cierre del Proyecto...................................................................................................... 8
Código (campo de recursos) ..................................................................................... 44
Comienzo (campo de tareas) .................................................................................... 33
Cómo se administran los proyectos con Microsoft Project ........................................ 11
Conclusiones ............................................................................................................. 53
Costo (campo de tareas) ........................................................................................... 37
Costo fijo (campo de tareas)...................................................................................... 37
Costo por uso (campo de recursos) .......................................................................... 42
Definición del proyecto ................................................................................................ 7
Definir el objetivo del Proyecto .................................................................................. 11
Desdoblamiento de la Estrategia de Defensa Nacional............................................. 21
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Diagrama de Gantt .................................................................................................... 10
Diagrama de PERT ................................................................................................... 10
Dominar la Administración de Proyectos en cuatro pasos .......................................... 6
Duración (campo de tareas) ...................................................................................... 33
El flujo de información en Microsoft Proyect................................................................ 9
El Plan del Proyecto una herramienta indispensable .................................................. 7
Elementos Básicos ...................................................................................................... 9
Escribir valores reales ............................................................................................... 17
Especificar duraciones .............................................................................................. 14
Especificar tareas ...................................................................................................... 14
Establecer la fecha de comienzo del Proyecto .......................................................... 12
Establecer línea de base ........................................................................................... 17
Fin (campo de tareas) ............................................................................................... 34
Formulación de la Estrategia de Defensa Nacional................................................... 19
Gantt de seguimiento ................................................................................................ 11
Generar el Plan del Proyecto..................................................................................... 11
Gráfico de recursos ................................................................................................... 11
Grupo (campo de recursos)....................................................................................... 39
Hoja de recursos ....................................................................................................... 11
Hoja de tareas ........................................................................................................... 11
Id (campo de tareas) ................................................................................................. 31
Microsoft Proyect aplicado a la Planificación Estratégica.......................................... 24
Imprimir el plan del proyecto...................................................................................... 16
Indicadores (campo de tareas) .................................................................................. 31
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 30
Iniciales (campo de recursos).................................................................................... 39
Introducción. ................................................................................................................ 3
La base de datos de Microsoft Proyect ....................................................................... 9
Microsoft Proyect..................................................................................................... 5, 9
Nombre (campo de recursos) .................................................................................... 38
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Nombre de Tarea ...................................................................................................... 32
Nombres de los recursos (campo de tareas)............................................................. 36
Perfeccionar el plan del proyecto .............................................................................. 16
Planes Estratégicos Básicos ..................................................................................... 22
Planificación Estratégica. .......................................................................................... 19
Predecesoras (campo de tareas) .............................................................................. 35
Que es la Administración de Proyectos....................................................................... 5
Recursos ..................................................................................................................... 9
Seguimiento................................................................................................................. 8
Tasa de horas extra (campo de recursos) ................................................................. 41
Tasa estándar (campo de recursos).......................................................................... 40
Uso de recursos ........................................................................................................ 11
Uso de tareas ............................................................................................................ 10
Ver la información correcta del proyecto ................................................................... 10
Vincular tareas........................................................................................................... 15
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I. Introducción
A. Este trabajo tiene como finalidad proporcionar una herramienta que facilite la
Planificación Estratégica para lo cual ya a partir del Ejercicio de Estrategia 2000
"Movilización" fue empleado Microsoft Proyect con tal finalidad. En el transcurso
del mismo se determinaron las tareas, acciones y los plazos necesarios para
alcanzar los objetivos de cada uno de los factores del Potencial Nacional, como
complemento de éste el Ejercicio de Estrategia 2001 pretende completar un Plan
de movilización mediante la revisión de las Tareas y acciones antes desarrolladas
asignándole los recursos y costos correspondientes.
B. Microsoft Proyect es una herramienta informática creada para facilitar la
Administración de Proyectos empresariales, familiares, personales y comerciales
con un formato estándar que contempla las funciones mas empleadas en estos
campos, pero es ampliamente flexible ya que permite adaptarlo a los
requerimientos específicos necesarios para desarrollar determinados proyectos.
C. Existen muchos softwares en el mercado capaces de soportar este tipo de
información algunos con mas posibilidades y otros con menos como también se
puede recurrir a un software diseñado a medida para este tipo de planificación,
que sería lo ideal ya que lograría los mayores resultados, evidentemente si
tenemos en cuenta los costos éstos serían mucho mas elevados.
D. Se han realizado ya estudios sobre dos disciplinas, una, la informática, y otra, el
proceso de toma de decisiones estratégicas basado en las técnicas de
planificación y diagramado Pert-CPM buscando determinar cuál es la forma mas
eficiente para sustentar y aplicar la planificación estratégica. Sobre el primero se
investigaron aquellos tópicos relacionados con los procesos de planificación de
proyectos. Particularmente se presento información de la tecnología disponible,
tanto en elementos de hardware y software, como en los paradigmas aplicables y
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que se disponen en la actualidad por otras organizaciones. También se
establecieron las condiciones técnicas necesarias para soportar la gestión de
procesos, almacenamiento de la información pertinente, interconexión y
mantenimiento actualizado del entorno postulado. Sobre el segundo se
establecieron todos los antecedentes relacionados a esta técnica, conjuntamente
con sus técnicas complementarias y reformuladas específicamente hacia el
diagramado del plan estratégico.
E. El presente trabajo tiene por objetivo adecuar Microsoft Proyect, un software
estándar y comercial a las necesidades y requerimientos de una Planificación
estratégica, determinar el tipo de recursos y de costos que se deben manejar para
lograr un mejor empleo y resultado de la información disponible, que permita a su
vez, en un futuro, realizar un seguimiento del Plan estructurado para realizar los
ajustes necesarios.
F. Para alcanzar este objetivo será necesario en primera instancia analizar los
conceptos básicos de la administración de proyectos ya que Microsoft Proyect fue
creado para eso, será necesario también contar con los conocimientos básicos del
funcionamiento del Proyect y por último crear los procesos que permitan coordinar
y unificar criterios sobre el manejo de tareas, recursos y costos entre los distintos
participantes del Ejercicio.
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II. Administración de Proyectos y Microsoft Proyect
A. Administración de proyectos
1. Aspectos Básicos : Muchas de las personas que ocupan parte de su tiempo de
trabajo administrando proyectos se acobardan ante la expresión "administración
de proyectos". La idea en sí misma sugiere tareas complicadas y extensas. En
realidad, sin embargo, la administración de proyectos es únicamente un sistema
para administrar tareas, recursos y costos de manera eficaz. Un buen sistema
ayudará a mejorar la comunicación y la coordinación y a reducir la gran
cantidad de tiempo que supone la administración de proyectos.
2. Que es la Administración de Proyectos : Administrar proyectos es cuestión de
equilibrar tres conceptos ámbito, programación y recursos. Generalmente, esto
significa planear, organizar y realizar el seguimiento de las tareas del proyecto,
así como identificar y programar los recursos para que se realicen dichas
tareas. El ámbito es el intervalo de tareas necesario para cumplir los objetivos
del proyecto. La programación indica el tiempo y la secuencia de cada tarea, así
como la duración total del proyecto. Los recursos son las personas o los
equipos que realizan o facilitan las tareas del proyecto. Los recursos
normalmente conllevan costos, como salarios o gastos operativos, que
probablemente se desean controlar. Cuando el ámbito, la programación y los
recursos estén compensados, se dispondrá del número necesario de recursos
para realizar todas las tareas del proyecto dentro de la fecha límite o incluso
antes. Una de las cuestiones mas importantes de la administración de
proyectos es garantizar el cumplimiento de los objetivos específicos del
proyecto de la forma mas eficaz posible. El plan del proyecto es la herramienta
principal de administración de proyectos necesaria para alcanzar este propósito.
Sin embargo, administrar proyectos no es la parte principal del trabajo, es
posible que no se cree ni utilice un plan, lo cual constituye una de las opciones.
No obstante hay una parte negativa en este enfoque. Sin un plan formal se
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reducen las posibilidades de cumplir los objetivos del proyecto, tales como
ajustarse al presupuesto o a la programación. Si no resulta fácil llevar a cabo un
seguimiento de quién se encarga de cada tarea o de cuándo deben finalizar las
mismas, se pierde la oportunidad de cumplir los objetivos. Asimismo si algo va
mal, se incumple una fecha límite o una tarea, no es posible determinar el
origen del problema y su efecto en la programación. Una buena administración
del proyecto ayudará a tener éxito. Todos los integrantes del equipo se
beneficiarán de las mejoras en la coordinación y en la comunicación dándole
así un mayor énfasis en los resultados. Adquiere un sentido de reafirmación de
tener todo bajo control.
3. Dominar la Administración de Proyectos en cuatro pasos : No existe un único
método correcto para administrar proyectos. De hecho si se pide a 10 expertos
en administración de proyectos que expliquen la mejor forma de administrarlos,
seguramente encontraremos 10 respuestas diferentes, todas ellas verdaderas.
Sin embargo para administrar un proyecto se requerirán básicamente cuatro
pasos :
(1).Definición del proyecto
(2).Creación de un proyecto
(3).Administración y seguimiento del proyecto
(4).Cerrar el proyecto.
Se podrá utilizar Microsoft Proyect para los pasos 2 y 3. Sin embargo, ningún
programa de administración de proyectos servirá de gran ayuda en los pasos 1
y 4. Para el paso 1 se deberá anotar los objetivos y los límites, número de
recursos, presupuesto, etc. No obstante aunque se utilice Microsoft Proyect
como ayuda para evaluar y almacenar un proyecto cuando concluya, la mayoría
de las tareas del paso 4 no requerirán el uso de un programa de administración
de proyectos.
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a. Definición del proyecto : En esta etapa del proyecto se toman las decisiones
mas importantes para el proyecto, las conclusiones se convierten en el alma
de éste. En este paso se deberá :
(1).Definir el ámbito del proyecto. (Objetivos, Tareas mas importantes y
necesarias para alcanzar los objetivos)
(2).Determinar los recursos. (Personas, equipos, recursos financieros
disponibles para alcanzar los objetivos.)
(3).Determinar los límites de la programación. (Tiempo disponible y necesario
para alcanzar los objetivos)
Una vez determinados los objetivos y alcance del proyecto se estará un
condiciones de crear un plan para el mismo.
b. El Plan del Proyecto una herramienta indispensable : El plan del proyecto es
el núcleo de la administración de proyectos. Define el ámbito, los recursos y
la programación desde un mismo lugar, lo que permite mantener dichos
factores equilibrados a lo largo de todo el proyecto. El plan del proyecto
define factores tales como cuáles y cuántas son las tareas que deben
realizarse, quién las va a realizar, el costo estimado de cada una de ellas y
de todo el proyecto, la secuencia de tareas, las dependencias entre ellas, la
duración estimada de las mismas y la duración total del proyecto. Para
consolidar un plan del proyecto que sea eficaz, deberá :
(1).Identificar las tareas del proyecto, así como quién las va a realizar.
(2).Realizar una estimación del trabajo y del tiempo que ocuparán las tareas
en función de las personas implicadas en ellas.
(3).Determinar las dependencias entre tareas. Las que deben comenzar
cuando finalice otra, las que deben realizarse al mismo tiempo, o las que
deban finalizar al mismo tiempo.
(4).Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos.
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Cuanto mas precisa sea la información, mas conciso será el plan.
c. Seguimiento : Cuando el proyecto comienza, el plan se convierte en una
herramienta valiosa que ayudará a dirigir y definir el proyecto con precisión.
El plan del proyecto permite :
(1).Realizar un seguimiento del progreso del proyecto, comparando los datos
reales con las estimaciones originales.
(2).Revisar los factores relativos a los recursos, el ámbito y la programación
para equilibrar las prioridades.
(3).Identificar los problemas que pudieran desviar el proyecto de la
programación.
(4).Analizar las necesidades de los recursos a lo largo del proyecto
asegurando que ningún integrante del equipo esté sobreasignado.
(5).Realizar cambios que ayuden a alcanzar antes los objetivos.
Con un plan de proyecto se podrá analizar fácilmente lo que va bien y lo que
va mal durante el proyecto.
d. Cierre del Proyecto : Cuando se hayan alcanzado los objetivos del proyecto
y se hayan cumplido todos los criterios que indiquen el fin del proyecto, habrá
llegado la hora de cerrar el proyecto. El cierre del proyecto puede ser tan
importante como su principio, si se puede aplicar lo que se haya aprendido
durante esta fase a futuros proyectos. En el cierre del proyecto se podrá :
(1).Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del
proyecto.
(2).Analizar los problemas e identificar áreas para futuras mejoras.
(3).Almacenar el archivo del proyecto.
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Ningún programa de administración de proyectos puede cerrar el proyecto.
Sin embargo, un plan de proyecto creado con Microsoft Proyect puede
ayudar a definir la dirección correcta que debe tomar el siguiente proyecto.
B. Microsoft Proyect
1. Elementos Básicos : Prácticamente todas las acciones que se lleven a cabo
con Microsoft proyect influyen en las tareas, en los recursos o en las
asignaciones. Estos tres componentes son los elementos básicos de cualquier
proyecto. Se podrán manipular estos tres componentes básicos con Microsoft
Proyect hasta descubrir la configuración adecuada a las necesidades.
c. Tareas : El trabajo que se ha de realizar para cumplir los objetivos del
proyecto se puede dividir en tareas. El ámbito de un proyecto es el conjunto
de todas las tareas y todos los objetivos.
d. Recursos : Por lo general, un recurso es una persona. Sin embargo, también
pueden serlo un equipo, materiales, servicios o incluso locales, cualquier
elemento necesario para completar una tarea. La cantidad de recursos que
se disponga puede afectar el ámbito del proyecto y al tiempo que se tarde en
completarlo.
e. Asignaciones : Cuando se asigna un recurso para trabajar en una tarea, se
realiza una asignación. Las asignaciones afectan directamente a la cantidad
de tiempo necesario para completar una tarea e indirectamente al tiempo
total del proyecto.
f. El flujo de información en Microsoft Proyect : Antes de que la información
pueda fluir dentro de Microsoft Proyect, es necesario que se produzca un
intercambio de información entre el usuario y la interfaz de Microsoft Proyect,
es decir, lo que aparece en la pantalla del equipo. Microsoft Proyect se
comunica con el usuario por medio de su interfaz : todos los diagramas,
gráficos y hojas, menús y barras de herramientas que aparecen alrededor de
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los bordes, así como los cuadros de diálogo que se muestran en pantalla. El
usuario a su vez utiliza la interfaz para comunicarse con el programa.
g. La base de datos de Microsoft Proyect : Los datos que se introducen a
través de la interfaz se almacenan en la base de datos de Microsoft Proyect.
Una base de datos no es mas ni menos que un contenedor especial en el
que se almacenan datos de una manera muy ordenada, las columnas se
denominan campos y cada campo almacena un tipo concreto de información.
h. Ver la información correcta del proyecto : Si la única ventaja de Microsoft
Proyect fuera almacenar los datos en un segundo plano en la base de datos,
no sería muy útil como ayuda en la administración de proyectos. También
debe permitir ver los datos del proyecto, agregar mas información, eliminarlos
o modificarlos según las circunstancias. Microsoft Proyect dispone de las
herramientas necesarias para hacerlo, se denominan vistas. Cada vista
ofrece una forma diferente de ver la información de la base de datos. Existen
dos categorías principales de vistas : vistas de tareas y vistas de recursos.
Las vistas de tareas muestran información acerca de cada una de las tareas,
las de recursos muestran información de uno o mas recursos que hayan sido
asignados al proyecto. Las vistas de tareas y recursos usadas mas
frecuentemente son :
(1).Diagrama de Gantt : Muestra una lista de tareas e información
relacionada y un diagrama que muestra gráficamente las tareas y las
duraciones en función del tiempo. Se utiliza esta vista para escribir y
programar una lista de tareas.
(2).Diagrama de PERT : Un diagrama de red que muestra todas las tareas y
sus dependencias. Se utiliza esta vista para crear y ajustar la
programación en formato de diagrama de flujo.
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(3).Calendario : un calendario mensual que muestra todas las tareas y sus
duraciones. Se utiliza esta vista para mostrar las tareas programadas en
una semana o en un intervalo de tiempo concreto.
(4).Uso de tareas :Una lista de tareas que muestra los recursos asignados
agrupados bajo cada tarea. Se utiliza esta vista ajustar la cantidad de
trabajo que los recursos realizan en la tareas.
(5).Gantt de seguimiento : Una lista de tareas e información relacionada y un
diagrama que muestra gráficamente las barras de las tareas planeadas y
programadas. Se utiliza esta vista para comparar la programación
deseada con la real.
(6).Hoja de tareas : Una lista de tareas e información relacionada. Se utiliza
esta vista para escribir y programar tareas en un formato de hoja de
cálculo.
(7).Gráfico de recursos : Un gráfico que muestra la asignación de recursos,
los costos o las horas extras. Se utiliza esta vista para mostrar
información acerca de un solo recurso o acerca de un grupo de recursos.
(8).Hoja de recursos : Una lista de recursos e información relacionada. Se
utiliza esta vista para escribir y modificar información del recurso en un
formato similar al de una hoja de cálculo.
(9).Uso de recursos : Una lista de recursos que muestra las tareas asignadas
agrupadas bajo cada recurso. Se utiliza esta vista para mostrar
información acerca de los costos o de la asignación de trabajo a cada
recurso, también se puede utilizar para ajustar la cantidad de trabajo que
los recursos realizan en las tareas.
2. ¿Cómo se administran los proyectos con Microsoft Project?
(1).Definir el objetivo del Proyecto : Si la diana no está visible, es
prácticamente imposible alcanzar el blanco. Por tanto, primero debemos
identificar el objetivo. El objetivo debe ser mensurable, debe definir un fin
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concreto del proyecto y debe incluir cualquier suposición acerca del
proyecto, así como sus delimitaciones. Para evitar problemas posteriores,
compruebe que todos los afectados están de acuerdo con la definición del
objetivo.
(2).Generar el Plan del Proyecto : Una vez que sepa dónde se dirige el
proyecto, debe averiguar la mejor manera de llegar a ese punto. Para ello,
tendrá que recopilar información del proyecto, por ejemplo, la lista de las
tareas que han de realizarse y las estimaciones del tiempo que requerirá
cada una. A continuación, introducirá la información en Microsoft Project.
A medida que recibe la información, Microsoft Project crea un plan para
realizar el proyecto.
El plan del proyecto constituye el núcleo del proyecto. Es un modelo en
pantalla que indica las tareas que se van a llevar a cabo, quién las va a
realizar y cuándo. Probablemente, la parte más importante del plan es la
programación del proyecto, que incluye las fechas de comienzo y de fin de
cada tarea, el tiempo que requerirá cada una de ellas y la duración y la
fecha de fin de todo el proyecto. El plan del proyecto también puede incluir
información acerca de los costos y el uso de recursos.
(3).Establecer la fecha de comienzo del Proyecto : Los primeros pasos para
la creación del plan de un proyecto son: crear un archivo, designar la
fecha de comienzo o de fin del proyecto y, a continuación, especificar
otros datos generales del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo o
de fin, Microsoft Project utilizará la fecha actual como fecha de comienzo.
1 Haga clic en Nuevo.
2 Escriba una fecha de comienzo o de fin.
Para escribir una fecha de comienzo, escriba la fecha en la que desee
iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo.
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5Especificar duraciones
2. Definir el Proyecto
Especificar Tareas
4
Establecer la fecha de comienzo del Proyecto 6
3Asignar Recursos1. Crear
el Plan 7
Vincular Tareas8
Imprimir el Plan
9
Perfeccionar el Plan 10. Seguimiento y Administración
11
Establecer una línea de base
12
Introducir valores reales
13
Ajustar el Plan14. Cerrar el Proyecto
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Para escribir una fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del proyecto en el
cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba la fecha de fin del
proyecto en el cuadro Fecha de fin.
Sugerencia : Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la
información en cualquier momento haciendo clic en Información del
proyecto en el menú Proyecto. Por ejemplo, si se pospone la fecha de
comienzo del proyecto porque necesita contratar un administrador de
proyectos nuevo, puede cambiar la fecha de comienzo.
(4).Especificar tareas : Un proyecto normal se compone de una serie de
tareas relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la
programación. Escriba todas las tareas importantes del proyecto,
siguiendo aproximadamente el orden en que está prevista su realización.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
2 En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
3 Presione la tecla ENTRAR.
Sugerencia Puede resultar difícil decidir hasta qué punto deben
fraccionarse las tareas. Como regla general, una tarea no debe
prolongarse más de 2 semanas. Debe ser suficientemente grande para
representar un bloque significativo de trabajo y suficientemente pequeña
para poder seguir su progreso con regularidad y permitir la identificación
temprana de problemas.
(5).Especificar duraciones : Cuando especifica una tarea, Microsoft Project le
asigna automáticamente una duración de 1 día. Puede cambiar esta
duración para que represente con mayor precisión el tiempo que la tarea
va a requerir.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
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2 En el campo Duración de la tarea que desea cambiar, escriba la
duración que desee. La duración se puede especificar en minutos, horas,
días o semanas.
3 Presione la tecla ENTRAR.
Sugerencia : Para programar las tareas de forma más eficaz, especifique
una duración para cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las
fechas de comienzo y de fin automáticamente.
(6).Asignar recursos : La mayoría de las tareas requieren que un recurso
realice el trabajo. Un recurso puede ser una persona, un equipo, un
edificio o cualquier elemento físico necesario para completar una tarea.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee
asignar un recurso.
3 Haga clic en Asignar recursos .
4 En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la
tarea. Si el recurso no figura en la lista, escriba su nombre en el campo
Nombre.
5 Haga clic en Asignar. Una marca de verificación que aparece a la
izquierda del campo Nombre indica que el recurso está asignado a la tarea
seleccionada.
Sugerencia : También puede asignar recursos a tiempo parcial o por
horas extra, así como asignar más de un recurso. Tenga en cuenta que las
horas de trabajo de un recurso se indican en el calendario del recurso.
(7).Vincular tareas : Normalmente, las tareas se suceden unas a otras: por
ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y después se decoran. Para
crear una secuencia, se vinculan las tareas que tienen una dependencia
entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia.
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1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
2 En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que
desee vincular.
3 Haga clic en Vincular tareas .
Microsoft Project crea un vínculo entre tareas de fin a comienzo, donde
una de las tareas ha de finalizar antes de que pueda comenzar la
siguiente.
Un vínculo de fin a comienzo puede no resultar adecuado. Por tanto,
puede crear otros tipos de vínculos entre tareas, por ejemplo, vínculos de
comienzo a comienzo o de fin a fin.
(8).Imprimir el plan del proyecto : Para revisar el plan del proyecto antes de
ajustarlo, puede imprimir la vista Diagrama de Gantt o cualquier vista de
Microsoft Project. También puede personalizar las vistas antes de
imprimirlas.
(9).Perfeccionar el plan del proyecto : Ha creado un plan de proyecto inicial,
pero tal vez aún no cumpla sus objetivos. Por ejemplo, si sigue el plan
actual, el proyecto puede requerir un tiempo o un costo excesivos. Para
solucionar estos problemas, tendrá que ajustar el plan del proyecto.
1 Reducir la programación del proyecto
2 Reducir los costos de las tareas
3 Reducir los costos de los recursos
4 Asegurarse de que los recursos pueden realizar el trabajo en el
tiempo disponible
(10). Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto : Una vez que se
inicia el proyecto, su equipo de colaboradores se encargará de ejecutar el
plan. Sin embargo, tendrá que seguir de cerca su progreso, puesto que
generalmente surgen problemas imprevistos. Al utilizar Microsoft Project
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para realizar un seguimiento del progreso del proyecto, podrá ver en todo
momento su estado e identificar y resolver lo antes posible los problemas
que puedan afectar a su correcto desarrollo
(11). Establecer línea de base : Una vez completado el proceso inicial de
creación de un plan introducción de tareas, establecimiento de
dependencias, asignación de recursos y ajuste de la programación estará
preparado para configurar el plan previsto. Comparando la información del
plan previsto con la programación actualizada durante el transcurso del
proyecto, puede identificar y resolver discrepancias. Una vez finalizado el
proyecto, puede utilizar el plan previsto para programar proyectos futuros
similares con mayor precisión.
1 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación,
haga clic en Guardar línea de base.
2 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para
guardar la parte de la programación que desee.
(12). Escribir valores reales : Puede actualizar la programación con la
frecuencia que desee para controlar el progreso. Para actualizar la
programación, evalúe el estado de cada tarea y escriba la información
más actual en la programación. A continuación, puede determinar el
progreso utilizando la información de la línea de base que guardó para
comparar el plan original con el estado actual.
1 Actualizar las fechas de comienzo y de fin reales de las tareas
2 Actualizar el progreso en una tarea en forma de porcentaje
3 Determinar si las tareas comienzan y finalizan según el plan
4 Determinar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado
(13). Ajustar el plan del proyecto : A medida que actualiza el plan del
proyecto, puede descubrir problemas que pueden poner en peligro el éxito
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del proyecto. Por ejemplo, si una tarea de la ruta crítica finaliza tarde, la
programación puede indicar que el proyecto finalizará tarde. Por tanto,
tendrá que ajustar el plan para resolver los problemas que surjan.
1 Reducir la programación del proyecto
2 Reducir los costos de las tareas
3 Reducir los costos de los recursos
4 Asegurarse de que los recursos pueden realizar el trabajo en el
tiempo disponible
5 Reprogramar el trabajo restante en una tarea para continuar más
tarde.
(14). Cerrar el Proyecto : Cada proyecto es una experiencia de la que
siempre se aprende. Por muy bien que se planee el comienzo, al final del
proyecto comprobará que su plan ha cambiado con respecto a la versión
original. Si guarda el plan original en Microsoft Project, puede aprovechar
mejor su experiencia comparando la información del proyecto original con
la forma en que progresó realmente el proyecto.
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III. Metodología de Planeamiento a nivel Estratégico Nacional
A. Para el planeamiento de la Defensa Nacional, es necesario contar con una
metodología que permita resolver el problema de la Seguridad Nacional mediante
un análisis lógico y ordenado de los elementos que intervienen. Esta metodología
no difiere, en sus ideas básicas, de la empleada para la solución de problemas de
carácter militar : Posibilitar el estudio del problema y de la situación, la selección
de las mas adecuadas y su posterior concreción en planes para los diversos
escalones. Esta metodología adquiere características particulares por tratarse de
planeamiento estratégico de alto nivel, que tiene por finalidad el establecimiento
de una Política de Defensa Nacional. Comprende tres fases :
1. Formulación de la Estrategia de Defensa Nacional.
2. Desdoblamiento de la Estrategia de Defensa Nacional.
3. Planes Estratégicos Básicos.
B. Fase 1 Formulación de la Estrategia de Defensa Nacional : Tiene por finalidad
definir la estrategia de Defensa Nacional y orientar su desdoblamiento a través de
un concepto estratégico Nacional.
1. Las bases de la estrategia de Defensa Nacional son los objetivos nacionales y
la Política Nacional. La formulación de esta estrategia se puede sintetizar en
cuatro etapas :
a. Apreciación de Situación Estratégica Nacional : en esta etapa se analizan
las situaciones mundial, continental, regional, vecinal e interna, con el
propósito de definir los problemas que afectan la Seguridad Nacional, que
surgen de la determinación de oposiciones entre los Objetivos Nacionales
Permanentes y los Objetivos de otros países. Pasos para realizar la
Apreciación de Situación :
(1).Estudio de la situación mundial.
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I.M.E.S. C.E.M.
(2).Estudio de la situación continental.
(3).Estudio de la situación regional.
(4).Estudio de la situación vecinal.
(5).Estudio de la situación interior
(6).Establecimiento de los antagonismos.
(7).Establecimiento de las presiones.
(8).Establecimiento de las presiones dominantes.
(9).Establecimiento de las hipótesis generales.
b. Determinación de los Objetivos Estratégicos de Defensa Nacional : tomando
como base los elementos aportados por la apreciación de situación
estratégica se trata de encontrar respuestas capaces de enfrentar las
hipótesis generales enunciadas. La seguridad del País se alcanza si se
anulan las presiones dominantes que dan origen a las hipótesis generales,
con este fin se dan sucesivamente los siguientes pasos para cada hipótesis
general :
(1).Se determinan los Objetivos de Defensa Nacional.
(2).Se evalúa el Poder Nacional para alcanzar esos objetivos.
(3).Se establecen las hipótesis de conflicto y las hipótesis de guerra.
(4).Se fijan los objetivos de conflicto y los objetivos de guerra.
(5).Se determinan las estrategias de conflicto y las estrategias de guerra.
c. Determinación de las Áreas Estratégicas : una vez establecidas las hipótesis
generales y los objetivos y estrategias de Defensa Nacional se está en
condiciones de determinar las estrategias sectoriales que se deriven de las
estrategias determinadas. Las estrategias normalmente se aplican en áreas
geográficas mas o menos definidas, las cuales ya han surgido de los
estudios previos realizados para llegar a enunciar las hipótesis generales. Un
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I.M.E.S. C.E.M.
área geográfica asume el carácter de estratégica cuando se presume que en
determinada época se hará sentir en ella la actuación de presiones
dominantes. La importancia de las áreas estratégicas se determinan
considerando :
(1).Las presiones dominantes
(2).La aplicación del Poder.
d. Concepto Estratégico Nacional. : el concepto estratégico nacional concreta y
sintetiza la formulación de la Estrategia de Defensa Nacional y constituye el
marco orientador de la siguiente fase. Comprende en forma general una
primera parte que proporciona los elementos básicos de la Política de
Defensa y una segunda parte, que conforma los elementos orientadores para
proseguir el planeamiento.
C. Fase 2 Desdoblamiento de la Estrategia de Defensa Nacional : Tiene por finalidad
definir las estrategias y orientar la elaboración de los planes en los cuatro sectores
del Poder Nacional, a través de la directiva de planeamiento de la Defensa
Nacional.
1. El concepto estratégico nacional determina los objetivos y estrategias de
Defensa Nacional, sin incluir las estrategias a ser desarrolladas en cada uno de
los sectores del poder, ni las medidas de coordinación para su control.
2. Existe por lo tanto la necesidad de formular normas que permitan determinar y
coordinar las acciones estratégicas a ser desarrolladas en los sectores, lo que
en conjunto definirá las estrategias a ser empleadas por el poder nacional, tanto
para el planeamiento de conflicto como para el de guerra.
3. La directiva de planeamiento de la Defensa Nacional es en consecuencia el
documento formal que traduce la decisión y contiene las estrategias a ser
desarrolladas en cada uno de los sectores del Poder Nacional y las condiciones
generales para su ejecución.
4. Esta fase consta de dos etapas :
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I.M.E.S. C.E.M.
a. Determinación de las estrategias : Constituye un análisis estratégico de la
situación donde los diferentes elementos a considerar (Objetivos, acciones,
plazos, prioridades, etc.) son fijados en base al Concepto Estratégico
Nacional. Esta etapa se desarrolla en cuatro pasos :
(1).Formulación preliminar de las acciones estratégicas en los Sectores del
Poder Nacional.
(2).Examen de las posibilidades del Poder Nacional.
(3).Selección de las acciones estratégicas.
(4).Decisión.
b. Directiva de Planeamiento : Contiene una orientación general y las medidas
de coordinación que permiten a los cuatro sectores del Poder iniciar sus
correspondientes.
D. Fase 3 Planes Estratégicos Básicos : Tiene por finalidad la elaboración de los
planes estratégicos básicos que contienen las recomendaciones de cada sector
del Poder Nacional.
1. Recibida la Directiva de Planeamiento cada sector proseguirá sus estudios
separadamente para proponer el conjunto de acciones que atienden las
hipótesis que le correspondan . Las acciones que se recomiendan para
enfrentar una hipótesis de guerra, configuran un Plan Estratégico Básico Militar
o Plan de Guerra. Las acciones que se recomiendan para enfrentar una
hipótesis de conflicto se condensan en un Plan Estratégico Básico Político,
Económico o Sicosocial según sea el sector del Poder que sufra la mayor
incidencia de la presión dominante. Estos planes son :
a. Planes de Guerra :
b. Planes de Conflicto :
c. Elaboración de los Planes :
d. Planes Complementarios Derivados :
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I.M.E.S. C.E.M.
IV - Guía Práctica para el empleo de Microsoft Proyect
A. En este capítulo trataremos de establecer una guía práctica para los usuarios de
Microsoft Proyect durante la realización del Ejercicio de Estrategia a los efectos de
facilitar el ingreso de datos y manejo del mismo en un formato personalizado,
adecuado a las necesidades y requerimientos del Ejercicio y a la Planificación
Estratégica. Antes de detallar los procedimientos para el ingreso y tratamiento de
datos será necesario introducir a los usuarios en las principales funciones y
herramientas que encontramos en la ventana de Microsoft Proyect.
3 2 1
4 5
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I.M.E.S. C.E.M.
1. Barra de menús : La barra de menús se utiliza para seleccionar menús y
comandos con el fin de realizar acciones en Microsoft Project. Es posible
agregar, eliminar y modificar los menús de la barra de menús y los comandos
de los menús. También es posible crear sus propias barras de menús y
mostrarlas. La barra de menús aparece bajo la barra de título en la ventana de
Microsoft Project.
a. Cuando se selecciona un nombre de menú en la barra de menús, se
muestra un menú que contiene una lista de los comandos relacionados con
él.
b. Para seleccionar un nombre de menú en la barra de menús, haga clic en él
o presione ALT+ la letra subrayada del nombre.
c. Los comandos que aparecen en los menús se pueden cambiar,
dependiendo de la vista en que se encuentre y de las acciones que haya
realizado en Microsoft Project.
d. Los nombres de los comandos terminados en puntos suspensivos (...)
muestran un cuadro de diálogo.
e. Los nombres de los comandos seguidos de una flecha () muestran un menú
en cascada que contiene la lista de comandos relacionados.
f. Algunos nombres de comando van acompañados de una combinación de
teclas, que es posible utilizar para ejecutar ese comando rápidamente.
2. Barra de herramientas Estándar : La barra de herramientas Estándar
proporciona las herramientas de uso más frecuente, que puede utilizar para
realizar una amplia gama de tareas comunes de administración del proyecto.
Para averiguar qué hace un botón específico, haga clic en ¿Qué es esto? en el
menú de ayuda y, a continuación, haga clic en el botón.
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I.M.E.S. C.E.M.
Abre un nuevo archivo de proyecto.
Presenta el cuadro de diálogo Abrir, que le permite abrir un archivo deproyecto existente.
Guarda los cambios efectuados en el archivo de proyecto activo.
Imprime la vista activa del proyecto actual.
Muestra cómo será el aspecto, una vez impresa, de cada página de lavista activa. La barra de estado situada en la parte inferior de lapantalla indica el número de la página actual y el número total de páginas de la vista seleccionada.
Revisa la ortografía del texto del proyecto.
Elimina la selección y la coloca en el Portapapeles.
Copia la selección y la coloca en el Portapapeles.
Pega el contenido del Portapapeles en el punto de inserción.
Copia el formato de los campos seleccionados y lo aplica a los campos especificados por el usuario.
Deshace el efecto del último comando que se haya elegido (si es posible) o elimina los últimos datos que se hayan escrito.
Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, en el que puede asociar un hipervínculo a la tarea o al recurso actual.
Muestra u oculta la barra de herramientas Web.
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Vincula las tareas seleccionadas con una dependencia de fin a comienzo.
Desvincula las tareas seleccionadas.
Inicia la división de una tarea. El puntero se transforma en , que acontinuación puede situar en la barra de tareas que desea dividir.Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para dividir la tarea.
Muestra la información de las tareas o recursos que el usuario puede modificar.
Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información de una tareao un recurso, en la que el usuario puede escribir una nota relativa a latarea o al recurso.
Muestra el cuadro de diálogo Asignación de recursos, donde puede agregar, cambiar y quitar asignaciones de recursos.
Muestra un incremento de tiempo menor en la escala temporal.
Muestra un incremento de tiempo mayor en la escala temporal.
Muestra el área del Diagrama de Gantt que contiene la barra correspondiente a la tarea seleccionada.
Copia la información seleccionada en forma de objeto.
Ejecuta el Asistente para diagramas de Gantt, que le permitepersonalizar el aspecto del diagrama de Gantt. El Asistente paradiagramas de Gantt presentará una serie de cuadros de diálogo ymodificará el Diagrama de Gantt de acuerdo con las opciones quehaya seleccionado en ellos.
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Muestra el Ayudante de Office.
3. Barra de herramientas Formato : La barra de herramientas Formato
proporciona herramientas para cambiar el aspecto del texto en las vistas. Para
averiguar qué hace un botón específico, haga clic en ¿Qué es esto? en el menú
de ayuda y, a continuación, haga clic en el botón.
Anula la sangría de las tareas seleccionadas un nivel por vez.
Aplica sangría a las tareas seleccionadas un nivel cada vez.
Muestra las subtareas que se encuentran un nivel por debajo de las tareas de resumen seleccionadas.
Oculta las subtareas de las tareas de resumen seleccionadas.
Oculta o muestra filas de asignación cuando se utilizan las vistas de uso de tareas o de recursos.
Muestra todas las tareas del proyecto.
Presenta una lista de las fuentes disponibles.
Presenta una lista de los tamaños disponibles para la fuente seleccionada en el cuadro Fuente.
Aplica negrita al texto seleccionado.
Aplica cursiva al texto seleccionado.
Subraya el texto seleccionado con una sola línea.
Alinea a la izquierda el contenido de los campos seleccionados.
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I.M.E.S. C.E.M.
Centra el contenido de los campos seleccionados.
Alinea a la derecha el contenido de los campos seleccionados.
Muestra el nombre del filtro aplicado a la vistaactiva, así como una lista de los filtros disponiblespara la vista.
Muestra u oculta el auto filtro de los títulos de columna que aparecen en las vistas de hoja.
4. Barra de vistas : La barra de vistas aparece a lo largo del borde izquierdo de la
ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar
de vista con sólo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que
desea mostrar no aparece en la barra de vistas, haga clic en Más vistas en la
Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo
Más vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la barra de vistas, haga
clic en Barra de vistas en el menú Ver. En la siguiente tabla se describe cada
una de las vistas que aparecen en la barra de vistas y muestra el icono de cada
una de ellas.
Un calendario mensual que muestra las tareas y susduraciones. Use esta vista de tareas para mostrar las tareasprogramadas en una semana o un intervalo de semanasconcretos.
Una lista de tareas e información relacionada y un diagramaque muestra tareas y duraciones en el tiempo. Use esta vistade tareas para escribir y programar una lista de tareas.
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Un diagrama de red que muestra todas las tareas y susdependencias. Use esta vista de tareas para crear y ajustar laprogramación en formato de diagrama de flujo.
Una lista de tareas que muestra los recursos asignadosagrupados bajo cada tarea. Use esta vista de tarea para verqué recursos se encuentran asignados a tareas específicas ypara establecer definiciones de recursos.
Una lista de tareas e información relacionada, y un diagramaque muestra las barras de Gantt de línea base y deprogramación de cada tarea. Use esta vista de tareas paracomparar la programación prevista con la real.
Un gráfico que muestra la asignación de recursos, los costoso las horas extra. Use esta vista de recursos para mostrarinformación de un solo recurso o de un grupo de recursos enel tiempo.
Una lista de recursos e información relacionada. Use estavista de recursos para escribir y modificar información delrecurso en un formato similar al de una hoja de cálculo.
Una lista de recursos que muestra la asignación, el costo o lainformación del trabajo de cada recurso en el tiempo. Useesta vista de recursos para mostrar información sobre el costoy la asignación de trabajo de cada recurso, así como paraestablecer definiciones de recursos.
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B. Ingreso de Datos
1. Para el ingreso de las tareas disponemos de varios métodos diferentes,
pueden ingresarse las mismas a través de formularios, o desde las vistas de
Diagrama de Gantt o uso de tarea, cualquiera que se emplee tendrá los mismos
resultados, recomendamos en este caso emplear para el ingreso de tareas,
duración y fechas de comienzo y fin la vista Diagrama de Gantt o Uso de tareas
ya que permiten visualizar el todos los datos del proyecto e ingresar o modificar
cualquiera de los datos ingresados. En estas vistas encontraremos las
siguientes columnas :
a. Id (campo de tareas) : El campo Id contiene el número de identificación que
Microsoft Project asigna automáticamente a cada tarea que agregue al
proyecto. El Id indica la posición de una tarea con respecto a las demás.
A medida que va creando tareas, Microsoft Project automáticamente asigna
el siguiente número en la secuencia de tareas como aparezcan en la lista.
Esto se convierte en el Id de la tarea. Utilice el campo Id en una hoja de
tareas cuando desee mostrar o filtrar el Id de la tarea.
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Ejemplo : Supongamos que tiene tres tareas escritas en secuencia, sus Id
de tarea serán 1, 2 y 3. Si inserta una tarea nueva entre la tarea 2 y la tarea
3, la tarea insertada será ahora la tarea 3 y la antigua tarea 3 será ahora la
tarea 4.
Cuando inserte, mueva o elimine una tarea, Microsoft Project actualizará
automáticamente los números identificadores de forma que reflejen siempre
el orden actual de las tareas. Después de mover o eliminar tareas, si desea
que las tareas vuelvan a su orden original, utilice el campo Identificador
exclusivo en vez del campo Id.
b. Indicadores (campo de tareas) : El campo Indicadores muestra los iconos
que ofrecen diferentes tipos de información sobre una tarea. Un icono de
marca de verificación indica que la tarea se ha completado. Un icono de
calendario indica que la tarea incluye una fecha de delimitación. Un icono de
nota indica que hay adjunta una nota de tarea.
Microsoft Project agrega el icono adecuado al campo Indicadores cuando se
cumplen ciertas condiciones en el proyecto. Por ejemplo, cuando se
completa una tarea, Microsoft Project agrega automáticamente un icono de
marca de verificación al campo Indicadores de la tarea. Cuando se escribe
una nota para una tarea, Microsoft Project agrega el icono de nota al campo
Indicadores.
Agregue el campo Indicadores a una hoja de tareas cuando desee mostrar
los iconos que proporcionan información gráfica rápida de las tareas.
Ejemplo : Supongamos que ve un icono de marca de verificación junto a
varias tareas en la vista Hoja de tareas. Esto significa que las tareas se han
completado. Para otra tarea, observa un icono de nota, lo que significa que la
tarea tiene una nota asociada.
El campo Indicadores se encuentra de manera predeterminada en la primera
columna de las vistas Diagrama de Gantt y Hoja de tareas. Cuando se señala
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un icono en el campo Indicadores, aparece una sugerencia que ofrece más
información sobre el icono y el estado de la tarea.
c. Nombre de Tarea : En este campo se detallarán las tareas necesarias para
alcanzar los objetivos, disponemos de distintos niveles que indican las
relaciones jerárquicas que existen entre las mismas.
(1).En un primer nivel se transcribe el Sector del Poder Nacional al que
corresponden las tareas subordinadas, toda tareas que tenga tareas
subordinadas o sub tareas, automáticamente se convierten en tareas
resumen y muestra en el resto de los campos la suma de los datos
correspondientes a las tareas subordinadas. El objetivo del sector será
transcripto en la herramienta notas de tarea que veremos su empleo mas
adelante.
(2).En un segundo nivel colocaremos las acciones estratégicas para alcanzar
los objetivos del sector, la tarea no podrá superar los 20 caracteres, debe
ser concreta y concisa, cualquier aclaración necesaria se hará como nota
de tarea al igual que los objetivos del sector.
(3).En un tercer nivel encontraremos el "Efecto Deseado" que son aquellas
tareas o acciones necesarias para llevar a cabo las acciones estratégicas
las que a su vez alcanzarán los objetivos del sector.
Para marcar los niveles antes mencionados se deberá aplicar o eliminar las
sangrías correspondientes desde la Barra de Herramientas de Formato.
d. Duración (campo de tareas) : El campo Duración representa el periodo de
tiempo total de trabajo activo de la tarea. Normalmente, es la cantidad de
tiempo transcurrida desde el comienzo hasta la finalización de la tarea. De
manera predeterminada, será de 1 día (1d) para las nuevas tareas. Microsoft
Project calcula la duración de una tarea contando el tiempo de trabajo activo
comprendido entre el comienzo y el fin programados de la tarea.
Normalmente, será el periodo de tiempo comprendido entre el comienzo y el
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fin de la tarea, sin contar el tiempo comprendido entre las tareas divididas ni
los periodos no laborables.
Escriba la duración de las tareas cuando las cree. El campo Duración es uno
de los elementos más importantes para los cálculos de programación de
Microsoft Project. Se trata del periodo de tiempo que se muestra en las
barras de Gantt del Diagrama de Gantt.
Ejemplo Supongamos que Carlos está programado para trabajar en la tarea
"Redactar propuesta" el miércoles, el jueves y el viernes, Pablo el miércoles y
el jueves, y Juan el lunes y martes siguientes. El periodo de tiempo de
trabajo de la tarea "Redactar propuesta", y por tanto su duración, es de cinco
días (miércoles, jueves, viernes, lunes y martes).
e. Comienzo (campo de tareas) : El campo Comienzo muestra la fecha y la
hora en las que está programado que comience una tarea. Puede escribir la
fecha de comienzo que desee, para indicar la fecha en la que se debe
comenzar la tarea. O bien, deje que Microsoft Project calcule la fecha de
comienzo. Microsoft Project calcula la fecha de comienzo en función del
calendario de recursos, del calendario del proyecto, de las dependencias
entre tareas, de otras delimitaciones de tareas y de cualquier retraso en la
redistribución. Agregue el campo Comienzo a una hoja de tareas cuando
desee revisar o filtrar las fechas de comienzo programadas para las tareas.
Supongamos que necesita aplicar un filtro para ver todas las fechas de
comienzo programadas para después del 7 de marzo. Aplique el filtro en el
campo Comienzo para ver sólo aquellas tareas programadas con una fecha
de comienzo posterior al 7 de marzo. Si escribe una fecha de comienzo real
que sea diferente de la fecha de comienzo programada, Microsoft Project
cambiará la fecha de comienzo programada para que coincida con la fecha
que aparece en el campo Comienzo real.
Si escribe una fecha en el campo Comienzo, Microsoft Project
automáticamente asignará a la tarea una delimitación No comenzar antes
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del, y usará la fecha de comienzo que haya escrito como fecha de
delimitación. Si su proyecto está programado en función de la fecha de fin, y
si escribe una fecha de comienzo, Microsoft Project automáticamente
aplicará a la tarea una delimitación No comenzar después del.
f. Fin (campo de tareas) : El campo Fin muestra la fecha y la hora en las que
está programado que se complete una tarea. Puede escribir la fecha de fin
que desee con el fin de indicar la fecha en la que se debe completar la tarea.
O bien, puede hacer que Microsoft Project calcule la fecha de fin. Microsoft
Project calcula la fecha de fin en función de la fecha de comienzo, de la
duración de la tarea, del calendario de recursos, del calendario del proyecto,
de las dependencias entre tareas y de otras delimitaciones de tareas.
Agregue el campo Fin a una hoja de tareas cuando desee revisar o filtrar las
fechas de fin programadas para las tareas.
Ejemplo : Supongamos que desea aplicar un filtro para ver las fechas de fin
programadas después de marzo. Aplique el filtro al campo Fin para ver sólo
aquellas tareas programadas con una fecha de fin posterior al 31 de marzo.
Si escribe una fecha de fin real que sea diferente de la fecha de fin
programada, Microsoft Project cambia la fecha de fin programada para que
coincida con la fecha que aparece en el campo Fin real.
Si escribe una fecha de fin, Microsoft Project automáticamente asigna a la
tarea una delimitación No finalizar antes del, y emplea la fecha de fin que
haya especificado como fecha de delimitación. Si su proyecto está
programado en función de la fecha de fin, y si escribe una fecha de fin,
Microsoft Project automáticamente aplicará a la tarea una delimitación No
finalizar después del.
g. Predecesoras (campo de tareas) : El campo Predecesoras enumera los
números de Id. de tarea de las tareas predecesoras de las cuales depende la
tarea antes de que pueda comenzar o finalizar. Cada predecesora está
vinculada a la tarea por un tipo específico de dependencia entre tareas y por
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un tiempo de adelanto o tiempo de posposición. Agregue el campo
Predecesoras a una hoja de tareas cuando desee mostrar o modificar tareas
predecesoras. Cada tarea predecesora está representada por su número de
identificación de tarea, que puede estar seguido por un tipo de dependencia
y por un tiempo de adelanto o de posposición. Los tipos de dependencias
para las predecesoras son FC (fin a comienzo), FF (fin a fin), CC (comienzo a
comienzo) y CF (comienzo a fin). Para indicar un tiempo de adelanto, escriba
un número negativo. Para indicar un tiempo de posposición, escriba un
número positivo.
Ejemplo : Supongamos que desea revisar las predecesoras de las tareas del
proyecto para analizar y retocar la programación. En la vista Hoja de tareas,
el campo Predecesoras contiene la entrada "14FC+3d" para la tarea
"Redactar propuesta". Esto significa que la tarea 14 es una predecesora de
esta tarea, con una dependencia fin a comienzo y un tiempo de posposición
de 3 días. Antes de que la tarea pueda comenzar, debe esperar 3 días
después del fin de la tarea 14. El campo Predecesoras de la tarea "Dirigir
reuniones con los clientes" está en blanco. Escriba 15FC para vincular esta
tarea con la tarea 15 mediante una dependencia de fin a comienzo.
Si sólo escribe el número identificador de la tarea en el campo Predecesoras,
Microsoft Project asumirá una dependencia fin a comienzo con un tiempo de
posposición cero. Si hay más de una predecesora, todas ellas se enumeran y
se separan por un carácter separador de listas, que normalmente es el punto
y coma. Es posible usar el comando Vincular tareas del menú Edición para
vincular las tareas seleccionadas con dependencias de fin a comienzo y
tiempo de posposición cero. También es posible vincular tareas arrastrando
de una a otra en la parte de diagrama del Diagrama de Gantt o del Diagrama
PERT. Asimismo, puede establecer otros tipos de dependencia en el cuadro
de diálogo Información de la tarea. Seleccione la tarea y, a continuación,
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haga clic en Información de la tarea . Haga clic en la ficha Predecesoras y
seleccione los tipos de dependencia y los retrasos en las tareas que desee.
Si una predecesora es una tarea en otro proyecto, el campo Predecesoras
también contendrá la ruta de acceso al proyecto vinculado, junto con el
identificador de tarea y el tipo de dependencia. Un ejemplo es: C:\Mis
documentos\Edificio E.mpp\3FF.
h. Nombres de los recursos (campo de tareas) : El campo Nombres de los
recursos ofrece una lista con los nombres de todos los recursos asignados a
una tarea. Agregue el campo Nombres de los recursos a una hoja de tareas
cuando desee mostrar, filtrar o modificar los nombres de los recursos
asignados a las tareas. Escriba cualquier texto al campo Nombres de los
recursos para representar e identificar los nombres de los recursos
asignados.
Ejemplo : Supongamos que desea asignar tareas a los recursos en la vista
Hoja de tareas. Escriba los nombres de todos los recursos que desee asignar
a las tareas y separe cada uno de ellos con el carácter separador de listas,
que normalmente es el punto y coma.
En una vista de hoja, cada recurso se representa por su nombre, seguido del
número de unidades del recurso utilizadas por la tarea. El número de
unidades se muestra entre corchetes ([ ]). Si el número de unidades es
100 por cien, sólo se mostrará el nombre del recurso. Por ejemplo,
“Fontanero, Electricista[300%]” indica que se han asignado un fontanero (o
plomero) y tres electricistas.
i. Costo fijo (campo de tareas) : El campo Costo fijo muestra cualquier gasto
de una tarea que no esté asociado con un costo de recurso. Agregue el
campo Costo fijo a una hoja de tareas cuando desee revisar, escribir o
modificar costos fijos de las tareas.
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Ejemplo : Para la tarea “Redactar propuesta”, existe un costo fijo de 30 $
para la duplicación de la propuesta final. Agregue el campo Costo fijo a la
vista Hoja de tareas y escriba 30 $ para esta tarea. Este costo fijo se agrega
y se acumula a los costos del recurso para calcular el costo total de la tarea.
El campo Costo fijo está disponible de forma predeterminada en la tabla de
costos.
j. Costo (campo de tareas) : El campo Costo muestra el costo total
programado de una tarea, a partir de los costos contraídos por el trabajo
realizado por todos los recursos asignados a la tarea, así como de los costos
planeados para el trabajo restante de la asignación. Este valor también se
denomina costo estimado al finalizar (CEF). Cuando se crea una tarea por
primera vez, el costo es el mismo que el costo restante, que consiste en
multiplicar el valor del trabajo restante por los costos acumulados de los
recursos asignados. El costo se calcula a partir de los valores de Tasa
estándar, Tasa de horas extra, Costo por uso y Costo acumulado del recurso
y de la cantidad de trabajo asignada a todos los recursos de la tarea.
Cualquier costo fijo de la tarea también se agrega a este campo. Cuando se
notifica trabajo real en esta tarea, Microsoft Project calcula el costo
agregando el costo real al costo restante.
Costo = Costo real + Costo restante + Costo fijo
Agregue el campo Costo a una hoja de tarea para revisar el costo total de
una tarea, combinando costos reales y restantes sobre la marcha.
Ejemplo : Una tarea consiste en 10 horas de trabajo para dos recursos con
tasas de 20 $ por hora. Al comienzo de la tarea, el costo es de 200 $. Esta
cifra se ajusta cuando los recursos notifican trabajo real. Al finalizar la tarea,
el costo total es el mismo que el costo real.
2. Asignación de Recursos : Los recursos podrán ser asignados a las tareas
desde la misma vista que se ingresan las tareas pero previamente habrá que
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definir los recursos disponibles en la vista hoja de recursos, posteriormente se
podrán asignar desde el cuadro de diálogo en la vista diagrama de Gantt.
a. Los campos Id e información del recurso son iguales al los homónimos de
las tareas y rigen las mismas consideraciones para su uso.
b. Nombre (campo de recursos) : El campo Nombre contiene el nombre de un
recurso. Escriba cualquier texto o números en el campo Nombre para
representar e identificar el nombre de un recurso.
Ejemplo : Para identificar a Juan como un recurso del proyecto, escriba Juan
M. García en el campo Nombre de la vista Uso de recursos.
Procure utilizar siempre nombres diferentes para los diferentes recursos del
proyecto. Si tiene nombres de recursos que son idénticos, puede agregar un
nombre de departamento, una inicial intermedia o cualquier otro calificativo
exclusivo para distinguir el nombre. Por ejemplo, si dos de los recursos del
proyecto se llaman Juan García, uno de ellos puede ser “Juan García
(Contabilidad)” y el otro “Juan García (Servicio al cliente)”.
c. Iniciales (campo de recursos) : El campo Iniciales muestra la abreviatura del
nombre de un recurso. Agregue el campo Iniciales a una hoja de recursos
cuando desee mostrar, filtrar o modificar las iniciales del nombre de un
recurso.
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Ejemplo : Supongamos que escribe el nombre y el apellido de un recurso en
el campo Nombre pero, en algunas hojas, prefiere utilizar las iniciales en vez
del nombre para ahorrar espacio. En el campo Iniciales de la Hoja de
recursos, escriba las iniciales que desee usar para cada recurso.
De manera predeterminada, el campo Iniciales toma la primera letra del
nombre del recurso.
d. Grupo (campo de recursos) : El campo Grupo contiene el nombre del grupo
al que pertenece el recurso. Agregue el campo Grupo a una hoja de recursos
cuando desee mostrar, ordenar, modificar o filtrar los recursos por su grupo.
Ejemplo : Supongamos que dispone de tres grupos de recursos en el
proyecto: Fontaneros (o plomeros), Construcción y Administración. Ya ha
agregado el campo Grupo a la Hoja de recursos y ha asignado todos los
recursos a su grupo correspondiente. Si desea revisar la información de
recursos de todos los fontaneros, puede aplicar un filtro que muestre sólo
aquellos recursos que pertenezcan al grupo Fontaneros. No se mostrarán los
recursos de los demás grupos.
e. Capacidad máxima (campo de recursos) : El campo Capacidad máxima
contiene el porcentaje máximo o el número de unidades que representan la
capacidad máxima de que dispone un recurso para realizar cualquier tarea.
El valor predeterminado del campo Capacidad máxima es 100 por cien.
Agregue el campo Capacidad máxima a una hoja de recursos cuando desee
mostrar, filtrar o modificar la capacidad máxima a la cual un recurso se
encuentra disponible para trabajar en cualquier tarea asignada. El campo
Capacidad máxima se relaciona con el campo Unidades de asignación para
una asignación. Si asigna un recurso a más unidades de las que permite el
campo Capacidad máxima, Microsoft Project le avisará de ello cuando intente
redistribuir recursos.
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Ejemplo : Supongamos que Juan está trabajando a tiempo parcial en su
proyecto y a tiempo parcial también en otro proyecto de grupo y, por ello,
establece el campo Capacidad máxima en el 50 por ciento. Más tarde,
inadvertidamente asigna a Juan a una tarea con una unidad del 100 por cien.
En ese caso, Juan se encuentra sobreasignado.
Si un recurso está asignado a más unidades de asignación que la capacidad
máxima para todas las tareas asignadas, el recurso estará sobreasignado, y
el campo Sobreasignación quedará establecido en Sí.
Puede cambiar entre porcentajes y decimales para representar la capacidad
máxima. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación,
en la ficha Programación. En el cuadro Mostrar las unidades de asignación
como, haga clic en Porcentajes o en Valores decimales.
f. Tasa estándar (campo de recursos) : El campo Tasa estándar muestra la
tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso. Agregue
el campo Tasa estándar a una hoja de recursos para escribir directamente en
la hoja las tasas de pago a los recursos por trabajo normal. Siempre que un
recurso notifica trabajo real, el costo del trabajo se calcula multiplicando el
trabajo real por el valor del campo Tasa estándar.
Ejemplo : Carlos tiene una tasa estándar de 10 $ por hora. Para comprobar
que este costo se calcula exactamente cuando Carlos trabaja en el proyecto,
escriba 10/h en el campo Tasa estándar. Si no escribe una barra ni una
unidad temporal, se utilizarán las horas como unidad temporal.
Puede escribir la tasa estándar de un recurso en la ficha Costos del cuadro
de diálogo Información del recurso. También puede establecer una tasa
estándar predeterminada. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones
y, a continuación, en la ficha General. En el cuadro Tasa estándar
predeterminada, escriba la tasa. Cuando se crea un nuevo recurso, se
establece esta tasa estándar predeterminada hasta que se cambie.
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g. Tasa de horas extra (campo de recursos) : El campo Tasa de horas extra
muestra la tasa de pago para el trabajo de horas extra realizado por un
recurso. Agregue el campo Tasa de horas extra a una hoja de recursos para
escribir directamente en la hoja la tasa de pago de un recurso por el trabajo
de horas extra. Siempre que el recurso notifica trabajo de horas extra real, el
costo de ese trabajo se calcula multiplicando el trabajo de horas extra real
por esta tasa de horas extra.
Ejemplo : Juan tiene una tasa de horas extra de 15 $ por hora. Para
comprobar que este costo se calcula exactamente cuando Juan trabaja en el
proyecto, escriba 15/h en el campo Tasa horas extra. Si no escribe una barra
ni una unidad temporal, se utilizarán las horas como unidad temporal.
Puede escribir la tasa de horas extra para un recurso en la ficha Costos del
cuadro de diálogo Información del recurso. También puede establecer una
tasa de horas extra predeterminada. En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones y, a continuación, en la ficha General. En el cuadro Tasa
predeterminada para horas extra, escriba la tasa. Cuando se crea un nuevo
recurso, se establece esta tasa de horas extra predeterminada hasta que se
cambie.
h. Costo por uso (campo de recursos) : El campo Costo por uso muestra el
costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Agregue el campo
Costo por uso a una hoja de recursos para introducir un costo de un recurso
si éste cobra una tarifa fija en vez de (o además de) una tarifa variable o una
tarifa por horas. Puede utilizar el campo Costo por uso para especificar
costos de recursos materiales. Defina el valor de costo por uso en el costo
para una unidad de material y luego asigne el recurso a la tarea utilizando el
100 por cien para cada unidad de material.
Ejemplo : Cada vez que se utiliza un determinado servicio de mensajería, se
genera un gasto fijo de entrega de 10 $. Escriba un valor de costo por uso de
10 $. El costo por uso se agrega cada vez que se asigna una unidad de
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recurso a una tarea. Es un costo fijo que no varía con la cantidad de tiempo
que utilice el recurso.
i. Acumular (campo de recursos) : El campo Acumular ofrece opciones para
cómo y cuándo se deben cargar, o acumular, los costos estándar y de horas
extra de un recurso al costo total de una tarea. Las opciones son:
· Comienzo
· Fin
· Prorrateo (el predeterminado)
Agregue el campo Acumulado a una hoja de recursos cuando desee ver,
filtrar o modificar cómo y cuándo se van a acumular los costos de un recurso
al costo de una tarea. Si selecciona la opción Comienzo, los costos se
imputan tan pronto comience la tarea, como indica la fecha escrita en el
campo Comienzo real. Si selecciona la opción Fin, los costos no se
imputarán hasta que el trabajo restante sea cero. Si selecciona la opción
Prorrateo, los costos se acumulan según esté programada la realización del
trabajo y vaya informándose de ésta, y se calculan multiplicando los costos
unitarios por el trabajo.
Ejemplo : Supongamos que uno de los recursos del proyecto es un consultor
al que se le paga por horas a la finalización de las tareas asignadas. En el
campo Acumular de la vista Hoja de recursos, seleccione la opción Fin. A
medida que cada una las tareas asignadas al consultor se marque como
completada, su tarifa se cargará a la tarea.
De manera predeterminada, el campo Acumular se encuentra disponible en
la Hoja de recursos. También puede establecer la acumulación de costos en
el cuadro de diálogo Información del recurso, en la ficha Costos.
Independientemente de los valores del campo Acumulado, los costos por uso
de un recurso siempre se acumulan al comienzo de la tarea.
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j. Calendario base (campo de recursos) : El campo Calendario base indica el
calendario base de un calendario de recursos. La siguiente lista enumera los
tres calendarios integrados, así como cualquier calendario base que haya
creado en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral. Los calendarios
integrados son:
· 24 horas
· Turno de noche
· Estándar (el predeterminado)
Agregue el campo Calendario base a una hoja de recursos cuando desee
mostrar, filtrar o asignar el nombre del calendario base que se está utilizando
para determinar la disponibilidad general de los recursos y la capacidad de
trabajo.
Ejemplo : Supongamos que además de utilizar el calendario Estándar para
los recursos que trabajan 40 horas a la semana, de lunes a viernes y de
8:00 A.M. a 5:00 P.M., ha establecido también un calendario de mañanas
para ciertos recursos a tiempo parcial que trabajan 20 horas a la semana de
8:00 A.M. a 12:00 P.M. La programación de Pablo se ha basado en el
calendario Mañanas, pero Pablo se acaba de convertir en un empleado fijo.
Agregue el campo Calendario base a la vista Uso de recursos y cambie el
campo “Mañanas” a “Estándar”.
El calendario base predeterminado es el Estándar. También puede
establecer el calendario base de un recurso en el cuadro de diálogo
Información del recurso. En la vista Hoja de recursos, seleccione el recurso y,
a continuación, haga clic en Información del recurso . Haga clic en la ficha
Horario de trabajo. En el cuadro Calendario base, elija el nombre del
calendario que desee.
k. Código (campo de recursos) : El campo Código contiene cualquier código,
abreviatura o número que desee escribir como parte de una información de
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recurso. Utilice el campo Código en una hoja de recursos cuando desee
mostrar, filtrar, ordenar o modificar cualquier código especial que esté
usando para identificar la información del recurso.
Ejemplo : Supongamos que utiliza códigos de centros de costos y desea
asignar estos códigos a los recursos adecuados. En la Hoja de recursos, filtre
los recursos para mostrar sólo aquellos que estén asignados a centros de
costos determinados.
3. Información de la Tarea : Seleccionando una tarea y haciendo "click" sobre el
botón "información de la tarea" de la barra de herramientas estándar,
accedemos a un cuadro de diálogo que nos permite no solo introducir
información, sino que modificar la existente, así como el tratamiento de los
datos introducidos con las siguientes opciones :
a. General : Si el campo seleccionado está en blanco mostrará el cuadro de
diálogo en blanco tal como aparece en la figura y así completar la
información necesaria. Si el campo seleccionado ya posee información
permite modificar la ya existente o completar aquellos datos no introducidos.
Para ello disponemos de las siguientes entradas :
(1).Nombre : Descripción de la Tarea
(2).Duración : Seleccionar o modificar el tiempo necesario para realizarla
pudiendo expresarse en horas o días.
(3).Porcentaje completado : En caso de estar realizando un seguimiento del
plan podrá ingresarse la información del trabajo realizado hasta el
momento pudiendo expresarse en términos de porcentaje o en números
decimales.
(4).Prioridad : Podrá seleccionar una prioridad a la tarea acorde su
importancia del cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla con 10
niveles de prioridad.
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(5).Fecha : Podrá seleccionar las fechas tanto de comienzo como de fin de la
tarea del calendario que aparecerá en pantalla.
(6).Si desea aplicar los cambios realizados al plan debe hacer "click" en
aceptar de lo contrario en cancelar y no se realizarán modificaciones al
plan original.
b. Predecesoras : Si ya seleccionó una tarea automáticamente le aparecerán
los datos de Nombre y Duración al igual que las relaciones con otras tares,
de lo contrario podrá introducir la información que aparece en el cuadro o
modificar la existente de la siguiente forma :
(1).Id. : Introducir el Id. De la tarea con la cual desea relacionarla o modificar
el existente.
(2).Nombre de la Tarea : Si se introduce el Id. automáticamente aparecerá el
nombre correspondiente, o podrá seleccionar la tarea del cuadro de
diálogo que aparecerá en pantalla.
(3). Tipo : Los tipos de dependencias para las predecesoras son
(a).FC (fin a comienzo), La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice
la tarea (A).
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(b).FF (fin a fin), La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea
(A).
(c). CC (comienzo a comienzo), La tarea (B) no puede comenzar hasta que
comience la tarea (A).
(d).CF (comienzo a fin). La tarea (B) no puede finalizar hasta que
comience la tarea (A).
(4).Posposición : Indica el tiempo de adelanto o posposición en relación a la
dependencia seleccionada. Para indicar un tiempo de adelanto, escriba un
número negativo. Para indicar un tiempo de posposición, escriba un
número positivo.
c. Recursos : Podrá asignar recursos a una tarea seleccionando los
disponibles en el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla, así como las
unidades de ese recurso afectada a la tarea. El número de unidades o
proporción en la que un recurso está asignado a una tarea puede expresarse
en términos porcentajes o números decimales en base a la capacidad
máxima del recurso definida en la hoja del mismo.
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d. Avanzado : En esta ventana encontramos las siguientes opciones :
(1).Delimitar tarea : Las delimitaciones entre tareas permiten crear una
programación más precisa empleando información detallada e imponen
ciertas restricciones a la forma en que Microsoft Project calcula las fechas
de comienzo y de fin de las tareas.
(a).Tipos : Lo más tarde posible (LMTP) : Programa la tarea lo más tarde
posible sin retrasar las tareas posteriores. No escriba ninguna fecha con
esta delimitación.
(b).Lo antes posible (LAP) : Programa la tarea para que empiece lo antes
posible. Este es la delimitación predeterminada de las tareas. No
escriba ninguna fecha con esta delimitación.
(c). No finalizar antes del (NFAD) : Programa la tarea para que
finalice en o después de la fecha especificada. Utilice esta delimitación
para asegurarse de que la tarea no finalizará antes de una fecha
concreta.
(d).No finalizar después del (NFDD) : Programa la tarea para que finalice
en o antes de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para
asegurarse de que la tarea no finalizará después de una fecha
concreta.
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(e).Debe finalizar el (DFE) : Programa la tarea para que finalice en la fecha
especificada. Establece las fechas de fin anticipado, programado y
límite de finalización en la fecha que indique y fija la tarea en la
programación.
(f). Debe comenzar el (DCE) : Programa la tarea para que comience en
la fecha especificada. Establece las fechas de comienzo anticipado,
programado y límite de comienzo en la fecha que indique y fija la tarea
en la programación.
(g).No comenzar antes del (NCAD) : Programa la tarea para que
comience en o después de la fecha especificada. Utilice esta
delimitación para asegurarse de que la tarea no comenzará antes de la
fecha indicada.
(h).No comenzar después del (NCDD) : Programa la tarea para que
comience en o antes de la fecha especificada. Utilice esta delimitación
para asegurarse de que la tarea no comenzará después de la fecha
indicada.
(2).Tipo de tarea : Microsoft Project calcula la fecha de fin del proyecto
utilizando las últimas fechas en las que pueden finalizar las tareas. La
duración de cada tarea se determina mediante la fórmula duración =
unidades de trabajo/recurso. Se puede elegir la ecuación que ha de
calcular Microsoft Project estableciendo el tipo de tarea :
(a). Trabajo Fijo
(b).Unidades Fijas
(c). Duración Fija
(3).Código EDT : Los números de esquema integrados se utilizan como
códigos predeterminados de la estructura de descomposición del trabajo
(EDT) en Microsoft Project. Puede agregar su propio sistema de
numeración a las tareas de la programación cambiando los números de
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esquema predeterminados a códigos EDT personalizados en el campo
EDT
(4).Condicionada por el esfuerzo : Cuando una tarea está condicionada por
el esfuerzo, Microsoft Project mantiene el trabajo total de la tarea en su
valor actual, independientemente del número de recursos que se asignen
a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo restante se
distribuye entre ellos. Si desea programar la misma duración
independientemente del número de recursos asignados a la tarea,
desactive el campo Condicionada por el esfuerzo. Si desea que la
duración dependa de la disponibilidad y del esfuerzo de los recursos
asignados, active este campo.
(5).Marcar tarea como hito : Un hito es una tarea sin duración (cero días) que
se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como
la finalización de una fase importante. Si escribe una duración de cero
días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el
diagrama de Gantt al comienzo de ese día.
e. Notas : Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de
las suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy
útiles para recordar las expectativas que había cuando se definió la tarea por
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primera vez. Del cuadro en pantalla podrá seleccionar las opciones de forma
similar que en un procesador de texto.
C. Hito (campo de tareas) : El campo Hito indica si una tarea es un hito. Si una tarea
tiene una duración cero, se identifica como hito y el campo Hito contiene el valor
Sí. Si una tarea tiene una duración mayor que cero, este campo contiene el valor
No. Agregue el campo Hito a una hoja de tareas cuando desee cambiar la
configuración automática de los hitos directamente en esa hoja. Puede cambiar si
una tarea es un hito cambiando las especificaciones Sí y No en este campo.
También puede utilizar el campo Hito para aplicar un formato especial a las tareas
hito en las vistas Diagrama de Gantt, Calendario o Diagrama PERT.
Ejemplo : La tarea final de cada fase del proyecto es una reunión de revisión, de
un día de duración, con la administración. Debido a que la tarea muestra una
duración de 1 día, Microsoft Project no la define automáticamente como tarea hito.
Puede cambiar el campo Hito de No a Sí para convertirla en un hito,
independientemente de su duración.
D. Ruta crítica : La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a
tiempo para que el proyecto finalice conforme a la programación. Cada tarea de la
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ruta crítica es una tarea crítica. Por lo general, la mayoría de las tareas de un
proyecto suelen presentar un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden
retrasar ligeramente sin afectar a la fecha del fin del proyecto. Las tareas que no
se pueden retrasar sin que su retraso afecte a la fecha de fin del proyecto se
denominan tareas críticas. Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones
u otros problemas de la programación, tenga cuidado con las tareas críticas y
recuerde que los cambios que realice en ellas afectarán a la fecha de fin del
proyecto.
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
2. Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt .
3. Siga las instrucciones del Asistente para aplicar formato a las tareas de la ruta
crítica.
Puede agregar identificadores del tipo Sí o No a las barras de tareas críticas y no
críticas. En el menú Formato, haga clic en Estilos de barra y, a continuación, en la
ficha Texto. Haga clic en una de las posiciones de campo de barra y, después,
elija Tareas críticas en la lista de campo.
Puede filtrar la programación para que sólo se muestren las tareas críticas (tareas
sin margen de demora total) En el menú Proyecto, señale Filtro para y haga clic en
Tareas críticas. Haga clic en Todas las tareas para que se vuelvan a mostrar a
todas las tareas.
Una vez filtradas las tareas críticas, puede ordenarlas por duración para que se
muestren de la más larga a la más corta. Esto le ayudará a observar dónde debe
esforzarse para reducir las tareas.
Puede ajustar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de
que afecte a la fecha de otras tareas o a la de fin de proyecto y, por tanto, se
convierta en una tarea crítica. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y,
a continuación, en la ficha Cálculo. En el cuadro Las tareas son críticas si la
demora es menor o igual a, escriba un número para la demora.
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V - CONCLUSIONES
A. Microsoft Proyect es una herramienta de potentes recursos en apoyo a la
planificación en general y particularmente apto también para la planificación
estratégica. Si bien este software es empleado en su mayor potencial durante el
seguimiento del proyecto permite sustentar la información del proyecto en sus
diversas etapas. Esto quiere decir que proyect no es capaz de planificar o crear
planes por si solo, sino que requiere de información que el usuario le debe
proporcionar para luego sí poder realizar los cálculos necesarios de la forma mas
precisa y adecuada para obtener los resultados esperados, lo que estará en
función de la claridad y calidad de la información ingresada al programa. Esto se
traduce en algo muy simple, si la información del proyecto ingresada al programa
es precisa y certera, los resultados así lo serán, pero si por el contrario los datos
proporcionados son imprecisos y vagos, los resultados del proyect serán erráticos
y poco confiables.
B. Definir claramente los objetivos será el paso principal, no solo para elaborar un
proyecto eficaz sino que también permitirá definir con claridad las tareas y
acciones necesarias para alcanzarlos y a diferenciarlas de gestiones o
procedimientos para luego definir los plazos de ejecución y posteriormente
asignarle recursos y costos. Si no tenemos tareas claras y bien definidas será
difícil poder determinar los plazos de ejecución de las mismas y aún mas asignarle
recursos y costos.
C. En lo que refiere particularmente a la Planificación Estratégica valen las mismas
consideraciones que para la administración de proyectos empresarial con la
salvedad que en la Planificación Estratégica los proyectos o planes son menos
tangibles y cuantificables, normalmente se trabajará con proyectos muy amplios y
generales que abarcan áreas muy grandes difíciles de definir claramente y de
determinar tareas concretas para alcanzar los objetivos, empleando recursos que
no se tienen y plazos de ejecución mas que difíciles de medir. Para lo cuál habrá
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que prestar particular atención a la delimitación de las tareas y acciones así como
de los plazos de ejecución y recursos empleados.
D. El plan de Movilización contempla un amplio espectro de actividades que si bien
cada una de ellas contribuirá a la obtención de los objetivos finales la dimensión
de cada una de ellas hace imposible en pensar en un solo proyecto, sino que
deberán configurar proyectos independientes interrelacionados, vinculados y
subordinados a un plan superior, el de movilización. Esto permitirá que cada área
claramente definida pueda obtener resultados mas certeros y visualizar de una
forma mas simple el plan que si se realizara en forma global.
E. La asignación de recursos deberá hacerse en forma coordinada y en base a una
lista matriz de recursos previamente definida para así lograr un común
denominador entre las partes del plan que trabajan en forma relativamente
independiente logrando así no solo la unificación de criterios en cuanto a
denominaciones sino que también los resultados obtenidos serán mas precisos y
cuantificables al trabajarlos en el Proyect. Esto implicará la formación de un
órgano que delimite y elabore una lista matriz de recursos para el plan desde
donde los distintos sectores participantes seleccionarán los necesarios
pudiéndose por ejemplo obtener como resultado del plan la cantidad de recursos
necesaria para una movilización discriminados en materiales, humanos y de
gestión por áreas o globales.
F. Las mismas consideraciones que rigen para la asignación de recursos son válidas
para la asignación de costos, debiéndose especificar y determinar previamente
listas matrices de costos fijos, costos por uso u tasas de pagos a los recursos
humanos.
G. Toda planificación que se realice indudablemente cuando se ponga en práctica va
a tener variaciones con lo planificado originalmente y no necesariamente porque
haya sido mal planificada sino por el simple cambio de situaciones, ya sea en
forma favorable o desfavorable pero siempre van a existir diferencias entre lo real
y lo planificado. Para esto Proyect es realmente efectivo ya que permite realizar el
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seguimiento del plan y en base a los avances del mismo podrá fácilmente
ajustarse y prever las futuras acciones.
H. Indudablemente Proyect es una herramienta de gran valor en la administración de
proyectos aunque su uso efectivo se limite a solo dos etapas de la planificación,
pero sin duda que los resultados que éste pueda proporcionar dependerán del
factor humano que es en definitiva el responsable de suministrarle la información
al programa para obtener resultados, si esta información no es correcta los
resultados del proyect no serán de gran utilidad.
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