IB Project, ERP para Ingenierías y empresas que Gestionan Proyectos

Gestión Avanzada de Proyectos

¿Qué es IBER Project?.Concepto y origen (1)

Sistema de Gestión Avanzada de Proyectos diseñado para Microsoft Dynamics NAV

Se basa en la Gestión de Proyectos estándar de Microsoft Dynamics NAV

• Aumenta su funcionalidad

• Mejora los procesos de trabajo

• Simplifica la operativa

Recoge nuestra experiencia en la implantación de soluciones para la gestión de proyectos

• Originariamente en el sector de la Construcción y Promoción Inmobiliaria...

• Continuando con la gestión para Centros Tecnológicos…

• Extendiéndose hacia otras empresas como:

• Ingeniería.

• Oficinas técnicas de compañías industriales.

• Departamentos de I+D+i interesados en gestionar sus proyectos internos.

• Empresas dedicadas al Diseño que necesiten gestionar sus procesos creativos.

• Compañía de Servicios (Marketing, Publicidad, Consultoras, Gabinetes técnicos…)

¿Qué es IBER Project?.Concepto y origen (2)

IBERProject se define como un Sistema de Gestión de Proyectos:

• Generalista (multisectorial)

• Integral (gestión del ciclo completo de los proyecto)

• Avanzado (funciones evolucionadas y reales)

• Eficiente (que mejora, simplifica y optimiza la operativa)

• Integrado (con el resto de la funcionalidad del sistema)

Ibermática cuenta con un equipo de profesionales con

experiencia real en la creación e implantación de estas

soluciones en compañías de muy diversa naturaleza.

IBERProject es importante pero los profesionales son la clave:

La Gestión de Proyectos estándar de Microsoft Dynamics NAV.Principales procesos.

SEGUIMIENTO

CREACION PROYECTO

ESTRUCTURA

PLANIFICACION

CONSUMOS REALES

COMPRAS

FACTURACION

CONFIGURACION - PARAMETROS

La Gestión Avanzada de Proyectos.Una Gestión de Proyectos Eficiente. Principales mejoras.

CONFIGURACION Y PARAMETROS.

El comportamiento del módulo se controla por opciones parametrizables, como por ejemplo:

• La tipología de proyectos

• Números de serie para proyectos y ofertas

• Libros y secciones de los diarios WIP

• Repositorios para almacenar documentos

• Responsables, fases, estados,

• Listas de tareas a realizar

• Log de cambios

• Grupos contables utilizados en el proyecto

• Cuentas para el control de los costes, las compras, las ventas, la financiación y las subvenciones ligadas al proyecto

• Campos obligatorios

• …


Anteproyecto (Ofertas)

CIRCUITO DE PROYECTOS


ANTEPROYECTOS (PROPUESTA).

Fase comercial previa al proyecto

• Creación de ofertas o propuestas

• Control de su estado (Flujo de trabajo)

• Control de versiones

• La propuesta aceptada genera el proyecto

• Repercusión o traspaso de costes

• La propuesta rechazada pasa a histórico


Creación del Proyecto




CREACION DEL PROYECTO.

• Traspaso de datos de la oferta al proyecto

• Datos específicos del proyecto

• Opción de traspasar costes

• Opción de copiar proyectos



Planificación




PLANIFICACION.

• Estructura de fases, sub-fases (a distintos niveles), tareas, hitos de control, y estados del proyecto.

• Planificación técnica (temporal)

• Planificación económica

• Tareas de finalización

• Documentos entregables a controlar.



Planificación

Imputación de consumos




IMPUTACION DE CONSUMOS.

• La imputación de partes de trabajo

• Consumo de materiales

• Gastos asociados al proyecto

• Acceso Local y Web

• Integración con Microsoft SharePoint

• Mayor disponibilidad y productividad



Planificación



Compras / Subcontrataciones



COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES.

• IBERProject está integrado con el circuito de Compras de Microsoft Dynamics NAV

• Las compras quedan asociadas al proyecto o proyectos para los que se han realizado

• Permite controlar las solicitudes de servicios o subcontrataciones ligadas a un proyecto.



Planificación




Facturación y Subvenciones



FACTURACION Y SUBVENCIONES.

• Diversos métodos de facturación

• Sobre lo planificado

• Sobre los consumos reales

• Por hitos o certificaciones

• IBERProject está integrado con el sistema de registro de facturas y cartera de cobros de Microsoft Dynamics NAV.



Planificación





Final

Seg

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o



SEGUIMIENTO.

Eficientes herramientas para el control seguimiento técnico y económico.

• Seguimiento económico en pantalla única.

• Consulta del Grado de avance del proyecto.

• Consulta de la Línea Base (compromisos)

• Consulta de tareas improductivas

• Desviaciones en tiempo, coste y plazo.

• Bandeja de entrada (tareas asignadas)

• Control de carga de trabajo y disponibilidad

• Seguimiento técnico de la planificación.

• Cash Flow específico

• Análisis y Cuadros de mando adicionales

• …



Planificación





Final

Seg

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o

Cierre de proyecto



CIERRE DE PROYECTO.

• Tareas específicas para el cierre del proyecto

• Cierre Técnico

• Cierre Documental

• Cierre Económico


Seg

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o

Principales mejoras a la gestión de proyectos estándar

• Proyecto Multi-cliente seguimiento conjunto o individual

• Mejora del control de Carga de trabajo de recursos

• Control de la Financiación y posibles Subvenciones

• Reparto económico de proyectos o sub-proyectos cuyos consumos y/o ingresos impactan sobre otros

• Work Flow configurable de aprobaciones para los cambios de estado del proyecto.

• Mejora en control de avances y línea base, tareas improductivas y proyectos con desviaciones

• Integración con seguimiento gráfico de proyectos (Diagrama Gantt de Microsoft Project)

• Accesibilidad. Portal para la imputación de partes de trabajo, gastos y seguimiento de proyecto

• Control y seguimiento documental estructurado

• Control de tareas y acciones por responsable (Bandeja de entrada)

• Diferenciación de cierres (Técnico, Documental y Económico). Mayor control del estado real

• Cash Flow, Análisis y Reporting específico.

• Alineación con los conceptos de mejores prácticas.



Planificación





Final

Seg

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o

Cierre de proyecto


Gestión ECONÓMICA de los Proyectos

Se incorpora: - Coste de la oferta - Todos los costes directos - Financiaciones (Facturación)

- Avance (Producción)

Gestión Avanzada de Proyectos.Características.


La fuente de la información ECO-FIN de la actividad es la Gestión de Proyectos

Ámbito Integral:

- Toda la actividad (productiva e

improductiva)- Todo el ciclo, desde la oferta- Todos los departamentos



El dato se incorpora donde se produce y por quien lo produce

El Profesional incorpora- Planificación- Gastos y Recursos- Solicitudes de compra- Seguimiento

Las operaciones las aprueba quién tenga autoridad para hacerlo



El objetivo no es incorporar datos al sistema sino obtener información del mismo para mejorar la gestión

El sistema provee a cada responsable de la información sobre la actividad de su competencia







Buenas Prácticas en Gestión de Proyectos

El sistema promueve la generalización de Buenas Prácticas en la organización







Buenas Prácticas en Gestión de Proyectos






Procesos administrativos

OportunidadId

en

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lie

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Propuestas

• Identificación tipología clientes

• Departamento• Planificación• Imputaciones

–Dedicaciones–Gastos

Proyecto

• Identificación• Documentación• Planificación

–Económica–Técnica–Línea Base

INICIO

• Cierre Técnico• Cierre Documental• Cierre Económico

CIERRE

Reparto económico

• Avance• Imputaciones

–Dedicaciones–Gastos

• Compras

PRODUCCIÓN

• Obra en curso• Facturación • Cierre Económico

• Seguimiento técnico• Bandeja de entrada (tareas)• Cargabilidad de recursos• Análisis de proyectos

Gestión Económica

Control del proyecto

Seguimiento económico

Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance Operativo. (Extensión del alcance operativo respecto al estándar).

Ciclo productivo Finalización

Oportunidad Propuesta Proyecto

Proceso administrativo

• Imputaciones–Dedicaciones–Gastos

• Compras

EL CIC

LO COMPLETO

Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance Operativo.

Ciclo productivo Finalización

Gestión de Proyectos:• Proyectos por departamento• Diferentes orígenes de financiación• Multicliente

CRM

Gestión Económico Financiera

Analítica

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Acceso webEntrada de partes y gastos

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CONTROL

Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance funcional e Integración.

UN SIS

TEMA INTEGRADO

Gestión Avanzada de Proyectos.Alcance funcional e Integración.

CONTROL

Gestión Avanzada de Proyectos.Especial énfasis en el Control del proyecto.

Gestión Avanzada de Proyectos.Control de proyecto. Tareas pendientes.

Bandeja de entrada.Control de tareas pendientes.

Gestión Avanzada de Proyectos.Control de proyecto. Seguimiento de proyecto.

Seguimiento de proyecto Desviaciones de Tiempo, Coste y Plazo

Gestión Avanzada de Proyectos.Control de proyectos con desviación.

Seguimiento de proyecto Visión global de la situación del proyecto (estadística)

Gestión Avanzada de Proyectos.Cuadro de mando (Reporting y BI).

Cuadro de mandoAnálisis y reporting integrado con Excel

Gestión Avanzada de Proyectos.Algunas referencias y testimonios

“La aportación del sistema IB Project implantado por los profesionales de Ibermática nos está sirviendo para asentar el pilar operativo y de gestión del centro, ayudándonos a realizar una gestión correcta de proyectos, procedimientos de validación y eficiencia de nuestros recursos de una manera sencilla y dinámica”.

Testimonio.

Jose Antonio EtxarriDirector GeneralIK4-Lortek

Nuestras implantaciones de IB Project¡¡¡ Ya suman más de 2.000 usuarios !!!

DEMO

Gestión Avanzada de Proyectos.Demostración de producto (algunas funcionalidades)

Muchas gracias

Soluciones Empresariales

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