Ib 31 instrucciones

INFORMÁTICA BÁSICA

Microsoft Excel 2007

• Excel es un programa de Microsoft Office

que permite ingresar y manipular datos

con el fin de extraer resultados.• El Excel es también conocido como una

una hoja de cálculo.• La habilidad para desempeñar

automáticamente cálculos le ahorratiempo y disminuye la posibilidad deerror.

Botón

de

Office

Barra de

herramientas

de acceso

rápido

Barra de

Título

Barra de

opciones

Barra de

fórmula

minimizar

ce

rra

r

maximizar o restaurar

Introducción a Excel 2007

Celda ActivaCuadro de

Nombre

Columna

Fila

Encabezado de Columna

Encabezado

de Fila

Etiquetas de la

Hoja de Cálculo

Botones de

Desplazamiento

Barra de

Estado

Barra de

Desplazamiento

Ajuste del

tamaño del

documento

Opciones de

Despliegue

Celda

Excel 2007

Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las

tareas básicas que se hacen en Excel.

Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.

Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información

o un menú

Barra de Opciones:Estas bandas muestran las opciones que se pueden ejecutar y contienen los comandos más

importantes y aquellos que el usuario va utilizando.

Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para

obtener más opciones si las necesita.

Haga clic en la flecha en el grupo Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma

aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o

conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del

ratón.

PUNTOS QUE DEBEMOS RECORDAR

Columna letra de identificación

Fila número de identificación

La intersección entre una fila y una columna se llama

celda.

Para escribir ecuaciones en Excel es necesario

conocer los comandos matemáticos, tales como:

Suma +

Resta -

Multiplicación *

División /

Paréntesis ( )

Exponentes ^

Es necesario aclarar que todas las ecuaciones comienzan

con signo de igualdad =

BOTONES DE ESTILO PARA EL FORMATO DE

CELDA Y NÚMEROS

1 2 3 4 5 6

1. Combinar y centrar (merge and center)

2. Estilo moneda (currency style) $50.00

3. Estilo porcentual (percent style) 20.00%

4. Estilo millares (comma style) 1,200.00

5. Aumenta decimales (increase decimal) agrega un lugar decimal

6. Disminuir decimales (decrease decimal) elimina un lugar decimal

PARTE PARCIAL DE LA BARRA DE

HERRAMIENTAS

1 2 3 4

1. Autosuma.

2. Despliega las funciones para trabajar fórmulas.

3. Ejecuta la función de ordenación ascendente.

4. Ejecuta la función de ordenación descendente.

REFERENCIAS

Absolutas

Permanece constante a través de la operación de copiar y se

especifica con un signo de dólar frente a la letra que identifica la

columna y la designación de fila.

Ej. $B$13

Relativas

◦ Se ajustan durante la operación (copiar) y se especifica sin el

signo de dólar.

Ej. B3

Mixtas

◦ Usan signo de dólar sencillo para hacer de la columna absoluta

y la fila relativa o la columna relativa y la fila absoluta.

Ej. $A5 ó A$5

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

También se pueden utilizar combinaciones de teclas

para realizar desplazamientos dentro del libro de

trabajo, como pueden ser:

ERRORES

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula

o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

intersectan.

LÍMITES DE HOJA

Forma rápida de llegar a los límites de una Hoja de

cálculo:

Control + flecha abajo

Control + flecha a la derecha

CELDA

Se identifica como

“Referencia de celda”.

La referencia está constituida por:

La Letra de la columna

El Número de la fila

Ejemplos:

E20, G38, AF56, GS234

CONTROLADOR DE RELLENO

Pequeño cuadrado ubicado en el extremo inferior

derecho de una celda.


Clic con el botón izquierdo o derecho en el

controlador.

Botón Izquierdo

No Soltar.

Arrastrar.

Se copian los datos o se generan Series.


Botón Derecho

No soltar

Arrastrar

Se origina un Menú.

Se elige Opción.

MENÚ DEL BOTÓN DERECHO

Copiar Celdas

Rellenar Serie

Rellenar Formato

Rellenar Valores

Rellenar días

Rellenar días de la

semana

Rellenar meses

Rellenar años

Tendencia Lineal

Tendencia Geométrica

Series

EJEMPLO: BOTÓN IZQUIERDO

Si en una Celda se escribe un mes o día o fecha.

Se apunta al Controlador de relleno y se arrastra.

Se originan los meses o días o fechas consecutivas.

Si antes de arrastrar se presiona el botón Control se repite el mismo mes o el mismo día o la misma fecha.

EJEMPLO: BOTÓN IZQUIERDO

Si en una Celda se escribe un número.

Se apunta al controlador de relleno y se arrastra.

Se repite el mismo número.

Si antes de arrastrar se presiona el botón Control se originan los números consecutivos.

ETIQUETAS DE HOJAS

Se ubican en la zona inferior izquierda de la hoja de

cálculo.

Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Para moverse con el teclado entre las etiquetas de

hojas usar:

Control + Re Pág

Control + Av Pág

NUEVAS HOJAS DE CÁLCULO

Insertar – Hoja de cálculo

Botón Derecho sobre una Etiqueta de hoja -

Insertar - General – Hoja de cálculo – Aceptar.

Shift + F11

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA ETIQUETA DE HOJA

Doble clic en la etiqueta de hoja elegida.

Escribir nuevo nombre.

Enter.


Botón derecho sobre una etiqueta de hoja.

Elegir Cambiar nombre.

Escribir Nuevo nombre.


Limitaciones:

Nombre : máximo 31 caracteres.

No se aceptan : \ / ? *

EN LAS CELDAS

INGRESO Y EDICIÓN DE DATOS

Una Celda puede contener valores o fórmulas.

Valores:

Números

Textos

Fechas

Horas

Valores lógicos Verdadero/ Falso

EN LAS CELDAS


Escriba su nombre en una celda. Aparece en la barra de fórmulas.

Haga un clic en la celda y escriba. ENTER

Doble clic en la celda y puede modificar lo escrito. ENTER.

Lo escrito en una Celda puede exceder el ancho por predefinido de la celda y mostrar todo el contenido.

EN LAS CELDAS


Excel 2003 acepta 32,767 caracteres por celda.

Caracteres = Letras + Números + Símbolos

DE LA CELDA

FORMATO PREDEFINIDO

Texto: Lado izquierdo de la celda.

Número: Lado derecho de la celda.

Nota: Siempre la escritura empieza por la izquierda.

Paul

8520

NÚMEROS COMO TEXTO

Apóstrofe delante de un número

ENTER

„3456

3456

NÚMEROS COMO TEXTO

Símbolo igual y comillas

ENTER

=“3456”

3456

NÚMEROS COMO TEXTO

Sólo comillas

ENTER

“3456”

“3456”

NOTACIÓN CIENTÍFICA

Cuando un número escrito en una celda tiene 11

dígitos, Excel lo presenta como se observa a

continuación:

ENTER

12345678901

12345678901


Cuando el número escrito en una celda tiene 12

dígitos, Excel lo convierte en Notación Científica o de

Ingeniería:

ENTER

123456789012

1,23457E+11


Si un número se convierte a texto no se produce el

cambio a notación científica

ENTER

=“123456789012”

123456789012

NÚMEROS

Son Valores constantes :

Enteros: 45, 678, 2456, 56445.

Fracciones decimales: 189,54

Fracciones enteras : 1 1/2, 2/3

Fecha: 2/3 = 02-MARZO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - + / . E e

DÓLAR $

PORCENTAJE %

Ubicación del Dólar y el Porcentaje dentro de una

celda usando el Formato de celdas.

$3456.78

54.6%

POUND SIGN # Cuando la Celda no es muy ancha, el número que se

escribe se convierte en una serie de : # # # # # # # #

1,235E+09

1234567890

1E+09

######

USANDO EL BOTÓN DERECHO

DE NÚMERO A TEXTO

Escribir un número en una celda.

Seleccionar la celda.

Clic botón derecho sobre la celda.

Formato de celdas.

Ficha: Número.

Categoría: Texto.

Aceptar.

NÚMEROS NEGATIVOS

FECHAS

Número negativo:

-678

(678) Fechas:

14/7

14/7/03

-678

-678

14-JUL

14/07/2003

HORA - FECHA

Hora : Ctrl+Shift+:

Fecha: Ctrl+Shift +;

02:10 PM

23/10/2002

HORA - FECHA

Años entre dos Fechas:

=(“23/10/02”-”22/7/83”)/365

=19.27 años

CONVERSIÓN

FRACCIÓN A DECIMAL

Escribir una fracción: 3 2/3

Marcar la celda.

Botón derecho sobre la Celda.

Formato de celdas (Ctrl + 1)

Ficha: Número.

Categoría: Número o Moneda.

Posiciones decimales: 2

Aceptar 3,67

CONVERSIÓN

DECIMAL A FRACCIÓN

Escribir un número decimal: 4,857142

Marcar la celda.

Botón derecho sobre la celda.

Formato de celdas (Ctrl + 1).

Ficha: Número.

Categoría: Fracción.

Hasta un Dígito 1/4

Aceptar 4 6/7

ORDEN DE EVALUACIÓN

DE OPERADORES

Dos puntos ( : ) Rango

space Intersección

Coma ( , ) Unión

Menos ( - ) Negativo

% Porcentaje (Cto.)

Caret ( ^ ) Exponente

* / Multiplicación y División

+ - Suma y Resta

& Ampersand

FORMATOS DE FECHA

4-3

4-3-97

04-03-97

4-mar

4-mar-97

04-mar-97

mar-97

marzo-97

4-mar

4/03/97

4/03/97

4-mar

4-mar-97

4-mar-97

mar-97

mar-97

FORMATOS DE FECHA

4 de marzo de 1997

4/3/97 1:30 PM

4/3/97 13:30

4 de marzo de 1997

4/03/97 13:30

4/03/97 13:30

FORMATOS DE HORAS

13:30

1:30 PM

13:30:55

1:30:55 PM

4-3-97 1:30 PM

4-3-97 13:30

13:30

1:30 PM

13:30:55

1:30:55

4/03/97 13:30

4/03/97 13:30

Ejercicio 1

Descargar el archivo “IB-31-actividad” y guárdelo en su computadora en “Mis

Documentos”. Ábralo para empezar el ejercicio. Vaya a la hoja “Ejercicio1”.

Cuadro de Ventas Mensuales - Año 2010

1. Ingresar los meses del año en la columna Meses.

2. Agregar decimales a la columna Ventas. Debe quedar con 2 decimales.

3. Dar formato de moneda en soles a la Columna Ventas

4. Dar formato de moneda en soles con dos decimales al Tipo de Cambio.

5. Calcular la columna Ventas en $.

6. Calcular los totales (usar sumas).

7. Calcular la columna % Ventas Año, el cual es igual a Ventas / Total Ventas.

Dar formato de % con dos decimales.

8. Ajustar el ancho de la columna D.

Cuadro de Ventas Trimestrales - Año 2010

1. Complete la columna Trimestre.

2. Realice la sumatoria de las ventas por trimestre.

3. Ajustar el ancho de la columna H.

4. Calcular la comuna % del Año = Ventas x Trim / Total Ventas x Trim. Dar

formato de % sin decimales.

5. Completar el Total.

Cuadro Datos

1. Completar la fecha y hora actuales.

2. Ingresar su nombre en Elaborado por.

Ejercicio 2

1. Cambiar el nombre de la Hoja Ejercicio1 por Ejemplo1.

2. Cambiar el nombre de la Hoja Ejercicio2 por Ejemplo2.

3. Cree una nueva hoja.

4. Responda las preguntas de la hoja Ejemplo2.

Ejercicio 3

1. Responda las preguntas de la hoja Ejercicio3.

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