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DE LA

SECRETARIA GENERAL

DEL

MINISTERIO DEL INTERIOR

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PRESENTACION

El Manual de Organización y Funciones de la Secretaria General del Ministerio del

Interior, es un documento normativo de gestión institucional que tiene por objeto la

identificación y armonización de la estructura organizativa, la asignación de

funciones específicas para cada cargo, así como la línea de autoridad,

responsabilidad y coordinación de las unidades orgánicas

Secretaria General, en armonía con lo establecido en

Organización y Funciones del Ministerio del Interior.

Se invoca al personal íntegrante de la Secretaria General, el esmerado cumplimiento

de las disposiciones contenidas en el presente Manual, posibilitando de esta manera

la eficiente atención al público así como la consecución de los objetivos del Sector

Interior.

TrlJoajo de pel lúnos

INDICE

PAG

PRESENTACION 01 INDICE 02

TITULO I

GENERALIDADES A Alcance 05 B. Base Legal 05

TITULO 11

DEL DISEÑO ORGANICO

A Organigrama Estructural de la Secretaria General B. Cuadro Orgánico de Asignación de Cargos

TITULO 111

DE LAS FUNCIONES

CAPITULO I

DE LA SECRETARIA GENERAL

A Funciones Generales 08

CAPITULO 11

DE LA OFICINA GENERAL

A Funciones Generales 08 B. Funciones Específicas de los Cargos 09

1.Secretario General 09 2.Secretaria IV 10 3. Técnico Administrativo 11 10 4.Trabajador de Servicios 111 11

2

CAPITULO 111

OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARlO

vil': ,~ ¡:;:uncione~ Generales'tCnu>úPi<w aet J?í{i3?t-to~, 11SECRETARIA GENI;BAL B. Funci§16es I:.specíficas de los Cargos · 12

1.Director de Sistema Administrativo 11 13 2.Técnico Administrativo 111 13 3.Técnico en Archivo 111 13 4.Técnico Administrativo 1 14 5.Auxiliar de Sistema Administrativo 11 15 6.Digitador PAD 1 15

DEL AREA DE MESA DE PARTES

A. Funciones Generales 16 B. Funciones Específicas de los Cargos

1.Asistente Administrativo 1 2.Auxiliar de Sistema Administrativo 111

CAPITULO IV

DE LA OFICINA DE PROCESAMIENTO

A. Funciones Generales 17 B. Funciones Específicas de los Cargos 18

1.Director de Sistema Administrativo 11 18 2.Técnico Administrativo 111 19 3.Técnico Administrativo 11 19 4.Secretaria (o) 11 19

CAPITULO V

DE LA OFICINA DE RESOLUCIONES

A. Funciones Generales 20 B. Funciones Específicas de los Cargos 21

1.Director de Sistema Administrativo 11 21 2.Técnico Administrativo 111 21 3.Secretaria (o) 111 22 4.Técnico Administrativo I 23 5.Técnico en Archivo 11 23

Gobierno-Perú

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3

J'Íti-nider--w

CAPITULO VI

DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL

A. 24

BEcREfTUII"'"ICteII"' 24· """"I$SItlLEspecificas de los Cargos 1. EWector de Sistema Administrativo 11 24 2.Técnico en Archivo 111 3.Técnico en Archivo 11 4.Secretaria (o) 11

TITULO I

GENERALIDADES

A. ALCANCE

El contenido del Manual es de aplicación a la Secretaría General, sus unidades de línea y su cumplimiento compete a todo el personal que labora en dicha dependencia.

B. BASE LEGAL

El Manual de Organización y Funciones de la Secretaria General del Ministerio del Interior se fundamenta en los dispositivos legales siguientes:

1. Resolución Jefatural N° 182-79-INAPIDNR, del 06NOV79, Técnicas Generales del Sistema de Racionalización. _

2. Decreto Legislativo N° 370 de 04FEB86, Ley Orgánica del Mini t~ri Interior. '"

3. Resolución Ministerial N° 204-A-92-INIDM de 28FEB92, que apru Estructura Orgánica de los Organos no Policiales del Ministerio del Interior.

4. Resolución Ministerial N° 0829-95-IN-010305000000, del 04JUL95, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio del Interior.

5. Resolución Jefatural N° 095-INAPIDNR, del 10JUL95, Normas para la , formulación del Manual de Organización y Funciones.

6. Resolución Ministerial N°. 0696-99-IN/0301- del 05JUL99. que aprueba la Directiva N°. 008-99-IN-0305 "Normas del Sistema de Racionalización sobre el Manual de Organización y Funciones y Manual d9 Procedimientos Técnicos de los Organos del Ministerio del Interior.

5

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I

TITULO"

DEL DISEÑO ORGANICO

A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SECRETARIA GENERAL

I

OfiCINAOfiCINA DE TRAMITE DE

I PROCESAMIENTOOOCUMENTARIO

6

ALTA DIRECCION

SECRETARIA GENERAL

.. /.O Ol! ~ OfICINA OF il1Ji

DE DE ~ f~~ !PIRESQUCIONES GE

"'-rel •

, •

~ AREADE MESA

DE PARTES

- - - -

B. CUADRO ORGANICO DE ASIGNACION DE CARGOS

N° DENOMINACION I DENOMINACION DE CARGOS de UNIDAD ORGANICA CLASIFICADO ESTRUCTURAL OBSERVAOrd. 001 Secretaría General Secretario General Director General Cargo

Confianza 002 Secretaria IV Previsto

STA-PNP 003 Técnico Administrativo 11 004 Trabaiador Servicios 111 Vacante 005 Oficina de Trámite Documentario Dir.Sistema Adm. 11 . Director Vacante 006 Técnico Administrativo 111 I 007 Técnico en Archivo 111 008 Técnico Administrativo I I Previsto 009 Técnico Administrativo I I ,1' 010 Aux.Sistema Adm. 11 I

,.~,

011 Aux.Sistema Adm. 11 ,~ I

012 Digitador PAD 1 PufJt!! to ..'J013 Area de Mesa de Partes Asistente Adm. I ,"t 014 Aux.Sistema Adm. 111 ,.~ 015 Oficina de Procesamiento Director Sistema Adm. 11 Director Vacante '-' 016 Es~cialista Adm. 11 Previsto 017 Especialista Adm. 11 Previsto 018 I Técnico Administrativo 111 019 I Técnico Administrativo 11 Vacante 020 I Técnico Administrativo 11 021 I Secretaria 11 Vacante 022 Oficina de Resoluciones Director Sistema Adm. 11 Director Vacante 023 Técnico Administrativo 111 024 Técnico Administrativo I 025 Técnico en Archivo 11 Vacante 026 l' Secretaria (ol 111 Vacante 027 Digitador PAD 1 Previsto

028 Oficina Archivo General Director Sistema Adm, 11 Director Vacante 029 Técnico en Archivo 111 Vacante 030 Técnico en Archivo 11 Vacante 031 Secretaria (ol 11 Vacante

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7

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I

B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

SECRETARIO GENERAL

Funciones Específicas

1. Cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Secretaría General. 2. Dirigir, supervisar, evaluar y controlar el funcionamiento de las Unidades

Orgánicas de la Secretaría General. 3. Optimizar el funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario y

Archivo del Ministerio del 1lnterior. 4. Firmar y tramitar la documentación que disponga el señor Ministro, a los

Organos del Sector o a Instituciones del Sector Público o Privado. 5. Coordinar en el ámbito de su competencia con los diversos Organos del

Sector, la formulación de respuesta de la documentación oficial dirigida al señor Ministro, en los plazos establecidos.

6. Preparar la documentación para presentarla a los Despachos y Viceministerial en las horas establecidas.

7. Coordinar el nombramiento de representantes del Sector Comisiones Multisectoriales.

8. Constatar la conformidad de la documentación necesaria en 105 livP¡~j("" expedientes, obteniendo y consolidando la información pertinente.

9. Disponer la adopción permanente de medidas para ,la conservación y seguridad de la documentación administrativa y legal del Ministerio.

10. Informar el cumplimiento de las funciones de su responsabilidad a 'Ia Alta Dirección.

11. Autorizar y dar fe con su firma la autenticidad de las normas y documentos emitidos o pertenecientes al Ministerio del Interior.

Líneas de Autoridad y Responsabilidad

1. El Secretario General depende de la Alta Dirección. 2. El Secretario General ejerce su autoridad en el ámbito de la Secretaría

General y funcionalmente alcanza a todas las Unidades que conforman el Sistema de Trámite Documentario del Ministerio.

3. Es responsable del eficiente funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario y Archivo del Ministerio.

Requisitos Mínimos

1. De conformidad al ArI. SOo de la Ley del Poder Ejecutivo Promulgada mediante Decreto Legislativo N°560 del 28MAR90 este cargo es de confianza; a tenor de lo dispuesto en el Decreto Ley N° 25515 del 26MAY92, la asignación para este cargo requiere Resolución Suprema.

9

SECRETARIA IV CODIGO: T4-05-675-4


1. Organizar y coordinar las audiencias y reuniones en la agenda con la documentación respectiva del Secretario General.

2. Supervisar y ejecular el apoyo especializado en conversación oral y redacción de un idioma al españolo viceversa.

3. Recepcionar, atender y anotar las llamadas telefónicas al Secretario General.

4. Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos administrativos por medios informáticos de acuerdo a indicaciones generales.

5. Organizar el control y Seguimiento de· los periódicamente los informes de situación.

6. Administrar la documentación clasificada del Secretario Gener

Lineas de Autoridad y Responsabilidad

1. Depende del Secretario General. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mínimos

1. Título secretaria bilingüe. 2. Conocimientos básicos de informática.

TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO: T4-05-707-2


1. Apoyar en la formulación de los documentos dispuestos por el Secretario General.

2. Formular la relación de documentos por la Alta Dirección o el Secretario General.

3. Formular la relación de Proyectos de Resolución Suprema y Ministeriales.

4. Dar información relativa al área de su competencia. 5. Llevar el control de los bienes de la Oficina. 6. Coordinar la distribución de materiales de la oficina. 7. Organizar los diferentes archivos de la Secretaría General.


1. Depende del Secretario General. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

10

I Reguisi~os Mínimos

1. Título no universitario o estudios superiores. 2. Conocimientos básicos de informática.

TRABAJADOR DE SERVICIOS 111 CODIGO: A3-05-870-3

Funciones Especificas

1. Limpiar los diferentes ambientes y muebles que ocupa la Secretaría General.

2. Conservar la buena presentación de las paredes, puertas, ventanas y cortinas de la Secretaría General.

3. Solicitar oportunamente la dotación del material necesario para la limpieza y conservación de los ambientes.

4. Informar al Secretario General el estado de conservación y funcionamiento del material y equipo a su cargo.

5. Identificar, controlar y anunciar el ingreso de personas que acu Secretaría General, conforme a disposiciones específicas del S General.

Lineas de Autoridad y Re!l!0nsabilidad

1. Depende del Secretario General. 2. Su ámbito de responsabilidad comprende los diversos ambientes que

ocupa la Secretaría General.

Requisitos Mínimos

I 1. Secundaria completa. 2. Experiencia en manejo de equipos de limpieza.

I CAP'lTULO IJJ

DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARlO

A. FUNCIONES GENERALES

Son funciones de la Oficina de Trámite Documentario:

1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de recepción, registro, clasificación, distribución, control, información y seguridad de la documentación oficial dirigida al Ministro y Víceministro. . ~--~io~¡'-'il-~- "

2. Programar, dirigir y controlar el registro documentario por el Sistem i ~""'\:- ... 14'?-~\, de Procesamiento Automático de Datos. r~ ~~B;' ~ 1

11 ~~ ,,~3J¡J ..;'1i ~ ~ "' , ~ .,,\; .\ ~ to" . ' ·'''~'tI o- ,,\ .

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3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de Archivo de la Secretaría General y del Archivo Central de la documentación administrativa del Sector.

4. Coordinar y centrolar la ejecución del cumplimiento de los trámites en los plazos previstos, en observancia a las normas legales y administrativas, así como solicitar los informes de las Dependencias del Sector.

5. Otras funciones que en el ámbito de su cempetencia le encomiende el Secretario General.

B. FUNCIONES ESPECIFICAS OE LOS CARGOS

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 11

COOIGO: 04·05-295-2


1. Organizar, programar, dirigir, ceordinar y controlar el funcionami las unidades orgánicas que conforman la oficina. ~

2. Controlar y supervisar permanentemente el cumplimiento de las n~;¡ai:l establecidas en el Manual de Seguridad Documentaria para ""':.,....-tramitación de la documentación clasificada.

3. Presentar la cerrespondencia clasificada para ser aperturada por el Secretario General.

4. Presentar de inmediato al Secretario General aquella documentación que tiene el carácter de ·URGENTE".

5. Mantener informado al Secretario General sobre el cumplimiento de las acciones programadas y otros que le hayan sido encomendadas.

6. Dirigir, centrolar y supervisar la labor del personal a su cargo. 7. Aperturar la correspondencia de correo común o certificado. 8. Supervisar el buen funcionamiento de la Mesa de Partes del Ministerio

del Interior, de cenformidad a las normas del Sistema de Trámite Documentario y Archivo.

9. Proponer al Secretario General el otorgamiento del estímulo o aplicación de sanciones disciplinarias.

10. Asegurar los Archivos activos y pasivos de la Oficina a su cargo.


1. Depende del Secretario General. 2. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la

Oficina de Trámite Documentario. 3. Su responsabilidad se circunscribe al eficiente funcionamiento de la

Oficina de Trámite Documentario.

12

Requisitos Mínimos

1. Título profesional universitario. 2. Capacitación especializada en el área de trámite documentario.

TECNICO ADMINISTRATIVO 111 CODIGO: T5-05-707-3


I 1. Numerar las Guías de Destino y demás documentos formulados en la Secretaría General.

2. Preparar los sobres para tramitar la d'ocumentación clasificada y otros documentos.

3. Controlar la distribución de los diferentes documentos . mediante los cargos respectivos.

4. Anotar correlativamente y en orden cronológico la numeración y destinatario de los diferentes documentos.

5. Fotocopiar documentos conforme a instrucciones recibidas del Direct..-:::-.... 6. Legajar adecuadamente la documentación cuyo trámite ha concl' ~i/~~ 7. Aplicar los procesos técnicos del Sistema de Trámite Docu "'tari y ..

Archivo. ~ o t •

8. Informar diariamente al Director de Oficina el trámite dado a los e t 'i,l documentos recepcionados en la Secretaría General. ..,.

Líneas de Autoridad V Responsabilidad

1. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario. 2. Responsable de la organización de los archivos de la Oficina de Trámite

Documentario.

Requisitos Mínimos

1. Título no universitario o estudios universitario. 2. Experiencia en el área de trámite documentario y archivo.

TECNICO EN ARCHIVO 111 CODIGO: T4-05-730-3


I 1. Custodiar los archivos activo y pasivo a cargo de la Oficina de Trámite Documentario.

2. Facilitar los documentos de archivo para absolver las consultas requeridas.

3. Seleccionar los documentos o expedientes para ser transferidos al arChivo general.

4. Mantener reserva de los documentos archivados y del conteni ~ed~ mi' smos .\"~\~ PEI I.~~~

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5. Recabar la constancia respectiva de aquellas person9s interesadas que solicitan copias certificadas de los expedientes.

6. Colaborar, cuando las necesidades lo exijan, en la marcha administrativa de la Oficina.

Lineas de Autoridad V Responsabilidad

1. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario. 2. Responsable de la organización de los ficheros de la Oficina de Trámite

Documentario.

Requisitos Mínimos

1. Título no universitario o estudios superiores. 2. Capacitación técnica en archivo.

TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO: T3-05-7


1. Verificar la conformidad de los folios y requisitos de los expedientes o documentos presentados en Mesa de Partes, dirigidos a la Alta Dirección.

2. Entregar los expedientes y documentos recepcionados al Jefe de la Oficina de Trámite Documentario, para las acciones respectivas.

3. Verificar la inviolabilidad de la documentación clasificada. 4. Informar al público usuario el trámite de sus documentos, previa

identificación. 5. Mantener reserva del contenido de los documentos recepcionados.

6. Asegurar la conservación e intangibilidad del cuaderno de registro de documentos.

7. Extremar medidas de seguridad al recepcionar sobres sospechosos, exigiendo la presencia del mensajero hasta la verificación del personal especializado.

Lineas de Autoridad v Responsabilidad

1. Depende del DireCtor de la Oficina de Trámite Documentario. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mínimos

1. 2. 3.

" AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO"

CODIGO: A4-05-16.0-2 (2) Funciones Especificas

1. Registrar las tarjetas en el. cuaderno respectivo . . 2. Archivar las tarjetas de registro en el fichero respectivo. 3. Anotar en las tarjetas de registro el trámite dispuesto a los documentos o

expedientes. 4. Buscar antecedentes de la documentación recibida para informar al e

de la Oficina. . . ....,,'~I. s."i If'~

5. Constatar la conformidad de los folios de los documentos o ex . ie antes de formular la respectiva tarjeta. ~ o 1

Lineas de Autoridad y Responsabilidad ~ .'

Depende del director de la oficina Tramite Documentario.

Requisitos Minimos

Instrucción Secundaria Completa.

DIGITADOR PAD 1 (PREV) CODIGO: A4-05-257-1


1. Coordinar labores administrativas y técnicas relacionado con el sistema de procedimientos automático de datos de la Oficina de Trámite Documentario. .

2. Transcribir información según orientaciones generales. 3. Verificar y efectuar controles de calidad sobre la información procesada

en pantalla. 4. Colaborar en el planeamiento del trabajo y orientar al desarrollo del

mismo.


1. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario. 2. Es responsable de las actividades y funciones del cargo.

Requisitos Mínimos

1. Instrucción secundaria completa. 2. Capacitación básica de digitación y archivo. 3. Experiencia en el Area.

15

DEL AREA DE MESA DE PARTES


1. Verificar y controlar la . recepción de documentos en el Ministerio del' Interior.

2. Llevar en forma adecuada el trámite de los documentos a las Unidades Orgánicas del Ministerio, extremando las medidas de segurid::oa::Miiii momento. I ~

~ JI l'

B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS :. I ~.. r.~)

ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO: P1-05-066-1


1. Supervisar y controlar el funcionamiento de la Mesa de Partes de la Secretaria General.

2. Controlar al servidor encargado de la recepción de documentos, verificando el cumplimiento del horario establecido.

3. Instruir al servidor de' Mesa de Partes para que recepcione los documentos, de acuerdo a las normas establecidas.

4. Proporcionar informaciól) a los interesados por intermedio de Mesa de Partes.

5. Anotar, ordenar y registrar los documentos para trámite, previa anotación cronológica en los cuadernos respectivos, consignando el o los destinatarios.

6. Controlar el uso de los sellos de clasificación de los documentos. 7. Verificar la distribución de la documentación.

I 8. h;formar diariamente a'l Director de la Oficina el trámite de los documentos.

9. Coordinar el seguimiento de los dooumentos con las Unidades de Trámite Documentario del Sector.


Depende del director de la Oficina de Trámite Documentario.

Requisitos Minirnos

Bachiller universitario o título de Instituto Superior Tecnológico.

16

AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 111

CODIGO: A4-05-160-2


1. Despachar la documentación por correo. 2. Recabar el cargo correspondiente de los receptores de la

documentación, plenamente identificados. 3. Custodiar los cuadernos de cargos de la documentación tramO 4. Informar diariamente al Jefe del Afea, la distrib

documentación.


Depende del Jefe del Afea de Mesa de Partes.

Requisitos Minimos

1. Instrucción secundaria completa. 2. Conocimiento de digitación y mecanografla.

CAPITULO IV

DE LA OFICINA DE PROCESAMIENTO


1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento interno de la documentación oficial.

2. Coordinar y controlar el cumplimiento de disposiciones impartidas por el Vice ministro y Ministro, por los órganos y dependencias ejecutoras.

3. Dirigir y controlar la clasificación de los documentos a fin de efectuar una correcta derivación según su naturaleza o tipo de servicio requerido.

4. Proponer las normas que contribuyan al cumplimiento eficiente y oportuno del ciclo de trámite documentario en las diversas etapas e instancias. I

I

5.

6.

7.

8.

Proponer normas metodológicas para la formulación de correspondencia del Ministro y Viceminislro. Proponer normas para el uso de formularios para el procesamiento documental. Dirigir, coordinar y controlar las actividades previas de Agenda y la presentación de la documentación correspondiente al parte diario......."",,.,, Dirigir, coordinar y controlar las actividades de secreta ' o C!IIe 1.

~~ ~S,a_, ","",1. '1.ij17 ~,

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I

TITULO 111

DE LAS FUNCIONES

CAPITULO I

DE LA SECRETARIA GENERAL


1. Dirigir, normar, supervisar y evaluar el Sistemas de Trámite Documentario y Archivo del Ministerio.

2. Centralizar y procesar la documentación elevada por los Organos y Dependencias hacia la Alta Dirección; así mismo la emitida por los Despachos Ministerial y Viceministerial.

3. Centralizar, registrar, tramitar, difundir y/o transcribir, archivar y las resoluciones y otras normas legales y administrativas de ('.mnnJ~nd4lJ sectorial.

4. Dar fe de la autenticidad de las normas y documentos errlitic~1iIo'I pertenecientes é;ll Sector.

5. Apoyar en su campo las tareas administrativas de la Alta Dirección. 6. Organizar, conducir y cautelar el Archivo General del Ministerio.

CAPITULO 11

DE LA OFICINA GENERAL


1. Proponer a la Alta Dirección la Política a seguir en materia de trámite docum!E!ntario.

2. Dirigir, evaluar las acciones del Sistema de Trámite Documentario. 3. Dar fe de la autenticidad de la documentación emitidas por el Ministerio

del Interior. 4. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del Ministerio del Interior.

8

• •

i

9. Fprmular y proponer las normas técnico-metc;;dológicas para la administración documentaria en el Ministerio.

10. Evaluar periódicamente la ejecución de procedimientos de trámite documentario, detectando los problemas que se presentan y recomendando las medidas correctivas que se presenten.



CODIGO: !M:!;~ Funciones Especificas

1. Organizar, coordinar y ejecutar la aplicación de las activj(jadlesl~ procedimientos Documentarios de la Secretaria General.

2. Disponer la elaboración de los Proyectos de documentos de respectivos, y cualquier tipo de documento que disponga el Secretario General del MIN.

3. Preparar, ordenar y presentar la documentación que el Secretario General debe presentar a la Alta Dirección.

4. Ejecutar y coordinar las disposiciones del Secretario General. 5. Controlar la asistencia y comportamiento del personal asignado a la

Secretaria General, presentando el Parte diario correspondiente. 6. Proponer normas para agilizar el Procesamiento Documentario. 7. Coordinar con los Jefes de Oficina de la Secretaria General, el mejor

cumplimiento de sus funciones. 8. Accionar mediante la Hoja de Acción rápida, los documentos urgentes y

que requieren acción inmediata, derivándose al (los) Organo (s) respectivos del sector.



Oficina de Procesamiento. 3. Es responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.

Requisitos Mínimos

1. Título profesional universitario. 2. Capacitación especializada en el área administrativa.

18

/ TECNICO ADMINISTRATIVO 111 CODIGO: T5-05-707-3 Funciones Especificas

1. Revisar expedientes y proveidos que disponga el Director de la Oficina de Procesamiento.

2. Participar en comisiones relacionadas con las actividades administrativas de la Oficina.

3. Proponer procedimientos para mejorar la buena marcha administrativa de la Secretaría General y de la Oficina.

4. Registrar los documentos en el file o cuaderno visación del Director de la Oficina.

5. Presentar el informe diario al Director de la Oficina.


1. Depende del Director de Procesamiento. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mínimos

1. Título no universitario o estudios universitarios. 2. Capacitación técnica. 3. Conocimientos básicos de informática.

TECNICO ADMINISTRATIVO 11 CODIGO: T4'{)5-707-2


1. Registrar los Proyectos de Guías de Destino en el cuaderno de control respectivo.

2. Formular la documentación que disponga el Director de Oficina. 3. Procesar información y preparat cuadros, resúmenes e informes de

acuerdo a instrucciones generales.


1. Depende del Director de Procesamiento. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus obligaciones.

Requisitos Mlnimos

1. Título no universitario o estudios universitarios. 2. Conocimientos básicos de informática.

SECRETARIA (O) 11 CODIGO: T2-05-675-2

\\,,, oEi·~· .

Fu",'ones Esoocin"", f~ .l' ~ .. '\ ~1 1. Revisar y prepara la documentación para la firma respectiva \ • iJ

'5 /lo"}19 . ~"" ,. ,-'"

2. Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de la md~ /

3. Tomar dictado taquigráfico y digitación documentaria variada.

I

4. Coordinar la distribudón de materiales de la Ofidna 5. Coordinar reuniones y concertar citas. 6. Registrar las llamadas telefónicas del servicio en el cuaderno r 7. llevar el archivo documentario de la oficina.


1. Depende del Director de la Oficina de Procesamiento

Requisitos Mínimos

1. Título de secretaria. 2. Curso básico de informática.

CAPITULO V

DE LA OFICINA DE RESOLUCIONES


1. Dirigir, controlar y supervisar las actividades de la Oficina de Hesoludones.

2. Coordinar con los órganos competentes del Ministerio, la conformidad de aspectos legales y técnico -administrativos sobre los proyectos de las reso'luciones propuestos para su aprobación.

3. Proponer normas y procedimientos metodológicos para el trámite de resoludones, en lo referente a la particularidad de los diversos casos que se presentan.

4. Dirigir, cocrdinar y controlar las actividades previas para la presentadón de los proyectos de Resoludones expeditos para el Acuerdo Ministerial y Acuerdo Supremo.

5. Dirigir y controlar el registro, difusión y archivo de las Resoluciones y otros dispositivos aprobados.

6. Formular y proponer normas para limitar la información sobre proyectos de Resoludones que se encuentran en proceso de aprobación, que por su naturaleza tienen carácter clasificado.

7. Formular los proyectos de dispositivos del ámbito sectorial que se emiten por la Alta Dirección.

20



CODlGO: 04-05-295-2 Funciones Especificas

I

consideración.

21

1. Programar, dirigir y controlar las actividades' de la Oficina de Resoluciones.

2. Evaluar las actividades de la Oficina de Resoluciones y determinar las medidas correctivas para el buen funcionamiento.

3. Asesorar al Secretario General sobre asuntos de su competencia. .11l ...."

·4. Venr""" 'a oo"'o""idad d, '''' "poclo'·'"""" Ytéco"", ...~ proyectos de Decretos Supremos y resoluciones con los 4'Ja competentes, antes de su aprobación. •

5. Coordinar y controlar la numeración de los Decretos Supre i60 .'

.. ": I

Resoluciones Ministeriales emitidos por el Sector y distribuirlos a órganos responsables de su cumplimiento.

6. Archivar y asegurar los originales de los Decretos Supremos y Resoluciones emitidos por el Despacho Ministerial.

7. Presentar los documentos para la firma del Secretario General. 8. Participar en comisiones relacionadas con su función específica.



Oficina de Resoluciones. 3. Responsable del eficiente funcionamiento de su Oficina.

Requisitos Mínimos

1. Título profesional universitario. 2. Capacitación especializada en el área administrativa.

TECNICO ADMINISTRATIVO 111

COOIGO: T5-05-707-3 Funcíones Específicas

1. Estudiar y participar en las normas, procedimientos e investigaciones preliminares de procesos técnicos.

2. ' Analizar y emitir opinión técnica sobre puestos a su

3. Numeral y fotocopiar los Decretos Supremos y Resol\Jciones Ministeriales y distribuirlos a los órganos responsables ' de su cumplimiento.

4. Confeccionar cuadros, resúmenes, formatos, fichas, cuestionarios relacionados al ámbito de trabajo de acuerdo a instrucciones generales.

5. Absolver consultas de carácter técnico.


1. Depende del Director de Resoluciones. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mínimos

1. 2. 3.

CODIGO: T3·05-615·3SECRETARIA (O) 111


1. Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de la oficina.

2. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones recibidas del Director de la Oficina.

3. Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva. 4. Llevar el archivo de la documentación clasificada. 5. Coordinar la distribución de materiales de oficina. 6. Tomar dictado taquigráfico y digitar documentos confidenciales. 7. Preparar y ordenar documentación para reuniones y/o conferencias.


1. Depende del Director de la Oficina de Resoluciones. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Minimos

1. Título de secretaria 2. Conocimiento y dominio de informática.

22

. ; em • ~

TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO: T3-05-707-1 Funciones Específicas

1. Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos.

2. Ejecutar y verificar la actualización de registros, fichas y documentos técnicos de la Oficina de Resoluciones.

3. Coordinar actividades administrativas de la oficina. 4. Estudiar expedientes técnicos sencillos y emitir informes prelimina 5. Redactar síntesis informativas de los Proyectos de resoluciones

dispositivos. 6. Apoyar la labor administrativa en el cump.limiento de sus funcione

Líneas de Autoridad V Responsabilida·d

Depende del Director de la Oficina de Resoluciones.

Requisitos Mínimos

1. Título no universitario o estudios superiores. 2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. 3. Capacitación Técnica en el área.

TECNICO EN ARCHIVO 11 CODIGO: T3-05-730-02


1. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales. 2. Formular informes estadísticos del registro de documentos. 3. Participar en recolección de información relacionada con la actividad

archivística. .


1. Depende del Director de la Oficina Resoluciones. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mínimos

1. Título no universitario o Estudios superiores. 2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. 3. Capacitación Técnica en el área.

23

CAPITULO VI

DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL

A. FUNCIONES GENERALE:¡

1. Organizar, controlar y administrar ell archivo general del Ministerio 2. Responsable de la integridad física de la documentación del Ministerio.



CODlGO: ",D~4~~~ Funciones Especificas

1. Organizar, dirigir, coordinar y supervisar el funcionamiento de la Oficina. 2. Asegurar los documentos de la Oficina del Archivo General. 3. Proponer las medidas de seguridad de la documentación que se

encuentre en el archivo. 4. Supervisar las fases del Proceso Archivístico. 5. Formular y proponer normas técnico-metodológicas para mejorar la .

administración del Archivo General. 6. Organizar y supervisar los servicios archivisticos. 7. Defender, conservar e incrementar el patrimonio documental del Sector.


1. Depende del Secretario General. 2. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora bajo sus

'Órdenes. . 3. Responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.

Requisitos Minimos

1. Titulo profesional universitario. 2. Capacitación especializada en el área de archivo.

TECNICO EN ARCHIVO 111 CODlGO: T4-0S-730-3


1. ' Preclasificar y archivar documentación variada según Sistema

2. 3.

establecidos por la Oficina. \lI~ i/ltl .' , Ej""''' aocioneo do ,,,,,,,,,,,,,,,,da y enm~,ción de _meo'", ~ Informar sobre las actividades archivisticas. ;'" if'.~ , ..

f, ir ~'" ~M . ~ ,

.... -'.~~~, ... ",# ' .- '< ', ,:i;;;' W2>d'

4. Absolver consultas sobre los servicios que brinda el archivo del Ministerio.

5. Participar en la recolección de información de la documentación que ingresa en el archivo del ministerio.


Depende del Director de la Oficina de Archivo General.

Requisitos Mínimos

1. Título no universitario o estudios superiores. 2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. 3. Capacit~ción técnica en el área.

TECNICO EN ARCHIVO 11 CODIGO: T3-O


1. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales. 2. Codificar y organizar los documentos mediante fichas. 3. Formular informes estadísticos sobre documentos que se encuentran en

el archivo. 4. Orientar y absolver consultas de los usuarios. 5. Coordinar y verificar la limpieza y conservación de los documentos y

materiales que se encuentra en el archivo.


Depende del Director de la Oficina de Archivo General.

Requisitos Mínimos

1. Título no universitario o estudios superiores. 2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computariz;ados. 3. Capacitación técnica en el,área.

SECRETARIA (O) 11 CODIGO: T2-05·675·2

Funcíones Especificas

1. Revisar y prepara' la documentación para la firma respectiva. 2. Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de la

Oficina. 3. ' Tomar dictado taquigráfico y digitación documentaria variada. 4. Coordinar la distribución de materiales de la Oficina. ~ 5. Coordinar reuniones y concertar citas. ,,~,~'o Of( ~I(;.""'.

6. R""_,,, """""", telero,"", d~ ,...,'00 '" ~ ruadomo, 'ii11' 25 '~' ~~ ~,I U ~ ,

.~~; ~ . \,'0'/ ~.~ . ~~-".~.

7. Llevar el archivo documentario de la oficina.


Depende del Director de la Oficina de Archivo

Requisitos Minimos

1. Título de secretaria 2. Capacitación técnica en archivo. 3. Dominio básico de Informática.

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I()~·IES - Gobierno del Perú · formulación del Manual de Organización y Funciones. 6....

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