IMPLANTACIÓN DE ALFRESCO

Julián Cerviño - Queres Tecnologías

Índice

� “Sabores” de la Gestión Documental

� Situación Inicial

� Situación Objetivo

� ¿Cómo alcanzamos el objetivo?� ¿Cómo alcanzamos el objetivo?

� Metodología

� Fases de Proyecto

� Costes

“Sabores” de la Gestión de Contenidos

� DM (Document Management)� Objetivo: facilitar el trabajo diario� Estructura flexible, orientado a la colaboración

� RM (Records Management)� Objetivo: depósito seguro para los documentos relevantes� Objetivo: depósito seguro para los documentos relevantes� Rigurosos controles de conservación, estructura muy rígida

� WCM (Web Content Management)� Objetivo: crear, gestionar y publicar contenido en web� Workflows de publicación, control de versiones y entornos

WCMRMDMAlfresco

Situación Inicial

� Más de un sistema de gestión documental:

� servidor de ficheros

� carpetas compartidas

� correo

� O ninguno !!!

� Inconvenientes:

� Poco control de la documentación, ni en el acceso ni en la conservación

� Dificultades a la hora de localizar información

� No hay gestión del conocimiento

Situación Final

� Un único sistema de gestión documental

� Ventajas

� Seguridad en el acceso y en la conservación

� Localización rápida de la información� Localización rápida de la información

� Reutilización del conocimiento por la Organización

� Plus Alfresco

� Integración con otros sistemas (ERP, CRM, KB, …)

� Acceso desde cualquier parte (internet)

� Establecimiento de procedimientos (workflows)

¿Cómo alcanzamos el objetivo?

A) El Pausado• Análisis Global y Profundo• Diseño Completo• Parametrización Compleja• Construcción Compleja• Implantación Global (si llegamos hasta aquí)

B) El InconscienteB) El Inconsciente• Descarga una versión de Internet• Instalación en 10 minutos• Comenzar a trabajar• PUM !!!

C) El Ágil• Análisis con visión global, pero enfocado en un par de unidades de negocio• Diseño Incremental e Iterativo• Parametrización Sencilla• Construcción (si fuese imprescindible) Sencilla• Implantación Gradual

Metodología

� ISO 15489: norma para la gestión de documentos de archivo

� DIRKS: metodología de diseño e implementación de Sistemas de Gestión de Registros. Basada en la ISO 15489.� Ventajas:

� Genérica: guía sobre el por qué y el cómo hacerlo, pero no prescribe cómo debe ser el sistemaprescribe cómo debe ser el sistema

� Multi-Fase: proporciona pasos concretos que pueden adaptarse a las necesidades de cada proyecto

� Sistemática: proporciona un juego de actividades que minimizan el riesgo de perder el foco durante el desarrollo del proyecto

� Iterativa e Incremental: permite repetir el proceso y ampliar el alcance y el detalle inicial

� Centrada en el usuario: el proceso prima la participación de los usuarios en el análisis de las actividades

Metodología – Cuestionario Base

� Preguntas habituales en las entrevistas de toma de requisitos:1. ¿Cuál es la función de su departamento?2. ¿Cuáles son las principales actividades realizadas en su

departamento?3. ¿Cómo se relacionan estas actividades con las del resto de la

Organización?¿Qué tipo de documentación se genera?4. ¿Qué tipo de documentación se genera?

5. ¿Cuál es la estructura inicial de la documentación que maneja?6. ¿Todas las personas tienen los mismos permisos o existen alguna

restricción?7. ?Tiene su departamento alguna relación con terceros (proveedores,

clientes, …)?8. …

Metodología – Ficha de Actividad

Unidade OSI

Función F4. Obtención, análise e difusión de información sobre a SI

Actividade A1. Monitorización da evolución da SI

Descrición da actividade Elaboración e mantemento dun conxunto de indicadores que permitan monitorizar a evolución da

Sociedade da Información.

Realización de estudos para o seguimento e a innovación das políticas desenvoltas en materia de

Sociedade da Información.

Transaccións Elaboración de enquisas

Realización de estudos

Requisitos da actividade Plantillas

Resultará de utilidade dispor no sistema de xestión documental das plantillas das enquisas

Versionado

Os documentos necesitan manter as versións

Documentos asociados Cuestionarios

Informes xerais

Actores externos N/A

Tipo de necesidade consulta, creación, modificación, plantillas, versionado

Fonte Acta - Mapa Documental OSI.doc

Metodología – Ficha de Tipo

TIPO DOCUMENTAL: Discurso/Notas de prensa

Descrición Discursos e notas de prensa que se redactan ou se recollen

Volume Entre 10 e 20

Tipo Versionado Gardar versións

Transformacións ODT a PDF, DOC a PDF

Susceptible de

reutilización

Non

Plantilla NonPlantilla Non

TIPO DE SOPORTE

Formato .odt, .doc

Tamaño Entre 100 KB y 2 MB

ATRIBUTOS

Nome Descrición Tipo de dato Tamaño máximo Repetible Obrigatorio

Título Título do documento Alfanumérico 150 Non Si

Autor Persoa que xera o documento Alfanumérico 150 Non Si

Data Data na que se creou o

documento

Data 10 Non Si

RELACIÓN CON OUTROS TIPOS DE DOCUMENTOS

Tipo de documento Descrición da relación Repetible

Presentación Presentación que acompaña ao discurso (só no caso do discurso) Non

Diseño – Modelo de Contenidos

Diseño – WorkFlows

OTRI 1 G.J. 1

OTRIGabinete

Jurídico

OTRI 1

OTRI

OTRI 1OTRI 1 G.J. 1G.J. 1

OTRIGabinete

Jurídico

OTRI 1OTRI 1

OTRI

IniciarFinalizar

OTRI 1

OTRI 2

OTRI 3

G.J. 1

G.J. 2

G.J. 3

OTRI 1

OTRI 2

OTRI 3

IniciarIniciarFinalizarFinalizar

OTRI 1OTRI 1

OTRI 2OTRI 2

OTRI 3OTRI 3

G.J. 1G.J. 1

G.J. 2G.J. 2

G.J. 3G.J. 3

OTRI 1OTRI 1

OTRI 2OTRI 2

OTRI 3OTRI 3

Alfresco – Parametrización XML

� XML de Definición de Tipos de Alfresco

Alfresco – Configuración Interfaz Web

� Metadatos en Alfresco

Fases de Proyecto

Análisis• Funciones y Actividades• Mapa Documental• Requisitos

Análisis• Funciones y Actividades• Mapa Documental• Requisitos

Diseño• Modelado de Contenidos• Flujos de Trabajo

Diseño• Modelado de Contenidos• Flujos de Trabajo

� Proyecto tipo:� Duración habitual

� 3-4 meses

� Integración� LDAP• Flujos de Trabajo

• Integraciones• Flujos de Trabajo• Integraciones

Implementación• Parametrización• Construcción

Implementación• Parametrización• Construcción

Implantación• Entorno de Producción• Formación

Implantación• Entorno de Producción• Formación

� LDAP

� CIFS

� Modelado de Contenidos y Estructura

� Flujos de trabajo básicos

� Sin extensiones ni desarrollos a medida

Costes

� Conceptos:

� Implantación� Modelado

� ParametrizaciónImplantaciónlImplantaciónl

Soporte AlfrescoSoporte Alfresco

� Puesta en marcha

� Soporte de Alfresco� Seguridad

� Disponibilidad

�Mantenimiento� Resolución de dudas

� Mejoras iterativas e incrementales

Coste Total

MantenimientoMantenimiento