PROYECTO DE GESTIÓN Y SINERGIA DE COMPRAS DE REPUESTOS Y SUMINISTROS ENTRE COMPAÑÍAS

RELACIONADAS

FEBRERO, 2012

INTEGRANTES:ZORAYA, DIAZ

ANDRES, FIGUEROA

UNIVERSIDAD FERMIN TOROMAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIALSISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

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Compras Nacionales ConjuntasRazón del Proyecto

La necesidad de establecer en el Negocio de Refrescos, procesos expeditos de

compras de repuestos y suministros, que garanticen la operatividad de las

Plantas en igualdad de condiciones y beneficios para todas, en los últimos cinco

años ha sido implementada en una de nuestras empresas hermanas (Cervecería)

y en una relación de equilibrio que ofrezca inmejorables resultados en cuanto a

costos, calidad y tiempos de entrega.

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• El Proyecto se ejecutará en dos fases:

• Fase 1: Cambio al esquema de compras consolidadas solo para

el Negocio de Refresco.

• Fase 2: Mantener Sinergia con el negocio de Cerveceria luego

de que se haya estabilizado el esquema de planificación y

compras, ya que somos empresas hermanas.

Compras Nacionales Conjuntas

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Establecer una plataforma para Compras Nacionales

Consolidadas de repuestos y suministros para

Refrescos, a través de una organización de compras

común para todas las plantas, así como la distribución

de las compras de servicio a las diferentes áreas

operativas y de apoyo en las mismas.

Objetivo General1era Fase

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Estructura de Compras ActualSegún Organización de Compras en cada Planta

• Actualmente, cada Planta compra todo lo que necesita a través de una organización de

compras particular, definida de manera exclusiva para cada Centro, indistintamente de

que sean materiales y/o servicios.

• Las personas que realizan actualmente estas actividades de compras pertenecen al

área de Logística identificados con el cargo de “Analista de Logística”.

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• A nivel de sistemas, los compradores dejan de ser exclusivos de las Plantas para pasar a ser Negociadores de todos los Centros a través de una nueva Organización de Compras Consolidada para materiales con influencia y ámbito nacional.

• Se crean grupos de compra en los cuales se identifican líneas de comercialización (familias de materiales) que atenderán las necesidades de materiales de todas las Plantas de manera consolidada.

• Igualmente se crean grupos de compra para cada una de las áreas que ejecutarán las compras de servicios

Estructura de Compras ConsolidadasA partir del 1ero junio 2009

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Compras Nacionales ConsolidadasNueva Estructura Organizativa

• La línea de reporte de los compradores será directamente a Oficina Principal, ya que se convierten en Negociadores Consolidados de Refresco, con ámbito e influencia a nivel nacional, manteniéndose ubicados físicamente en las Plantas con el objeto de no perder el contacto de las necesidades que en ellas existan.

• La estructura de compras de repuestos y suministros a crear en Manufactura será una réplica de la que existe actualmente en Cerveza.

• Los compradores pasan a ser dependientes de la Dirección de Manufactura, pasan a conviertirse en compradores del Negocio y no más compradores exclusivos de cada una de las Plantas.

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• De la misma manera, los topes de liberación de las compras de servicios, serán exactamente los mismos que aplican para las compras de materiales.

• Se crean estrategias de liberación, aquí interviene el sistema SAP, donde toda compra debe estar aprobada por el Jefe de Área el cual tiene un código de liberación, con el fin de dar el permiso o aprobacion a que se realice la compra de materiales al igual que las de servicio.

• Las Compras de Servicio serán repartidas a todas las áreas donde se generen las necesidades.

Compras Nacionales ConsolidadasAlgunos puntos de interés

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• Se crean estrategias de liberación para atender los requerimientos de servicios, distribuidas en todas las áreas operativas y de apoyo en cada una de las Plantas

• Se crean estrategias de liberación para uso exclusivo de Manufactura, con el objeto de atender las compras consolidadas de materiales destinadas a los almacenes de las Plantas

Compras Nacionales ConsolidadasAlgunos puntos de interés

• Se hace necesario que en el transcurso del proceso de cambio, se le haga seguimiento en los próximos meses, permitiendo mantener la sinergia con Cervecería por el proceso que ellos llevan en su almacén que queremos implementar en el nuestro, para que los actuales supervisores le hagan seguimiento a los compradores para que revisen todos los pedidos que se encuentran pendientes y los que se van a generar nuevos bajo esta modalidad en las Plantas, tanto de materiales como de servicios, con el objeto de ir cerrando la mayor cantidad de casos, bien porque se den las respectivas entradas de materiales o entradas de actividad o porque se efectúen las verificaciones de factura y se le de un buen fin al proceso antiguo y un buen arranque al nuevo procedimiento.

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Compras Nacionales ConjuntasPróximos pasos

• Los compradores continuarán ejecutando las funciones que han estado realizando solo que en esta oportunidad se van a encargar de hacer compras de algún material o suministro en particular, basado en su grupo de compra, sin embargo estarán a la disposición de la Dirección de Manufactura, previo acuerdo con los actuales supervisores inmediatos, a fin de irse alineando al nuevo esquema.• Entre los próximos pasos tenemos evaluar que cantidad de recurso humano nuevo necesitamos contratar y entrenar para que trabajen en este proyecto, así como también evaluar, los pasivos laborales que esto incurre.• Revisar cuantos equipos de computación se deben incorporar para la ejecución del proyecto y sus diferentes hardware como, mouse, monitores, impresoras, etc.• Revisar cuantos sistemas se deben implantar para la ejecución del proyecto, en primera instancia y el mas necesario es la compra de la Licencia SAP/R3 para cada comprador, lo cual vale destacar que cada una representa un costo muy importante y segundo el sistema Lotus que va a servir como medio de comunicación interna entre comprador – usuario.

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Cumplimiento de objetivos

Proceso para la Implementación del SIG

Planificación

Resultados

Costos Protagonistas de Cambio

Cambioen Procesos

Cambioen Sistemas

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Envío del Pedido al Proveedor

(ME9F)

Ciclo de Compra, esto se da Utilizando SAP/R3

Actualizar Ofertas (ME47N)

Crear Pedido de Compras

(ME21N)

Crear Solicitud de Pedido (ME51N)

Crear Petición de Oferta (ME41N)

Entrada de Mercancías o

Entrada de Actividad (MIGO ó ML81N)

Aprobación Técnica

(Liberación ME55 ó ZLIB)

Verificación de Factura (MIRO) Detección

de la Necesidad

Comparación de Ofertas (ME49N)

Aprobación Económica (Liberación

ME28 ó ZLOS)

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Grupos de Compra de MaterialesPara Todas las Plantas

P50

P40

P30

P20

P10 Compras de Repuestos

Compras de Suministros

Compras de Materias Primas y Empaque

Compras de Otros Materiales no definidos

Compras de Servicios para áreas no definidas

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Barcelona RP09

BA9

BA5

BA6

BA7

BA8

BA1

BA2

BA3

BA4

Gerencia Planta

Producción

Mantenimiento

Calidad

Logística

Administración

Gestión de Gente

Riesgo y Continuidad Operativa

Auditoría

Grupos de Compra ServiciosPara Planta Pepsi-cola Barcelona

Códigos para Liberar lpor las personas autorizadas Pedidos de Compras, bien sea Materiales o Servicios en Planta Barcelona

Planta Barcelona

Códigos de Liberación para Solicitudes de Pedidos (Liberaciones Técnicas)

Códigos de Liberación para Pedidos

Nombre del Aprobador

Código de Liberación

TécnicaNombre del Aprobador

Código de Liberación Económica

Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 01 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 01Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 02 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 02Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 04 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 04Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 05 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 05Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 06 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 06Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 81 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 11Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C3 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 20Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C4 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 21Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C5 Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 25

Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 39Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 45Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 80Xxxxxxxx,xxxxxxxxx 81Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C3Xxxxxxxx,xxxxxxxxx C4Xxxxxxxx,xxxxxxxxx D1Xxxxxxxx,xxxxxxxxx D4Xxxxxxxx,xxxxxxxxx D5

“…TODOS PIDEN CAMBIOS Y NUEVAS FORMAS DE HACER LAS COSAS, PERO NADIE QUIERE QUE LES AFECTE, SIN

EMBARGO EN UN MUNDO TAN DINÁMICO COMO EL QUE VIVIMOS HOY, LA ÚNICA CONSTANTE ES EL CAMBIO…”

Winston Churchill

Gracias!!

!