IMPORTACION ARCHIVOS PLANOS

Universidad PanamericanaImportacin de Archivos Planos

IMPORTACIN DE ARCHIVOS

PLANOS

Descripcin Este proceso se utilizar para importar los datos enviados por los bancos a travs de archivos planos, e integrarlos a la base de datos de UPsite. Del mismo modo, se emplear para incluir ms informacin de inters para Tesorera, tal como archivos de saldos iniciales o de cargos de otros sistemas, entre otros.

Objetivos Al terminar esta gua usted ser capaz de:

- Generar archivos e importarlos en el servidor de PeopleSoft, para poder tener disponible en la base de datos la informacin contenida en stos.

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ndice

Descripcin 1 Proceso de Carga de Archivos Externos al Servidor de UPsite 3 Upload 9 External Files 11 Group Post 16 Group Data Entry 18 Customer Accounts 22

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Proceso de Carga de Archivos Externos al Servidor de UPsite Antes de cargar los archivos al servidor, es necesario que stos tengan ciertas caractersticas.

Por ejemplo, supongamos que el archivo a cargar es el libro de Excel layout.xls:

1) Se selecciona toda la hoja, haciendo clic en la casilla de la esquina superior

izquierda.

2) Se definen todo el contenido de las celdas como Texto, seleccionando en el men principal: Formato Celdas Texto.

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3) Se alinean todos los textos de las celdas a la izquierda, seleccionando Alineacin Izquierda (sangra), en el componente Formato de celdas.

4) Se guarda el archivo con formato Texto con formato (delimitado por espacios).

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Nota: Es importante dejar espacio considerable entre columnas para evitar que se traslape la informacin o eliminen los encabezados.

5) Se abre el archivo desde el editor de textos de MS DOS.

Se genera o actualiza un External File Layout.

Home Design Student

Administration

Define Student Financials

Setup A-H External File Layouts

6) Ingrese a la pgina External File Layouts, siguiendo la ruta de la izquierda. El sistema muestra inicialmente la pgina Find an Existing Value.

Si es la primera vez que va a procesar un archivo plano, haga clic en el

vnculo Add a new value, el sistema mostrar la pgina secundaria Add a New Value.

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SetID Registre el valor segn el campus que corresponda. Input File Layout ID Registre el nombre que asignar a su Layout

Haga clic en el botn , el sistema mostrar la pgina External File Layouts.

Si ya ha procesado el Layout, haga clic en el botn , en el rea inferior de la pgina aparecer la seccin Search Results, con los Layouts previamente procesados.

Haga clic en el Layout que desee procesar, el sistema mostrar la pgina External File Layouts.

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SetID Muestra el valor correspondiente al campus. Layout ID Clave del Layout. Description Registre la descripcin del Layout. Short Description Registre la descripcin corta del Layout.

Haga clic en la pestaa Field Details.

Utilice esta pgina para indicar donde comienza cada dato y la longitud mxima que puede tener.

Use Seleccione esta opcin para activar cada uno de los campos que desee utilizar. Los campos Customer ID, Amount, Item type son obligatorios.

Start Ingrese los valores de posicin de inicio. Length Ingrese los valores de longitud.

La longitud de los campos no puede exceder los siguientes valores: Campo Longitud mxima Customer ID 11 Amount 18 Item Type 12 Referente Nbr 30

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Account Type 3 Format Defina el formato para los campos. Default Defina el valor por defecto para los campos. Prefix Introduzca un prefijo. Notas:

* Verifique que el formato de fecha de Accountig Date y Due Date coincida con el utilizado en su archivo plano. * En el campo Due Date Default, el valor predeterminado para la de fecha de vencimiento siempre deber ser Specific.

Haga clic en la pestaa Field Details.

Seleccione opciones especficas para el Layout, como Term, Descripcin, Application Nbr.

Haga clic en la pestaa Control Totals.

Origin Seleccione el valor correspondiente al origen del archivo que se importar. Utilice el botn Lookup para ver los valores existentes:

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Currency Code El valor predeterminado para este campo es MXP (Pesos Mexicanos).

Guarde la informacin registrados.

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Upload Utilice esta pgina para bajar los archivos externos en el servidor de UPsite.

Pasos Despus de seguir los pasos de la izquierda aparece la pgina correspondiente

a la direccin que registr. En la barra de direcciones de su explorador registre la siguiente direccin:

Con qu nombre desea guardar este archivo?

Escriba la ruta para guardar su archivo en el servidor.

Seleccione el archivo que desea enviar al servidor?

1. Es recomendable tener una carpeta donde tener los distintos archivos planos para subir al servidor.

2. Haga clic en el botn , el sistema abrir la ventana Elegir archivo.

Para ambos campus: http://www.upsite.upmx.mx/uploading/upload.html

Seleccione el archivo correspondiente al Layout que gener en el editor de DOS, el sistema escribir en este campo el nombre del archivo junto con su ruta de acceso. Recuerde que la extensin de los archivos editados en DOS siempre es DAT.

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Haga clic en este botn, el sistema mostrar un mensaje similar al siguiente:

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External Files Utilice esta pgina para generar un grupo de pago con el archivo externo.

Pasos Despus de seguir los pasos de la izquierda aparece la pgina secundaria Buscar

un Valor, con los criterios de seleccin. Home Manage Student

Financials Maintain Receivables Process External Files

El sistema le pide un Run Control ID, si es la primera vez que corre este proceso, haga clic en el vnculo Add a new value, el sistema mostrar la pgina Add a new value.

Registre un Run Control ID o identificador de proceso, con el cual quedarn grabadas las variables con que se generar el proceso y enseguida haga clic en el botn .

Si ya tiene un Run Control ID , regstrelo o haga clic en el botn , se desplegar un listado con los Run Control ID existentes.

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Business Unit Registre la unidad de negocio correspondiente al campus. File Name Registre el nombre del archivo que subi al servidor a travs de la pgina (sin

extensin). Nota: Es importante verificar que el nombre que se registre en este campo, corresponda al del archivo que concuerde con el Layout ID, es decir, con la parametrizacin registrada para dicho archivo.

File Directory Registre la ruta en donde se guard el archivo y que se despleg en la pgina cuando termin de importar el archivo.

Group Type Seleccione el tipo de grupo de posteo al que quiera asociar la informacin que importar.

Layout ID Seleccione el layout asociado al banco que gener el archivo. Balance the Group Seleccione este campo si desea que la informacin del grupo de posteo que se

genere quede balanceada. Report Only Seleccione este recuadro si solo desea que se genere un archivo detallado de la

informacin contenida en el archivo plano.

Haga clic en este botn para correr el proceso, el sistema mostrar la pgina Process Scheduler Request.

External File Load Verifique que esta casilla est activada

UP SF External Load-paralelo

Para los archivos que provienen exclusivamente de bancos active esta otra casilla.

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Type Seleccione el valor Web,.

Format Seleccione el valor PDF.

Por ltimo haga clic en el botn OK; el sistema volver a la pgina External Files.

En el rea superior derecha se registran los nmeros de instancia que asign el sistema a cada proceso solicitado.

Process Monitor Haga clic en el vnculo Process Monitor para acceder al grupo de pginas de

monitoreo de procesos, el sistema mostrar activa la pgina Process List.

Instance Bajo esta columna aparecer el nmero de instancia de su proceso y, a la derecha, su tipo, nombre, fecha y hora en que se corri, as como su estado de avance o Run Status.

Haga clic en el botn para actualizar la pgina, hasta que el estado de avance, es decir su Run Status sea Success.

Details Haga clic en este vnculo, aparecer la pgina Process Detail .

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View Log/Trace Haga clic en este vnculo, aparecer la pgina View / Log Trace .

SFPRGPLD_5825.PDF Haga clic en este, para consultar que la informacin se haya importado

correctamente, ver un documento similar al siguiente.

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GROUP POSTING PROCESS

Este reporte genera el Group ID.

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Group Data Entry Una vez que el proceso concluye exitosamente se puede observar la informacin generada por en el

grupo de pago correspondiente en esta pgina.

Pasos Despus de seguir los pasos de la izquierda aparece la pgina secundaria Buscar un Valor, con los criterios de seleccin.

Home Manage Student

Financials Maintain Receivables Use Group Data Entry

Registre los valores correspondientes al Business Unit y Group ID, haga clic en el botn .

Nota: El Group ID aparece en el reporte generado por el GROUP POSTING PROCESS .

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Haga clic en la siguiente pestaa para ver la informacin a nivel rengln.

Aparecern los detalles de cada en rengln en la pgina completa.

Utilice las flechas de desplazamiento , para ver los renglones subsecuentes.

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Group Post Utilice esta pgina para postear el grupo de pago para verificar que la informacin se haya aplicado

correctamente al alumno.

Pasos Despus de seguir los pasos de la izquierda aparece la pgina secundaria

Buscar un Valor, con los criterios de seleccin. Home Manage Student

Financials Maintain Receivables Process Group Post

Business Unit Registre la unidad de negocio correspondiente. Group Type Seleccione el valor correspondiente al que utiliz en la pgina External Files,

durante el proceso generacin de grupos de pago de archivos externos. Starting Group ID/ Ending Group ID

En estos dos campos es posible establecer rangos de grupos de posteo, cuando existen varios Group IDs, si slo es un grupo de posteo se asigna el mismo en ambos campos.

Operator ID Registre el ID de quien corre el proceso. Assign Group OperID Este campo no se utilizar por el momento.

Haga clic en este botn para correr el proceso, el sistema mostrar la pgina Process Scheduler Request.

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Group Posting Process Verifique que esta casilla est activada.

Type En este campo debe aparecer la variable None. Format En este campo debe aparecer la variable None.

Por ltimo haga clic en el botn OK; el sistema volver a la pgina Group Post.

Registre la unidad de negocio correspondiente.

Process Monitor Haga clic en este vnculo para acceder al grupo de pginas de monitoreo de procesos, el sistema mostrar activa la pgina Process List.

Instance Bajo esta columna aparecer el nmero de instancia de su proceso y, a la derecha, su tipo, nombre, fecha y hora en que se corri, as como su estado de avance o Run Status.

Haga clic en el botn Refresh para actualizar la pgina, hasta que el estado de avance (Run Status) muestre Success.

Details Haga clic en este vnculo, aparecer la pgina Process Detail .

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View Log/Trace Haga clic en el vnculo View Log/Trace, el sistema mostrar la pgina Report/Log Viewer.

Message Log Haga clic en este vnculo para ver los detalles de cmo corri su proceso, si fue exitoso y si corri bien, esta informacin se puede consultar a travs del Block de Notas.

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Customer Accounts Utilice esta pgina para postear el grupo de pago para verificar que la informacin se haya aplicado

correctamente al alumno.

Pasos Despus de seguir los pasos de la izquierda aparece la pgina secundaria Buscar

un Valor, con los criterios de seleccin. Home Manage Student

Financials Maintain Receivables Inquire Customer Accounts

Account Details Haga clic en este vnculo para ver el detalle de los cargos, el sistema mostrar la

pgina Account Details.

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Item Details En esta pgina podr consultar los movimientos y las fechas en que stos se

han efectuado, con respecto al concepto de cobro.

Return Haga clic en este vnculo para volver a la pgina Account Details.

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